WORKING TIME EVALUATOR FOR EXCEL

Transcriptie

1 HANDLEIDING Versie WORKING TIME EVALUATOR FOR EXCEL De Jonge Orde Mercatorlaan BL Utrecht Postbus LB Utrecht t: f: i: e:

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING INSTALLATIE SYSTEEMEISEN INSTALLATIE VAN DE WTE FOR EXCEL OPENEN EN OPSLAAN EXCEL WERKMAP OPENEN VAN DE WTE FOR EXCEL WERKMAP OPSLAAN VAN DE WTE FOR EXCEL WERKMAP INFORMATIE EN HELP TIJDLIJN INSTELLINGEN ALGEMEEN ROTERENDE OF NIET ROTERENDE ROOSTERS INLOGGEN EN OPSLAAN RAPPORTAGE IMPORTEREN GEGEVENS PAUZES MEDEWERKERS INSTELLINGEN INTERNETVERBINDING MEDEWERKERS NIEUWE MEDEWERKERS INVOEREN MEDEWERKERS BEWERKEN MEDEWERKERS VERWIJDEREN DEFINIËREN VAN DIENSTEN ALGEMEEN INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE (NORMALE) DIENSTEN INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE CONSIGNATIE INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE BIJZONDERE DIENSTEN BEWERKEN VAN VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN VERWIJDEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN ROOSTERS INVOEREN EN EVALUEREN...31 Working Time Evaluator for Excel 2 / 65 Déhora Software

3 9.1. FASERING ROOSTERPROCES ROOSTER MAKEN MET VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN ROOSTER MAKEN MET HANDMATIGE NORMALE DIENSTEN HANDMATIG INVOEREN VAN CONSIGNATIE HANDMATIG INVOEREN VAN BIJZONDERE DIENSTEN INVOEREN VAN TWEE OF MEER DIENSTEN OP EEN DAG INVOEREN VAN VERLOF- OF ZIEKTEDAGEN INVOEREN VAN AFWIJKENDE BEGIN- EN EINDTIJDEN DIENSTEN INVOEREN VAN BEGIN- EN EINDTIJDEN OPROEPEN OVERZICHT INVOERMOGELIJKHEDEN IN ROOSTER ROOSTER EVALUEREN EVALUATIESET EVALUATIERESULTATEN RESULTATEN WISSEN RAPPORTAGES RAPPORTEN SAMENSTELLEN AFDRUKKEN EN BEWAREN VAN RAPPORTEN TOELICHTING ATW TOELICHTING INSTELLINGEN ATW- EVALUATIESET VRAGEN INDEX...64 Working Time Evaluator for Excel 3 / 65 Déhora Software

4 1. INLEIDING Welkom Welkom bij de Working Time Evaluator (WTE for Excel), een online roostercontrole systeem ontwikkeld door Déhora Consultancy Group. De WTE for Excel stelt u in staat snel en gemakkelijk roosters te evalueren op de regels van de Arbeidstijdenwet (ATW). Via de door ons ontwikkelde Working Time Evaluator Client applicatie kunt u uw roosters in Microsoft Excel invoeren en via internet laten evalueren door onze Working Time Evaluator Server. Het is voor iedereen eenvoudig te leren, ook voor gebruikers die niet of nauwelijks ervaring hebben met Excel. Wij adviseren u om de eerste keer gebruik te maken van de online demonstratie (demo) van de WTE for Excel, waarin stap voor stap wordt getoond hoe de WTE for Excel werkt. Deze demo is te vinden op de site van de WTE for Excel: Voor wie? De WTE for Excel is vrij beschikbaar voor iedereen (particulieren) die zijn of haar rooster wil controleren op de ATW. Voor bedrijven, instellingen en vakorganisaties zijn er diverse abonnementsvormen beschikbaar om voor de medewerkers van een ploeg, team of afdeling gebruik te kunnen maken van de WTE for Excel. Voor deze organisaties kunnen eventuele afwijkende CAO en/of ATB regels worden opgenomen. Ook is het mogelijk een aanvullend abonnement te nemen op de Rooster Risico Profiel Analyse (RRPA). Dit is een set roosterevaluaties die de ergonomische aspecten van een rooster evalueert. Hoe gaat u in grote lijnen te werk? Als eerste stap installeert u de WTE for Excel, waarvoor u de instructies vindt in deze handleiding en op de site van de WTE for Excel. Daarna kunt u de roosters die u wilt controleren stap voor stap in de WTE for Excel invoeren. Hiervoor zijn diverse invoerschermen beschikbaar. Meer ervaren Excel-gebruikers kunnen eventueel bestaande, in Excel gemaakte roosters, kopiëren naar de WTE for Excel, waardoor veel invoerwerk niet meer nodig is. In deze handleiding vindt u daarvoor de instructies. Opzet handleiding Deze handleiding geeft uitleg over op de wijze waarop een rooster in de WTE for Excel kan worden ingevoerd en geëvalueerd. Alle functies worden stap voor stap uitgelegd. Working Time Evaluator for Excel 4 / 65 Déhora Software

5 Vragen? Indien u vragen heeft, dan zijn er een aantal mogelijkheden om antwoord te krijgen op uw vragen: Antwoorden op de meest gestelde vragen staan op de FAQ pagina (frequently asked questions) van onze WTE for Excel site: Een actuele beschrijving van de WTE for Excel kunt u vinden op de Handleiding pagina van onze WTE for Excel site: Indien u vragen heeft omtrent de ATW, dan kunt u voor meer informatie terecht op de site Op deze site is alle actuele informatie en laatste ontwikkelingen met betrekking tot de ATW terug te vinden. Voor al uw overige vragen kunt u terecht bij onze helpdesk: op werkdagen van 9:00 tot 17:00 (80 cent per minuut) of via het helpdesk adres: helpdesk@workingtimeevaluator.com. Onder de knop Instellingen/ tabblad Info in de WTE for Excel, kunt u bovengenoemde informatie en links naar de genoemde sites direct terugvinden. Als u professionele hulp nodig heeft inzake het koppelen van de WTE for Excel aan bestaande Excel planningen, of professionele ondersteuning zoekt bij roosterontwerp, detachering, planningstrainingen, arbeidstijdenwet-, of planningsvraagstukken, dan raden wij u aan contact op te nemen met de planningspecialisten van Déhora Advies, Déhora Detachering, Déhora Opleiding, Déhora Research en/of Déhora Software via: Déhora Consultancy Group B.V. Gelderlandplein 75d 1082 LV AMSTERDAM tel.: fax: url: info@dehora.nl Working Time Evaluator for Excel 5 / 65 Déhora Software

