4.1 Interne communicatieve doelstellingen Externe communicatieve doelstellingen... 5

Transcriptie

1 Verantwoordelijk wethouder Opdrachtgever Projectleider : H.R.M. Knuiman / J.W. Titshof-Leushuis : G.H.J. Hommels : drs. W.C.C.M. Bent de Bont Hof van Twente, oktober 2009

2 1. Doelgroepen 2. Analyse van de situatie 3. Afbreukrisico van de nieuwe werkwijze 4. Doelstellingen voor communicatie 4.1 Interne communicatieve doelstellingen Externe communicatieve doelstellingen Taakstellingen, Middelen en Planning, per fase van het project: 1 / 14

3 Communicatieplan De Kanteling Dit communicatieplan is onderdeel van het projectplan De Kanteling: Van claimgerichte benadering naar compensatiebeginsel in de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) De doelgroepen die we met communicatie willen bereiken zijn onder te verdelen in personen die binnen (= intern) de gemeente werkzaam zijn en personen die niet werkzaam zijn binnen (= extern) de gemeente. In dit communicatieplan worden deze doelgroepen dan ook gekenmerk als interne doelgroepen en externe doelgroepen. Interne doelgroepen: college b&w gemeenteraad afdelingshoofd Zorg projectleider gebiedsgericht werken: Mariska ten Heuw projectleider Informatie en advies Wmo: Ivonne de Lizer projectleider programma Wmo: Hester Stam projectleider/leden van de projectgroep medewerkers publieksbalie Extern doelgroepen: VNG-consulent(en) WMO-raad Stichting Informele Zorg Twente (SIZT) Stichting welzijn Ouderen (SWO) Bureau vrijwilligerswerk Maatschappelijk werk MEE Twente andere (welzijns)organisaties binnen Hof van Twente (zij worden via intermediaire organisaties geïnformeerd) Inwoners in de diverse kernen en buurtschappen Regio Twente (ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordiging) De WMO is een brede participatiewet die als doel heeft dat iedereen moet kunnen meedoen in de samenleving. De wet is ontwikkeld om op een andere manier naar de ondersteuning van mensen met een beperking te kijken. De huidige insteek van verzorgd worden moet verschuiven naar meer eigen verantwoordelijkheid en het ontvangen van ondersteuning om te kunnen participeren. Om dit doel te bereiken is het belangrijk dat alle instanties die binnen Hof van Twente zorg verlenen, gaan samenwerken om te komen tot een gezamenlijke methode voor 2 / 14

4 vraagverheldering, een gezamenlijke geformaliseerde werkwijze voor de behandeling van aanvragen en een gezamenlijk aanbod van voorzieningen. De inwoners worden eerst aangesproken op het eigen oplossingsvermogen. Pas daarna wordt gekeken wat de gemeente c.q. de hulpinstanties kunnen toevoegen. Lukt ook dat niet, dan wordt een individuele voorziening aangevraagd voor de cliënt. In het project zal een beroep worden gedaan op de inwoners, niet zijnde hulpvrager. Aan hen wordt gevraagd mee te denken over het opzetten van een goed voorzieningenniveau in de eigen leefomgeving. Aan de inwoners wordt gevraagd actief hun inzet te leveren. Dit kan door zelf vrijwilligerswerk te doen of door het inbrengen van ideeën. Dit project past goed binnen de doelstellingen van de gemeente Hof van Twente binnen het gebiedsgericht werken. Ook dit project gaat er vanuit dat de inwoners een eigen verantwoordelijkheid hebben als het gaat om het oplossen van problemen c.q. dat zij eigen initiatief kunnen nemen. De gemeente faciliteert bij het oplossen van problemen/realisatie van initiatieven op het moment dat inwoners dit zelf niet (geheel) kunnen. Bij de totstandkoming van de strategische visie hebben met name de inwoners uit de buurtschappen aangegeven dat zij beter niet over elkaar kunnen praten maar beter met elkaar. De invulling van de zorgtaken binnen de kern en buurtschap kunnen hiervoor goede, zinvolle onderwerpen van gesprek zijn. Wel moet hierbij in acht worden genomen dat een heel groot percentage van de inwoners in Hof van Twente (ruim 75% - zie uitslag Hofpanel strategische visie) al iets doet aan noaberhulp of vrijwilligerswerk. Alle inspanningen van de gemeente, zorginstanties en cliëntenorganisaties zijn erop gericht dit project te laten slagen. De gemeente is door de VNG aangewezen als pilotgemeente en kan als het project slaagt scoren met de uitkomsten ervan. Zij kan dienen als voorbeeldgemeente voor andere gemeenten, zowel in de regio als landelijk. Naast voordelen kent het project ook een afbreukrisico. De mogelijke risico s zitten in de volgende punten: 3 / 14

