Iedereen die bij gemeente Loon op Zand werkt is een ambassadeur van onze organisatie.

Transcriptie

1 RICHTLIJNEN VOOR COMMUNICATIE BIJ GEMEENTE LOON OP ZAND Wat is communicatie? Als we het over communicatie hebben, kan het over alle vormen van communicatie gaan. Interne communicatie (gericht op en binnen de eigen organisatie) en externe communicatie (gericht op de buitenwereld). Communicatie gericht op individuen, groepen of een hele gemeenschap. Deze communicatie verloopt:» telefonisch;» face-to-face (bijeenkomsten, presentaties, keukentafelgesprekken, individuele of groepsgesprekken, evenementen, speeches, afspraken, overleggen);» digitaal (social media, internet, intranet, , apps, filmpjes, forums, blogs);» op papier (brieven, artikelen in kranten/magazines, nieuwsbrieven, nieuwsberichten); of» via traditionele media (TV, radio). Er wordt over vele uiteenlopende onderwerpen gecommuniceerd, met uiteenlopende doelgroepen: cliënten, inwoners, ondernemers, bedrijven, professionals, partners, stichtingen, collega's, raadsleden, klankbordgroepen, bestuurders, andere overheden, media, etc. Kortom, communicatie is heel breed. Wie communiceren er bij gemeente Loon op Zand? Ons uitgangspunt is dat iedereen in onze organisatie communiceert. Alle medewerkers, collegeleden en raadsleden communiceren namens gemeente Loon op Zand. Iedereen die bij gemeente Loon op Zand werkt is een ambassadeur van onze organisatie. Hoe bepalen we de strategie van de communicatie? Communicatie is maatwerk. Wanneer benader je wie, op welke wijze, met welk boodschap? Dat hangt af van het doel dat je wilt bereiken. Om de strategie te bepalen, kijken we samen met de betrokken medewerkers of bestuurders naar: Doel: Doelgroepen: Middelen: Kernboodschap: Planning: wat is de bedoeling? wie zijn de belanghebbenden (omgeving in kaart brengen)? op welke manieren kunnen we de belanghebbenden bereiken? met welke boodschap(pen) willen we de belanghebbenden bereiken? wanneer communiceren we op welke manier? Bij onderwerpen die complex zijn of gevoelig liggen kan er een krachtenveldanalyse van de omgeving worden gemaakt. (Factor C) 1

2 Welke communicatiemiddelen zetten we in? Als middelen gebruiken we uiteenlopende instrumenten die voortdurend worden aangepast aan de behoefte op dat moment. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de middelen die we nu regelmatig gebruiken. Dit is geen limitatieve lijst. De lijst bevat voorbeelden waar aan gedacht kan worden. Communicatie kijkt ook voortdurend naar de effectiviteit van communicatie instrumenten. Wat niet werkt wordt niet meer ingezet. \\ CmmSi Waarvoor kan je bij het team communicatie terecht?» Adviseren, bijvoorbeeld over een communicatiestrategie, omgevingsanalyse, de inzet van middelen, activiteiten of media.» Redactioneel werk: teksten toetsen op begrijpelijke taal en de juiste toepassing van teksten (brief, persbericht).» Bemiddeling bij het inzetten van specifieke expertise, zoals een fotograaf, tekstschrijver of dagvoorzitter. Enkele structurele taken van de afdeling communicatie:» Verzorgen van de wekelijkse gemeentepagina in De Duinkoerier» Bijhouden van de website (samen met de interne webredacteuren)» Bijhouden van het intranet» Bijhouden van social media (facebook en twitter)» Beantwoorden van persvragen» Bewaken van de huisstijl Wat wordt er van de vakafdelingen verwacht?» Inhoud van de communicatie aanleveren (denk aan voorzet voor brieven, persberichten, input voor folder, etc.) want de vakmedewerkers kennen immers hun dossier het beste.» Begrijpelijk schijven: het toepassen van de schrijfstijl die alle medewerkers hebben geleerd in de cursus.» Eigenaarschap voelen voor de communicatie.» Benader het team communicatie op tijd. Communicatie aan de voorzijde betrekken: o Dit geeft de meeste ruimte voor een zorgvuldige strategiebepaling, creativiteit en voldoende tijd voor uitvoering. o Dit helpt bij het maken van communicatief beleid, in plaats van beleid achteraf communicatief maken.» Het bewaken en vullen van de wettelijk verplichtte publicaties en bekendmakingen.» Tot slot: aandacht voor klantgerichtheid. Iedereen is ambassadeur van onze organisatie. 2