6 2. INSTALLATIE 2.1. Systeemeisen WTE for Excel is getest op Besturingsysteem Microsoft Office versie Intern geheugen Processor Ruimte harde schijf Internet snelheid Windows 2000 / XP Office 2000 Professional / Office 2003 Professional 256 / 1024 MB intern geheugen Pentium III / Pentium IV 5 MB 2 MB Minimale Systeemeisen Besturingsysteem Windows 2000 Microsoft Office versie Office 2000 Standaard Intern geheugen 128 MB intern geheugen * Processor Pentium III * Ruimte harde schijf 5 MB Internet snelheid 512 kb Aanbevolen Systeemeisen Besturingsysteem Windows XP of hoger Microsoft Office versie Office 2003 Standaard of hoger Intern geheugen 512 MB intern geheugen * Processor Pentium IV of hoger * Ruimte harde schijf 10 MB Internet snelheid 1 MB * zie ook uw MS Office versie systeemeisen Working Time Evaluator for Excel 6 / 65 Déhora Software

7 2.2. Installatie van de WTE for Excel De WTE for Excel kan geïnstalleerd worden vanaf de website Na de aanmelding ontvangt u een automatische met een internetlink, waarmee u uw account kunt activeren. Vervolgens kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Daarna start u met het ophalen van de WTE for Excel en verschijnt het volgende scherm: U klikt op de knop Uitvoeren. De setup wizard wordt opgestart en daar klikt u op Volgende>. In het scherm Licentie Overeenkomst leest u de voorwaarden door voor het gebruik van de WTE for Excel. Klik op Akkoord als u akkoord gaat met de voorwaarden. U komt in het scherm Kies onderdelen en klik op Volgende>. Het volgende scherm verschijnt: Working Time Evaluator for Excel 7 / 65 Déhora Software

8 U kunt er voor kiezen om de WTE for Excel standaard op uw bureaublad te installeren. Middels de knop Bladeren kan het bestand ook op een andere locatie worden geïnstalleerd. Klik daarna op Installeren en u ziet dan dat het programma wordt geïnstalleerd. Direct daarna wordt de WTE for Excel opgestart en kun u ermee aan de slag. TIP!: Het kan voorkomen dat er vlak voor de installatie van de WTE for Excel, u een waarschuwing krijgt van uw firewall (of ander beveiligingsprogramma) of u het er mee eens bent dat er een programma wordt geïnstalleerd op uw harde schijf. Dit is een normale beveiligingswaarschuwing en u loopt geen risico als u akkoord gaat met het verder ophalen van de WTE for Excel. Working Time Evaluator for Excel 8 / 65 Déhora Software

9 3. OPENEN EN OPSLAAN EXCEL WERKMAP 3.1. Openen van de WTE for Excel werkmap Tijdens de installatie is er op een door u aangegeven plek, bijvoorbeeld op het Bureaublad, het bestand 'wte_for_excel_installer.xls' neergezet. Dit is een normale Excel werkmap, waarin de Working Time Evaluator functionaliteiten als een invoegtoepassing middels macro s zijn toegevoegd. Door op dit bestand te klikken wordt dit in Excel geopend waarbij meestal de volgende waarschuwing wordt getoond: Klik op Macro s inschakelen. U komt dan in een lege werkmap van de WTE for Excel terecht, waarin u direct kunt beginnen met het invoeren van uw roostergegevens (zie hiervoor de volgende hoofdstukken). Indien er tijdens het opstarten van WTE for Excel niet wordt gevraagd om de optie 'Macro's inschakelen' aan te zetten, kan dit ook handmatig ingesteld worden. Ga dan in Excel naar het Hoofdmenu Extra Macro en Beveiliging... en zet het beveiligingsniveau (in het tabblad 'Beveiligingsniveau') op Gemiddeld en druk op de OK knop. Sluit vervolgens Excel af en open het WTE for Excel bestand opnieuw. Working Time Evaluator for Excel 9 / 65 Déhora Software

10 3.2. Opslaan van de WTE for Excel werkmap Nadat u bent opgestart en roostergegevens heeft ingevoerd in de werkmap van de WTE for Excel, kunt u op elk moment het bestand opslaan onder een zelf gekozen bestandsnaam. U gaat daarvoor naar de menubalk en klikt op Bestand - Opslaan als u het bestand onder de eigen naam wilt opslaan. Indien u de werkmap onder een andere naam wilt opslaan gaat u daarvoor naar de menubalk en klikt u op Bestand - Opslaan als en selecteer de gewenste map (achter Opslaan in ) waarin u de werkmap wilt bewaren. Voer een bestandsnaam in en klik op Opslaan, zoals in onderstaande scherm getoond: Working Time Evaluator for Excel 10 / 65 Déhora Software

11 4. INFORMATIE en HELP Klik in het tabblad Rooster op de knop Instellingen en daar gaat u dan naar het tabblad Info. U komt dan in het volgende scherm, waar het bezoek- en postadres van Déhora en adres staan vermeld. Ook vindt u hier het versienummer van de WTE for Excel die u in gebruik heeft. Onder het tabblad Help staan alle links naar internetsites en help-informatie weergegeven die van belang kunnen zijn tijdens het gebruik van de WTE for Excel. Working Time Evaluator for Excel 11 / 65 Déhora Software

12 5. TIJDLIJN Klik in het tabblad Rooster op de knop Tijdlijn. U komt dan in het volgende scherm: In dit venster geeft u de startdatum van het rooster aan en hoeveel weken het rooster duurt. Het rooster kan alleen starten op de Arbeidstijdenwettelijke begindag van de week, die standaard als zondag staat ingesteld (zie Instellingen/algemeen). De einddatum van het rooster wordt automatisch aangegeven. Klik op de knop OK. De volgende mededeling verschijnt in het scherm: Kies Ja als u de eventueel ingevoerde dienstcodes wilt bewaren, kies nee als u de ingevoerde dienstcodes niet wilt bewaren. Vervolgens wordt de tijdlijn in het rooster aangepast. 6. INSTELLINGEN 6.1. Algemeen Bij Instellingen kunt u allerlei instellingen (of informatie) invoeren die voor het gebruik van de WTE in uw situatie belangrijk en/of handig kunnen zijn. Ga hiervoor naar het tabblad Rooster en klik dan op de knop Instellingen. In de volgende paragrafen worden de verschillende tabbladen toegelicht. Working Time Evaluator for Excel 12 / 65 Déhora Software