5 - organisaties werken onvoldoende samen en komen niet tot overeenstemming over een geformaliseerde, zelfde werkwijze; - inwoners, niet hulpvragend, kunnen de keukentafelgesprekken als betuttelend ervaren. Ruim 75% van de inwoners van HvT doet nl. uit eigen beweging al aan noaberhulp of vrijwilligerswerk (zie ook onderzoek Hofpanel strategische visie); In de gesprekken die hierover gaan moet de gemeente hier rekening mee houden en kan wellicht worden ingezet op het faciliteren van mensen die noaberhulp verlenen (wat hebben zij nodig om dit te blijven doen?) - de nieuwe geformaliseerde werkwijze blijft te veel hangen in onderzoek naar wat hulpvragenden zelf kunnen en biedt te weinig daadkrachtige hulp. Hierdoor duren procedures te lang en blijven mensen te lang onzeker. Aan de hiervoor genoemde drie punten moet naar onze mening extra worden ingezet door de projectorganisatie c.q. communicatie. 4.1 Interne communicatieve doelstellingen De stuurgroep, bestaande uit de wethouder, afdelingshoofd Zorg (opdrachtgever), de projectleider en communicatieadviseur zijn op de hoogte van de voorstellen uit de projectgroepen; De stuurgroep neemt besluiten over die voorstellen, daar waar nodig wordt een bestuurlijk standpunt gevraagd van het college b&w en zo in de gemeenteraad gebracht; De projectleider rapporteert afwijkingen in de planning aan de opdrachtgever; Het verkrijgen van draagvlak voor het project bij het college B&W, de gemeenteraad en het management; De gemeenteraad wordt regelmatig geïnformeerd en op de hoogte gehouden van de voortgang van het project; Er wordt effectieve administratieve ondersteuning geregeld, met als doel: inzage in elkaars informatie en dus goede samenwerking; De inhoud van het project De Kanteling is bekend bij alle medewerkers die betrokken zijn bij de Wmo. Deze medewerkers kennen de doelstellingen van het project. Zij weten vroegtijdig welke inbreng wordt verwacht en leveren de gevraagde inbreng; De medewerkers hebben de juiste kennis en kunde voor een goede, prettige manier van het afhandelen van de hulpvraag. 4 / 14

