Handleiding Lokaal beheerder

Transcriptie

1 Handleiding Lokaal beheerder LedenRegistratie Protestantse Kerk Versie 2.1

2

3 Handleiding LOKAAL BEHEERDER LRP versie 2.1

4 De volgende handleidingen zijn beschikbaar voor LRP 2.1: Handleiding Lokaal beheerder Handleiding Ledenadministratie Handleiding Bijdragenadministratie Handleiding Pastoraal medewerker 1 e druk, juli 2012 Een speciaal woord van dank gaat naar alle meelezers die met hun op- en aanmerkingen hebben bijgedragen aan de totstandkoming van deze handleiding. c Protestantse Kerk in Nederland Hoewel deze handleiding met veel zorg is samengesteld kan de Dienstenorganisatie geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding. Gebruikers van deze handleiding worden uitgenodigd eventuele op- en aanmerkingen te melden via lrp-help@pkn.nl

5 Handleiding LB LRP Inhoudsopgave Inhoudsopgave 5 I LOKAAL BEHEERDER 9 1 Inleiding Doel van de ledenregistratie Algemeen Beveiliging LRP-test Support Gebruikersvertegenwoordiging De lokaal beheerder Inleiding Inloggen met uw authenticatiesleutel Meldingen Overzicht openstaande meldingen Melding bewerken Overzicht afgehandelde meldingen Gebruikers Gebruiker aanmaken Gebruiker bewerken Gebruiker verwijderen Gebruiker ontkoppelen van sleutel Gebruiker deblokkeren Secties Sectie maken Sectiegebied wijzigen Sectie postcodegebied splitsen Sectie splitsen Secties samenvoegen Sectie verwijderen Vrije gebieden Vrij gebied maken Vrij gebied aanpassen Vrij gebied verwijderen Overige contacten Overig contact opvoeren Overig contact wijzigen Overig contact verwijderen Locaties Locatie opvoeren Locatie wijzigen Locatie verwijderen Controle Overige adressen Overig adres opvoeren rev. 2.1, juli 2012

6 Handleiding LB LRP Overig adres wijzigen Overig adres verwijderen Ambten en kerkelijke functies Ambt / kerkelijke functie opvoeren Ambt / kerkelijke functie wijzigen Ambt / kerkelijke functie verwijderen Beheren gemeente Algemeen Bestuurlijke gegevens Gebiedsomvang Secties Vrije gebieden Overige contacten Locaties Statistieken Controle Overige adressen Financieel Kerkelijke functies Beheren wijkgemeente Algemeen Bestuurlijk gegevens Gebiedsomvang Sectie gebiedsstructuur Secties Vrije gebieden Overige contacten Locaties Statistieken Controle Signaleringen Overige adressen Financieel Kerkelijke functies Financiële basisgegevens Bankrekeningen Fondsen Fonds aanmaken Fonds bewerken Fonds verwijderen Verzamelfonds aanmaken Abonnementen Abonnement aanmaken Abonnement bewerken Abonnement verwijderen Selecties Selectie maken Selectiecriteria en insluitingen Extra insluitingen Uitsluitingen Groepen rev. 2.1, juli

7 Handleiding LB LRP Vrije gebieden Jubilea Totaaloverzicht Vrije export Subselecties Gemeentesjablonen Sorteringen Landelijke sorteringen Gemeente sorteringen Sorteringen maken Sorteringen wijzigen Sorteringen verwijderen Raadplegen kerkelijk register Groepen Afdrukken vanuit LRP Werken met de planner Begrippenlijst 131 Index rev. 2.1, juli 2012

