Projectplan. Afstudeeropdracht. De honger te lijf

Transcriptie

1 Naam : Gabri Jansen & Kees Lodder Studentnummer : / Tilel AFS-project : Soupkitchenproject in Zuid-Afika Naam afstudeerorganisatie: Hogeschool Arnhem Nijmegen/Gemeente Theewaterskloof Trefwoorden : Soupkitchenproject Geheimhouding : Nee Academie Diedenoort Facility Management Docentbegeleider : Dhr. R.Beckers Studiejaar : Datum : 9 juni 2008 Projectplan Afstudeeropdracht De honger te lijf THEEWATERSKLOOF Studenten: Docentbegeleider: Opdrachtgever: Gabri Jansen (423782) Dhr. R. Beckers Dhr. Anton Liebenberg Kees Lodder (421309)

2 Inhoudsopgave 1. Situatieschets Projectopdracht, projectdoelstelling en probleemstelling Projectopzet en fasering Oriëntatiefase Onderzoek- en oplossingsfase Invoeringsfase Resultaatverwachting Activiteitenplanning Randvoorwaarden voor projectuitvoering Specificatie van de output per fase Projectorganisatie Informatie en communicatie Begroting Bijlage 1: Activiteitenplanning Bijlage 2: Communicatiematrix Pagina 2

3 1. Situatieschets Gemeente Grabouw Theewaterskloof is een plattelandsgemeente in Zuid-Afrika, zo groot als Gelderland op een uur rijden van Kaapstad. Het uitzicht is er erg mooi. Glooiende heuvels en vlaktes wisselen zich af met inheemse vegetatie en oude dorpjes. Maar er is ook een keerzijde. Armoede, aids, alcoholisme, kindermisbruik en werkloosheid zijn grote problemen. Na het afschaffen van de apartheid zijn veel mensen vanuit de thuislanden naar deze regio verhuisd op zoek naar werk en hun familie. Een van de dorpen in de gemeente van Theewaterskloof is Grabouw. In Grabouw woont 75% van de mensen in 'shacks', hutjes van afvalhout, gedroogde klei, roestige golfplaten in min of meer gedoogde krottenwijken. Veel kinderen hebben onvoldoende en goede voeding en hebben een slechte fysieke gesteldheid. Tevens is er onder de bevolking een hoog ziektepercentage (TBC, luchtweg infectie,fatal Alcohol Sydrom). Soupkitchen In Grabouw is een Soupkitchen project opgestart. In deze gaarkeuken (één zeer verouderde ketel) wordt door vrijwilligers 3x per week voedsel bereidt voor zieken en kinderen die wonen in de diverse shacks. Men is afhankelijk van het aanbod van voedsel en moet met primitieve middelen werken. Door deze primitieve middelen is de voedingswaarde van het voedsel dat bereid wordt minimaal. Vanuit de centrale Soupkitchen wordt voedsel gedistribueerd naar 12 verdeelpunten. Vanuit deze verdeelpunten wordt voedsel uitgedeeld. Bij de verdeelpunten wordt overig beschikbaar voedsel bereidt voor bewoners van de shacks. 2. Projectopdracht, projectdoelstelling en probleemstelling Naam van het project De honger te lijf Probleemstelling 1 Er is honger en de kwaliteit van de voeding is slecht!! Er is daarom behoefte om de Soupkitchen uit te breiden en de continuïteit te waarborgen. Zodoende kan de honger beter bestreden worden. Doelstelling De gemeente Grabouw wil de Soupkitchen uitbreiden en kwalitatief naar een hoger niveau brengen zodat zij meerdere inwoners van de shacks in Grabouw van een goede en kwalitatief verantwoorde maaltijd kunnen voorzien. Het project heeft tot doel in kaart te brengen op welke wijze de doelstelling van de gemeente Grabouw gerealiseerd kan worden. Probleemstelling 2 Hoe kan transport van goederen per zeecontainer door charitatieve instellingen tegen een redelijke prijs worden uitgevoerd, zonder dat er problemen bij de diverse overheidsinstanties ontstaan. Doelstelling Het ondersteunen van charitatieve instellingen uit Nederland bij het verzenden van goederen per zeecontainer van Nederland naar Zuid-Afrika. Opdrachtgever De opdrachtgever is de Gemeente Theewaterskloof. Deze wordt vertegenwoordigd door de Townmanager van Grabouw, dhr. Anton Liebenberg. Pagina 3

