Inleiding 1. Overdracht 2. Ordening en beschrijving papieren bescheiden

Transcriptie

1 Hybride archieven verwerken met LIAS

2 Verwerking hybride archief van ACV-CSC CSC Textura in KADOC-KU KU Leuven Inleiding 1. Overdracht 2. Ordening en beschrijving papieren bescheiden -Odis - scopearchiv 3. Ordening en beschrijving digitale stukken - SharePoint - scopearchiv 4. Langs lezerszijde

3 Inleiding KADOC-KU Leuven kreeg in 2009 het papieren archief van de Christelijke Textielcentrale - ACV Textura in bewaring Het papieren archief werd onmiddellijk geordend en beschreven in scopearchiv Eind 2010 werd dit aangevuld met het digital bornarchief De bestaande inventaris werd aangevuld met digitale objecten die omschreven en gelinktwerden werdenin nieuwe beschrijvingsfiches digitale objecten die aan bestaande beschrijvingen werden toegevoegd De digitale objecten worden bewaard en gepreserveerd in het digitale depot

4 Texturawas het eerste hybride archief, bestaande uit zowel analoge als digital bornstukken, dat integraal verwerkt werd binnen KADOC-KU Leuven Het digitale onderdeel bevatte voornamelijk tekstdocumenten Het digitale onderdeel bevatte voornamelijk tekstdocumenten (.pdf,.doc,.wpd) en was goed geordend. Bepaalde formaten, zoals s, werden niet teruggevonden in het archief.

5 1. Overdracht Overdracht archief Papieren bescheiden in dozen Digitale documenten op een externe harde schijf van KADOC (gecontroleerde overzetting) Registratie van aanwinsten gebeurt in KADMIN, zelf ontwikkelde databank van KADOC

6 1. Overdracht Bepalen verwerkingstrategie Gelijktijdigeverwerkingpapierenen digitalestukken? Eerstpapier? Eerstdigitaal? Diepe beschrijving? Plaatsingslijst? Case Textura Papieren documenten eerder overgedragen Papier eerst verwerkt, daarna digitale documenten verwerkt Er werd gekozen voor een meer globale aanpak, waardoor beschrijving sneller verloopt. Hiervan werd afgeweken bij enkele meer nauwkeurige beschrijvingen, die als test werden opgenomen.

7 2. Ordening en beschrijving papieren bescheiden Opmaak inventaris in scopearchiv Verwerking volgens internationale normen ISAD(G), ISAAR, OAIS, EAD Voordeel automatisering van beschrijving: Toevoegen links naar bijkomende informatie elders Automatische publicatie op meerdere plaatsen: als pdf in Limo, als archieffiche in ODIS en Archiefbank Vlaanderen en als data in databank van LIAS

8 Stap 1 : ODIS-fiche ODIS Opstellen fiche betreffende archiefvormer scopearchiv Aanmaak archiefbestandsfiche Aanmaak ordeningsschema Beschrijving en ordening stukken scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

9 Aanmaak ODIS-organisatiefiche betreffende ACV-CSC Textura Aanmaak basisfiche die tijdens de verwerking van het archief aangevuld wordt, waarna ze vrijgeven/gepubliceerd wordt.

10 Vanuit de organisatiefiche worden links met andere authoritygegevens gelegd, zoals Vanuit de organisatiefiche worden links met andere authoritygegevens gelegd, zoals persoonsfiches die meer persoonsinformatie bevatten

11 Organisatiefiche in de ODIS OPAC

12 Stap 2: archiefbestandsfiche in scopearchiv ODIS Opstellen fiche betreffende archiefvormer scopearchiv Aanmaak archiefbestandsfiche Aanmaak ordeningsschema Beschrijving en ordening stukken scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

13 Klik op knop new om een nieuwe fiche aan te maken Zicht op de fondsen van KADOC in scopearchivin de tree view die verder opengeklapt kan worden en als archievenoverzicht dient

14 Na aanklikken van new -knop verschijnt volgendebox, kies level archief Plaatsing nieuwe fiche t.o.v. het geselecteerde item in de boom bij het aanklikken van new

15 Gekende ISAD(G)-gegevens al invullen, zoals referentie code en titel. Later wordt dit aangevuld. Magazijnplaats Toevoegen trefwoorden, beperkingen inzage of links naar andere beschreven archieven op het niveau van het archiefbestand

16 Via de ODIS-pluginin de archieffiche worden ODIS gegevens automatisch gekoppeld en bijgewerkt. De organisatiefiche van ACV-CSC Texturakan onmiddellijk toegevoegd worden.

