HR2day Hummingbird Releasenotes. Bewerking: Léon van der Linde, Dion Dorrestijn Datum: 5 december 2015 Versie: 1.0

Transcriptie

1 HR2day Hummingbird Releasenotes Bewerking: Léon van der Linde, Dion Dorrestijn Datum: 5 december 2015 Versie: 1.0

2 Inhoud 1 Hummingbird in het kort Employee Interaction Center en Manager Interaction Center De processen Medewerkers en arbeidsrelaties Verloning en Payroll Console Declaraties Verzuim Verlof Beoordelingen Rapporten Vervangingsfonds DUO

3 1 Hummingbird in het kort De belangrijkste verbeteringen in HR2day Hummingbird zijn: Het EIC en MIC bevatten nu ook opleidingen, competenties, koppelingen, rapporten en jaaropgaven; Bij processen is er nu ook het in-dienst-proces, goedkeuring door nieuwe manager en vraagen antwoord; Bij de medewerker vind je nu ook de pensioendatum; In de Payroll console is nu ook de kostenplanning opgenomen en je kunt bij een testwerkgever zelf de verloning naar de toekomst doorrekenen; Het wijzigen van een kostenplaats halverwege de maand kun je nu ook terugzien in de journaalpost; Bij verzuim bieden we nu statistieken over werkgevers heen, begin- en eindmaand bij het oproepen statistiek, extra zwangerschapsvelden en je kunt inzetbaarheid tijdens verzuim registreren; De levering aan het Vervangingsfonds voldoet aan de nieuwe eisen 2016; Vele kleine verbeteringen. 2 Employee Interaction Center en Manager Interaction Center Zoals beloofd zijn het EIC en het MIC weer flink uitgebreid. HR2day blijft ook de komende versies nieuwe functionaliteit toevoegen aan deze centrale pagina s voor managers en medewerkers. We beginnen met het EIC. Er is een nieuw paneel beschikbaar: Koppelingen. Hier kunnen we voor je een linkje naar een ander systeem of een willekeurige url opnemen. Je kunt daarmee bijvoorbeeld eigen regelingen, de gelden cao, of instructies laten publiceren. Daarnaast kun je je opleidingen en competenties nu ook via het EIC bekijken en aanvragen. Wil je hier gebruik van maken vraag dan naar de mogelijkheden via je relatiemanager. Het rapportenpaneel is nu ook beschikbaar voor het EIC. Bijvoorbeeld handig als je je medewerkers bepaalde gegevens van hun arbeidsrelatie wilt laten bekijken, maar geen volledige toegang tot de arbeidsrelatie wilt geven. Wil je hier gebruik van maken vraag dan naar de mogelijkheden via je relatiemanager. En ook handig: de jaaropgaven staan vanaf 2015 tussen de salarisspecificaties. Dus niet meer zoeken in ordners en mappen in de kast, maar even in HR2day kijken. Tot slot, je ziet op het EIC voortaan direct of je aanvraag met betrekking tot je persoonsgegevens goedgekeurd is. Dan het MIC. Bij het openen krijgt de manager de keuze uit zijn afdelingen. Voortaan krijg je ook als je een rol op een afdeling hebt dezelfde keuze, net alsof je manager van die afdeling bent. En in het goedkeuringspaneel zijn de goedkeuringsverzoeken voor opleidingen en competenties toegevoegd. Daarnaast hebben we veel kleine verbeteringen doorgevoerd. Vooral dat je weer eenvoudig terug komt als je door hebt geklikt naar achterliggende pagina s. 3

4 3 De processen Een hele belangrijke uitbreiding is het proces voor indiensttreding. Hiermee kan je een nieuwe medewerker met de arbeidsrelatiegegevens opvoeren, inclusief goedkeuring. Van een goedgekeurde indiensttreding kan je de ingevoerde gegevens direct, op vergelijkbare wijze als bij een arbeidsrelatiewijziging, via het arbeidsrelatiescherm verwerken. Er zijn nog meer velden beschikbaar gekomen voor het maken van de processen. Ook handig: je kunt een arbeidsrelatiewijzigingsproces aan een medewerkerswijzigingsproces koppelen, en vice versa. Als je twee of meer processen koppelt, dan kun je instellen of het scherm voor de datumselectie overgeslagen moet worden. En voer je een overplaatsing in? Dan kun je die door de nieuwe manager laten goedkeuren. Na het invoeren van een wijziging op de medewerkergegevens die vandaag al ingaat, kun je de wijziging direct verwerken en hoef je niet te wachten totdat de wijziging s nachts verwerkt wordt. Open hiervoor de wijziging en klik op direct verwerken. Soms wil je van medewerkers gegevens opvragen waar HR2day geen velden voor heeft. Dat kun je voortaan doen door een vraag- en antwoordspel in te richten. Daarvoor zie je het nieuwe veld Instructie bij de procesinstellingen. Door dat veld op alleen-lezen te zetten, en het toelichtingenveld op Bewerken-verplicht, kun je allerlei informatie uitvragen. 4 Medewerkers en arbeidsrelaties HR2day biedt een aantal nieuwe velden bij de medewerker. Ten eerste de Verwachte pensioendatum. De berekening van deze datum is op basis van de nu bekende regels voor vaststelling van de pensioendatum. De Mobiliteitsbonus-velden in de arbeidsrelatie heten nu weer Premiekorting. En het veld Verbijzondering inkomstenverhouding, waarin een specifiek kenmerk voor de pensioenregelingen wordt vastgelegd (momenteel alleen APG), is verplaatst van het tabje Loonheffing & SV naar het tabje Pensioen/SF. 5 Verloning en Payroll Console Bij looncomponenten die gebruikt worden om een WTF op te geven is het vanaf nu in een aantal gevallen verplicht om een ingangsdatum op te geven. Dit is vooral om leveringen naar bijvoorbeeld DUO goed te kunnen uitvoeren. Voor een aantal looncomponenten hebben we nu ook ingesteld, dat de datum ingang en einde bij het opslaan van de verloning automatisch gevuld worden in het referentieveld en daardoor ook op de loonstrook komen te staan. Dit is het geval bij de looncomponenten voor tijdelijke uitbreidingen, vervangingen, ouderschapsverlof en onbetaald verlof. Wijzigingen in bepaalde arbeidsrelatievelden worden voortaan bijgehouden in een apart veld in de verloning, om later te kunnen zien op basis van welke gegevens de verloning gemaakt is. 4

