User Guide Financieel

Transcriptie

1 Product Update 397 User Guide Financieel Exact Globe

2

3 Product update 397 Exact Globe Financieel

4 Hoewel Exact zich voortdurend inspant om er zeker van te zijn dat de informatie in dit document zo compleet en volledig mogelijk is, kan Exact noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Exact wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker. Niets uit dit document mag worden gereproduceerd, openbaar gemaakt en/of verveelvoudigd in enige vorm of wijze, elektronisch, in druk, in kopie, op microfilm of op enige andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke instemming van Exact Group B.V. Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. II

5 Exact Globe Financieel Welkom bij Exact Globe! Deze gebruikershandleiding bevat alle informatie die u nodig heeft om effectief met Exactsoftware te kunnen werken. Het doel van deze documentatie is u snel vertrouwd te maken met de software en de vele mogelijkheden die het programma u biedt. Met de informatie in deze handleiding kunt u zonder veel ervaring of kennis snel aan de slag met uw nieuwe software om ook direct van de voordelen te profiteren. Exact Globe is een geïntegreerde softwareoplossing; de modulen voor de diverse bedrijfsprocessen werken nauw met elkaar samen en maken gebruik van elkaars informatie. Naast de handleidingen is er nog meer informatie over de software beschikbaar. On line help documenten zijn direct toegankelijk vanuit Exact Globe via de F1 knop terwijl u werkt met de software. In de lijst met help documenten treft u ook zogenoemde release notes aan. Deze geven informatie over verbeteringen in en toevoegingen aan de functionaliteit van de software. De helpdocumenten en release notes kunt u ook terugvinden via de Exact Customer Portal op De Customer Portal is een afgeschermd deel van de Exact-website dat speciaal is gemaakt om onze klanten te informeren en te helpen maximaal rendement uit de software te halen. U kunt er 24 uur per dag uw supportvragen stellen, het laatste productnieuws lezen en antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ's) raadplegen. Wij stellen uw mening over deze documentatie erg op prijs; achter in dit boek vindt u een evaluatieformulier. We hopen dat u de moeite wilt nemen het formulier in te vullen en per post of aan ons terug te sturen. Veel plezier met Exact Globe! III

6 Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die met de financiële modules in Exact Globe wil gaan werken. In dit boek maken we u bekend met de inrichting en werking van Exact Globe. Dit boek is gebaseerd op product update 397 van Exact Globe. U zult na het lezen van dit boek weten hoe u uw administratie in kunt richten om snel en gemakkelijk uw boekhouding te kunnen voeren. Met de nieuwe functionaliteit die Exact Globe u biedt, kunt u snel en gemakkelijk diverse processen binnen uw bedrijf registreren. Omdat Exact er constant naar streeft om haar pakketten zoveel mogelijk aan te passen aan de wensen van de gebruikers, is de programmatuur constant in ontwikkeling. Hierdoor is het mogelijk dat de afgebeelde schermen afwijken van de schermen in uw programma. Om toch te voorkomen dat dit boek snel veroudert ten opzichte van de programmatuur, hebben wij bij het beschrijven van de schermen geprobeerd om alleen de belangrijkste velden en functies te beschrijven. U zult dus niet van ieder veld een beschrijving terug vinden. Om u toch bekend te maken met de overige functies en velden van de schermen, vindt u bij elk hoofdstuk een verwijzing naar een document in de helpfiles. Deze helpfiles zullen altijd de meest recente schermen en de daarbij horende informatie tonen. In elke scherm kunt u op F1 drukken om de helpfiles van het betreffende scherm op te vragen. Bij het schrijven van deze handleiding is zoveel mogelijk getracht de procesgang van de administratie te volgen. Deze handleiding is opgedeeld in 7 overzichtelijke blokken, die elk een onderdeel van de administratie bespreken. Het eerste blok behandelt de inrichting van de administratie en het aanmaken en onderhouden van diverse stamgegevens. Vervolgens zal blok 2 het verkoopproces behandelen. Het inkoopproces wordt behandeld in blok 3 en blok 4 gaat verder in op het betaalproces. Omdat bij het schrijven van dit boek uitgegaan wordt van een licentie met E-Elektronisch bankieren, zal bij het beschrijven van het betaalproces de nadruk worden gelegd op de mogelijkheden van deze module. In Exact Globe kunt u gemakkelijk gebruik maken van de mogelijkheid om automatisch uw BTW te registreren. Blok 5 gaat in op de stappen die u moet verrichten om gebruik te kunnen maken van de BTWaangifte. Aan het einde van het jaar of van een periode, zult u het resultaat van uw bedrijf willen controleren en verwerken. Welke stappen u hiervoor moet doorlopen leest u in blok 6 van dit boek. Vervolgens geeft blok 7 een korte weergave van de mogelijke rapportages en overzichten in Exact Globe. IV

7 Exact Globe Financieel De Inhoud Welkom! III Inleiding IV Hoofdstuk 1: Inrichting Inleiding 1 Categorieën aanmaken en onderhouden 1.1 Algemeen rekening- en categorieënstelsel 1.2 Rekeningcategorieën aanmaken 1.3 Rekeningcategorieën onderhouden 2 Grootboekrekeningen aanmaken en onderhouden 2.1 Grootboekrekeningen aanmaken 2.2 Grootboekrekeningen bewerken 2.3 Grootboekrekeningen verwijderen 2.4 Vernummering en rangschikking van grootboekrekeningen 3 Dagboeken aanmaken en onderhouden 3.1 Dagboeken aanmaken 3.2 Dagboeken onderhouden 3.3 Dagboeken bewerken 4 Debiteuren en crediteuren aanmaken en onderhouden 4.1 Debiteuren en crediteuren aanmaken 4.2 Debiteuren en crediteuren onderhouden 5 Artikelen aanmaken en onderhouden 5.1 Artikelgroepen aanmaken en onderhouden 5.2 Artikelen aanmaken 5.3 Artikelen onderhouden 6 Systeeminstellingen 6.1 Administratie Instellingen 6.2 Algemene instellingen 6.3 Documentinstellingen 6.4 Grootboek instellingen 6.5 Numerieke instellingen 7 Invoeren beginbalans 7.1 Beginsaldi invoeren 7.2 Beginsaldi toewijzen aan debiteuren en crediteuren 8 Automatische BTW-aangifte 8.1 BTW Instellingen 8.2 BTW codes aanmaken en onderhouden V

