PROTOCOL MEDICATIEBEHEER Het protocol heeft als doel een handleiding te bieden voor het op de juiste wijze omgaan met medicatie.

Transcriptie

1 PROTOCOL MEDICATIEBEHEER Het protocol heeft als doel een handleiding te bieden voor het op de juiste wijze omgaan met medicatie. Datum vaststelling : 17 december 2002 Vastgesteld door : MT Eigenaar : beleidsmedewerker Datum aanpassing aan : VERWIJZING: - RI 10 Voorbehouden handeling INHOUD: 1. Doelen en verantwoording pag Gebruikte termen pag Werkwijzer pag. 5 Bijlage I Stroomschema registreren/paraferen pag. 8 Bijlage II Taakverdeling functionarissen pag. 9 Bijlage III Medicatieverantwoordelijkheden pag. 10 Bijlage IV Medicatieverstrekking Intermezzo pag. 11 PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 1

2 DOELEN EN VERANTWOORDING 1.1 Achtergrond Het protocol berust op de beleidsuitgangspunten van Cavent ten aanzien van de kwaliteitszorg en de adviezen van de Inspectie Gezondheidszorg ten aanzien van de verstrekking en het beheer van medicatie aan cliënten. 1.2 Doel Het protocol heeft als doel een handleiding te bieden voor het op de juiste wijze omgaan met medicatie. 1.3 Toepassingsgebied Het protocol is van toepassing op alle locaties, ongeacht de aard van de zorgverlening. In logeerhuis Intermezzo, waar ouders de medicatie meegeven in dosettes, zijn medewerkers niet verantwoordelijk voor het bestellen of uitzetten van de medicatie. Medewerkers beheren de medicatie, verstrekken deze en tijdens het logeren en zien toe op inname door de cliënt. Per cliënt wordt bepaald of de cliënt zelf het beheer geheel of gedeeltelijk kan uitvoeren of dat de zorgverlener dat doet. Dit wordt aangegeven in het persoonlijk ondersteuningsplan. 1.4 Doelgroep Het protocol is bedoeld voor medewerkers op een locatie die zich bezig houden met medicatieverstrekking en die bekend zijn met de cliënten. De medewerkers weten waarom de medicijnen worden gebruikt, wat de doelstelling is en met welke belangrijkste bijwerkingen rekening moet worden gehouden. 1.5 Verantwoordelijkheden a. Medewerker is verantwoordelijk voor: de wijze van bestellen controle bij ontvangst opslag een vaste methodiek van uitzetten (zie hfd. 3 werkwijzer) een vaste methodiek van toedienen zorgvuldige registratie een actuele lijst van medicatievoorschriften- en verstrekking in de kast. b. Coach/persoonlijk begeleider is verantwoordelijk voor: de toetsing van de onderhoudsmedicatie op gezette tijden in afstemming met de huisarts het bijwerken van medicijnwijzigingen in het persoonlijk dossier. c. Teamleider is verantwoordelijk voor: de toegankelijkheid en de naleving van het protocol en ziet er op toe dat: in ieder ondersteuningsplan staat aangegeven wie de medicatie beheert en hoe er tijdig bij- en nascholing plaatsvindt voorbehouden handelingen met toediening van medicijnen uitgevoerd worden door een bevoegde of bekwame medewerker. bewaakt de vastgestelde kwaliteitsnormen ten aanzien van de zorgverlening en treft zo nodig maatregelen ter verbetering. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 2

3 Uitgangspunt is om een overeenkomst af te sluiten met de apotheek voor verleende diensten met betrekking tot het uitzetten van medicijnen. d. Beleidsmedewerker: ziet toe op de naleving van wettelijke eisen en voorschriften conform het protocol adviseert de teamleider en eventueel de directeur naar aanleiding van meldingen medicatiefouten inzake kwaliteitsverbetering. 1.6 Evaluatie De beleidsmedewerker is de 'eigenaar' van dit protocol en daarmee verantwoordelijk voor het opstellen, evalueren en aanpassen van het protocol. Deze versie van het protocol is aangepast aan de functies en de organisatiestructuur van Cavent, met instemming van de protocoleigenaar. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 3

4 2. GEBRUIKTE TERMEN a. Voorbehouden handeling De grondgedachte van de Wet BIG is de bevordering van de kwaliteit van de beroepsuitoefening in de individuele gezondheidszorg en het beschermen van de cliënt tegen ondeskundig handelen van de beroepsbeoefenaren. Volgens de Wet BIG mogen niet alle geneeskundige handelingen zo maar door iedereen worden verricht. Sommige handelingen brengen groot risico met zich mee voor de gezondheid van de cliënt als deze handelingen uitgevoerd worden door niet-deskundigen. De wet BIG kent daarom een speciale regeling voor handelingen, die als risicovolle handelingen staan omschreven. Deze risicovolle handelingen worden "voorbehouden handelingen" genoemd, omdat deze handelingen uitsluiten mogen worden verricht door of onder verantwoordelijkheid van beroepsbeoefenaren die ter zake voldoende bekwaam zijn. Alle andere handelingen mogen in principe door diegenen die zich hiertoe bekwaam achten, worden uitgevoerd. Dit zijn dan ook geen voorbehouden handelingen. Bij sommige handelingen, zoals injecteren, is een verklaring van bekwaamheid ondertekend door een arts vereist. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 4