8 Handleiding LB LRP rev. 2.1, juli

9 Handleiding LB LRP Deel I LOKAAL BEHEERDER 9 rev. 2.1, juli 2012

10 Handleiding LB LRP rev. 2.1, juli

11 Handleiding LB LRP 1 Inleiding 1.0 Doel van de ledenregistratie Het doel van de registratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord. Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de kerkenraad ingericht en bijgehouden het register/de registers van de gemeente dan wel in een gemeente met wijkgemeenten de registers van de wijkgemeenten, bestaande uit: het register van leden van de (wijk)gemeente, waarin naast de doopleden en belijdende leden van de (wijk)gemeente ook de gastleden van de (wijk)gemeente zijn ingeschreven en het register van de niet-gedoopte kinderen van leden van de (wijk)gemeente en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de (wijk)gemeente. De (algemene) kerkenraad is de verantwoordelijke voor het register van de (wijk)- gemeente. De Generale Synode is de verantwoordelijke voor het register van de leden van alle gemeenten van de kerk, i.c. van de landelijke ledenregistratie. 1 Ten behoeve van de hierboven beschreven landelijke ledenregistratie is LRP ontwikkeld. Doel van LRP Voortvloeiend uit hetgeen in de Generale Regeling is geschreven over het leven en werken van de gemeente hebben bij het ontwerpen van LRP drie aspecten centraal gestaan: Zorg Het verlenen van pastorale en diaconale zorg bij doop, rouw, trouw, ziekte, armoede, etc. LRP zorgt voor een actueel en juist overzicht van de gegevens van de gemeente waardoor adequaat kan worden ingesprongen op gebeurtenissen in het leven van gemeenteleden. Betrokkenheid Het kunnen volgen van gemeenteleden bij verhuizingen geeft de lokale gemeente de gelegenheid zicht te houden op hen die hebben aangegeven mee te willen leven met de eigen gemeente. Door middel van de pastorale eenheid kunnen jongeren die voor hun studie tijdelijk elders wonen betrokken blijven bij de eigen gemeente. Financiële zekerheid Financiële zekerheid voor nu en de toekomst door gerichte fondswerving onder gemeenteleden, zowel voor de plaatselijke gemeente als voor landelijk bekende activiteiten zoals Kerkbalans. LRP heeft uitgebreide mogelijkheden voor het voeren van een bijdragenadministratie. 1 Meer informatie in de Generale regeling ledenregistratie 11 rev. 2.1, juli 2012

12 Handleiding LB LRP 1.1 Algemeen 1.1 Algemeen Voor u ligt de Handleiding LRP versie 2.1 voor LRP (Leden Registratie Protestantse Kerk), het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland. Het systeem biedt ondersteuning bij het plaatselijke kerkenwerk, volgens de laatste technische inzichten en mogelijkheden. Het ledenregistratie programma is een hulpmiddel om in contact te komen en te blijven met leden van de gemeente, bij het pastoraat en het overige bezoekwerk. Tevens kan LRP worden ingezet voor Kerkbalans en alle andere vormen van gerichte geldwerving binnen uw gemeente. Hulpmiddel voor gemeentewerk Het nieuwe LRP programma van de Protestantse Kerk in Nederland is vanaf het begin ontwikkeld om het werk in de plaatselijke gemeente te ondersteunen. U kunt LRP op veel manieren inzetten. Binnen uw gemeente gaat het bijvoorbeeld om het werk van predikanten, ouderlingen, diakenen en de kerkrentmeesters. Ook de regionale en landelijke organen hebben veel profijt van het werken met een landelijk registratiesysteem. De informatie van de plaatselijke gemeenten is altijd actueel. Iedereen kan gebruik maken van LRP voor het ontwikkelen van activiteiten op het terrein van pastoraat, acties in het kader van de diaconie, vragen in het kader van beleid, het ontwikkelen van een langetermijnvisie, etc. Alle gemeenten binnen de Protestantse Kerk in Nederland krijgen te maken met LRP. Ook de dienstverlening van de Dienstenorganisatie (DO) en de afdeling Institutionele Ondersteuning (IO) verloopt via LRP. Gebruik van LRP is niet verplicht voor de gemeenten, maar er blijft voor iedere gemeente de kerkordelijke verplichting om haar mutaties centraal aan te leveren. Landelijk overzicht De Protestantse Kerk in Nederland telt ongeveer 1800 gemeenten met circa twee miljoen leden, ruim 3000 predikanten en nog veel meer kerkelijke medewerkers en vrijwilligers. Dat is een omvangrijke hoeveelheid mensen: het is dus belangrijk overzicht te hebben over de landelijke gemeente. LRP zorgt voor overzicht en inzicht in het ledenbestand en de manier waarop de leden bij de kerk betrokken zijn. De cijfers maken het mogelijk relevant beleid te maken en een langetermijnvisie te ontwikkelen voor en door de Protestantse Kerk en haar gemeenten. 1.2 Beveiliging Authenticatie De informatie van uw gemeenteleden is bij LRP goed gewaarborgd. Gebruikers krijgen alleen toegang tot het systeem met een persoonlijke authenticatiesleutel. rev. 2.1, juli

