p Bergen op Zoom min in in ii ii min ii Gemeente ente RMD Datum "8 JULI 2015 RMD

Transcriptie

1 ų Gemeente ente p Bergen op Zoom min in in ii ii min ii Datum "8 JULI 2015 N r Van Het college van B&W Contactpersoon: Mevr. mr. H.J. van Blitterswijk H.J.vanBlitterswijk@bergenopzoom.nl Aan De raads-en duoburgerleden Tel: (0164) Portefeuillehouder(s) Y.J.M.M. Kammeijer - Luycks Onderwerp plan van aanpak communicatievisie Doel 0 Oordeelsvorming/Peilen van Mededeling gevoelens D Zienswijzen/wensen en bedenkingen In het Collegeprogramma is met betrekking tot communicatie de volgende ambitie geformuleerd: "wij zorgen voor een open, transparante en proactieve communicatie naar de inwoners en ondernemers. Dit doen we door goed, tijdig en volledig te zijn in onze informatie. Hiervoor gebruiken we innovaties die oplossingen op maat bieden. Zo zorgen we ervoor dat we betrouwbaar zijn en verwachtingen managen." In het Collegeuitvoeringsprogramma 2015 staat dat wij deze ambitie als volgt concretiseren: "voor een open, transparante en proactieve communicatie naar de inwoners en ondernemers worden verschillende acties ondernomen, te weten: a) Opstellen communicatievisie; b) Aanpassen website (de nieuwe website is inmiddels opgeleverd en voldoet aan de landelijke digitale webrichtlijnen)." Om te komen tot het opstellen van een communicatievisie hebben wij in het Collegeuitvoeringsprogramma 2015 aangegeven dat wij dit proces starten met een gevoelens peilende raadsmededeling in het tweede kwartaal en dat wij ernaar streven om de nieuwe Communicatievisie in het derde kwartaal 2015 op te leveren. Graag peilen wij uw gevoelens met betrekking tot dit plan van aanpak. In dit plan van aanpak geven wij achtereenvolgens aan: 1) Wat is communicatie; 2) Ontwikkelingen; 3) Imago en identiteit; 4) Procesaanpak; 5) Planning; 6) Eindresultaat. 1

2 i min min mi nu nu i 'Communicatie is de smeerolie tussen de raderen van een organisatie en tussen die organisatie en de buitenwereld' Wat is communicatie. Enkele definities van communicatie:» Volgens deskundige Betteke van Ruler: 'communicatie is een proces van tweerichtingsverkeer waarbij zender en ontvanger beiden actief kunnen zijn en van rol kunnen wisselen; communicatie wordt in deze optiek gezien als een interactief proces.'» Een uitwisseling van informatie, zoals spraak, tekst, videomateriaal etc. tussen mensen. De overdracht van deze informatie kan rechtstreeks zijn (als mensen elkaar direct zien) of via een medium (televisie, radio, internet). Deze informatie wordt deels bewust, deels onbewust gegeven, ontvangen en geïnterpreteerd.» Het overbrengen en ontvangen van een boodschap. «Een proces van informatie-uitwisseling. Bij communicatie is er altijd sprake van een zender, een boodschap met informatie en een ontvanger. Communicatie is derhalve een instrument om relaties zichtbaar te maken, te vormen en te onderhouden. Relaties zijn goed en dragen bij aan een betere en vitale samenleving als partijen en personen elkaar vertrouwen. Het vertrouwen krijgt een duurzaam karakter als zorg voor elkaar en belangstelling in eikaars rol en gedrag voorop staan. Als informatie op ieder niveau gedeeld wordt en de zender-ontvanger relatie is gebaseerd op wederzijds respect en verlangen naar een gedroomde toekomst voor allen. Maar onze manier van communiceren draagt ook bij aan het beeld, het imago dat inwoners van de gemeente hebben. 2

