Brussel, 25 oktober 2005 Regentschapsstraat BRUSSEL N B1. Bijlage: één verslag. Mijnheer de Gouverneur,

Transcriptie

1 Brussel, 25 oktober 2005 Regentschapsstraat BRUSSEL N B1 Bijlage: één verslag Mijnheer de Gouverneur, BETREFT: Jaarrekening van de provincie Oost Vlaanderen over het jaar 2004, aan het Rekenhof voorgelegd met brief van 20 oktober 2005, kenmerk CO/SD/PDK/brrekhof04.doc. Het Rekenhof zendt u hierbij het rapport betreffende de begrotingsrekening over het jaar 2004 dat het heden heeft vastgesteld. Op last: De Griffier, Het Rekenhof: De Eerste Voorzitter, J. VAN INGELGEM. F. VANSTAPEL. De heer A. DENYS Voorzitter van de Bestendige Deputatie van de provincie Oost Vlaanderen Gouvernementstraat GENT

2 VERSLAG VAN HET REKENHOF OVER HET BEGROTINGSJAAR 2004 Provincie OOST-VLAANDEREN Dit verslag is door de Nederlandse Kamer van het Rekenhof vastgesteld in haar zitting van 25 oktober 2005

3 Inhoudsopgave Inleiding Controleactiviteiten van het Rekenhof in Briefwisseling Rekeningen van bijzonder ontvangers Intendantierekeningen Fondsenvoorschottenrekeningen Tekortrekeningen Provinciebedrijven Handhavingscontroles Bevindingen, opmerkingen en verklaringen van het Rekenhof Bevindingen en opmerkingen bij de jaarrekeningen Bevindingen en opmerkingen voor de provincieraad Bevindingen en opmerkingen voor het management Vaststelling van de beheersrekening Vaststelling van de jaarrekening (zie bijlage) Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 2

4 Inleiding Artikel 66, 2, van de provinciewet bepaalt dat de Bestendige Deputatie ieder jaar, tijdens een vergadering die wordt gehouden in de maand oktober, aan de provincieraad de rekeningen over het vorige dienstjaar samen met de opmerkingen van het Rekenhof, voorlegt. Voorliggend verslag wordt in uitvoering van dit artikel gesteld en bevat twee delen. In deel 1 wordt over de controleactiviteiten van het Rekenhof in 2004 gerapporteerd. Deel 2 bevat de resultaten van de controle over de uitvoeringsrekening van de begroting voor 2004 van de provincie, van de balans en van de resultatenrekening en van de beheersrekening 2004 van de provincieontvanger. Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 3

5 1. Controleactiviteiten van het Rekenhof in 2004 In 2004 ging de aandacht uit naar: het onderzoek van de ontwerpbegrotingen en de latere wijzigingen; de controle van de algemene rekening; het nazicht van de rekening van de provincieontvanger, de bijzonder ontvangers en de buitengewoon rekenplichtigen en, zo nodig, bij vastgesteld tekort, de uitoefening van de jurisdictionele bevoegdheid; de controle van de rekeningen van de gewone provinciebedrijven. Deze punten worden hieronder toegelicht. 1.1 Briefwisseling Kenmerk Datum Brief Geadresseerde Onderwerp N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 N B Gouverneur Algemene rekening 2002 N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 egov N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 N B Gouverneur Wettigheidscontroles 2003 N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 N B Gouverneur Begrotingswijziging 2004 N B Gouverneur Begroting 2005 N B Gouverneur Begrotingswijziging Rekeningen van bijzonder ontvangers Voor de verschillende diensten van het provinciebestuur heeft de provincieraad 24 bijzonder ontvangers aangesteld, overeenkomstig artikel 114 van de provinciewet. Krachtens artikel 49 van het koninklijk besluit van 2 juni 1999 houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding wordt de rekening van de bijzonder ontvanger op 31 december van ieder jaar afgesloten en vóór 1 maart daaropvolgend voor- Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 4

