HANDLEIDING WORKING TIME OFFICE. Versie 1.1. Déhora Consultancy Group B.V.

Transcriptie

1 HANDLEIDING Versie 1.1 WORKING TIME OFFICE Déhora Consultancy Group B.V. Afdeling Déhora Software Gelderlandplein 75d 1082 LV AMSTERDAM t.: +31-(0) f: +31-(0) i: i: e:

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING WELKOM SYSTEEMEISEN INSTALLATIE INSTALLEREN WORKING TIME OFFICE DE-INSTALLEREN VAN DE WTO MODULES WTA-WTS-WTE-WTR UPDATE VAN DE WTO MODULES WTA-WTS-WTE-WTR KOPPELING VAN DE WTO MODULES WTA-WTS-WTE-WTR INGEBRUIKNAME STARTEN VAN DE WORKING TIME SCHEDULER REGISTRATIE VAN DE WORKING TIME SCHEDULER VRIJ GEBRUIK VAN DE WORKING TIME SCHEDULER DEMOBESTAND IN DE WORKING TIME SCHEDULER STARTEN VAN DE WORKING TIME ABSENCE STARTEN VAN DE WORKING TIME EVALUATOR REGISTRATIE VAN DE WORKING TIME EVALUATOR STARTEN VAN DE WORKING TIME REPORTS - MODULE FOUT TIJDENS HET INSTALLEREN AFSLUITING AUTEURSRECHTEN INDEX...15 Working Time Office 2 / 16 Déhora Software

3 1. INLEIDING 1.1. Welkom Welkom bij Working Time Office (WTO), een compleet en geïntegreerd roosterplansysteem ontwikkeld in Excel door Déhora Consultancy Group. De WTO suite bestaat uit de onderdelen Working Time Scheduler (WTS), de Working Time Absence (WTA), de Working Time Evaluator (WTE) en de Working Time Reports (WTR). In deze handleiding wordt de installatieprocedure van de WTO stap voor stap beschreven. Tijdens de installatieprocedure van de WTO worden alle modules in één keer op uw computer geïnstalleerd. De WTO maakt gebruik van Excel dat op uw computer dient te zijn geïnstalleerd. Excel is reeds bij veel planners bekend en wordt vaak gebruikt om de personeelsplanning uit te voeren. De WTO is voor iedere planner eenvoudig te leren. Ook voor gebruikers die niet of nauwelijks ervaring met Excel hebben. Er wordt door de WTO gebruik gemaakt van macrofuncties in Excel welke dan ook toegestaan moeten zijn. Anti-virus programma's hebben het gebruik van macro's soms uitgeschakeld. Ter verhoging van de veiligheid kan het zijn dat de afdeling systeembeheer het onmogelijk heeft gemaakt, om de WTO zonder hun tussenkomst zomaar te installeren. Voor het uitvoeren van de evaluaties en voor het uitvoeren van specifieke rapportages is verder een internetverbinding via een beveiligde (HTTPS) verbinding noodzakelijk. Working Time Office 3 / 16 Déhora Software

4 2. SYSTEEMEISEN WTO is getest op Besturingsysteem Windows 2000 / XP / Vista Microsoft Office versie Office Professional 2000 / 2003 / 2007 Intern geheugen Minimaal 1024 MB intern geheugen Processor Pentium III / Pentium IV Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 2 MB Minimale Systeemeisen Besturingsysteem Windows 2000 Microsoft Office versie Office 2000 standaard Intern geheugen 128 MB intern geheugen * Processor Pentium III * Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 512 kb Aanbevolen Systeem eisen Besturingsysteem Windows XP of hoger Microsoft Office versie Office 2003 standaard Intern geheugen 512 MB intern geheugen * Processor Pentium IV of hoger * Ruimte harde schijf 50 MB Internet snelheid 1 MB * zie ook uw MS Office versie systeemeisen Working Time Office 4 / 16 Déhora Software

