Handleiding gebruik BLk-portaal. Versie 1.4, d.d. 12 mei

Transcriptie

1 Handleiding gebruik BLk-portaal 1

2 Inhoudsopgave 1. Achtergrond Portaal Mijn BLk Mijn Acties Mijn Taken Mijn overzicht Mijn Gegevens Datasecurity Ondersteuning Mijn Acties Veel gestelde vragen Telefonisch contact

3 1. Achtergrond Onderdeel van de procesoptimalisatie van de Stichting Beter Leven keurmerk is de invoering van een BLk-portaal. Het BLk-portaal maakt het voor deelnemers mogelijk om nieuwe aanvragen in te dienen, bijvoorbeeld voor nieuwe scopes, producten of communicatie-uitingen. De actuele gegevens die binnen BLk geregistreerd zijn voor de deelnemer zijn overzichtelijk in het portaal terug te vinden. N.B. Dit document toont de mogelijkheden van het BLk-portaal voor de verschillende deelnemers. De handleiding wordt waar mogelijk visueel ondersteund. De gegevens die hiervoor gebruikt zijn afkomstig van het fictieve testbedrijven Beste Big BV en Beter Big BV. Afhankelijk van het bedrijfstype en de bedrijfsactiviteiten van uw bedrijf wijken de schermen van uw portaal mogelijk iets af van het gebruikte testbedrijf. 1 1 De actie Veehouderij bedrijf aanmelden is uitsluitend beschikbaar voor ketenregisseurs. Uitsluitend deelnemers met het bedrijfstype Retail kunnen filialen toevoegen. 3

4 2. Portaal De onderstaande pagina is de eerste pagina die u tegenkomt na inloggen. Dit is een algemene pagina met nieuwsitems, mededelingen en algemene documenten. Het navigatielint stelt u in staat om met één klik direct te navigeren naar: Portaal Mijn BLk Contact Zoekfunctie alle beschikbare informatie (bijvoorbeeld producten, toeleveranciers / afnemers of communicatieuitingen). Open Taken laat zien welke acties er nog uitgevoerd moeten worden. Mijn BLk via deze knop navigeert u naar de deelnemer specifieke pagina Hier vindt u actuele nieuwsitems Algemene documenten Regeling Beter Leven keurmerk 4

5 3. Mijn BLk Mijn BLk is de deelnemer specifieke module waar vanuit u acties kunt starten en uw BLk overzichten in kunt zien. Mijn Gegevens De pagina waarop u uw overzicht kunt inzien en nieuwe activiteiten kunt starten Mijn Taken 3.2. navigeert naar de openstaande taken die u als deelnemer moet afronden voor uw aanvraag / uitbreiding voltooid kan worden. Mijn Acties 3.1. via deze sneltoetsen kunt u aanvragen of uitbreidingen initiëren. Scopes Leveranciers of afnemers Producten Communicatieuitingen Primaire bedrijven Mijn Overzicht 3.3. Toont goedgekeurde: Scopes Producten Communicatieuitingen Ketenrelaties Retailfilialen Bedrijfsnaam waarmee u bent ingelogd. Mijn Account 3.4 Bedrijfsgegevens van de deelnemer. 5

6 3.1. Mijn Acties De module Mijn Acties toont, afhankelijk van uw bedrijfstype, vier of vijf buttons. Deze buttons starten processen om uw aanvraag in te dienen / productspecificatie voor te leggen. Afhankelijk van het type aanvraag ontvangt u enkele taken op de overzichtspagina Mijn Taken (3.2). Voor de volledigheid worden deze taken ook naar het geregistreerde adres van de deelnemer gestuurd. Nadat de status van de taken door de deelnemer op afgerond is gezet wordt de aanvraag ter beoordeling voorgelegd aan de SBLk. De status kan aangepast worden nadat er links boven in op Edit Item geklikt wordt. o Indien de aanvraag voldoet, ontvangt u bericht van goedkeuring en zal uw aanvraag zichtbaar worden in Mijn Overzicht (3.3). o Indien de aanvraag niet voldoet, ontvangt u terugkoppeling van ons. Vervolgens kunt u de aanvraag aanvullen. 6

7 3.2. Mijn Taken Let op! Dit is een belangrijke plek waar u als deelnemer veel naar gaat kijken! Mijn Taken De openstaande taken staan per onderwerp weergegeven. Via de link in de onderwerpsregel navigeert u naar de taakbeschrijving. Na het voltooien van de taak dient u hem hier op afgerond te zetten. Indien een taak niet van toepassing is (u heeft bijvoorbeeld uw protocollen al laten goedkeuren) kunt u taak overslaan selecteren. Mijn documenten Veel taken vragen u een document te uploaden, dit kunt u doen via de knop Document uploaden. Mijn documenten toont alle door u geüploade documenten. N.B. In de eerste release van het klantportaal zijn de documenten in de bibliotheek uitsluitend op datum gesorteerd. Wij vragen u daarom de documenten een herkenbare titel te geven. Bijv. productspecificaties: Prod.Spec_[Artikelnummer]_[Naam product] 7