5 3. WERKWIJZER De volgende stappen worden ondernomen bij medicatiebeheer: 3.1 Bestelling a. De voorgeschreven medicatie (naam, dosering, toedieningsvorm, eventuele tijdstippen van toedienen) wordt geregistreerd in het persoonlijk dossier van de cliënt. Alle wijzigingen worden in de persoonlijke rapportage bijgehouden. b. Bestelling van recepten voor onderhoudsmedicatie worden schriftelijk gedaan, op bestellijsten of recepten, afhankelijk van afspraken met de arts en/of de apotheker. c. Onderhoudsdosis mag voor maximaal 3 maanden tegelijk worden besteld. d. Medicijnen worden bij ontvangst gecontroleerd op; naam cliënt, aantal, overeenstemming, sterkte, toedieningsvorm, dosering. 3.2 Opslag e. Medicijnen worden opgeslagen in een afgesloten kast of bij de cliënt zelf. f. Medicijnen worden per cliënt gescheiden bewaard. g. In de kast is een actueel overzicht van de voorschriften en het gebruik van de medicatie. h. Het gehele geneesmiddelenbestand wordt 2 maal per jaar nagezien op vervaldatum. Medicijnen worden alleen in de koelkast bewaard als dit uitdrukkelijk op het etiket staat vermeld. Voorraadvorming is niet toegestaan. 3.3 Wijze van uitzetten i. Medicijnen worden uitgezet in dosettes of middels het gebruik van een Baxter of Sybox aan de hand van de overzichtslijst. Dit wordt geparafeerd. j. Op de dosette, Baxter of Sybox staat de medicatie vermeld. Andere vormen van medicijnen (drankjes, zetpillen, crèmes) worden bijgehouden op de overzichtslijst. k. Het dagactiviteitencentrum en zo nodig andere betrokkenen worden geïnformeerd over het medicijngebruik van de cliënten. l. Uitgezette medicijnen wordt door een ander persoon op juistheid gecontroleerd. De controle wordt geparafeerd. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 5

6 3.4 Wijze van toedienen m. Medicijnen worden toegediend op voorgeschreven tijdstippen. De toediening wordt per gift geparafeerd. n. De medewerker dient medicatie toe, tenzij de cliënt het zelf regelt. o. Fouten (o.a. onjuist tijdstip van toediening - langer dan 2 uur of het overslaan van toediening) moeten volgens de vastgestelde procedure gemeld worden door middel van het invullen van een incidenten en calamiteitenformulier (codering 1-10). p. Bij ernstige fouten, zoals verwisseling van medicijnen of een overdosering is het nodig te overleggen met de behandelend arts of huisartsenpost. OPMERKING Bij tussentijdse wijzigingen van de voorgeschreven medicatie: - wordt deze wijziging in de persoonlijke rapportage bijgehouden en in het persoonlijk dossier vermeld. Bij ontvangst van de medicijnen wordt deze geparafeerd. - wordt de actuele overzichtsmedicijnlijst bijgewerkt; - worden de wijzigingen ook in de dosettes bijgewerkt: eventueel vervallen medicatie wordt verwijderd en de nieuwe medicatie toegevoegd. Dit wordt ook weer geparafeerd. - de dosettes worden opnieuw op juistheid gecontroleerd door een ander persoon. Deze controle wordt ook dan weer geparafeerd. - wordt eventueel niet meer gebruikte medicatie teruggegeven aan de apotheek; - wordt de verdere procedure gevolgd zoals deze is beschreven onder "Wijze van toedienen"; - wordt het dagactiviteitencentrum en zo nodig andere betrokkenen geïnformeerd over veranderingen in het medicijngebruik van de cliënten. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 6

7 BIJLAGEN: I II stroomschema registreren/paraferen taakverdeling functionarissen PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 7

8 BIJLAGE I: STROOMSCHEMA REGISTREREN/PARAFEREN 1. Bestelling voor apotheek registreren op een bestellijst 2. Controleren en paraferen wanneer de bestelling van de apotheek is ontvangen 3. Paraferen na het uitzetten van weekmedicatie. 4. Paraferen na controle op het uitzetten 5. Paraferen na het toedienen van de medicatie Informeren van dagactiviteitencentrum en zo nodig andere betrokkenen PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 8

