Verslag werkgroep RIO-vo

Transcriptie

1 Verslag werkgroep RIO-vo Locatie: Tijdstip: Aanwezig: Vergadercentrum Domstad, Utrecht 14 mei 2019 van 10:00 12:30 uur Jeannine Doornink, adviseur kwaliteitsmanagement, Quadraam Wendy Eijsermans, Ons Middelbaar Onderwijs (OMO) Peter van Dijen, bestuurssecretaris, CVO-groep Zuidoost-Utrecht Jan Ravesteijn, applicatiebeheerder, Esprit scholengroep Amsterdam Paul Schijff, staffunctionaris, OZHW Aline de Weert, Magister Henk Zegwaard, Magister Luke Niesink, Somtoday Elise Lustenhouwer, standaardisatie-expert, Kennisnet Jeffrey Hietbrink, VO-raad (voorzitter) Jasper Ligthart, Kennisnet (secretaris) Brian Dommisse, adviseur, Kennisnet Jacob Molenaar, informatie-analist, Kennisnet Wiebe Buising, programmamanager, OCW Anja Ginder, Voorzieningenplanning, DUO Harm Lammers, DUO, analist H2M-team RIO, DUO Gido de Koff, analist M2M team, DUO Heiko Kiewiet, implementatieteam keten/veldtesten RIO, DUO Christiaan Hutteman, ontwerper RIO portaal, DUO Wijnand Webbink, ontwikkelaar, DUO Patries van der Kamp, implementatiecoördinator, DUO Afwezig: Henk Smid, kwaliteit & informatieanalyse, Onderwijsgroep Groningen Frans van der Geest, Grotius college Edith de Leeuw den Bouter, applicatiebeheerder, Scholengroep Nieuw Zuid Ron Stoks, business controller, Quadraam Michelle Klingeman-den Bouwmeester, kwaliteitszorg, CSG Reggesteyn Sjaak de Boer, controller, stichting Dunamare Herman Schaefer, ICT-coördinator/applicatiebeheerder, SCOPE Jelle Nauta, programma-architect, DUO Bauke Groen, analist BRON-vo, DUO Tamara Hattu, UX-designer, DUO Ruben Kroon, Product Owner RIO, DUO Thea Keune, Analist Inspectie van het Onderwijs 1

2 1 Opening, vaststellen agenda 10:00-10:05 2 Verslag en acties van :05-10:10 3 Mededelingen 10:10-10:25 Voorstel andere naam voor communicatiecontext Aanmelden/In- Uitschrijven: leerlinginformatie (Brian Dommisse) Contact met Studielink over gebruik RIO-objecten (Jeffrey Hietbrink) 4 Stand van zaken implementatie 10:25-10:40 Implementatieplan VO (Wiebe Buising) Brief aan besturen over implementatie RIO en Informatiediensten Mailing aan bestuur om RIO-contactpersonen aan te wijzen 5 Update en toetsing eerste versie Modelleerhandleiding (Jacob Molenaar) 10:40-11:10 6 Afronden waardelijst opleidingskenmerken (Elise Lustenhouwer) 11:10-11:35 7 Update vanuit DUO realisatie (M2M, H2M, Portalen) 11:35-12:25 Stand van zaken (Harm Lammers/Gido de Koff) Geïntegreerde demo van m2m-uitwisseling en daarna raadplegen in het RIO Register van onderwijsaanbieders en onderwijslocaties (Christiaan Hutteman, Wijnand Webbink) Demo Raadplegen van bereikbaarheidsgegevens UX-voorstel van Raadplegen aangeboden opleiding (nog niet zeker) 8 Rondvraag 12:25 12:30 Aansluitend lunch 1. Opening, mededelingen, vaststellen agenda De voorzitter is iets verlaat, daarom opent Brian Dommisse alvast de vergadering. Er zijn een aantal afwezigen o.a. door ziekte en vakantie, maar er is wel een nieuw gezicht nl. Wendy Eijsermans van Ons Middelbaar Onderwijs (OMO). Herman Schaeffer van SCOPE heeft zich door privéomstandigheden afgemeld als vast werkgroep lid. De agenda wordt ongewijzigd aangenomen. 2. Verslag en acties van Het verslag van de vorige keer wordt besproken. Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. De actielijst: : er komt eind juni een afspraak met Studielink en de VO-raad om te bespreken welke informatiebehoefte men onderling heeft en op welke wijze RIO daar een rol in kan spelen. Het punt van het opnemen van de Onderwijsaanbieder in Studielink i.p.v. of naast de erkende instelling (BRIN4) wordt daarin zeker mee genomen : Harm Lammers heeft een notitie opgeleverd over hoe de registratie van een samenwerkingsvorm kan geschieden. Het voorstel is om deze notitie eerst met de leveranciers én met een school die met dit soort samenwerkingsvormen te maken heeft te toetsen. Paul Schijff, staffunctionaris, OZHW, waar men 3 van dit soort samenwerkingsvormen heeft, is bereid om hier aan mee te werken : Versie 0.2 van de implementatiehandleiding is opgeleverd en staat op de agenda van deze vergadering : Staat op de agenda van deze vergadering : Statutaire naam Handelsregister (KvK) 1-op-1 overnemen voor BevoegdGezagErkenning. Vanuit het veld is het sterk de wens dat dit gerealiseerd wordt en er geen afgeleide afkorting meer is zoals die nu in het BRIN-register is geregistreerd. De beperkingen van het BRIN-register zijn niet meer van toepassing voor RIO. In de transitie van BRIN-systeem naar RIO register zijn nog wel wat stappen te zetten, waaronder een goede koppeling met het Handelsregister. Op termijn echter zal dit zeker zo gerealiseerd gaan worden. Zie voor de rest van de acties, de actielijst onderaan het verslag. 2

3 3. Mededelingen Voorstel andere naam voor communicatiecontext Aanmelden/In- Uitschrijven: leerlinginformatie (Brian Dommisse) Brian heeft hier een notitie over gestuurd. Naar aanleiding van voortschrijdend inzicht o.a. in de afstemming met het MBO-veld zijn er twee wijzigingsvoorstellen op de eerder in december 2018 vastgestelde lijst van communicatiecontexten: - Communicatiecontext Leerplicht omdopen tot Leerplicht/ RMC. In het mbo is er eerder sprake van RMC dan leerplicht maar ook het vo kent 18-jarigen en ouder. De werkgroep stemt hiermee in. - Aanmelding/in- en uitschrijven lijkt erop dat andere onderwijsinstellingen de eigen instelling alleen kunnen benaderen rondom de aanmeld- dan wel inschrijfperiode. Echter, ook in andere fasen kunnen andere onderwijsinstellingen contact met de eigen instelling opnemen voor afstemming over leerlingen die of op de eigen instelling hebben rondgelopen of daar naar toe gaan komen. Moeten we daarom niet deze communicatiecontext omdopen naar iets algemeens als Leerlinginformatie? Deze communicatiecontext moet dus alleen zichtbaar zijn voor andere onderwijsinstellingen. De werkgroep herkent wel de bredere strekking van deze communicatiecontext maar heeft problemen met het label Leerlinginformatie. Dat label geeft ruimte voor verwarring en misinterpretatie. Er moet worden gezocht naar een nieuwe naam. Directe suggesties zijn er niet, dus iedereen wordt verzocht na te denken over een goed dekkende benaming. Dit punt wordt derhalve aangehouden. Via Slack kan wellicht de discussie verder worden gevoerd. Contact met Studielink over gebruik RIO-objecten (Jeffrey Hietbrink). Zie de actielijst 4. Stand van zaken implementatie Implementatieplan VO (Wiebe Buising) De eerste versie van dit plan is opgeleverd. Er wordt een voorstel aan de werkgroep voorgelegd. Niet één webinar halverwege juni, maar voor de zomer opleveren van een aantal korte Youtube filmpjes met informatie over waarom RIO en hoe modelleer ik mijn instelling en dan na de zomer het houden van een aantal chatsessies waarin scholen vragen kunnen stellen en extra uitleg krijgen. Als uit de chatsessies in september nog grote behoefte naar boven komt voor verdere verdieping c.q. uitleg dan zouden in oktober nog een aantal bijeenkomsten georganiseerd kunnen worden. Vanuit de werkgroep wordt opgemerkt dat de tijd kort is en dat veel scholen waarschijnlijk nog niet van RIO gehoord hebben. Zou het daarom niet goed zijn om sowieso al sessies in oktober te plannen? Wiebe Buising stelt voor dit in