Raad van Bestuur Toerisme Waasland. 3 mei 2018

Transcriptie

1 Raad van Bestuur Toerisme Waasland 3 mei 2018 Agenda: Lopende projecten: Jaarverslag en financieel verslag Begrotingswijzigingen Campagne 2017 Campagne 2018 Studie kastelen Ambachtelijk Weekend Terugkoppeling sectormoment 1 maart Ambassadeurstrajecten LEADER TRANSNATIONAAL Vzw werking: GDPR en aanpassing statuten Varia: Uitstel opleiding baliepersoneel hotels Vraag Pasar The Phoebus Foundation Herfsteditie Tuindagen van Beervelde Brief Vlaamse Waterweg - Aandacht voor aanlegsteigers passagiersvaart 1. Jaarverslag en financieel verslag Zie bijlage Opmerkingen bij het financieel verslag: euro te veel begroot op de publicaties: drukkosten waren goedkoper dan geraamd De studie voor de kastelen is vorig jaar niet meer doorgegaan euro geraamd Scheepswerven in Beeld: subsidiedossier werd niet goedgekeurd euro geraamd 2. Begrotingswijzigingen Zie bijlage Nota Raad van Bestuur, 3 mei 2018 Pagina 1

2 Opmerkingen bij begrotingswijziging: Het voorziene budget voor het Ambachtelijk Weekend wordt vermeerderd met euro. De kosten van de gerealiseerde website worden toegevoegd. Dus het voorziene bedrag van euro wordt opgetrokken met euro. Een totaalbedrag van euro. De studie van de kastelen: de indiening van het bestek wordt gepland in juni. De eindrapportage wordt pas verwacht in najaar De factuur zal dus ook pas 2019 komen. De worden geschrapt in 2018 en zullen in 2019 voorzien worden. De scheepswerven in beeld zullen pas in najaar 2018 een antwoord krijgen. Hiervoor zullen waarschijnlijk geen facturen meer komen. We laten het bedrag toch staan. 3. Campagne 2017 Laatste actie met Sanoma: Wedstrijd die loopt vanaf 2 april voor 2 weken: We verwachten nog een eindrapport van de campagne van Sanoma Nota Raad van Bestuur, 3 mei 2018 Pagina 2

3 4. Campagne 2018 Een 3 de meeting met Insiders ging door op 14 maart bij de Verbeke Foundation. We kwamen tot een merkfundament voor het Waasland als basis voor de campagne. Er werden 3 conceptrichtingen afgestemd. De keuze van conceptrichting wordt uitgewerkt en voorgesteld op 24 mei. Mogelijke verhaallijnen: Grenzen: stad versus land. Kade versus water, grenzen in landschappen (Nederland en België). Water: Alles wat met waterbeleving te maken heeft. Mercator: Anders denken, ergens voor staan. Kun je breder trekken, trots over vertellen. Tijd: nostalgie, Lochristi (geschiedenis van sierteelt), scheepswerven, Conceptkeuze: We vragen aan Insiders of ze op de AV de positionering kunnen voorstellen. Nota Raad van Bestuur, 3 mei 2018 Pagina 3

4 5. Studie kastelen Toerisme Oost-Vlaanderen wacht nog op goedkeuring van het bestek van RLSD en Toerisme Vlaanderen om het bestek uit te sturen. Timing Indiening: eerste week van juni Gunning: voor zomer Jurering: Boris Dewolf, Katia Versieck, Tom Wezenbeek, Toerisme Vlaanderen, Els en Joris of Lucien. Looptijd: vanaf de bekendmaking van de gunning tot 09/ /2019 Eindrapportage: najaar 2019 Opmerking vanuit DB: Als Joris niet beschikbaar is, zal Lucien mee aanwezig zijn op de jurering. Els geeft dit door aan Boris. 6. Ambachtelijk Weekend Website: De website ging online op 20 april. De offertes voor de pijlen zijn binnengekomen: kostprijs tussen de à euro. Wat de pijlen betreft voor het AW: gezien de lauwe reacties (in totaal 83 pijlen gevraagd) zullen de pijlen niet aangekocht worden. 7. Vervolg denkdag 1 maart Evaluatie: goed, maar zeer intensief. 24 april: vervolgmeeting Durme-Moervaart 19 juni: vervolgmeeting Noordelijke Bossen en Polders 26 april: vervolgmeeting Wase steden as 8. Ambassadeurstrajecten Er werd een afspraak gemaakt met Inge Moerman van Horeca Vorming mbt ambassadeurstrajecten. Zij gaven vorig jaar de opleiding gastvrij onthaal voor het project B(l)Oeiend Oost-Vlaanderen. Het voorjaar is niet meer haalbaar om nog een lesgever te vinden. De ambassadeurstrajecten zullen doorgaan op 1, 2 en 3 oktober. De invulling van het programma moet nog vorm gegeven worden. Nota Raad van Bestuur, 3 mei 2018 Pagina 4

