Optimalisatie van het medicatietraject. Verbeterteam: Apotheker Verpleegkundige Verpleegkundig directeur Kwaliteitscoördinator

Transcriptie

1 Optimalisatie van het medicatietraject Verbeterteam: Apotheker Verpleegkundige Verpleegkundig directeur Kwaliteitscoördinator

2 BZIO REVALIDATIE ZIEKENHUIS: 125 SP Erkenning: SP locomotoriek REVALIDATIECENTRUM: 180 pat/da DAGHOSPITAAL: 20 bedden

3 KWALITEITSYSTEEM: 20 KEYS: Tools + empowerment+ afstemming + evaluatiemechanisme VOC KISS TOOLS: 6 sigma,fmea,kp,zp Swimming lines, Schildpaddiagram visueel management VSM, 5 S,DOE,SMED, OEE, SPC Verdere ontwikkeling KWALITEITSSYSTEEM: TPS(E. Toyoda/T. Ohno): Samenwerking Toyota-GM Lean (tools)+ empowerment

4 SIX SIGMA = kwaliteit + strategie + methodiek

5 Six sigma stappenplan: : DMAIC DEFINE CONTROL MEASURE IMPROVE ANALYSE

6 DEFINE FASE Probleem definiëren Y = f(x) Proces uitstippelen CTQ Projectbereik Projectcharter

7 Opvolging medicatietraject Verpleegkundigen, artsen en apotheek

8 Situering van het probleem Apotheek: Ongedetecteerde fouten met huidig controlesysteem Valse (goede)resultaten

9 Situering van het probleem Bestaande controle: ONVOLLEDIGE VOORSCHRIFTEN AFWIJKINGEN FORMULARIUM AB. GEBRUIK OPGENOMEN PATN. AB GEBRUIK BINNEN HET ZH

10 Probleem? TIJDENS METING WERDEN FOUTEN VASTGESTELD Overschrijffouten in dossiers Overschrijffouten op verpleegfiche Fouten tijdens distributie Artsen ondertekening op fiche Onvoldoende identificatie van recipiënten WERDEN NIET GEREGISTREERD

11 Probleem? Was er een uitgeschreven proces? Was er voldoende kennis? Er was een onvolledig proces

12 Procesopmaak Met het verbeterteam in opdracht Medisch Farmaceutisch Comité

13 Opname : Kennisname tranfertgegevens Controle gegevens en aard van het document Noteren in patiëntendossier controle en paraaf arts Opmaak intern voorschrift Proces voor optimalisatie Medicatieverandering en: controle en paraaf arts Afgifte Medicatievoorschrift Klaarzetten medicatie volgens voorschrift Controle ontvangen medicatie Afhalen Medicatie met voorschrift Opmaak medicatiefiche Controle voorschrift Aftekenen medicatiefiche Medicatie in voorraadkast Medicatie in distributiebakje Medicatie in distributiewagen Controle medicatie Distributiewagen op slot Distributiebakje in -wagen Aftekenen medicatiefich e Toedienen medicatie

14 The Ideal State Map Opname : Kennisname tranfertgegevens Controle gegevens en aard van het document Opmaak intern voorschrift controle en paraaf arts Afhalen klaargezette medicatie apotheek Opmaak medicatiefiche Medicatieveranderingen : controle en paraaf arts Medicatie in distributiewagen Controle medicatie Toedienen medicatie Aftekenen medicatiefiche Distributiebakje in -wagen Distributiewagen op slot

15 Definitie Het niet exact opvolgen van de afspraken vastgelegd in het medicatietraject.

16 Definitie Criteria voor de keuze van de optimalisatie van het geneesmiddelentraject aan de hand van Six Sigma Bevat het een terugkerende gebeurtenis? bij iedere pat Is de omvang van het project gekend? alle patn Bestaat er een metriek? met verbeterteam checklist samengesteld (ctq s) Is er controle over het proces? de omvang is gekend na het opstellen van het traject

