Aan de slag met Prezo Woonzorg

Transcriptie

1 Aan de slag met Prezo Woonzorg Hier vindt u per implementatiefase waardevolle tips en ondersteunende documenten die u kunnen helpen bij de invoering van PREZO Woonzorg. Starten met PREZO Woonzorg is maatwerk en vraagt een aanpak aangepast aan de omstandigheden waarin elke organisatie zich bevindt. Wat voor de ene organisatie goed werkt, kan in een andere organisatie anders uitpakken. Er bestaat dus niet zoiets als een blauwdruk voor PREZO Woonzorg. Uit de ervaringen en de feedback van de PREZO Woonzorg pilootvoorzieningen heeft Zorgnet Vlaanderen wel geleerd wat een aanpak succesvol kan maken of juist niet. Een goede voorbereiding, een passend implementatietraject, een afgestemd communicatieplan, een ondersteunde uitvoering en een consequent voorbeeldgedrag van de leidinggevenden zorgt voor een duurzame verankering in de organisatie. We geven u een overzicht van de belangrijkste stappen van een PREZO Woonzorg implementatietraject en per stap formuleren we enkele cruciale vragen of aandachtspunten. U kan ze beschouwen als een checklijst die u het best doorloopt per implementatiefase. Per fase worden eveneens richtinggevende adviezen geformuleerd. We onderscheiden volgende fasen:

2 Informeren Beslissen om met Prezo Woonzorg van start te gaan, kan maar als u goed geïnformeerd bent en aan uw bestuur de nodige informatie bezorgt om weloverwogen te kunnen beslissen. Zorg vooreerst dat u alles over Prezo Woonzorg weet. In onze brochure kan u er alles over lezen. Daarna zijn er twee grote vragen te beantwoorden: 1. Is Prezo Woonzorg iets voor uw voorziening? - Wat vindt u van de achterliggende visie: cliënt centraal, dialoog, gedeelde verantwoordelijkheid,.? - Hoe bevalt het zelfevaluatiesysteem en de confrontatie met uw resultaatsindicatoren? - Ziet u het cyclisch (plan do check act) en het systematisch (borg- en verbeterplannen) werken als een meerwaarde? - Welke meerwaarde hoopt u vooral te realiseren met Prezo Woonzorg? - Waarom zou u voor Prezo Woonzorg kiezen en niet voor een ander systeem? Kent u andere systemen? 2. Is uw organisatie klaar voor Prezo Woonzorg? - Wat motiveert of noodzaakt u om een kwaliteitssysteem te implementeren in uw organisatie? - Hoever staat het huidig gevoerd kwaliteitsbeleid af van wat Prezo Woonzorg doet? Wat worden aandachtspunten? Waar hebt u al een belangrijke stap gezet? - Is uw organisatie aan zo n project toe? Is er momenteel relatieve rust? Geen grote bouwwerken of reorganisaties? Stabiele leidinggevende ploeg? Kan en wil u middelen vrijmaken om hier stevig en continu aan door te werken? Bestaat de openheid om te denken en te werken aan continue verbetering? Als u enthousiast bent geworden, is het zaak uw bestuur, directie en kwaliteitsverantwoordelijke warm te maken. Zonder het engagement van het beleid is dit project een doodgeboren kind. Ze moeten willen investeren, zich engageren en van kwaliteitsbeleid een prioriteit maken, over jaren heen. Advies Volg een workshop Kennismaking met PREZO Woonzorg Vraag eventueel een gesprek aan met het PREZO Woonzorgteam

3 Beslissen Beslissen om met Prezo Woonzorg aan de slag te gaan, is meer dan een simpele JA. Het is een weloverwogen keuze en een engagement. Het vrijmaken van middelen is een logische consequentie. Om die beslissing te kunnen nemen, is een JA nodig op de beide vragen uit de vorige fase: - Is Prezo Woonzorg iets voor ons? - Is onze organisatie klaar voor Prezo Woonzorg? Die ja dient niet enkel van de directie te komen. Raad van Bestuur en directie moeten overtuigd zijn van de toegevoegde waarde van PREZO Woonzorg voor het kwaliteitsbeleid van uw organisatie De raad van Bestuur moet hier volmondig ja op zeggen. Dat doet ze door haar keuzes kenbaar te maken in een beslissingsdocument: - De bevestiging van het belang van kwaliteitsbeleid als een belangrijk en onontbeerlijk managementdomein in de organisatie - De keuze voor Prezo Woonzorg en de effecten ervan die het beleid verwacht voor de voorziening. - De richting die de organisatie binnen PREZO Woonzorg wenst uit te gaan, alsook binnen welke termijn men dit wenst te realiseren. - De noodzakelijke middelen en mensen die ter beschikking gesteld worden om het implementatieproces van PREZO woonzorg intern binnen de organisatie te ondersteunen, uit te voeren en op te volgen: - Financiële middelen