5 3. INSTALLATIE 3.1. Installeren Working Time Office De installatie van de WTO is precies hetzelfde, zowel voor de 'Vrij gebruik' versie voor privégebruik als voor de betaalde 'Geregistreerde' versie voor zakelijk testgebruik. De functionaliteit is ook gelijk, echter de in te voeren registratiecode bepaalt het gebruik voor meer medewerkers dan de twee medewerkers die in de vrij te gebruiken versie kunnen worden gepland, geëvalueerd en gerapporteerd. De WTO modules worden automatisch tijdens de installatieprocedure op uw computer geïnstalleerd., en dat gaat als volgt: Nadat u het installatiebestand 'WTO.zip' heeft ontvangen (bijv. via onze website, of via een ) kunt u het betreffende bestand uitpakken, bijvoorbeeld op uw bureaublad. Door dubbel te klikken op 'setup.exe' wordt de installatie gestart en ook automatisch het tweede onderdeel 'wtereports_installer.msi' uitgevoerd. Er verschijnt vervolgens het volgende venster: De set-up wizard wordt opgestart en in dit venster klikt u op Next. Working Time Office 5 / 16 Déhora Software

6 In het volgende venster kunt u bepalen waar de WTO dient te worden geïnstalleerd. Wij raden aan om met de voorgestelde locatie in te stemmen. Ook kunt u aangeven of iedereen de WTO mag gebruiken, of alleen u nadat u bent ingelogd op uw computer. De installatie wordt vervolgens uitgevoerd indien u nog tweemaal op 'Next' heeft geklikt. Working Time Office 6 / 16 Déhora Software

7 Klik vervolgens op 'Close' om de installatie af te ronden. De WTO kan in gebruik worden genomen door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor 'Working Time Office' en de 'Working Time Scheduler' op te starten om het eerste periode- of basisrooster te maken. Op het 'Bureaublad' verschijnt na de installatie een map genaamd: Working Time Office. Als u deze opent treft u daarin vier iconen aan, die u ook kunt gebruiken om de programma's te starten. In de map 'Manual' zijn de handleidingen te vinden en in de een map 'Demo' treft u demobestanden aan om optionele rapportages te bekijken van RRPA en ORT overzichten. LET OP! Hoewel de installatie van de WTO bijzonder simpel is, kan het installeren op de werkplek meestal niet zonder tussenkomst van uw systeembeheerder worden uitgevoerd. Bij onduidelijkheden of vragen kan er per (info@workingtimeoffice.nl) contact met onze Helpdesk worden opgenomen. De installatie op uw thuiscomputer is meestal geen enkel probleem. Voor persoonlijk gebruik en zakelijk testgebruik kunt u wellicht thuis op deze manier de WTO uitproberen en gebruiken. Working Time Office 7 / 16 Déhora Software

8 3.2. De-installeren van de WTO modules WTA-WTS-WTE-WTR De WTO kunt u via 'Configuratie' - 'Software' verwijderen. De originele bestanden Working Time Absence.xls, Working Time Scheduler.xls en Working Time Evaluator.xls blijven echter bestaan. Dit is uit veiligheid, zodat er geen reeds met roosters ingevulde bestanden verloren gaan Update van de WTO modules WTA-WTS-WTE-WTR Regelmatig verschijnen er nieuwe versies van de Working Time Office, welke via onze website kunnen worden opgehaald. Hiermee is een up-date uit te voeren, waardoor van de nieuwste functionaliteit gebruik kan worden gemaakt. LET OP! Tijdens het opnieuw installeren van een nieuwe versie van de WTO worden de.xls bestanden niet overschreven, met als gevolg dat er geen update wordt uitgevoerd! Eerst dienen de originele bestanden Working Time Absence.xls, Working Time Scheduler.xls en Working Time Evaluator.xls handmatig een naamswijziging te krijgen, zodat u de eventueel ingevulde roostergegevens niet kwijt kunt raken. Van daaruit kunnen de roostergegevens in de nieuwste versie van de Working Time Office worden geïmporteerd Koppeling van de WTO modules WTA-WTS-WTE-WTR Met de WTO kunnen roosters worden gemaakt en via internet door onze Working Time Servers worden geëvalueerd op wet- en regelgeving. De modules zijn onderling gekoppeld, waardoor het gehele planproces qua functionaliteit is afgedekt. De WTA koppelt automatisch met de WTS. De koppeling tussen de WTS en WTE wordt tot stand gebracht door de knop 'WTE Start '. Deze staat in het menu. Door op deze knop te klikken start de WTE automatisch op, met het door u gemaakte basisrooster uit de WTS. Hierna kan worden begonnen met het roosterbeheer, door het aanpassen van de geplande begin- en eindtijden, afwijkende- en gerealiseerde uren, oproepen en ruilingen. Ook de laatste wijzigingen als gevolg van ziekmeldingen en verlofaanvragen kunnen tijdens de roosterbeheerfase in de WTE worden verwerkt. Tijdens dit planproces kan er voortdurend worden getoetst op wet- en regelgeving door evaluaties uit te voeren. De WTR kan vanuit de WTE worden opgestart met de knop 'Rapportage', waarmee complexe uurrapportages kunnen worden afgedrukt welke als sjabloon zijn meegeleverd, of speciaal voor u als maatwerk zijn ontwikkeld. Working Time Office 8 / 16 Déhora Software