13 6.2. Roterende of niet roterende roosters In het tabblad Algemeen is het mogelijk om roterende roosters te activeren ( ja aanvinken), zodat een ingevoerd rooster niet meer wordt geëvalueerd op basis van een niet-cyclisch rooster (zie Tip in Hoofdstuk 5). De overige instellingen op dit blad zijn vooralsnog niet instelbaar (komende versie). De volgende aandachtspunten zijn van belang bij de keuze tussen wel of niet roterende roosters, namelijk: Cyclische/roterende roosters: De WTE for Excel kan worden ingesteld op het toetsen van cyclische roosters, hetgeen handig kan zijn bij het ontwerp van cyclische roosters. Het rooster wordt dan elke keer op de achtergrond herhaald c.q. geroteerd zodat de WTE for Excel in staat is alle lange termijn controles uit te voeren, zoals bijvoorbeeld de 13-weekse evaluaties. Niet cyclisch/ niet roterend rooster: Niet roterende roosters kunt u te gebruiken in de volgende situaties: o Een cyclisch (basis)rooster waarin wijzigingen worden aangebracht in de vorm van dienstruilingen, ziekte, verlof etcetera o Een tijdelijk rooster dat niet cyclisch is Als u van plan bent om een niet-cyclisch rooster in te voeren, dan raden wij u het rooster over een zo lang mogelijke periode in te voeren. U kunt voorgaande roosters bewaren en elke keer aanvullen met een volgende nieuwe roosterperiode. Dit is de beste manier om roosters te toetsen op de ATW! Working Time Evaluator for Excel 13 / 65 Déhora Software

14 U kunt maximaal 36 weken (252 dagen) invoeren, een langere periode is niet mogelijk vanwege het beperkte aantal kolommen van een Excel werkblad. In de volgende versie van de WTE is dat wel mogelijk!! 6.3. Inloggen en opslaan Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Instellingen en daarna het tabblad Inloggen en opslaan. In het tabblad Inloggen en opslaan kunt u één of meer van de opties aanklikken onder het kopje Gebruik bij inloggen automatisch, die het doorlopen van de evaluatiewizard (roosterevaluatie, zie hoofdstuk 9) beïnvloeden: (eerste vakje): bij aanvinken van deze optie wordt het inlogscherm (evaluatiewizard 1/2) bij het starten van de roosterevaluatie niet getoond. (tweede vakje): bij aanvinken van deze optie worden alle instellingen van de laatste evaluatie (evaluatiewizard 2/2) opnieuw toegepast. Klik daarna op OK en de instellingen worden aangepast. Onder het tweede kopje Sla het werkboek automatisch op bij. heeft u meerder opties om aan te klikken die er voor zorgen dat op vaste momenten (zoals getoond) de werkmap automatisch wordt opgeslagen. Nadat u één of meer opties heeft aangevinkt, klikt u op OK, de instellingen worden dan aangepast. Working Time Evaluator for Excel 14 / 65 Déhora Software

15 6.4. Rapportage In het onderstaande scherm onder tabblad Rapportage kan er een tweetal opties worden aangevinkt, te weten: - Rapportagegegevens opslaan. : als dit niet is aangevinkt dan is het niet mogelijk om rapportages te genereren. Dit kan efficiënt zijn bij grote roosters (met veel medewerkers) omdat het proces van evalueren dan sneller gaat. - Geef een waarschuwing.. : als dit is aangevinkt dan verschijnt er een waarschuwing bij de start van het maken van een rapport als een voorgaand rapport wordt overschreven Importeren gegevens Het importeren van gegevens is in de volgende situatie zinvol: 1. Indien er een nieuwe update c.q. nieuwe versie van de WTE for Excel beschikbaar komt. In dit geval kan de normale installatieprocedure worden gevolgd. U kunt dan met de functie importeren alle rooster- en instelgegevens vanuit uw oude WTE for Excelwerkmap importeren naar de nieuwe WTE for Excel-werkmap. Hiermee voorkomt u veel overbodig kopieer- en invoerwerk. 2. U kunt ook deze import-functie gebruiken als u een gedeelte van de gegevens vanuit een bepaalde WTE for Excel-werkmap(bijvoorbeeld medewerkers of diensten) wilt importeren naar een nieuwe werkmap. Working Time Evaluator for Excel 15 / 65 Déhora Software

16 Zorg er voor dat alvorens u gaat importeren dat de tijdlijn van het nieuwe Excel bestand gelijk staat ingesteld als het bestand dat u gaat importeren. Indien dat niet het geval is zal de WTE een foutmelding genereren. Als u wilt importeren, ga dan naar het tabblad Import (via Instellingen), het volgende scherm wordt getoond: U heeft de volgende opties: Diensten: als u dit veld aanvinkt dan worden alle diensten geïmporteerd. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd Medewerkers: als u dit veld aanvinkt dan worden alle medewerkers geïmporteerd. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd Roosters: als u dit veld aanvinkt dan wordt het rooster met daarin alle diensten en medewerkers geïmporteerd.. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd. Configuratie Instellingen: als u dit veld heeft aangevinkt dan worden uw standaardinstellingen van de WTE for Excel geïmporteerd, zoals gebruikersnaam en wachtwoord (zie Hoofdstuk Instellingen) Evaluatie instellingen: als u dit veld aanvinkt dan wordt de laatst gehanteerde evaluatieinstellingen vanuit een andere WTE for Excel werkmap geïmporteerd. Overige werkbladen: als u dit veld aanvinkt dan worden ook eventueel extra aangemaakte werkbladen geïmporteerd. Als u de gewenste opties heeft aangevinkt dan kunt u overgaan tot importeren. Klik daarvoor op de knop Importeren en blader dan door de directories naar het bestand dat u wilt importeren Working Time Evaluator for Excel 16 / 65 Déhora Software

17 6.6. Pauzes In het onderstaande scherm is het mogelijk verschillende vaste pauzetijden in te voeren indien er gebruik wordt gemaakt van de handmatige invoer van diensten in het rooster (zie paragraaf 9.2). Deze pauzes worden niet toegepast op afwijkende/gerealiseerde uren!!! Als u gebruik wil maken van vaste pauzes tijdens handmatige diensten dan moet het eerste vinkje in bovenstaand scherm zijn aangevinkt. In de opties daaropvolgend kunt u afhankelijk van de arbeidstijd van de dienst een gewenste duur van de pauze invoeren. De pauzeinstellingen zoals weergegeven in dit scherm zijn de normen die zijn voorgeschreven volgens de hoofdnorm van de huidige Arbeidstijdenwet. De pauze mag volgens de wet niet korter zijn dan 15 minuten. Indien hieraan niet wordt voldaan dan telt de pauze mee als arbeidstijd. Ook moet de pauze de dienst onderbreken anders is het geen pauze en dit zal de WTE dan ook als arbeidstijd berekenen (aan het begin of einde van de dienst) Medewerkers In het onderstaande scherm kunnen twee opties worden aangevinkt. Als dit is aangevinkt dan betekent dat het scherm voor medewerkers verschijnt als een medewerker handmatig in de Working Time Evaluator for Excel 17 / 65 Déhora Software

