Locatie: Kantine clubgebouw SV Lotus Sportpark Toolenburg Hoofddorp Datum: donderdag 19 februari 2015 Aanvang: uur Zaal open: 19.

Transcriptie

1 Locatie: Kantine clubgebouw SV Lotus Sportpark Toolenburg Hoofddorp Datum: donderdag 19 februari 2015 Aanvang: uur Zaal open: uur -1/18-

2 1. Inhoudsopgave jaarstukken Algemene vergadering 19 februari Inhoudsopgave jaarstukken Algemene vergadering 19 februari Agenda Algemene Vergadering 19 februari Notulen Algemene Vergadering 14 februari 2014 (Bijlage A) Jaarverslag 2014 (Bijlage B) Ledenverslag Financieel jaarverslag RTC Hoofddorp Balans RTC Hoofddorp Toelichting op de Balans RTC Hoofddorp Financieel jaarverslag RTC Hoofddorp Explotatierekening RTC Hoofddorp Toelichting op het Financieel jaarverslag Verslag Commissie van Onderzoek Toelichting op Begroting van 2015 en Tarieven Pauze Ledenwerving Wijziging Huishoudelijk Reglement Aftreden bestuursleden en vacatures Verkiezing reserve lid commissie van onderzoek Evaluatie seizoen 2014 en vooruitblik Rondvraag Sluiting en ophalen NTFU kaart en toerkalender /18-

3 2. Agenda Algemene Vergadering 19 februari Opening. 2. Mededelingen. 3. Ingekomen stukken. 4. Notulen Algemene Vergadering 12 februari Jaarverslagen 2014: secretaris en ledenadministratie 6. Jaarrekening Verslag Commissie van Onderzoek en decharge penningmeester. 8. Begroting 2015 en Voorstel tarieven Pauze. 11. Ledenwerving HHR wijziging artikel Aftreden secretaris Gerard van Nimwegen. Gerard is herkiesbaar indien er geen tegenkandidaten zijn worden aangemeld conform de statuten en het HHR. 14. Verkiezing reserve lid Commissie van Onderzoek 15. Presentatie: Evaluatie seizoen 2014 en vooruitblik 2015 door AT 16. Rondvraag 17. Sluiting en ophalen NTFU kaart en toerkalender. Namens het Bestuur van de RTC Hoofddorp; Gerard van Nimwegen, secretaris. -3/18-

4 5. Notulen Algemene Vergadering 14 februari 2014 (Bijlage A) 6.1 Jaarverslag 2014 (Bijlage B) 6.2 Ledenverslag Ledenverslag 2014 woensdag 1 januari 2014 Mannen 70 Vrouwen 6 Totaal 76 Mutaties leden Aanmeldingen Afmeldingen Naam Naam NTFU Jacob Wiersma Jan de Weerd Erik Verweij Frits Dolieslager Bert Langeveld Arnold Wesselman Sharon Wunsch Krijn de Weerd Kees Mulder Irma Bon Frans Steenbrink Fred Heemskerk Kees Nagtegaal A. van Breen Totaal 7 Totaal 7 woensdag 31 december 2014 Bij Af Mannen 6 6 Vrouwen 1 1 Totaal Leeftijdsverdeling leden. -4/18-

5 7. Financieel jaarverslag RTC Hoofddorp Financieel jaarverslag RTC Hoofddorp Balans RTC Hoofddorp Toelichting op de Balans RTC Hoofddorp Financieel jaarverslag RTC Hoofddorp Explotatierekening RTC Hoofddorp Toelichting op het Financieel jaarverslag /18-

6 7.1. Balans RTC Hoofddorp Balans RTC Hoofddorp 2014 Activa Passiva Inventaris (GPS) 150,00 Eigen vermogen 3.055,00 Rabobank 2.582,73 Reserves ,17 Rabobank Spaarrekening ,61 Crediteuren (kleding) 526,00 Kas 47,85 Jubileum 2.428,42 Reservering tbv ledenwerving Debiteuren 202,17 en kleding 905,00 Voorraad medailles 250,89 Resultaat ,66 Totaal ,25 Totaal ,25-6/18-

