Gemeente Ommen, Gemeente Hardenberg Bestuursdienst Ommen - Hardenberg

Transcriptie

1 Jaarverslag 2013 Gemeente Ommen, Gemeente Hardenberg Bestuursdienst Ommen - Hardenberg

2 Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inleiding 3 Inhoud jaarverslag 3 1. De procedure in Ervaringen met de procedure Instroom van bezwaarschriften Advies- en beslistermijnen Uitstel van behandeling / Wachttijden Nader overleg Behandelduur bezwaarschriften Aantal behandelde bezwaarschriften / uitgebrachte adviezen Het aantal bezwaarschriften per afdeling, cluster Hoorzitting Zonder hoorzitting afdoen Ingetrokken bezwaarschriften 11 3 Het advies Afwijken van het advies van de Commissie Kosten Geconstateerde gebreken in besluiten 133 Aanbevelingen (samengevat) 144 Bijlage: (Hoger) beroep / voorlopige voorzieningen 155 overzicht van uitspraken in (hoger) beroep en voorlopige voorzieningen

3 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften van de gemeente Ommen, Hardenberg en de bestuursdienst Ommen-Hardenberg met een terugblik over het jaar Het jaarverslag is vooral van statistisch belang. Wel heeft de commissie enkele conclusies getrokken en geeft het een aantal aanbevelingen. De commissie vraagt u deze onder de aandacht te brengen van uw medewerkers. Een goede communicatie met de burger blijft belangrijk. Daar kan een gemiste kans liggen als daarop te weinig wordt gelet. Voortdurend dient dit een punt van aandacht te blijven. Ook zeker het op peil houden van de juridische kwaliteitszorg in de gemeentelijke organisatie. College en management dienen daarvoor blijvend aandacht te hebben. Mede ook daarom heeft de commissie haar aanbevelingen geformuleerd. De verantwoordelijkheid van de commissie eindigt met het uitbrengen van een advies aan het bestuursorgaan. Nadien zijn voorzitters en/of leden van de commissie daarover niet meer benaderbaar voor eventueel nader overleg. Als het advies er ligt, dan is het verder aan het bestuursorgaan of zij het commissieadvies wel of niet wil overnemen. In het jaarverslag wordt wel telkens melding gemaakt hoe vaak dit voor komt. In 2013 is het college slechts één keer afgeweken van het advies. De commissie ervaart dit als zodanig, dat het bestuursorgaan vindt dat commissieleden gewetensvol en met veel inzet hun werk doen. Het doet dan deugd dat die toewijding en inzet waardering krijgt. Onder dankzegging aan een ieder die het jaar 2013 tot een goed jaar hebben gemaakt spreek ik de hoop uit ook volgende jaar weer terug te kunnen zien op een succesvol jaar, waarin tijd en kwaliteit op een uitstekende wijze zijn samen gegaan. Ik wil hierbij niet onvermeld laten, dat de commissie de contacten met de ambtelijke vertegenwoordigers van uw college tijdens hoorzittingen als bijzonder prettig en constructief heb ervaren. Ik dank u allen hiervoor. Almelo, september 2014 Adri Afink, algemeen voorzitter Commissie Bezwaarschriften 2

4 Inleiding De Commissie Bezwaarschriften is zowel werkzaam voor bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten van de gemeente Ommen, de gemeente Hardenberg als ook de Bestuursdiensts Ommen Hardenberg (voornamelijk personele besluiten). De Commissie Bezwaarschriften ingesteld met als taak: het voorbereiden van de beslissing op gemaakte bezwaren als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). In de praktijk brengt de commissie - aan de hand van een dossier en een hoorzitting - een advies uit aan het betrokken bestuursorgaan. Meestal is dat het college van burgemeester en wethouders, af en toe de gemeenteraad en soms de burgemeester. Uitgesloten van advies zijn bezwaarschriften in het kader van gemeentelijke leges- en belastingverordeningen en de Wet waardering onroerende zaken. In het jaar 2013 bestond de commissie uit de volgende, onafhankelijke, leden: - de heer A.J. Afink (algemeen voorzitter) - mevrouw mr. C.E. Wolf (voorzitter) - de heer mr. B.H. Abbing (voorzitter, alleen voor personele zaken) - de heer mr. L.P.V.A. Roijakkers (voorzitter) - de heer S.B. ten Kate (lid) - de heer mr. H. ten Hoven (lid) - mevrouw M. Zoestbergen (alleen voor personele zaken) - de heer A. van Driesten (alleen voor personele zaken) - de heer L. van der Tol (lid) - de heer mr. E.H.H. Schelhaas (lid) - mevrouw mr. C.E.J.M. Vertegaal-Kerssemakers (lid) Plaatsvervangende leden - de heer J.W. Mondria (alleen voor personele zaken) - de heer P. Nagtegaal (alleen voor personele zaken) - de heer mr. O. Pol De commissie beschikte in het jaar 2013 over een vaste notulist, mevrouw N. Stoker. Gedurende het gehele jaar waren de heer mr. C. van Ramshorst en de heer W.J. van Emmen secretaris van de commissie. Vanaf 1 juli 2012 is vanuit Ommen ook de heer A. Raggers parttime secretaris van de commissie. Hij is vanaf begin 2013 uitgeleend aan de Ondernemingsraad van de bestuursdienst Ommen Hardenberg voor secretariële werkzaamheden. Het secretariaat, dat bij het cluster Juridische zaken van het team Personeel, Juridische Zaken en Communicatie is ondergebracht, valt onder de afdeling Dienstverlening van de Bestuursdienst Ommen- Hardenberg. Inhoud jaarverslag In hoofdstuk 1 wordt de procedure voor het behandelen van bezwaarschriften behandeld. In het tweede hoofdstuk wordt ingegaan op de ervaringen van de commissie in het jaar 2012, waarna in hoofdstuk 3 apart aandacht wordt besteed aan de adviezen die de commissie heeft uitgebracht. Hoofdstuk 4 bevat de samenvatting van de aanbeveling(en). In een bijlage is een overzicht van uitspraken op beroepschriften in het jaar 2013 opgenomen. 3

