'( )*$#$# # % +,$ # $- . %% $/ % $' 0 0 0$ 0 $# . % 0 $ - 0 $/. %$! % % $6% % % '(7)* $ #' 0( /80! 9:;%

Transcriptie

1

2

3 !"##% & '( )*## # % +, # -. %% / % ' #. % 0-0 ' /. #%.)*'( 3 %! % % 6% % % '(7)* #' 0( /80! 9:;%

4 NOTITIE THEMABIJEENKOMSTEN GEMEENTERAAD ASTEN 2019 Vastgesteld in presidium Inleiding Het presidium heeft op 25 september 2018 de vergaderkalender 2019 vastgesteld en daarin 8 woensdagavonden in de vaste commissieweken gereserveerd voor Themabijeenkomsten. In deze notitie wordt aangegeven hoe we deze bijeenkomsten in 2019 gaan organiseren. Uitgangspunt Wendbare overheid De ambities in de toekomstagenda vragen om een wendbare overheid, die adequaat omgaat met initiatieven als partner van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We willen meer en anders gebruikmaken van thema-avonden. We hoeven niet een nieuw wiel uit te vinden, de raad heeft een werkbare formele basis (Reglement van orde raadsconferenties, bv. bij eerdere thema-avonden Sociaal Domein, Veehouderij en gezondheid, SHP). In onderwerpen, programma, werkvormen, locaties, deelnemers is wel meer vernieuwing en flexibiliteit mogelijk dan tot nu toe wordt gebruikt. Dit geldt overigens ook voor de reguliere commissievergaderingen. Werkbare afspraken We verstaan onder een themabijeenkomst (=raadsconferentie) a. Een overleg gehouden door (een deel van) de gemeenteraad; b. Het overleg gaat buiten de reguliere vergaderingen en inspraakprocedures om; c. Doel is dat raadsleden informatie, ideeën dan wel meningen verzamelen, over een bepaald onderwerp; d. Hierover wordt van gedachten gewisseld met elkaar, intern en/of extern betrokkenen; e. Deze worden het college meegegeven ter verdere voorbereiding van concrete voorstellen die later in reguliere raadsvergaderingen behandeld worden; f. In de regel komen die onderwerpen aan de orde met aspecten van meerdere maatschappelijk beleidsvelden; g. Er liggen geen beleidsvoorstellen dan wel richtinggevende startnotities voor; h. Deelnemers kunnen de beschikking hebben over reeds bestaande relevante feitelijke achtergrondinformatie; i. Tijdens raadsconferenties kan geen gebruik worden gemaakt van instrumenten zoals initiatiefvoorstellen, amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en verzoeken om inlichtingen van het college; j. Tijdens raadsconferenties worden geen besluiten genomen. k. De voorzitter van de raad of zijn plaatsvervanger is voorzitter van de bijeenkomst Presidium Een themabijeenkomst wordt gehouden indien a. het presidium daartoe heeft besloten; b. een meerderheid van de raadsleden bij de conferentie aanwezig is. Het presidium besluit over welk onderwerp een raadsconferentie wordt gehouden, over het tijdstip en de locatie van de raadsconferentie, en wie, of welke organisaties, buiten de raadsleden, worden uitgenodigd om aan de conferentie deel te nemen. Daarbij wordt het doel van de bijeenkomst bepaald met een daarbij passende werkvorm.

5 Werkwijze Themabijeenkomsten 2019: wie, hoe en wat? a. De woensdagavonden in de commissieweken (8) zijn gereserveerd voor themabijeenkomsten b. Aanvangstijdstip 20:00 uur (inloop v.a uur) c. De bijeenkomsten zijn openbaar, tenzij.. ; niet-openbaar zijn bv. introductiebijeenkomst nieuwe raad, leer- en ontwikkeling als raad d. de regels voor raadsconferenties zijn van toepassing, er wordt gerekend op de aanwezigheid van een meerderheid van de raadsleden e. burgercommissieleden worden uitgenodigd (en ontvangen presentiegeld) f. doel is beeldvormen, informeren, dialoog, kennis delen, ontmoeten, verbinden, invullen antennefunctie, kennismaking op locatie, etc. g. onderwerpen/voorstellen kunnen bij het presidium worden aangedragen door inwoners, externe partijen, raad, commissie, college, griffier, ambtelijke organisatie h. aandachtspunt is zichtbare communicatie/pers (en AVG bij gebruik foto s) i. naast de griffier kan voor de organisatie van een themabijeenkomst ambtelijke ondersteuning worden gevraagd j. uitnodiging en agenda worden door het presidium vastgesteld en 10 dagen voor de bijeenkomst gepubliceerd (voorbeeld bijgevoegd) k. een thema-avond wordt geëvalueerd door de deelnemers en in het presidium (wat ging er goed, wat kan er beter?) l. de ervaring met deze werkwijze wordt betrokken bij de doorontwikkeling van bestuur en organisatie zoals bedoeld in de toekomstagenda m. een kort verslag/weergave van de bijeenkomst wordt door de raad in de eerstvolgende raadsvergadering vastgesteld PLANNING 2019 Definitief vast te stellen door presidium Woensdag 16 januari Integriteit (besloten) Woensdag 27 februari Ondermijning (besloten) (gew. datum ivm eindbijeenkomst Veerkrachtig Bestuur) Woensdag 27 maart Alcohol en Jeugd (openbaar) Woensdag 8 mei (digitale) communicatie en participatie (?) Woensdag 19 juni Transitie Landelijk Gebied (?) Woensdag 4 september Woensdag 16 oktober Woensdag 27 november WENSEN/PLANNING 2020 e.v. Politiek Actief (2019?) Aan te vullen via griffier Tenslotte.. Uiteraard zijn er vele andere mogelijkheden om beelden te vormen en informatie te verzamelen over een maatschappelijke opgave of een beleidsveld. Het college nodigt bijv. uit voor informatieavonden of zorgt voor presentaties of informerende stukken in commissievergaderingen, initiatiefnemers kunnen bijeenkomsten beleggen, insprekers kunnen zich melden, er komen ingekomen brieven op de agenda, er zijn excursies, er kunnen vragen worden gesteld, initiatiefvoorstellen worden ingediend etc. etc. Themabijeenkomsten kunnen een goede bijdrage leveren aan de beeldvormende fase, die mogelijk tot verdere plannen en besluiten leidt. Asten, 12 december 2018 griffier@asten.nl bijlage: voorbeeldagenda Themabijeenkomst

6 ! " #!"# #%"" & #%" #%"! ' #%"% ( )!"# *+

7 !"!!!! # %!&! ' ( # ))) %*+!, ))) - )). %!/ )0) 1 )) # &!!"" # 00. #,+! ))! 2!33 4 % )9:;<= "* %&'(# ) *& +

8 5=*00*)0> BCBBD * E!/C#)0>*)?,@@@@@*! 7' ( 00F))0F) F)5 "+!,# 0,GH,9.,G))*)00*)0.H,;9 F) 7 F)7F)F );*9F)"-F)F))0=*)0 :*0)

9 !" ## % "&' # ( ) #' ' ' * +, # "' '''# #!"-. #!"- # (' # # ( /%. 01 "! (2 34