Werknemer en fiets 2013

Transcriptie

1 Werknemer en fiets 2013 Inhoudsopgave 1. Algemeen 2 2. De fietsregeling Woon-werkverkeer Cafetariasysteem Fiets in ruil voor vakantiedagen Renteloze lening Fietsregeling en onbelaste reiskostenvergoeding Fietsregeling en reisaftrek openbaar vervoer Accessoires Aftrekbaarheid kosten werkgever BTW De OV-fiets 8 DEZE NOTITIE IS ALLEEN VAN TOEPASSING ALS DE WERKGEVER ERVOOR GEKOZEN HEEFT OM NOG NIET OVER TE GAAN NAAR DE WERKKOSTENREGELING. In dat geval kunt u uitsluitend dit jaar nog gebruik maken van deze faciliteit. Op de ledenportal van de Koninklijke Metaalunie staat uitgebreide informatie over de werkkostenregeling. Bij de werkkostenregeling kunt u uw medewerkers ongeacht het bedrag van de fiets, een fiets onbelast verstrekken. Wel kunt u als werkgever met een eindheffing geconfronteerd worden.

2 1. Algemeen Er zijn een aantal fiscale faciliteiten bedoeld om het gebruik van de fiets door werknemers te stimuleren. In deze notitie gaan wij kort in op de volgende regelingen: - De fietsregeling; - Zakelijke reizen op de fiets; - De OV-fiets. 2. De fietsregeling Werkgevers kunnen hun werknemers fiscaal vriendelijk éénmaal in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren een fiets verstrekken, ter beschikking stellen, of een door de werknemer aangeschafte fiets vergoeden. Bij verstrekking of vergoeding van de fiets wordt de werknemer eigenaar van de fiets. Bij het ter beschikking stellen van de fiets blijft de werkgever eigenaar van de fiets. Aan de fietsregeling zijn de volgende voorwaarden verbonden: - De werknemer maakt in meer dan de helft van het aantal dagen, dat hij/zij pleegt te reizen voor woon-werkverkeer, gebruik van de fiets; - Er kan maar eenmaal in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren van de regeling gebruik gemaakt worden. Vanaf 2007 vindt er geen bijtelling meer plaats bij het loon van de werknemer. In het verleden gold bovendien dat de waarde van de fiets niet meer mocht bedragen dan 749,- incl. BTW. Deze regeling is met ingang van 1 januari 2002 versoepeld voor het geval de fiets wordt verstrekt of vergoed. De fiets mag wel duurder zijn dan 749,- (incl. BTW) maar dan mag het meerdere niet onbelast worden vergoed. Indien de werkgever een fiets met een verkoopprijs van 800,- (incl. BTW) verstrekt of vergoedt, moet derhalve een bedrag van 800,- -/- 749,- = 51,- tot het loon gerekend worden. Een ter beschikking gestelde fiets met een hogere catalogusprijs dan 749,- valt niet onder de fietsregeling. De werkgever moet dan de waarde van het privégebruik in het economisch verkeer tot het loon rekenen. Uit praktisch oogpunt mag deze waarde op jaarbasis op 10% van de catalogusprijs (inclusief BTW) van de fiets worden gesteld. 2.1 Woon-werkverkeer De regeling geldt alleen indien de werknemers in meer dan de helft van het aantal dagen dat zij plegen te reizen voor woon-werkverkeer, van de fiets gebruik maken. Werknemer en fiets