7 7.1.1 Toelichting op de Balans RTC Hoofddorp. Balans RTC Hoofddorp. Inventaris Hierop zijn de twee GPS apparaten geactiveerd welke we in het begin van het seizoen 2011 hebben gekocht. De apparatuur wordt in vijf jaar afgeschreven. De afschrijving bedraagt 150 euro per jaar. Website De website is afgeschreven en staat daarom niet meer op de balans. Rabobank en Rabobank Spaarrekening Dit zijn de saldi van de beide bankrekeningen per De rente is pas op in januari bijgeschreven en wordt dus pas volgend jaar in het resultaat verwerkt. Debiteuren Dit betreft betalingen m.b.t die pas in januari 2015 zijn ontvangen. Niet zichtbaar in de balans is dat we een bedrag van 144,10 hebben afgeboekt als oninbaar; dit betreft hoofdzakelijk adverteerders die zijn afgehaakt. Voorraad medailles Medailles in voorraad voor de avond fietsvierdaagse (gekocht in 2012 en 2014). Eigen vermogen en Reserves Dit is het bezit van de vereniging per Hier moet het resultaat van 2014 nog bij opgeteld worden. Crediteuren Dit betreft een bedrag dat we nog aan Balk moeten betalen i.v.m. in 2014 verkochte kleding. Jubileum Dit is de reservering voor het 35 jarige jubileum in Resultaat 2014 Dit is het bedrag dat we in 2014 over hebben gehouden. Het gaat om een bedrag van 1217,66 dat is opgebouwd uit een positief resultaat van 312,66 en een gift van de RABO-bank van 905,00. Het bestuur stelt voor om het resultaat voor een bedrag van 312,66 toe te voegen aan de reserves en een bedrag van 905,00 te reserveren voor ledenwerving en een investering in clubkleding (zie onderwerp: Aanpassing begroting 2015). -7/18-

8 7.2 Financieel jaarverslag RTC Hoofddorp 2014 Financieel jaarverslag RTC Hoofddorp 2014 Inkomsten 2014 Uitgaven 2014 Rente 157,29 Toertochten 576,35 Contributie en donaties 2.260,00 Clubblad - Opbrengst AF4D 426,10 Website en RTC-pennen 393,28 Opbrengst Sponsors AF4D 300,00 Kosten AF4D 279,29 Opbrengst F3D 1.924,50 Kosten F3D 2.812,02 Opbrengst Toerfietskaarten 2.623,08 Kosten Competities 274,42 Opbrengst Feestavond 750,00 Kosten Feestavond 1.217,90 Sponsoring feestavond 250,00 Vergaderkosten 185,00 Opbrengst Toertochten - Organisatiekosten 541,53 Opbrengst Competities 340,00 Kosten Toerfietskaarten 2.716,99 Clubkleding 1.512,50 Clubkleding 1.512,50 Opbrengst Advertenties Clubblad 388,50 Kantoorkosten 148,94 Inschrijfgeld nieuwe leden 30,00 Kortingen nieuwe leden 30,00 Buitengewone baten 905,00 Boekhoudkundige correctie 38,91 - Subtotaal ,22 Resultaat t.g.v. Reserves 1.217,66 Totaal ,88 Totaal ,88-8/18-

9 7.2.1 Explotatierekening RTC Hoofddorp 2014 Exploitatierekening Realisatie 2013 Begroting 2014 Realisatie 2014 Begroting 2015 Begroting 2016 Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Contributies Ontvangen contributies 2.337, ,00 Nieuwe inschrijvingen 35,00 30,00 Donaties 31, , , , , ,00 Clubblad Opbrengst advertenties clubblad 502,00 388,50 Drukkosten clubblad Overige kosten clubblad Verzendkosten clubblad 502,00 50,00 500,00-388,50 50,00 350,00 300,00 Fiets 2/3-daagse Opbrengst F2D 925, ,50 T.l.v. Reservering Jubileum 2012 Eten/Drank F2D 240,00 155,00 Kosten overnachting F2D 737, ,40 Overige kosten F2D 162,03 579, ,23 925, , , , , , , , ,00 Feestavond Overige kosten feestavond 50,00 50,00 T.l.v. Reservering Jubileum 2012 Sponsoring feestavond 250,00 250,00 Consumpties 166,25 19,50 251,50 Buffet 477,00 360,00 558,70 420,00 Kosten bingoprijzen feestavond 417,17 357,70 Opbrengst bingo feestavond 340,00 330, ,42 969,50 700,00 300, , ,00 900, , , ,00-9/18-