17 verpleegkundige opname : hoe komt men aan de gegevens? noteren in verpleegdossier en op de medicatiefiche opmaak van het intern medicatievoorschrift y = f(x) medische opname : paraaf van de behandelende geneesheer klaarzetten van de medicatie : aanwezigheid van alle gegevens op het medicatiebakje ontblisteren van de medicatie medicatieveranderingen medicatiebedeling : medicatie die op specifieke tijdstippen wordt toegediend controle gegevens voor toediening vloeibare medicatie doseren juist voor toedienen patiënten die niet op kamer zijn naam en tijdstip noteren paraferen op medicatiefiche medicatieveranderingen : paraaf van de arts in het verpleegdossier naast de verandering aanpassen medicatiefiche opmaak voorschrift erwerking in de apotheek juistheid medicatiefiche (opname) juistheid medicatiefiche (veranderingen)

18 Definitie SIPOC Supplier : verpleegkundigen, behandelende geneesheer, apotheker en apotheekassistent Input : geneesmiddelen, distributiebakjes,-wagens patiëntendossiers, interne voorschriften, medicatiefiches, inschrijffiches apotheek Proces: medicatiedistributie Output : juiste medicatie op het juiste tijdstip bij de patiënt Customer : gehospitaliseerde patiënt.

19 Definitie: CTQ s Must be : juiste medicatie op het juiste tijdstip bij de juiste patiënt. Prestatie ctq : alle stappen in het medicatietraject dienen volgens de gemaakte afspraken uitgevoerd te worden Aandachtspunten : als een patiënt afwezig is op zijn kamer tijdens de medicatiedistributie worden steeds naam en tijdstip van inname op het recipiënt genoteerd Externe ctq : niet correct opvolgen van de verschillende stappen in het medicatietraject.

20 Definitie: CTQ s oorzaak gevolg Verpleegkundige opname :.hoe komt men aan de gegevens? mondeling van de patiënt schriftelijk van de patiënt telefonische van de huisarts telefonische vanuit het ziekenhuis transfert document van het ziekenhuis voorschrift van de verwijzende arts Hoe worden de gegevens verwerkt? noteren in het verpleegdossier en op de medicatiefiche (tot en met de volgende dag) : juiste benaming van het geneesmiddel, vorm en dosis) opmaken van het medicatievoorschrift. Dit voorschrift omvat de volgende gegevens : 1.naam en voornaam van de patiënt 2.kamernummer 3.geneesmiddel (naam, vorm en aantal) 4.einddatum (indien gekend) 5.dosage 6.frequentie van toediening per 24 uur 7.handtekening van de geneesheer 8.stempel van de geneesheer thuismedicatie en/of geneesmiddelen die de patiënt bij zich heeft worden niet gebruikt en in de medicatiekast bewaard. Er wordt een uitzondering gemaakt voor : oogdruppels,puffers,siropen,homeopatische middelen, bereidingen en medicatie die voor een beperkte periode worden opgestart in het verwijzend ziekenhuis, overbrugging sluitingsuren apotheek. De gebruikte thuismedicatie wordt steeds vermeld op het geneesmiddelenvoorschrift. Een verpleegkundige brengt het voorschrift naar de apotheek. Medische opname : arts parafeert na controle de opnamemedicatie in het verpleegdossier.

21 Definitie: CTQ soorzaak gevolg Levering medicatie vanuit de apotheek BZIO : basis is het medicatievoorschrift : bij onvoldoende of verkeerde gegevens neemt de apotheek telefonisch contact op met de afdeling. Medicatie wordt klaargezet Medicatie wordt afgehaald door de verpleegkundigen Verwerking van de afgeleverde medicatie in de apotheek : Per patiënt wordt een medicatiefiche opgemaakt aan de hand van het medicatievoorschrift en opnameblad Deze medicatiefiche bevat volgende gegevens : Naam en voornaam van de patiënt Opname nummer Kamernummer Naam geneesmiddel Dosis Vorm Aantal per 24 uur Attestgegevens Deze gegevens worden in de PC verwerkt Bestelde medicatie is op de eenheid Medicatie wordt gecontroleerd door verpleegkundigen door middel van het dubbel medicatievoorschrift De aangebrachte veranderingen door de apotheek worden asap aangepast in het verpleegdossier en de medicatiefiche. De medicatie wordt door de verpleegkundige in de medicatiekast gedeponeerd. Dubbel medicatievoorschrift wordt in de gele map geklasseerd. Medicatie wordt in de individuele voorraadbak van de patiënt in de medicatiekast geplaats. De medicatiekast is steeds op slot.