3 Tot een enkele reisafstand van 15 km zal de fiscus al snel aannemelijk achten dat de fiets voor woon-werkverkeer wordt gebruikt. Niettemin kan de fiscus vragen dit gebruik aannemelijk te maken bijvoorbeeld als de werkgever tevens openbaar vervoer vergoed of de werknemer van een ander beloningsbestanddeel (bijvoorbeeld loon of vakantiedagen of ADV-dagen bij het cafetariasysteem) afziet. Bij een woon/werkafstand van meer dan 15 kilometer, zal de werkgever in ieder geval aannemelijk moeten maken dat in voldoende mate van de fiets gebruik gemaakt wordt. Het huidige kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren De termijn van het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren gaat lopen vanaf het moment dat de fiets aan de werknemer wordt verstrekt, vergoed of ter beschikking wordt gesteld. Eigen bijdrage Als de aanschafprijs van een fiets duurder is dan 749,- incl. BTW dan mag een eventuele eigen bijdrage in mindering komen op de aanschafprijs. 2.2 Cafetariasysteem Een vergoeding of verstrekking van een fiets, kan worden verrekend met loon in geld. Volgens de CAO voor het Metaalbewerkingsbedrijf (CAO MTB) dient dit te geschieden in het kader van een door werkgever en werknemer gemaakte ruilafspraak. Volgens deze CAO heeft een ruilafspraak betrekking op een periode van een jaar en dient bekend te zijn voor 1 januari van het jaar, waarin de ruilafspraak van toepassing is. Overigens zijn op basis van vrijwilligheid ook na die datum ruilafspraken mogelijk. Een afspraak voor de verrekening met loon in geld mag betrekking hebben op een periode langer dan een jaar. In dat geval moet het voor de werknemer wel mogelijk zijn jaarlijks op zijn eerdere beslissing terug te komen en alsnog te kiezen voor een andere verrekeningswijze (binnen de geldende arbeidsvoorwaarden). De fiscus stelt als voorwaarde dat de loonsverlaging reëel moet zijn. Dat wil onder meer zeggen dat de loonsverlaging, indien die ten laste gaat van het vaste loon in geld, in principe consequenties moet hebben voor de hoogte van vakantiegeld, uitkeringen bij werkeloosheid en arbeidsongeschiktheid, ploegentoeslagen, etc. Op dit uitgangspunt bestaan inmiddels echter vele uitzonderingen. Zo is onder voorwaarden toegestaan dat voor de berekening van overwerkvergoeding en onregelmatigheidstoeslag wordt uitgegaan van het oude bruto uurloon (voor de loonsverlaging in het kader van een cafetaria afspraak) en dat de loonsverlaging buiten beschouwing blijft voor de hoogte van de pensioengrondslag. Er gelden dan wel de voorwaarden, dat de regeling schriftelijk is vastgelegd, openstaat voor ten minste drie kwart van het personeel, het een inruil tot Werknemer en fiets

4 maximaal 30% van het loon betreft en jaarlijks door de werknemer kan worden herzien (binnen het kader van de geldende afspraken voor het ruilen van arbeidsvoorwaarden). Hoewel een loonsverlaging in het kader van het cafetariasysteem dus soms zonder consequentie mag blijven, is niet duidelijk waar precies de grenzen liggen. In de geldende CAO is bepaald, dat het ruilen van loon in geld voor een fiets geen gevolgen mag hebben voor de grondslagen (vroeg)pensioen en inkomensgerelateerde toeslagen, met uitzondering van het vakantiegeld. Indien gekozen wordt voor een tijdelijke verlaging van het vast loon in geld doet zich de vraag voor of deze CAOafspraak in strijd is met de eisen van de fiscus. We hebben hierboven gezien dat dit niet snel het geval is, maar dat het ook niet geheel valt uit te sluiten. Wij raden dus in het algemeen aan het bruto vast loon niet te verlagen in het kader van een cafetariaafspraak, maar eerst naar andere mogelijkheden uit te zien (tijd, overwerkvergoedingen, 13 e maand, vakantiegeld, etc.). Indien het bruto vast salaris toch wordt verlaagd, is het verstandig in overleg te treden met de belastinginspecteur over de gevolgen voor de fiscale behandeling. U dient er voor te waken dat het brutoloon in geld in geen enkele periode daalt beneden het loon dat volgens de CAO minimaal van toepassing is (voor een werknemer in een bepaalde functiegroep en met een bepaald aantal dienstjaren). 2.3 Fiets in ruil voor vakantiedagen Volgens artikel 30 CAO voor het Metaalbewerkingsbedrijf kan een werknemer vakantieen ADV-uren ruilen voor een fiets. De waarde van een uur wordt gesteld op 0,607% van het maandsalaris dan wel op 0,658% van een vierwekensalaris. Een fiscale eis is dat de fiets moet worden geruild tegen in de toekomst te verdienen vakantie- en ADV -uren! Het saldo van de reeds opgebouwde vakantie- en ADV-uren kan daarvoor dus niet worden gebruikt. Overigens is de praktische betekenis van deze fiscale eis beperkt. Werknemers met een flink saldo vakantie- en ADV-uren kunnen immers hun toekomstige vrije tijd uit het reeds opgebouwde saldo opnemen en de in de toekomst nog toe te kennen uren ruilen voor een fiets. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met het feit dat gedurende het jaar alleen de bovenwettelijke vakantiedagen (het meerdere boven vier maal de arbeidsduur per week) kunnen worden gebruikt en na afloop van het jaar de niet opgenomen wettelijke vakantiedagen uit het voorgaand jaar alsnog kunnen worden gebruikt. Werknemer en fiets

5 2.4 Renteloze lening In het nieuwe belastingstelsel geldt als hoofdregel, dat het verschil tussen de jaarlijks vast te stellen normrente (per 1 januari 2013: 3%) en de door de werkgever aan de werknemer in rekening gebrachte rente (in geval van een renteloze lening: 0%) wordt belast. Op deze hoofdregel bestaat echter een uitzondering. Het rentevoordeel ter zake van een personeelslening is vrijgesteld voor zover de werknemer het geleende bedrag heeft besteed aan een doel waarvoor de werkgever ook een vrije verstrekking of vergoeding had kunnen geven. Daarvan is sprake bij het verstrekken of vergoeden van een fiets, mits aan de fiscale voorwaarden is voldaan. Werknemer en fiets