8 Hoofdstuk 2: Het Verkoopproces Inleiding 1 Instellingen voor facturatie 2 Facturen aanmaken 2.1 Normale facturen aanmaken 2.2 Directe facturen aanmaken 2.3 Facturen kopiëren 2.4 Facturen onderhouden 3 Facturen fiatteren en verwerken 3.1 Facturen fiatteren 3.2 Facturen verwerken 4 Creditnota's aanmaken en onderhouden 4.1 Creditnota's aanmaken op basis van facturen 4.2 Creditnota's handmatig invoeren 4.3 Creditnota's afletteren 5 Betalingsherinneringen 5.1 Saldilijst 5.2 Betalingsherinneringen afdrukken 6 Handmatige verkoopboekingen 6.1 Verkoopboekingen aanmaken 6.2 Verkoopboekingen bewerken 6.3 Verkoopboekingen verwijderen Hoofdstuk 3: Het Inkoopproces Inleiding 1 Handmatige inkoopfacturen 1.1 Inkoopfacturen aanmaken 1.2 Inkoopfacturen bewerken 1.3 Inkoopfacturen verwijderen 2 Documentbeheer 2.1 Documenten aanmaken 2.2 Documenten bewerken en verwijderen Hoofdstuk 4: Het Betaalproces Inleiding 1 Elektronisch bankieren 1.1 Inrichting 1.2 Betalingen verrichten 1.3 Betalingen fiatteren en verwerken 1.4 Bankafschriften importeren 1.5 Toewijzen en afstemme VI

9 Exact Globe Financieel 2 Bankboekingen invoeren en bewerken 2.1 Bankboekingen invoeren 2.2 Bankboekingen bewerken 2.3 Bankboekingen verwijderen 3 Kasboekingen invoeren en bewerken Hoofdstuk 5: De BTW-Aangifte Inleiding 1 Het BTW-overzicht 2 De BTW-aangifte 3 Wizard aanvraag Elektronische aangifte 4 Aangiftebeheer Hoofdstuk 6: Periode- en jaarafsluiting Inleiding 1 Periode-afsluiting bewerking 1.1 Onverwerkte boekingen weergeven 1.2 Boekingen verwerken 1.3 Verwerkingsverslagen afdrukken 1.4 Boekingen ongedaan maken 1.5 Boekingen wijzigen 2 Boekhoudkundige periodes afsluiten 2.1 Periode-datum tabel 2.2 Een nieuw boekjaar openen 3 Eindejaarsverwerking Hoofdstuk 7: Rapportages en overzichten Inleiding 1 Balans 1.1 Balans in Microsoft Excel Spreadsheet 1.2 Interactieve balans 2 Resultaten 3 Openstaande posten 3.1 Overzicht van openstaande posten 4 Debiteuren-, crediteuren- en grootboekkaarten 4.1 Debiteurenkaart 4.2 Crediteurenkaart 4.3 Grootboekkaart VII

10 VIII

11 Hoofdstuk 1 Inrichting

12 Inrichting Inleiding 1. Categorieën aanmaken en onderhouden 2. Grootboekrekeningen aanmaken en onderhouden 3. Dagboeken aanmaken en onderhouden 4. Debiteuren en crediteuren aanmaken en onderhouden 5. Artikelen aanmaken en onderhouden 6. Systeeminstellingen 7. Invoeren beginbalans 8. Automatische BTW-aangifte 2

13 Hoofdstuk 1 Inrichting 1. Categorieën aanmaken en onderhouden Uw financiële transacties boekt u in uw administratie op grootboekrekeningen, waarna u het resultaat van uw transacties kunt opvragen in diverse overzichten, zoals de balans. Het kan voorkomen dat uw boekhoudcijfers overzichtelijker worden wanneer deze gegroepeerd en samengevoegd zijn. Vooral bij het opstellen van de balans en de winst- en verliesrekening kan dit een helderder overzicht opleveren. U kunt uw grootboekrekeningschema opdelen in verschillende categorieën, welke u samengevoegd en/of gecumuleerd kunt presenteren. Dit wordt ook wel verdichten genoemd. Een situatie waarin verdichten een voordeel kan zijn, is bijvoorbeeld wanneer u voor verschillende artikelen en artikelgroepen ook afzonderlijke grootboekrekeningen heeft, maar toch op de balans graag het totale saldo zou willen zien van uw omzet en kosten. U koppelt in dat geval alle omzetrekeningen aan de categorie Omzet en alle kostenrekeningen aan de categorie Kosten. Eventueel zou u nog een splitsing binnen de groep kunnen maken voor bijvoorbeeld Omzet binnenland en Omzet buitenland. Dit kan allemaal door gebruik te maken van categorieën. In Exact Globe kunt u categorieën tot op vijf niveaus verdichten. De gegevens van de grootboekrekeningen worden niet werkelijk samengevoegd, ze worden alleen gesaldeerd weergegeven. Meer over het categoriseren van grootboekrekeningen kunt u lezen in document Algemeen rekening- en categorieënstelsel Een dergelijke stelsel van grootboekrekeningen vindt u door op Categorieën te klikken in een correct opgesteld grootboekrekeningschema (onderstaand scherm op de voorgrond). Een totaal van 10 (5 primaire en 5 secundaire) niveaus van rekeningcategorieën is beschikbaar in het systeem. Hoewel men gewoonlijk slechts 3 niveaus gebruikt. Twee categorieniveaus van Vaste activa en Gebouwen worden weergegeven in onderstaand voorbeeld. 3

14 1.2 Rekeningcategorieën aanmaken Categorieën worden gewoonlijk aangemaakt tijdens de creatie van de betrokken grootboekrekeningen. Wanneer de grootboekrekeningen aangemaakt worden, gebeurt dit op basis van het grootboekrekeningschema en het kleinste codenummer begint bovenaan. In de onderstaande afbeelding ziet u de wijze waarop categorieën toegewezen worden, wanneer de grootboekrekeningen aangemaakt worden. Ga naar [Financieel, Grootboekrekening, Grootboekrekeningschema]. Klik op Nieuw om een grootboekrekening aan te maken en vul de velden van het Basis tabblad als volgt in : Net als in het grootboekrekeningschema moeten de rekeningen beginnen met een rekening voor vaste activa gebouwen met een klein cijfer als code van de grootboekrekening. Algemeen Rekeningnummer Voer een laag cijfer in, 0100 omte beginnen. Omschrijving Voer om te beginnen Gebouwen in. Subadministratie Selecteer een Neutrale rekening die geschikt is voor de activa grootboekrekening. 4

15 Hoofdstuk 1 Inrichting Verslaglegging groep Selecteer Balans die geschikt is voor de activa rekening. Klik op het eerste categorie van eerste niveau vast te leggen; het volgende scherm verschijnt. (of druk op F5 bij het veld) om de Aangezien er nog geen categorie bestaat, moet een nieuwe categorie aangemaakt worden. Klik en hetzelfde Categorieën scherm verschijnt. Om een nieuwe categorie aan te maken, klikt u op Nieuw in het Categorieën scherm om de code en de omschrijving te wissen (zie onderstaande afbeelding). Code Voer een unieke code in voor de nieuwe categorie (vb. 100). Omschrijving Voer een omschrijving in voor de nieuwe categorie (bijv. Vaste activa). Klik op Bewaren om een nieuwe categorie op te slaan. Nu is de categorie klaar voor gebruik. Klik op Sluiten om het scherm te sluiten en terug te keren naar het vorige scherm. 5

