Functiebeschrijving en selectiereglement Externe statutaire werving

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement Externe statutaire werving VDAB zoekt een Inkoopmanager Statutair Niveau: N-2 Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Centrale Dienst Vacaturenummer: Leidinggevende: Katrien Vereecken 1. DE VACATURE IN HET KORT We willen bij VDAB ons inkoopbeleid sterk verbeteren. We zijn er namelijk van overtuigd dat dit onze organisatie een pak sterker en gezonder maakt. Als je van leiding nemen, onderhandelen en scherpe verbeteracties houdt, moet je absoluut verder lezen. Het (top)management heeft al enkele belangrijke beslissingen genomen over hoe onze inkoop beter moet. Nu is het de beurt aan een sterke ploeg inkopers om deze plannen in de hele organisatie te realiseren. Als hoofd van dit (nieuwe) team zoeken we een: 2. FUNCTIECONTEXT INKOOPMANAGER Dit mag je verwachten van de job: Je krijgt veel ruimte/vrijheid om je stempel te drukken op de verdere uitwerking en uitrol van de vernieuwde inkooporganisatie van VDAB. Je krijgt samen met een team de kans om de inkoopwerking van VDAB verder uit te bouwen. Je krijgt tijdelijk ondersteuning van een externe consultant en een interne projectmanager om je job mee op de rails te zetten. Je werkt voor een dynamische overheidsorganisatie die aantrekkelijke voordelen biedt. Dit verwachten we van je: Je denkt graag en goed mee met het (top)management zodat het inkoopbeleid afgestemd is op de bedrijfsstrategie, zowel op korte als op lange termijn. Je werkt graag samen met en ondersteunt graag mensen van andere afdelingen zodat jullie samen een passend inkoopbeleid in de praktijk kunnen realiseren.

2 Je bent een mee-denker op alle niveaus van de organisatie en werkt proactief. Je neemt processen graag onder de loep om die vervolgens te verbeteren in overleg met alle betrokken partijen. Je bent een sterke coach; je ondersteunt je team in de uitwerking en implementatie van de vooropgestelde doelen. Je bezit een gezonde portie EQ en weet deze op gepaste wijze in te zetten. Afhankelijk van de dienstnoodwendigheden en de evoluties op de arbeidsmarkt kan de plaats van tewerkstelling of de functie-inhoud gewijzigd worden. 3. FUNCTIEBESCHRIJVING De functiebeschrijving kan je onderaan terugvinden. 4. PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een masterdiploma Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 6 jaar leidinggevende ervaring of 6 jaar ervaring als trekker van organisatiebrede projecten. 3) Inkooptechnische ervaring op tactisch of strategisch niveau is een troef. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: 1. Je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31).

3 Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2. Je hebt minimaal 6 jaar leidinggevende ervaring of 6 jaar ervaring als trekker van organisatiebrede projecten 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Deze kan je terugvinden in de functiebeschrijving in bijlage Persoonsgebonden competenties - Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie - Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt - Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie - Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid - Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband - Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen - Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren Leidinggevende competenties VDAB heeft een duidelijke visie op leiderschap. Iedere leider van VDAB Coacht in zijn/haar rollen als Manager, als Ondernemer en als Leider. C-mol! Je bent een Manager Je waarborgt een kwalitatieve dienstverlening Je plant, organiseert en faciliteert, evalueert en stuurt bij waar nodig Je voert een efficiënt communicatiebeleid (pers, partners,...) Je bewaakt de beleidsdoelstellingen Je bent een Ondernemer Je werkt vanuit een partnerschapsvisie en stimuleert netwerkvorming Je vertegenwoordigt de VDAB in diverse fora Je ontdekt opportuniteiten op de arbeidsmarkt en zet ze om in een toegevoegde waarde Je stimuleert innovatieprocessen en brengt ideeën en mensen samen Je bent een Leider Je inspireert en motiveert je medewerkers Je gelooft in en draagt bij tot elke vorm van zelfsturing en teamwerking Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid.

4 Bijkomende voorwaarden en verwachting Wat verwachten we verder nog, dat je bent: een verbindingsfiguur; je bouwt in nauwe samenwerking met alle afdelingen aan de verankering van het nieuwe inkoopbeleid een sterke coach; je ondersteunt je team in de uitwerking en implementatie van de vooropgestelde doelen van het verandertraject een strateeg; je verzekert een organisatiebrede aanpak in een domein dat bottom-up gegroeid is een onderhandelaar; je waakt mee over de balans tussen klanttevredenheid en kostenefficiëntie 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5. AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van directeur (rang A2) met de