6 4.2 Externe communicatieve doelstellingen Genoemde cliënten en zorgorganisaties worden actief betrokken bij het project en plegen regelmatig overleg met elkaar volgens een vaste vergaderstructuur; De genoemde organisaties zijn bereid structureel mee te denken over de manier waarop de organisaties in de toekomst een geformaliseerde werkwijze kunnen hanteren; Hulpvragenden zijn geïnformeerd over het project De Kanteling en kennen de nieuwe procedure die wordt gevolgd bij het aanvragen van hulp; Gemeente, cliënten en zorgorganisaties zorgen er gezamenlijk voor dat het nieuwe systeem klantvriendelijk is en overzichtelijk; voor de afhandeling van hulpaanvragen wordt een maximum termijn afgesproken; De overige zorgorganisaties (zoals Rode Kruis, Zonnebloem, etc ) kennen het project, weten hoe de nieuwe procedure voor de behandeling van aanvragen er uit ziet en weten eveneens naar wie zij kunnen verwijzen voor aanvragen. Zij worden regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken; Inwoners, niet zijnde hulpvragers zijn zich ervan bewust dat zij zelf invloed hebben op de eigen leefomgeving en welzijn; in de kernen en buurtschappen wordt meegedacht over de vraag hoe de zorg vanuit de noabers zo goed mogelijk kan worden georganiseerd en gefaciliteerd; Inwoners, niet zijnde hulpvragenden, zijn bereid mee te denken over een goed voorzieningenniveau in hun eigen leefomgeving; Zij kennen het Bureau Vrijwilligerswerk en weten dat zij actief hun bijdrage kunnen leveren, hetzij via het leveren van ideeën, hetzij via het doen van vrijwilligerswerk; Tijdens het genoemde overleg wordt steeds de hulpvraag van mensen en organisaties in kaart gebracht; dit in relatie tot het voorzieningenaanbod. 5 / 14

7 Het projectplan De Kanteling is opgedeeld in fasen. De voorstellen voor communicatie zijn daarom per fase ingedeeld. Fase 1 Start project Interne doelgroepen Externe doelgroepen Alle betrokkenen + overige medewerkers Nieuwsbrief op intranet Nieuwsbrief: eind november 2009 Cliënten en Zorgorganisaties (ook Informatiebijeenkomst professionals in de Begin december 2009 intern informeren over het project De Kanteling, de inhoud en resultaten die het moet opleveren Vergaderingen Projectgroep Eerste vergadering projectgroep: eind november 2009 Zonnebloem e.d.) op de hoogte brengen van de plannen in het projectplan De Kanteling en zijn bereid mee te denken hierover raadzaal Informeren college B&W en gemeenteraad over inhoud en toekomstige resultaten project nieuwsbrief diverse interne besprekingen bijeenkomst om raad te informeren Nieuwsbrief: eind november 2009; Raadsbijeenkomst: 6 oktober 2009 Hulpvragenden kennen eveneens de plannen van de gemeente om een nieuwe werkwijze te gaan organiseren. Zij worden regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken Brief met informatie over een eerste informatiebijeenkomst; Informatiebijeenkomst in de raadzaal; hier wordt ook info gegeven over de wijze waarop mensen kunnen meepraten en denken; Ook wordt de nieuwsbrief aangekondigd die hierna regelmatig gaat verschijnen en waarin de laatste stand van zaken steeds wordt Brief : oktober 2009 Informatiebijeenkomst Nieuwsbrief I gereed tijdens eerste infobijeenkomst - Info in Het Hofweekblad: ruim voorafgaand aan infobijeenkomst. 6 / 14

8 Interne doelgroepen (vervolg fase 1) Externe doelgroepen (vervolg fase 1) weergegeven; Nieuwsbrieven Info in Het Hofweekblad met uitgebreide info en om bijeenkomst aan te kondigen intern draagvlak creëren realisatie van effectieve administratieve ondersteuning Medewerkers kennen de doelstellingen van het project en hebben de juiste kennis bespreking in interne werkgroep + tijdig informeren betrokkenen inlogmogelijkheden netwerk door I&A digitaal opname systeem vergaderingen (I&A) Medewerkers publieksbalie en andere betrokkenen informeren tijdens infobijeenkomst op maandagmorgen; Vanaf november 2009 Wmo-raad informeren Wendy informeert Wmoraad tijdens een vergadering van deze raad Wmo-raad ontvangt ook nieuwsbrieven Wendy regelt/oktober 2009 Info in werkoverleggen. Oktober 2009, e.v. 7 / 14