13 1.3 LRP-test Handleiding LB LRP Deze sleutel genereert, na een druk op de knop, een uniek getal. Dit getal is dynamisch, dat wil zeggen, het is eenmalig en voor een bepaalde tijd geldig. Op basis van de combinatie van dit getal met uw aanmeldnaam (uw adres) en het wachtwoord, vindt identificatie plaats. Deze solide wijze van toegangsbeveiliging voldoet aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De beveiliging door middel van authenticatiesleutels maakt tevens een scheiding naar functie en niveau mogelijk binnen LRP. Zo kunnen bijvoorbeeld de financiële gegevens alleen door de bijdragenadministrateur worden ingezien en kan een ledenadministrateur voor een wijkgemeente of de hele gemeente worden aangewezen. U kunt aangeven dat medewerkers van de afdeling Institutionele Ondersteuning (IO) van de Dienstenorganisatie (DO) toegang mogen krijgen tot uw gegevens, uiteraard alleen in die gevallen, waarbij zij u ondersteuning bieden. Het LRP systeem zelf en de datalijnen zijn beveiligd, er is alles aan gedaan om onbevoegden te weren. Mocht u desondanks informatie hebben dat er sprake is van ongeoorloofde pogingen om toegang tot LRP te krijgen, dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk te melden telefonisch op of via lrp-help@pkn.nl. De Dienstenorganisatie zal in toepasselijke gevallen aangifte doen van computervredebreuk. Back-up Doordat LRP een internet-gebaseerde applicatie is, hoeven gemeenten zelf geen back-ups meer te maken. Het maken van reservekopieën (back-up bestanden) wordt bij LRP centraal bij de Dienstenorganisatie (DO) in Utrecht verzorgd. Elders in het land bevindt zich een gekoppeld reservesysteem dat de verwerking van het hoofd-systeem overneemt zodra Utrecht, om wat voor reden dan ook, uit zou vallen. Ook op deze manier geeft LRP besparing op gebruik, beheer en onderhoudskosten voor gemeenten. 1.3 LRP-test Om u in de gelegenheid te stellen op een veilige manier bepaalde handelingen (mutaties, in- en uitschrijven, financiële handelingen, herindelen secties, etc. etc.) uit te proberen - zonder gevolgen voor uw échte registratie - is de oefenomgeving LRP-test in het leven geroepen. Op het adres lrp-test.pkn.nl kunt u inloggen met uw eigen inlognaam, sleutel en wachtwoord waarna u toegang krijgt tot de oefenomgeving van uw (wijk)gemeente. Deze oefenomgeving is te herkennen aan de opvallend afwijkende kleurstelling van de vensters en schermen, daarnaast wordt de naam van uw gemeente en wijkgemeente(n) voorafgegaan door het woord TEST. Iedere maand rondom de 15e worden de gegevens van LRP gekopieerd naar LRPtest, met uitzondering van de gegenereerde bank- en pdf-bestanden welke u in de testomgeving opnieuw kunt genereren. De handelingen en wijzigingen die u in LRP-test doorvoert hebben geen enkel gevolg voor de gegevens van uw gemeente in LRP. Het is goed mogelijk vanuit 13 rev. 2.1, juli 2012

