Inwerkprogramma: De Rollen van de raad. 4 april 2018

Transcriptie

1 Inwerkprogramma: De Rollen van de raad 4 april 2018

2 Wie staan er voor jullie? Mark Tobeas Raadsgriffier Onno Vliegenthart Plaatsvervangend Raadsgriffier Wendy Plukaard Algemeen Secretaris Gijs Corten Plaatsvervangend Raadsgriffier Samen: de Raadsgriffie van de Gemeenteraad Woerden (van jullie dus!)

3 Het inwerkprogramma Woensdag 4 april: De rollen van de Raad Theorie over de rollen en instrumenten van de Raad Donderdag 5 april: De gemeente en haar organisatie De verhoudingen tussen raad, college en organisatie Dinsdag 10 april: Werken zonder last Cursus over integriteit en veiligheid voor raadsleden Woensdag 11 april: Inhoudelijke avond Inhoudelijke behandeling van de beleidsterreinen

4 PROGRAMMA: De rollen van de raad Introductie op het inwerkprogramma Wat kan de griffie voor u betekenen? De rollen van de raad en uw instrumenten als raadslid Uitleg en vragensessie vergadermodel Raad op donderdag Pauze Wat is de Planning & Control-cyclus en hoe werkt deze? Einde bijeenkomst

5 Wat doet de griffie? Gemeentewet: In iedere gemeente is een griffier (art. 100) Artikel 107: De raad benoemt de griffier. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan. Artikel 107a 1: De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Procedureel: plannen; voorbereiden; uitvoeren en afhandelen van vergaderingen. Administratief: registreren, verwerken en uitvoeren van gegevens en voorzieningen van de raad. Politiek-strategisch: het gevraagd (en ongevraagd) adviseren over de inhoud en processen van de raad.

6 Wat kan de griffie voor mij betekenen? Vraag je je af hoe een procedure werkt? Wil je gebruik maken van een voorziening voor raadsleden? Wil je advies over hoe je je politieke doel kunt bereiken? Zoek je informatie over één of meer onderwerpen? Heb je ambtelijke ondersteuning nodig? Zoek je feedback over jouw politieke stijl? Bel of mail jouw griffie!

7 De rollen van de raad en uw instrumenten als raad(slid)

8 De taakverdeling en rollen van de raad, college en organisatie Raad Volksvertegenwoordigen, kaderstellen en controleren College Uitvoeren, beheersen, verantwoorden Organisatie Uitvoeren en realisatie

9 De drie rollen en taken van de raad Volksvertegenwoordigen is kerntaak Kaderstellen is: Het op hoofdlijnen vaststellen van het beleid, en Aangeven van de grenzen waarbinnen bestuurlijke bevoegdheden mogen worden uitgevoerd. Controleren is nagaan of de uitvoering volgens de afspraken is verlopen

10 Bevoegdheden en taken raad volgens de Gemeentewet Vertegenwoordigen gehele bevolking (algemeen belang) Benoemen en ontslaan wethouders Budgetrecht Vaststellen verordeningen Benoemen accountant Instellen rekenkamer of rekenkamerfunctie Instellen enquête Werkgever van de griffie Meegeven van wensen en bedenkingen aan het college over privaatrechtelijke rechtshandelingen, het voeren van rechtsgedingen, de voorbereiding van een civiele verdediging en t.a.v. het instellen van jaarmarkten/marktdagen, maar alleen als dit ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente

11 Bevoegdheden en taken college volgens de Gemeentewet Dagelijks bestuur gemeente voeren Voorbereiden en uitvoeren beslissingen raad Baas over het ambtelijk apparaat (niet over de griffie) Privaatrechtelijke rechtshandelingen Rechtsgedingen voeren Jaarmarkten of gewone marktdagen instellen Opstellen begroting (voorstel) & opstellen jaarrekening Inlichtingen verstrekken aan raadsleden: Ongevraagd = actieve informatieplicht: Gevraagd = passieve informatieplicht

12 Samenspel raad-college: waar wringt de schoen? Rol- en taakverdeling lijkt helder, maar. Waarover stel je als raad wel/niet kaders? Hoofdlijnen van beleid of ook over bevoegdheden college? Wat en wie controleer je? Op elkaars stoel zitten - grensconflicten Er is geen dichtgetimmerde verdeling Vraagt om regelmatig gesprek over rolopvatting en rolinvulling Daarbij speelt ook een rol: Coalitie-oppositie Coalitie-college College-ambtelijke organisatie Zie je door de bomen het bos nog?!