9 Stap 2 Projectwerkgroepen Interne doelgroepen Externe doelgroepen Alle betrokken medewerkers weten dat er een interne en een externe projectgroep bezig is met het project De Kanteling. Zij weten wanneer de beide projectgroepen vergaderen, wat er op de agenda staat en wat er wordt besloten Kennis en actuele documentatie over informatiestructuren en infopunten wordt niet alleen uitgewisseld binnen de interne en externe projectgroepen. Ook de betrokken medewerkers worden bijgepraat, als er nieuws te melden is Nieuwsbrief (zie ook fasei) Vanaf november 2009 en De leden van de externe verder projectgroep denken mee over: de netwerkstructuren binnen HvT een inventarisatie van de informatiepunten voor de inwoners; - het opzetten van een éénduidige methode voor vraagverheldering en een gelijke methode voor de behandeling van aanvragen Regelmatig medewerkers bijpraten (op maandagmorgen) Vanaf 1 e vergaderingen interne en externe projectgroep Info ook opnemen in nieuwsbrief De leden van de externe projectgroep treden op als intermediair voor het informeren van de overige organisaties, zoals Zonnebloem, Rode Kruis, etc. De leden van deze overige organisaties worden in kaart gebracht. Vergaderingen. Hiervoor vaste vergaderstructuur opzetten, met regeling voor vervangers Duidelijke afspraken over wie informeert wie en over verantwoordelijkheden (overzicht maken) Gemeente informeert deze instanties sowieso via de nieuwsbrieven 1 e vergadering op 16 november 2009 Tijdens de eerste vergadering V.a. oktober / 14

10 Interne doelgroepen (vervolg fase 2) Externe doelgroepen (vervolg fase 2) Medewerkers eveneens regelmatig bijpraten over informatie over besluitvorming in de stuurgroep Raadsleden regelmatig blijven informeren idem idem Wmo-raad bijpraten over Via memo, nieuwsbrief, enz. idem de gang van zaken. Informeren over de tussentijdse stand van zaken, genomen besluiten etc Tijdens de vergaderingen van de Wmo-raad Elke keer als er iets te melden valt Stap 3 Werkproces van vraag tot aanbod Interne doelgroepen Externe doelgroepen Interne projectgroep, Informatiebijeenkomst Juni 2010 Hulpvragenden/Alle Infobijeenkomst Tot Oktober 2010 stuurgroep b&w en raad; betrokken organisaties goede folder maken raadsleden weten wat er nieuwsbrief informeren over nieuwe website is afgesproken over: folder op intranet werkwijze voor persbericht (ook in de nieuwe eenduidige methode voor vraagverheldering die gebruikt gaat worden; behandeling van aanvragen Hofweekblad) de eenduidige manier voor het behandelen van aanvragen die vanaf 11/2010 gaat gelden 9 / 14

11 Interne doelgroepen (vervolg fase 3) Externe doelgroepen (vervolg fse 3) Alle betrokken medewerkers weten hoe de nieuwe methodes voor vraagverheldering en het behandelen van aanvragen werken (procesbeschrijving) en hebben inmiddels de opleiding dan wel de faciliteiten gekregen om hun taak naar behoren uit te kunnen voeren De overige medewerkers zijn eveneens geïnformeerd over de nieuwe methode en werkwijze Informatiebijeenkomst Cursussen intern of extern Vaste vraagbaak (Wendy Bent) bij twijfel September/oktober 2010 Inwoners weten dat er een nieuwe werkwijze geldt voor de behandeling van aanvragen, dat de gemeente uitgaat van de zelfstandigheid van de cliënt en uitsluitend nog faciliteert Nieuwsbrief Oktober 2010 WMO-raad eveneens informeren Informatiebijeenkomst (1 algemene. Wel ook gebruik maken van mogelijkheden die zich voordoen om de boodschap in kleiner verband) te herhalen. Algemene informatie in folder, website, Wmo-deel Hofweekblad, etc. Wendy informeert de Wmo-raad tijdens een vergadering van de Wmoraad. Ook folders, etc. presenteren Oktober 2010-Oktober 2011 Oktober 2010 Stap 4 Afstemming voorzieningenaanbod Interne doelgroepen Externe doelgroepen Samen met interne en Vergaderingen van de V.a. maart Gereed: Alle externe organisaties Vergadering externe Maart 2010-Maart 2011 externe projectgroepen projectgroepen, waarbij de Maart 2011 denken mee over de werkgroep een overzicht maken van alle aanwezige collectieve en algemene projectgroepleden duidelijke taken t.a.v. de inventarisatie krijgen. samenstelling van de lijst van voorzieningen. De leden van de externe 10 / 14