5 1. De procedure in het jaar Hoewel het bezwaar wordt ingediend bij het bestuursorgaan, boekt het team ICT/ Facilitaire Zaken/ISP het bezwaarschrift rechtstreeks in op het team Juridische Zaken (secretariaat commissie). Het secretariaat verzorgt vervolgens een ontvangstbevestiging richting bezwaarmaker en eventuele derde belanghebbende(n). De vakafdeling wordt eveneens op de hoogte gesteld van het bezwaar. Naar de bezwaarmaker en derde belanghebbende(n) zendt het secretariaat tevens een folder, waarin de verdere procedure van behandeling van het bezwaar, de samenstelling, functies en de werkwijze van de commissie wordt uitgelegd. Tevens beoordeelt het secretariaat het bezwaarschrift op mogelijke gebreken of termijnoverschrijding. Het secretariaat geeft de bezwaarmaker binnen maximaal drie weken na ontvangst van het bezwaar de gelegenheid om gebreken te herstellen of een termijnoverschrijding te verklaren. In deze fase beoordeelt het secretariaat ook of een bezwaarschrift kennelijk niet -ontvankelijk of kennelijk (on)gegrond is. Zo ja, dan legt het secretariaat het bezwaar met de onderliggende stukken voor aan de voorzitter die dan beslist over het al of niet houden van een hoorzitting. Als de voorzitter beslist tot het niet houden van een hoorzitting, dan wordt de bezwaarmaker in een brief hiervan op de hoogte gebracht. De commissie brengt dan advies uit op basis van de stukken zonder dat een verweerschrift wordt gevraagd. In de gevallen waarin wel een hoorzitting plaatsvindt, verzoekt het secretariaat de vakafdeling om een procesdossier samen te stellen en een verweerschrift op te stellen. Uiterlijk drie weken voor een geplande zitting moeten de stukken bij het secretariaat worden aangeleverd. Het secretariaat stelt het dossier samen, stelt een samenvatting op, laat het dossier vermenigvuldigen en verzendt de uitnodigingen en de dossiers in beginsel veertien dagen voor de hoorzitting aan alle betrokkenen. De commissie vergadert volgens een rooster in principe drie keer per maand, op woensdagmiddag en donderdagavond in Hardenberg en op woensdagochtend in Ommen. Telkens komen een voorzitter en twee leden bijeen. Bij personele zaken komt de commissie op afroep bijeen. De commissie behandelt alle zaken, behalve met betrekking tot gemeentelijke belastingen. Als een bezwaarschrift binnenkomt, dan wordt dit geagendeerd voor de eerstvolgende beschikbare vergaderdatum, uiteraard met in achtneming van de termijn voor het opstellen van een verweerschrift en verzending van de stukken. Voor de leden van de commissie heeft dit tot gevolg dat zij adviseren over zaken die op allerlei beleidsterreinen liggen (variërend van de weigering van omgevingsvergunningen tot terugvordering van bijstand). De commissie hoort de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en (vertegenwoordigers van) het verwerende bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid en beraadt zich vervolgens - in beslotenheid - over het aan het bestuursorgaan uit te brengen advies. De hoorzittingen van de commissie zijn in beginsel openbaar, dat wil zeggen: ook toegankelijk voor publiek en pers. Als er echter zaken aan de orde komen die de persoonlijke levenssfeer raken, wordt de behandeling van die bezwaarschriften niet gepubliceerd en behandeld achter gesloten deuren. In de regel betreft dit bezwaarschriften op grond van de Wet werk en bijstand (verder: WWB), de Wet maatschappelijke ondersteuning (verder: Wmo) en ook bezwaarschriften die betrekking hebben op de ambtelijke rechtspositie. 1 Op de website van de gemeente Hardenberg en de gemeente Ommen ( / ) is uitgebreide informatie opgenomen over de procedure van behandeling van bezwaarschriften bij beide gemeenten. De gemeentegids bevat summiere informatie over de bezwarenprocedure en verwijst naar de websites van beide gemeenten. 4