18 medewerkers-kolom van het werkblad rooster Eerste vinkje (Synchroniseer.) : als dit staat aangevinkt dan wordt bij de invoer van een nieuwe medewerker in het medewerkers-werkblad of via de wizard medewerkers automatisch de medewerker toegevoegd aan het rooster. Als dit staat uitgevinkt dan wordt er altijd een vraag gesteld of u de medewerker wilt toevoegen aan het rooster? Tweede vinkje (Toon de ) : als dit is aangevinkt dan houdt dit in dat bij de invoer van een nieuwe medewerker in het werkblad rooster automatisch de wizard Medewerkers verschijnt. U heeft dan de mogelijkheid om dan ook andere gegevens in te voeren. Als dit staat uitgevinkt dan wordt alleen een roosterlabel aangemaakt. In een later stadium kunt u dan eventueel de overige gegevens van de medewerkers invoeren Instellingen Internetverbinding De WTE for Excel zorgt automatisch voor het tot stand komen van een internetverbinding. Het kan echter voorkomen dat na het klikken op de Rooster evalueren knop er geen verbinding met de Working Time Evaluator Servers tot stand kan worden gebracht. Er verschijnt dan onderstaande mededeling in beeld: Working Time Evaluator for Excel 18 / 65 Déhora Software

19 Dit kan de volgende oorzaken hebben: 1. De internetverbinding is verbroken. Oplossing: open uw internetbrowser en controleer of u kunt internetten. Waarschuw de systeembeheerder om de internetverbinding te herstellen. 2. De WTE server is onbereikbaar. Klik op deze link om te zien of er code verschijnt. Is er geen communicatie en dus niets te zien, neem dan contact op met onze helpdesk. 3. De firewall staat geen beveiligde verbindingen toe (HTTPS poort 443). Neem contact op met uw systeembeheerder of wijzig uw firewall-instellingen. 4. De internetverbinding loopt via een proxy-server. De automatisch instellingen moeten mogelijk gewijzigd worden. Dit kan in het onderstaande scherm Geavanceerde verbindingsinstellingen via de knop Algemeen en Geavanceerd. Vraag eventueel naar de juiste instellingen bij de systeembeheerder. Working Time Evaluator for Excel 19 / 65 Déhora Software

20 7. MEDEWERKERS 7.1. Nieuwe medewerkers invoeren Ga naar het tabblad Rooster om de medewerkers in te voeren waarvan u de roosters wilt controleren. Klik op de knop Medewerkers. U komt dan in het volgende scherm: Klik op de knop Nieuw, u komt dan in het volgende scherm: Working Time Evaluator for Excel 20 / 65 Déhora Software

21 Onder het groepsvak Personalia kunnen diverse gegevens (naam, achternaam) zoals getoond worden ingevoerd. Alleen het veld Roosterlabel is verplicht omdat dit veld bedoeld is voor de naam van de medewerker die wordt getoond in het rooster. In de volgende tabbladen kunt u verschillende gegevens invoeren: Contactgegevens : hier kan desgewenst naam, adres en woonplaats worden ingevoerd. Dienstverband : in dit groepsvak kunnen contractgegevens worden ingevoerd. De volgende velden verdienen extra toelichting: - Wekelijkse rustdag: indien wegens een godsdienstige of levensbeschouwelijke opvatting een andere wekelijkse rustdag dan de zondag wordt afgesproken. Deze ingegeven rustdag wordt als een zondag gezien bij de evaluaties van het rooster. - Werken op zondag : deze optie aanvinken indien de werknemer niet heeft ingestemd met het werken op zondag. Dit kan voorkomen als er geen overeenstemming is bereikt tussen de werkgever en medezeggenschapsorgaan - Opt-out aanwezigheidsdiensten : dit kan worden aangevinkt als de medewerker heeft ingestemd met een verruiming van het aantal uren arbeidstijd per week bij het werken in aanwezigheidsdiensten. Dit is van belang als er gebruik wordt gemaakt van de optionele evaluatieregels inzake aanwezigheidsdiensten. Organisatie : in dit groepsvak kunnen professionele gegevens worden ingevoerd, zoals functie, afdeling, locatie en ploeg. Telefoon/ hier kan desgewenst telefoonnummers en adres(sen) van de medewerker worden ingevoerd Extra : hier zijn diverse vrije invoervelden beschikbaar. Bijzonderheden : hier kan van een vrouwelijke medewerker die zwanger is de bevallingsdatum en uitgerekende datum worden ingevoerd. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij het evalueren van het rooster van de betreffende medewerker (indien er gebruik wordt gemaakt van deze optionele evaluaties!) Als alle gewenste gegevens zijn ingevoerd, dan klikt u op OK. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. Er zijn ook andere mogelijkheden om medewerkers in te voeren (en te bewerken) namelijk: 1. U kunt rechtstreeks medewerkers in de medewerkers-kolom van het rooster invoeren. Als u onderaan in het rooster werkblad een nieuwe medewerker invoert (dit is dan het roosterlabel!) dan drukt u vervolgens op de Enter toets. De WTE for Excel neemt deze dan op in de range van de medewerkers, zodat deze wordt meegenomen in de roosterevaluatie. Working Time Evaluator for Excel 21 / 65 Déhora Software

22 2. Medewerkers kunnen ook rechtstreeks in het tabblad Medewerkers worden gekopieerd, ingevoerd en/of worden bewerkt. Het is wel van belang dat u daarbij rekening houdt met dezelfde kolomindeling en -definities zoals die in dit tabblad worden gehanteerd Medewerkers bewerken Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Medewerkers. Selecteer de medewerker die u wilt wijzigen en klik op de knop Bewerken. U komt dan in het volgende scherm: U wijzigt de gegevens van de medewerker en klikt op OK. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP! : In het werkblad medewerkers kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks alle gegevens bewerken van de betreffende medewerkers. Working Time Evaluator for Excel 22 / 65 Déhora Software

23 7.3. Medewerkers verwijderen Voor het verwijderen van medewerkers zijn de volgende situaties mogelijk: - Alleen de medewerkers verwijderen uit het rooster (en wel de medewerkersgegevens laten bestaan) o Hiervoor dient u naar het werkblad Medewerkers te gaan en in de eerste kolom de medewerker op Nee te zetten. In dat geval zal de medewerker niet meer worden getoond in het rooster. - De medewerkers verwijderen uit het rooster en uit de medewerkersgegevens : Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Medewerkers. Selecteer de medewerker die u wilt verwijderen en klik op de knop Verwijderen. De volgende mededeling verschijnt: Klik op Verwijderen om de medewerker te verwijderen. De medewerkersgegevens inclusief zijn of haar rooster verdwijnt dan volledig uit het rooster werkblad. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP In het werkblad medewerkers kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks alle gegevens verwijderen van de betreffende medewerkers. Working Time Evaluator for Excel 23 / 65 Déhora Software