22 Definitie: CTQ s oorzaak gevolg Klaarzetten van de medicatie : opmaken vignet distributiebakje. Volgende gegevens worden gemeld : Naam patiënt Kamernummer Toe te dienen medicatievormen : siropen, druppels, amp van aerosols, puffers, inspuitingen, oog-, mond-, oor en neuszalven,patchen. Toedieningstijdstip medicatie Medicatie klaarzetten in het distributiebakje (medicatie wordt niet ontblisterd) Distributiebakje in plateau in de medicatiekar plaatsen (medicatiekar op slot). Medicatietraject tijdens hospitalisatie : medicatie wordt klaargezet door de verpleegkundige met nachtdienst aandachtspunten : controle verpleegdossier laatste richtlijnen arts (zonodig aanpassen) met medicatiefiche de geneesmiddelen voor de volgende dag klaarzetten in distributiecassette met bijzondere aandacht voor : identificatie patiënt, naam medicatie, dosis en posologie (medicatie wordt niet ontblisterd). Zorg ervoor dat de medicatie steeds in de juiste voorraadbak van de juiste patiënt terecht komt Distributiebakje in plateau in de medicatiekar plaatsen (medicatiekar op slot) Na klaarzetten van alle medicatie de geneesmiddelenkast op slot doen.

23 Definitie: CTQ s oorzaak gevolg Medicatiebedeling : Medicatietoeren : Ochtend : 7 uur Middag : 11 uur Namiddag : 17 uur Avond : 20 uur. Uitzonderingen : Medicatie die op voorgeschreven tijdstippen wordt toegediend : Nuchtere medicatie wordt apart klaargezet en door de nachtdienst gegeven. De medicatietoediening die afwijkt van de vaste tijdstippen wordt : Klaargezet in een aparte cassette Op een afgesproken plaats bewaard Toegediend door de verantwoordelijke verpleegkundige Wijze van bedelen : Voordat de medicatie aan de patiënt wordt gegeven, volgende zaken controleren aan de hand van het verpleegdossier : Identificatie patiënt Juiste geneesmiddel Juiste dossage Juiste tijdstip. Vloeibare medicatie per os wordt gedoseerd op het moment van toediening. Indien de patiënt tijdens de medicatiebedeling niet op kamer aanwezig is wordt de medicatie in een recipiënt met naamvermelding en tijdstip op zijn nachttafel geplaatst. (medicatie niet ontblisteren). Verpleegkundige parafeert op de medicatiefiche na controle en toediening van het geneesmiddel Na de toer wordt de medicatiekar afgesloten.

24 Definitie: CTQ s oorzaak gevolg Medicatieveranderingen. Wanneer de arts beslist het medicatieschema van de patiënt te wijzigen wordt als volgt tewerk gegaan : Arts noteert (of laat noteren) de medicatiewijziging in het verpleegdossier en parafeert. De verantwoordelijke verpleegkundige past de medicatiefiche aan De verantwoordelijke verpleegkundige maakt een medicatievoorschrift dat volgende gegevens bevat : Naam en voornaam van de patiënt Kamernummer Geneesmiddel Dossage Einddatum (indien gekend) Frequentie van toediening per 24 uur. Datum Handtekening van de geneesheer Stempel van de geneesheer Bij medicatiestop wordt het aantal overgebleven geneesmiddelen genoteerd en onmiddellijk teruggebracht naar de apotheek. Medicatievoorschrift wordt afgegeven aan de apotheek Apotheek zet medicatie klaar Medicatie op dienst : Verpleegkundige controleert de ontvangen medicatie aan de hand van een dubbel-voorschrift (klasseren in de gele map) Medicatie wordt in de individuele voorraadbox van de patiënt gedeponeerd Medicatie wordt klaargezet in het distributiebakje (niet ontblisteren) Na het klaarzetten van de medicatie de geneesmiddelenkast op slot doen