14 Handleiding LB LRP 1.4 Support de testomgeving acceptgiro s en bankbestanden te genereren, het is niet toegestaan deze acceptgiro s en bankbestanden verder te verwerken in het échte LRP, dit zal tot ernstige problemen leiden! 1.4 Support Voor vragen staan de ledendesk en de orderdesk van het LRP-team ter beschikking. Tevens kunt u gebruik maken van het online platform lrp-netwerk.pkn.nl. U kunt zich aanmelden voor de gratis nieuwsbrief LRP op Bij specifieke vragen over de werking en het gebruik van LRP of bij concrete problemen kunt u contact opnemen met de ledendesk van het LRP-team: e- mail: lrp-help@pkn.nl, telefoon: Bij vragen over de extra dienstverlening door de Dienstenorganisatie ten behoeve van de gemeenten - hierbij valt te denken aan het laten uitvoeren van allerlei opdrachten zoals het afdrukken van acceptgiro s, (herinnerings)brieven of registers, het verzorgen en verwerken van automatisch incasso s en andere bankbestanden, etc. - kunt u contact opnemen met de orderdesk van het LRPteam: lrp-order@pkn.nl, telefoon: Gebruikersvertegenwoordiging De vertegenwoordiging en belangenbehartiging van alle lokale LRP-gebruikers is gestructureerd in het GebruikersPlatform LRP (GPL). De Stuurgroep GPL, ondersteund door de werkgroepen ledenadministratie/pastoraal werker en bijdragenadministratie/lokaal beheerder, is de formele overlegpartner met de Dienstenorganisatie c.q. het LRP-team voor wat betreft het inbrengen van gebruikerswensen en ideeën ter verdere ontwikkeling en verbetering van het LRP. Hoewel er sprake is van een intensieve samenwerking opereert het GPL zelfstandig en onafhankelijk van de PKN. Het GPL is bereikbaar per gpl@pkn.nl. Binnenkort komt ook de GPLwebsite beschikbaar, waarop gebruikers hun ideeën, ervaringen en tips en trucs kunnen uitwisselen: rev. 2.1, juli

15 Handleiding LB LRP 2 De lokaal beheerder 2.0 Inleiding Als lokaal beheerder (LB) autoriseert en helpt u andere LRP-gebruikers in uw gemeente. De kerkenraad stelt de lokaal beheerder aan, en is eindverantwoordelijk voor het beheer en het gebruik van het ledenregistratiesysteem in de gemeente. Lokaal beheerder is een belangrijke functie: u bent als lokaal beheerder het eerste aanspreekpunt in uw gemeente over het gebruik van LRP. Opzichter Als lokaal beheerder hoeft u geen dagelijkse werkzaamheden uit te voeren, maar u bent de opzichter van het systeem. Sommige taken voert u éénmalig of incidenteel uit, zoals het autoriseren van gebruikers, het maken van gebiedsindelingen, het aanmaken en beheren van de bankrekeningen, het aanmaken van fondsen en abonnementen en deze in beheer geven bij bijvoorbeeld de bijdragenadministrateur of het aanpassen van brieven en standaarddocumenten van de gemeente. Het werk van de lokaal beheerder is, qua aard en frequentie, minder intensief dan dat van de ledenadministrateur of bijdragenadministrateur. Autoriseren Het autoriseren van andere gebruikers betekent dat u binnen uw gemeente de gebruikers van het ledenregistratiesysteem verschillende rollen toekent. U zorgt ervoor dat de juiste persoon aan de juiste authenticatiesleutel wordt gekoppeld. U houdt het overzicht wie er binnen de gemeente gebruikmaakt van LRP en of iemand ledenadministrateur, bijdragenadministrateur of pastoraal medewerker is. Verder beheert u de authenticatiesleutels die nodig zijn om in te loggen in LRP. Deze sleutels zijn vergelijkbaar met de Digipass, die bij veel banken gebruikt wordt voor internet bankieren. Deze sleutels zijn persoonsgebonden, het is dus belangrijk dat u bij een wisseling van personen de sleutel inneemt, toekent en uitdeelt aan de nieuwe persoon. U bent ook degene die de authenticatiesleutels bestelt bij de Dienstenorganisatie. Helpen en beheren Het helpen van de gebruikers in uw gemeente is een andere belangrijke taak van de lokaal beheerder. Omdat u goed op de hoogte bent van het systeem, kunt u anderen helpen bij hun werkzaamheden of assisteren als ze ergens niet uitkomen. Verder onderhoudt u de lokale gegevens die in het systeem zijn vastgelegd, zoals het beheer en de inrichting van de verschillende secties en vrije gebieden. Ook beheert u de contactgegevens van de bestuurlijke organen, de locaties en gebouwen, de overige adressen en de ambten en (kerkelijke) functies van de gemeente. 15 rev. 2.1, juli 2012