10 Exploitatierekening Realisatie 2013 Begroting 2014 Realisatie 2014 Begroting 2015 Begroting 2016 Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Competities Opbrengst competities 300,00 340,00 Seizoensprijzen competities 298,71 274,42 298,71 300,00 400,00 300,00 274,42 340,00 300,00 300,00 350,00 400,00 In- en externe betrekkingen Afschrijving website - - Boekwaarde Hosting kosten 193,60 278,30 Promotiekosten (pen) 114,98 Bouwen website 193,60 400,00-393,28-400,00-400,00 - Ledenwerving Lidmaatschapsaktie met Balk 150,00 150,00 Extra korting op eerste shirt 150,00 150,00 Toertocht 1.000,00 700,00 Vergaderingen Vergaderkosten AT 105,00 135,00 Vergaderkosten AV 50,00 50,00 155,00 200,00 185,00 200,00 200,00 - Kantoorkosten Porti/verzendkosten - 44,80 Kantoorbenodigdheden 39,03 104,14 Reiskosten 15,20 Telefoonkosten - 54,23 100,00 148,94 100,00 100,00-10/18-

11 Exploitatierekening Realisatie 2013 Begroting 2014 Realisatie 2014 Begroting 2015 Begroting 2016 Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Huisvesting Huur clubgebouw Organisatiekosten Buitengewone baten en lasten Bankkosten 98,39 159,37 Bloemen en andere presentjes 327,23 192,60 Overige bestuurs- en 181,50 organisatiekosten Verzekering vereniging 82,30 - Abonnementen/Contributies 26,00 26,00 Jubileum 2012 Presentjes leden 141,75 Overige algemene kosten 163,56 857,17 500,00 541,53-700,00 950,00 Rente Bankrente 242,32 157,29 242,32 250,00-157,29 240,00-150,00 Toerfietskaarten Opbrengst toerfietskaarten 2.630, ,08 Kosten toerfietskaarten 2.563, , , , , , , , , , , ,00 Clubkleding Kosten clubkleding 1.512, ,50 Korting clubkleding 15,00 30,00 15,00 50, , , , , , ,00-11/18-

12 Exploitatierekening Realisatie 2013 Begroting 2014 Realisatie 2014 Begroting 2015 Begroting 2016 Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Kosten Opbrengst Toertochten Opbrengst Consumpties inschrijver toertochten 51,00 Overige kosten toertochten 850,67 442,60 Voedsel en Drank 63,21 82,75 Overige kosten clubactiviteiten 913,88 700,00 576,35 750,00 500,00 Avond fiets 4-daagse Opbrengst AF4D 428,00 426,10 Opbrengst sponsors AF4D 300,00 300,00 Consumptie deelnemers AF4D 165,74 77,32 Consumpties helpers AF4D 4,20 Kosten herinnering AF4D 100,00 113,28 Overige kosten AF4D 141,19 84,49 Vergunningen/Leges AF4D 406,93 728,00 400,00 800,00 279,29 726,10 400,00 750,00 400,00 750,00 Bijzondere baten en lasten Eenmalige sponsoring 905,00 Correctie boeking 38,91-943,91 Resultaten Onvoorzien 360,00 50,00 Subtotaal 7.707, , , , , , , , , ,00 Exploitatieresultaat 961,43 400, ,66-120,00 300,00 Totaal 8.669, , , , , , , , , ,00-12/18-

13 Toelichting op het Financieel jaarverslag. Financieel jaarverslag en Exploitatierekening In het financieel jaarverslag en de exploitatierekening worden de inkomsten en uitgaven binnen de vereniging verantwoord. In de onderstaande toelichting zal daarom slechts de exploitatierekening nader worden verklaard. Contributies Hierop is de in 2014 ontvangen contributie verantwoord inclusief een donatie. Het inschrijfgeld van een aantal nieuwe leden is apart verantwoord. Clubblad Omdat we door de digitale verzending geen kosten meer maken zijn hier alleen de advertentie-inkomsten opgenomen. Door het afhaken van twee adverteerders zijn de inkomsten lager dan begroot. Fiets 3-daagse De driedaagse van afgelopen jaar was een groot succes. We hebben een leuk weekend gehad en veel lol gehad met het fietsen en de BBQ. Tijdens de driedaagse heeft een team van RTC deelgenomen aan het NK Toerfietsen. De verschillen met vorig jaar en met de begroting voor 2014 houden verband met het aantal deelnemers, de accommodatie, het verschil tussen een tweedaagse en een driedaagse en met het feit dat we de consumpties tijdens de avonduren dit jaar in eigen beheer hebben verkocht. Feestavond De kosten van de feestavond bestaat uit de hapjes, drankjes, de presentjes voor de helpers en de prijzen van de loterij. Daarnaast hebben we heerlijk genoten van een prima geregeld buffet. Balk heeft een aantal prijzen aan de club geschonken als onderdeel van de sponsorafspraken. De prijzen zijn gewaardeerd op 250,00 en voor dat bedrag opgenomen in de exploitatierekening. De inkomsten bestaan uit de eigen bijdrage voor het buffet, verkochte loten en consumpties. Competities De bijdrage van deelnemers aan de kilometercompetitie staat hier vermeld. Daartegenover wordt bij deze post ook de daaraan gekoppelde seizoensprijzen hier weergegeven. Hierin zitten ook de wereldbollen en de wisselbeker. In- en externe betrekkingen Alle kosten met betrekking tot de website en promotiemateriaal zijn hier opgenomen. Vergaderingen De kosten van de vergaderingen in het clubgebouw worden hierop verantwoord. Het gaat om de algemene vergadering en de vergaderingen van de activiteitencommissie. Het bestuur vergadert bij één van de bestuursleden thuis. Organisatiekosten Deze post betreft enerzijds kantoorkosten en bankkosten en anderzijds bloemen en presentjes voor de vrijwilligers. -13/18-