16 Klik om de vereiste categorie te selecteren (bijv. 100 Vaste activa). Op dezelfde wijze klikt u op het tweede of u drukt op F5 en zo verder om de categorieën van hogere niveaus vast te stellen. Op dezelfde wijze kunt u de nodige categorieën aanmaken en selecteren. Een voorbeeld van een niveau-2 categorie wordt hier weergegeven. Zodra de grootboekrekening aangemaakt is (bijv. met twee categorieniveaus zoals hieronder weergegeven), kiest u voor Bewaren om de nieuw aangemaakte grootboekrekening op te slaan met de vastgestelde categorieën. 6

17 Hoofdstuk 1 Inrichting Klik op en het grootboekrekeningschema en de categorieën, tot dusver, verschijnen als volgt. Ga verder met de opbouw van het grootboekrekeningschema door nieuwe grootboekrekeningen en nieuwe categorieën aan te maken. Zoals hieronder weergegeven, de niveau-2 categorie van 020 Land en 030 Kantoormateriaal met hun respectievelijke grootboekrekeningen. 1.3 Rekeningcategorieën onderhouden Exact Globe biedt de volgende drie methoden voor het onderhoud van de categorieën. Via de twee algemene Categorieën schermen. Via het grootboekrekeningschema met een optielijst. Via de Categorieën toets in het grootboekrekeningschema Via Categorieën schermen De aangemaakte categorieën worden onderhouden door de verschillende andere toetsen die in het eerste Categorieën scherm verschijnen. Klik om de geselecteerde categorie te openen om bewerkingen uit te voeren; het volgende scherm verschijnt. 7

18 Opmerking : Iedere categorie van ieder niveau kan geselecteerd worden om bewerkingen uit te voeren. U kunt echter uitsluitend wijzigingen aanbrengen aan de omschrijving en niet aan de code. Klik om de geselecteerde categorie te verwijderen. Zoek de ongewenste categorie eerst op (bijv. 13 Vooroorlogse gebouwen) open één van de grootboekrekeningen en klik op het juiste. Selecteer de categorie en klik op Verwijderen om te verwijderen; de volgende boodschap verschijnt. 8

19 Hoofdstuk 1 Inrichting Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen of op Nee om het scherm te verlaten zonder de categorie te verwijderen. Wanneer de categorie verwijderd is, verschijnt onderstaande boodschap; klik op OK om af te sluiten. Klik om het scherm te sluiten Via het grootboekrekeningschema In deze optie kunnen de categorieën ook onderhouden worden door met de rechter muisknop te klikken in één van de cellen op de rij met een bestaande categorie (bijv. Land zoals hierboven vermeld); een optielijst verschijnt. Nieuw Selecteer om een nieuwe categorie aan te maken. Zodra de categorie aangemaakt is, kunnen de betrokken grootboekrekeningen toegevoegd worden. 9

20 Bewerken Klik om de omschrijvingen van de categorieën (niet de codes) te bewerken, zoals eerder beschreven. Verwijderen Klik om de geselecteerde categorie te verwijderen, net als de eerder beschreven Verwijderen toets. Verplaatsen Klik om de categorieën te verplaatsen naar de vereiste posities. Opmerking : Net als bij de rekeningen volgen de posities van de categorieën hun codes in een opeenvolgende reeks bij de creatie van de categorieën (bijv. 010 Gebouwen komt voor 020 Land). De Verplaatsen functie biedt hier de mogelijkheid deze volgorde te wijzigen. Bijvoorbeeld, het is noodzakelijk een categorie te verplaatsen: Land moet voor de categorie: Gebouwen komen. De stappen zijn: 1. Klik met de rechtermuisknop in de cel met de beschrijving van de categorie (Land) die verplaatst moet worden voor de keuzelijst. 2. Selecteer Verplaatsen. 3. Verplaats de cursor naar de vereiste positie (cel met Gebouwen). 4. Klik daarna met de linkermuisknop om de verplaatsing te bevestigen. Het scherm vernieuwt automatisch om de verplaatsing van de categorie weer te geven (zie onderstaande afbeelding). Grafiek Klik om de grafiekvereisten vast te stellen ( dit is hetzelfde als onderaan op scherm verschijnt. klikken); dit 10

21 Hoofdstuk 1 Inrichting Groepeer op Geef aan dat u de data op één van de volgende criteria wilt groeperen: Geen niet gegroepeerd Kostenplaats Project Medewerker Magazijn Valuta Vergelijking Geef aan dat u de werkelijke cijfers wilt vergelijken met: Geen geen cijfers Budget de budgetcijfers Vorig jaar de cijfers van vorig jaar Alle alle vorige cijfers Schaal Geef aan op welke schaal u de data wilt weergeven; maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Datum Geef het datumbereik in voor de data van alle gegevens; standaard rekent het programma één jaar terug vanaf de datum van vandaag. Klik om de grafiek te tonen. Klik om het scherm te sluiten. 11

22 1.3.3 Via de Categorieën toets in het grootboekrekeningschema Een andere wijze waarop u de rangschikking van de categorieën kunt wijzigen is via onderstaand scherm (door op te klikken in het Grootboekrekeningschema). De functie van de beschikbare toetsen wordt hieronder beschreven. Klik om het scherm te actualiseren om de meest recente resultaten weer te geven. Klik om een nieuwe categorie toe te voegen. Klik op één van de bestaande categorieën om Toevoegen te activeren; en klik dan op deze toets om een nieuwe categorie aan te maken zoals eerder beschreven. Bovenstaand voorbeeld geeft aan dat een nieuwe categorie 200 Vlottende activa aangemaakt is. 12

23 Hoofdstuk 1 Inrichting Wijzigen ouder Klik om de moedercategorie te wijzigen van de geselecteerde categorie. Bijvoorbeeld, het is noodzakelijk de moedercategorie te wijzigen van Kantoormateriaal in Vlottende activa in plaats van Vaste activa. Selecteer eerst de gewenste categorie Kantoormateriaal door hierop te klikken. Klik daarna op Wijzigen ouder en het volgende scherm verschijnt (voorgrond). Klik op de gewenste moedercategorie Vlottende activa om te wijzigen en klik op Selecteren. De resultaten zijn zoals hieronder weergegeven (nadat u op de Actualiseren toets hebt gedrukt). Na de nodige herschikkingen ziet het eindresultaat er als volgt uit. Klik om omschrijving van een categorie te wijzigen. Deze functie is identiek aan die van de eerder beschreven Bewerken optie. Klik om het scherm te sluiten. 13

24 2. Grootboekrekeningen aanmaken en onderhouden U registreert de financiële feiten die plaatsvinden binnen uw organisatie door de transacties te boeken op grootboek rekeningen. Het is van belang dat uw grootboekrekeningschema goed is ingericht, zodat u ten allen tijde inzicht heeft in uw financiële situatie. Daarnaast kan een goed ingericht grootboekrekeningschema het werken met uw administratie sterk vereenvoudigen. 2.1 Grootboekrekeningen aanmaken Gewoonlijk worden grootboekrekeningen aangemaakt samen met de categorieën. Raadpleeg 1. Categorieën aanmaken voor meer informatie. Ga naar [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema]; het volgende grootboekrekeningschema verschijnt. Klik op Nieuw om een nieuwe grootboekrekening aan te maken en het Rekeningen onderhouden scherm verschijnt. 14