12 Interne doelgroepen (vervolg fase 4) Externe doelgroepen (vervolg fase 4) voorzieningen (deels al info uit de vorige fasen). Beide soorten voorzieningen per kern in kaart brengen Ook in kaart brengen hoe deze middelen worden bekostigd Stuurgroep en B&W stellen deze lijst uiteindelijk vast Hierover duidelijke afspraken maken + planning werkgroep werken ook mee aan de inventarisatie/ samenstelling van de lijst Iedereen kent het eindresultaat Vergaderingen Uiterlijk maart 2011 Hulpvragenden weten dat er een overzicht van voorzieningen is gemaakt en dat zij het kunnen melden als zij nog bepaalde voorzieningen missen (zie hierna, fase V) Leden van de externe werkgroep maken als intermediair gebruik van de diensten van de overige organisaties Concept-lijst wordt door alle organisaties beoordeeld; Eindresultaat wordt gecommuniceerd naar alle organisaties Eindproduct is te vinden op de website onder Wmo nieuwsbrief; (concept)overzicht toezenden; eindresultaat op internet plaatsen; mogelijkheid bieden te reageren idem 11 / 14

13 Interne doelgroepen (vervolg fase 4) Externe doelgroepen (vervolg fase 4) Alle medewerkers kennen de lijst van voorzieningen aankondigen in nieuwsbrief; lijst plaatsen op intranet Uiterlijk maart 2011 Wmo-raad betrekken bij opstellen lijst voorzieningen. Als de leden van de Wmo-raad signalen krijgen dat bepaalde voorzieningen ontbreken, geven zij dat door aan de gemeente Concept-lijst toezenden met mogelijkheid aan te vullen en te reageren zodra concept-lijst gereed Stap 5 Ontwikkeling nieuwe voorzieningen Interne doelgroepen Externe doelgroepen Alle interne doelgroepen (zie hiervoor) weten dat de gemeente bereid is innovaties op lokaal niveau te faciliteren. Zij kennen de werkwijze voor het indienen van een aanvraag en kennen de contactpersonen Idem Wmo-raad Nieuwsbrieven op intranet V.a. maart 2010 De externe projectgroepleden en de vergaderingen externe V.a. maart 2010 projectgroep; Persoonlijke informatie aan de meest betrokken mensen leden van de Wmo-raad zijn bereid mee te werken aan de ontwikkeling van een sluitend pakket aan voorzieningen. Zij melden signalen van inwoners over het feit dat zij bepaalde voorzieningen missen. daaraan voorafgaand: de contacten met de cliënten aan de koffietafel Informatie tijdens V.a. maart 2010 Inwoners, zowel cliëntgesprekken vergadering Wmo-raad hulpvragend als niet (vraagverheldering); hulpvragend weten dat zij 12 / 14

14 Interne doelgroepen (vervolg fase 5) Externe doelgroepen (vervolg fase 5) een melding bij de gemeente kunnen doen, als blijkt dat zij bepaalde algemene of collectieve voorzieningen missen (blijkt ook tijdens cliëngesprekken, bij de vraagverheldering) Commerciële org., ponsoren, subsidieverstrekkers kennen het project De Kanteling en weten hoe zij hierin een opbouwende rol kunnen vervullen speciale keukentafelgesprekken in de buurtschappen, kernen, etc (evt. mee-liften met bijeenkomst-en die al gepland stonden, zoals kernavonden) algemene informatie op website, gemeentegids, etc.; Regelmatig info in het Wmo-deel van onze informatiepagina informatie opnemen in folder (infocentrum, publiekshal en andere intermediaire organisaties als maatschappelijk werk, huisartsen, etc.) informatiebijeenkomst?? 13 / 14