HANDLEIDING WORKING TIME OFFICE. Versie 2.0 NL

Transcriptie

1 HANDLEIDING Versie 2.0 NL WORKING TIME OFFICE Déhora Consultancy Group B.V. Afdeling Déhora Software Gelderlandplein 75d 1082 LV AMSTERDAM t.: +31-(0) f: +31-(0) i: i: e:

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING WELKOM SYSTEEMEISEN INSTALLATIE INSTALLEREN WORKING TIME OFFICE LOCATIE VAN DE WTO INSTALLATIEMAPPEN DE-INSTALLEREN VAN DE WTO MODULES WTA-WTS-WTE-WTR UPDATE VAN DE WTO MODULES WTA-WTS-WTE-WTR KOPPELING VAN DE WTO MODULES WTA-WTS-WTE-WTR INGEBRUIKNAME STARTEN VAN WORKING TIME SCHEDULER REGISTRATIE VAN WORKING TIME SCHEDULER PROBEER GEBRUIK VAN WORKING TIME SCHEDULER DEMOBESTAND IN WORKING TIME SCHEDULER STARTEN VAN WORKING TIME ABSENCE STARTEN VAN WORKING TIME EVALUATOR REGISTRATIE VAN WORKING TIME EVALUATOR STARTEN VAN WORKING TIME REPORTS FOUT TIJDENS HET INSTALLEREN AFSLUITING AUTEURSRECHTEN INDEX...20 Working Time Office 2 / 20 Déhora Software

3 1. INLEIDING 1.1. Welkom Welkom bij Working Time Office (WTO), een compleet en geïntegreerd roosterplansysteem ontwikkeld in Excel door Déhora Consultancy Group B.V.. De WTO suite bestaat uit de onderdelen Working Time Scheduler (WTS), Working Time Absence (WTA), Working Time Evaluator (WTE) en Working Time Reports (WTR). In deze handleiding wordt de installatieprocedure van WTO stap voor stap beschreven. Gebruik Excel Tijdens de installatieprocedure van WTO worden alle modules in één keer op uw computer geïnstalleerd. WTO maakt gebruik van Excel dat op uw computer dient te zijn geïnstalleerd. Excel is reeds bij veel planners bekend en wordt vaak gebruikt om de personeelsplanning uit te voeren. WTO is voor iedere planner eenvoudig te leren. Ook voor gebruikers die niet of nauwelijks ervaring met Excel hebben. Internetverbinding Voor het uitvoeren van de evaluaties en voor het uitvoeren van specifieke rapportages is verder een internetverbinding via een beveiligde (HTTPS) verbinding noodzakelijk. Gebruik Macro's Er wordt door WTO gebruik gemaakt van macrofuncties in Excel welke dan ook toegestaan moeten zijn. Anti-virus programma's hebben het gebruik van macro's soms uitgeschakeld. Ter verhoging van de veiligheid kan het zijn dat de afdeling systeembeheer het onmogelijk heeft gemaakt, om WTO zonder hun tussenkomst zomaar te installeren. Hun hulp is dan noodzakelijk.. Na de installatie van WTO en het opstarten van een van de modules Working Time Scheduler, Working Time Absence of Working Time Evaluator kan het onderstaande venster verschijnen. Working Time Office 3 / 20 Déhora Software

4 Klik op in dat geval op 'Macros' inschakelen'. Indien er tijdens het opstarten niet wordt gevraagd om de optie 'Macro's inschakelen' en u merkt dat de module zich anders gedraagt dan verwacht, kunt u macro's zelf aanzetten. Raadpleeg hiervoor de juiste procedure in de helpsectie van uw Excel versie. In Microsoft Office 2007 kan de map waarin WTO is geïnstalleerd eenmalig als veilig worden ingesteld, waardoor de macro-meldingen niet meer verschijnen. Doe dit via de 'Office Knop' Na het klikken op de knop 'Opties voor Excel' ziet u het venster met de 'Vertrouwenscentrum' knop. Door deze te kiezen kunnen de 'Instellingen voor het Vertrouwenscentrum' worden ingesteld, waarmee de beveiliging kan worden ingesteld. Working Time Office 4 / 20 Déhora Software