4 - Personele middelen - Organisatorische middelen - De manier waarop de raad van Bestuur wil betrokken zijn in dit project. Welke rol ze wil spelen, hoe ze wil dat er gerapporteerd wordt. Door dit te doen engageert de Raad van Bestuur zich voor een belangrijk project. Tevens geeft het aan de directie het kader waarbinnen verder kan gewerkt worden. Tip Je kan onderstaand sjabloon gebruiken om de beslissing van de Raad van Bestuur voor te bereiden:

5 Sjabloon voorstel van beslissing Raad van Bestuur PREZO Woonzorg Onderwerp: implementatie kwaliteitssysteem PREZO Woonzorg Situering - Situering van de stand van zaken van het huidig gerealiseerde kwaliteitsbeleid - Reeds gerealiseerde stappen: - Visietekst kwaliteitsbeleid - Kwaliteitshandboek - Tevredenheidsmetingen cliënten en medewerkers - Inspectieverslagen - Geregistreerde en ontvankelijk verklaarde klachten - Kwaliteitsjaarplanning/verslagen - Wie coördineert de activiteiten mbt kwaliteitszorg? - Hoe heeft het woonzorgcentrum zich hierop op dit ogenblik georganiseerd? -.. Juridisch kader - De wetgever verplcht de woonzorgcentra tot het voeren van een kwaliteitsbeleid, deze verplichting is decretaal vastgelegd: decreet betreffende de kwaliteit van de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen 2003: 1. Het kwaliteitsbeleid omvat de intenties van een voorziening met betrekking tot kwaliteit en wegen daar naartoe, formeel uitgedrukt in een verklaring van het management. Het kwaliteitsbeleid dient in overeenstemming te zijn met het algemeen beleid van de voorziening en moet een basis leggen voor formulering van de kwaliteitsdoelstellingen. Het steunt op de deelname van alle medewerkers en streeft naar voordelen voor de gebruikers, de medewerkers, de voorziening en de samenleving. Het kwaliteitsbeleid bestaat uit ten minste een missie, een visie, doelstellingen en een strategie. 2. Het kwaliteitsmanagementsysteem is nodig voor de vaststelling en uitwerking van het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen en om die doelstellingen vervolgens te bereiken. Het systeem bestaat uit de organisatorische structuur, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, procedures en processen. 3. Een zelfevaluatie is een systematische evaluatie van de processen, structuren en resultaten van de voorziening en wordt door de voorziening zelf verwezenlijkt. De voorziening toont door middel van een zelfevaluatie aan hoe ze haar processen, structuren en resultaten bewaakt, beheerst en voortdurend verbetert. 4. Indicatoren referentiekader woonzorgcentra: Per sector kan de Vlaamse regering een lijst opstellen van aspecten van zorg die een bijzondere maatschappelijke waarde hebben. De Vlaamse regering: 1 de wijze waarop de voorzieningen met betrekking tot die aspecten van zorg systematisch gegevens verzamelen, registreren en ter beschikking stellen, onverminderd de toepassing van de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens; 2 het minimum aantal aspecten van zorg uit de door haar opgestelde lijst, die de voorzieningen in de zelfevaluatie moet opnemen.