13 Zijn er vragen?

14 De instrumenten van de raad (1) Rekenkamer(functie): Onderzoek naar rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid Verplicht Raad benoemt Bepaalt zelf diens onderzoeksagenda Raad kan verzoeken bepaald onderwerp te onderzoeken Accountant: Verplicht Raad benoemt Accountantsverklaring: Getrouw beeld van de jaarrekening Rechtmatige totstandkoming baten en lasten Jaarrekening is conform regels Jaarverslag is verenigbaar met jaarrekening

15 De instrumenten van de raad (2) Raadsonderzoeken: Raadsenquête Publieke verhoren onder ede Onderzoekscommissie van raadsleden Lichter raadsonderzoek Onderzoekcommissie van raadsleden of onderzoeksbureau

16 De instrumenten van het raadslid Informatie krijgen van college: Technische vraag Mondelinge vraag Schriftelijke vraag Interpellatie

17 Technische vraag Mondeling, telefonisch, per mail Aan ambtenaren, via de griffie Niet-politiek Informatie gevraagd over raadsvoorstellen wordt gedeeld, tenzij verzoek om niet te delen. Informatie niet gerelateerd aan raadsvoorstellen ( algemene technische vragen ) wordt alleen aan raadslid gestuurd.

18 Mondeling vragen (raadsvragen) Vraag aan college over actualiteit met spoedeisend belang Vast agendapunt raadsvergadering Tijdig (24 uur van te voren) indienen voor een goed antwoord Kort antwoord van wethouder, geen debat met hele raad

19 Schriftelijke vraag Politieke vraag aan college o.g.v. Reglement van Orde Gebruik het format Indienen bij de griffie Vraag wordt beantwoord door het college binnen 30 dagen Mondeling in eerste volgende raadsvergadering, maar doorgaans schriftelijk Vragensteller kan in raadsvergadering nadere inlichtingen vragen, tenzij raad dat niet wil Vragen en antwoorden gaan naar alle raadsleden staan op website gemeenteraad

20 Interpellatie Zwaar instrument om inlichtingen van college te verkrijgen Schriftelijk indienen bij raadsvoorzitter Is verzoek om vragen te stellen aan het college / college ter verantwoording te roepen over relatief zwaar, urgent en/of politiek gevoelig onderwerp dat niet op raadsagenda staat Raad stemt of de interpellatie zal worden gehouden Er kan een motie worden ingediend door interpellant / raadsleden om uitspraak van de raad af te dwingen

21 De instrumenten van het raadslid Overige instrumenten: Toezegging verkrijgen Motie Amendement Initiatiefvoorstel Onderwerp agenderen

22 Toezegging verkrijgen Tijdens voorbereidende vergadering of raadsvergadering toezegging portefeuillehouder verkrijgen over onderwerp, al dan niet afdwingen Griffier legt vast in besluitenlijst en op toezeggingenlijst Voorzitter zorgt dat toezegging helder is om te voorkomen dat niet duidelijk is of een toezegging is gedaan en wat die behelst Scherp zijn op termijnen Niet juridisch afdwingbaar: college kan kiezen niet uit te voeren

23 Motie Is een voorstel om als raad een uitspraak te doen. Leidt tot politieke uitspraak raad indien aangenomen; is geen besluit! Over agendapunt: indienen bij dat punt; stemming vindt plaats nadat over raadsvoorstel is gestemd Over ander onderwerp = motie vreemd aan de orde van de dag: aankondigen bij agendavaststelling; komt dan doorgaans als laatste punt op agenda Vaak gericht aan het college College probeert soms motie van tafel te krijgen - toezegging Niet juridisch afdwingbaar: kan college naast zich neerleggen Bijzondere moties: wantrouwen, treurnis, afkeuring

