Innovatief inkopen en aanbesteden in de vastgoedsector

Transcriptie

1 Innovatief inkopen en aanbesteden in de vastgoedsector Lustrumsymposium Real Estate 1

2 Drs. R.L.W. (Roel) Habraken Opleidingen Master Bedrijfskunde (afstudeerrichting Verandermanagement), Open Universiteit NL Bachelor Civiele techniek & management, Universiteit Twente Militaire Bedrijfskunde (Koninklijke Militaire Academie Breda) Diverse cursussen Werkervaring 2013-heden Partner Koëter Vastgoed Adviseurs Senior adviseur/dagelijkse leiding Koëter Vastgoed Adviseurs Projectconsultant adviesbureau TASK Diverse leidinggevende functies als officier bij de landmacht (genietroepen) Projecten Inkoop & implementatie prestatiegericht onderhoud Strategische onderhoudsadvisering Professionalisering onderhoudssystematiek zorg Outsourcing onderhoud & technisch beheer Etc. 2

3 Koëter Vastgoed Adviseurs Koëter Vastgoed Adviseurs is een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van vastgoed, opgericht in Onze dienstverleni ng is gericht op het ondersteunen van onze opdrachtgevers bij het organiseren en professionaliseren van het totale management van h un vastgoed. Vastgoedmanagement is al meer dan 20 jaar onze core business!! Per jaar adviseren wij over meer dan vierkante meter aan kantoren, bedrijfsgebouwen, scholen, zorggebouwen, theater s, monumentale gebouwen en gemeentelijke gebouwen. Wij onderscheiden ons door een praktische manier van werken, grote aandacht voor de opdrachtgever en een hoge kwaliteit maatwerk! Lustrumsymposium Real Estate, Tias school for business and society 3

4 Referenties 4

5 Invloed op onderhoudskosten Stichtingskosten versus exploitatiekosten vastgoed stichtingskosten 30% 15% 5% 9% 41% renovaties & aanpassingen onderhoud & vervanging Energie, water, schoonmaak, etc Beheerkosten Royal Academy of Engineering (2008) 5

6 Visie Onderhoud is geen project, maar een bedrijfsproces. Resultaat wordt behaald op de lange termijn door optimalisering van dit bedrijfsproces. Onderhoud kun je niet alleen, maar met partners (regieorganisatie). Goede contracten met KPI s en bonus/malus zijn de basis voor een succesvolle, langdurige samenwerking. Procesoptimalisatie in de gehele keten zorgt voor kostenreductie zonder verlies van kwaliteit (ketenintegratie). Professionaliseren kan alleen in een lerende organisatie (kennismanagement). 6

7 Zelf doen of uitbesteden? Wanneer uitbesteden? Strategie & besturing Kwaliteit & kosten Marktpartijen Impact van de verandering Is de dienst strategisch of bepalend voor de besturing van de organisatie? Is de prijs/prestatie beter of gelijk bij externe organisatie? Zijn er marktpartijen die een vergelijkbare dienst kunnen aanbieden die nu geleverd wordt? Wat zijn de consequenties op het gebied van personeel, kennis, processen en risico? 7

8 Hoe uitbesteden/inkopen? 8

9 Contractvormen Niet de techniek als uitgangspunt! Niet een gebouw (complex) als uitgangspunt! maar De gebruiker en het primaire proces! 9

10 Klant perspectief Veilige en gezonde woon- en werkomgeving Uitstraling, minimale conditie 2 Technisch hoogstaand ter vergroting van comfort Lage energielasten Richting KSF/KPI SMART-doel en randvoorwaarden Wat ga ik inkopen en hoe? Financieel perspectief Wat bepaald het succes naar onze aandeelhouders en financiers? Richting KSF/KPI SMART-doel en randvoorwaarden Vertalen bedrijfsstrategie naar KPI s! Vertalen Klant perspectief KPI s naar gunningscriteria! Wat bepaald het succes maar naar onze klanten? Wel met consequenties (Bonus/malus)!! Innovatie- en lerend perspectief Regie-organisatie (organisatiecultuur) Professioneel opdrachtgeverschap Kostenbewustzijn medewerkers verhogen Balanced Visie & Strategie Innovatie- en lerend perspectief Hoe blijven wij waarde creeëren en groeien? Richting KSF/KPI SMART-doel en randvoorwaarden Scorecard Financieel perspectief Vastgoed ter optimalisatie van bedrijfsproces Tegen zo laag mogelijke kosten Risico delen met markt Intern businessperspectief In welke bedrijfprocessen moeten we uitblinken? Richting KSF/KPI SMART-doel en randvoorwaarden Intern business perspectief Geen verstoring primair bedrijfsproces Optimale ondersteuning besluitvorming (portefeuille management) Lustrumsymposium Real Estate, Tias school for business and society 10

11 Kwaliteitsbewaking en gunning middels KPI s KPI Conditieprestaties CP1 Minimaal gewenste onderhoudsconditie volgens NEN2767 Inschrijver KPI Systeem prestaties bepaalt zelf doelstellingwaarde KPI SP1 Maximaal aantal in aanbesteding! technisch (verwijtbare) storingen SP2 Maximale reparatietijd maar SP3 Maximale cumulatieve downtime Consequenties niet behalen KPI is bekend en SP4 Minimale luchtkwaliteit SP5 Minimale/maximale wordt gehandhaafd! ruimtetemperatuur SP6 Minimale levensduur (vervangingscyclus) SP7 Duurzaamheidsaspecten (energieverbruik en verbetering daarvan) KPI Procesprestaties PP1 Maximale reactietijd bij storingen PP2 Planningsconformiteit PP3 Proceskwaliteit (middels evaluatieformulier) PP4 Klanttevredenheid PP5 Milieu- en veiligheidsincidenten 11

12 Bonus/malus systematiek Categorie KPI Werkelijke score KPI score Overeengekomen grenswaarde Boetepercentage Weegfactor CP CP1 Zie conditiemeting conform installatielijst zie conditiemeting 1,00 SP SP ,0% 0,15 SP2 10,7% 5,0% 5,7% 0,20 SP3 13,7% 10,0% 3,7% 0,10 SP4 4,7% 5,0% 0,0% 0,15 SP5 0,0% 5,0% 0,0% 0,10 SP6 6,1% 5,0% 1,1% 0,10 SP7 0,0% 10,0% 0,0% 0,10 PP PP1 12,5% 1,0% 11,5% 0,10 PP2 18,4% 10,0% 8,4% 0,15 PP3 5,7% 2,5% 3,2% 0,05 PP4 0,0 0,0 0,0% 0,05 PP5 0,0 0,0 0,0% 0,05 PP6 1,0 1,0 0,0% 0,05 Boete KPI CP, SP en PP totaal Boete per KPI 0,5 * jaarsom , , ,76 606, , , ,58 262, ,82 Maximale boete: 10% van jaarsom onderhoud ,43 12

13 Maar hoe leidt dit tot succes? De macht ligt bij de opdrachtgever! Zonder professionele opdrachtgever zal het prestatiecontract geen succes worden! 13

14 Organisatiecultuur Het succes van de transitie naar regieorganisatie wordt bepaald door de omslag in denken en doen! 14

15 Vragen? Advisering onderhoudsbeleid Tias school for business and society 15