samenspraak met leveranciers te organiseren. Het implementatieteam pakt dit op. Henk Zegwaard merkt op dat de grote uitdaging is om scholen zich nu al te laten realiseren dat RIO consequenties heeft voor hoe ze hun schoolstructuur in het LAS hebben ingericht. Na de zomer is dit waarschijnlijk te laat. Eigenlijk zouden scholen nu al moeten beginnen met modelleren. De modelleertool is echter niet eerder beschikbaar dan half juli. De handleiding en de filmpjes iets eerder. Wiebe Buising vraagt of het realistisch is om alle besturen te vragen om voor 1 oktober een eerste modellering te maken in de modelleertool, en een signaal te geven aan het implementatieteam dat ze dit gedaan hebben. Opgemerkt wordt dat als de scholen aanpassingen moeten doen in de organisatiestructuur van hun school in het LAS dit voor de zomer moet i.v.m. de inrichting voor het nieuwe schooljaar. Henk Zegwaard merkt op dat dit in het vo in relatie tot het modelleren in RIO waarschijnlijk voor de meeste scholen geen problemen zal opleveren maar dat er misschien een paar uitzonderingen zijn. Aline de Weert merkt op dat RIO nog veel te weinig bekend is bij scholen. Het merendeel is net klaar met BRON, maar vanwege de bekostiging zat hier een driver achter die bij RIO veel minder sterk is. Paul Schijff meldt op dat het plan wellicht te ambitieus is, terwijl succes van het VO ook belangrijk is voor een goede start in het PO. Wiebe Buising merkt op dat deze signalen worden meegenomen v.w.b. het organiseren van voorlichting. De schoolbesturen worden wel gevraagd om voor 1 oktober met het modelleren te starten en hier een signaal op terug te geven. Luke Niesink vraagt wat de rode lijn Livegang RIO Register in het planningsplaatje betekent. De livegang is wanneer de scholen kunnen beginnen met vullen, dus 1 november. Dit wordt aangepast. 3

4 Brief aan besturen over implementatie RIO en Informatiediensten Deze is op verstuurd. Mailing aan bestuur om RIO-contactpersonen aan te wijzen Deze wordt verstuurd. De werkgroep heeft reeds feedback op het profiel gegeven via Slack. Dat is meegenomen in de definitieve mailing. In de mailing wordt verwezen o.a. naar het implementatieplan. Een nieuwe versie met de opmerkingen en aanpassingen die nu zijn besproken zal derhalve al woensdagochtend 15-5 klaargezet worden. 5. Update en toetsing eerste versie modelleerhandleiding (Jacob Molenaar) Versie 0.2. van de modelleerhandleiding is op gestuurd aan de leden van de werkgroep, met het verzoek om feedback te geven via Slack of mail Voor wie nog geen gelegenheid heeft gehad om naar de handleiding te kijken kan dit ook nog na de werkgroep. De volgende vragen komen ter tafel. 1. Wat vinden de leden van de werkgroep van deze opzet van de handleiding? Daar zijn geen opmerkingen over, die wordt als goed ervaren, 2. Is het onderscheid tussen de modelleringsfase en de registratiefase van RIO voldoende helder uitgewerkt? Gevraagd wordt waarom modellering en registratie op deze manier zijn opgeknipt. Dit heeft o.m. met planning te maken. Een geïntegreerde handleiding maken kan niet omdat het modelleren eerder plaats moet vinden. Het belang van modelleren is te groot om er mee te wachten. Modelleren is bovendien een stap die onafhankelijk van een LAS kan plaatsvinden. Henk Zegwaard ziet de handleiding registratie als iets dat de leveranciers verzorgen. Paul Schijff vraagt of hier regie op is, of het goed op elkaar aansluit. Patries van der Kamp antwoordt dat er door het implementatieteam inderdaad met de leveranciers wordt afgestemd op dit punt. Luke Niesink merkt op dat de leveranciers ook onderling afstemmen. Opmerkingen van de LAS leveranciers op de modelleerhandleiding zijn echter zeer welkom. 