24 Amendement Is voorstel aan de raad tot wijziging van het dictum (concept-besluit) of splitsing dictum Alleen bij een te besluiten agendapunt Juridisch afdwingbaar: college moet uitvoeren Intrekken kan tot stemming Stemming vindt plaats vóór raadsvoorstel Aangenomen amendement wijzigt besluit Meerdere amendementen op een raadsvoorstel: meest verstrekkende eerst behandeld Sub amendement

25 Initiatiefvoorstel Is volledig raadsvoorstel over een onderwerp incl. dictum Volledige voorbereiding + verdediging is aan het raadslid Juridisch afdwingbaar: als voorstel wordt aangenomen is dat een raadsbesluit dat het college moet uitvoeren Ambtelijke ondersteuning griffier/organisatie kan worden gevraagd Vraagt veel tijd: gebruik ambtelijke bijstand College moet wensen en bedenkingen kunnen laten weten

26 Onderwerp agenderen Agendaverzoek: Er speelt een onderwerp dat niet is geagendeerd maar toch belangrijk is: gemotiveerd verzoek tot toevoegen van een onderwerp tijdens vergadering (bij vaststellen agenda) of via mail aan agendacommissie Vergaderverzoek (raadsvergadering organiseren) Er speelt een onderwerp dat niet kan wachten tot een volgende vergadering Raadslid doet schriftelijk en gemotiveerd verzoek om extra raadsvergadering te plannen Verzoek moet worden ondersteund door ten minste 1/5 deel van de raadsleden

27 Vragen over instrumenten?

28 Raad op Donderdag

29 Raad op Donderdag Probeert een antwoord op sommige problemen te geven, waaronder: Het huidige vergaderstelsel is weinig flexibel door gemarkeerde vergadermomenten verspreid over de maand. Er zit een ongewenste druk op het proces m.b.t. de aanlevering van stukken en agendering ervan. Dat kan van invloed zijn op de kwaliteit van de stukken en de behandeling ervan. Raads- en commissieleden, maar ook collegeleden en medewerkers van de ambtelijke organisatie zijn versnipperd aanwezig. Informeel overleg is daardoor beperkt. Het stelsel lokt onnodige herhaling uit: veel wat in de commissie is gedeeld komt ook in de raadsvergadering aan de orde. Veel vergaderavonden (regelmatig 5 of meer avonden gevuld) in de maand. Door raad en griffie ontwikkeld; Gebaseerd op andere vergadermodellen;

30 Uitgangspunten Een vast vergadermoment betekent: Minder in het stadhuis, meer in de Samenleving Een duidelijke fasering in iedere bespreking: BOB-model Woerden zegt ja, tenzij -benadering Korte(re) besluitvormingscyclus Flexibiliteit Voorspelbaarheid van de planning en de besluitvorming

31 De belangrijkste elementen Parallel vergaderen: Twee bijeenkomsten tegelijkertijd Voorbereidende (Beeld, Debat) én besluitvormende (Besluit) op één avond Dit betekent niet dat op een avond een onderwerp voorbereid én besloten wordt Duidelijke fasering: iedere bijeenkomst heeft een doel Beeld: informatie verzamelen (een gezamenlijk beeld Debat: standpunt innemen Besluit: een besluit nemen Ieder onderwerp een eigen cyclus Om de week politieke avond en bijzondere avond

32 Parallel vergaderen & alle elementen op één avond voorbeeld Raad op Donderdag Parallelsessie Cluster Samenleving en Bestuur (Raadzaal) Parallelsessie Cluster Omgeving en Financiën (commissiekamer) 20:00-21:00: Het Beeld Onderwerp C 20:00 21:00: Het Debat Onderwerp D Pauze Pauze 21:10 22:10: Het Debat Onderwerp E 21:10 22:10: Het Debat Onderwerp F Pauze Pauze Raadsvergadering (raadzaal) 22:20 22:40 Open Podium en Raadsvragen 22:40 22:50 Formele onderwerpen: Vaststellen agenda; Besluitenlijsten; Termijnagenda; Lijst ingekomen stukken; Hamerstukken; 22:50 23:00 Besluitvorming Onderwerp A 23:00 23:10 Besluitvorming Onderwerp B 23:10 23:30 Moties vreemd aan de orde van de dag