25 Hoofdstuk 1 Inrichting Basis tab Er zijn vele tabbladen bij betrokken. Vul de volgende velden in van het Basis tabblad om de nieuwe grootboekrekening aan te maken. Algemeen Rekening Nummer Geef een uniek nummer in voor de nieuwe grootboekrekening; iedere grootboekrekening moet een uniek nummer hebben om de identificatie eenvoudig te maken. Omschrijving Geef een unieke omschrijving in van de nieuwe grootboekrekening. Klik op (beschikbaar indien omschrijvingen in vreemde talen gedefinieerd zijn in [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen]) om omschrijvingen in andere vreemde talen in te voeren. Hier ziet u een voorbeeld. 15

26 Tip: Maximum 4 vreemde talen kunnen gedefinieerd worden voor gebruik in de omschrijving. In bovenvermeld voorbeeld is de standaardtaal NL - Nederlands (het veld van de omschrijving is niet actief ). De geactiveerde vreemde talen zijn AE - Amerikaans Engels, FR Frans, ES Spaans en DE Duits. U kunt zelf aangeven welke vreemde talen u wilt gebruiken. Meer hierover kunt u lezen in document: Bedrijf rekening Geef de grootboekrekening van de vennootschap in waaraan de nieuwe grootboekrekening verbonden is. Subadministratie Geef de juiste subadministratie in waar de nieuwe grootboekrekening bij hoort uit één van de drie beschikbare opties (klik op voor de keuzelijst): Voor een balansrekening Neutrale rekening Debiteurenrekening Crediteurenrekening Voor een resultatenrekening Neutrale rekening Omzetrekening Kostenrekening Geblokkeerd handm. invoer Wanneer u een grootboekrekening blokkeert, kan deze niet meer gebruikt worden in handmatige boekingen. Vanuit andere modules (zoals bijvoorbeeld E-Elektronisch bankieren en E-Factuur) kan nog wel geboekt worden op deze rekening. Het blokkeren van een rekening heeft geen invloed op reeds gemaakte boekingen. Deze kunnen nog steeds verwerkt worden. Standaard Met deze optie kan bij een rekening worden aangegeven of dit een standaard rekening is. Hiervoor dient de rekening een subadministratie debiteurenrekening of crediteurenrekening te zijn. Deze optie kan gebruikt worden wanneer er in uw administratie meerdere debiteuren/crediteurenrekeningen zijn. De standaard debiteuren/crediteurenrekening zal dan worden gebruikt bij het toewijzen in iedere cash flow transactie (ontvangst of betaling via de bank module) waarbij er geen aparte debiteuren/crediteurenrekening is ingevuld in het onderhoud van de betreffende debiteur/crediteur. Wanneer de cash flow transactie niet alleen wordt toegewezen aan een debiteur/crediteur, maar ook wordt afgeletterd met een openstaande post, dan wordt de debiteuren/crediteurenrekening gebruikt die in verkoop/inkoopboeking is gebruikt. 16

27 Hoofdstuk 1 Inrichting Presentatie: Verdicht Vink dit vakje aan om de cijfers van de grootboekrekening gegroepeerd voor te stellen. Saldo Geef aan of een positieve balans van de grootboekrekening een Debet of een Credit is (klik op de opties). voor Koppelen Vink dit vakje aan om boekingen op deze grootboekrekening af te kunnen stemmen. Herwaardering toelaten Ingeschakeld wanneer Balans neutrale rekening geselecteerd wordt; vink dit vakje aan om de herwaardering van de grootboekrekening mogelijk te maken. Intercompany transacties Ingeschakeld wanneer Balans Debiteuren- of Crediteurenrekening geselecteerd wordt; vink dit vakje aan om boekingen op deze grootboekrekening tussen verschillende administraties mogelijk te maken. Notities Klik op om notities toe te voegen aan de nieuw aangemaakte grootboekrekening in onderstaand tekstveld. Voer de notitie in (bijv. "De grootboekrekening werd aangemaakt door") en daarna: Klik om de naam van de werknemer (gebruiker) toe te voegen en de datum en het tijdstip waarop de notitie aangemaakt werd. Klik om de notitie te aanvaarden en deze verschijnt dan als volgt. 17

28 Verslaglegging groep Klik om de aantekening te annuleren en af te sluiten. Geef hier in of de aangemaakte grootboekrekening een Balans- of Resultatenrekening is. De aangemaakte grootboekrekening kan verbonden worden met vijf primaire en vijf secundaire rekeningcategorieën gewoonlijk gebruikt men twee tot drie categorieën. Rekeningcategorieën worden gebruikt om aan te geven hoe een grootboekrekening voorgesteld wordt in financiële rapporten. Klik op of druk op F5 om toegang te krijgen tot de beschikbare rekeningcategorieën. De rekeningcategorieën moeten eerst aangemaakt worden voor ze geselecteerd kunnen worden. Raadpleeg 1. Categorieën aanmaken voor meer informatie. Analytisch benodigd Aantallen, Artikel, Medewerker en Project De vakjes aanvinken om het invullen van de velden verplicht te maken tijdens de invoer van financiële transacties van de grootboekrekening; uitvinken om het invullen van deze velden optioneel te maken. Toetsen Zodra alle details van de nieuwe grootboekrekening ingevoerd zijn: Klik om de grootboekrekening op te slaan. Beschrijvingen van de andere drie toetsen vindt u hieronder. Klik voor toegang tot het eenvoudige scherm (zonder de velden Geblokkeerd, Presentatie: Verdicht, Saldo, Koppelen, Herwaardering toelaten en Intercompany transacties, en die onder Analytisch benodigd) en de toets wijzigt in Geavanceerd. weergegeven). Klik voor toegang tot het geavanceerde scherm dat alle velden omvat (zoals hierboven Klik om een nieuwe grootboekrekening aan te maken, zoals beschreven. Klik om het scherm te sluiten. 18

29 Hoofdstuk 1 Inrichting 2.2 Grootboekrekeningen bewerken Om een grootboekrekening te bewerken, ga naar [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema]; het volgende schema van grootboekrekeningen verschijnt. Plaats de cursor op de rij met de grootboekrekening die bewerkt moet worden (bijv Bank) en klik op Open; het scherm rekeningen onderhouden van deze rekening (het Basis tabblad wordt hieronder weergegeven) verschijnt voor de bewerking van de grootboekrekening Basis tabblad De meeste velden die in het Basis tabblad verschenen, zijn beschreven in het vorige hoofdstuk van Grootboekrekeningen aanmaken. Opmerking: de Subadministratie van de rekening Bank is Bankrekening. En het eerste en tweede gebruikte categorieniveau is respectievelijk 300 Geldmiddelen en 060 Bank. 19