6 PREZO woonzorg: - Wat is het?(uitgangspunten, inhoudelijk model, zelfevaluatie, borg- en verbeterplannen, projectplanning, rapportage en kwaliteitsjaarplanning en -verslag) - Waarom PREZO Woonzorg (en geen ander kwaliteitssysteem)? - Waarom nu? - Hoe past PREZO Woonzorg in het huidig te voeren kwaliteitsbeleid en in het globale beleid van het woonzorgcentrum? - Voor welk PREZO woonzorg niveau kiest men? - Wat is het voorziene tijdspad? - Op welke manier zal PREZO Woonzorg een invloed uitoefenen op de huidge beleidscyclus (opmaak begroting, goedkeuring begroting, opvolging begroting en goekeuring jaarrekeningen)? -. Financiële gevolgen - Informatie over aankoopprijs licentie digitaal platform PREZO Woonzorg - Informatie over kosten eventueel uit te voeren aanpassingen aan beschikbare software/licenties - Informatie over eventueel aan te kopen hardware - Informatie over eventueel bijkomende loonkosten - Informatie over eventueel bijkomende kosten -. Personele gevolgen - Wie zal implementatieproject trekken? - Aanwerven kwaliteitscoördinator? - Contingentering uren vorming? - Contingentering aantal uren zelfevaluatie per prestatie? - Externe begeleiding bij de uitrol? - Organisatorische gevolgen - Integratie in bestaande beleidsplanning en overlegstructuur? - Wijze van betrokkenheid van de raad van bestuur? - Stappenplan, mijllpalen en wijze van rapportering aan raad van bestuur? -.. Voorstel van beslissing De raad van bestuur beslist in haar vergadering van /./. dat voor de uitbouw van het kwaliteitsbeleid van het woonzorgcentrum over wordt gegaan tot de implementatie van het kwaliteitssysteem PREZO Woonzorg. Zij beslist de uitbouw van het kwaliteitssysteem op het.(instap, doorgroei of excellentie) niveau en dit binnen een periode van.. jaar. Om dit te realiseren wordt in het begrotingsjaar middelen vrijgemaakt. (indien van toepassing: en een coördinator kwaliteitszorg aan te werven of desgevallend aan te stellen als verantwoordelijke voor de implementatie van het kwaliteitssysteem binnen het wooonzorgcentrum) Datum Directie Woonzorgcentrum

7 Voorbereiden U heeft een goedkeuring gekregen van het beleid. Fijn. Probeer nu even te weerstaan aan de daaddrang en vlieg er niet als een vogel zonder kop in. Er moet nog het één en ander voorbereid worden. Deze fase is klaar als uw sleutelfiguren klaar zijn voor de start. Leg de motor van het project vast. Een project staat of valt met de motor die het project zal trekken. Je hebt energie en drive nodig, vasthoudendheid, consequent voorbeeldgedrag, geloof en overzicht. De motor bestaat uit een stuurgroep (Prezo Woonzorg Team) en uit een persoon die de hele implementatie zal trekken (Prezo Woonzorg Coach). Kies beide met zorg. Misschien kan dit helpen: De stuurgroep (Prezo Woonzorg Team) Deze groep trekt het hele proces. Ze houdt overzicht en plant de volgende stappen. Ze evalueert de werkwijze en stuurt bij waar nodig. Deze groep speelt een zeer belangrijke rol in het netwerken van dit proces. Zij zijn de oren en ogen van de organisatie en de zuurstof voor het hele proces. Ze moeten oog hebben voor kwaliteitsresultaten, maar net zo goed voor wat er leeft in de organisatie, voor weerstanden en voor groeiende kwaliteitscultuur. Op het eerste zicht denk je dat dit best een bestaand overlegorgaan kan zijn (de diensthoofdenvergadering bijvoorbeeld) maar dat houdt ook gevaren in. Een bestaand overleg heeft vaak al een overvolle agenda en dat wordt dit project slechts een bijkomend agendapunt. Kies de samenstelling van je stuurgroep zo dat je overal in de organisatie ogen, oren, een stem en energie hebt zitten. De interne begeleider (Prezo Woonzorg Coach) is een witte raaf. Als we zouden oplijsten wat we willen dat deze persoon aan competenties in huis heeft, dan kunnen we wellicht nog lang zoeken. Laat ons het hierbij houden: deze persoon heeft kennis van de werkwijze van kwaliteitszorg en zelfevaluatie, heeft een goed aanvoelen van wat in groepen leeft en heeft aandacht voor het leren van mensen en groepen. Misschien had u al een goed werkende kwaliteitsstructuur en kan u daarmee verder. Uw leidinggevenden zijn eveneens belangrijke sleutelfiguren. Zij vormen de link tussen het project en de veranderingen in de praktijk. Zij moeten verbeterplannen doorvoeren op hun afdeling. Zij moeten dus ook betrokken worden bij de beslissingen. Leid de belangrijke spelers in Prezo Woonzorg op Je motor (en je leidinggevenden) moeten Prezo Woonzorg toch wel een beetje kennen. Minimaal is dus een vormingssessie over het kwaliteitssysteem, de zelfevaluatiecyclus en de ICT tool aangewezen.

