Release informatie HR2day Gazelle

Transcriptie

1 Nr 2 september 2015 Release informatie HR2day Gazelle Merces.nl HR2day Gazelle wordt in het laatste weekend van augustus 2015 uitgerold. Vanaf 31 augustus vind je een aantal interessante nieuwe functionaliteiten in je scherm. In deze releasenotes vind je toelichting hierop. De belangrijkste toevoeging betreft het Manager Interaction Center, waarmee de MSSfunctionaliteit sterk verbeterd en uitgebreid is. Inhoudsopgave Manager Interaction Center... 2 Opleidingen en competentiemanagement... 3 Arbeidsrelatie... 4 Verzuim... 6 Declaraties... 6 Verloning, loonstrook en journaalposten... 8 Processen/workflow... 9 Mailmerge... 9 Gebruikersbeheer Navigatie en andere kleine uitbreidingen Rapportage... 7

2 Nr 2 September 2015 Pagina 2 Manager Interaction Center Na de introductie van het Employee Interaction Center (EIC) in de vorige release, introduceren we in deze release het Manager Interaction Center (MIC). Dit is de plek waar je als manager alles kan vinden en regelen voor je medewerkers. Centraal is het overzicht van medewerkers met hun rooster en afwezigheden van de komende week. Van daaruit start je direct je processen op, zoals een arbeidsrelatiewijziging of verzuimmelding. Of bekijk je detailgegevens van een medewerker door te springen naar diens EIC. Ook vind je de verjaardagen van het team en de belangrijkste signalen zoals aflopende contracten of einde proeftijd. En de belangrijkste rapporten over je medewerkers start je ook direct op vanuit dit dashboard. Een belangrijke toegevoegde waarde van het MIC is het inzichtelijk maken van de openstaande processen. Alle processen die jij moet goed- of afkeuren, zoals verlofaanvragen, declaraties of wijzigingen in gegevens van je medewerkers zijn overzichtelijk weergegeven. De taken die je moet uitvoeren in het kader van de Wet verbetering poortwachter staan handig gegroepeerd bij de lopende verzuimmeldingen. Ook het EIC wordt bij elke versie verder uitgebreid. Deze keer zijn de beoordelingen toegevoegd, zodat een medewerker in één oogopslag zijn beoordelingen op een rijtje heeft.

3 Nr 2 September 2015 Pagina 3 Opleidingen en competentiemanagement De functionaliteit voor registratie van opleidingen en competenties is sterk uitgebreid. Hiermee krijg je nog meer mogelijkheden om de ontwikkeling van de medewerkers te registreren en te faciliteren. Zo kan je nu naast een tabel met opleidingen ook een tabel met opleidingsniveaus definiëren. Door opleidingen te koppelen aan opleidingsniveaus heb je meer mogelijkheden voor consistente registratie van de opleidingen. Automatisch wordt op basis van de ingevoerde opleidingen in de medewerker gegevens bijgehouden wat de hoogst genoten opleiding is. Opleidingen zijn bovendien uitgebreid met bevoegdheidsniveaus en opleidingsclassificaties, die je bijvoorbeeld kunt gebruiken om het aantal studiepunten van de betreffende opleiding vast te leggen. En je kunt nu vastleggen tot wanneer de opleiding geldig is en wanneer het diploma behaald is. De competenties zijn uitgebreid met competentieclassificaties, die kun je bijvoorbeeld gebruiken om aan te geven of het een (wettelijk) verplichte competentie betreft. Ook kan je bij competenties nu een begin-/einddatum registreren ten behoeve van rapportages over aflopende competenties. Competenties staan vaak beschreven in handboeken. In HR2day kun je die beschrijving overnemen, zodat de medewerker die beschrijving online kan lezen. Het koppelen van een document met een beschrijving van de competentie kan natuurlijk ook.

4 Nr 2 September 2015 Pagina 4 Bij gevolgde opleidingen en bij competenties kunnen ook taken en documenten (diploma s) worden toegevoegd. Deze bijlagen worden nu ook weergegeven in de bijlagen bij de medewerker gegevens. Werk je met meerdere werkgevers? Dan kun je de tabel met opleidingen, opleidingsniveaus en competenties voortaan bij één werkgever beheren. Deze werkgever is zeer vergelijkbaar met een concernwerkgever, en heet configuratiewerkgever. En tot slot kun je workflow instellen voor de opleidingen en competenties. Daardoor kan de medewerker zelf de registratie doen van de opleidingen die hij gevolgd en competenties die hij behaald heeft. Per werkgever kun je instellen wie goedkeuring moet verlenen, waarbij de medewerker via op de hoogte gehouden wordt van het verloop van het goedkeuringsproces. Arbeidsrelatie In de arbeidsrelatie is de registratie van werktijdfactorcomponenten uitgebreid, waardoor het nu eenvoudiger is om inhoudingscomponenten zoals onbetaald (ouderschaps-)verlof en seniorenverlof eenduidig met de bijbehorende werktijdfactor op te geven in plaats van

