Agenda. Wie is CoSource?

Transcriptie

1 Agenda Voorstellen Probleemstellingen Wat houdt technisch facility management in? Onderhoud en onderhoudscontracten Keuze leverancier(s) en inkoopproces Kritische succesfactoren bij onderhoudscontractering Stappenplan voor performance contracting Trends Vragen 1 Wie is CoSource? CoSource is een onafhankelijk advies- en managementbureau dat gespecialiseerd is in het organiseren en optimaliseren van beheer en onderhoudsprocessen van gebouwen en technische voorzieningen in gebouwen. De dienstverlening omvat: Advisering op gebied van onderhoud- en exploitatiebeheer Begeleiden van aanbestedingstrajecten Periodieke audits m.b.v. de supplier scorecard Inspecties (o.a. conditiemetingen o.b.v. NEN 2767) Meerjarenbudgetteringen Installatieverantwoordelijkheid NEN 3140 en NEN Safety register (controle wetgeving en vergunningen) Projectmanagement Second opinion onderzoeken Interim management en detachering 2 1

2 Onvoldoende inzicht in kosten Probleemstellingen Onvoldoende inzicht in werkzaamheden Hoe kan ik de geleverde kwaliteit beoordelen? Te weinig meedenkende onderhoudspartij(en) Gevoel teveel te betalen Onderhoudscontract sluit niet aan bij (gewijzigde) beheerorganisatie Hoge extra (buiten contractuele) kosten Veel operationele discussie met leverancier(s) Klachten over binnenklimaat. 3 Wat houdt technisch facility management in? Technieksoorten Werktuigbouwkundige installaties Verwarming, ventilatie, air-conditioning, koeling (HVAC), pompsystemen, persluchtvoorzieningen, etc. Elektrotechnische Installaties Verdeelinrichting, trafo s, noodstroomvoorzieningen, verlichtingssystemen, etc. Detectiesystemen Brandmeldsystemen, inbraakpreventie systemen, toegangscontrole systemen, gebouwbeheer-systemen, etc. Bouwkundige voorzieningen Bouwdelen, sanitair, etc. Transportinstallaties Liften, automatische deuren, roltrappen, etc. 4 2

3 Wat houdt technisch facility management in? Processen Service (technische dienstverlening op afroep of inleen basis) Onderhoud (uitvoering van preventieve of correctieve werkzaamheden op contractbasis) Beheer (coördinatie, begeleiding, administratie, etc.) Contract overschrijdend werk en klussen Projecten (modificaties en aanpassingen aan technische en bouwkundige voorzieningen) 5 Waarom technisch facility management? Bewoners en gebruikers van locaties hebben recht op een comfortabele en veilige verblijfs- en werkomgeving (Arbo wet) Beheerst exploitatieproces (structureel i.p.v. ad hoc, weinig storingen, voldoen aan reactietijden, etc.) Over de gehele levenscyclus van technische voorzieningen in gebouwen bedragen de exploitatiekosten het 10 voudige van de initiële investeringskosten Men wil voorkomen dat gebouwen en installaties vervroegd, technisch en economisch, worden afgeschreven. 6 3

4 Onderhoudsbegrippen Onderhoud, instandhouding, degradatie, up-grading Onderhoudsconcept: Plan waarin voor installaties of bouwdelen is omschreven wanneer, met welke middelen en op welke basis onderhoud wordt uitgevoerd. Storings Afhankelijk Onderhoud (SAO) - Brandjes blussen Toestandsafhankelijk Onderhoud (TAO) - Meten is weten Gebruiks Afhankelijk Onderhoud (GAO) - Periodiek foppen Een goed onderhoudsconcept is een mix van de bovenstaande onderhoudsvormen 7 Onderhoudsoptimalisatie Kosten Totale Kosten Kosten Preventief Faalkosten Activiteit 8 4