5 In het volgende scherm kunt u via de knop 'Vertrouwde locatie' de map instellen waarin WTO is geïnstalleerd. Dit kan worden ingesteld door te klikken op de 'Nieuwe locatie toevoegen' knop. Kies in het venster dat verschijn de locatie van de map waarin WTO is geïnstalleerd en plaats het vinkje bij de optie 'Submappen op deze locatie worden ook vertrouwd' en klik daarna op 'OK' om de map toe te voegen. Hierna zullen de macro-meldingen niet meer worden getoond. Het is mogelijk dat u deze instellingen op de computer op uw werkplek of laptop, uitsluitend door uw systeembeheerder kunt laten uitvoeren. Working Time Office 5 / 20 Déhora Software

6 2. SYSTEEMEISEN De systeemvereisten voor het gebruik van WTO zijn grotendeels afhankelijk van die voor het gebruik van uw versie van Microsoft Excel. WTO is getest op Besturingsysteem Windows 2000 / XP / Vista / Windows 7 Microsoft Office versie Office Professional 2000 / 2003 / 2007 Intern geheugen Minimaal 1024 MB intern geheugen Processor Pentium III / Pentium IV Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 2 MB Minimale Systeemeisen Besturingsysteem Windows 2000 Microsoft Office versie Office 2000 standaard Intern geheugen 128 MB intern geheugen * Processor Pentium III * Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 512 kb Aanbevolen Systeem eisen Besturingsysteem Windows XP of hoger Microsoft Office versie Office 2003 standaard Intern geheugen 512 MB intern geheugen * Processor Pentium IV of hoger * Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 1 MB * zie ook uw MS Office versie systeemeisen Working Time Office 6 / 20 Déhora Software

7 3. INSTALLATIE 3.1. Installeren Working Time Office De installatie van WTO is precies hetzelfde, zowel voor de 'Probeer' licentie de versie voor testgebruik als voor de 'Volledige' licentie de betaalde versie. De functionaliteit is ook gelijk, echter de in te voeren registratiecode bepaalt het gebruik evenals het maximaal aantal medewerkers dat kan worden gepland, geëvalueerd en gerapporteerd. De WTO modules worden automatisch tijdens de installatieprocedure op uw computer geïnstalleerd., en dat gaat als volgt: Nadat u het installatiebestand 'WTO.zip' heeft ontvangen (bijv. via onze website, of via een ) kunt u het betreffende bestand uitpakken, bijvoorbeeld op uw bureaublad. In dit ZIP bestand is ook de WTO handleiding als PDF bestand beschikbaar. Deze kunt u voorafgaande aan de installatie eerst nog doornemen. De overige handleidingen komen na de installatie beschikbaar. Door dubbel te klikken op 'setup.exe' wordt de installatie gestart en ook automatisch het derde onderdeel 'WTO_Installer_NL.msi' uitgevoerd. Er verschijnt vervolgens het volgende venster: Working Time Office 7 / 20 Déhora Software

8 De set-up wizard wordt opgestart en in dit venster klikt u op 'Next'. In het volgende venster kunt u bepalen waar WTO dient te worden geïnstalleerd. Wij raden aan om met de voorgestelde locatie in te stemmen. Ook kunt u aangeven of iedereen WTO mag gebruiken, of alleen u nadat u bent ingelogd op uw computer. De installatie wordt vervolgens uitgevoerd indien u nog tweemaal op 'Next ' heeft geklikt. Working Time Office 8 / 20 Déhora Software

9 Klik vervolgens op 'Close' om de installatie af te ronden. WTO kan in gebruik worden genomen door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor 'Working Time Office' en de 'Working Time Scheduler' op te starten om het eerste periode- of basisrooster te maken. Op het 'Bureaublad' verschijnt na de installatie een map genaamd: 'Working Time Office'. Als u deze opent treft u daarin vier iconen aan, die u ook kunt gebruiken om de programma's te starten. In de map 'Manual' zijn de handleidingen te vinden en in de een map 'Demo' treft u demobestanden aan om optionele rapportages te bekijken van RRPA en ORT overzichten. LET OP! Hoewel de installatie van WTO bijzonder simpel is, kan het installeren op de werkplek meestal niet zonder tussenkomst van uw systeembeheerder worden uitgevoerd. Bij onduidelijkheden of vragen kan er per (info@workingtimeoffice.nl) contact met onze Helpdesk worden opgenomen. De installatie op uw thuiscomputer is meestal geen enkel probleem. Met de 'Probeer' licentie kunt u wellicht eerst thuis op deze manier WTO uitproberen en gebruiken. Working Time Office 9 / 20 Déhora Software