5 Nr 2 September 2015 Pagina 5 via een omgerekend afwezigheidspercentage. Hierdoor is het registreren en rapporteren van uitbreidingen en verlofkortingen consistenter en intuïtiever. Een andere belangrijke toevoeging is dat je het aantal uren per week kunt weergeven, dat wordt berekend op basis van de deeltijdfactor en het aantal normuren per week. Ook krijg je nu de mogelijkheid om het aantal uren per week in te voeren. Het systeem berekent dan automatisch de deeltijdfactor. De volgende belangrijke uitbreiding is dat je bij uurloners een deeltijdfactor op kunt geven. Uurloners werden tot op heden standaard als oproepkracht zonder deeltijdfactor ingevoerd. Nu is het mogelijk om bij uurloners wél een deeltijdfactor op te geven (of het aantal uren per week zoals hierboven beschreven), zodat eenvoudiger contracten en rapportages kunnen worden opgesteld. Een ander voordeel is dat je op deze manier verlofrechten kunt opbouwen voor uurloners, en dat de uurloners meegeteld worden in de verzuimstatistieken. In de werktijdfactorcomponenten kan je nu ook een medewerker selecteren die vervangen wordt. De gegevens van de medewerker die vervangen wordt kunnen ook in mailmerge en rapportages worden weergegeven. Een andere uitbreiding betreft het doorvoeren van salaris-/schaalwijzigingen, periodieken en het verwerken van de jaarlijkse wijzigingen in de bindingstoelage. Bij werkgevers met veel medewerkers kun je de wijzigingen voortaan per set van 500 regels doorvoeren. Controle op het scherm blijft op deze manier mogelijk, en voor het gemak hebben we de optie toegevoegd die álle regels in Excel naar je toe mailt. In de arbeidsrelatie kan je nu de locatie waar de medewerker werkt vastleggen. En werkt de medewerker door de week heen op verschillende locaties, dan kun je in het rooster per weekdag de locatie registeren. De locaties leg je per werkgever vast via het tabblad Setup HR2day, op de plek waar ook opleidingsniveaus zijn toegevoegd. Dit kan elke klantbeheerder doen of dit kan door ons verzorgd worden middels een verzoek via de servicedesk.

6 Nr 2 September 2015 Pagina 6 Het is nu mogelijk om varianten te definiëren in de regeling voor woon-werkvergoeding. Hiermee kan je, zonder een aparte arbeidsvoorwaardengroep te definiëren, een bepaalde groep een andere kilometervergoeding, staffel, maximum en dergelijke toekennen. Handig bijvoorbeeld bij een afwijkend eerste dienstjaar of een overgangsregeling. De einddatum bij het arbeidsverleden is niet meer verplicht. Daardoor kun je werkzaamheden die je naast je huidige arbeidsrelatie doet ook vastleggen. Tot slot kun je de sub-tabjes Diversen en Kostenverdeling in de arbeidsrelatie verbergen indien deze niet gebruikt worden. Stel, je registreert géén deeltijdfactor bij je uurloners, maar je wilt je uurloners wél meenemen in de verzuimstatistieken. Daar is een nieuwe instelling aan de parameters HR voor toegevoegd. Uurloners worden dan op basis van hun rooster in de verzuimstatistieken opgenomen. Verzuim Bij het aanvragen van de verzuimstatistieken in batch wordt een extra kolom Personeelsnummer toegevoegd. Handig als je in Excel de verzuimgegevens wilt combineren met andere medewerkergegevens. Declaraties Het tabblad Declaraties, waarin alle declaraties getoond worden, is uitgebreid met standaard filter- en zoekmogelijkheden, zodat je makkelijker de juiste declaratie op kunt zoeken. Daarnaast zijn er twee nieuwe velden beschikbaar. De ene geeft aan of de declaratie een bijlage bevat, en de andere is het kenmerk of de declaratie opnieuw is toegewezen. Dat maakt het makkelijker om op deze kenmerken te rapporteren.