9 4. INGEBRUIKNAME 4.1. Starten van de Working Time Scheduler De WTS maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. De WTS kan gestart worden door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor 'Working Time Office' en de 'Working Time Scheduler', waarna Excel opstart met daarin de WTS Registratie van de Working Time Scheduler Direct daarna verschijnt onderstaand venster, waarin de registratiegegevens en de registratiecode kunnen worden ingevuld. Deze heeft u na uw bestelling per toegestuurd gekregen Vrij gebruik van de Working Time Scheduler De WTO kan vrij gebruikt worden voor persoonlijk gebruik en zakelijke testdoeleinden. Na het opstarten kunt u zonder registratiecode de WTO gebruiken, door op de knop 'Gebruik evaluatie versie' te klikken. U kunt daarna de planning van twee medewerkers maken. Indien u besluit tot aankoop van de WTO kunt u van de knop 'Bestellen via internet' gebruikmaken. Working Time Office 9 / 16 Déhora Software

10 4.4. Demobestand in de Working Time Scheduler Nadat de WTS voor het eerst wordt opgestart verschijnen er enkele roostervoorbeelden in beeld. Het is goed mogelijk om met dit demobestand te oefenen en te testen. Neem de handleiding van de WTS door om alle functionaliteiten te leren kennen en volledig te benutten. De rooster-gegevens uit het demobestand kunnen worden verwijderd via de 'WTS Werkboek Menu'- knop, dan 'Instellingen' en 'Reset WTS'. Ook is het op deze manier mogelijk om het demobestand opnieuw te laten instellen. Let hierbij wel op, alle bestaande medewerkers, diensten, afwezigheden en roostergegevens worden eerst verwijderd! 4.5. Starten van de Working Time Absence De WTA maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. De WTA start op door in het 'Startmenu' bij 'Programma's' te kiezen voor 'Working Time Office' en de 'Working Time Absence', waarna Excel opstart met daarin de WTA. De WTA neemt de registratie-gegevens van de WTS over en behoeft geen eigen registratie. Working Time Office 10 / 16 Déhora Software

11 4.6. Starten van de Working Time Evaluator De WTE maakt gebruik van Excel en dit dient dan ook op uw computer te zijn geïnstalleerd. De WTE wordt opgestart vanuit de WTS waarin u het basisrooster voor een komende periode heeft gemaakt. Na een klik op de knop 'WTE Start' wordt dit basisrooster en volgende periodes automatisch overgenomen in de WTE, welke ook direct wordt opgestart. Alle wijzigingen van het basisrooster door langer of korter werken, dienstruilingen, vakantie, ziekte en zelfs alle oproepen binnen een consignatiedienst kunnen worden ingevoerd. Tijdens dit rooster-beheerproces kan het rooster over veel langere periodes getoetst worden op wet- en regelgeving Registratie van de Working Time Evaluator Het toetsen van het rooster gebeurt via de 'Rooster evalueren' knop. Direct daarna verschijnt onderstaand venster, waarin de inloggegevens kunnen worden ingevuld. Na uw aanmelding heeft u deze gegevens, bestaande uit een 'Gebruikersnaam' en een 'Wachtwoord' van ons per toegestuurd gekregen. De registratie kunt u bespoedigen door het vakje voor 'Wachtwoord opslaan' aan te vinken. Ook is het mogelijk om via 'Instellingen' een andere mogelijkheid van registratie te selecteren, waardoor tijdens veelvuldig toetsen van het rooster niet iedere keer de registratiegegevens nodig zijn. Neem de handleiding van de WTE door om alle functionaliteiten volledig te benutten. Working Time Office 11 / 16 Déhora Software

12 4.8. Starten van de Working Time Reports - module De WTR wordt opgestart vanuit de WTE met de knop 'Rapportage' waarin automatisch de roostergegevens beschikbaar zijn om de verschillende rooster- en urenoverzichten af te drukken. De WTR neemt de registratie-gegevens van de WTE over en behoeft geen eigen registratie. Voor het uitvoeren van bepaalde rapportages dient er voor de berekening daarvan een evaluatie te worden uitgevoerd. De WTR neemt ook de inlog-gegevens van de WTE over en behoeft geen eigen inlog. Working Time Office 12 / 16 Déhora Software