30 Resultaten & mutaties De sectie Resultaten & Mutaties verschijnt niet tijdens de aanmaak van een nieuwe grootboekrekening (voor het opslaan). Dit onderdeel geeft de aantallen en werkelijke bedragen van debet- en credittransacties weer, hun totalen en balansen, en de meest recente transactiedatum; zoals hier weergegeven. Gebruikt in De sectie Gebruikt in geeft weer waar de grootboekrekening gebruikt wordt en waaraan deze gekoppeld is. Instellingen Toont aan of er gerelateerde instellingen bestaan voor de grootboekrekening. In bovenvermeld voorbeeld van de bank grootboekrekening is dit Geen. Klik voor toegang tot de instellingen. In het voorbeeld van de bank grootboekrekening verschijnt onderstaand scherm. Het toont aan dat de bank grootboekrekening gekoppeld kan worden aan Bankkosten en Betalingsverschillen. 20

31 Hoofdstuk 1 Inrichting Schakel (vinkje) het aanvinkvakje in om de bank grootboekrekening te koppelen aan de Bankkosten; klik op Bewaren en dan op Sluiten om af te sluiten. De Instellingen verschijnen dan als volgt. Betaalmiddelen De gekoppelde betaalmiddelen of betrokken bankrekeningen van de bank grootboekrekeningen verschijnen hier. Om de details van de betaalmiddelen weer te geven, selecteert u de cash middelen (zie hieronder) en u klikt links op Details. Hier ziet u een voorbeeld. 21

32 2.2.2 Kostenplaatsen/kostendragers tabblad Klik op het Kostenplaatsen/kostendragers tabblad om de kostenplaatsen en de kostendragers van de geselecteerde grootboekrekening in te geven. Het volgende scherm verschijnt: Kostenplaats Vink dit vakje aan om het ingeven van de kostenplaats te verplichten bij de invoer van transacties van de geselecteerde grootboekrekening. Standaard kostenplaats klik op of druk op F5 om de standaard kostenplaats van de geselecteerde grootboekrekening te selecteren en in te geven. Kostenplaatsverdeling toegestaan Middels deze instelling kunt u aangeven of u kostenplaatsverdeling wilt toestaan voor deze grootboekrekening. Alleen rekeningen waarbij deze optie is aangevinkt kunt u als dekkingsrekening selecteren bij het onderhoud van de kostenplaatsen. Kostendrager Vink dit vakje aan om het ingeven van de kostendrager te verplichten bij de invoer van transacties van de geselecteerde grootboekrekening. Standaard kostendrager klik op of druk op grootboekrekening te selecteren en in te geven. F5 om de standaard kostendrager van de geselecteerde De functies van de iconen aan de rechterzijde van de lijstvelden worden als volgt omschreven: Selecteren Klik om een andere kostenplaats of kostendrager te selecteren. Kopiëren Klik om de kostenplaats of kostendrager van een andere grootboekrekening te kopiëren. Verwijder Klik om de geselecteerde kostenplaats of kostendrager te verwijderen. Bewerken Klik om de eenheden van de geselecteerde kostenplaats te bewerken; het volgende scherm verschijnt. 22

33 Hoofdstuk 1 Inrichting Voer het aantal eenheden in en klik op Bijwerken om de wijzigingen bij te werken of op Annuleren om af te sluiten zonder bij te werken Budgetten tabblad Ga naar het Budgetten tabblad om de budgetten in te stellen voor de geselecteerde grootboekrekening voor een specifiek boekjaar. Bekijk het volgende voorbeeld. Jaar Voer het boekjaar in waarvoor de budgetten gelden. Kostenplaats Selecteer de kostenplaats waarvan de budgetten weergegeven moeten worden. Kostendrager Selecteer de kostendrager waarvan de budgetten weergegeven moeten worden. Groepeer op Geef de budgetten in die gegroepeerd moeten worden volgens één van de volgende criteria: Budgetscenario Magazijn Kostenplaats Kostendrager Medewerker Budget Vink dit vakje aan om de budgetcijfers weer te geven. Werkelijke Inschakelen om de werkelijke cijfers weer te geven. De functies van de iconen aan de linkerzijde worden hier beschreven: Nieuw Klik om een nieuw budget toe te voegen; onderstaand scherm verschijnt. 23

34 Klik op in de rechter bovenhoek van de keuzelijst; kopieer het budgetcijfer voor de volledige periode (bijv zoals weergegeven); de gekopieerde budgetcijfers kunnen nog steeds gewijzigd worden. verschijnt. Klik om de werkelijke cijfers te kopiëren van een ander jaar; onderstaand scherm Het jaar en de periode (1 tot 12) van werkelijke te kopiëren cijfers kunnen geselecteerd worden. Klik op Kopiëren om het kopiëren te bevestigen en op Sluiten om af te sluiten. Klik om het nieuw aangemaakte budget op te slaan. Klik om het scherm te sluiten. 24

35 Hoofdstuk 1 Inrichting Bewerken Klik om het geselecteerde budget te bewerken; onderstaand scherm verschijnt: Opnieuw kunnen de budgetcijfers gekopieerd en bewerkt worden; de werkelijke cijfers kunnen gekopieerd worden. Kopiëren Klik om de budget scenario's te kopiëren van een ander jaar; onderstaand scherm verschijnt. Opmerking: de periode van 1 tot 12 en de ophoogfactor (bijv. + 10%) kunnen ingegeven worden. Klik op Kopiëren om het kopiëren te bevestigen en op Sluiten om af te sluiten. Kopiëren: Werkelijke Klik om de werkelijke cijfers te kopiëren van een budget scenario; onderstaand scherm verschijnt. De periode van 1 tot 12 kan ingegeven worden. Klik op Kopiëren om het kopiëren te bevestigen en op Sluiten om af te sluiten. 25

36 Fiatteren Klik om alle budgetten te fiatteren; de volgende boodschap verschijnt. Klik op Ja om te bevestigen of op Nee om het scherm te verlaten zonder te fiatteren Kostenplaatsen tabblad Ga naar het Kostenplaatsen tabblad om de budget scenario's weer te geven van de geselecteerde grootboekrekening die in volgorde van kostenplaats gerangschikt staan. U ziet hieronder een voorbeeld; Opmerking: het budget en de werkelijke cijfers zijn gerangschikt volgens kostenplaatsen. Jaar Voer het boekjaar in van de cijfers die u wilt weergeven. Budget scenario Selecteer het budget scenario dat u wilt weergeven. Budget Vink dit vakje aan om de budgetcijfers weer te geven. Werkelijke Inschakelen om de werkelijke cijfers weer te geven. 26