6 Indien de werknemer uit dienst treedt terwijl de lening nog niet volledig is afgelost, kan het restant worden verrekend met het laatste salaris van de werknemer. Wel moet rekening worden gehouden met de zogenaamde beslagvrije voet. Indien het nettosalaris in de laatste maand door die verrekening zou dalen beneden 90% van de bijstandsnorm, vermeerderd met de netto woonkosten en premie ziektekostenverzekering en verminderd met de overige netto-inkomsten van werknemer en levenspartner, kan verrekening mogelijk wel problemen opleveren. 2.5 Fietsregeling en onbelaste reiskostenvergoeding Indien de werkgever de fiets aan de werknemer verstrekt of vergoedt, kan hij daarnaast een onbelaste kilometer vergoeding van 0,19 per kilometer geven of de kosten van het openbaar vervoer vergoeden (mits daar plaatsbewijzen voor aanwezig zijn). Indien de werkgever de fiets aan de werknemer ter beschikking stelt, kan de werkgever als de werknemer geen gebruik maakt van de fiets (dit moet dus altijd minder zijn dan de helft van het aantal dagen dat de werknemer pleegt te reizen in het kader van woonwerkverkeer) een onbelaste vergoeding ( 0,19 per kilometer of kosten openbaar vervoer) geven. Als de werkgever de BTW over de factuur van de fiets in mindering wil brengen en de fiets wordt voor zowel zakelijk als privégebruik van de werknemer benut dan kan alleen de volledige BTW in aftrek worden gebracht als de aanschafprijs van de fiets incl. BTW (na aftrek van de eigen bijdrage) maximaal 749,- bedraagt en de werknemer gedurende het kalenderjaar en de twee daarop volgende kalenderjaren maximaal een onbelaste reiskostenvergoeding ter grootte van 50% ontvangt. Over de eigen bijdrage moet u BTW afdragen. Voorbeeld 1: U koopt voor uw werknemer een fiets van 2.000,-, inclusief de BTW van 320,-. U vraagt uw werknemer om een eigen bijdrage van 1.300,-. De fiets kost u minder dan 749,- en u kunt het gehele BTW-bedrag van de aankoopprijs ( 320,-) als voorbelasting aftrekken. Wel moet u over de eigen bijdrage een BTW-bedrag betalen van 208,- (19/119 x 1.300). Werknemer en fiets

7 Voorbeeld 2 U koopt voor uw werknemer een fiets van 2.000,-, inclusief de BTW van 320,-. U vraagt uw werknemer om een eigen bijdrage van 1.100,-. De fiets kost u 900,- en u kunt van de aankoop-btw ( 320,-) 24,- niet aftrekken (19/119 x ( 900,- -/- 749,-)). Over de eigen bijdrage moet u 176,- aan BTW betalen (19/119 x 1.100,-). 2.6 Fietsregeling en reisaftrek openbaar vervoer Indien een werknemer naast de fiets ook het openbaar vervoer gebruikt en de werkgever de kosten van het openbaar vervoer niet vergoedt en evenmin een vaste onbelaste vergoeding betaalt, kan de werknemer gebruik maken van de reisaftrek woonwerkverkeer in de inkomstenbelasting. De kilometers afgelegd per fiets blijven buiten beschouwing voor het bepalen van de hoogte van de reisaftrek. 2.7 Accessoires Zowel bij het verstrekken als bij het ter beschikking stellen van een fiets geldt dat zaken die direct met het gebruik van de fiets samenhangen (zoals regenkleding, extra sloten en onderhoudsbeurten) onbelast kunnen worden verstrekt, tot een forfaitair bedrag van 82,- inclusief BTW per kalenderjaar. In deze forfaitaire situatie hoeft de werkgever geen nota s te bewaren. Daarnaast mag onbelast een (gangbare) fietsverzekering worden verstrekt. 2.8 Aftrekbaarheid kosten werkgever Alle kosten in verband met aanschaf van fiets, accessoires en onderhoud zijn - voor zover de werknemer geen eigen bijdrage betaalt - aftrekbaar van de winst als loonkosten. Indien de werkgever bij het ter beschikking stellen van de fiets eigenaar van de fiets blijft en de kostprijs van de fiets meer dan 450,- (incl. BTW) bedraagt, moet de fiets in vijf jaar worden afgeschreven. Bij een lager bedrag mogen de aanschafkosten in eens ten laste van de winst worden gebracht. Werknemer en fiets