6 Het conceptverslag en -advies worden, nadat deze door het secretariaat zijn opgemaakt, per aan de voorzitter en de leden, die de betreffende hoorzitting hebben bijgewoond, toegezonden. Deze leden hebben een week de tijd om hun opmerkingen aan het secretariaat door te geven. De stukken worden, zo nodig aangepast. Na ondertekening door de voorzitter en de secretaris worden de stukken gekopieerd en aan alle betrokkenen gezonden. Het originele advies en verslag gaan - samen met het procesdossier (de originele stukken) - naar het bestuursorgaan. Dit gebeurt inmiddels ook digitaal. Aangezien er sprake dient te zijn van een volledige heroverweging van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, toetst de commissie de rechtmatigheid en beoordeelt zij ook de doelmatigheid. Bij de beoordeling van de doelmatigheid stelt de commissie zich terughoudend op als het beleidskeuzes vastgelegd in een verordening of in beleidsregels van de gemeente betreft. Anderzijds betrekt de commissie wel wijzigingen in de omstandigheden, bijvoorbeeld in de medische situatie, bij de heroverweging van het besluit. De commissie bekijkt tijdens de hoorzitting ook of er een andere oplossing van het conflict mogelijk is. Dit kan leiden tot de opschorting van het advies om partijen binnen een vast te stellen termijn de gelegenheid te bieden tot een oplossing te komen. De commissie adviseert aan het gemeentebestuur en neemt dus zelf geen besluiten op het bezwaarschrift. De werkwijze is dat het advies wordt overgedragen aan de betreffende vakafdeling, die de op het bezwaarschrift te nemen beslissing verder voorbereidt (dat wil zeggen: aan het bestuursorgaan voorlegt) en uitvoert. Het bestuursorgaan bepaalt dus, hiertoe geadviseerd door de vakafdeling, zelf hoe met de adviezen van de commissie wordt omgegaan. Afwijking van een advies moet uiteraard wel goed gemotiveerd worden. Nadat het bestuursorgaan een beslissing op het bezwaar heeft genomen, krijgt het secretariaat van de commissie daarvan een afschrift, ter kennisname. Het secretariaat licht de betrokken commissieleden in als het bestuursorgaan het advies niet overneemt. Het secretariaat licht de leden ook in over eventuele beroepszaken (voorzover het secretariaat hiervan op de hoogte wordt gesteld). Wat betreft de informele procedure (pre-mediation) om bezwaarschriften te behandelen, merkt de commissie op dat deze activiteiten vooral liggen bij het college, in die zin dat de vakafdeling na binnenkomst van een bezwaarschrift beoordeelt of het besluit is te handhaven. Zo niet, dan volgt regelmatig een nieuw, voor bezwaarmaker gunstig, besluit waarna hij zijn bezwaarschrift intrekt. In het jaarverslag is wel opgenomen hoeveel bezwaarschriften er zijn ingetrokken (meestal voor de hoorzitting) waarbij de commissie zelf niet behoefde te adviseren. Bij een enkel geval, op het terrein van omgevingszaken, vindt mediation plaats door een interne, hiertoe opgeleide, mediator. 5

7 2. Ervaringen met de procedure 2.1 Instroom van bezwaarschriften De instroom van bezwaarschriften vindt in het verslagjaar gelijkmatig over het gehele jaar verspreid plaats. Die instroom kan overigens behoorlijk wisselen. Dit komt bijvoorbeeld doordat in een bepaalde maand financiële bijdragen worden verlaagd, wetgeving wordt gewijzigd of gewoon door toeval. Dit jaar is er sprake van een regelmatig verloop van ingekomen bezwaarschriften. Het aantal bezwaarschriften tegen besluiten van de gemeente Hardenberg is gelijk gebleven, namelijk 109 stuks. Tegen besluiten van de gemeente Ommen zijn 18 bezwaarschriften binnengekomen. Wat betreft besluiten van de bestuursdienst Ommen Hardenberg zijn er 10 bezwaarschriften binnengekomen. Hiervan hadden twee zaken hadden betrekking op Wob-verzoeken en acht zaken betroffen personele zaken. In totaal zijn er derhalve 138 bezwaarschriften binnengekomen bij de Commissie Bezwaarschriften. Verder zijn er geen bijzonderheden te melden. Onderstaand grafiek laat zien hoe de verdeling is: Hardenberg Ommen BOH 2 0 januari april juli oktober 2.2 Advies- en beslistermijnen Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft de Awb zogenaamde beslistermijnen. Het bestuursorgaan dient binnen twaalf weken, nadat de bezwarentermijn is verstreken, een beslissing op het bezwaar te nemen. Deze termijn kan met ten hoogste zes weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. Het bestuursorgaan (lees: de vakafdeling) bewaakt deze termijnen zelf. In de adviezen van de commissie wordt daar wel altijd expliciet aandacht aan besteed. In de meeste gevallen ontvangt het secretariaat een afschrift van het besluit op bezwaarschrift. Indien dit wordt vergeten, vraagt het 6