5 Onderhoudscontracten Sale & lease-back en PPS constructies Resultaat contracten Inspannings contracten Life cycle en TCO constructies Garantie (waarborg) contracten Resultaat contracten (Integraal) beheer contracten Taakgerichte contracten Capaciteits contracten Strategie Tactische invulling Operatie - uitvoering 9 Keuze contractvorm Over welke kennis en capaciteit beschikt de beheerorganisatie na aanbesteding/outsourcing? Inhoudelijke, operationele capaciteit in huis specialistische (mono) contracten of inleen van capaciteit op urenbasis Inhoudelijke, management capaciteit in huis Multidisciplinaire contracten op basis van inspanningsverplichting Algemene (facilitaire) management capaciteit Resultaatcontracten o.b.v. SLA s 10 5

6 Keuze leverancier(s) Hoog Segment impact Hefboom Taakgerichte contracten (W en E) Installateurs / onderhoudsbedrijven TFM Strategisch Partnership relaties, SLA s, outsourcing personeel Onderhoudsbedrijven 2 1 Inleen op tariefbasis (handjes) Installateurs en service bedrijven Specialistische monodiscipl. activiteiten OEM ers, specialisten Laag Commodity Bottleneck Laag Toeleveringsrisico Hoog 11 Inkoopproces 1. Specificeren (wat) 2. Selecteren (wie) 3. Contracteren (hoe) 4. Implementeren 5. Bewaken 6. Nazorg De meeste tijd en capaciteit in de specificatie fase. Inhoudelijke kennis is hier van belang. Keuze vorm van dienstverlening en contract Keuze leverancier(s), eventueel Rfi of long-shortlist Benoemen status of conditie van inventaris (m.b.v. methodiek conditiemeting NEN 2767) Opstellen bestek of PvE 12 6

7 Specificeren d.m.v. conditiemeting Groeiende behoefte aan objectieve methodiek voor vaststellen van nulsituaties en actuele status van gebouwelementen en technische voorzieningen. Voortrekkersrol door RGD (Rijks Gebouwen Dienst) en NVDO (Nederlandse Vereninging voor Doelmatig Onderhoud). Standaardisering van beoordelingsschaal (conditie 1 t/m 6) en risicoanalyse methodiek. Normering van systematiek heeft geresulteerd in NEN 2767, deel 1 en deel 2 Intensiteit, omvang en het belang van gebreken gedefinieerd. Gebrekenlijsten o.g.v. W, E, B, en T voorzieningen (alle mogelijke gebreken zijn gedefinieerd) Toepassing van NLSfB coderingen Opleiding van gecertificeerde inspecteurs. 13 Methodiek conditiemeting Conditiescore Omschrijving Toelichting 1 Uitstekend Incidenteel geringe gebreken 2 Goed Incidenteel beginnende veroudering 3 Redelijk Plaatselijk zichtbare veroudering, functievervulling van bouw- en installatiedelen niet in gevaar 4 Matig Functievervulling van bouw- en installatiedelen incidenteel in gevaar 5 Slecht De veroudering is onomkeerbaar 6 Zeer slecht Technisch rijp voor sloop Vergelijking met gewenste conditie (conditie 3) Bepaling prioriteit (prioriteit 1, 2 en 3) Leeftijdsaspect; conditieverval na nieuwfase 14 7

8 Bestek of PvE? De wijze waarop de dienstverlening wordt gespecificeerd hangt af van de gekozen strategie en hieruitvolgende contractvorm. Inspanningsgerichte contracten besteksmatige omschrijving van taken, frequenties, reactietijden, e.d. Resultaatgerichte contracten omschrijving op basis van PvE (gewenste functionaliteit, verantwoordelijkheden, informatievoorziening, etc. Groeicontracten deels besteksmatige omschrijving en deels PvE, met als doel van inspanningscontract door te groeien naar resultaatcontract. 15 Selectieciteria Mate van voldoen aan bestek of PvE Referenties en ervaring organisatie Financiële situatie Prijsniveau en opbouw (begroting op element niveau) Ondersteunings mogelijkheden binnen/buiten regio Gebruik van systemen en werkwijzen Verhouding preventieve/correctieve kosten Kwaliteitsborging Visie op onderhoud en beheer Visie op ontwikkeling van dienstverlening en partnershiprelatie 16 8