7 Nr 2 September 2015 Pagina 7 De laatste wijziging in de declaratiemodule betreft het tabblad Declaraties verlonen. Dat tabblad bevat een nieuwe optie waarmee je geparkeerde declaraties kunt tonen of verbergen Rapportage In het formatierapport op peildatum kun je nu ook rapporteren over aanvang- en einddatum van het contract, het type arbeidsrelatie en het rooster. Daarnaast kunnen looncomponenten in het formatierapport op peildatum verdeeld over de verschillende aanstellingen/uitbreidingen. Voorbeeld: een medewerker neemt onbetaald ouderschapsverlof. Hij werkt 80% op kostenplaats A en 20% op kostenplaats B. Voorheen toonde het formatieoverzicht 3 regels, nu nog slechts 2, waarbij het ouderschapsverlof voor 80% aan kostenplaats A is toegekend en 20% aan kostenplaats B. In het formatierapport per periode zijn de velden bovenliggende afdeling, gemiddelde werktijdfactor, gemiddelde inzet en gemiddelde FPE toegevoegd. Verder kan er over de kosten (in- of exclusief reserveringen) gerapporteerd worden. Beide formatierapporten bevatten ook de mogelijkheid om vervangingscomponenten in een separate kolom te tonen in plaats van bij de kolom Uitbreidingen. Het standenregister is uitgebreid met een functie om de verschillen in deeltijdfactor ten opzichte van de vorige periode te signaleren. Hierdoor kan je naast de financiële check ook een vergelijk op inzet maken. Het standenregister is daarnaast voortaan gesorteerd op alfabet. Er is nu een standaard diensttijd-/afvloeiingslijst beschikbaar in het Payroll console. Naast de status van de werkgever is nu ook de volledige naam van de werkgever in de meeste rapporttypen beschikbaar. In de rapportagemodule is een nieuwe map beschikbaar: HR2day Control. Deze map bevat 15 standaardrapporten die je helpen om als werkgever vast te stellen dat a) transacties juist en volledig worden vastgelegd, b) alleen geautoriseerde gebruikers kunnen muteren, c) de salarisverwerking juist en volledig is, d) alle uitgaande interne en externe aanleveringen juist en volledig zijn, en e) wijzigingen in cao, wet- en regelgeving juist en volledig worden doorgevoerd.

8 Nr 2 September 2015 Pagina 8 Deze 15 standaardrapporten maken onderdeel uit van het control framework dat binnen HR2day is ontwikkeld, onder andere om de accountantscontrole soepeler te laten verlopen. Binnenkort besteden we hier in een nieuwsbrief uitgebreide aandacht aan. Mocht je voor die tijd al meer willen weten, neem dan contact op met onze servicedesk. Verloning, loonstrook en journaalposten Bij de arbeidsrelatie kun je direct de loonstrook oproepen. Op die loonstrook kan het Saldo tijd-voor-tijd getoond worden. Met de vorige versie introduceerde HR2day de kostenvelden in de verloning. In het tabblad Setup HR2day staat een nieuwe optie waarmee je die velden in alle verloningen kunt herrekenen. Handig als je gedurende het jaar besluit dat een bepaald looncomponent toch wél of juist níet als kosten beschouwd moet worden. Het looncomponent Salaris kun je niet meer wijzigen in de verloning. Dit component wordt altijd vanuit de arbeidsrelatie gegenereerd. Wil je het salaris wijzigen? Ga dan eerst naar de arbeidsrelatie, voer het nieuwe salaris in, en klik boven in het scherm op de knop De journaalposten kennen een nieuwe optie waarmee je kostenplaats dim1 en dim2 om kunt wisselen. En het is nu eenvoudiger om een looncomponent bij verschillende werkgevers verschillend te journaliseren. Hiervoor is het veld Alternatieve rubricering beschikbaar bij de looncomponent en het grootboekrekeningschema. Bij het oproepen van een journaalpost over meerdere periodes kan je nu kiezen de gegevens op basis van de geselecteerde eind-periode op te roepen, in plaats van alleen op