4 Deelvragen Wat is de huidige situatie in de soupkitchen? Op welke wijze dient de soupkitchen technisch, organisatorisch en voedseltechnisch ingericht te worden? Hoe kan de soupkitchen duurzaam worden geëxploiteerd? Welke wet- en regelgeving is relevant voor de inrichting en het gebruik van de apparatuur en wat is een aanvaardbaar niveau voor de installatie en inrichting? Hoe kan continuïteit van aanvoer van grondstoffen gerealiseerd worden? Hoe kan uitbreiding van de dienstverlening gerealiseerd worden? Kan het concept soupkitchen op eenvoudige wijze gekopieerd worden naar andere Gemeentes? Hoe wordt transport van middelen vanuit Nederland naar Zuid-Afrika georganiseerd en gerealiseerd? Is er bij de charitatieve instellingen in Nederland behoefte aan een draaiboek voor het verschepen van goederen naar Zuid-Afrika? Zijn er mogelijke sponsors te vinden voor het transport van apparatuur of andere activiteiten? 3. Projectopzet en fasering In het project zullen een aantal activiteiten worden uitgevoerd om de aangegeven doelstellingen te bereiken. Door antwoord te krijgen op de geformuleerde deelvragen worden mogelijk oplossing voor de probleemstelling in kaart gebracht. De activiteiten kunnen worden ondergebracht in verschillende fasen: 3.1 Oriëntatiefase De oriëntatiefase is gestart door de contactpersoon in Nederland, in overleg met de afstudeerders en de opdrachtgever in Zuid-Afrika. Tijdens de oriëntatiefase zijn beide afstudeerders naar Zuid-Afrika gereisd om ter plaatse een beeld van de huidige situatie van het Soupkitchenproject te krijgen. Daarnaast is bekeken wat mogelijke oplossingen kunnen zijn. Als laatste is in beeld gebracht welke personen en organisaties betrokken zijn bij het Soupkitchenproject. De globale diagnose van de situatie in gemeente Grabouw is uitgevoerd en in een pre advies vastgelegd. Dit pre advies is het startdocument voor de opdrachtgever. De diagnose zal in de onderzoeksfase verder uitgediept worden om zicht te krijgen op welke invloeden een rol spelen. Vervolgens is door de afstudeerders een projectplan opgesteld om concreet en eenduidig aan te geven wat het minimaal vereiste en gewenste projectresultaat is. In het projectplan worden de kaders vastgelegd voor de verdere uitvoering van het project. 3.2 Onderzoek- en oplossingsfase Tijdens deze fase vindt de feitelijke uitvoering van de opdracht plaats. Iedere stap in deze fase is een vorm van onderzoek. In deze stappen wordt puntsgewijs beschreven welke doelstellingen behaald dienen te worden. Ook wordt aangegeven welke vorm van onderzoek daarvoor gebruikt wordt Literatuuronderzoek De literatuurverkenning heeft tot doel om achtergrondinformatie en een goede theoretische onderbouwing te verkrijgen. De bronnen die hierbij geraadpleegd kunnen worden zijn de media op het gebied van managementtheorieën, veranderingsprocessen (in het bijzonder in ontwikkelingslanden), plaatselijke wet- en regelgeving en de logistieke vraagstukken. Voorbeelden hiervan zijn vakbladen, boeken en internetsites. Pagina 4