25 Definitie: CTQ s oorzaak gevolg Verwerking medicatieveranderingen in de apotheek : de veranderingen worden aangepast op de medicatiefiche en verwerkt op de PC. De teruggegeven medicatie wordt onmiddellijk op de facturatie fiche vereffend. Medicatietraject bij ontslag : Verpleegkundige maakt medicatieoverzicht op ontslagformulier, een dubbel wordt bewaard in het medisch dossier. Beperkte medicatievoorraad wordt meegegeven : Tot eind van de eerstvolgende werkdag Medicatie moet duidelijk herkenbaar zijn Reeds opgestarte siropen, oogdruppels, puffers, druppels, homeopathische middelen en bereidingen worden volledig meegegeven. Antibiotica die voor beperkte periode wordt toegediend meegeven tot stopdatum. Thuismedicatie wordt meegegeven Na ontslag van de patiënt worden de resterende geneesmiddelen in de individuele voorraadbak terug naar de apotheek gebracht ook producten die zich in de verdovingskast en koelkast bevinden. Verwerking in de apotheek : de teruggegeven medicatie wordt onmiddellijk op de facturatie fiche vereffend.

26 De meetfase Selectie externe ctq : hoeveel keer wordt het medicatietraject niet opgevolgd in de SP diensten van BZIO? Stratificatie : Verpleegkundige opname : Hoe komt men aan de gegevens? Wijze van noteren in verpleegdossier en op de medicatiefiche Opmaak medicatievoorschrift Medische opname : Paraaf arts Klaarzetten van de medicatie : Gegevens op de medicatiecassette Ontblisteren van de medicatie Medicatieveranderingen Medicatiebedeling : Medicatie die op specifieke tijdstippen wordt toegediend Controle van de gegevens vóór toediening Vloeibare medicatie doseren juist voor het toedienen Patiënten niet op kamer en tijdstip noteren Paraferen op medicatiefiche Medicatieveranderingen : Paraaf arts in VD naast de verandering Aanpassen medicatiefiche Opmaak voorschrift Verwerking in apotheek : Juistheid medicatiefiche (opname) Juistheid medicatiefiche (veranderingen) Interne CTQ s : Verpleegkundige opname Medische opname Klaarzetten medicatie Medicatiebedeling Medicatieveranderingen Verwerking in apotheek Meetprocedure: Opmaken van checklist met verbeterteam Onaangekondigde controles Apotheker controleert afdelingen Kwaco controleert apotheek

27 Analyse van de voormetingen Analyse vm Verbeteracties Implementatie Nametingen

28 Analyseren Bepaling van de invloedsfactoren : Ruisvariabelen : Ontblisteren van de medicatie Vloeibare medicatie doseren voor toediening Paraferen op medicatiefiche Paraaf van de arts naast medicatieverandering Opmaak intern medicatievoorschrift Noteren van de gegevens op de distributiecassette Controle medicatie vóór toediening Stuurvariabelen : Hoe komt men aan de gegevens Paraaf van de arts bij opnamemedicatie Klaarzetten van medicatie voor toediening Patiënten niet op kamer en tijdstip noteren Noteren van de opname medicatie in verpleegdossier en op medicatiefiche Opmaak van intern medicatievoorschrift bij veranderingen Aanpassingen medicatieveranderingen Aanpassen van medicatieveranderingen op de medicatiefiche Juistheid medicatiefiche in apotheek bij opname Juistheid medicatiefiche in apotheek bij medicatieveranderingen