17 Stap 3 : ordeningsschema ODIS Opstellen fiche betreffende archiefvormer scopearchiv Aanmaak archiefbestandsfiche Aanmaak ordeningsschema Beschrijving en ordening stukken scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

18 Ordeningsschema opmaken d.m.v. toevoegen tussenniveaus. Keuze uit: afdeling, onderafdeling, rubriek, subrubriek Toevoegen tussenniveaus: plaatsing via infoscherm en drag-and-drop

19 Velden beschikbaar voor een tussenniveau

20 Stap 4 : beschrijving (papieren) stukken ODIS Opstellen fiche betreffende archiefvormer scopearchiv Aanmaak archiefbestandsfiche Aanmaak ordeningsschema Beschrijving en ordening stukken scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

21 Aanmaak eerste bestanddeel Plaatsing selectie op archiefniveau Archief Christelijke Textielcentrale Textura Knop new > level: bestanddeel > form: bestanddeel (automatisch) > Ref.code: copyref.codefromselectedunit of description > Insertionposition: subordinate to selected UD > klik ok

22 -De ref.codewerd automatisch overgenomen uit de archieffiche, doordat in het vorige scherm copyref.codefromselectedunit of description werd gekozen. Ze wordt als volgt opgebouwd: landcode/instellingcode/archiefcode/inventarisnu mmer Het laatste cijfer (inventarisnummer) dient nog toegevoegd te worden in deze eerste bestanddeelfiche. Voeg in Ref.code /1 toe. Voeg in Ref.codeAP 1 toe. Dit veld wordt getoond als inventarisnummer in de toegangen.

23 Een eerste lege beschrijvingseenheid is zichtbaar in de tree view

24 Vanuit dit eerste bestanddeel kunnen automatisch meerdere (lege) bestanddelen klaargezet worden voor beschrijving De ref.codekan al automatisch aangevuld en doorgenummerd worden Voordeel: Minder manueel (typ)werk Minder kans op fouten Voor reeksen met gelijkaardige info kunnen ook gegevens uit bepaalde velden van een geselecteerde fiche automatisch overgenomen worden (zie onderdeel copy data from in infoscherm)

25 Aanmaak meerdere bestanddelen met automatische invulling ref.code en ref.code AP Selectie eerste bestanddeel Knop new > Level: bestanddeel > quantity: 20 > Ref.code: increment ref.code from selected unit of description > Insertion position: after selected UD > ok

26 Meerdere lege bestanddelen met unieke nummer, minder kans om fouten te maken. Na beschrijving bv. verplaatsen naar juiste afdeling.

27 De gegevensvelden in scopearchivzijn gebaseerd op de ISAD(G)-norm, waardoor de informatie eenvoudig uit te wisselen is Naast de 26 ISAD-beschrijvingselementenwerden bijkomende velden opgenomen LIAS beschikt over een handleiding voor de invulling en interpretatie van alle velden KADOC maakte een interne handleiding archiefverwerking voor nieuwe medewerkers, hierin werd een selectie van in te vullen velden opgenomen.