24 8. DEFINIËREN VAN DIENSTEN 8.1. Algemeen Om het rooster uiteindelijk te kunnen maken zijn er naast de medewerkers natuurlijk ook diensten nodig. Deze diensten kunnen net als de medewerkers worden voorgedefinieerd met behulp van een Diensten wizard. In de WTE for Excel zijn er twee methoden om diensten te definiëren en in het rooster in te voeren, te weten: 1. Het definiëren van diensten via de knop Diensten, waarbij allerlei gegevens van de diensten kunnen worden ingevoerd. Dit zijn voorgedefinieerde diensten (zie paragraaf 8.2). Daarna kan de dienstcode worden ingevoerd in het rooster (zie Hoofdstuk 9). 2. Het handmatig definiëren en invoeren van de dienst rechtstreeks in het rooster (twee stappen ineen), waarbij middels het gebruik van de juiste codering de dienst rechtstreeks in het rooster kan worden ingevoerd. Dit zijn handmatige diensten (zie paragraaf 9.2). Het is toegestaan om van beide type diensten tegelijkertijd gebruik te maken Invoeren van voorgedefinieerde (normale) diensten Voor de invoer van voorgedefinieerde diensten gaat u naar het tabblad Rooster. Klik op de knop Diensten. Het volgende scherm Diensten wizard verschijnt: Working Time Evaluator for Excel 24 / 65 Déhora Software

25 In dit scherm kunt u nieuwe diensten invoeren, bewerken (wijzigen) en verwijderen. In de laatste twee kolommen is de betekenis van de codes, als volgt: ND = Normale dienst C = Consignatie P = Pauze Als u een nieuwe dienst wilt maken dan klikt u op Nieuw. Dan wordt het volgende scherm getoond: Bovenaan staan meerdere tabbladen genoemd, die zijn bedoeld voor de invoer van verschillende soorten diensten. Dit zijn normale diensten, consignatie en bijzondere diensten zoals aanwezigheidsdiensten, bereikbaarheidsdiensten en reservediensten. Deze laatste drie diensten zijn optioneel en kunnen op aanvraag van de klant worden geactiveerd. Working Time Evaluator for Excel 25 / 65 Déhora Software

26 In het tablad Normale dienst(nd) kan als volgt een normale dienst worden ingevoerd: Dienstnaam: Dienstcode: Voer de naam van de gewenste dienst in. Voer een gewenste dienstcode in. Voor de dienstcode zijn de volgende karakters niet toegestaan (deze worden niet geaccepteerd door de WTE for Excel): - # < > * ( ) +? [ ] =, Diensttype: Dit is geen verplicht invoerveld. Hier heeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld aan te geven wat voor type dienst het betreft. Bijvoorbeeld normale dienst, avonddienst, ochtenddienst, oproepdienst etc. De invoer van dit veld kan worden toegepast bij maatwerkevaluaties. Diensttijd: Voer de begintijd en eindtijd van de dienst in. De dienstlengte wordt automatisch berekend in de regel onder de diensttijd. 1 e pauze: Voer de begin en eindtijd van een eventuele pauze in en selecteer of de pauze wel of niet wordt betaald en of er sprake is van een geconsigneerde pauze. De opties wel of niet betaald hebben arbeidstijdwettelijk gezien geen consequenties voor de evaluaties (wel voor RRPA). De geconsigneerde pauze mag alleen in combinatie met een collectieve regeling worden toegepast en heeft wel consequenties voor de evaluaties van de ATW. 2 e of 3 e pauze : Voeg op dezelfde manier eventueel een 2 e en 3 e pauze aan de dienst toe. Onderaan het scherm vindt u de volgende tabbladen: Extra: Slaapduur: Dit invoerveld wordt gebruikt bij speciale maatwerk-evaluaties. Hier kan de lengte van de gemiddelde nachtrust na een nachtdienst worden ingevoerd. Deze invoer wordt gebruikt voor de RRPA evaluatieset en is niet van toepassing voor de ATW evaluatieset die aanvangen voor of na een dienst. Working Time Evaluator for Excel 26 / 65 Déhora Software

27 Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP!: Het is ook mogelijk voorgedefinieerde diensten rechtstreeks in het tabblad Diensten te kopiëren of in te voeren en/of te bewerken. Het is wel van belang dat u daarbij rekening houdt met dezelfde kolomindeling/definities zoals die in dit tabblad worden gehanteerd. LET OP!: De volgende toetsenbord karakters zijn in de WTE for Excel niet toegestaan: / \ > <? %, Middels de knoppen Diensten en Medewerkers kunnen gegevens worden ingevoerd. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de Excel-functionaliteit door in de werkbladen in een cel te klikken en daar direct de gewenste gegevens in te voeren, te wijzigen of te verwijderen. Uiteraard kunnen de gegevens ook worden gekopieerd, geknipt en geplakt. Working Time Evaluator for Excel 27 / 65 Déhora Software

28 8.3. Invoeren van voorgedefinieerde consignatie Consignatie is volgens de Arbeidstijdenwet een periode tussen twee opeenvolgende diensten of tijdens een pauze waarin de werknemer verplicht is bereikbaar te zijn om in geval van onvoorziene omstandigheden op oproep zo spoedig mogelijk de bedongen arbeid te verrichten. In het tabblad Consignatie van het onderstaande scherm kan er een periode waarin consignatie is opgelegd worden ingevoerd. U vindt hier min of meer dezelfde invoervelden als bij normale diensten, met uitzondering van pauzes (dat is niet van toepassing bij consignatie). Bij Consignatie periode kunt u de begin en eindtijd van de periode invoeren. U kunt maximaal een periode van 24 uur consignatie definiëren Invoeren van voorgedefinieerde bijzondere diensten De volgende diensten zijn optioneel (niet standaard beschikbaar), indien u gebruik maakt van een ATB en/of RRPA-evaluatieset: Aanwezigheidsdienst: dit is een aaneengesloten periode van maximaal 24 uur waarin men zonodig naast het verrichten van de bedongen arbeid (normale dienst) op de arbeidsplaats Working Time Evaluator for Excel 28 / 65 Déhora Software

29 aanwezig dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de aanwezigheidsperiode genoemd. Bereikbaarheidsdienst: in de Arbeidstijdenwet wordt deze dienst gedefinieerd als een aaneengesloten periode van maximaal 24 uur waarin men zonodig naast het verrichten van de bedongen arbeid (normale dienst) bereikbaar dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de bereikbaarheidsperiode genoemd. Reservedienst : in de WTE wordt deze dienst gedefinieerd als een aaneengesloten periode waarbinnen een normale dienst kan worden gepland. De medewerker weet dan dat hij of zij zich beschikbaar dient te houden voor deze periode en. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de reserverdienst-periode genoemd. In het onderstaande scherm kan de aanwezigheidsdienst worden ingevoerd. Een vergelijkbaar scherm vindt u ook onder de tabbladen bij bereikbaarheidsdienst en reservedienst Bewerken van voorgedefinieerde diensten Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Diensten. Selecteer de dienst die u wilt wijzigen en klik op de knop Bewerken. In het scherm Dienst bewerken kunt u de gewenste wijzigingen invoeren en op OK klikken. Als er een dienstcode gewijzigd is, vraagt de WTE for Excel in het volgende scherm of u deze dienstcode in het rooster wilt vervangen door de nieuwe gewijzigde dienstcode. Dit is in de Working Time Evaluator for Excel 29 / 65 Déhora Software