9 BIJLAGE II: TAAKVERDELING FUNCTIONARISSEN Taak medewerker Is bekend met waartoe medicatie dient, welke werking het heeft en eventuele bijwerkingen. Draagt zorg voor het: 1. bestellen van medicatie en het registreren daarvan 2. bij ontvangst controleren en op een verantwoorde manier opslaan van medicijnen 3. uitzetten 4. toedienen van medicatie aan de cliënt 5. paraferen na het uitzetten, na controle op het uitzetten en na het toedienen van medicatie 6. invullen van een incidenten- en calamiteitenformulier na het maken van fouten of fouten die door een collega zijn gemaakt 7. bijwerken van wijzigingen 8. actueel houden van de overzichtsmedicijnlijst in de medicijnkast. 9. bij verandering medicatie, zo nodig dagbesteding informeren Taak coach/persoonlijk begeleider 1. Toetst in overleg met de arts op gezette tijden de onderhoudsmedicatie. 2. Bewaakt het bijwerken van medicijnwijzigingen in de persoonlijke rapportage. Taak teamleider 1. Ziet toe op de naleving van het protocol. 2. Draagt zorg voor tijdige bij- en nascholing. (zie 2 b voorbehouden handelingen) 3. Sluit zo nodig een overeenkomst af met de apotheek. 4. Bewaakt de vastgestelde kwaliteitsnormen ten aanzien van de zorgverlening en treft zo nodig maatregelen ter verbetering. Taak beleidsmedewerker 1. Adviseert de teamleider en directeur bestuurder betreffende kwaliteitsverbetering naar aanleiding van gemelde medicatiefouten. 2. Ziet toe op wettelijke eisen en voorschriften. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 9

10 BIJLAGE III : Medicatieverantwoordelijkheden Iedere cliënt krijgt van een medicatiecode. Deze code geeft de verantwoordelijkheid aan voor het beheer over de medicatie voor de cliënt. We kennen de volgende codes: CODE 1 CODE 2 CODE 3 CODE 4 CODE 5 De cliënt is zelfstandig. De begeleiding is niet verantwoordelijk voor inname, gebruik of bestelling van medicatie. De cliënt bewaart de rol in het appartement. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de juiste inname en het juiste gebruik. Bestelling geschiedt door de begeleiding. De begeleiding geeft om 8.00 uur de cliënt de medicatie voor de hele dag. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de juiste inname en het juiste gebruik. Bestelling geschiedt door de begeleiding. De begeleiding beheert de medicatie van de cliënt en geeft bij de cliënt per tijdstip de medicatie af. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de juiste inname en het juiste gebruik per tijdstip. Bestelling geschiedt door de begeleiding. De begeleiding beheert de medicatie van de cliënt en biedt ondersteuning bij en is verantwoordelijk voor de juiste inname en het juiste gebruik per tijdstip (ingeven). Bestelling geschiedt door de begeleiding. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 10

11 Bijlage IV Medicatiebeheer in Intermezzo In het logeerhuis logeren cliënten een weekend, midweek of vakantieweek. Ze worden door ouders / belangenbehartigers gebracht. Thuis wordt de medicatie uitgezet door ouders/belangenbehartigers. Dit kan omvatten: - medicatie in een cassette; - extra medicatie in geval van calamiteit; - andere medicatie (bijvoorbeeld zalven) die niet in de cassette uitgezet kunnen worden. Ouders/belangenbehartigers zijn verantwoordelijk voor: - de inhoud; - een overzicht van de inhoud; - een korte beschrijving van waartoe de middelen dienen (of kopie bijsluiter); - het doorgeven van veranderingen. Bij aankomst in het logeerhuis wordt de cassette en de eventuele andere middelen, door ouders/belangenbehartigers of de logé die zelfstandig komt, overhandigd aan de dienstdoende leiding in Intermezzo. Dit wordt afgetekend op de dag-lijst. Ouders geven eventuele veranderingen door en er wordt door de begeleiding altijd expliciet naar gevraagd. Veranderingen worden in de zorgafspraken en in de medicijnlijst van de logee genoteerd. Ook wordt er in de persoonlijke rapportage aan de logé aangegeven dat er een medicatiewijziging is. De persoonlijk begeleider draagt er zorg voor dat medicatieveranderingen op juiste wijze in de zorgafspraken verwerkt worden. Na ontvangst van de medicatie door de dienstdoende begeleiding, zet deze de medicatie in de daarvoor afgesloten kast in de slaapdienstenkamer in een daarvoor bestemd bakje en voorziet het met de naam van de logé. Beheert de logé zijn medicijnen zelfstandig dan staat dit beschreven in de zorgafspraken. Ouders/belangenbehartigers blijven ook dan eindverantwoordelijk. Begeleiding van Intermezzo is verantwoordelijk voor het innemen van de medicatie door de logé op de juiste tijdstippen die gemeld staan in de zorgafspraken. Begeleiding heeft een controlerende taak in het controleren van de medicatie cassette. Na het innemen van de medicatie door de logé wordt dit afgetekend op de persoonlijke medicatielijst van de logé. De begeleiding draagt zorg en is verantwoordelijk voor het aftekenen en het bijhouden van de medicatie kaart, of vernieuwd zo nodig de medicatiekaart. Het aftekenen van de medicatie geldt niet voor de logé die zijn medicijnen in eigen beheer heeft. Bij uitstapjes met de logés wordt een mapje meegenomen met daarin: - gegevens van de logé; - nood telefoonnummers (arts/ziekenhuis, familie); - eventuele nood medicatie of reguliere medicatie. Bij twijfel of onduidelijkheid wordt er contact opgenomen met ouders/belangenbehartigers. PR-04 Protocol medicatiebeheer Status Definitief Pagina 11