10 3.2. Locatie van de WTO installatiemappen Voorheen werd de 'Program Files' map als basismap gebruikt ('C:\Program Files', tenzij anders ingesteld) met daar onder de mappen '\Dehora Software\Working Time Office\' waarin alle programma onderdelen werden opgeslagen. Voor de programmabestanden van de WTR module blijft dit ook zo. Bij de nieuwe WTO versie 2.0 wordt voor de andere bestanden (Excel modules, demobestanden en handleidingen) gebruik gemaakt van de map: 'C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Dehora Software\Working Time Office'. Uw systeembeheerder kan echter ook een andere bestandslocatie hebben gekozen, bijvoorbeeld om de WTO bestanden op een netwerkschijf te plaatsen. Indien tijdens de installatie voor 'Just me' wordt gekozen, worden de WTO snelkoppelingen alleen aan de betreffende gebruiker getoond. Deze staan bij die gebruiker dan op het 'Bureaublad' en in het 'Start Menu' in de map: 'C:\Documents and Settings\UW NAAAM\Menu Start\Programma's\Working Time Office\' De-installeren van de WTO modules WTA-WTS-WTE-WTR WTO kunt u via 'Configuratie' - 'Software' verwijderen. De originele bestanden Working Time Absence.xls, Working Time Scheduler.xls en Working Time Evaluator.xls blijven echter bestaan. Dit is uit veiligheid, zodat er geen reeds met roosters ingevulde bestanden verloren gaan. Working Time Office 10 / 20 Déhora Software

11 3.4. Update van de WTO modules WTA-WTS-WTE-WTR Regelmatig verschijnen er nieuwe versies van Working Time Office, welke via onze website kunnen worden opgehaald. Hiermee is een update uit te voeren, waardoor van de nieuwste functionaliteit gebruik kan worden gemaakt. LET OP! Het update proces controleert op de aanwezigheid van bestaande WTO XLS-bestanden. Wanneer deze worden gevonden, worden deze NIET overschreven om gegevensverlies te voorkomen. De aanbevolen procedure voor de update is: Handmatig de naam van de bestaande bestanden hernoemen: Working Time Absence.xls, Working Time Scheduler.xls en Working Time Evaluator.xls, of verplaats de bestanden. Voer de eigenlijke update uit. Importeer de bestaande bestanden in de nieuwste versie van Working Time Office Koppeling van de WTO modules WTA-WTS-WTE-WTR Met WTO kunnen roosters worden gemaakt en via internet door onze Working Time Servers worden geëvalueerd op wet- en regelgeving. De modules zijn onderling gekoppeld, waardoor het gehele planproces qua functionaliteit is afgedekt. WTA <- WTS De WTA module kan automatisch de rooster data importeren vanuit de WTS module. WTS -> WTE De koppeling tussen WTS en WTE wordt tot stand gebracht door de knop 'WTE Start'. Deze staat in het menu. Door op deze knop te klikken start WTE automatisch op, met het door u gemaakte basisrooster uit WTS. Hierna kan worden begonnen met het roosterbeheer, door het aanpassen van de geplande begin- en eindtijden, afwijkende- en gerealiseerde uren, oproepen en dienstruilingen. Ook de laatste wijzigingen als gevolg van ziekmeldingen en verlofaanvragen kunnen tijdens de roosterbeheerfase in WTE worden verwerkt. WTE -> WTR Tijdens dit planproces kan er voortdurend worden getoetst op wet- en regelgeving door evaluaties uit te voeren. WTR kan vanuit WTE worden opgestart met de knop 'Rapportage', waarmee complexe uurrapportages kunnen worden afgedrukt welke als sjabloon zijn meegeleverd, of speciaal voor u als maatwerk zijn ontwikkeld. Working Time Office 11 / 20 Déhora Software