5 9. Leader Transnationaal Op basis van de LEADER-programma s van Grensregio Waasland en Zeeuws- Vlaanderen en in overleg met Toerisme Waasland, EGTS Linieland van Waas en Hulst en de gemeente Hulst werden de volgende acties opgesteld voor een mogelijk grensoverschrijdend toeristisch project: Storytelling: Het verzamelen en gebruiken van verhalen van de grensstreek Grensoverschrijdend overleg over toeristische acties en evenementen Een concrete investering in een toeristische trekpleister op de grens Vanuit de beleidsplannen en ervaring vanuit Gemeente Hulst en Toerisme Waasland werd voor een uitkijktoren in het bosgebied in Stekene/Hulst gekozen. Dit project zal getrokken worden door het EGTS. 10. Vzw werking: GDPR en aanpassing statuten GDPR Vanaf 25/05/2018 is er een verstrengde wetgeving van kracht mbt het bijhouden van persoonsgegevens (AVG, GDPR, privacywetgeving). Er moeten een aantal stappen gezet worden om ons te conformeren. Een van de stappen is het opmaken van een verwerkingsregister waarin alle vormen van dataverzameling- en verwerking van persoonsgegevens geregistreerd staat. Het is belangrijk op zich om zicht te hebben op alle (persoons)gegevens die we verzamelen/verwerken. We willen het opstellen van het dataregister prioritair opnemen omdat we daarmee aan verschillende verplichtingen van de AVG beantwoorden: We komen tegemoet aan de verplichting om een dataregister of register van verwerkingsactiviteiten op te stellen. We bepalen voor welke doeleinden persoonsgegevens verwerkt worden. We bepalen de grondslag van verwerking. We regelen de registratie van de toestemming. We realiseren dataminimalisatie: o persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor het doeleinde waarvoor ze verzameld zijn, moeten we wissen; o we bepalen hoe lang data verwerkt mogen worden, en wissen wanneer nodig We werken aan de bewustmaking bij het personeel over de persoonsgegevens die men verwerkt. We zetten de nieuwe richtlijnen meteen in de praktijk om. Aanpassing statuten: Artikel 14: Tijdens het eerste trimester na de afsluiting van het boekjaar wordt een Algemene Vergadering gehouden voor de goedkeuring van de jaarrekening van het voorbije boekjaar. In deze Algemene Vergadering wordt de begroting voor het komende boekjaar voor goedkeuring voorgelegd. Voorstel om het eerste trimester aan te passen naar eerste semester naar analogie met hoe de Algemene Vergadering dit jaar georganiseerd wordt. Nota Raad van Bestuur, 3 mei 2018 Pagina 5