9 Contracteringsfase Al daar niet (Europ.aanbestedings richtlijnen) onderhandelen op onderdelen Benoemen meet en beoordelingsmethoden en frequenties Afspraken t.a.v. eventuele bonus/malus regelingen Looptijd i.r.t. contractvorm Indexeringsafspraken Match tussen leverings- en inkoopvoorwaarden Waarom mislukken veel uitbestedingstrajecten op basis van resultaatcontracten? en Wat zijn de kritische succesfactoren? 9

10 Kritische succesfactor 1: organisatie-inrichting Organisatie-inrichting (personeel, processen en systemen) is aangepast aan uitbestedingssituatie Opdrachtgever is bereid op basis van output te meten en dus het meten op input los te laten Personeel van opdrachtgever heeft (en ziet) belang bij het slagen van uitbestedingstraject contractvorm Kritische succesfactor 2: Tijdpad Vertrouwen komt te voet en gaat te paard, maar.. van onze leveranciers vragen we onmiddellijk topprestaties. Inrichten implementatie periode en i.g.v. resultaatcontracten een periode voor het ontwikkelen van SLI s 10

11 Van Service Level Intention naar Service Level Agreement Gewenste service niveau s worden vastgelegd en leverancier acteert hiernaar Meetmethoden en meetmomenten moeten helder en eenduidig vastgelegd zijn Beïnvloedingsfactoren buiten het vermogen van de leverancier worden benoemd Om te voorkomen dat er een afreken -relatie ontstaat tussen opdrachtgever en leverancier wordt er pas na een gewenningsperiode een bonus/malus constructie gekoppeld aan het contract Kritische succesfactor: tijdpad De basis voor het ontwikkelen van geschikte prestatie indicatoren is wederzijds vertrouwen en intentie tot samenwerken Eerst SLI s en pas na een gewenningsperiode SLA s (of eerst samenwonen dan trouwen) Lange termijn afspraken i.v.m. benodigde investeringen in samenwerking, systemen en processen Incentives opnemen in contract ter stimulering van continu verbeterprocessen 11

12 Kritische succesfactor 3: Onbalans in de heilige drie-eenheid Service Levels Gewenst service niveau Stappenplan voor performance contracting Opstellen facilitair beleidsplan waarbij aandacht voor KSF s: - Organisatie inrichting - Tijdpad Inventarisatie en vaststellen nul situatie (technisch en financieel) Opstellen meerjarenbudgettering Opstellen prestatiecriteria resulterend in SLI s Aanbesteding o.b.v. PvE Uitvoering op basis van SLI s Voortgangsbesprekingen en evaluatie momenten op operationeel, tactisch en strategisch niveau Contractvoorstel met SLA s en bonus-malus regeling Uitvoering op basis van SLA s Optimalisatie trajecten 24 D O O R L O O P T IJ D ± 1½ jaar 12

13 Optimalisatie bij resultaatcontracting Financieel Opnemen incentives in contractvoorwaarden Benchmarking t.o.v. normen (per discipline) t.o.v. markt (branchegenoten) t.o.v. referentielocatie Kwalitatief Service level besprekingen (toetsen, bijstellen) Klanttevredenheidsonderzoek 25 Trends conditiegestuurd onderhoud Toepassing van conditiegestuurd onderhoud waarbij niet de inspanning maar het resultaat (de gewenste conditie) het uitgangspunt is van het onderhoudscontract Periodieke kwaliteitscontrole (conditie audits) ter borging van dienstverlening onderhoudspartij(en) Verkrijgen management informatie: Trending van conditiescores over meerdere jaren geeft beeld van kwaliteitsverloop van voorzieningen en kwaliteit van onderhoudspartij(en). KPI s (prestatiecriteria) t.a.v. maximum aantal afwijkingen van gewenste conditiescores. Investeringsbudgetten op basis van realiteit. Beheerder/eigenaar kan meer op hoofdlijnen het onderhoud aansturen

14 Trends: integraal aanbesteden en TCO Integraal aanbesteden: Combinatie van aanbesteding van nieuw/verbouwfase met exploitatiefase PPS constructies (Publiek Private Samenwerking) Vorming van consortia en samenwerkingsverbanden en participatie van vastgoed eigenaren Fac. dienst, Techn. dienst leveranciers FM FM TFM Main Main contractor contractor DM Total FM Maincontractor 27 Vragen? 28 14