6 gelegd aan de provincieontvanger voor nazicht en controle. Na goedkeuring door de Bestendige Deputatie wordt zij overgezonden aan het Rekenhof vóór de daaropvolgende 1 juli. De bijzonder ontvanger is krachtens de artikelen 7 en 8 van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof onderworpen aan de jurisdictionele bevoegdheid van het Rekenhof. De volgende tabel geeft een overzicht van de voorlegging door de bijzonder ontvangers van hun recentste beheersrekening. Dienst Laatst aan het Rekenhof voorgelegde rekening Laatst door het Rekenhof afgesloten rekening 1. Technisch Onderwijs 2. Bestuursacademie 3. Griffie 4. Patrimoniumbeheer 5. Vertoon 6. Instituut Heynsdaele te Ronse - Internaat 7. Domein Puyenbroeck Wachtebeke 8. Dienst 61 - Aanvullende leningen 9. Afdelingen 91 en Dienst Terugvorderbare Toelagen 11. Centrum voor Milieuonderzoek 12. Dienst 41 - Communicatie 13. Sociale Aangelegenheden 14. Dienst 82 - Vlarem 15. Informatica en Drukkerij 16. Dienst 61 - Jeugdzaken 17. Bosmuseum Het Leen Sociale begeleiding personeel 19. Dienst Sport Dienst 11 - Terugvorderen van teveel betaalde wedde 21. Natuureducatief Centrum De Kaaihoeve 22. Dienst 61 - Minderheden 23. Dienst 41 - Communicatie 24. Dienst 81 Planning en Natuurbehoud Uit de tabel blijkt dat alle diensten, behalve Bosmuseum Het Leen te Eeklo en de Dienst 113 Sport, artikel 49, 2, van het koninklijk besluit van 2 juni 1999, houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding, hebben nageleefd. 1.3 Intendantierekeningen Met brief van 28 december 1998 betuigde het Rekenhof zijn instemming met de inrichting van een intendantierekening voor welomschreven ont- Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 5

7 vangsten- en uitgavencategorieën van de provinciale scholen. Met brief van 14 december 1999 stemde het Rekenhof er mee in ook voor welomschreven ontvangsten en uitgaven van de Provinciale Uitleendienst een intendantierekening in te richten. Het wees in de beide gevallen op de strikte voorwaarden die moeten zijn vervuld om een intendantierekening in te richten, onder meer dat de uitgaven zouden beperkt worden tot de gerealiseerde ontvangsten en dat de provincieraad een reglement zou uitvaardigen dat het gebruik van deze intendantierekeningen regelt. De Bestendige Deputatie heeft vervolgens beslist, met ingang van 1 januari 2000, voor de 17 hierna vermelde provinciale scholen en, met ingang van 1 april 2000, voor de Uitleendienst een intendantierekening in te richten. School / Instelling Laatst aan het Rekenhof voorgelegde rekening Laatst door het Rekenhof afgesloten rekening 1. Instituut Heynsdaele te Ronse 2. School voor Buitengewoon Secundair Onderwijs Spectrum Buggenhout 3. Instituut Vlaamse Ardennen te Oudenaarde 4. Handels- en Taalinstituut te Gent 5. Technisch Instituut te Eeklo Technisch Instituut te Ninove Instituut Burgemeester Van Driessche te Hamme 8. Technisch en Handels- en Taalinstituut te Zottegem 9. School voor Buitengewoon Lager Onderwijs Claevervelt te Buggenhout 10. Instituut voor Haartooi en Schoonheidszorgen te Gent 11. Centrum voor Volwassenenonderwijs Waas en Durme te Hamme - Zele 12. Middenschool te Gent School voor Buitengewoon Lager Onderwijs Meetjesland te Eeklo 14. Centrum voor Volwassenenonderwijs Meetjesland te Assene- de 15. Centrum voor Volwassenenonderwijs te Gent 16. Centrum voor Volwassenenonderwijs Mercator te Gent 17. Centrum voor Volwassenenonderwijs Scheldeland te Den- dermonde 18. Uitleendienst Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 6