5 Bij een proforma verloning is voortaan de keuze om cumulatieven mee te nemen standaard ingeschakeld, omdat je dan altijd direct de juiste resultaten ziet bij regelingen die op cumulatieven gebaseerd zijn. Tot slot, in de maand december is er speciale aandacht voor de werkkostenregeling. Ter verduidelijking hebben we een aantal veldnamen gewijzigd. In het veld dat in het verleden alleen een eventuele overschrijding van de vrije ruimte bevatte, komt nu maandelijks het (cumulatieve) saldo vrije ruimte, waardoor je dit m.b.v. rapportages gemakkelijker kan bewaken. Nieuw is dat je saldocorrecties kunt doen in geval van toepassing van de concernregeling of als je meerdere loonheffingen-subnummers hebt. Daarnaast kun je het eindheffingsbedrag corrigeren in de VerloningWg als je deze pas in januari in de aangifte wilt opnemen of later moet corrigeren. De handleiding HR2day jaarovergang bevat gedetailleerde toelichting over alles wat je moet doen voor de werkkostenregeling. Die handleiding vind je onder andere in de Payroll console. 6 Declaraties Ook bij in de declaratiemodule zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd. Denk hierbij aan het toevoegen van filters en tekst. 7 Verzuim De verzuimstatistiek kun je voortaan voor meerdere werkgevers opvragen. En je kunt de eerste en laatste maand kiezen. Een kwartaalrapportage voor je hele concern is dus vanaf nu een kwestie van één rapport. De verzuimmelding zelf is uitgebreid met de velden Verwachte einddatum, Verwachte bevallingsdatum en Werkelijke bevallingsdatum. Merces zal in de komende week ervoor zorgen, dat de velden ook zichtbaar worden in de schermen. Als de medewerker tijdens zijn verzuim (arbeidstherapeutisch) inzetbaar is voor werk, dan kun je dat nu in de verzuimmelding registreren. Ook de loonwaarde die de inzet heeft kun je vastleggen, om een beter inzicht te verkrijgen in de kosten van verzuim voor jouw organisatie. Tot slot, het veld Arbeidsgerelateerd is verwijderd uit de verzuimmelding. Dit is gedaan op basis van voorschriften van het College Bescherming Persoonsgegevens. 8 Verlof De verlofmodule heeft ook een aantal verbeteringen ondergaan. Als u gebruik wilt gaan maken van deze module vraag dan naar de mogelijkheden bij uw relatiemanager. 9 Beoordelingen Ben je een beoordeling aan het maken, en wil je snel inzicht in relevante informatie over de betreffende medewerker? Onderaan in de beoordeling zie je voortaan de lijst met competenties en opleidingen. Je kunt deze linkjes ook gebruiken om vanuit een beoordeling direct aanpassingen te doen in competenties en opleidingen. 5

6 10 Rapporten In het Mutatieverslag kun je ook een einddatum selecteren. Handig als je veel mutaties hebt en op zoek bent naar specifieke mutaties. Deze optie is alleen zichtbaar als je van de payroll console komt, omdat je vanuit de arbeidsrelatie toch alleen de mutaties van die ene persoon ziet. De Locatievelden uit arbeidsrelatie-vandaag zijn toegevoegd aan diverse rapporttypen. 11 Vervangingsfonds Per januari 2016 moet de aanlevering aan het Vervangingsfonds/Participatiefonds op een andere wijze plaatsvinden. Een belangrijke wijziging is dat HR2day gegevens van de arbeidsrelatie, verzuim en vervangingen aan het VF/PF levert, waar vervolgens de premies en declaratiebedragen bepaald worden. HR2day berekent ook zelf de premiebedragen, zodat je die in de journaalposten terugvindt. Daardoor krijg je al een indicatie van de premiebedragen, en kun je die vergelijken met de door het VF/PF berekende bedragen. In HR2day stuur je de gegevens op dezelfde wijze in als je tot nu toe gewend was. Daarbij is het verstandig om dat direct te doen nadat je de betalingen hebt aangemaakt. De premie- en declaratiebedragen worden overigens op een andere wijze vastgesteld dan voorheen. Voor meer informatie verwijzen we je naar de berichtgeving van het VF/PF. Vóór de verloning van januari 2016 ontvang je van HR2day meer informatie over de nieuwe aanlevering aan het VF/PF. 12 DUO In de DUO leveringen zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd. 6