3. Is de handleiding te lang of juist te kort? Korter kan eigenlijk niet. Na toestemming van de betreffende scholen worden er ook voorbeelden van echte scholen opgenomen. De uiteindelijke pdf wordt interactief en de instructiekaarten (nu nog in de bijlage) zullen apart worden meegeleverd. 4. Ontbreekt er informatie in de handleiding? 5. Wat vinden de leden van de werkgroep van de gehanteerde aanspreekvorm in de handleiding? Hier zijn verder geen opmerkingen over. 6. Is het niveau van voorkennis van RIO-contactpersonen juist ingeschat in de handleiding? Kunnen we verwijzen voor nadere toelichting naar de website of moeten we kort het model uitleggen in deze handleiding? Geen opmerkingen. Mogelijk moet er nog een apart document RIO for dummies komen dat nog kort en simpel het traject schetst. 7. Is de relatie met de overige hulpmiddelen voor het modelleren (Modelleringstool, website website webinar, handleidingen LAS en en RIO-portaal) helder? Geen opmerkingen 8. In het mbo is de klantreis, die eerder ook in de werkgroep RIO-vo is langsgekomen, toegevoegd aan de handleiding in een bijlage. Is dit voor het vo ook een goed idee? Opgemerkt wordt dat dit weinig toevoegt. De klantreis is meer bedoeld om het samenspel tussen LAS 4

5 en DUO aan te geven en gaat over de registratiefase. Dus wordt hier niet opgenomen, mogelijk wel in een RIO for dummies-document. 9. De basis van de handleiding is het vijfstappenplan. Het beschrijven van de communicatiecontexten is nu stap 5. Vinden de leden van de werkgroep dit een goede aanpak of zou deze beter direct na stap 1, het beschrijven van de organisatiestructuur, geplaatst moeten worden? Dan hebben we de WIE's bij elkaar en eindigt het modelleringsproces met de synthesestap. Beschrijven communicatiecontexten als laatste stap van de modellering wordt ondersteund. Dit sluit ook beter aan bij het registratieproces. Henk Zegwaard en Luke Niesink stellen voor om de volgorde Onderwijslocatie --> Onderwijsaanbieder --> Aangeboden opleiding te volgen, omdat dit ook is hoe het in de registratie in de LAS en komt. Opmerkingen per stap Stap 2: Luke Niesink merkt op dat het opnemen van opleidingen in de registratiefase op het niveau van elementcodes zal moeten plaatsvinden. Voor het modelleren kan dit een aggregatieniveau hoger. Wel goed om dit aan te geven dat er verschil tussen is. Opgemerkt wordt dat de handleiding er van uitgaat dat de tool ook beschikbaar is, maar dat in de tijd de handleiding eerder wordt aangeboden. Overig Bij het eerste gebruik van de afkorting "LAS" aangeven wat dit precies omvat en wat het verschil is met een LVS. 6. Afronden waardenlijst opleidingskenmerken (Elise Lustenhouwer) Het laatste deel van de waardenlijst kenmerken ligt nu voor. De lijst is echter niet statisch en kan doorgroeien met het onderwijs. In de toekomst kunnen er dus nog steeds verzoeken worden ingediend. Eerder is een een aanzet gemaakt over hoe het beheer er in de toekomst uit zou kunnen zien. Naar aanleiding van de vorige sessie is er een vraag binnengekomen van Jan over de Schakelklas. Bij Esprit in Amsterdam zitten er leerlingen soms weliswaar in een schakelklas-setting op een vo-school maar zijn ze qua inschrijving en bekostiging nog steeds po-leerlingen. In het po heet dit ook wel kopklassen. Brian Dommisse vraagt of er ook schakelklassen bestaan waarbij de leerlingen in het vo zijn ingeschreven in plaats van po. Beide varianten komen inderdaad voor, dus kunnen ze zowel in het vo als po als opleidingskenmerk worden opgenomen. Voor het vo houden we ons