33 Duidelijke fasering en eigen cyclus: het leven van een raadsstuk Deadline voor de aanlevering: één week voor de agendacommissie De griffie schrijft een adviesmemo voor de agendacommissie De agendacommissie komt voor iedere politieke avond bijeen De agendacommissie agendeert als bespreekstuk of hamerstuk Bespreekstuk week 0 week 0/1/2 week 2 week 4 week 6 agendering door Agendacommissie schriftelijk technische vragen Het Beeld Het Debat Het Besluit Hamerstuk week 0 week 0/1/2 week 2 agendering door schriftelijk Agendacommissie technische vragen Het Besluit

34 Laten wij een raadstuk volgen maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag week 0 Agendacommissie Publicatie week 1 week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 fractieoverleg deadline aanleveren beantwoording ambtelijke organisatie vóór fractieoverleg fractieoverleg fractieoverleg fractieoverleg fractieoverleg deadline aanleveren technische vragen Beeld (politieke avond) Debat (politieke avond) Besluit (politieke avond)

35 Maar. hoe zit het met de andere onderdelen De raadsvergadering blijft bestaan en heeft de volgende onderdelen: Opening Open podium (insprekers over onderwerpen vreemd) Raadsvragen (mondelingen politieke vragen) Formele onderdelen (Agenda, besluitenlijsten, termijnagenda, lijst ingekomen stukken en hamerstukken) Het Besluit van alle onderwerpen (bespreekstukken) Moties vreemd aan de orde van de dag

36 Planning & Control (Paul Vonk, eigenaar hoofdopgave Governance)

37 Even voorstellen - Eigenaar hoofdopgave Governance - Totale P&C (inrichting, werking) - Concernkaders P&C/governance - Bewaker financiële positie - Adviseur óók van raad - Provincie, Auditcommissie, accountant - Verkiezingsprogramma s

38 Rol van de raad - Kaderstellend - Controlerend

39 Instrumenten raad - Maart RIB - Juni overleg/kadernota - Begroting - Bestuursrapportage - Jaarrekening

40 Maart RIB Voor wie Raad, college, directie Bedoeling/omschrijving Sturingsinstrument Voorbereiding juni overleg Voorlopig saldo jaarrekening Behandeling Maart Dit jaar vanwege verkiezingen alleen actualisatie meerjarenbegroting

41 Juni overleg/kadernota Voor wie Raad, college, directie Bedoeling/omschrijving Actualisatie lopende begroting Prognose volgende jaren Kaderstellend volgende begroting Eerste integraal afwegingsmoment Behandeling Juni

42 Begroting (1) Voor wie Raad, college, directie Bedoeling/omschrijving Sturingsinstrument Autorisatie Tweede integraal afwegingsmoment Afspraken over resultaten Behandeling November

43 Begroting (2) - Programma s (soort thema s) - Wat willen wij bereiken - Wat gaan wij er voor doen - Wat mag het kosten - Paragrafen

44 Bestuursrapportage Voor wie Raad, college, directie Bedoeling/omschrijving Bijsturingsinstrument lopende meerjarenbegroting Behandeling Oktober

45 Jaarrekening Voor wie Raad, college, directie Bedoeling/omschrijving Verantwoordingsinstrument Juni Behandeling

46 Waar staan we nu -Coalitievorming - Coalitieprogramma - Knippen in jaarschijven - Juni overleg/kadernota - Begroting

47 Belangrijkste regels - Financiële verordening - Financiële sturing (FG)

48

49 Houdbare gemeentefinanciën - Financiële positie uitdagend - Reëel sluitende meerjarenbegroting?? - Hoge schuldquote - Afnemende vermogenspositie - Hardheid taakstelling - Onbenutte belastingcapaciteit - Taskforces (juni 2017) - Bijlage houdbare gemeentefinanciën