5 3.2.2 Informatie verzamelen Doel van deze fase is om informatie te verzamelen die nodig is om de juiste richting te bepalen. Daarnaast wordt in deze fase gestart met inventarisatie van gegevens m.b.t. wet- en regelgeving, inrichting keuken en logistieke processen. Deskresearch: In deze fase worden de volgende activiteiten uitgevoerd: - Informatie verzamelen over eisen en randvoorwaarden op het gebied van wet- en regelgeving voor de inrichting/installatie van de apparatuur; - Onderzoeken welke mogelijkheden er zijn voor het verkrijgen van grondstoffen voor de soupkitchen; - Informatie verzamelen over alle deelaspecten via verkeer met betrokkenen. - Informatie verzamelen over eisen en randvoorwaarden voor het transport van de apparatuur van Nederland naar Zuid-Afrika; Interviews: In deze fase worden de volgende activiteiten uitgevoerd: - Het houden van interviews op basis van open vragen. Deze interviews worden zowel mondeling, tijdens de oriëntatiefase als schriftelijk en via afgenomen bij betrokkenen van het Soupkitchenproject. - Onderzoeken welke mogelijkheden er zijn voor het verkrijgen van grondstoffen voor de Soupkitchen (activiteit van afstudeerder ter plaatse in samenwerking met de afstudeerders in Nederland). - Het houden van een interview met een van Nederlands grootste internationale expediteurs. - Het houden van interviews met charitatieve instellingen in Nederland die goederen transporteren of hebben getransporteerd naar Zuid-Afrika. (zie onderzoeksplan De Golfbreker ) Inventarisatie De inventarisatiefase heeft als voornaamste doel vast te stellen wat de huidige situatie is en welke knelpunten er zijn. In deze fase worden de volgende activiteiten uitgevoerd: - Inventariseren van de resultaten uit de verschillende interviews; - Inventarisatie van de resultaten uit de deskresearch; - Inventarisatie van mogelijke leveranciers van grondstoffen; - Bepalen van de benodigde voorzieningen voor de installatie en inrichting van de apparatuur voor de Soupkitchen; - Bepalen van de benodigde voorlichting en instructie voor het exploiteren van de Soupkitchen; - Inventariseren van mogelijke sponsors; De input van de inventarisatie komt voornamelijk uit de eerdergenoemde fasen Alternatieven onderzoeken Het doel van deze fase is om de alternatieven die uit voorgaande fasen naar voren zijn te gekomen in kaart te brengen. In deze fase worden de volgende activiteiten uitgevoerd: - Mogelijkheden voor voorlichting en instructie in kaart brengen; - Mogelijke inrichtingseisen formuleren (Nederlandse of Zuid-Afrikaanse wet- en regelgeving of een aanvaardbare tussenvorm); - Mogelijkheden voor het verkrijgen van grondstoffen formuleren; - Onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om het Soupkitchenproject te kopiëren naar andere gemeentes. - Alternatieven formuleren voor het transport van goederen naar Zuid-Afrika. Pagina 5

6 3.2.5 Draagvlak creëren Ook het creëren van draagvlak zal onderdeel uitmaken van deze fase. Het doel hiervan is draagvlak te vormen die in de implementatiefase verder versterkt kan worden. Met de opdrachtgever zal worden gezocht naar een wijze van communicatie over de resultaten met als doel het creëren en behouden van draagvlak. Het creëren van draagvlak wordt op de volgende manieren in gang gezet: - Het oriënterend bezoek aan Zuid-Afrika van oktober Een deelproject (inventarisatie van mogelijkheden grondstoffen) wordt ter plaatse uitgevoerd door Marieke Rozmus (als afstudeerproject voltijd studie). Er wordt dus zichtbaar aan het project gewerkt; - Door communicatie met dhr. A. Liebenberg, townmanager van Grabouw; - Het betrekken van de projectleider Soupkitchen, dhr. S. Shuma; - Deelopdrachten bij Cape Peninsula University of Technology (CPUT), een van de partners van de Hogeschool Arnhem en Nijmegen (HAN) in het project Theewaterskloof; Formuleren van het advies Deze fase wordt benut om het advies te formuleren voor de opdrachtgever. Het advies is gebaseerd op het onderzoek dat wordt uitgevoerd, het pre advies dat is geformuleerd en het implementatieplan. Naast het adviesrapport voor de opdrachtgever levert de afstudeerder een eindrapport in bij de HAN. Dit rapport geeft naast inzicht in het advies, ook inzicht in de aanpak en uitvoering van het project. Tevens wordt in deze fase het projectresultaat gepresenteerd aan de opdrachtgever en de HAN. 3.3 Invoeringsfase Het advies met bijbehorend implementatieplan is de afronding van het afstudeerproject. Het is echter voor de afstudeerders niet het einde van het project. Zij zullen daadwerkelijk uitvoering gaan geven aan het implementeren van het advies. De onderzoeksresultaten, het advies en het implementatieplan worden zorgvuldig overgedragen aan de opdrachtgever en andere relevante betrokkenen. 4. Resultaatverwachting De verschillende betrokkenen bij het project verwachten bij de afronding hiervan verschillende resultaten. Hieronder zijn de resultaten per betrokkene benoemd. Theewaterskloof: Een adviesrapport met implementatieplan voor het duurzaam inrichten en exploiteren (sustainability) van de Soupkitchen. Ondersteuning bij het verschepen, installeren en in gebruik nemen van apparatuur vanuit Nederland naar Zuid-Afrika. Een draaiboek voor het verschepen van goederen naar Zuid-Afrika door charitatieve instellingen in Nederland. HAN (Academie Diedenoort): Afstudeerrapport waarin zowel het proces als het uiteindelijke advies van het project zijn vastgelegd. 5. Activiteitenplanning Zie bijlage 1 voor de activiteitenplanning. Pagina 6