30 meeste gevallen handig om te doen, anders moet u alle eventueel ingevoerde dienstcodes in het rooster wijzigen. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP In het werkblad diensten kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks de gegevens van de gewenste diensten bewerken Verwijderen van voorgedefinieerde diensten Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Diensten. Selecteer de dienst die u wilt verwijderen en klik op de knop Verwijderen. Als deze dienst al in het rooster is ingevoerd, vraagt de WTE for Excel of u zeker weet of u de dienst wilt verwijderen. U klikt dan op OK, waardoor alle ingevoerde diensten met deze dienstcode in het rooster worden verwijderd. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP In het werkblad diensten kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks de gewenste diensten verwijderen. Working Time Evaluator for Excel 30 / 65 Déhora Software

31 9. ROOSTERS INVOEREN EN EVALUEREN 9.1. Fasering roosterproces De WTE for Excel ondersteunt het volledige roosterproces vanaf het maken van het basisrooster tot en met de realisatie (uitvoering) van het rooster. De volgende fases kunnen worden onderscheiden: Basisplanning : in deze fase ondersteund de WTE het roostervormgevingsproces, waarbij het rooster voortdurend kan worden ingevoerd in de WTE en geëvalueerd aan de hand van de Arbeidstijdenwet (of optioneel CAO of RRPA) totdat er een rooster ontstaat dat voldoet aan de gestelde eisen. Daarna kan het rooster worden uitgegeven aan de medewerkers. Mutatieplanning : De mutatieplanning kan worden onderverdeeld in twee subfases, namelijk 1. Het verrichten van mutaties in het basisrooster tot aan het moment van realisatie. In deze fase kunnen door de planner alle wijzigingen in het basisrooster worden ingevoerd en vervolgens worden geëvalueerd. Het is een voortschrijdend proces tot aan de uitvoering van de diensten. Deze wijzigingen kunnen bijvoorbeeld uitgifte van verlofdagen, dienstruilingen, ziekte of afwijkende begin- en eindtijden of extra diensten zijn. 2. Het verrichten van mutaties in het laatste rooster naar aanleiding van de realisatie van de diensten. Nadat de laatste actuele planning tijdens de vorige subfase is opgeleverd, kunnen er tijdens de realisatie van het rooster nog allerlei afwijkingen ontstaan. Dit zijn afwijkingen zoals ziekte, langer werken dan gepland of opname van verlof gedurende de dienst, maar ook oproepen tijdens consignatie. Het is belangrijk deze mutaties direct te vast te leggen, omdat dit het verdere verloop van het planningsproces kan beïnvloeden. Daarnaast eist de Arbeidstijdenwet dat de werkelijke arbeidstijd, die de werknemer verricht, wordt geregistreerd. De wet toetst namelijk op basis van de gewerkte arbeidstijden. In het volgende schema wordt het bovenstaande toegelicht: Planningsfase 1 Planningsfase 2 Basisrooster Mutatieplanning (subfase 1) Mutatieplanning (subfase 2) Naam Basisrooster Mutatieplanning op basisrooster Mutatieplanning nav gerealiseerd rooster Doel fase Basisrooster Mutaties rooster bijhouden Registreren gelopen publiceren en evalueren rooster Working Time Evaluator for Excel 31 / 65 Déhora Software

32 Wanneer eindigt fase Voor uitgifte rooster Tot aan de uitvoering Tot en met de registratie van de gerealiseerde/gewerkte uren. Roterend rooster wel of niet Beiden mogelijk Niet roterend rooster Niet roterend rooster Welke Invoeren en Wijzigingen in het Invoeren van het handelingen in evalueren van het rooster doorvoeren, gelopen rooster, zoals WTE basisrooster. zoals ruilen van werkelijke begin- en Rapporten maken diensten, andere begin- eindtijd, of verlof of en eindtijden van ziekte of oproepen diensten, verlofuitgifte gedurende de dienst. etc. Evalueren en Evalueren en rapporten rapporten maken maken Welke paragrafen 9.2 t/m t/m 9.8 en 9.10 t/m 9.2 t/m 9.14 zijn van en 9.10 t/m toepassing 9.2. Rooster maken met voorgedefinieerde diensten Diensten kunnen op verschillende manieren in het rooster gezet worden, mede afhankelijk van het wel of niet gebruik maken van voorgedefinieerde diensten. Optie 1 (pull down menu met voorgedefinieerde diensten) Klik op de cel van het rooster waar u een dienst wilt toevoegen of wilt wijzigen. Er verschijnt dan aan de rechterkant van de cel een pijltje: Wanneer u klikt op het pijltje, dan worden de ingevoerde diensten getoond. Klik op de gewenste dienst en de dienst verschijnt in het rooster. Working Time Evaluator for Excel 32 / 65 Déhora Software

33 Wanneer u een dienst wijzigt (nadat u een roosterevaluatie heeft uitgevoerd), wordt de medewerker en de cel gearceerd weergegeven en verschijnt de volgende mededeling: Nadat u een rooster heeft gewijzigd of een nieuw rooster heeft ingevoerd kunt u overgaan tot evalueren van het rooster (zie: paragraaf Rooster evalueren ) Optie 2 Klik op de cel van het rooster waar u een dienst wilt toevoegen of wijzigen. Voer vervolgens de code van de gewenste dienst in. LET OP!: De code die u invoert moet overeenkomen met één van de codes die in het tabblad Diensten staat. Working Time Evaluator for Excel 33 / 65 Déhora Software