3 in i ii i in iir mi ii imi ii 2. Ontwikkelingen In haar nieuwe rol, waarbij de gemeente gaat van 'zorgen voor naar zorgen dat', levert de gemeente een bijdrage aan het bouwen van een actieve samenleving. De overheid neemt deel aan de samenleving zoals die is. Ze is benieuwd naar vragen, verwachtingen en initiatieven vanuit die samenleving. Om die te kunnen horen, is tijd nodig om te kunnen investeren in relaties. Wij gaan in gesprek met mensen, luisteren naar wat de gemeenschap wil, leveren daaraan een bijdrage en koppelen terug. De innovaties in de lokale democratie vinden we terug in de ontwikkeling van de overheidsparticipatie die weer een stap verder gaat dan burgerparticipatie. Het gaat om een goed samenspel van meedenken, meedoen en zelf doen. De wijze van communiceren van de gemeente met haar inwoners moet bijdragen aan het versterken van het vertrouwen van inwoners in het gemeentebestuur. Daarnaast vraagt de ontwikkeling naar een participatiesamenleving ook een ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Communicatie, zowel intern als extern, speelt daarin een belangrijke rol. De tijd van overtuigende voorlichtingscampagnes om het publiek middels overreding van de goede bedoelingen van de overheid te overtuigen is wezenlijk veranderd. Een gemeente kan niet meer zelf bepalen welke instrumenten zij inzet om met publieksreacties om te gaan. Campagnes zijn neergesabeld voor ze het daglicht zien, kranten en TV worden door social media voorbijgesneld en bestuurders worden in actualiteitenprogramma's te kijk gezet en be- en veroordeeld. Communicatie moet zich primair richten op het ontwikkelen van duurzaam vertrouwen tussen alle partijen zodat zij bijdragen aan een vitale en duurzame samenleving waarin mensen er toe doen, kwaliteit van leven en werken voorop staat en waar mensen in een veilige en kansrijke omgeving beter kunnen bouwen aan de toekomst, ook al wordt die bepaald in een politiek en economisch moeilijke tijd. 3. Imago en Identiteit Om tot een communicatievisie en inzet van middelen te komen en om acties voor te bereiden die ervoor zorgen dat ons imago zoveel mogelijk overeenkomt met het gewenste imago, is het belangrijk om dat gewenste beeld te spiegelen aan de werkelijkheid (identiteit) en na te gaan of die werkelijkheid past bij hoe we ons willen presenteren (gewenste identiteit). 3

4 Gemeente ñ Bergen op Zoom Persoonlijkheid Imago is een weerspiegeling van de identiteit van een organisatie. Die uit zich in gedrag (voor80yo!), communicatie en symbolen. In de ideale situatie zijn identiteit en imago met elkaar in overeenstemming. Identiteit Imago Wij gaan grondig aan het werk om een in elkaar grijpende combinatie van acties te kiezen die leidt tot een imago waar we trots op kunnen zijn en dat past bij de etalage die de gemeente wil zijn. Het raads- en collegeprogramma staat bol van de ambities en plannen en die moeten naar buiten, aan de man gebracht worden en de respons erop moet een spiegel zijn van de goede bedoelingen die de plannen uitstralen. De dialoog die uiteindelijk moet leiden tot een gewogen en duurzame inzet van communicatie moet nu beginnen. Aan de uiteindelijke keuzes gaat werk vooraf. Hieronder schetsen we kort een proces dat ons antwoord geeft op de centrale vragen. De vraag is: zijn we ons bewust van rol en taak en handelen wij steeds vanuit een helder doel? Wat inspireert ons om voortdurend te reflecteren op onze principes. Een belangrijke vraag hierbij is de 'waarom' vraag. Uit onderzoek is gebleken dat de meest succesvolle ondernemingen niet alleen een duidelijke boodschap hebben over de dingen die zij doen (wat) en de wijze waarop zij dat doen (how), maar dat cruciaal is het hebben van een antwoord op de vraag: 'waarom doen we dat?' (why). Door een duidelijke boodschap te formuleren waarin je ook daadwerkelijk gelooft, zul je meer succes boeken bij het bereiken van doelen. The golden circle van Simon Sinek: :