7 6. Randvoorwaarden voor projectuitvoering In dit projectplan zijn de volgende randvoorwaarden gedefinieerd: tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Tijd Afstudeerperiode: januari 2008 tot en met juni 2008; Voor 9 juni uur inleveren eindproducten op de HAN; Eindgesprekken in de week van 23 juni Door het aangepaste studieplan van de afstudeerders zullen zij tijdens het afstuderen nog een beperkt aantal vakken moeten volgen. Dit zal echter geen belemmering vormen voor het afstudeertraject. Geld Er zijn verschillende soorten kosten met dit project gemoeid. Daarnaast hopen de afstudeerders door middel van sponsorwerving opbrengsten te genereren die de gemaakte kosten kunnen dekken. In onderstaande opsomming staan de verschillende soorten kosten met daarachter de eerstverantwoordelijke die deze kosten voor zijn rekening neemt of hiervoor garant staat. Reis en verblijfskosten afstudeerders : HAN (International Affairs, Faculty of Health and Social Studies) en ZZG (Zorggroep Zuid-Gelderland) Transportkosten apparatuur : ZZG staat garant voor transport van één container Installatiekosten apparatuur : HAN Opleidingskosten vrijwilligers : HAN Kwaliteit Op de kwaliteit van het afstudeerproject is een aantal factoren van invloed. Een van de belangrijkste kwaliteitseisen hierbij is of het resultaat voldoet aan de gestelde eisen van de betrokken partijen. Om tussentijds de kwaliteit van het afstudeerproject te toetsen zullen (tussen)producten worden opgeleverd aan de betrokken partijen. In overleg met hen zal na elk (tussen)product worden besloten tot een go of no go. De volgende activiteiten zijn hierin te onderscheiden: - Beoordeling pre advies door dhr. Liebenberg. - Beoordeling transportdocumenten door dhr. Liebenberg. - Goedkeuring van de transportdocumenten door de douane van Zuid-Afrika. Informatie De informatie die wordt verzameld en de resultaten van dit project worden onder meer vastgelegd in en gecommuniceerd via de volgende documenten: Projectplan; Tussentijdse rapportages; Onderzoeksplan transport; Gespreksverslag met docentbegeleider over tussentijdse rapportages; Verslagen van contactmomenten met de opdrachtgever en/of docentbegeleider via verkeer; Adviesrapport met implementatieplan; Afstudeerrapport; Eindpresentatie. Pagina 7