37 Hoofdstuk 1 Inrichting Kostendragers tabblad Wat geldt voor het Kostenplaatsen tabblad geldt ook voor het Kostendragers tabblad. Ga naar het Kostendragers tabblad om de budget scenario's weer te geven van de geselecteerde grootboekrekening die in volgorde van kostendragers gerangschikt staan. Hier ziet u een voorbeeld. De functies van de selectievelden en aanvinkvakjes van Jaar, Budget scenario, Budget en Werkelijke zijn hetzelfde als voor het Kostenplaatsen tabblad Magazijn tabblad Bovenstaande geldt ook voor het Magazijn tabblad. Hier ziet u een voorbeeld. 27

38 2.2.7 Extra tabblad Klik op het Extra tabblad om toegang te krijgen tot het volgende scherm. Kasstroomoverzicht Selecteer (klik op verschijnen in het kasstroomoverzicht. voor de opties) een andere grootboekrekening om mee te Belasting code Geef de standaard BTW code voor de geselecteerde grootboekrekening. Klik op op F5 voor onderstaand scherm. of druk 28

39 Hoofdstuk 1 Inrichting Vrije velden Exact Globe biedt de gebruiker een totaal van 20 vrije of extra velden die hij zelf kan definiëren volgens zijn vereisten met betrekking tot de grootboekrekening. Deze 20 velden zijn: Grootboekrekeningen: vrij veld 1 tot vrije tekstvelden (alfanumeriek) Grootboekrekeningen: vrij veld 11 tot 15 5 vrije numerieke velden Grootboekrekeningen: vrij veld 16 tot 20 5 logische velden (ja-nee). Deze vrije velden moeten eerst aangepast worden in [Systeem, Algemeen, Vrije velden, tabel Grootboekrekeningen] zodat de aangepaste omschrijving op het scherm verschijnt in plaats van de algemene omschrijving van de vrije velden voor ze gebruikt kunnen worden. Bijvoorbeeld, een vrij veld dat als Speciale opmerkingen wordt aangepast, is noodzakelijk. Ga naar [Systeem, Algemeen, Vrije velden, tabel Grootboekrekeningen] voor onderstaand scherm. Let erop dat er geen aangepaste omschrijving bestaat voor één van de drie soorten velden. Selecteer een vrij veld (bijv. Vrij veld 1) en klik dan op Openen voor het volgende scherm. 29

40 Voer "Speciale opmerkingen" in bij Aanpassen; en klik op Bewaren en Sluiten. De aangepaste omschrijving wordt opgeslagen en verschijnt in het vorige scherm (zie het scherm op de achtergrond); en het verschijnt in de plaats van vrij veld 1 wanneer het Extra tabblad de volgende keer geopend wordt (zie hieronder). Klik op Verwijderen in één van de vorige twee schermen om de aangepaste omschrijving te verwijderen Log tabblad Exact Globe biedt een systematisch log van alle wijzigingen die in de grootboekrekeningen worden aangebracht. Hier ziet u een voorbeeld. De log toont het wanneer (Datum) en het wat (Naam) aan van de wijziging; wat de (Oude) waarde was voor de wijziging en de (Nieuwe) waarde na de wijziging; en wie (Medewerker) de wijziging heeft aangebracht. Toetsen De functies van de toetsen zijn: Eenvoudig/Geavanceerd, Excel, Grafiek, Kaart, Nieuw, Bewaren en Sluiten. Deze zijn beschikbaar tijdens de aanmaak van een nieuwe grootboekrekening. Klik voor toegang tot het eenvoudige scherm (zonder de velden Geblokkeerd, Presentatie: Verdicht, Saldo, Koppelen, Herwaardering toelaten en Intercompany transacties, en die onder Analytisch benodigd) en de toets wijzigt in Geavanceerd. weergegeven). lik voor toegang tot het geavanceerde scherm dat alle velden omvat (zoals hierboven Klik om het transactierapport van de geselecteerde grootboekrekening te exporteren naar een Microsoft Excel spreadsheet. Hier ziet u een voorbeeld. 30

41 Hoofdstuk 1 Inrichting Klik om de grafiek van de transacties van de geselecteerde grootboekrekening uit te tekenen voor een specifieke periode. Hier ziet u een voorbeeld. 31

42 Klik om de transactiekaart van de geselecteerde grootboekrekening weer te geven. Hier ziet u een voorbeeld. Klik om de wijzigingen aan de geselecteerde grootboekrekening op te slaan. Klik om een nieuwe grootboekrekening aan te maken. Klik om het scherm te sluiten. 32

43 Hoofdstuk 1 Inrichting 2.3 Grootboekrekeningen verwijderen Soms moet een grootboekrekening om de één of andere reden verwijderd worden. De volgende stappen verwijderen de ongewenste grootboekrekening. Ga naar [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema] en selecteer de grootboekrekening die verwijderd moet worden (bijv Div. Voorraad (speciaal)); en klik dan op Verwijderen om deze te verwijderen. Een waarschuwing verschijnt dat de verwijdering even kan duren, afhankelijk van de grootte van het betrokken bedrijf en database (zie onderstaande afbeelding). Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen of op Nee om het scherm te verlaten zonder de grootboekrekening te verwijderen. Zodra de grootboekrekening verwijderd is, verschijnt onderstaande boodschap met bevestiging van de verwijdering. Klik om deze boodschap af te drukken. Klik om het scherm te sluiten; de verwijderde grootboekrekening verdwijnt uit het grootboekrekeningschema. Om de integriteit van de financiële informatie te bewaren, kan een grootboekrekening, indien deze betrokken is bij transacties en gekoppeld is aan andere boekingen, niet verwijderd worden De volgende melding verschijnt. 33

44 2.4 Vernummering en rangschikking van de grootboekrekeningen Voor een betere organisatie van het grootboekrekeningschema kan het soms noodzakelijk zijn bestaande grootboekrekeningen te vernummeren. U kunt dit gemakkelijk doen in Exact Globe. Er zijn twee scenario's bij betrokken: 1. Vernummeren naar een volledig nieuwe waarde of code die niet aanwezig is in het grootboekrekeningschema. 2. Vernummeren naar een bestaande code die aanwezig is in het grootboekrekeningschema Vernummeren naar een volledig nieuwe code Bijvoorbeeld, de 0411 Herwaarderingsrekening moet vernummerd worden naar een nieuwe code Ga naar het grootboekrekeningschema via [Financieel, Grootboek, Grootboekrekeningschema] en selecteer de grootboekrekening die vernummerd moet worden (bijv. 0411); klik daarna op Vernummer om de vernummering uit te voeren. Het Vernummeren scherm verschijnt: Oude waarde De oude waarde (0411) van de code die vernummerd moet worden, wordt hier weergegeven. Nieuwe waarde Voer de nieuwe waarde (0410) in van de code. Klik om de vernummering te bevestigen; de volgende boodschap verschijnt als bevestiging van de vernummering. 34