16 Handleiding LB LRP 2.0 Inleiding Oefenen Als lokaal beheerder heeft u wellicht behoefte om bepaalde handelingen bij wijze van proef uit te kunnen voeren. Daartoe is de oefenomgeving LRP-test in het leven geroepen. Op het adres lrp-test.pkn.nl kunt u inloggen met uw eigen naam, wachtwoord en sleutel waarna u toegang krijgt tot de oefenomgeving van uw (wijk)gemeente. Zie voor meer informatie paragraaf 1.3 LRP-test op pag. 13. rev. 2.1, juli

17 2.1 Inloggen met uw authenticatiesleutel Handleiding LB LRP 2.1 Inloggen met uw authenticatiesleutel 1. Open uw browser (bij voorkeur Firefox, Chrome of Internet Explorer). 2. Type in de adresbalk van de browser: lrp.pkn.nl Let op: Het adres van LRP begint niet met www! Het door u ingegeven adres verandert vanzelf in het beveiligde adres Het volgende scherm verschijnt: 3. Uw naam is het adres dat u aan uw lokaal beheerder hebt doorgegeven. 4. Het wachtwoord is het wachtwoord dat u via hetzelfde adres hebt ontvangen. Let op: zowel de naam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig! 5. In het veld sleutel vult u de code in die, nadat u hebt gedrukt op het knopje van de authenticatiesleutel, in het venster (display) verschijnt. 6. Klik in het inlogscherm op het knopje Login. Het door de lokaal beheerder (LB) toegewezen wachtwoord kan door de gebruiker zelf worden gewijzigd. Ga naar Gebruikers in het menu Beheer. Vul een nieuw wachtwoord in en klik op Opslaan. 7. Het startscherm van LRP verschijnt (als dit niet goed opent dient u het scherm te verversen met de functietoets F5. Dit gebeurt voornamelijk bij gebruik van Internet Explorer). Problemen bij inloggen Het kan zijn dat het inloggen in LRP niet lukt, dit kan verschillende oorzaken hebben. 1. Verkeerde combinatie naam / wachtwoord / sleutel. Als veiligheidsmaatregel wordt een gebruiker na drie foutieve inlogpogingen (automatisch) voor vijf minuten geblokkeerd. Gedurende deze tijd kan er met de betreffende gebruikersnaam niet worden ingelogd. Vergewis u ervan dat u de juiste gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt; het wachtwoord is hoofdlettergevoelig! 17 rev. 2.1, juli 2012

18 Handleiding LB LRP 2.1 Inloggen met uw authenticatiesleutel De code van de authenticatiesleutel is maar gedurende korte tijd geldig, u dient deze direct na weergave in het venstertje in te typen in het veld Sleutel. Genereer nogmaals een code door te drukken op het knopje van de authenticatiesleutel en vul deze code in in het veld Sleutel; controleer ook dat u de juiste authenticatiesleutel gebruikt ingeval u er meerdere van in uw bezit heeft. Na 5 minuten schakelt LRP de gebruikersnaam weer vrij om in te loggen. Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder. 2. Internetadres onjuist. Het adres in de adresbalk van uw browser moet luiden: (let op het https). Ververs deze pagina met de toets [F5] of met de toetsen [Ctrl]+[F5]. Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder (en voor de lokaal beheerder neem contact op met de helpdesk LRP). 3. Synchroniseren. De melding Uw sleutel kon niet worden geauthenticeerd. Wilt u proberen te synchroniseren? verschijnt onder de knop Login in beeld. Dit betekent dat uw naam en wachtwoord juist zijn maar dat LRP de code van uw sleutel niet kan valideren. klik in het inlogscherm op synchroniseren; onder de velden Naam en Wachtwoord verschijnen twee velden om (sleutel)codes in te brengen; vul opnieuw uw naam en wachtwoord in; vul in het veld Sleutel #1 de code in die verschijnt na het drukken op het knopje van de authenticatiesleutel ( digipass ); druk vervolgens herhaaldelijk op het knopje van de authenticatiesleutel totdat er een nieuwe code verschijnt; vul dit nummer in in het veld Sleutel #2 en klik op de knop Login. Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder. Let op: het is niet mogelijk in dezelfde browser gelijktijdig met twee verschillende rollen in te loggen in LRP. Dit is alleen mogelijk indien gebruik wordt gemaakt van verschillende browser-programma s op dezelfde computer. Het is wel mogelijk om in dezelfde browser met dezelfde rol in twee vensters (of tabbladen) verschillende menu s open te hebben in LRP. Tip: bijna elke browser beschikt over een optie om de browser full screen te tonen, vrijwel altijd te activeren door op F11 te drukken. Hierdoor worden de locatiebalk, de toolbars en de tabbladen onzichtbaar en wordt het rev. 2.1, juli