8 secretariaat deze afschriften op of zoekt het betreffende besluit op in het archief of in het digitale systeem Verseon. 2.3 Uitstel van behandeling / Wachttijden De behandelduur van bezwaarschriften is vaak onderhevig aan externe factoren. Rechtshulpverleners, zoals advocaten en juristen van rechtsbijstandverleners, vragen regelmatig, nadat zij een zogenaamd pro-forma bezwaarschrift hebben ingediend, om een termijn voor het indienen van (nadere) gronden van het bezwaarschrift. Hierdoor wordt de behandelingsduur gemiddeld genomen opgeschort met drie tot vier weken. Dit is gebeurd bij 13 zaken. Daarnaast verzoeken bezwaarmakers regelmatig wegens ziekte, vakantie om uitstel van behandeling. Het aantal medische adviezen dat in het verslagjaar tijdens de bezwarenprocedure is gevraagd, is beperkt gebleven tot één geval. Hier liep het uitbrengen van het advies een vertraging van bijna 19 weken op. In totaal bedraagt het verleende/gevraagde uitstel 100 weken bij 13 dossiers. Gemiddeld is dit per uitgebracht advies 100 weken verdeeld over het aantal uitgebrachte adviezen (80), wat neerkomt op 1,25 week. Opvallend is dat bij twee zaken die betrekking hebben op personele zaken de hoorzitting eerst na vier maanden is gehouden. Normaal is dit na maximaal twee maanden. Een verklaring voor deze lange termijn is dat de hoorzittingen voor personele zaken incidenteel plaats vinden op afroep. Dit bevordert een snelle behandeling van het bezwaar niet. Het binnen de beslistermijn blijven is geen doel op zich. Als alle partijen (indiener van het bezwaarschrift en het verwerend bestuursorgaan) instemmen met een langere beslistermijn (bijvoorbeeld omdat men tijd wil nemen voor nader overleg), terwijl derde-belanghebbenden hierdoor niet worden benadeeld, is er geen probleem. De wet biedt hiertoe ook de mogelijkheid (artikel 7:10, lid 4, Awb: Verder uitstel is mogelijk voor zover: a. alle belanghebbenden daarmee instemmen b. de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad, of c. dit nodig is in verband met de naleving van wettelijke procedurevoorschriften. Met andere woorden: het niet halen van de beslistermijn is in die gevallen geen reden tot zorg/aanleiding tot acties. In het verslagjaar 2013 zijn de gegevens over de voortgang nog steeds in Excel verwerkt. Een voortgangssysteem waaruit deze gegevens gemakkelijker te voorschijn komen is niet beschikbaar. 2.4 Nader overleg Als de commissie van oordeel is dat zij over onvoldoende gegevens beschikt voor het uitbrengen van een advies, kan tijdens de hoorzitting de zaak worden aangehouden en kan de voorzitter van de commissie een nader onderzoek gelasten. Dit kan zowel door de commissie zelf geschieden, als - in opdracht van de commissie - door een derde partij. Indien het nader overleg / onderzoek nieuwe en relevante gegevens oplevert, die van belang kunnen zijn voor de op het bezwaar te nemen beslissing, worden de nieuwe gegevens toegestuurd aan bezwaarmaker en het college voor eventuele nadere opmerkingen. De mogelijkheid bestaat om een tweede hoorzitting te beleggen. Van deze mogelijkheid wordt in de praktijk nauwelijks tot geen gebruik gemaakt. In een aantal gevallen heeft na de hoorzitting nader overleg plaatsgevonden tussen bezwaarmaker en de behandelend ambtenaar. Dit leidt niet altijd tot een spoedig resultaat. Vaak kost het weken - bijvoorbeeld door uitwisseling van nadere stukken, het maken van nieuwe offerte - voordat partijen al 7

9 dan niet tot een oplossing komen. Al die tijd ligt het bezwaarschrift op de stapel "nog te behandelen zaken". Om de voortgang te bevorderen bewaakt het secretariaat de procedure. Regelmatig moet het secretariaat (niet altijd met succes) zowel de vakafdeling als bezwaarmaker aansporen om de benodigde actie te ondernemen. 2.5 Behandelduur bezwaarschriften Het onderstaande schema geeft de volgende behandeltermijnen aan. Hierbij is gerekend met netto termijnen, waaruit de vertraging door het wachten op gronden, medische adviezen (in 2013 slechts één keer) en ander uitstel zo veel mogelijk is weg gefilterd. (Gemiddelde) netto behandeltermijn 2 van de bezwaarschriften in 2013) Gemiddeld Besluit binnen Besluit langer Gemiddeld aantal weken minder dan of dan 14 weken aantal weken tot tot advies gelijk aan besluit op 14 weken bezwaarschrift Totaal 13, ,9 Uit deze cijfers blijkt dat de gemiddelde benodigde termijn voor het opstellen van het advies, vergeleken met het vorige verslagjaar (2012: 12,72) met een halve week is gestegen. Wat betreft het gemiddeld aantal weken vanaf het verzenden van het advies tot het besluit op het bezwaarschrift is de gemiddelde behandelduur 2,9 weken. Een duidelijke daling vergeleken met de jaren 2012 (4,6) en 2011 (3,9). 2.6 Aantal behandelde bezwaarschriften / uitgebrachte adviezen In het verslagjaar 2013 is de commissie 25 keer bijeengekomen (2012: 24 keer in totaal). De kamer voor personele zaken is één keer bijeengekomen. In totaal zijn in bezwaarschriften, die betrekking hebben op besluiten van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, door de commissie ontvangen. De commissie heeft in het verslagjaar 2013 in totaal 151 bezwaarschriften in behandeling genomen. Dit is inclusief 14 bezwaarschriften die zijn binnengekomen in het jaar 2012 maar zijn behandeld in het verslagjaar De commissie heeft in totaal 66 plus 14 adviezen (over bezwaren uit 2012) = 80 adviezen uitgebracht. In het jaar 2014 zijn nog 18 adviezen uitgebracht over bezwaarschriften die zijn binnengekomen in het jaar Deze adviezen worden meegenomen in het verslag jaar Aantal binnengekomen bezwaarschriften/uitgebrachte adviezen ( 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 en 2013 (vanaf 2013 inclusief BOH en Ommen) Aantal bezwaarschriften Aantal uitgebrachte adviezen Het betreft de behandeling vanaf binnenkomst bezwaarschrift t/m het verzenden van het advies door de commissie en de stand van zaken per 1 september