8 2.9 BTW De voorbelasting op de fiets is op grond van een besluit van de staatssecretaris volledig aftrekbaar als: - de factuur op naam van de werkgever is gesteld, - aan de werknemer in het lopende kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren geen fiets is verstrekt of ter beschikking gesteld, - de werknemer de fiets gebruikt in meer dan de helft van het aantal dagen dat hij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer, - de aanschafprijs van de fiets na aftrek van de werknemersbijdrage maximaal 749,- inclusief BTW bedraagt. Is de aanschafprijs van de fiets hoger dan 749,- incl. BTW dan is de BTW begrepen in dat meerdere alleen aftrekbaar voorzover daar een werknemersbijdrage tegenover staat. Als u aan uw werknemer een vergoeding vraagt in de vorm van inlevering van bruto/nettoloon en/of verlofdagen e.d. dan is dit aan de andere kant een belaste prestatie waarover u BTW bent verschuldigd. U hoeft de werknemer hiervoor geen nota te sturen. Een bijzondere complicatie is dat in de omzetbelasting geen faciliteiten bestaan voor met de fiets samenhangende zaken (onderhoud, reparatie, accessoires etc.). Dit betekent dat indien bij levering van de fiets ook met de fiets samenhangende accessoires worden geleverd, de accessoires opgaan in de levering van de fiets. Hierdoor wordt de grens van 749,- eerder bereikt. Bij aanschaf van accessoires op een later tijdstip gaan de aanschafkosten daarvan niet op in de aanschafprijs van de fiets. De BTW is dan echter niet aftrekbaar De OV-fiets De OV-fiets is een voorziening die de NS biedt aan reizigers die met de trein hebben gereisd en het laatste stukje van hun reis per fiets willen afleggen. Op verschillende treinstations is een OV-fiets te huur. Om zo n OV-fiets te kunnen huren, moet een reiziger hier een abonnement op hebben. Het abonnement kost 10,- per jaar. Dit abonnement wordt gekoppeld aan de OV-chipkaart of als deze laatste er niet is moet er een OV-fietspas voor 11,- worden aangeschaft. Vervolgens kunnen abonnees voor 3,15 per keer (tot 24 uur) een OV-fiets huren (voor maximaal 24 uur) of een elektrische fiets voor 7,50. De huurbedragen worden achteraf door automatische incasso geïnd. Werknemer en fiets

9 Voor de fiscale gevolgen van de OV-fiets moet onderscheid worden gemaakt tussen het vergoeden van de kosten van de OV-fiets aan de werknemer, of het afsluiten van een abonnement voor uw werknemer. Als u de kosten van het huren van een OV-fiets vergoedt, dan wordt de vergoeding aangemerkt als vergoeding van reiskosten. Tot een bedrag van 0,19 per kilometer kunt u dan de huur van de OV-fiets onbelast vergoeden. Dat wil zeggen dat het huurbedrag van 3,15 c.q. 7,50 per keer plus het aan het feitelijk gebruik toe te rekenen deel van de abonnementskosten niet meer mogen bedragen dan 0,19 maal het aantal afgelegde zakelijke kilometers met de fiets. Sluit u daarentegen voor de werknemer een abonnement af en verstekt u de OV-fietspas, dan is naar onze mening sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. De verstrekking is dan bij zakelijk vervoer geheel onbelast, ongeacht het aantal kilometers dat de werknemer met de OV-fiets aflegt. Voor uw werknemers kan deze keuze dan ook een voordeel opleveren. Werknemer en fiets

10 Hoewel de auteurs van deze uitgave uiterste zorg hebben betracht bij het samenstellen van deze notitie, aanvaardt de Koninklijke Metaalunie geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard dan ook, die het directe of indirecte gevolg is van handelingen en/of beslissingen die (mede) gebaseerd zijn op de informatie in deze notitie. In alle gevallen adviseren wij u, voordat u belangrijke zaken gaat aanpassen of regelen, vooraf contact op te nemen met de ledenadviseurs van de Metaalunie. Koninklijke Metaalunie, januari 2013 De tekst in deze uitgave is auteursrechtelijk beschermd. Wij wijzen u erop dat u de tekst niet geheel of gedeeltelijk openbaar mag maken of op enige wijze mag verveelvoudigen zonder toestemming van de Metaalunie. Deze notitie is een uitgave van de: Koninklijke Metaalunie Nederlandse organisatie van ondernemers in het midden- en kleinbedrijf in de metaal Einsteinbaan NJ NIEUWEGEIN Postbus GA NIEUWEGEIN Telefoon: (030) Faxnummer: (030) adres: bedrec@metaalunie.nl Internetadres: Werknemer en fiets