8 Organisatie Docentbegeleider Dhr. Ronald Beckers: Opdrachtgever Dhr. Anton Liebenberg: Afstudeerders: Dhr. G.J.M. Jansen: Dhr. C. Lodder: docentbegeleider afstuderen opdrachtgever deeltijdstudent HAN (Academie Diedenoort) deeltijdstudent HAN (Academie Diedenoort) Overige betrokkenen: Bij het afstudeerproject is tevens betrokken de heer Fons Wierink (Director International Affairs, Faculty of Health and Social Studies) van de HAN. Maar ook één van de universiteiten uit Kaapstad, namelijk Cape Peninsula University of Technology (CPUT). Elgin Learning Foundation (begeleiding van Food Garden Project) zal wellicht betrokken worden bij de verwerving van grondstoffen. Als laatste kunnen worden genoemd, studenten van de HAN die in Theewaterskloof een buitenlandstage vervullen. Overige randvoorwaarden Cultuurverschillen: Vanwege de slechte situatie in de shacks is het moeilijk om draagvlak en betrokkenheid te creëren bij de plaatselijke bevolking. Als de aandacht en begeleiding verslapt is men geneigd zich terug te trekken in het oorspronkelijke bestaan. Dit is kenmerkend voor een ontwikkelingsland. Denkwijze: De neiging van facility management studenten is om te denken in termen van efficiency, effectiviteit en kostenreductie. Dat wordt in het vakgebied als een belangrijk aspect gezien. In de situatie van Soupkitchen moet echter gedacht worden in termen van het creëren van werkgelegenheid. Door het bouwen aan micro-economie kunnen bewoners van de shacks zelf een bestaan opbouwen. Door een druppeleffect kan hierdoor steeds meer werkgelegenheid ontstaan. De toegevoegde waarde die het vakgebied FM kan hebben ligt meer in de breedheid van het vakgebied. In dit project zal deze toegevoegde waarde vooral bestaan uit: Logistiek vraagstuk zeetransport; Logistiek vraagstuk grondstofverwerving en voedseldistributie; Inrichtingeisen en techniek bij het inrichten van een keuken en bijbehorende opslagruimte; Voedselbereiding en opslag van voedingsmiddelen; Voedselkwaliteit; Voorlichting en instructie op het gebied van gebruik en onderhoud van keukenapparatuur; Voorlichting op het gebied van voedselveiligheid en hygiëne; Beperkingen van het project Afstand: De activiteiten voor het opstellen van het advies worden uitsluitend vanuit Nederland uitgevoerd. Benodigde informatie vanuit Zuid-Afrika zal via diverse personen per worden verkregen. 7. Specificatie van de output per fase Oriëntatiefase Pre advies.; Globale organisatiediagnose; Projectplan. Pagina 8

9 Onderzoek- en oplossingfase Onderzoeksplan; Organisatiediagnose; Deelonderzoeken; Advies; Implementatieplan; Concept adviesrapport. Invoeringsfase Adviesrapport met implementatieplan voor de opdrachtgever; Afstudeerrapport voor de HAN; Procesverslag; 8. Projectorganisatie De organisatie van het afstudeerproject bestaat uit de docentbegeleider, de opdrachtgever en de afstudeerders. De afstudeerders overleggen met de volgende personen: De opdrachtgever, dhr. A. Liebenberg, Townmanager Gemeente Grabouw ; HAN (International Affairs, Faculty of health and social studies), dhr. F. Wierink; CPUT, dhr. Tap van der Schyff; De docentbegeleider van de HAN, dhr. R. Beckers; Naast deze betrokkenen zullen de afstudeerders daar waar nodig of gewenst contact leggen met anderen, zowel intern als extern. Hierbij wordt gedacht aan medewerkers van de gemeente Grabouw en voltijd studenten die stage lopen of afstuderen in de gemeente Grabouw. Daarnaast zal regelmatig reflectie plaats vinden met leden van International Office van de HAN. 9. Informatie en communicatie In deze paragraaf wordt aangegeven op welke manier de belanghebbenden geïnformeerd worden en met welke betrokkenen gecommuniceerd wordt (zie ook bijlage 2, communicatiematrix). Opdrachtgever Projectplan; Opgeleverde tussenproducten, concepten van rapporten; Voorstellen voor advies; Adviesrapport; Implementatieplan. HAN(International Affairs, Faculty of health and social studies) Projectplan; Opgeleverde tussenproducten, concepten van rapporten; Stand van zaken sponsorwerving Voorstellen voor advies; Adviesrapport; Implementatieplan Docentbegeleider Projectplan; Verslagen van voortgangsgesprekken; Tussenproducten Bouwplan afstudeerrapport; Definitief afstudeerrapport. Pagina 9