34 9.3. Rooster maken met handmatige normale diensten In het werkblad Rooster is het mogelijk om diensten direct in de cel van het rooster (dus op een bepaalde dag) in te voeren, zonder dat gebruik wordt gemaakt van de dienstcodes die zijn voorgedefinieerd met behulp van de knop Diensten of te wel de Diensten wizard. De gebruiker definieert als het ware direct de dienst in de roostercel. Hiervoor dient te worden gebruik gemaakt van de volgende codes, waarbij wordt verwezen naar de tabel met voorbeelden van codering. Het is van belangrijk de codering exact aan te houden. Normale dienst - De standaardcodering voor een normale dienst bestaat uit 4 cijfers die de starttijd aangeven, gevolgd door een - en 4 cijfers die de eindtijd aangeven, als volgt : Deze codering kan dan in de roostercel worden ingevoerd. (zie voorbeeld 1). Pauzes - Voor de directe invoer van pauzes tijdens de dienst geldt hetzelfde format als de normale dienst echter met een P ervoor: P Voor een onbetaalde pauze is het format: PO Voor een betaalde pauze is het format: PB Voor een geconsigneerde pauze is het format: PC Deze pauze staat ook gelijk aan een betaalde pauze! Zie voorbeeld 6. - De pauze kan alleen in combinatie met een voorgedefinieerde dienst (dienstcode) of een handmatige dienst worden toegepast, zie respectievelijk voorbeeld 2 en 3. - Een pauze in combinatie met een voorgedefinieerde dienst heeft tot gevolg dat eventuele pauzes, die in de voorgedefinieerde dienst staan aangegeven, komen te vervallen (zie voorbeeld 2). - Het is ook mogelijk om meerdere pauzes achter een dienst te plaatsen (zie voorbeeld 4). Let op dat er geen pauzes worden ingevoerd die eerder of later starten/eindigen dan de dienst zelf. Hiervoor wordt een foutmelding gegenereerd. Nummer voorbeeld en Voorbeeld codering Toelichting Niet toegestaan onderwerp invoer in cel 1. Normale dienst Geplande dienst die start om 09:00 uur en eindigt om 17:30 uur 2. Pauzes in voorgedefinieerde dienst D P Voorgedefinieerde dagdienst (dienstcode=d) met een gerealiseerde pauze van 09:00-17:30 en (extra spaties) P (extra spatie) of P12:00-12:30 Working Time Evaluator for Excel 34 / 65 Déhora Software

35 3. Handmatige dienst met 1 pauze 12:00 tot 12:30 uur. Let op : de eventuele voorgedefinieerde (geplande) pauze in de dienst D komt dan te vervallen! P Handmatige dienst met een pauze die start om 12:00 uur en eindigt om 12:30 uur Als voorgaande foute codering 4. Handmatige dienst met 1 onbetaalde pauze en 1 betaalde pauze 5. Handmatige dienst met 1 geconsigneerde pauze PO Handmatige dienst met PB een 1 e onbetaalde pauze van 12:00-12:30 uur en een 2 e betaalde pauze van 15:15-15:30 uur PC Handmatige dienst met een geconsigneerde pauze die start om 12:00 uur en eindigt om 12:30 uur (deze pauze is dan ook betaald!) Zie voorgaande foute coderingen Zie voorgaande foute coderingen 9.4. Handmatig invoeren van consignatie Consignatie - De standaardcodering voor consignatie is als volgt: C (zie voorbeeld 2) - In een periode met consignatie is het niet mogelijk om pauzes te definiëren (conform de arbeidstijdenwet). Nummer voorbeeld en Voorbeeld codering Toelichting Niet toegestaan onderwerp invoer in cel Consignatie C Consignatieperiode die start om 17:30 uur en eindigt om 06:00 uur C17:30-06:00 (: is fout) of C (spatie is fout) Working Time Evaluator for Excel 35 / 65 Déhora Software

36 9.5. Handmatig invoeren van bijzondere diensten De volgende bijzondere diensten zijn optioneel (niet standaard beschikbaar), indien u gebruik maakt van een ATB en/of RRPA-evaluatieset. Indien u dergelijke diensten handmatig wil invoeren in het rooster dan geldt daarvoor de volgende format: Aanwezigheidsdienst - De standaardcodering voor aanwezigheidsperiode is als volgt: A (Zie voorbeeld 1). - Als er sprake is van 1 of meerdere normale dienst(en) binnen de periode van een aanwezigheidsdienst, dan kan er achter een aanwezigheidsperiode een normale dienst worden ingevoerd. Deze normale dienst dient te worden voorafgegaan door een & character. Dan geldt de volgende format: A & (zie voorbeeld 2). - De normale diensten mogen elkaar niet overlappen en mogen ook niet eerder starten of eindigen dan de aanwezigheidsperiode. Bereikbaarheidsdienst - De standaardcodering voor een bereikbaarheidsperiode is als volgt: B (zie voorbeeld 3). - Indien sprake van een normale dienst binnen een bereikbaarheidsperiode dan wordt dat op dezelfde manier ingevoerd als bij een aanwezigheidsdienst. Reservedienst - De standaardcodering voor een reservedienst is als volgt: R (voorbeeld 4) - Indien sprake van een normale dienst binnen een reservedienst-periode dan wordt dat op dezelfde manier ingevoerd als bij een aanwezigheidsdienst. Nummer voorbeeld en onderwerp Voorbeeld codering invoer in cel Toelichting Niet toegestaan 1. Aanwezigheidsdienst A Een aanwezigheidsdienst van 08:00 uur tot 08:00 uur de volgende dag 2. Aanwezigheidsdienst A & of Als voorbeeld 1, maar met daarin een normale A & of met een normale dienst dienst (= handmatige of A &D van die voorgedefinieerde binnen de dienst) aanwezigheidsdienst valt 3. Bereikbaarheidsdienst B Een bereikbaarheidsdienst van 08:00 uur tot 08:00 uur de volgende dag A08:00-08:00 of A &A Zie voorgaande foute coderingen Working Time Evaluator for Excel 36 / 65 Déhora Software

37 4. Reservedienst R Een reservedienst van 08:00 uur tot 22:00 uur 5. Bereikbaarheidsdienst met daarin 2 normale diensten. 6. Bereikbaarheidsdienst met 2 normale diensten daarin, waarvan 1 met een pauze. B & & Een bereikbaarheidsdienst van 06:00-06:00 uur met daarin twee diensten van 06:00-10:00 en 18:00-22:00 uur. B & P1015- Als voorgaande 1030& voorbeeld, echter in de eerste normale dienst staat een pauze van 10:15-10:30 uur. D = voorgedefinieerde dienst van Zie voorgaande foute coderingen Zie voorgaande foute coderingen Zie voorgaande foute coderingen 9.6. Invoeren van twee of meer diensten op een dag In de WTE for Excel is het mogelijk om diensten in te voeren die op dezelfde dag starten. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende mogelijkheden: Dubbele diensten - Het invoeren van dubbele diensten. Hier wordt in feite er van uitgegaan dat er sprake is van twee afzonderlijk diensten waarbij minimaal sprake is van 8 uur rust tussen beide diensten en op dezelfde dag starten. Er wordt een algemene overtreding gegenereerd als er minder dan 8 uur rust tussen twee diensten zit. Dan wordt geadviseerd een gebroken dienst te definieren teneinde tot een juiste evaluatie van de ATW te komen. Dubbele diensten kunnen als volgt worden ingevoerd (zie voorbeeld 1): o Met behulp van voorgedefinieerde dienstcodes : V+N (V is dan een dienst van 07:00-15:00 uur en N is dan een dienst van 23:00-07:00 uur). Er moet sprake zijn van 8 uur rust tussen beide diensten! o Middels handmatige diensten : o Combinatie van beiden is ook mogelijk bijvoorbeeld : N Gebroken diensten - Het invoeren van gebroken diensten. De term gebroken dienst wordt door organisaties gebruikt als meerdere diensten op een dag worden gepland, waarbij sprake is van minder dan 8 uur rust tussen beide diensten. Dit is arbeidstijdwettelijk gezien 1 dienst en zal ook op deze wijze worden geëvalueerd door de WTE. Het is mogelijk om gebroken diensten als volgt in een roostercel in te voeren (zie voorbeeld 2): Working Time Evaluator for Excel 37 / 65 Déhora Software