8 Wil je verder gaan, dan kan een vorming rond werkmethodieken (methodieken om te beslissen, methodieken om te analyseren, methodiek om tot een projectplan te komen) aangewezen zijn en wat veranderpsychologie is altijd nuttig. Opleiden kan ook on the job gebeuren. Je kan de Prezo Woonzorg Coach laten coachen terwijl hij/zij aan de slag is. Je kan de vorming ook spreiden in de tijd en er halfjaarlijks bijvoorbeeld je groep bijeenbrengen rond iets nieuw te leren of ervaring uit te wisselen. Stel een projectplan op Bij voorkeur doe je dat met de motoren van het project en check je het plan af bij de leidinggevenden. Goedkeuring gebeurt door de directie en/of raad van bestuur. Wat staat er in het projectplan? 1. Hoe zien we de globale implementatie van Prezo Woonzorg? Over hoeveel jaar spreken we? Waar willen we uiteindelijk geraken? Hoe zien we de opbouw tot dit eindresultaat? Instapfase: Start met enkele prestaties - zelfevaluaties quick wins doorvoeren Doorgroeifase: meer prestaties verbeterplannen tot uitvoering brengen herevalueren en nieuwe cycli opstarten Excellentiefase: overzicht houden van het geheel - starten met jaarplannen en jaarverslag certificering. Het is goed mogelijk dat deze ambitie en opbouw al door de Raad van bestuur werd vastgelegd. Dan is dit voor u een kader om binnen te functioneren. 2. Welke ambitie hebben we voor het eerste jaar? Welke prestaties zullen we evalueren? Hoeveel? Een quick scan kan hier nuttig zijn. Bekijk welke prestaties ook aan een nood beantwoorden in je voorziening. Stel dit vast door gesprek met de stuurgroep of loop rond in je organisatie en geef je ogen de kost. Welke dingen springen er voor u uit? Begin niet met de zwaarste problemen, wel met dingen waarvan je vermoedt dat je er snel winst uit kan halen. 3. Hoe organiseren we de PDCA cyclus van een concrete prestatie? - Wie laten we de activiteiten evalueren? - Wie registreert de indicatoren / referentiekaderindicatoren? - Wie werkt in de ICT-tool? Welke rollen hebben we daarin? - Waar worden alle gegevens bijeengebracht en de zelfevaluatie gemaakt? - Hoe wordt de beslissing genomen tot een borg- of verbeterplan? Wie moet dat goedkeuren? Welke rol spelen de leidinggevenden daarbij? - Hoe wordt de verbetering dan in een project gegoten en opgevolgd? - Wanneer wordt de prestatie opnieuw geëvalueerd en (hopelijk) verbetering vastgesteld? - Hoe en wanneer zullen we deze werkwijze evalueren en bijsturen? 4. Leg timing en middelen vast. Wat zal dit kosten aan tijd, mankracht, middelen? Dit plan is niet de bijbel. Bouw tijd in om te reflecteren, te evalueren en het plan bij te sturen. Hou niet als een bezetene vast aan het oorspronkelijke projectplan. Als het anders lijkt te moeten, ga in