12 4. INGEBRUIKNAME 4.1. Starten van Working Time Scheduler Working Time Scheduler (WTS) maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. WTS kan gestart worden door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor 'Working Time Office' en de 'Working Time Scheduler', waarna Excel opstart met daarin WTS Registratie van Working Time Scheduler Direct daarna verschijnt onderstaand venster, waarin de registratiegegevens en de registratiecode kunnen worden ingevuld. Deze heeft u na uw bestelling per toegestuurd gekregen. We sturen u ook het wachtwoord nodig voor Working Time Evaluator. Bewaar alstublieft de gebruikersnaam die u hebt ingevoerd op een veilige plaats; deze zult u later nodig hebben om in te loggen op onze Working Time Servers. Working Time Office 12 / 20 Déhora Software

13 4.3. Probeer gebruik van Working Time Scheduler Met de 'Probeer' licentie kan WTO gebruikt worden voor testdoeleinden Indien u besluit tot aankoop van WTO kunt u van de knop 'Bestellen via internet' gebruikmaken Demobestand in Working Time Scheduler Nadat WTS voor het eerst wordt opgestart verschijnen er enkele roostervoorbeelden in beeld. Het is goed mogelijk om met dit demobestand te oefenen en te testen. Neem de handleiding van WTS door om alle functionaliteiten te leren kennen en volledig te benutten. De roostergegevens uit het demobestand kunnen worden verwijderd via de 'Menu'-knop, dan 'Instellingen' en 'Reset WTS'. Ook is het op deze manier mogelijk om het demobestand opnieuw te laten instellen. Let hierbij wel op, alle bestaande medewerkers, diensten, afwezigheden en roostergegevens worden hierbij eerst verwijderd! Working Time Office 13 / 20 Déhora Software

14 4.5. Starten van Working Time Absence Working Time Absence (WTA) maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. Start WTA op door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor 'Working Time Office' en de 'Working Time Absence', waarna Excel opstart met daarin WTA. WTA neemt de registratiegegevens van WTS over en behoeft geen eigen registratie. Working Time Office 14 / 20 Déhora Software

15 4.6. Starten van Working Time Evaluator Working Time Evaluator (WTE) maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. WTE wordt opgestart vanuit WTS waarin u het basisrooster voor een komende periode heeft gemaakt. Na een klik op de knop 'WTE Start' wordt dit basisrooster en volgende periodes automatisch overgenomen in WTE, welke ook direct wordt opgestart. Alle wijzigingen van het basisrooster door langer of korter werken, dienstruilingen, vakantie, ziekte en zelfs alle oproepen binnen een consignatiedienst kunnen worden ingevoerd. Tijdens dit roosterbeheerproces kan het rooster over veel langere periodes getoetst worden op wet- en regelgeving. Working Time Office 15 / 20 Déhora Software

16 4.7. Registratie van Working Time Evaluator Het toetsen van het rooster gebeurt via de 'Rooster evalueren' knop. Direct daarna verschijnt onderstaand venster, waarin de inloggegevens kunnen worden ingevuld. Na uw aanmelding heeft u deze gegevens, bestaande uit een 'Gebruikersnaam' en een 'Wachtwoord' van ons per toegestuurd gekregen. De registratie kunt u bespoedigen door het vakje voor 'Wachtwoord opslaan' aan te vinken. Ook is het mogelijk om via 'Instellingen' een andere mogelijkheid van registratie te selecteren, waardoor tijdens veelvuldig toetsen van het rooster niet iedere keer de registratiegegevens nodig zijn. Neem de handleiding van WTE door om alle functionaliteiten volledig te benutten. Working Time Office 16 / 20 Déhora Software

17 4.8. Starten van Working Time Reports Working Time Reports (WTR) wordt opgestart vanuit WTE met de knop 'Rapportage' waarin automatisch de roostergegevens beschikbaar zijn om de verschillende rooster- en urenoverzichten af te drukken. WTR neemt de registratiegegevens van WTE over en behoeft geen eigen registratie. Voor het uitvoeren van bepaalde rapportages dient er voor de berekening daarvan een evaluatie te worden uitgevoerd. WTR neemt ook de inloggegevens van WTE over en behoeft geen eigen inlog. Working Time Office 17 / 20 Déhora Software