28 Minimale beschrijving bestanddeel in KADOC Referencecode : volledige referentiecode opgebouwd als volgt: BE/nummer instelling/code archiefbestand/inventarisnummer Ref.code AP : inventarisnummer Title: redactionele vorm en inhoud Creation date(s), details : getoond in inventaris en OPAC Creation date(s) : om geïndexeerd te zoeken Extent: omvang Appraisal and destruction: motivatie vernietiging Destruction date : vernietigingsdatum Related audiovisual material Related publications Use: om termijnen voor beperkingen van inzage vast te leggen. Mag een stuk 30 jaar niet ingekeken worden, dan zal dit stuk gedurende die periode niet opvraagbaar zijn via het winkelmandje in de publiekscatalogus. References: om door te verwijzen naar andere beschreven stukken in scopearchiv Lias Respository: om een link te leggen met een bestand, bijvoorbeeld de ingescandeversie van het bestanddeel, in het digitaal depot

29 Beschrijvingsvelden bestanddeel deel 1

30 Beschrijvingsvelden bestanddeel deel 2

31 Beschrijvingsvelden bestanddeel deel 3

32 Beschrijvingsvelden bestanddeel deel 4

33 Beschrijvingsvelden bestanddeel deel 5, tabbladen onderaan

34 In het tabblad Use kan men inzagebeperkingen opnemen. Het vinkje releasedforqueries (links onderaan) is aangevinkt, zodat de beschrijving wel zichtbaar en opzoekbaar is Het inventarisnummer kan echter gedurende de looptijd niet opgevraagd worden via de OPAC In de invoermodule zijn beperkt raadpleegbare beschrijvingen In de invoermodule zijn beperkt raadpleegbare beschrijvingen aangeduid met een uitroepteken

35 Invoermodule: beperkingen raadpleegbaarheid aangeduid met! OPAC: inventarisnummer kan niet besteld worden OPAC: bijkomende info

36 Resultaat van de globale beschrijving in de scopearchivtree view

37 Er staat een apart formulier voor film/audio document en object ter beschikking

38 Stap 5 : aanvulling en controle ODIS Opstellen fiche betreffende archiefvormer scopearchiv Aanmaak archiefbestandsfiche Aanmaak ordeningsschema Beschrijving en ordening stukken scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

39 Aanvullen bijkomende gegevens op bestandsniveau in de archieffiche: datering (kan automatisch), omvang, geschiedenis, verwerving, inhoud, gerelateerde publicaties en beeldmateriaal, titel inventaris, toegankelijkheid, auteur, trefwoorden (descriptoren), relaties met andere archieven in scopearchiv,

40 Stap 6 : publicatie gegevens ODIS Opstellen fiche betreffende archiefvormer scopearchiv Aanmaak archiefbestandsfiche Aanmaak ordeningsschema Beschrijving en ordening stukken scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

41 Automatische publicatie van de inventaris via het veld state of finding aid in de archieffiche De archivaris wijzigt dit veld na afwerking van de inventaris in afgewerkt door archivaris

42 De hoofdarchivaris trekt regelmatig een lijst van alle afgewerkte inventarissen en kijkt deze na De hoofdarchivaris zet de status van het archief op completed en enwijzigt het veld state of findingaidin vrijgegeven voor publicatie : er wordt automatisch een XML, EAD en PDF aangemaakt en beschikbaar gezet op verschillende plaatsen (zie punt 4.). Zodra dit gebeurd is, wordt state findingaidautomatisch op gepubliceerd gezet. De status dient gewijzigd te worden naar completed zodat de gegevens beschikbaar zijn in de OPAC.

43 Archieven in progress zijn in de boom in blauw aangeduid en worden niet getoond voor het publiek, completed = zwart

44 Gepubliceerde gegevens beschikbaar via: Limo als pdf (inventaris) LIAS als data in databank (inventaris) ODIS als archieffiche (enkel archiefbestandniveau) Archiefbank Vlaanderen als archieffiche (enkel archiefbestandniveau)

45 3. Ordening en beschrijving digitale stukken Case Textura: na afronden inventaris papier Bijkomende acties t.o.v. beschrijving papier: Pre-ingest: metadata en structuur vastleggen van digitale objecten Preservatie-acties voor langetermijnbewaring op stukken en metadata Koppelen digitale stukken aan beschrijvingen Invoegen van digitale stukken en/of beschrijvingen in bestaande inventaris Inzage en opvragen digitale stukken via LIAS OPAC na goedkeuring bewaargever

46 Stap 1 : ordening en selectie Windows Verkenner Ordening en selectie SharePoint Vastleggen beschrijvingsniveau Vastleggen metadata Ingesten probleemoplossing scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