8 3.3 Mijn overzicht Op deze pagina zijn de bij SBLk bekende (en goedgekeurde) bedrijfsactiviteiten van de deelnemer terug te vinden. Het overzicht biedt daarnaast de mogelijkheid voor deelnemers met het bedrijfstype Retail om filialen aan te melden. o o Na het uitvoeren van een actie (3.1) en het afronden van de bijbehorende taken (3.2) of komt de aanvraag bij ons te liggen. Indien wij de aanvraag goedkeuren wordt de scope / ketenrelatie / productnaam / communicatie-uiting aan het overzicht toegevoegd. Goedgekeurde deelnemersgegevens zijn reeds overgezet. U dient uw overzicht te controleren op correctheid en volledigheid. Eventuele bevindingen kunt u bij ons melden via support.mijnblk@sblk.nl. 3.4 Mijn Gegevens Het blokje mijn gegevens toont uw unieke BLk-nummer, uw bedrijfsgegevens en uw huidige Certificatie Instelling. Via de knop Wijzig Certificatie Instelling wijzigen kunt u aangeven te willen overstappen naar een andere Certificatie Instelling. Wij zullen de rechten van de huidige Certificatie Instelling laten vervallen. De nieuwe Certificatie Instelling krijgt de melding van de wijziging en zal hierop contact opnemen met u. 8

9 4.0 Datasecurity Uw gegevens zijn opgeslagen in een beveiligde Microsoft omgeving. Deelnemers kunnen met behulp van een eigen (gratis) Microsoft account met password op de specifieke deelnemerssites inloggen (Deelnemers zien dus uitsluitend hun eigen gegevens). Initieel hebben uitsluitend de deelnemer, wij en de door de deelnemer gekozen CI toegang tot deze gegevens. De deelnemerssite is gekoppeld aan één specifiek Microsoft account, echter, het kan zijn dat u meerdere gebruikers de toegang tot uw portaal zou willen geven. SBLk kan uw deelnemerssite delen, hiervoor hebben wij toestemming nodig van de primaire contactpersoon. Stuur uw verzoek tot delen naar support.mijnblk@sblk.nl, vermeld in dit verzoek: Naam, functie en adres van de persoon die toegang dient te krijgen. N.B. Het komt voor dat de primair contactpersoon uit dienst is, maar nog wel bij BLk geregistreerd staat. In dit geval ontvangen wij graag een verzoek tot delen van een tekenbevoegde in uw organisatie. De deelnemerssite bevat vertrouwelijke informatie, hierdoor is het voor u van belang om goede interne richtlijnen op te stellen. In geval van uitdiensttreding van een medewerker of een andere reden waardoor een gemachtigde zijn toegang verliest dient u zo spoedig mogelijk contact met ons op te nemen zodat we de rechten van deze gebruiker kunnen verwijderen. 9

10 5.0 Ondersteuning 5.1 Mijn Acties In het BLK-portaal is bij mijn acties (3.1) voor ieder proces een specifieke ondersteuningspagina aangemaakt. Te herkennen aan het i -tje: Deze ondersteuningspagina geeft instructies per proces (bv. Scope aanvragen) waarin exact staat wat er van u verwacht wordt of wat bijv. de verschillende begrippen betekenen. 5.2 Veel gestelde vragen In de eerste dagen na livegang zal de pagina met veel gestelde vragen (onder contact) gevuld worden met oplossingen voor de veel gestelde vragen. Vervolgens wordt deze lijst doorlopend geactualiseerd. 5.3 Telefonisch contact In de dagen na live gang wordt er extra ingezet op telefonische bezetting om deelnemers die belemmeringen ervaren bij te staan. Hierbij zullen er tevens technische specialisten aanwezig zijn, zodat belemmeringen zo spoedig mogelijk opgepakt kunnen worden. U kunt ons telefonisch bereiken via N.B. Neemt u voor technische issues zoals issues met autorisaties of andere foutmeldingen bij voorkeur telefonisch contact met ons op U kunt voor al uw vragen rondom het systeem ons ook via de bereiken op support.mijnblk@sblk.nl. N.B. Voor vragen / opmerkingen rondom deelnemersgegevens in het overzicht vragen wij u ons via dit adres te benaderen. 10

11 11