45 Hoofdstuk 1 Inrichting Klik op OK om af te sluiten; en de nieuwe code verschijnt in het grootboekrekeningschema. Klik om de vernummering te annuleren Vernummeren van een bestaande code Bijvoorbeeld, vernummering van 3035 in een bestaande code van De volgende boodschap verschijnt. Klik om de grootboekrekening samen te voegen met een bestaande grootboekrekening met de nieuwe waarde of code. Onderstaande boodschap verschijnt met de bevestiging van de samenvoeging. Klik op OK en beide grootboekrekeningen worden samengevoegd. Klik om het samenvoegen te annuleren en het vorige scherm af te sluiten. 35

46 2.4.3 Rangschikking van de grootboekrekeningen in het schema Naast de toetsen onderaan biedt het grootboekrekeningschema ook een ander middel om de grootboekrekeningen te organiseren in het schema. Als u met de rechtermuisknop op een rekeningcode onder de Rekening kolom klikt, verschijnt een keuzelijst (zie hieronder). De functie van de beschikbare opties wordt hieronder beschreven. Openen Selecteer deze optie om de geselecteerde rekeningen te openen en bewerkingen uit te voeren. Deze optie voert dezelfde functie uit als de Openen toets. Nieuw Selecteer deze optie om een nieuwe grootboekrekening aan te maken. Zij voert dezelfde functie uit als de Nieuw toets. Nieuw: Dagboek Selecteer deze optie om een nieuw dagboek toe te wijzen aan de geselecteerde grootboekrekening. Bijvoorbeeld, de Debiteuren moeten toegewezen worden aan het Verkoopdagboek. Dit is mogelijk door met de rechter muisknop te klikken op de rekeningcode en in de keuzelijst Nieuw: Dagboek te selecteren; onderstaand scherm verschijnt waarin u het nieuwe dagboek kunt aanmaken. Vul de correcte informatie in. 36

47 Hoofdstuk 1 Inrichting Dagboeknummer Voer een uniek nummer in voor het nieuwe dagboek. Omschrijving Voer een geschikte omschrijving in voor het nieuwe dagboek. Afkorting Voer een geschikte afkorting in (tot 4 letters) voor het nieuwe dagboek. Dagboektype Selecteer het correcte type dagboek uit de volgende zes opties. Kas Bank Giro Memoriaal Inkoop Verkoop Het Rekeningnummer in het Algemeen tabblad werd vooraf geselecteerd op het ogenblik dat u de rechter muisknop indrukte. Vul de noodzakelijke informatie om het nieuwe dagboek aan te maken en klik dan op Bewaren om het dagboek op te slaan. Het gekoppelde nieuwe dagboek verschijnt op de regel van de rekening in het grootboekrekeningschema, zoals hier weergegeven: 37

48 Verwijderen Selecteer deze optie om een grootboekrekening te verwijderen. Zij voert dezelfde functie uit als de Verwijderen toets. Vernummer Selecteer deze optie om de geselecteerde grootboekrekening te vernummeren. Zij voert dezelfde functie uit als de Vernummer toets. Verplaatsen Selecteer deze optie om de geselecteerde grootboekrekening te verplaatsen naar een andere categorie. Bijvoorbeeld, de Voorafbetalingen rekening moet verplaatst worden naar de Tussenrekeningen categorie. Klik met de rechtermuisknop op de rekeningcode en selecteer Verplaatsen; Daarna beweegt u de cursor tot onder de Tussenrekeningen categorie in de kolom van de grootboekrekeningen. Klik met de linkermuisknop om de nieuwe positie te bevestigen; en het resultaat verschijnt als volgt op het scherm. De grootboekrekeningen onder een categorie worden automatische gerangschikt op basis van de rekeningcodes; de Verplaatsen functie kan daarom niet gebruikt worden om rekeningen binnen één en dezelfde categorie te verplaatsen. In dat geval gebruikt u Vernummeren. 38

49 Hoofdstuk 1 Inrichting Grafiek Selecteer deze optie om de grafieken in te tekenen. Zij voert dezelfde functie uit als de Grafiek toets. 39

50 3. Dagboeken aanmaken en onderhouden Via het dagboek worden wijzigingen in de grootboekrekening geboekt. Iedere grootboekrekening dient aan een dagboek gekoppeld zijn. Er zijn zes verschillende typen dagboeken: Kasboek In het kasboek worden de transacties, inkomsten en uitgaven, die met de kas te maken hebben geboekt. Aan het kasboek wordt een grootboekrekening gekoppeld met als subtype kas. De boekingen in het kasboek worden geboekt op deze grootboekrekening. Bankboek In het bankboek worden alle transacties geboekt die te maken hebben met veranderingen in het banksaldo. Aan het bankboek wordt een grootboekrekening van het subtype bankrekening gekoppeld. Voor iedere bank moet een eigen bankboek en grootboekrekening worden aangemaakt. N.B. Wanneer u de module E-Elektronisch Bankieren in uw licentie heeft, dient u na het aanmaken van een bankboek een betaalmiddel aan te maken. Dit wordt beschreven in hoofdstuk 1 van blok 4. Giroboek Het giroboek heeft dezelfde functie als het bankboek. Het enige verschil is dat het giroboek gebruikt wordt voor girorekeningen van de ING bank. Exact Globe maakt verder geen onderscheid tussen giro- en bankrekeningen. Verkoopboek In het verkoopboek worden alle verkopen geregistreerd. Deze transacties hebben dus betrekking op debiteuren. Aan dit dagboek zal dan ook altijd een grootboekrekening van het subtype debiteurenrekening gekoppeld zijn. Inkoopboek In het inkoopboek worden alle inkopen geregistreerd. De transacties die hier geboekt worden hebben betrekking op het saldo van de crediteuren. Aan het inkoopboek zal dan ook een grootboekrekening met het subtype crediteurenrekening gekoppeld zijn. Memoriaal In het memoriaal kunnen alle soorten transacties die in de boekhouding voorkomen geregistreerd worden. Over het algemeen wordt het gebruikt voor transacties die niet onder één van de andere dagboeken horen. De bedragen die ingevuld worden bij debet en credit moeten in het memoriaal altijd in evenwicht zijn. Het is niet noodzakelijk om naast het memoriaal andere dagboeken te gebruiken. Echter, voor het gemak van het invoeren, is het in de meeste gevallen wenselijk om meerdere dagboeken aan te leggen. De beschrijving van de wijze waarop dagboeken worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd, vindt u hieronder. 40

51 Hoofdstuk 1 Inrichting 3.1 Dagboeken aanmaken Dagboeken worden aangemaakt en onderhouden via [Systeem, Financieel, Dagboeken] in het volgende scherm. Om een dagboek aan te maken, klikt u op Nieuw en onderstaand scherm opent zich. Vul de velden als volgt in om het gewenste dagboek aan te maken. Dagboeknummer Voer een uniek nummer in voor het nieuwe dagboek. Omschrijving Voer een geschikte omschrijving in voor het nieuwe dagboek. 41