dus aan het eerder genomen besluit hierover. Het verzoek aan de werkgroep is om als hen nog andere doorlopende leerlijnen bekend zijn deze door te geven. Aanvullend wordt door Elise aangegeven dat bij het bepalen van doorlopende leerlijnen als opleidingskenmerk het criterium "het levert vrijstellingen op voor of toegang tot de vervolgopleiding" wordt aangepast naar "Er is een overlap tussen twee sectoren gecreëerd." De voorstellen uit de memo worden als besluitpunten in de werkgroep ingebracht. Besluiten Niet opgenomen worden Thuisonderwijs Wereldschool Aangehouden wordt Afstandsonderwijs. Hier is meer informatie voor nodig. Elise zal nader onderzoek hiernaar doen en hierover de volgende keer rapporteren, Elise gaat één lijst maken met daarin alle opleidingskenmerken met hun afgesproken benaming, een korte uitleg wat het is en de links naar een relevante website voor achtergrondinformatie. Die lijst zal worden voorgelegd aan de Ketendag VO en mogelijk ook aan de Vensters Klankbordgroep. 5

6 . 7. Update vanuit DUO realisatie (M2M, H2M, Portalen) Stand van zaken Gido de Koff en Harm Lammers Geïntegreerde demo m2m uitwisseling en raadplegen onderwijsaanbieders/onderwijslocaties in RIO register Christiaan Hutteman en Wijnand Webbink Demo raadplegen van bereikbaarheidsgegevens UX-voorstel van raadplegen aangeboden opleiding De ontwikkelteams geven een demo van hoe gebruikers straks in heel Nederland in onderwijsaanbieders en onderwijsgroepen kunnen zoeken. Dat kan op alle mogelijke sleutels: BRIN, naam school, naam bestuur, stad Onderwijsaanbiedersnaam, Onderwijsaanbieder-ID etc. Per school kunnen dan bovendien verschillende communicatiecontexten geraadpleegd worden indien men daar rechten toe heeft. De communicatiecontext Algemeen is altijd voor iedereen te raadplegen. Vanuit de werkgroep wordt opgemerkt dat het prettig zou zijn om de kleurcodes uit het RIO model ook in de schermen terug te zien. Dit wordt in overweging genomen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de gegevens uit het handelsregister en datgene wat de scholen zelf hebben aangeleverd. Luke Niesink merkt op dat het handiger zou zijn om de gegevens aangeleverd door de school als eerste weer te geven. Brian Dommisse stelt voor om hier ook de volledige naam uit het Handelsregister op te nemen. Opgemerkt wordt dat dit bijvoorbeeld in een veld Handelsnaam zou kunnen. Brian Dommisse merkt op dat in de schermen nu steeds geen informatie staat bij contactpunt. Het is mogelijk om per communicatiecontext meerdere contactpunten op te nemen. Als ze leeg zijn maar wel worden weergegeven is het echter verwarrend. Een oplossing kan zijn om niet-ingevulde velden niet te tonen in het openbare gedeelte, maar na de inlog (als de mutatiefunctionaliteit toegankelijk is) wel de lege velden weer te geven. Brian Dommisse merkt op dat er bij de informatie die uit het Handelsregister wordt gehaald niet apart de mogelijkheid voor het toevoegen van een afwijkend contactpunt zou moeten komen omdat dit niet mogelijk is. Opgemerkt wordt dat het handig is om informatie weer te geven op onderwijsbestuur, met als default daaronder alfabetisch gesorteerd de namen van de onderwijsaanbieders (dus niet op ID s).. Opgemerkt wordt dat Administratieve Processen Overheid een te lange en verwarrende naam is voor een tabblad. Een betere naam is echter nog niet zo eenvoudig bedacht. Goede suggesties graag z.s.m. (via Slack het liefst). Wanneer bij een Onderwijsaanbieder zelf geen gegevens zijn ingevuld maar deze wel tot een onderwijsaanbiedersgroep behoort worden de gegevens van de onderwijsaanbiedersgroep overerfd. Dit