9 overleg en neem beslissingen. Maar zorg toch dat er een initieel plan vastligt om enige houvast te hebben. Maak een communicatieplan Aan wie wil je wat wanneer over Prezo Woonzorg communiceren? Belanghebbenden zijn ingedeeld in enkele grote groepen : - directie en raad van bestuur - Leidinggevenden - Alle medewerkers - Bewoners en familie - Ondernemingsraad - Externen (overheid, partners, ) Je kan communiceren over: - Het prezo Woonzorg systeem: wat is het en hoe werkt het en wat gaan wij ermee doen? - De resultaten van zelfevaluaties. Hoe goed scoren we? Waar is verbetering nodig? - De concrete verbeteringen die zullen doorgevoerd worden: de quick wins, de verbeterprojecten - De plannen voor het komende jaar - Het verslag van het afgelopen jaar Je kan schriftelijk of mondeling communiceren, bestaande kanalen gebruiken of een specifiek nieuw kanaal invoeren (Prezo nieuwsbrief? ) Het is belangrijk dat iedereen mee is op zijn niveau. Dat er openheid en transparantie bestaat over de werkzaamheden. Over wat het voor medewerkers betekent om hieraan mee te werken. Het is belangrijk dat er enthousiasmerend en positief gecommuniceerd wordt over de motieven waarom er met Prezo gewerkt wordt. Dat de opbrengsten voor cliënten duidelijk worden. Het is belangrijk dat er continu gecommuniceerd wordt. Dat het niet één aankondiging is en daarna van de radar verdwijnt. Dat er niet teveel tijd is tussen de aankondiging en het werkelijk zien gebeuren in de praktijk. Onthoud dus: Veranderen is Communiceren x 3. Je kan niet genoeg communiceren. Denken dat je iets beter niet zegt, is de totaal verkeerde redenering. Wantrouwen ontstaat wanneer men niets weet of tegenstrijdige dingen hoort. Men hoort liever dat het moeilijk gaat dan helemaal niets. Zorg eveneens dat je na belangrijke communicaties aanwezig blijft om geruchten op te vangen en te ondersteunen. Op vrijdag namiddag 16 uur een moeilijke beslissing meedelen is GEEN goed plan. Advies Je kan ook de hulp van een PIP vragen. Een PIP is een door Zorgnet Vlaanderen geselecteerde en gevormde externe implementatiepartner. Hij kan je adviseren en helpen met de voorbereiding van dit project (en met de implementatie uiteraard ).

10 Implementeren De implementatie vormt de kern van het veranderingsproces dat PREZO Woonzorg in een organisatie introduceert. In de implementatie krijgt PREZO Woonzorg daadwerkelijk handen en voeten en wordt de verandering zichtbaar. Implementeren van PREZO Woonzorg staat concreet voor: - de introductie van PREZO woonzorg bij de medewerkers en desgevallend de cliënten, de familie van de cliënten, de vrijwilligers,.. - de evaluatie van de prestaties - het registreren van de indicatoren - het opmaken van borg en/of verbeterplannen - het laten goedkeuren van de borg- en/of verbeterplannen door de Raad van Bestuur - integratie van verbeterplannen in een beleidscyclus - het opmaken, uitvoeren en opvolgen van projectplannen - het opmaken van het kwaliteitsjaarplan - het opmaken van het kwaliteitsjaarverslag - het opmaken en bespreken van diverse kwaliteitsrapporten We geven u volgende tips mee: Gestage voortgang Er bestaat niet één juiste route om PREZO Woonzorg te implementeren: elke organisatie zal aan de hand van de voorhanden zijnde mogelijkheden en beperkingen een eigen weg uitstippelen en bewandelen (doen en ervaren) Niet alles zal van dag 1 geïmplementeerd zijn. U had een plan gemaakt waarin de implementatie in fasen werd opgedeeld. Adem dus rustig en ga aan de slag. Zorg er enerzijds voor dat er gestaag tred gehouden wordt, dat het tempo niet losgelaten wordt, dat Prezo Woonzorg niet stilvalt bij elke gebeurtenis die de voorziening doorkruist. Zorg er anderzijds voor dat er tijd, ruimte en aandacht is voor bijsturing als dat nodig is. Zie de implementatie als een veranderproces De grootste onderschatting die je kan maken, is Prezo Woonzorg implementatie beschouwen als een technische kwestie. Dat is het allesbehalve. Wanneer je met Prezo Woonzorg aan de slag gaat, zullen er verbeteringen doorgevoerd worden, wat verandering betekent in de manier van werken. Wanneer Prezo Woonzorg in huis komt, betekent het