10 Het verschil tussen het aantal (binnengekomen) bezwaarschriften en het aantal uitgebrachte adviezen wordt verklaard doordat ook een aanzienlijk deel van de bezwaarschriften werd ingetrokken en door bezwaarschriften die nog in behandeling zijn, zie de tabel op pagina 13. Het aantal (binnengekomen) bezwaarschriften is vergeleken met het vorig jaar fors gedaald. Ook is opvallend dat er weinig bezwaarschriften binnen komen op het terrrein van het (ver)bouwen van gebouwen. Dit komt uiteraard doordat ook in het jaar 2013 de bouwactiviteiten, in Hardenberg en Ommen, beperkt zijn. Hierbij tekent de commissie aan dat over het aantal bezwaarschriften weinig is te zeggen of is te voorspellen. Vaak is dit afhankelijk van ruimtelijke ontwikkelingen, wetswijzigingen, overheveling van taken van het rijk naar de gemeente als ook wijzigingen in het gemeentelijk beleid, bijvoorbeeld als gevolg van besluiten om te bezuinigingen. 2.7 Het aantal bezwaarschriften per afdeling Bij de indeling is vanaf 1 januari 2013 rekening gehouden met de indeling in afdelingen. Alleen bij het Maatschappelijk Domein is een scheiding tussen de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Wet werk en bijstand (inclusief Sociaal Cultureel Fonds) in stand gebleven. Bij de afdeling Dienstverlening is het onderdeel personeel apart gehouden, ook omdat hiervoor een aparte kamer van de commissie actief is. Het aantal bezwaarschriften in het kader van de Wmo / leerlingenvervoer is vrijwel gelijk gbleven. Bij de WWB is het aantal ingediende bezwaarschriften vergeleken met de vorige jaren opnieuw licht gestegen. De meeste bezwaarschriften hebben betrekking op het terugvorderen van bijstand en het toepassen van maatregelen waardoor de periodieke bijstandsuitkering wordt verlaagd. Bij dienstverlening is sprake van een stijging doordat enkele bezwaarschriften zijn behandeld die betrekking hadden op de Wet openbaarheid van bestuur. Aantal bezwaarschriften per afdeling/cluster ( 2009, 2010, en 2013) Bijstand Wmo leerlingenvervoer Dienstverlening 7 9

11 Openbaar gebied Ruimtelijk Domein Personeel 8 Het aantal bezwaarschriften op het terrein van de Wet algemene bepalingen omgevingswet is licht gestegen. Opvallend is dat vooral uitbreidingen van landbouwbedrijven in het buitengebied bezwaren oproepen. Op het terrein van het personeel zijn op één onderdeel vijf bezwaarschriften binnengekomen die na bemiddeling en aanpassing van het beloningsbeleid zijn ingetrokken. Eén van de in het verslagjaar 2013 binnengekomen bezwaarschriften is doorgezonden naar het juiste bestuursorgaan. 2.8 Hoorzitting Het bestuursorgaan (meestal het college van burgemeester en wethouders) laat zich bij de commissie vertegenwoordigen door de behandelende ambtenaar. De commissie is in het algemeen tevreden over de wijze van optreden van de ambtelijke vertegenwoordigers. Zij zijn goed voorbereid op mogelijke vragen. Hierbij merkt de commissie op dat de ambtenaar het bestuursorgaan vertegenwoordigt. Dit houdt in dat hij ook vragen dient te beantwoorden die niet altijd op zijn eigen vakterrein liggen. Soms levert dit problemen op omdat deze vragen niet waren voorzien. Zo nodig kan hij een collega van een ander vakterrein vooraf raadplegen of meenemen naar de hoorzitting. Bij zaken op het terrein van bijstandsfraude is het zeer aan te raden dat naast de vertegenwoordiger van het bedrijfsbureau MD ook de consulent bij de zitting aanwezig is. Bij zaken die liggen op het terrein van de WWB en de Wmo valt het nog steeds op dat de vertegenwoordigers van het college niet zelf betrokken zijn geweest bij de besluitvorming. De commissie is van mening dat door deze werkwijze onvoldoende leereffect uitgaat van de adviezen die de commissie uitbrengt. 2.9 Zonder hoorzitting afdoen De commissie hoort de partijen (bezwaarmaker en het bestuursorgaan) niet, als een bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is. Dat is bijvoorbeeld het geval als het bezwaarschrift te laat is ingediend, als er geen sprake is van een besluit in de zin van de Awb of als de bezwaarmaker geen belanghebbende is bij het bestreden besluit. In het verslagjaar 2013 is dit in 12 gevallen gebeurd. In die gevallen heeft het geen zin om bezwaarmakers op te roepen en te laten komen waarna hij tijdens de zitting verneemt dat zijn bezwaarschrift niet ontvankelijk is en niet inhoudelijk wordt behandeld. De betrokken bezwaarmakers worden in een brief op de hoogte gesteld van het feit dat de voorzitter van de commissie heeft besloten om af te zien van het horen. Als er bijvoorbeeld twijfel is over de 10