8 Uit de tabel blijkt dat de School voor Buitengewoon Lager Onderwijs Meetjesland te Eeklo, het Centrum voor Volwassenenonderwijs Scheldeland te Dendermonde (2003 en 2004), het Instituut Vlaamse Ardennen te Oudenaarde, het Centrum voor Volwassenenonderwijs te Gent, het Technisch en Handels- en Taalinstituut te Zottegem, het Centrum voor Volwassenenonderwijs Waas en Durme te Zele, het Technisch Instituut te Eeklo, het Centrum voor Volwassenenonderwijs Meetjesland te Assenede, het Technisch instituut te Ninove, het Instituut Burgemeester Van Driessche te Hamme (2003 en 2004) en de Middenschool te Gent, artikel 49, 2, van het koninklijk besluit van 2 juni 1999, houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding, niet hebben nageleefd. 1.4 Fondsenvoorschottenrekeningen Het Rekenhof sluit nog enkel de tekortrekeningen af die worden aangezegd door de Bestendige Deputatie terwijl de controle op het verantwoord gebruik van de voorschotten ter plaatse en steekproefsgewijs gebeurt zonder dat dit aanleiding geeft tot het afsluiten van de rekening. Een door de administratie verstrekt overzicht van de per 1 oktober 2005 door de Bestendige Deputatie goedgekeurde afrekeningen met betrekking tot de fondsenvoorschotten verleend in het jaar 2004 ziet er als volgt uit. Dienst Afrekening saldi 1 B.D Instituut Heynsdaele - economaat - Ronse 31/12/ /03/ Instituut Heynsdaele - internaat - Ronse 31/12/ /03/ Instituut Heynsdaele - Begeleide Uitgroei 31/12/ /04/ Sociale Begeleiding Personeel - Gent 31/12/ /04/ Dienst 43 - cel Vertoon - Gent 31/12/ /03// School voor B.S.O. "Spectrum" - Buggenhout 31/12/ /04/ PCVO Scheldeland Wetteren - Dendermonde 31/12/ /03/ Technisch Instituut Vlaamse Ardennen- Oudenaarde 31/12/ /03/ Dringende uitgaven B.D. Gent 31/12/ /04/ Provinciale Diensten - Dienst 43 - Gent 31/12/ /03/ Handels- en Taalinstituut - Gent 31/12/ /03/ Domein Het Leen - Eeklo 31/12/ /03/ Technisch Instituut - Eeklo 31/12/ /04/ Saldi zijn de saldi van de geldvoorschotten 2004 die aan de provincie werden teruggestort. B.D. is de datum van de zitting waarin de afrekening van de saldi aan de Bestendige Deputatie is voorgelegd. Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 7

9 Dienst Afrekening saldi 1 B.D Informatica en drukkerij - Gent 31/12/ /02/ Frankeringskosten - Gent 31/12/ /02/ Technisch Instituut - Ninove 31/12/ /03/ Provinciale Onderwijsinstellingen - Gent 31/12/ /02/ School voor B.L.O. Meetjesland - Eeklo 31/12/ /02/ Instituut Burg. Van Driessche - Hamme 31/12/ /03/ Technisch Instituut - Zottegem 31/12/ /04/ Buitengewoon Dringende Uitgaven B.D. - Gent 31/12/ /02/ School voor B.L.O. "Claevervelt - Buggenhout 31/12/ /04/ Instituut Haartooi en Schoonheidszorgen - Gent 31/12/ /02/ PCVO Waas en Durme - Hamme - Zele 31/12/ /04/ PCVO Gent Gent 31/12/ /02/ Middenschool - Gent 31/12/ /04/ Recreatiedomein Puyenbroeck - Wachtebeke 31/11/ /03/ PCVO Meetjesland - Assenede 31/12/ /03/ PCVO Mercator Gent 31/12/ /02/ Dienst 91 Kunst en Cultuur 31/12/ /03/ Dienst 34 Patrimonium en Uitrusting 31/12/ /03/ Griffie 31/12/ /02/ Dienst 11 - Teamdagen 31/12/ /04/2005 Uit dit overzicht blijkt dat alle diensten tijdig hun saldi 2004 hebben afgerekend en dat alle afrekeningen voor goedkeuring aan de Bestendige Deputatie werden voorgelegd. Het Rekenhof onderzocht steekproefsgewijs de rekeningen over het eerste kwartaal 2004 van het Provinciaal Instituut Heynsdaele te Ronse, het Provinciaal Domein Het Leen te Eeklo en de Dienst Griffie. De controle geeft geen aanleiding tot opmerkingen ten gronde. 1.5 Tekortrekeningen In toepassing van de artikelen 7 en 8 van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof zijn de bijzonder ontvangers en buitengewoon rekenplichtigen die in uitvoering van respectievelijk artikel 49, 2, tweede lid, en 86, 3, tweede lid, van het koninklijk besluit van 2 juni 1999 houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding een tekortrekening afleggen, onderworpen aan de jurisdictionele bevoegdheid van het Rekenhof. In de rekeningen over het jaar 2004 werd geen tekort aangemeld. Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 8