14 Rente Dit betreft de in 2014 ontvangen rente op de spaarrekening over Het verschil met 2013 houdt verband met een toename van het aantal betalingen en incasso s. Toerfietskaarten De afdracht van de jaarlijkse bijdrage aan de NTFU voor alle leden wordt hier zichtbaar gemaakt. Dat inkomsten en uitgaven niet in balans zijn, komt door een verkeerde boeking die nog niet is gevonden. Toertochten De kosten welke gemaakt worden voor toertochten zijn opgenomen. Op deze post staan vooral de kosten van gebruik van het clubhuis en de afschrijving van de gps-en. Avond fiets 4-daagse De bijdrage van de deelnemers en sponsors aan de fiets 4-daagse wordt apart weergegeven. De A4D wordt gesponsord door Balk. De kosten betreft de consumpties van deelnemers en helpers en de kosten van de herinneringen. SV Lotus Ten behoeve van het gebruik van het clubgebouw zijn er diverse rekeningen aan SV Lotus betaald. Het betreft de huur van het gebouw voor vergaderingen, clubritten de avond-fietsvierdaagse en de algemene vergadering. Aan SV Lotus is hiervoor in 2014 een totaal bedrag van 577,60 euro betaald. De kosten van het gebruik van het clubgebouw zijn toegerekend aan de activiteiten waarmee ze verband houden, wat tot gevolg heeft dat de huur niet als aparte post zichtbaar is. Het gaat om clubritten ( 292,60), vergaderingen ( 185,00), A4D ( 50,00) en de feestavond ( 50,00). Boekhoudkundige correcties We hebben een correctie van 38,91 aan de inkomstenkant moeten uitvoeren om er voor te zorgen dat het resultaat op de balans gelijk is aan het financieel jaarverslag per Het verschil is ontstaan door verkeerde boekingen. Omdat we de betreffende boekingen niet hebben kunnen vinden en omdat alle girale en kasbetalingen zijn gecontroleerd zijn, stelt het bestuur voor de verschillen te accepteren. -14/18-

15 8. Verslag Commissie van Onderzoek. Hoofddorp 16 februari 2015 Aan de Algemene Vergadering van RTC Hoofddorp. Verslag van de Commissie van Onderzoek. Op 4 en 16 februari 2015 is door ons, ondergetekenden, de financiële administratie van RTC Hoofddorp gecontroleerd. Het betreft hier de financiële administratie over het jaar Na correctie van een aantal verkeerde boekingen hebben wij de administratie kunnen aansluiten op de banksaldi. In de toelichting op jaarrekening is aangeven dat niet alle verkeerde boekingen zijn gevonden. Gelet op beperkte omvang van verschillen stellen wij de Algemene Vergadering desondanks voor de penningmeester, Jan Willem van de Wardt te dechargeren. Voorzitter Commissie van onderzoek: Commissielid: Ronald Vissers Carola van Schie -15/18-