12 ontvankelijkheid, dan hoort de commissie bezwaarmakers wel. In het verslagjaar is dit bij 6 zaken gebeurd Ingetrokken bezwaarschriften Ook in 2013 zijn weer diverse bezwaarschriften ingetrokken, namelijk 51 stuks, dat is 40 % van de in het verslagjaar ingediende bezwaarschriften. In 2012 werd 25,5 % van het totale aantal ingediende bezwaarschriften ingetrokken (28 stuks). Met andere woorden hier is sprake van een forse stijging die op alle beleidsterreinen voorkomt, ook op het terrein van Personeelszaken. Net als in voorgaande jaren zijn de meeste intrekkingen het gevolg van nader overleg tussen de behandelend ambtenaar, de secretaris van de Commissie Bezwaarschriften, de vergunninghouder/aanvrager om een voorziening of uitkering en/of derde-belanghebbende. In alle gevallen is dit gebeurd voordat een hoorzitting is gehouden. In al die gevallen vond veelvuldig overleg plaats tussen de behandelende afdeling en het secretariaat van de commissie. Meerdere keren is een oplossing gevonden en is de gevraagde voorziening / vergoeding/uitkering alsnog verstrekt. Het gaat hier om 27 zaken! Bij 14 zaken van deze 27 zaken heeft de afdeling Maatschappelijke Domein een nieuw besluit genomen dat tegemoet kwam aan de bezwaren. De andere dertien zaken waren verspreid over de afdelingen Ruimtelijk Domein, Openbaar gebied en Dienstverlening (personele zaken). Verder is opvallend dat bij 10 dossiers alsnog mondelinge uitleg is gegeven waarna het bezwaar is ingetrokken. Dit is met name gebeurd bij bezwaren die liggen op het terrein van de Wet werk en bijstand en de Wet maatschappelijke ondersteuning. 3 Het advies Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie in beslotenheid over het uit te brengen advies. Bij de toetsing op ontvankelijkheid gaat de commissie na of het bezwaar gericht is tegen een besluit als bedoeld in de Awb, of dit besluit is uitgezonderd van bezwaar en beroep en of het bezwaarschrift binnen de wettelijke termijn van zes weken is ingediend. Daarnaast kijkt de commissie of de bezwaarmaker is aan te merken als belanghebbende bij het bestreden besluit en of het bezwaarschrift voldoet aan de wettelijke vormvereisten, bijvoorbeeld het motiveringsvereiste. Als het bezwaar deze toets doorstaat, beoordeelt de commissie of het bezwaar al dan niet (gedeeltelijk) gegrond is en of het bestreden besluit moet worden herroepen. Hierbij past de opmerking dat de Awb in het kader van de heroverweging de termen gegrond en ongegrond niet gebruikt. Artikel 7:11, tweede lid van deze wet zegt: "Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in de plaats daarvan een nieuw besluit". Dit betekent, dat de commissie zorgvuldig met de termen gegrond en ongegrond om moet gaan. Zo komt het voor dat de commissie van oordeel is, dat het bestreden besluit om (procedurele) redenen niet in stand kan blijven, zonder dat de bezwaarmaker deze gronden aanvoerde. In dat geval is de term gegrond niet op zijn plaats, maar zal het oorspronkelijke besluit wel herroepen moeten worden. 11

13 Overzicht adviezen, ingetrokken en in behandeling zijnde bezwaarschriften (2009, 2010, 2011, 2012 en 2013) Bij de gegronde bezwaarschriften is in bijna alle gevallen sprake van strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel (artikel 3:4 Awb), strijd met een wettelijk voorschrift of het motiveringsbeginsel (artikel 3:46 Awb) (totaal=201) 2010(totaal=151) 2011(totaal=204) 2012(totaal=132) 2013(totaal=149) niet ontvankelijk ongegrond gegrond anders ingetrokken in behandeling Noot: De categorie 'anders' bestaat voornamelijk (6) uit gemengde adviezen. Dat wil zeggen dat een bezwaarschrift naar het oordeel van de commissie deels gegrond en deels ongegrond was. Overzicht van gegeven adviezen, in behandeling zijnde zaken en ingetrokken zaken (in totaal 150) in percentages 12% 4% 8% 38% ongegrond gegrond ingetrokken niet ontvankelijk in behandeling anders 35% 3% 3.1 Afwijken van het advies van de Commissie Nadat het advies van de commissie is uitgebracht overweegt het verwerend orgaan, in nagenoeg alle gevallen het college van burgemeester en wethouders, of het advies kan worden overgenomen. Dit geldt ook voor het verslagjaar In het verslagjaar is één keer afgeweken van het advies van de commissie met als gevolg dat het bezwaar alsnog ongegrond werd verklaard. 12