3 Communicatie en bestuurders Communicatie is ook beschikbaar voor bestuurders. De communicatie in de inhoudelijke dossiers en de inzet van communicatie- instrumenten wordt door de vakafdelingen met de porteffeuilehouders afgestemd. Het team communicatie heeft wel direct contact met bestuurders over bijvoorbeeld:» Ondersteuning bestuurders bij optreden in de media.» Het schrijven van speeches enz (m.b.v. de vakafdelingen).» Wegwijs maken in de social media» Persgesprekken Ontwikkelingen in de communicatie bij gemeente Loon op Zand Communicatie is een onderwerp waar veel mensen iets van vinden. Het is ook een onderwerp dat soms gevoelig ligt. In 2015 hebben we enkele communicatiedilemma sessies georganiseerd met het integraal beleidsteam, het MT en het college. We bekeken op deze manier hoe de communicatie bij gemeente Loon op Zand gaat, waar we tegenaan lopen en daarvan leren. Zodat onze communicatie steeds beter wordt. Ook is in een ronde langs de fracties stilgestaan bij het onderwerp communicatie. In een praatplaat zijn de thema's samengevat waar de gemeente de komende jaren aandacht aan zal besteden. hulp krijgen via feedback Strategie tools Juiste zicht hebben op context ontvanger 40 Eigenaar -schap voelen voor het geheel Z context van de gemeente helder maken V 3

4 De prioriteiten voor 2016 en verder zijn Ambities Hulp via feedback, strategie entools Vindenvan de juiste timing entempo Zicht op de context van de burger Omgaan metde dynamiek Toolkit, Maatwerk ondersteuning, Toolkit, Maatwerk ondersteuning, Toolkit, Maatwerk ondersteuning, Social media Filmpjes Toolkit Eigenaarschap Begripvoor de context van de gemeente Sturen op imago, vertrouwen en verwachtingen Ũverheidsparticipatie Bewustzendenvan boodschappen Social Media Ũverheidsparticipatie Verwachtingen waarmaken De Toolkit In de toolkit zullen verschillende participatie instrumenten verzameld worden zodat afdelingen voorbeelden uit andere gemeenten beschikbaar hebben om hun participatietrajecten beter vorm te geven. Maatwerk ondersteuning Dit is de ondersteuning die het team communicatie biedt aan medewerkers/ afdelingen en bestuurders. Hiervoor zijn account gesprekken (her) ingevoerd zodat communicatie weet wat er speelt. Ontwikkelingstraject medewerkers klantgericht communiceren Als vervolg op begrijpelijk schrijven willen we met alle medewerkers een ontwikkelingstraject ingaan om meer klantgericht te communiceren. Het gaat dan niet alleen om de brieven maar om alle communicatie uitingen. Afhankelijk van de beschikbare middelen zal dit traject in 2016 starten. Social Media Ook met ons terughoudende gebruik van de social media zien we dat het aantal bezoekers van onze Facebook pagina en andere social media uitingen stijgt. Wanneer de onderwerpen zich daarvoor lenen wordt dit instrument gebruikt. Voor de bestuurders zal, op maat, training/ toelichting verzorgd worden als bestuurders zelf social media willen gebruiken. Filmpjes De filmpjes die zijn ontwikkeld in de stage opdracht: 'Loon op Beeld' zullen ingezet blijven worden als instrument. In zijn algemeenheid blijkt dat filmpjes en steeds belangrijkere rol spelen in het bereiken van bepaalde doelgroepen. Dit medium is voor de gemeente nog relatief nieuw. Voordat de verdere doorontwikkeling van dit instrument opgepakt wordt, zal eerst een presentatie van de stage opdracht in het college georganiseerd worden. 4

5 Overheidsparticipatie De gemeente heeft de ambitie om steeds meer met inwoners samen te werken bij het oplossen van vraagstukken. Hiervoor zullen, in de eerder genoemde toolkit, instrumenten worden verzameld. Bewust zenden van boodschappen/ verwachtingen waarmaken Voorheen stond met name het vraaggericht communiceren centraal. Overdreven gezegd: 'Alleen als de inwoners een vraag stelden communiceerden wij als gemeente'. Om bepaalde (beleids) doelstellingen te bereiken kan het ook belangrijk zijn om bewust als gemeente bepaalde boodschappen uit te zenden. Daarmee bouwt de gemeente een bepaalde reputatie op. Het managen van de reputatie van de gemeente is iets dat iedere dag door alle medewerkers, bestuurders en raadsleden in het achterghoofd moet zitten. Dat doen we vooral door verwachtingen waar te maken en in gesprek te blijven met inwoners over de rol van de gemeente. 5

6 Bijlage Welke communicatiemiddelen gebruikt de gemeente Loon op Zand op dit moment? Regelmatig terugkerende communicatie middelen» Gemeentepagina in de Duinkoerier» Website ( Intranet» Social media Loon op Zand (Facebook en Twitter)» App's» Informatiekaart» Loon op beeld (nieuw, nog in ontwikkeling)» Officiele bekendmakingen en publicaties Incidentele communicatie middelen» Bewonersbrieven» (Digitale) nieuwsbrieven» Informatiebijeenkomsten» Persberichten» Perstoelichting» Folders 7 factsheets» Presentaties» Infographics (nieuw) 6