5 Gemeente fj Bergen op Zoom min in in ii ii iiiiin 2Ï3 4. Procesaanpak Wij gaan op zoek naar principes, actualiteit en acties volgens de processtappen: Beeldvorming - Oordeelsvorming - Besluitvorming. Op welke wijze kan onze communicatie een bijdrage leveren aan de verandering die we bij burgers willen bewerkstelligen, namelijk dat ze actief participeren en initiatieven nemen. Om tot een goed resultaat te komen werken we met verschillende groepen om in een sessie van telkens één dagdeel antwoord te geven op relevante vragen. We doen dit in de vorm van een open atelier waarbij meerdere disciplines verkennen wat voor ieder van waarde is om aan het resultaat bij te dragen. De sessies volgen elkaar snel op zodat wij in korte tijd veel input bij betrokkenen kunnen ophalen. Het (beoogde)resultaat: een concernbrede SWOT analyse. Met behulp van een zogenaamde SWOT analyse (sterkte-zwakte analyse) worden kansen en bedreigingen voor de gemeente Bergen op Zoom in beeld gebracht. Waar zijn wij goed in en op welke vlakken zijn wij kwetsbaar. De SWOT analyse gaat verder dan alleen het communicatievraagstuk. Toch is deze SWOT analyse nodig voor het scherper kunnen formuleren van de kernboodschap die wij als gemeente willen uitdragen. Het helpt ons om de noodzakelijke focus daarin aan te brengen. Focus is nodig om de communicatievisie op te kunnen stellen, maar geldt organisatiebreed. Indien onze gezamenlijke gemeentebrede kernboodschap (corporate story), helder is kan de wijze waarop wij deze boodschap gaan communiceren nader worden ingevuld. Dit wordt vastgelegd in een nieuwe communicatievisie en vertaald in een middelenmix waarbij wij uitgaan van alle beschikbare, moderne analoge en digitale communicatiemiddelen (social media, website enzovoort). Sessies om tot antwoorden op de vragen te komen: Dagdeel 1 College en Organisatie (Bestuur en MT, City marketing, communicatie, bestuursadviseurs, lobbyisten, strategen) Dagdeel 2 Gemeenteraad (Raadsleden, griffie, extra duo raadsleden en extra uit fracties) Dagdeel 3 Stad (organisaties) en inwoners (op uitnodiging) in najaar 2015! Centrale vragen: 1. Wat voor bestuur, raad of stad wil je zijn? 2. Wat voor organisatie past daarbij? 3. Welke visie op de stad hebben we en hoe acteren we daarin? 4. Wat betekent dat voor onze visie op communicatie? 5

6 I IIIII III I! RMD15-0Û37 Bronnen die we gebruiken zijn: Raads- en collegeprogramma, krantenberichten, columns, visies, monologen, trendrapportages, visies op regionale samenwerkingsverbanden, meerjarenplanningen, uitvoeringsprogramma's, ec. Structuurversterking. 1. Wat voor bestuur, raad of stad wil je zijn? Ronde 1: Beeld: reflectie op de werkelijkheid; Ronde 2: Oordeel: over het geheel en de delen (personen); Ronde 3: Besluit: Wat doen we, waar kiezen we voor en welke acties ondernemen we? 2. Wat voor organisatie past daarbij? Ronde 1: Beeld: output, omvang, karakter; Ronde 2: Oordeel: reflectie, stand van zaken, toekomst; Ronde 3: Besluit: wat doen we, waar kiezen we voor? 3. Welke visie hebben we op de gemeente en hoe acteren we daarin? Ronde 1: Beeld: Raadsprogramma, College Uitvoeringsprogramma, ambities, voornemens; Ronde 2: Oordeel: Voeren we uit wat we beloven, is er effect van te meten; Ronde 3: Besluit: Acties, wat gaan we doen en waar kiezen we voor? 4. Wat betekent dat voor de visie op communicatie? Ronde 1: Beeld: bronnen media, kritiek omgeving, meting betrokkenheid stad, zichtbaar; Ronde 2: Oordeel: imago wijkt af van gewenste identiteit, wat zijn de relaties waard; Ronde 3: Besluit: waar kiezen we voor en wat gaan we doen? HL r SI 'M I a 6

7 Gemeente īí Bergen op Zoom min in ui mi li I 5. Planning. Het proces dat wij hierboven schetsen kost tijd. In het Collegeuitvoeringsprogramma is aangegeven dat de Communicatievisie in het derde kwartaal 2015 gereed is. Inmiddels is duidelijk geworden dat deze planning niet haalbaar is. Zodra wij instemming hebben op dit plan van aanpak worden de bijeenkomsten ingepland. De planning is erop gericht om de Communicatievisie op te leveren in het vierde kwartaal Eindresultaat, De nieuwe communicatievisie straalt innovatie uit en geeft aan hoe wij communicatie inzetten, passend bij de ambities van het collegeprogramma en ontwikkelingen zoals de participatiemaatschappij (meedoen, meedenken, zelf doen). De visie bevat onze nieuwe kernboodschap, laat zien waar wij voor staan en welke middelen wij hierop inzetten. De digitale samenleving loopt als een rode draad door de visie heen terwijl er tegelijkertijd voldoende aandacht blijft voor digitale achterblijvers. Communicatie draagt bij aan het bouwen van duurzaam vertrouwen. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, op burgemeester 7