14 3.2 Kosten Het is mogelijk dat bezwaarmakers de door hen gemaakte kosten in de bezwaarfase bij de gemeente kunnen declareren. De proceskosten worden op grond van een landelijk vastgesteld systeem in de vorm van forfaitaire bedragen vergoed. Kostenvergoeding vindt alleen desgevraagd plaats indien het bezwaar wegens aan het bestuursorgaan te wijten onrechtmatigheid - gegrond is en het bestreden besluit is herroepen. In de folder bij de ontvangstbevestiging is hieraan door de commissie een paragraaf gewijd. Het gaat hier vooral om kosten van professionele rechtshulp, zoals advocaten, medewerkers van rechtsbijstandverzekeraars en juristen van vakbonden. Er is in meerdere gevallen een beroep gedaan op deze regeling, in de meeste gevallen door professionele rechtshulpverleners. De commissie heeft dit jaar in vijf gevallen geadviseerd om de gemaakte kosten van rechtshulp te vergoeden. Het betreft hier in totaal een bedrag van 5.190,--. Hiervan is een bedrag van 3.304,-- vergoed. In één geval is het college van burgemeester en wethouders afgeweken van het advies ongegrond in plaats van gegrond en zijn dus geen proceskosten vergoed. In het jaar verslagjaar 2012 betrof het nog een bedrag van 1.064,50 aan proceskosten dat in de bezwaarfase is vergoed. Overigens zijn de bedragen voor de vergoeding van proceskosten vanaf 1 januari 2013 aanzienlijk (met 8 %) verhoogd. 3.3 Geconstateerde gebreken in besluiten Indien de commissie dat nodig oordeelt, kan zij aan het advies een zogenaamde 'overweging ten overvloede' toevoegen. Een dergelijke overweging houdt verband met de signaalfunctie van de commissie en heeft doorgaans geen betrekking op de inhoud van de zaak, maar bijvoorbeeld op de gevolgde procedure, het niet (volledig) vermelden van de juiste wetsartikelen of beleidsregels, of de onderbouwing van besluiten. De geadresseerde moet in het besluit kunnen lezen waarom nu juist dit besluit is genomen. In het jaarverslag over de jaren 2009 en 2010 heeft de commissie, zeer uitvoerig stilgestaan bij, en geadviseerd over, alle in dat jaar vastgestelde gebreken. Die uitvoerige beschrijving van de gebreken, met de daarbij geadviseerde herstelacties, heeft de organisatie in de ogen van de commissie goed opgepakt. Voor het jaar 2011 heeft de commissie de aanbevelingen beperkt tot één gebrek, nl de registratie en distributie van ingekomen poststukken. In het jaar 2012 is er voor gekozen om uitgebreid aandacht te besteden aan de door de commissie geconstateerde gebreken en gemaakte opmerkingen / signalen. Voor het jaar 2013 is hiervoor niet direct aanleiding. Afdeling MAATSCHAPPELIJK DOMEIN 1. Meerdere keren heeft de commissie in dit verslagjaar moeten constateren dat de juridische grondslag (welke regeling, welke artikelen) ontbreekt in besluiten. Hierdoor weet de lezer vaak niet als hij dit wil op grond van welke regeling of artikelen hij geen voorziening of vergunning ontvangt. Het betreft een motiveringsgebrek dat in het besluit op bezwaar kan worden hersteld. 2. De commissie heeft geconstateerd dat bij oproepen om te verschijnen voor een afspraak in het LOC het doel van de afspraak niet is vermeld. 3. Het is niet de bedoeling dat jongeren onder de 27 jaar in zes weken tijd drie beschikkingen ontvangen over het beëindigen van hun uitkering. Dat is uitermate verwarrend, ook omdat in het tweede besluit sprake was van een voornemen. Bij meerdere jongeren onder de 27 jaar is dit gebeurd. 13

15 4. De commissie heeft verder geconstateerd dat bij brieven met een hersteltermijn niet altijd is gewezen op de mogelijke gevolgen van het niet tijdig inleveren van bewijsstukken. 5. De commissie heeft in een geval geconstateerd dat uw college bij het bepalen van de draagkracht rekening houdt met de omstandigheid of iemand een wettelijk schuldsaneringstraject volgt. Dan is sprake van een inkomen dat lager is dan 100% van de geldende bijstandsnorm en is er geen draagkracht. De commissie constateert dat zo n toetsingsgrond niet is vermeld in de Verordening Sociaal cultureel fonds Afdeling RUIMTELIJK DOMEIN 1) De commissie heeft in één geval geconstateerd dat de controlerapporten bij permanente bewoning niet voldoen aan de eisen die de rechtspraak hieraan stelt. Uit vaste jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State 3 blijkt dat aan een invorderingsbesluit een deugdelijke en controleerbare vaststelling van relevante feiten en omstandigheden ten grondslag moet liggen. 2) Verder heeft de commissie vastgesteld dat betrokkene(n) niet zijn geïnformeerd over de momenten dat de begunstigingstermijn verstreek en dat de dwangsommen van rechtswege zijn verbeurd. Aanbevelingen (samengevat) 1 ) In besluiten van uw college dient altijd de juridische grondslag (de regeling, de relevante artikelen) te worden vermeld. Dit geldt niet alleen bij beschikkingen die veel worden gebruikt maar juist ook bij het afwijzen van een voorziening of uitkering. 2) Bij oproepen om te verschijnen voor een afspraak (bijvoorbeeld over een werktraject) altijd het doel van de afspraak vermelden. 3) Over hetzelfde onderwerp één beschikking te versturen. (zie ook aanbeveling 4 van het jaarverslag 2012 ) 4 4. In de Verordening sociaal cultureel fonds als toetsingsgrond opnemen dat bij een wettelijk schuldsaneringstraject (WSNP) rekening wordt gehouden met het feitelijke maandelijkse inkomen nà de maandelijkse aflossing op de schulden - dat iemand ontvangt. 5. De waarneming van feiten en omstandigheden die leiden tot verbeurte van een dwangsom dient te worden gedaan (1 ) door een ter zake deskundige medewerker van het bevoegd gezag en dat (2) de bevindingen op geschrift worden gesteld. Het geschrift dient in beginsel ten minste te bevatten (3) de plaats, (4) het tijdstip en de (5) de datum van waarneming, (6) een inzichtelijke beschrijving van de gehanteerde werkwijze en (7) een inzichtelijke beschrijving van het geen is waargenomen. Dit geschrift dient voorts te zijn voorzien van een (8) een ondertekening door de opsteller en (9) een dagtekening. 6. Bij het opleggen van lasten onder dwangsom die per periode (week, maand) vervallen duidelijk maken dat de dwangsom per periode verbeurt, bijvoorbeeld nadat de eerste periode is verbeurd en vervolgens bij de vierde, achtste enzovoort. Hierdoor wordt degene die de last moet uitvoeren meer geprikkeld tot het voldoen aan de last dan door aan het einde van de totale periode de opgelopen dwangsommen in één beschikking toe te sturen. 3 bijv. de uitspraak van 13 juni 2012 in zaak nr /1/A4; 4 bij afsluitende dossieronderzoeken (verrekening vakantiegeld / toezending acceptgirokaart) in komende gevallen niet meer voorzien in een beschikking tot beëindiging van de uitkering. 14