6 11. Varia Uitstel opleiding baliepersoneel hotels Wegens tijdsgebrek wordt de opleiding van het baliepersoneel van 29 maart verschoven naar een latere datum (nog niet bepaald). We checken wel met de hotels wanneer de beste periode is voor hen om dit te organiseren, alsook de tijdspanne die ze zich hiervoor kunnen vrijmaken. Vraag Pasar Pasar vraagt voor ondersteuning voor de Pasar zomerwandelingen in 2018: Maandag 2 juli 2018: Pasar Melsele wandeling in Kieldrecht Maandag 9 juli 2018: Pasar Gps Waas en Dender wandeling in de Prosperpolder Maandag 16 juli 2018: Wandelgroep Waas Pasar wandeling in Haasdonk Maandag 23 juli 2018: Pasar Belsele Maandag 30 juli 2018: Pasar Lokeren wandeling in Lokeren Maandag 6 augustus 2018: Pasar Waasmunster wandeling in Waasmunster Maandag 13 augustus 2018: Wandelgroep Waas Pasar wandeling in Stekene Maandag 20 augustus 2018: Pasar Sint-Gillis-Waas wandeling in De Klinge Maandag 27 augustus 2018: Pasar Temse wandeling in Temse (of deelgemeente Temse) We legden de vraag van Pasar ook voor op het sectoroverleg van Toerisme Oost-Vlaanderen waar ook alle regio s vertegenwoordigd zijn en kwamen daar tot volgende concensus: Op welke manier kunnen de regio s visibiliteit krijgen via de kanalen van Pasar? Is het mogelijk om de toeristische info van de regio s ter beschikking te stellen voor de mensen die de avondwandelingen doen? We hebben met de regio's afgesproken om de financiële tegemoetkoming te beperken tot 150 euro onder de vorm van een Logeren in Vlaanderen Vakantielandcheque die besteed moet worden aan een logies in die regio. Vorig jaar gaven we 2 Vlaanderen Vakantielandcheques tbv elk 125 euro te besteden aan een logies gelegen in het Waasland. Pasar kan ons in return het volgende aanbieden: bij de start van iedere wandelreeks (in 5 streken) bezorgt men aan de vrijwilligers een promotiepakket dat van wandeling naar wandeling doorgegeven wordt. Dus we kunnen de toeristische info van het Waasland meegeven in het promotiepakket. logovermelding op flyers logovermelding op 250 affiches vermelding in geschreven communicatie (persartikel, ) verspreiding flyer via digitale communicatiekanalen ( Facebook Oost-Vlaanderen, nieuwsbrief Pasar, bestand vrijwilligers en deelnemers vorige edities, ) aanwezigheid van iemand van Toerisme Waasland op de prijsuitreiking (31 augustus in Wichelen) met overhandiging van een prijs Nota Raad van Bestuur, 3 mei 2018 Pagina 6

7 mogelijkheid tot het verdelen van gadgets aan de startlocaties in Oost- Vlaanderen bijkomende promotionele opportuniteiten worden tijdens de actieperiode steeds overwogen. The Phoebus Foundation Eind maart vond er een meeting plaats met Corinne Goenee, marketing en communicatie manager Indaver Industrial en The Phoebus Foundation van Ferdinand Huts. Er wordt op de Singelberg in het Havengebied aan Brebonna ( een replica gebouwd van het Hof van Nobel. Dit met filmpjes, interactieve spelletjes, een sprookje dat letterlijk tot leven komt...op de site zelf zal er een hele boel randbeleving met streekproducten zijn. Er wordt een fietsroute uitgestippeld langsheen verschillende locaties (5) in het Havengebied (+ stukje Sint-Gillis-Waas) waar er installaties zullen geplaatst worden met oude kaarten en schilderijen die tot leven komen (dmv VR en augmented reality). Tussendoor is er een avonturentocht allemaal in het teken van Reynaert De Vos. Deze installaties en fietsroute kunnen dagelijks gedaan worden 7/7 met vertrektochten om 09u00 en 13u00 en loopt van 1 mei tot eind september. Op de website kan alle praktische info teruggevonden worden. Toerisme Waasland en Toerisme Oost-Vlaanderen nemen het event promotioneel mee via eigen kanalen en bieden logistieke ondersteuning aan Mevr. Goenee. De herfsteditie van de Tuindagen van Beervelde staan in het teken van Reinaert. Brief Vlaamse Waterweg - Aandacht voor aanlegsteigers passagiersvaart (antwoord op schrijven van Toerisme Waasland op 18/3/2018) Veersteigers Hemiksem-Kruibeke: te dure investering voor bijkomende steigerlengte Voor het ponton Steenplein wordt er doorverwezen naar de stad Antwerpen en het Havenbedrijf. De Vlaamse Waterweg zal de bezorgdheid uiten aan deze 2 partijen. Mbt tot de toekomstige steiger aan Liefkenshoek: deze steiger met een lengt van 50 m wordt gebouwd voor de toekomstige veerdienst Lillo- Liefkenshoek en de waterbussen. De frequentie ervan is nog niet gekend en is het momenteel niet duidelijk of de steiger beschikbaar kan worden gesteld voor de passagiersvaart. Indien de mogelijkheid er is, zal de Vlaamse Waterweg dit toelaten. Het volgende RVB gaat door op donderdag 4 oktober 2018 Nota Raad van Bestuur, 3 mei 2018 Pagina 7