29 RESULTATEN VAN DE METINGEN

30 SIX SIGMA =

31 ENKELE CIJFERS:(ST) 6 sigma = 3.4 uitvallen/miljoen ( %) 5 sigma = 23 uitvallen/miljoen (0.0023%) 4 sigma = 6200 uitvallen/milj (0.62%) 3 sigma = uitvallen/milj (6.7%) 2 sigma = uitvallen/milj (30.9%) 1 sigma = uitvallen/milj (69%)

32 METINGEN ,5 3,4 2,9 3 2,8 2,9 3,8 4,8 4, TOTAAL SIGMANIVEAU : SIGMANIVEAU VERPLEGING: SIGMANIVEAU APOTHEEK : 2005: 877 def/11754 ctq s (92,3%) 2006: 792 def/11438 ctq s (94%) 2007: 285 def/11319 ctq s (97,5%)

33 Ondernomen acties na de tweede meting Afschaffen van noteren opnamemedicatie in verpleegdossier (medicatiefiche werd geïntegreerd) Medicatiefiche werd zodanig opgesteld dat arts onmiddelijk ziet waar hij moet paraferen Verbeteren door te vergelijken (red x s van de verschillende diensten werden tussen de teams vergeleken, wat kan op de ene dienst moet ook kunnen op de andere) Aanpassen van steekproeven aan de red x s

34 Bepalen RPN Prestatie ERNST OPTREDEN DETECTIE RPN Verpleegkundige opname Bekomen gegevens Noteren in vd en op med fiche Medicatievoorschrift Mediche opname Paraaf arts Klaarzetten medicatie Gegevens op cassette In verkeerd bakje Ontblisteren medicatie Medicatieveranderingen Medicatiebedeling Controle vóór toediening Doseren vloeibare medicatie Identificatie medicatie pat nt op kamer Paraferen medicatie fiche Medicatieveranderingen Paraaf arts in vd Aanpassen med fiche Opmaak voorschrift Verwerking apotheek Medicatiefiche opname Medicatiefiche verandering Opname Medop 10 kz Mebe Meve apo 8 8 Opname Medop 10 kz Mede Meve apo 2 2 Opname Medop 8 kz Mebe Meve apo 8 8 X X = Opname Medop 800 kz Mede Meve apo

35 METINGEN sigm aniveau m edische en verpleegkundige opnam e 5 4, , , ,5 1 0,5 0 hoe komt men aan de gegevens noteren in vd en op medicatiefiche medicatievoorschrift paraaf van arts

36 METINGEN SIGMANIVEAU MEDICATIEBEDELING ,7 3,6 controle gegevns voor toediening pat nt opkamer naam en tijdstip noteren paraferen op medicatiefiche vloeibare medicatie doseren voor toedienen

37 METINGEN Sigm aniveau verw erking apotheek juistheid medicatiefiche (opname) juistheid medicatiefiche (veranderingen)

38 VERGELIJKENDE METINGEN VERPLEEGKUNDIGE OPNAME 3,5 3 2,5 2 2,3 2 2,1 3,1 3,2 3,3 3 2,8 2,8 3,3 3,1 2de 3de 1,5 1 0,5 0 1,1 4de 5de hoe komt men aan de gegevens noteren in vd en op medicatiefiche medicatievoorschrift

39 VERGELIJKENDE METINGEN KLAARZETTEN MEDICATIE ,6 2,9 2, ,2 2,8 2, ,1 2,1 2,4 2de 3de 4de 5de gegevens op medicatiebakje ontblisteren medicatie in verkeerd bakje medicatieveranderingen door apo op vd n

40 KAIZEN Aanpassen van het traject aan het elektronisch patiëntendossier Lean toepassing op het proces Steekproeven op de red X s

41 VALKUILEN Weerstanden: Methodiek zonder emoties, veronderstellingen,. is de juiste cultuur aanwezig? Onaangekondigde controles op de eenheden Resultaten van de verschillende diensten worden geprojecteerd en besproken

42 VALKUILEN Veel energie Voldoende ondersteuning van het management (moeten basis van deze methodieken kennen) Te weinig feedback

43 BZIO