47 Er wordt kopie aangemaakt van originele mappenstructuur, die bij het archief bewaard wordt. Opschoning gebeurt in Windows Verkenner: Dubbels en te vernietigen stukken verwijderen Ordening in nieuw ordeningsplan: aanmaak mappen in Verkenner waar dit nodig is

48 Controle en beheersing van vreemde tekens, lege mappen en pad-en bestandslengte m.b.v. tool Bv. verwijdering of vervanging #?! Bv. vervangen spatie door _ Dit is noodzakelijk om verdere bewerking (bv. in SharePoint) mogelijk te maken Studie onbekende formaten Zoeken naar conversiemethoden om stukken te kunnen lezen Ingestvan geconverteerde formaten een optie? Ondersteuning en kennisdeling hierbij vanuit LIAS netwerk In deze voorbereidende fase, waarbij documenten geëvalueerd worden, worden best al gegevens genoteerd betreffende bv. inzagebeperking en selectie

49 Stap 2 : Vastleggen beschrijvingsniveau Windows Verkenner Ordening en selectie SharePoint Vastleggen beschrijvingsniveau Vastleggen metadata Ingesten probleemoplossing scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

50 Import van mappen in SharePoint door de archivaris

51 Niveau van beschrijving dient vastgelegd te worden in SharePoint via vinkje Unit of description of UD onderliggende niveaus Keuze heeft invloed op raadplegingwijze gebruiker Keuze heeft invloed op tijdsinvestering archivaris Beschrijving van bestanddeel Aanmaak van een beschrijvingseenheid

52 Scenario 1: alle vinkjes unit of description aangevinkt Gevolg: alle bestanden in hun context zichtbaar in OPAC = stuksgewijze beschrijving Indien geen titel opgegeven werd in SharePoint, wordt bij ingestde bestandsnaam ingevuld in het veld title in scopearchiv Indien een archief goed geordend is en naamgeving volgens de regels van de kust gebeurde, kan dit als dusdanig opgenomen worden. Verwerking/beschrijving door de archivaris wordt in dit geval tot een minimum beperkt, wat tijd bespaard. Nuttig voor stuksgewijze beschrijving van bv. foto s

53 Resultaat keuze scenario 1 in scopearchiv 1 Unit of Description= 1 digitaal object Alle context en structuren expliciet zichtbaar en bewaard in scopearchiv

54 Scenario 2: niet alle vinkjes unit of description aangevinkt Gevolg: meerdere digitale objecten (stukken) zullen gelinktworden aan één beschrijving Er wordt een inventarisnummer aangemaakt op het niveau waarop het vinkje staat. De mappenstructuur die onder het beschrijvingniveau zit, wordt niet expliciet getoond in de OPAC. Ze is wel zichtbaar (en dus bewaard) in het digitale depot. Lezers en archivarissen kunnen vanuit één link in de beschrijvingsfiche doorklikken naar onderliggende mappen (zie onder punt 4)

55 Scenario 2: Bestanden (en eventueel onderliggende structuur) ondergebracht in één beschrijving bv. bestanddeel. Enkel de beschrijving is expliciet zichtbaar in de boomstructuur, een link naar de stukken is zichtbaar in de bestanddeelfiche. 1 UD = meerdere digitale objecten 1 UD = meerdere bestanden, onderliggende structuur bewaard in digitaal depot

56 Stap 3 : vastleggen metadata Windows Verkenner Ordening en selectie SharePoint Vastleggen beschrijvingsniveau Vastleggen metadata Ingesten probleemoplossing scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

57 2 SharePointviewsom metadata toe te voegen: standaard (boven) en gegevensblad (onder)

58 In de fiches moeten inhoudstype (beschrijvingsniveau), ingestmodel(preservatie) en acces right model (raadpleging) vastgelegd worden

59 Bepaalde metadata worden vastgelegd bij de individuele stukken in digitale depot opgenomen per bestand: title, ref.code, content, date, creator, description, editorial form, extent, geographical information, source vernietigingsdatum: automatische vernietiging mogelijk Toevoegen beschrijvende metadata Deze worden na ingestopgenomen in scopearchiv, daarom komen ze overeen met bestaande velden in scopearchiv Indien een bestaande ref.codeuit scopearchivin SharePoint wordt ingevuld, worden de documenten automatisch gekoppeld aan de bestaande beschrijving in scopearchiv. Zo worden hybride bestanddelen samengesteld.