52 Afkorting Voer een geschikte afkorting in (tot 4 letters) voor het nieuwe dagboek. Dagboektype Selecteer het correcte type dagboek uit de volgende zes opties. Kas Bank Giro Memoriaal Inkoop Verkoop Algemeen tabblad De actieve velden en aanvinkvakjes hangen af van het type dagboek dat geselecteerd wordt. Rekeningnummer Geef het grootboekrekeningnummer waaraan het dagboek gekoppeld wordt. De mutaties die u in het dagboek registreert, worden op deze rekening geboekt. Klik op of druk op F5 bij het veld om toegang te krijgen tot het volgende scherm. Klik op de correcte grootboekrekening en op Selecteren om de rekening te selecteren. Niet toegewezen Ingeschakeld als Kas, Bank of Giro dagboektype geselecteerd wordt; geef de rekening in waarop nog toegewezen bedragen geregistreerd worden. Valuta Valutacode Geeft de standaardvaluta weer, geef indien noodzakelijk de functionele valuta in die gebruikt wordt in het dagboek. Variabele valuta Schakel (vinkje) het aanvinkvakje in als een variabele valuta gebruikt wordt in het dagboek. Variabele dagkoers Inschakelen als er variabele wisselkoersen toegepast worden in het dagboek. 42

53 Hoofdstuk 1 Inrichting Opties Automatisch verlaten Niet beschikbaar in het Kas dagboek; vink het aanvinkvakje aan om het scherm automatisch af te sluiten als het eindsaldo overeenstemt met het beginsaldo en de geboekte bedragen. Openstaande posten blokkeren Niet beschikbaar in het Kas, Bank en Giro dagboek; inschakelen om openstaande posten te blokkeren in het dagboek. Intercompany transacties Uitsluitend beschikbaar in het Memoriaal; inschakelen om intercompany transacties toe te laten in het dagboek. Zodra de gegevens, noodzakelijk om het dagboek aan te maken, zijn ingevoerd: Klik om het nieuw aangemaakte dagboek op te slaan. Klik om nog een nieuw dagboek aan te maken. Klik om het scherm te sluiten. 3.2 Dagboeken onderhouden Zodra de dagboeken aangemaakt zijn, verschijnen deze in het lijstveld in het volgende scherm via [Systeem, Financieel, Dagboeken]. Hier ziet u een voorbeeld. De typische grootboekrekeningen en Niet-Toegewezen rekeningen gebruikt in het voorbeeld zijn: Dagboeknummer Dagboektype Grootboekrekening Niet-Toegewezen rekening 10 Cash 1000 Cash 2950 Toe te wijzen 20 Bank 1100 Bank 2950 Toe te wijzen 30 Giro 1200 Giro 2950 Toe te wijzen 40 Algemeen 2010 Tussenrekening: Memoriaal 50 Aankoop 1600 Creditrekeningen 60 Verkoop 1300 Vorderingen De dagboeken in het systeem worden via dit scherm onderhouden. U kunt het gewenste dagboek terugvinden via de zoekfunctie in de kop van het menu. 43

54 Tip: Zoekscherm: Dit is een typisch zoekscherm dat vaak gebruikt wordt in Exact Globe. De aangeboden zoekfunctie in de kop van het menu wordt als volgt beschreven: Hoewel verschillende criteriavelden of filters gebruikt worden in verschillende schermen, is de schermfunctie gewoonlijk dezelfde. Klik de zoekopdracht om de gewenste informatie te zoeken op basis van de meest recent ingestelde zoekcriteria. Klik om alle ingestelde zoekcriteria te wissen en de standaardwaarden te herstellen. Geef het aantal rijen in dat u wilt weergeven in de keuzelijst. Filter Geef één van de volgende opties in: begint met om de gegevens te zoeken die beginnen met de letters in de filtervelden. bevat om de gegevens te zoeken die de letters bevatten in de filtervelden. Filtervelden Geef de nodige zoekcriteria in voor de zoekopdracht. Zoekcriteria Dagboeknummer Geef het dagboeknummer (of een deel ervan) in dat u wilt opzoeken. Afkorting Geef de afkorting in van het dagboek (of een deel ervan) dat u wilt opzoeken. Omschrijving Geef de omschrijving in van het dagboek (of een deel ervan) dat u wilt opzoeken. Dagboektype Geef het type dagboek of alle types in die opgezocht moeten worden. Grootboekrekening Geef de code in van de grootboekrekening (of een deel ervan) die opgezocht moet worden. 44

55 Hoofdstuk 1 Inrichting Toetsen Zodra het gewenste dagboek gevonden is, kunnen de volgende toetsen gebruikt worden voor het onderhoud van het dagboek. Klik om het geselecteerde dagboek te vernummeren; onderstaand scherm verschijnt: Oude waarde Niet bewerkbaar; geeft de oude waarde (bestaande 40) weer van de dagboekcode. Nieuwe waarde Voer de gewenste nieuwe waarde in (bijv. 45) van de dagboekcode. Klik Vernummer om de vernummering te bevestigen of op Annuleren om af te sluiten zonder vernummering. Zodra de vernummering uitgevoerd is, verschijnt onderstaande boodschap: Als een bestaande code gebruikt werd bij de vernummering, verschijnt onderstaande waarschuwing: Klik om het verslag van onderstaande instellingen van alle dagboeken weer te geven: Afkorting Soort Grootboekrekening Rekening betalingen onderweg Subadministratie Valuta Variabele valuta Variabele dagkoers 45

56 Boekstuknummer blokkeren Automatisch verlaten Geblokkeerd Het volgende afdrukvoorbeeld verschijnt: Klik op de optie 'printerinstellingen bewerken'; onderstaand scherm verschijnt: Stel de nodige instellingen in en klik op OK om te bevestigen of Annuleren om af te sluiten zonder wijzigingen aan te brengen. 46

57 Hoofdstuk 1 Inrichting Klik om het verslag af te drukken; onderstaand scherm verschijnt: Stel het gewenste afdrukbereik en aantal examplaren in. Klik op Annuleren om af te sluiten zonder af te drukken. Klik op OK om af te drukken en onderstaand scherm verschijnt met de bevestiging van de afdruk; indien noodzakelijk, annuleert u de afdruk. Klik om het scherm te sluiten. Klik om het geselecteerde dagboek te verwijderen; onderstaande boodschap verschijnt: 47

58 Klik op Ja om de verwijdering te bevestigen of op Nee om het scherm te verlaten zonder het dagboek te verwijderen. Zodra het dagboek verwijderd is, verschijnt onderstaande opmerking: Klik op Afdrukken om de opmerking af te drukken en op Sluiten om af te sluiten. Klik om het geselecteerde dagboek te openen voor weergave en bewerking. Klik om een nieuw dagboek aan te maken. Raadpleeg 3.1 Dagboeken aanmaken. Klik om het scherm te sluiten. 3.3 Dagboeken bewerken Om een bestaand dagboek te bewerken, ga naar [Systeem, Financieel, Dagboeken]; selecteer het gewenste dagboek en klik op Openen. Het volgende scherm van het dagboek (voor het Memoriaal) verschijnt. Het scherm bevat vier tabbladen: Algemeen, Nummer, Vreemde talen en Extra. 48