werkt verwarrend, omdat je dan niet meer bij de school in kwestie uit komt. Christiaan geeft aan dat dit wordt opgelost als Onderwijsaanbiedersgroep netjes in de hiërarchie wordt opgenomen (dus optioneel tussen Onderwijsbestuur en Onderwijsaanbieders) Het team laat ook zien hoe een nieuwe onderwijsaanbieder kan worden ingevoerd. Vanuit de werkgroep wordt gevraagd of het mogelijk is om bij een locatie ook te zien welke onderwijsaanbieders er gebruik van maken voor het verzorgen van hun aangeboden opleidingen (zoals ze in het RIO model gekoppeld zijn). Voor een bestuur is dat handig om direct overzicht te hebben. Het ontwikkelteam gaat hier naar kijken. Jacob Molenaar merkt op dat de kop Relatie gegevens onduidelijk is. Beter zou zijn bijbehorende vestigingserkenning. Dit wordt aangepast. Het UX-voorstel voor raadplegen aangeboden opleiding wordt gepresenteerd. Het UX-team is hier mee bezig en een versie zal binnenkort op Slack geplaatst worden. De werkgroep wordt verzocht hier op te reageren. Opleidingen worden op het niveau van elementcodes weergegeven, maar tegelijkertijd zou het ook op geaggregeerd niveau moeten kunnen. De LAS en geven aan dat het in hun systemen op basis van de elementcodes is opgenomen, maar dat dit dan vervolgens op verschillende manieren kan worden gegroepeerd en weergegeven in het register of bij andere afnemers. De demo-schermen van vandaag zullen worden gedeeld op Slack. In de volgende werkgroep volgen volgens de planning demo s voor: 6

7 - Raadplegen M2M onderwijslocaties (bij een Onderwijsbestuur) - Aanleveren M2M aangeboden opleiding - Organisatiestructuur raadplegen - Beheren organisatiestructuur 8. Rondvraag Elise Lustenhouwer merkt op dat er in de vorige vergadering bij opleidingskenmerken is gesproken over een alternatieve term voor de subgroep passend onderwijs. Wat was het alternatieve voorstel? Dit was onderwijs op maat. 7

8 Actielijst (te updaten) Nummer Actie Actiehouder Datum Status Contact leggen met Studielink over aansluiten op RIO t.b.v. beter inzicht in de juiste onderwijsaanbieder waar een leerling vandaan komt Jeffrey, Wiebe 26 juni afgerond, terugkoppeling volgt in een volgende werkgroep Werkwijze registratie van samenwerkingsvormen Harm / Gido / Brian Wordt eerst getoetst met leveranciers en school (OZHW) open Modelleerhandleiding Jacob Besproken, eindversie vaststellen volgende versies via Slack in te zien en te becommentariëren Uitzoeken of statutaire naam handelsregister één op één in RIO wordt overgenomen als BevoegdGezagErkenning Nader onderzoeken: aanmelden/in- Uitschrijven omdopen naar een herkenbaar label (i.p.v. Leerlinginformatie) Waardelijst Opleidingskenmerken samenstellen met afgesproken benaming, korte uitleg wat het is en URL voor achtergrondinfo Gido 25 juni open Brian 25 juni open Elise 25 juni open Voorleggen waardenlijst Opleidingskenmerken aan ketendag VO en klankbordgroep Vensters Brian, Jeffrey 4 juli (Ketendag VO) open Nader onderzoek of Afstandsonderwijs wel of niet in waardelijst Opleidingskenmerken moet worden opgenomen Elise 25 juni open De grijze actiepunten zijn afgerond en zullen volgende keer uit de actielijst worden verwijderd. 8

9 Vastgestelde documenten Alleen de laatst vastgestelde versie wordt benoemd. Functionele beschrijving RIO versie april 2018 Werkgroep RIO Opleidings- en aggregatieniveaus december 2018 Werkgroep RIO Communicatiecontexten versie december 2018 Werkgroep RIO PvE RIO 4 december 2018 Werkgroep RIO Canoniek model RIO-vo april 2019 Projectgroep RIO Voor alle actiepunten en vragen geldt dat de informatie gestuurd kan worden naar j.ligthart@kennisnet.nl 9