60 Stap 4 : ingest en probleemoplossing Windows Verkenner Ordening en selectie SharePoint Vastleggen beschrijvingsniveau Vastleggen metadata Ingesten probleemoplossing scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

61 Ingest= opname van metadata en digitale objecten in digitaal depot en scopearchiv In overleg met LIAS ICT Indien formaten niet herkend worden of er zich andere onregelmatigheden voordoen, neemt ICT contact op om verdere mogelijkheden te bekijken. Bv. discrepantie formaat en ingestmodel Controlelijsten worden ter beschikking gesteld van de archivaris om verdere controle en beschrijving mogelijk te maken. Bv. lijst met reeds bestaande referentie codes

62 Vooraf aan ingest: Controle beschikbaarheid minimale data (ingestmodel en acces rights model) Bitvalidatie Virusscan Formaatherkenning Bij ingest: Bewaring origineel Aanmaak preservatiekopie Aanmaak consultatiekopie Bewaring en preservatie contextinformatie Overheveling metadata vanuit digitaal depot en SharePoint naar werkruimte scopearchiv Communicatie afronding ingestproces naar archivaris

63 Stap 5 : aanvulling en controle Windows Verkenner Ordening en selectie SharePoint Vastleggen beschrijvingsniveau Vastleggen metadata Ingesten probleemoplossing scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

64 De beschrijvingen met links naar de stukken worden ingeladen in een aparte werkruimte In pre-ingest(sharepoint) dienen stukken steeds ondergebracht te worden onder voorlopige archiefbestandfiches om ze terug te vinden in werkruimte

65 Digitale objecten werden bij ingestaan beschrijvingen gekoppeld en zijn in de invoermodule zichtbaar via de LIASrepositorylink 1 link voor meerdere stukken

66 Controle van beschrijvingen Plaatsing van nieuwe beschrijvingen in bestaande inventaris Aanpassen van bestaande beschrijvingen waaraan digitale stukken werden gekoppeld m.b.v. controlelijst Aanvullen omvang bijvoorbeeld

67 Stap 6 : publicatie gegevens Windows Verkenner Ordening en selectie SharePoint Vastleggen beschrijvingsniveau Vastleggen metadata Ingesten probleemoplossing scopearchiv Publicatie gegevens Aanvulling en controle

68 Wijzigen en toevoegen gegevens archieffiche De archivaris wijzigt het veld state findingaidin de archieffiche van gepubliceerd naar afgewerkt door archivaris, waarna de hoofdarchivaris wijzig inventaris kiest. Hierdoor worden de oude EAD en pdf overschreven door de nieuwe versie.

69 4. Langs lezerszijde Gepubliceerde gegevens beschikbaar via: limo.libis.be als pdf (inventaris)

70 aanklikken van het inventarisnummer opent de gedetailleerde beschrijvingsfiche in scopearchiv

71 als data in databank (inventaris) en als pdf

72 als archieffiche (enkel archiefbestandniveau)

73 als archieffiche (enkel archiefbestandniveau)

74 Gebruikers zien enkel beschrijvingen, geen (digitale) stukken. Uitzondering: vrijgegeven digitale objecten, zoals affiches Na toestemming van de bewaargever (KADOC procedure) kan men met een eigen login de digitale stukken online raadplegen via een link in de bestanddeelfiche van de OPAC

75 Link vanuit de bestanddeelfiche naar de digitale stukken in het digitaal depot

76 Stukken worden in hun (originele) context getoond indien deze aanwezig is startview Dieper in de originele structuur

77 Meer informatie Bezoek onze website: Stuur ons een berichtje: Bel ons: Bezoek ons: de Croylaan 54, 3001 Heverlee Save the data