13 4.9. Fout tijdens het installeren Als er al eerder een Working Time Office is geïnstalleerd verschijnt de onderstaande foutmelding. De eerdere geïnstalleerde versie dient eerst te worden verwijderd om de nieuwe installatie te voltooien. Verwijder in het 'Configuratiescherm' via de Working Time Office installatie. TIP! Het kan voorkomen dat u vlak voor de installatie van de WTS een waarschuwing krijgt van uw beveiligingsprogramma (anti-virus of firewall) met de vraag of u het er mee eens bent dat er een programma wordt geïnstalleerd op uw harde schijf. Dit is een normale beveiligingswaarschuwing en u loopt geen risico als u akkoord gaat met de verdere installatie Afsluiting Nadat de installatieprocedure is afgesloten, kunt u de modules in gebruik nemen. Voor uitleg over de functionaliteiten zijn separate handleidingen per module beschikbaar. Working Time Office 13 / 16 Déhora Software

14 5. AUTEURSRECHTEN Copyright 2010 Déhora B.V. Alle rechten voorbehouden. Alle bedrijfsnamen, productnamen of dienstnamen die in dit document genoemd worden zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaren. Copyright 2010 Déhora B.V. All Rights Reserved. All company product or service names referenced herein are properties of their respective owners. Working Time Office 14 / 16 Déhora Software

15 6. INDEX 2 Medewerkers...5 Afsluiting...13 Anti-virus...13 Basisrooster...7, 8, 11 Begin- en eindtijden...8 Bestellen via internet...9 Bestelling...9 Beveiligingsprogramma...13 Beveiligingswaarschuwing...13 Bureaublad...5, 7 Copyright Déhora B.V...14 Déhora Consultancy Group B.V...1 Déhora Software...1 De-installeren...8 Demo...7 Demobestand...10 Demobestanden , 7, 9, 11 Evalueren van het rooster...11 Excel...3, 9, 10, 11 Firewall...13 Fout tijdens het installeren...13 Foutmelding...13 Gebruikersnaam...11 Gerealiseerde uren...8 Handleidingen...7 Helpdesk...7 HTTPS...3 Ingebruikname...9 Inloggegevens...11 Inlog-gegevens...12 Inloggen...12 Installatie...5, 6, 7, 13 Installatieprocedure...5, 13 Installeren op de werkplek...7 Internetverbinding...3 Koppeling...8 LET OP!...7, 8 Macro-functionaliteit...3 Manual...7 Menu...8 Modules...5, 7, 8, 13 Nieuwe versie...8 Onthoud mijn wachtwoord...11 Oproepen...8, 11 Optionele rapportages...7 ORT rapportage...7 Personeelsplanning...3 Persoonlijk gebruik...7, 9 Planproces...8 Privégebruik...5 Rapportage...12 Registratie...9, 10, 11, 12 Registratiecode...5, 9 Registratiegegevens...9, 10, 11, 12 Rooster- en urenoverzichten...12 Rooster evalueren...11 Roosterbeheer...8, 11 Roostergegevens...10, 12 Roosterplansysteem...3 Roostervoorbeelden...10 RRPA rapportage...7 Ruilingen...8 Setup Wizard...5 Sjabloon...8 Starten...9, 10, 11, 12 Startmenu...7, 9 Systeembeheerder...7 Systeemeisen...4 Thuiscomputer...7 TIP!...13 Toetsen...8, 11 Update...8 Uurrapportages...8 Verlofaanvragen...8 Verwijderen...8 Vrij gebruik...5, 9 Vrij gebruik versie voor 2 Medewerkers...5 Wachtwoord...11 Wet- en regelgeving...8, 11 Working Time Absence...3 Working Time Evaluator...3, 10, 11 Working Time Office...5, 7, 9, 13 Working Time Reports...3, 12 Working Time Scheduler...3, 7, 9, 10 WTA...8, 10 WTE...3, 8, 11, 12 WTE Start...8, 11 WTO...3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 WTO modules...8 WTR...8, 12 WTS...8, 13 Zakelijk testgebruik...5, 7 Zakelijke testdoeleinden...9 Ziekmeldingen...8 Working Time Office 15 / 16 Déhora Software

16