5 bijbehorende salarisschaal A211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteit. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse Overheid? 6. SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder punt 4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats binnen de 14 dagen na afsluiting van de publicatie. 6.2 VOORSELECTIE De voorselectie gebeurt op basis van volgende criteria: de aanwezigheid van een volledig ingevuld sollicitatieformulier, een gegronde motivatie en relevantie van de werkervaring. 6.3 VERKENNEND GESPREK Indien er 7 of meer kandidaten behouden worden na de CV-screening en voorselectie, wordt een verkennend gesprek toegevoegd aan de selectieprocedure. Dit gesprek zal gericht zijn op het toetsen van inzicht en kennis van de functie, de motivatie, inpasbaarheid in VDAB, de communicatievaardigheden en de ervaring. Over elke kandidaat wordt een beknopt rapport gemaakt met motivering waarom hij/zij al dan niet als gunstig wordt beschouwd. Enkel de 6 best scorende van de kandidaten met gunstig advies na het verkennend gesprek, gaan door naar de volgende selectiefase. 6.4 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING De psychotechnische screening/ assessment gebeurt op basis van de gevraagde competenties aan de hand van o.a. een rollenspel, een analyse- en presentatieoefening, een interview. Het assessment is eliminerend. Deze screening is voorzien in de week van 15 januari SELECTIEGESPREK

6 Ter voorbereiding van het eindgesprek, zal gevraagd worden om een case en een C-mol portfolio in te vullen. Het eindgesprek met een jury gaat na of de kandidaat beschikt over de functiespecifieke competenties en wordt aangevuld met een case en het C-mol portfolio. Het eindgesprek is gepland op 7 februari Tijdens het jurygesprek worden de volgende punten beoordeeld: - Functiespecifieke competenties - Motivatie en inzicht in de functie - Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde (eventueel een externe partner) en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury. Deze selectiefase is eliminerend. 6.6 EINDDELIBERATIE De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld van alle resultaten over geschikt / niet geschikt van de kandidaat. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.7 VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 5 januari 2018.

7 Kandidaturen kunnen ingediend worden via Wie als contractueel personeelslid Vlaamse Overheid solliciteert dient zelf aan te tonen geslaagd te zijn voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking bij de Vlaamse overheid. Bezorg ons in dit geval bij inschrijving ook volgende documenten: - de functiebeschrijving/het selectiereglement van de oorspronkelijke selectie - de motivering/verslaggeving betreffende je geschiktheid in de betreffende procedure. 8. VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud of selectieprocedure wenst, kun je contact opnemen met: Mie.lanslots@progressio.be, externe partner Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9. FEEDBACK Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd. De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel. De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek. De kandidaten die een screening aflegden, kunnen voor feedback terecht bij de dienst gespecialiseerde screening na afronding van de selectie.

8 Functiebeschrijving: Inkoopmanager Functiefamilie Lager Kader Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

9

10 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan de algemeen directeur functionele ondersteuning Tactische inkopers 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstelling van de afdeling. De functie stuurt een dienst/team/cel/ aan. Het opzetten van een performante, op Vlaams niveau georganiseerde en gemandateerde inkooporganisatie, vanuit een inkoopbeleid dat bestaat uit de bouwstenen van category tender contract en supplier relationship management en waarbij het samenwerkingsmodel een middel is om een gedragen aanpak te verzekeren. 1

11 3. Resultaatgebieden Resultaat Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Leiding geven aan medewerkers Voorbeelden van activiteiten - Bewaakt de implementatie van de strategische doelstellingen mbt inkoop - Is verantwoordelijk voor de cel inkoopintelligentie, zal mee waken over een tactische vertaling van de categorieoverschrijdende strategie op VDAB niveau - - Opzetten en waarborgen van een efficiënte en effectieve inkoopstructuur - Coacht en stuurt het inkoopteam aan - Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging - Verzekert de kwaliteitsborging van het inkoopdomein - Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. - Zet de missie, visie en strategie van VDAB om naar een lange termijn inkoopbeleid en ontwikkelt voor de hele inkoopfunctie het beleid voor de komende 5 jaren, de afzonderlijke jaarplannen en concrete doelstellingen - Leidt de (commerciële) onderhandelingen voor de complexe dossiers en beheert de contacten met de strategische leveranciers - Zorgt voor een actieve bijdrage aan het algemeen VDAB beleid vanuit de praktijk en de tendensen op de markt op gebied van inkoop 2

12 - Beheer van middelen - Ondersteunt de budgethouders bij de opmaak van de jaarlijkse budgetten Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: Binnen de verkregen budgetten. Communicatie en contacten - Vertegenwoordigen van de inkooporganisatie op directieniveau en in overlegplatformen - Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Inhoudelijke bijdragen - Is domeineigenaar purchase binnen de BPM structuur - Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Richting geven niveau 2 Coachen niveau 2 Innoveren niveau 2 Visie niveau 1 Klantgerichtheid niveau Vaktechnische competenties Functies moeten projecten leiden/het management adviseren, richting geven, coachen, ontwikkelen en gericht advies geven aan (hooggekwalificeerde) medewerkers en hen inlichten over hun functioneren. Functies waarvoor een diepgaande kennis op een technisch, wetenschappelijk of specialistisch gebied vereist is, 3

13 gestoeld op inzichten in theoretische concepten en beginselen en hun context. Grondige kennis en begrip van verschillende specifieke en aanverwante reglementeringen, normen, Dieptekennis van één expertisegebied of goede kennis van verschillende expertisegebieden + goede kennis van de hele organisatie en inzicht in formele en informele netwerken. Functies waarvoor een werk- en denkniveau vereist is overeenstemmend met een master met minstens 6 jaar ervaring of doctoraat (of gelijkwaardig door persoonlijke ontwikkeling, zelfstudie,...). 5. Andere functierelevante informatie 4