11 ook dat medewerkers mee evalueren, zelfkritisch worden, eigenaarschap ontwikkelen voor kwaliteit, de bewoner écht centraal gaan stellen. Prezo wordt een stuk van de cultuur. Dat gaat allemaal niet op 1 dag gebeuren. Het is een veranderingsproces. Kijk er dus ook zo naar en anticipeer. Sommige medewerkers zullen PREZO Woonzorg omarmen als een uitdaging, anderen kunnen dit mogelijks als een bedreiging ervaren of weerstand bieden tegenover de zoveelste verandering, nog anderen zullen zich zorgen maken over hun tijdsbesteding: komt PREZO Woonzorg bovenop al het reeds vele werk? Het doorworstelen van een veranderingstraject heeft gelijkenissen met het doorlopen van een rouwproces (Kübbler-Ross). Als je dat weet, laat je je niet uit het veld slaan. Ga pro-actief om met de verandering die PREZO Woonzorg met zich meebrengt: - er zal weerstand zijn (geen tijd, we hebben het altijd zo gedaan, niet naar de veragdering komen, ja, zeggen en niets doen, ) - de verwachtingen van de belanghebbenden zullen een impact hebben (PREZO Woonzorg is geen deus ex machina) - de voorgestelde veranderingen zullen in vraag worden gesteld (alles wat mis loopt in deze organisatie wordt veroorzaakt door de implementatie van PREZO Woonzorg.) Hoe gaat het met de mensen? Dit is een belangrijke vraag die je je regelmatig moet stellen. De mensen zijn de maatstaf van het voortgangsproces. Bij hen vind je het gemopper en het gejuich. Bij elk implementatieproces zijn er vaak koplopers, achterblijvers en een middengroep. Koplopers zien vaak al snel het voordeel in van een vernieuwing. Achterblijvers hebben vaak meer ondersteuning nodig. Zet tijd en energie in op zij die wat trager de verandering accepteren of er mee om kunnen gaan: ondersteun hen extra met vorming of coaching.

12 Bekijk dus regelmatig of iedereen nog mee is: - regelmatig aftoetsten of alles niet te snel of te traag gaat - wat wordt er aangevoeld, welke signalen worden gegeven? - wat leert men uit de vormingsmomenten? - wanneer werd er het laatste gecommuniceerd? - wordt er niet weggezakt naar het oude? Ga actief om met weerstand Weerstand is niet akelig en lastig. Weerstand leert ons veel. Mensen die weerstand vertonen, zetten zich in voor iets, vechten voor iets. Dat is een andere manier van kijken dan ze vechten tegen iets. Het is belangrijk te achterhalen waar deze mensen voor strijden. Misschien is uw plan te groot en te snel om te behappen. Misschien hebben ze niet goed begrepen wat er precies gaat gebeuren (vergeet niet dat u al 100 jaar langer met de idee bezig bent dan zij ). Misschien zijn mensen gewoon bang voor dat wat ze niet kunnen inschatten. Misschien hebben ze meer vorming of info nodig om mee te kunnen. Luister daarom goed naar wat mensen vertellen. Zo erkent u de weerstand en schuift u ze niet van tafel. Dat kan vaak al genoeg zijn om de weerstand te verlagen. Maar luister vooral ook naar wat men u tracht te vertellen. U kan er alleen maar van leren en uw planning verbeteren of meer omkaderende middelen voorzien. Belangrijk is dat u steeds vooruit blijft gaan, eventueel trager of in een bijgestuurde richting, maar wel vooruit. De boel stilleggen omwille van weerstand is niet productief en helpt het project, noch de medewerkers. Trek anderzijds uw conclusies voor zij die in alle toonaarden niet bereid zijn om PREZO Woonzorg mee uit te bouwen. Communiceer systematisch om te inspireren De aanvankelijke info die gegeven werd, is onvoldoende om uw project te blijven dragen. Je blijft best continu communiceren. Communicatie X 3 is nog maar net genoeg! De kans op aanvaarding van PREZO Woonzorg wordt in een belangrijke mate bepaald door de wijze waarop hierover in een open en constructieve sfeer wordt gecommuniceerd met alle belanghebbenden (en, op maat van de belanghebbenden). Goede communicatie geeft positieve energie, die nodig is om draagvlak te creëren. Het gaat hier dus niet enkel om de gortdroge info van in welke fase we staan en wat we hebben gedaan en wat we gaan doen. Het gaat ook en vooral over inspireren. Dat doe je doorheen het hele proces. Hier enkele kapstokken voor deze inspirerende communicatie:

13 - Wat is de visie op kwaliteit van zorg en organisatie? - Welk toekomstbeeld op kwaliteit van zorg en organisatie hebben we? - Wat gebeurt er wanneer we op de oude voet verdergaan? - Wat brengt PREZO woonzorg op? - Wat is het nut/belang/noodzaak van de verandering? - Waarom deze verandering - Toon aan met verhalen, dat verandering noodzakelijk is: gevolgen laten zien van de huidige manier van werken, cliënten aan het woord laten om het effect van het huidige zorgverlening onder ogen te brengen, medewerkers aan het woord laten die voortdurend fouten moeten oplossen Grote leiders communiceren eerst ver het waarom (de noodzaak, de inspiratie, de drive), dan over het hoe en pas in laatste instantie over het wat. Dit kan je in je achterhoofd houden als je je communicatie opbouwt. Vier eerste successen en bouw erop voort Zet eerst in op die prestaties: - die goed lopen of diegenen waar je met enkele quick wins goede en zichtbare resultaten kan halen - waarbij de beleving van noodzaak tot verbetering het grootst is - waarbij de kosten beperkt blijven, de implementatietijd kort en waarvan het borg- of verbeterplan zeker gerealiseerd wordt Dosseer en prioriteer: de ervaring leert dat bij de opstart van PREZO Woonzorg er heel wat Quick Wins ontdekt worden, die men meteen wil aanpakken. Belangrijk hier is niet te veel hooi op de vork te nemen en prioriteiten te bepalen en een goede planning: wie doet wat waar wanneer en hoe. Ondersteun de Prezo Woonzorg Coach en andere sleutelfiguren Zorg voor voldoende opleiding voor de sleutelfiguren zodat ze beslagen ten eis hun taak kunnen vervullen. Doseer dit. Niet alles moet van dag 1 geleerd zijn. Laat de training en opleiding mee lopen met de fasering van het project. Zorg eveneens voor inspirerende momenten en leren van elkaar. Nodig eens een ervaringsdeskundige uit van een andere voorziening om van te leren. Bouw intervisie in om van mekaar te leren.

14 Zorg dat de interne coach voldoende ondersteund wordt. Maar al te vaak krijgt een interne projectleider het geveol alleen te staan. Zorg dat hij bij iemand terecht kan, een klankbord vindt, intern of extern aan de organisatie. Hou de cultuurbril op Prezo Woonzorg implementeren leidt tot een cultuur van continue verbetering, van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor kwaliteit (niet zoeken naar schuldigen, wel naar hoe kunnen we het samen nog beter doen), van denken in bewonersresultaat. Zorg dat je doet wat je zegt en de cultuur zo stilaan tot stand komt: - Prijs zij die de schouders onder PREZO Woonzorg willen zetten en zelf inititiatief nemen - Communiceer open en constructief - Geef zelf continu het goede voorbeeld Kom je afspraken na, plan je activiteiten en check wat goed/minder goed liep, - Koppel alle activiteiten binnen je WZC aan Prezo Er is geen vergaderonderwerp dat niet in relatie kan worden gebracht met dit kwaliteitssysteem. - Zorg dat leidende figuren in de organisatie PREZO Woonzorg ademen - Beschouw het hele implementatieproces als een groot leerproces. PREZO Woonzorg ondersteunt de lerende organisatie, want het spoort aan om continu te zoeken naar manieren om dingen anders, beter, meer cliëntgericht, efficiënter te doen. Als je zo naar het gebeuren kijkt, ga je er ook zo naar handelen. En beginnen anderen dat ook te doen. Advies Volg een opleiding Veranderingsmanagement. Het ideale is een opleiding die projectmanagement (de taakgerichte kant) en procesbegeleiding (de procesgerichte kant) met elkaar in verbinding brengt.