9 Nr 2 September 2015 Pagina 9 basis van de actuele gegevens. Stel dat een medewerker met ingang van afgelopen maand naar een andere kostenplaats gegaan is, en je wilt de journaalpost van zes maanden geleden nog eens produceren, dan kun je dat via deze optie doen. Het tabblad Verloningen bevat een nieuwe knop: Controle nieuwe arbeidsrelaties. Stel, iemand heeft een nieuwe medewerker ingevoerd, maar nog niet de verloning gemaakt. Dan kun je via deze nieuwe optie gemakkelijk zien of er nog actie ondernomen dient te worden. Processen/workflow Aan de processen zijn de salarisvelden toegevoegd (salaris, schaal/trede, uurloon, ). Ook einde arbeidsrelatie, reden einde arbeidsrelatie en afwijkende eindafrekening zijn nu beschikbaar. Net als het aantal uren per week en de woon-werk regeling. Van de medewerkergegevens kun nu ook je de titel(s) via de processen laten wijzigen. Ook nieuw: je kunt instellen via welke pagina s je processen kunt starten. Je hebt daarbij de keuze uit a) het EIC, b) het MIC, en c) de knop Wijziging doorgeven in de medewerkerdetails. En tot slot biedt HR2day twee nieuwe opties: manager van de hoogste afdeling en manager van de op een na hoogste afdeling. De inrichting van deze opties voor de declaratiemodule zijn naar de procesinstellingen in het tabblad Setup HR2day verplaatst. Mailmerge Als de medewerker in de toekomst in dienst komt, dan wordt die toekomstige aanvangsdatum als peildatum bij de mailmerge getoond in plaats van de datum van vandaag. Daarnaast staat de achternaam van de medewerker voortaan in de naam van de bijlage. Handig als je een pdf uit het digitale dossier download. Je kunt de opmaak van numerieke waardes (aantal decimalen) instellen. Standaard wordt het aantal decimalen behorend bij het veld genomen. Ook kan je uren indien gewenst omrekenen in uren en minuten in plaats van decimalen. Handig als je bijvoorbeeld in een

10 Nr 2 September 2015 Pagina 10 arbeidscontract het contractueel overeengekomen aantal uren/minuten per week wilt opgegeven. Kleine puntjes, maar toch handig om te weten: in HR2day werden bedragen en aantallen altijd voorzien van een extra spatie, zodat negatieve en positieve getallen netjes onder elkaar uitgelijnd konden worden. Die spatie is verwijderd, omdat je uitlijnen in brieven tegenwoordig prima kunt regelen. Echter, heb je in je standaardbrieven [ALS ] gebruikt met een bedrag of aantal, let dan op dat je de spatie uit de standaardbrief verwijdert. Het hernoemen van het Loonheffingsnummer naar Loonheffingennummer is een kleine aanpassing. Echter, ook hier geldt dat je je standaardbrieven moet aanpassen als je dit veld gebruikt. Gebruikersbeheer Als je gebruikers aanmaakt via het tabblad Medew/HR gegevens, dan is het volgende goed om te weten. Voortaan wordt de naam van de werkgever overgenomen in het gebruikersrecord. Dan start de gebruiker standaard met deze werkgever op. Handig als je toegang tot meerdere werkgevers hebt. Een andere toevoeging bij het maken van gebruikers is het SAML bundel-id, alleen relevant als je single sign-on hebt geïmplementeerd. Wil je bepaalde gebruikers wél de mogelijkheid geven om gebruikers aan te maken, maar moet dat beperkt worden tot het maken van portal-gebruikers? Dan kun je dat regelen via het profiel. Kijk in de nieuwe helppagina, waar de werking in detail wordt toegelicht. Navigatie en andere kleine uitbreidingen We hebben de tabbladen voorzien van volgende/vorige-knoppen, zodat je makkelijker kunt bladeren. Daarnaast zien de helppagina s er beter uit, en is de helptekst bij verschillende modules verder uitgebreid. Bij het doorboeken van vervangingen kun je via een nieuwe optie extra controlekolommen op het scherm tonen. Via het tabblad Setup HR2day kun je indien je voldoende bevoegdheid hebt werkgevers inclusief alle medewerkers verwijderen. Dat kun je vanaf nu ook in batch uit laten voeren, zodat ook grote werkgevers eenvoudig te verwijderen zijn. Het verwijderen van werkgevers wordt steeds vaker gebruikt als gevolg van de steeds uitgebreidere mogelijkheden om werkgevers te klonen. Met Gazelle worden ook de

11 Nr 2 September 2015 Pagina 11 tekstblokken en rapportinstellingen overgenomen als je een werkgever kloont. Eventuele koppelingen naar concernwerkgevers worden ook netjes meegenomen. Ook de beoordelingsmodule bevat een aantal nieuwe opties. In een beoordeling kun je namelijk een eindscore invoeren. Naast de reeds bestaande mogelijkheid om daar een cijfer te geven, kun je nu uit een zelf te bepalen lijstje kiezen. Die keuzelijst stel je in bij de beoordelingsmodellen. Daarnaast is het mogelijk om maximaal drie akkoord-vinkjes voor de manager op te nemen bij de beoordeling, conform de werking van de vinkjes voor de medewerker.