18 4.9. Fout tijdens het installeren Als er al eerder een Working Time Office is geïnstalleerd verschijnt de onderstaande foutmelding. De eerdere geïnstalleerde versie dient eerst te worden verwijderd om de nieuwe installatie te voltooien. Verwijder in het 'Configuratiescherm' via Working Time Office installatie. LET OP! Het kan voorkomen dat u vlak voor de installatie van WTS een waarschuwing krijgt van uw beveiligingsprogramma (anti-virus of firewall) met de vraag of u het er mee eens bent dat er een programma wordt geïnstalleerd op uw harde schijf. Dit is een normale beveiligingswaarschuwing en u loopt geen risico als u akkoord gaat met de verdere installatie Afsluiting Nadat de installatieprocedure is afgesloten, kunt u de modules in gebruik nemen. Voor uitleg over de functionaliteiten zijn separate handleidingen per module beschikbaar. Working Time Office 18 / 20 Déhora Software

19 5. AUTEURSRECHTEN Copyright 2011 Déhora B.V. Alle rechten voorbehouden. Alle bedrijfsnamen, productnamen of dienstnamen die in dit document genoemd worden zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Copyright 2011 Déhora B.V. All Rights Reserved. All company product or service names referenced herein are properties of their respective owners. Working Time Office 19 / 20 Déhora Software

20 6. INDEX Afsluiting...18 Anti-virus programma's...3, 18 Basisrooster...9, 11, 15 Begin- en eindtijden...11 Bestandslocatie...10 Bestellen...12, 13 Beveiliging...4 Beveiligingsprogramma...18 Bureaublad...7, 9 Consignatiedienst...15 Copyright Déhora B.V...19 Déhora Consultancy Group B.V...1, 3 Déhora Software...1 De-installeren...10 Demobestand...9, 10, 13 Dienstruilingen...11, , 9, 12, 16 Evalueren van het rooster...16 Everyone...10 Excel...3, 12, 14, 15 Firewall...18 Foutmelding...18 Gebruikersnaam...16 Gerealiseerde uren...11 Handleiding...10 Handleidingen...9 Helpdesk...9 Hernoemen...11 HTTPS...3 Inloggen...16, 17 Installatie... 3, 7, 8, 9, 10, 18 Installatiemappen...10 Installeren op de werkplek...9 Internetverbinding...3 Just me...10 Koppeling...11 Langer of korter werken...15 LET OP!...9, 11, 18 Macro's...3, 4 Maximaal aantal medewerkers...7 Menu...11 Microsoft Office...4 Modules...3, 7, 9, 11, 18 Netwerkschijf...10 Nieuwe versies...10 Office Knop...4 Office Professional...6 Oproepen...11, 15 Optionele rapportages...9 ORT rapportage...9 PDF bestand...7 Perioderooster...9 Personeelsplanning...3 Planproces...11 Probeer licentie...7, 9, 13 Programmabestanden...10 Rapportage...17 Registratie...12, 14, 16, 17 Registratiecode...7, 12 Registratiegegevens...12, 14, 16, 17 Rooster- en urenoverzichten...17 Rooster evalueren...16 Roosterbeheer...11, 15 Roostergegevens...13, 17 Roosterplansysteem...3 Roostervoorbeelden...13 RRPA rapportage...9 Setup Wizard...8 Setup.exe...7 Sjabloon...11 Starten...12, 14, 15, 17 Startmenu...9, 12 Systeembeheerder...3, 5, 9, 10 Systeemeisen...6 Testdoeleinden...13 Thuiscomputer...9 Toetsen...11, 15, 16 Update...10 Uurrapportages...11 Vakantie...15 Verlofaanvragen...11 Verplaatsen...11 Vertrouwde locatie...5 Vertrouwenscentrum...4 Verwijderen...10, 18 Volledige licentie...7 Wachtwoord...12, 16 Wet- en regelgeving...11, 15 Windows Windows Windows Vista...6 Windows XP...6 Working Time Absence...3, 14 Working Time Evaluator...3, 15 Working Time Office...3, 7, 9, 12, 18 Working Time Reports...3, 17 Working Time Scheduler...3, 9, 12, 13 Working Time Servers...11, 12 WTA...3, 10, 11, 14 WTE...3, 10, 11, 15, 16, 17 WTO...3, 6, 7, 8, 9, 11, 13 WTO.zip...7 WTO_Installer_NL.msi...7 WTR...3, 10, 11, 17 WTS...3, 10, 11, 18 XLS bestand...11 Ziekmeldingen...11 Ziekte...15 Working Time Office 20 / 20 Déhora Software