10 1.6 Provinciebedrijven In 2004 waren 3 gewone provinciebedrijven actief : egov- Externe ICT dienstverlening, de Betalingsautoriteit Interreg III programma Nederland Vlaanderen en, in zijn eerste werkjaar, de Provinciale Golf Puyenbroeck. Die provinciebedrijven leggen een balans, een resultatenrekening en een thesaurierekening af. Het Rekenhof controleert de thesaurierekening via de controle van de balans en resultatenrekening. Aangezien krachtens het toezichtsdecreet een exemplaar van de jaarrekening van ieder provinciebedrijf, door de provincieraad voorlopig goedgekeurd, moet worden gehecht aan de provincierekening, moeten deze rekeningen uiterlijk tezamen met de rekeningen van de provincie aan de provincieraad worden voorgelegd. Een overzicht van de rekeningaflegging door de provinciebedrijven en controle erop ziet er als volgt uit: Instelling Laatst overgezonden rekening 1 egov externe ICT-dienstverlening Betalingsautoriteit Interreg III programma Vlaanderen - Nog geen rekening - Nederland ontvangen 3 Provinciale Golf Puyenbroeck 2004 (eerste rekening) Laatst gecontroleerde rekening nog niet gecontroleerd De controle ter plaatse van het Rekenhof heeft de Betalingsautoriteit Interreg III programma Vlaanderen Nederland meermaals en recent gewezen op de niet tijdige voorlegging van de rekeningen, evenwel zonder onmiddellijk gevolg. 1.7 Handhavingscontroles Via handhavingscontroles wordt gecontroleerd of de provincie in de courante dossiers (voornamelijk subsidies en overheidsopdrachten) de wetten, besluiten en reglementen naleeft. Het is een vorm van permanent toezicht waarbij tevens wordt gecontroleerd of de provincieontvanger de hem opgedragen interne controle goed uitvoert. In de onderstaande tabel worden het aantal opgevraagde dossiers, het aantal bevindingen of bijkomende vragen en het aantal dossiers waarvoor werd geschreven aan de Bestendige Deputatie( 3 ) vermeld. Aantal gecontroleerde dossiers 60 Aantal dossiers met aanvullende vragen/bevindingen 5 Aantal dossiers waarvoor de Bestendige Deputatie werd aangeschreven 3 Over deze dossiers zal, indien nodig, nog apart verslag aan de Provincieraad worden uitgebracht. 3 Brief van 17 augustus 2005, kenmerk N B1, gericht aan de heer Gouverneur, voorzitter van de Bestendige Deputatie. Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 9