16 9.1. Toelichting op Begroting van 2015 en Aanpassing begroting van 2015 Het bestuur stelt voor om de begroting voor 2015 aan te passen om extra ledenwerfactiviteiten mogelijk te maken en om een serie winterjacks voor te financieren. Voor ledenwerving is een extra kosten post van 300,00 begroot die kan worden gedekt uit de nieuwe reservering voor ledenwerving. Voor winterjacks is voorzien in uitgaven van 1900,00 voor 20 jacks en in inkomsten van 900,00. De niet verkochte jacks komen op de balans te staan en gaan voor een bedrag van 605,00 ten koste van de reservering kleding en voor 395,00 ten koste van de algemene reserve. Verder moet in 2015 rekening worden gehouden met teruglopende advertentie inkomsten doordat twee adverteerders niet langer willen bijdragen. Het totale negatieve exploitatieresultaat, 120,--, komt ten laste van de post onvoorzien en ten laste van de reserveringen. Begroting van 2016 De belangrijkste verschillen met voorgaande jaren betreffen kosten en opbrengsten i.v.m. een door RTC te organiseren toertocht en kosten i.v.m. ledenwerving. Beide activiteiten worden op de vergadering verder toegelicht. In de begroting is rekening gehouden met een kleine groei van het aantal leden en een gelijkblijvende contributie. Bij de fiets tweedaagse is rekening gehouden met een deelname van 20 personen en een iets hogere eigen bijdrage van de deelnemers. Ook in 2016 zal er weer een feestavond worden georganiseerd om aan het eind van het seizoen de deelnemers van de kilometercompetitie te kunnen huldigen. Voor de kilometercompetitie wordt uitgegaan van deelname van 40 leden. De bijdrage daarvoor zal gelijk blijven. Voor wat betreft de AF4D verwachten we in 2016 ongeveer een gelijkblijvend aantal deelnemers. -16/18-

17 10. Tarieven 2016 TARIEVEN Contributie Lidmaatschap hoofdleden 31,00 31,00 gezinsleden 15,00 15,00 Inschrijfgeld 5,00 5,00 Inschrijfgeld Avondfiets 4-daagse Volw. met herinnering (voorinschrijving) 7,00 7,00 Kinderen t/m 12 jaar met herinnering (idem) 5,50 5,50 Volw. met herinnering 7,50 7,50 Kinderen t/m 12 jaar met herinnering 6,00 6,00 Daginschrijving 3,00 3,00 Inschrijfgeld AF4D TFK Houders met herinnering 6,50 6,50 zonder herinnering 5,00 5,00 Tarief km-competitie Deelname 10,00 10,00 Advertenties 1 /1 pagina 115,55 115,55per jaar ½ pagina 71,50 71,50per jaar ¼ pagina 42,00 42,00per jaar 1 / 6 pagina 29,00 29,00per jaar -17/18-

18 11 Pauze. 12. Ledenwerving Toelichting door het bestuur van de voorgenomen plannen en reserveringen. 13. Wijziging Huishoudelijk Reglement. Het bestuur stelt de volgende aanpassing van het HHR voor: Artikel 22.1 Leden dienen bij het deelnemen aan clubtoertochten van de Vereniging en bij het deelnemen aan toertochten in club of groepsverband hun club fietskleding te dragen. Wordt gewijzigd in: In verband met herkenbaarheid en verkeersveiligheid dienen leden bij het deelnemen aan door de Vereniging georganiseerde clubtoertochten en - ritten en bij het deelnemen aan aangemerkte toertochten in clubverband bij andere verenigingen hun club fietskleding te dragen. Bij aanschaf van de clubkleding gelijktijdig met het aangaan van het lidmaatschap zal een extra korting op de aanschaf van het shirt met korte mouw worden gegeven. 14. Aftreden bestuursleden en vacatures. Reglementair aftredend en herkiesbaar is de secretaris Gerard van Nimwegen. Het bestuur stelt voor om hem te herkiezen. Leden die zich verkiesbaar stellen als tegenkandidaat kunnen zich aanmelden bij het bestuur tot 5 minuten voor aanvang van de vergadering. 15. Verkiezing reserve lid commissie van onderzoek. Aftredend en niet herkiesbaar is de voorzitter van de commissie van onderzoek lid Ronald Vissers. Lid Carola van Schie wordt voorzitter. Lid Marc Lammertink wordt lid. Er dient een nieuw reserve lid te worden gekozen uit de aanwezige leden. 16. Evaluatie seizoen 2014 en vooruitblik Jan van Haastere zal als coördinator van de AT een presentatie verzorgen van het afgelopen en komende seizoen. 17. Rondvraag. 18. Sluiting en ophalen NTFU kaart en toerkalender -18/18-