38 o Met voorgedefinieerde dienstcodes : D1*D2 (D1 is dan een dienst van 09:00 tot 12:00 uur en D2 is dan een dienst van bijvoorbeeld 15:00-18:00 uur) o Of met handmatige diensten : * o Een combinatie van beide diensten is ook mogelijk. o In het extreme geval is een gebroken dienst bestaande uit meer dan 2 diensten ook mogelijk (D1*D2*D3) Invoer meerdere Middels Middels Middels diensten op een Voor- Handmatige diensten Combinatie van roosterdag gedefinieerde diensten dienst 1. Dubbele diensten 2. Gebroken dienst 3. Combinatie dubbele dienst/gebroken dienst V+N N D1*D * *D2 D1*D2+N * *D2 TIP Indien bij de invoer van dubbele diensten, toch sprake is van minder dan 8 uur rust tussen deze diensten, dan is dat voor de WTE geen enkel probleem. De WTE zal na de evaluatie een informatiemelding genereren dat er sprake is van een gebroken dienst en tegelijkertijd ook op de juiste manier evalueren. Bovenstaande geldt ook voor de invoer van een gebroken dienst, waarbij sprake is van meer dan 8 uur rust tussen de twee diensten. Dit is dan in feite een dubbele dienst geworden. De WTE zorgt ook hier voor een extra informatiemelding en voor een correcte evaluatie. Working Time Evaluator for Excel 38 / 65 Déhora Software

39 9.7. Invoeren van verlof- of ziektedagen Bij het invoeren van verlofdagen of ziektedagen in het rooster kan er sprake zijn van de volgende situaties: 1. Verlof of een ziekte gedurende de volledige dienst; door op de cel van de geplande dienst te klikken, kunt u achter de dienstcode (of handmatige dienst) respectievelijk een [V] of een [Z] invoeren, zoals bijvoorbeeld O[V]. 2. Verlofdag of ziektedag op een roostervrije dag (geen dienst); direct in de lege cel voert u dan een [V] of een [Z] in. 3. Verlof of een ziekte gedurende een gedeelte van de dienst, ook wel kortdurend verlof of ziekte genoemd; door op de cel van de geplande dienst te klikken, kunt u achter de dienstcode (of handmatige dienst) respectievelijk een [V= ] of een [Z= ] invoeren, zoals bijvoorbeeld O[V= ]. In dit voorbeeld is er dus verlof van 12:00 tot 15:00 uur. Alle opties worden in onderstaand voorbeeldscherm getoond: 9.8. Invoeren van afwijkende begin- en eindtijden diensten Tijdens de mutatieplanning kunnen de begin- en eindtijden van iedere normale dienst in het rooster (ten opzichte van het basisrooster) eenvoudig worden gewijzigd. Het is niet noodzakelijk om het op deze manier te doen, want er kan ook een andere dienst worden ingevoerd met andere begin- en eindtijden. De invoering van afwijkende begin- en eindtijden moet aan het volgende voldoen (voorbeelden staan genoemd in onderstaande tabel): Working Time Evaluator for Excel 39 / 65 Déhora Software

40 Begin en eindtijden Normale dienst - Format begin en eindtijd = ( ) - Afwijkende begin- en eindtijden moeten altijd vergezeld gaan met een handmatige dienst of voorgedefinieerde dienst. - Deze gerealiseerde/afwijkende begin- en eindtijden zijn niet toepasbaar op consignatie en bijzondere diensten (wel op de eventuele normale diensten binnen de bijzondere diensten)!!! Invoer gerealiseerde begin- en eindtijden bij Bij voorgedefinieerde diensten Bij handmatige diensten Normale dienst D ( ) ( ) Voorgedefinieerde dienstcode : D = dagdienst van uur 9.9. Invoeren van begin- en eindtijden oproepen Gedurende de realisatie van consignatie en bereikbaarheidsdiensten kunnen oproepen plaatsvinden tijdens de realisatie van het rooster. De werkelijke begin- en eindtijden van oproepen dienen op de volgende wijze te worden ingevoerd. Oproep tijdens consignatie of bereikbaarheidsdienst - Format begin en eindtijd oproep = { } - De oproep (of meerdere oproepen) moet altijd worden voorafgegaan door een handmatige dienst of een voorgedefinieerde dienst. De dienst is in dit geval dan consignatie of bereikbaarheidsdienst. - Zie de volgende voorbeelden: Invoer gerealiseerde begin- en eindtijden Bij voorgedefinieerde diensten Bij handmatige diensten Eén oproep tijdens Consignatie Meerdere oproepen tijdens consignatie Een oproep tijdens een bereikbaarheidsdienst (die een reguliere dienst bevat) C{ } C { } C{ }{ } C { }{ } B & D { } B & { } Working Time Evaluator for Excel 40 / 65 Déhora Software

41 Combinaties normale dienst, gevolgd door consignatie-periode met 2 oproepen D+C{ }{ } C { }{ } * Voorgedefinieerde dienstcode : C = consignatie van uur D = dagdienst van uur B = Bereikbaarheidsdienst van Het is ook mogelijk oproepen in te voeren bij aanwezigheidsdiensten. Echter is dat niet nodig want een aanwezigheidsdienst telt voor de volledige duur als arbeidstijd. Let op: - Oproepen tijdens consignatie of een bereikbaarheidsdienst worden conform de Arbeidstijdenwet in de WTE for Excel omgerekend naar de minimale arbeidstijd. Hiervan wordt bij evaluatie een melding gegeven. U kunt daarom de exacte begin en eindtijd van iedere oproep invoeren. - De oproepen mogen eerder starten dan de begintijd van de consignatieperiode en mogen later eindigen dan de eindtijd van de consignatie-periode. De WTE zal op de achtergrond de consignatieperiode verlengen. Dit kan ook het geval zijn als de oproeptijd moet worden verlengd in verband met de minimale normen voor de arbeidstijd van de oproep. - Een oproep mag niet volledig buiten de consignatieperiode vallen! Overzicht invoermogelijkheden in rooster In de onderstaande tabel zijn voorbeelden van de verschillende mogelijkheden getoond om een dienst met verschillende kenmerken in een rooster te zetten. Voorbeeldnummer 1 Codering diensten/ pauzes/ consignatie in cel P P ( ) P P ( ) D P P ( ) Betekenis in het rooster Geplande dienst van uur met twee pauzes. De gerealiseerde tijd is uur 2 D+C Dagdienst gevolgd door een Working Time Evaluator for Excel 41 / 65 Déhora Software