11 2. Bevindingen, opmerkingen en verklaringen van het Rekenhof 2.1. Bevindingen en opmerkingen bij de jaarrekeningen Ter uitvoering van artikel 66 van de provinciewet en van de artikelen 68 en 75 van het koninklijk besluit van 2 juni 1999 houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding, werd met brief van 20 oktober 2005 de jaarrekening 2004 overgezonden, bestaande uit de balans, de resultatenrekening, de toelichting, de rekening kasmiddelen, enerzijds, anderzijds de begrotingsrekening. Zij werden goedgekeurd door de bestendige deputatie in zitting van 20 oktober Krachtens artikel 66 van de provinciewet moeten de begrotingsrekening, de resultatenrekening en de balans, tijdens een vergadering die wordt gehouden in oktober, samen met de opmerkingen van het Rekenhof aan de provincieraad worden voorgelegd. Het dossier werd aan het Rekenhof overgezonden op 20 oktober De bevindingen en opmerkingen worden opgedeeld in bevindingen en opmerkingen aan de provincieraad (2.1.1.) en bevindingen en opmerkingen voor het management (2.1.2.). De bevindingen en opmerkingen aan de raad betreffen alle items die de raad moeten toelaten de balans, resultatenrekening en begrotingsrekening juist te lezen ; hieronder vallen ook eventuele opmerkingen over de niet naleving van het juridisch kader Bevindingen en opmerkingen voor de provincieraad 1. Krachtens artikel 18 van het koninklijk besluit van 2 juni 1999 houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding moet het provinciebestuur de gedetailleerde, volledige en gewaardeerde inventaris van al haar goederen, bezittingen, rechten en vorderingen evenals van haar investeringstoelagen en haar schuld bijhouden en bijwerken. Krachtens dat artikel registreert de provincieontvanger de wijzigingen die hem worden medegedeeld. Deze bepaling verplicht de Bestendige Deputatie tot het jaarlijks controleren van de inventaris en het mededelen van de veranderingen aan de provincieontvanger. Tot op heden gebeurde die controle van de inventaris niet op systematische wijze. Enkel de buitengebruikstellingen die diensten signaleren worden geboekt, doch dit garandeert niet de correcte opvolging van het actief. 2. Krachtens artikel 44, 2,e) van voormeld koninlijk besluit moeten vaste subsidiebeloften van andere overheden bij ontvangst van de belofte worden geboekt. Voor het Scheepvaartdomein Baasrode deden EFRO en de Vlaamse Gemeenschap respectievelijk op 9 februari 2004 en 17 december Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 10

12 2004 een vaste subsidiebelofte ten belope van EUR en ,53 EUR. Volgens de begroting 2004 zou ook de stad Dendermonde voor 3000 EUR tussenkomen. Voor sanitair en aanleg van het zandstrand zegde Toerisme Vlaanderen op 14 september EUR toe. Deze toezeggingen werden niet geboekt. Uit het onderzoek van de verantwoordingsstukken van de in 2004 geboekte investeringstoelagen bleek dat sommige investeringstoelagen dateerden uit vorige jaren. Het boekingsmoment van de investeringstoelagen (en hoe bij niet onmiddellijke uitvoering van de investering bij de begrotingsopmaak ermee rekening moet worden gehouden) dient, indien nodig via afsprakennota s ( 4 ) waarin voor de verschillende rechten hun boekingsmoment wordt geannaliseerd, opnieuw onder de aandacht van de diensten worden gebracht. 3. De Bestendige Deputatie dient te zorgen voor een overzicht van de hangende geschillen met risicoinschatting zodat kan worden afgewogen of voor welke geschillen best een voorziening wordt aangelegd. 4. Voor drie aanrekeningen ten belope van 1500 EUR, 93,6 EUR en 106,74 EUR werd de betalingsopdracht door de provincieontvanger geblokkeerd daar de diensten geen afdoende verantwoordingsstukken konden voorleggen Bevindingen en opmerkingen voor het management Bij buitengebruikstelling van actief mag geen waardevermindering op de 63-rekening worden geboekt maar moet de minwaarde op de een 66- rekening tot uiting worden gebracht Vaststelling van de beheersrekening Het Rekenhof heeft deze beheersrekening afgesloten als volgt (in EUR): Ontvangsten tijdens 2004 : ,58 Uitgaven tijdens 2004 : ,63 Saldo op 31 december 2004 : , Vaststelling van de jaarrekening (zie bijlage) 4 Zie aanbeveling geformuleerd in het verslag over het horizontaal onderzoek van de artikelen 43 tot 51 van het koninklijk besluit van 2 juni 1999 houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding : de ontvangsten en de opbrengsten, overgezonden aan de provincieraad bij brief N B10 van 26 april Verslag van het Rekenhof bij de rekening 2004 van de provincie Oost-Vlaanderen 11