10 CPUT Technische informatie uitwisseling over apparatuur; Adviesrapport; Implementatieplan. Stagiaires en afstudeerders en hun begeleiders Informatie uitwisselen over deelopdrachten die stagiaires en afstudeerders in Zuid-Afrika uitvoeren; Adviesrapport; Implementatieplan. Potentiële sponsors Informatie over het project; Stand van zaken implementatieplan 10. Begroting Het project wordt op basis van no cost uitgevoerd. Eventuele kosten komen voor rekening van stichting Zorggroep Zuid-Gelderland en de HAN. Gelden die beschikbaar komen uit de sponsorwerving zullen ingezet worden t.b.v. transport, installatie van apparatuur en aanverwante kosten. Voor de inzet van medewerkers vanuit de Gemeente Grabouw zijn geen kosten opgenomen. Pagina 10

11 Bijlage 1: Activiteitenplanning Projectweek Planning project Theewaterskloof Weeknummer Oriëntatiefase Bezoek Zuid-Afrika Formuleren pre advies Formuleren afstudeervoorstel Formuleren projectplan Onderzoek- en oplossingsfase Onderzoek naar; - Relevante wet- en regelgeving voor installatie, gebruik en onderhoud van keukenapparatuur - Procedures en documenten voor het verschepen van apparatuur - Potentiële leveranciers van grondstoffen - Logistiek van voedsel van en naar Soupkitchen en naar de verschillende distributiepunten Beschrijving inrichting keuken Formuleren van concept adviesrapport Opstellen implementatieplan Invoeringsfase Vaststellen adviesrapport met implementatieplan voor de opdrachtgever Vaststellen afstudeerrapport HAN Presentatie werkconferentie 4 Afronden procesverslag Eindgesprek Implementatie Sluiten keuken ZZG Demonteren keuken Laden container Verschepen container Ontschepen container in Kaapstad Monteren keuken in Grabouw In gebruik nemen apparatuur Opleiden technisch personeel Opleiden vrijwilligers voedselbereiding Overige activiteiten Sponsorwerving

12 Projectweek Planning project Theewaterskloof 2008 Weeknummer Oriëntatiefase Bezoek Zuid-Afrika Formuleren Pre advies Formuleren afstudeervoorstel Formuleren Projectplan Onderzoek- en oplossingsfase Onderzoek naar; - Relevante wet- en regelgeving voor installatie, gebruik en onderhoud van keukenapparatuur - Procedures en documenten voor het verschepen van apparatuur - Potentiële leveranciers van grondstoffen - Logistiek van voedsel van en naar Soupkitchen en naar de verschillende distributiepunten Beschrijving inrichting keuken Formuleren van concept adviesrapport Opstellen implementatieplan Invoeringsfase Vaststellen adviesrapport met implementatieplan voor de opdrachtgever Vaststellen afstudeerrapport HAN Presentatie werkconferentie 4 Afronden procesverslag Eindgesprek Implementatie Sluiten keuken ZZG Demonteren keuken Laden container Verschepen container Ontschepen container in Kaapstad Monteren keuken in Grabouw In gebruik nemen apparatuur Opleiden technisch personeel Opleiden vrijwilligers voedselbereiding Overige activiteiten Sponsorwerving

13 Bijlage 2: Communicatiematrix Wie / Waarover / Wanneer Pre advies Projectplan Opdrachtgever A. Liebenberg Voor opdracht Naar behoefte en bij belangrijke wijzigingen. Benodigde materialen voor installatie en inrichting keuken Februari Mei 2008 Transport documenten Voortgang deelprojecten Maart- April 2008 Maandelijks Gegevens uitwisselen / Stand van zaken Docentbelgeleider R. Beckers Voor opdracht Naar behoefte en bij belangrijke wijzigingen. Maandelijks Afstudeerder M. Rozmus Projectleider Soupkitchen S. Shuma HAN, Intern. Affairs F. Wierink Ter informatie Ter informatie Maandelijks Naar behoefte Voor opdracht Maandelijks Naar behoefte Voor opdracht Ter informatie Ter informatie Maandelijks CPUT T. van der Schyff Naar behoefte en bij belangrijke wijzigingen. Februari Mei 2008 Maandelijks Ter informatie Ter informatie HAN, Voeding en diëtetiek A. Schreurs