16 Bijlage: (Hoger) beroep / voorlopige voorzieningen Tegen de beslissing op het bezwaar kan beroep bij de rechtbank worden aangetekend. In het verslagjaar is hiervan vergeleken met vorige jaren minder dan gemiddeld gebruik gemaakt. Voor een overzicht van de uitspraken in beroep wordt verwezen naar bijlage 1. overzicht van uitspraken in (hoger) beroep en voorlopige voorzieningen 2013 beroepschriften: voorlopige voorziening: hoger beroep 3 gegrond 1 niet ontvankelijk 4 ongegrond 0 toegewezen 1 afgewezen 1 ongegrond 1 gegrond 1 niet ontvankelijk 15

17 Zaak Voorlopige voorziening (datum + uitspraak) Beroep Rechtbank Zwolle - Lelystad (datum + uitspraak) Hoger Beroep (datum + uitspraak) Leerpunten 1.sluiten van woning wegens handel in drugs, waaronder minderjarigen 2 hoogte vergoeding planschade van grond met dubbelbestemming in Noord- en Zuid Meene 3. herzien en terugvorderen van bijstand i.v.m. niet voldoen aan inlichtingenplicht 4. herzien en terugvorderen bijstand i.v.m. gezamenlijke huishouding (en niet geven van inlichtingen) 5. blokkering, intrekken uitkering 6. Omgevingsvergunn ing uitbreiding woonhuis 7. Omgevingsvergun ning voor de bouw van een varkensstal 4 januari 2014 Verzoek is afgewezen 30 september 2013 Bestuurlijke lus, binnen vier weken gebrek herstellen, t.w. toetsing aan artikel 2.1, eerste lid aanhef en onder a Wabo (bouwen); niet alleen aan gebruik toetsen; 20 juli 2011 gegrond 26 november 2013 ongegrond 13 december 2013 Ongegrond 13 december 2013 Ongegrond 18 december 2013 Ongegrond t.a.v. het herstelde besluit van 25 oktober 2013; Gegrond t.a.v. het besluit van 19 december januari 2013 Niet ontvankelijk (i.v.m. afstand, zicht, ruimtelijke uitstraling, aantal transportbeweging) 27 februari 2013 Ongegrond (b en w en waterschap belanghebbende) Gegrond t.a.v. een belanghebbende 18 juli 2013 Niet ontvankelijk 5:31 Awb staat toe dat zonder voorafgaande last bestuursdwang een last onder bestuursdwang kan worden toegepast. Rb en Afdeling bestuursrecht in hoger beroep stellen vast dat de grond met dubbelbestemming (naast agrarisch ook waterberging) is gedaald met 600,-- per hectare. Betalingen van familieleden aan bijstandsgerechtigden moeten worden opgegeven. De gebruikelijke kriteria hoofdverblijf en wederzijdse zorg zijn van toepassing Samenwoning en wederzijdse zorg acht Rb van toepasssing, m.n. op basis van verklaringen buren, moeder, mutaties politieregisters Het begrip gebruik dient ruim te worden opgevat bij de beoordeling van een aanvraag om een omgevingsvergunning. Hieronder dient ook bouwen te worden volstaan. Proceskosten 1180,-- en griffierecht. Het bestreden besluit, een omgevingsvergunning voor het bouwen van een varkensstal, was inmiddels ingetrokken zonder rechtsmiddelen in te stellen. Geen procesbelang meer

18 8. Omgevingsvergun ning voor de bouw van een varkensstal 24 januari 2013 Gegrond De verleende vrijstelling leidt tot een dusdanige verandering van het gebruik dat in feite sprake is van een onomkeerbare verandering van de bestemming. Dit mag wel bij ondergeschikte punten. Proceskosten 944,-- plus griffierechten. 1

19 2

20 3