15 Verankeren PREZO Woonzorg is verankerd binnen de organisatie op het ogenblik dat het deel uitmaakt van het DNA van de organisatie. Je merkt dat aan het volgende: Prezo? Da s evident PREZO Woonzorg is verankerd in de organisatie, wanneer de diverse PREZO woonzorg activiteiten niet meer beschouwd worden als een extra belasting, werk, aandachtspunt,, maar als een manier van denken en doen binnen de organisatie en als het ware structureel ingebed liggen tot in de haarvaten van de organisatie (integratie met kwaliteitshandboek, integratie in bestaande overlegstructuren, structureel geïntegreerd beleidsthema, zichtbaar op de werkvloer en in het primaire zorg- en ondersteuningsproces, ervaren door de cliënt en beleefd door alle medewerkers) PREZO Woonzorg is succesvol wanneer dit gedragen wordt door een leiderschapsstijl die inzet op het creëren van betrokkenheid en een draagvlak bij alle medewerkers. Hierbij is communicatie cruciaal, evenals de actieve inbreng en feedback van de medewerkers. De waarde van het samen voor elkaar krijgen primeert. De directie en leidinggevenden bezielen en inspireren de medewerkers door hun eigen voorbeeldgedrag. Om zover te komen, moet je als organisatie wel aan die verankering werken. Hier zijn drie tips daartoe: Prezo vieren Vier feest bij goede resultaten. Zet resultaatsverbetering in het zonnetje. Benoem de mijlpalen en vier ze als ze gehaald zijn. Communiceer breed complimenten, waardering van de cliënten en hun familie aan de medewerkers. Blijf diverse initiatieven ondernemen die mensen (ook de leden van de Raad van Bestuur) blijven enthousiasmeren en motiveren om te werken met het PREZO woonzorg kwaliteitssysteem. Hou de schwung erin en houd vol, ook in moeilijke fases. Blijf geloof en vertrouwen uitstralen. Prezo borgen Borg Prezo Woonzorg op verschillende manieren in uw organisatie: Gebruik het Prezo Woonzorgmodel (6 domeinen, 3 pijlers en voorwaarden) als een algemeen beleidsmodel. Rapporteer en plan niet enkel kwaliteitsresultaten volgens dit model maar bouw er uw hele beleidsvoering rond op. Gebruik Prezo Woonzorgmodel als model in uw medewerkersbeleid. Gebruik het in functieprofielen en functioneringsgesprekken. Medewerkers weten dat het werken met Prezo bij hun werk hoort. Tijdens het functioneringsgesprek wordt er ingegaan op de beleving van en de afstemming rond Prezo Woonzorg.

16 Geef Prezo Woonzorg een vaste plek in uw overlegstructuur. Waar komt het ter sprake? Hang elk agendapunt dat waar dan ook ter sprake komt, vast aan het Prezo-model. Zorg voor bezield leiderschap in uw organisatie. Medezeggenschap en samen bouwen aan verbetering zijn niet enkel te zien binnen Prezo zelfevaluaties. Het is cultuur geworden. Investeer daarom in vorming voor uw leidinggevenden rond bezield leiderschap. Geef hen feedback en coach hen in deze leiderschapsstijl. Dan gaat Prezo écht in het behang zitten. Tonen aan de buitenwereld Verankering betekent tevens dat de organisatie bereid is om niet enkel naar binnen toe, maar ook naar de buitenwereld aantoonbaar te maken dat de kwaliteit van de zorg en de werking van de organisatie van een uitstekende kwaliteit is: - vermelding van de kwaliteitsplanning en jaarverslag op de website - vermelding van de resultaten van kwaliteitsindicatoren op de website - bespreken van de resultaten van de kwaliteitsindicatoren in de cliëntenraad - stap zetten naar externe auditering en het behalen van een kwaliteitscertificaat - persmededeling (-en) over het behalen van het certificaat Maak wereldkundig wat u heeft bereikt. Dat is niet alleen belangrijk om u te onderscheiden van andere organisaties. Maar ook vanwege de glans die daarmee uitstraalt op uw medewerkers. Extern auditeren? De beslissing om over te gaan naar een externe audit en het behalen van een kwaliteitscertificaat is een strategische beslissing van de Raad van Bestuur, die uitdrukkelijk gecommuniceerd wordt aan de cliënten, hun familie, de medewerkers, de vrijwilligers en andere belanghebbenden. Indien de organisatie zich voorbereidt op een externe audit is ook hier een goede communicatie, voorbereiding, planning en opvolging noodzakelijk Advies Geef leidinggevende de kans tot het volgen van een opleiding inspirerend, bezielend leiderschap