19 2.1 Inloggen met uw authenticatiesleutel Handleiding LB LRP werkscherm maximaal groot. Om het full screen weer ongedaan te maken drukt u nogmaals op de functietoets F rev. 2.1, juli 2012

20 Handleiding LB LRP 2.2 Meldingen 2.2 Meldingen In het overzicht meldingen staan berichten die automatisch door LRP worden gegenereerd naar aanleiding van: meldingen, afkomstig van SILA, als gevolg van wijzigingen in de GBA-registratie; mutaties in het bestand van LRP (zoals geboorte, in- / uit- / overschrijvingen, wijziging kerkelijke staat, etc.). Deze meldingen zijn slechts van informatieve aard en zijn een verslaglegging van door LRP succesvol uitgevoerde (automatische ) acties / mutaties of van acties / mutaties die in LRP nog op nadere afhandeling van de gebruiker wachten. Tevens staan in dit overzicht - afhankelijk van de functie van de gebruiker - de meldingen ten gevolge van niet succesvol uitgevoerde acties onder het tabblad SILA uitvallers. Het type meldingen dat wordt getoond ligt in eerste instantie vast in LRP maar kan door de lokaal beheerder per wijkgemeente per functie en gebruiker worden aangepast. (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf Signaleringen op pag. 79). De meldingen in dit overzicht worden per gebruiker gegenereerd. Een tweede gebruiker met dezelfde functie binnen dezelfde (wijk)gemeente krijgt zijn/haar eigen meldingen te zien. In geval er voor een wijkgemeente géén gebruikers zijn aangemaakt dan kan in het wijkgemeentedossier worden opgegeven dat de meldingen naar bepaalde adressen moeten worden gezonden. (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf Algemeen op pag. 76) Overzicht openstaande meldingen Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm het overzicht met openstaande meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker. Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en datum-bereik. U kunt meerdere meldingen tegelijk selecteren (met de muis of met de rev. 2.1, juli

21 2.2 Meldingen Handleiding LB LRP knop Alles selecteren) en in een keer de status ervan op afgehandeld zetten. Onder het tabblad Algemeen kan met behulp van de knoppen Zet in behandeling, Zet afgehandeld en Zet open de status van een melding worden ingesteld op in behandeling, afgehandeld of open. Het in behandeling zetten van een melding is slechts informatief van aard en is alleen van betekenis voor de betreffende gebruiker. Met behulp van de knop naar CSV exporteren kan het overzicht met meldingen naar een csv-bestand worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spreadsheetprogramma. Eenmaal afgehandeld worden de meldingen verplaatst naar het overzicht afgehandelde meldingen. Dit overzicht kan worden geopend met de knop Open afgehandelde meldingen. Let op: Door het afhandelen van een melding wordt geen mutatie in LRP doorgevoerd. Tip: Met behulp van de knop Open dossier kan direct het geregistreerdedossier van de geselecteerde melding worden geopend. U krijgt een foutmelding indien uw autorisatie niet voldoende is om het geregistreerdedossier te openen Melding bewerken 1. Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm het overzicht met meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker. Klik op de knop Toon zoekveld. 2. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. 3. Selecteer de regel van de gezochte melding en klik op de knop Bewerken, het venster Melding bewerken opent. 21 rev. 2.1, juli 2012

22 Handleiding LB LRP 2.2 Meldingen 4. In het venster Melding bewerken wordt het type melding, de inhoud van de melding en de gegevens van de betreffende geregistreerde getoond. Een eventuele actie die door de gebruiker moet worden ondernomen staat vermeld in het veld Melding. 5. In het veld opmerking kan door de gebruiker een voor deze melding relevante opmerking worden ingevuld. Deze opmerking wordt voor de betreffende melding en voor de ingelogde gebruiker vastgelegd. 6. Door middel van het veld status kan de de status van de melding worden gezet op in behandeling, afgehandeld of open. U kunt meerdere meldingen tegelijk selecteren (met de muis of met de knop Alles selecteren) en in een keer de status ervan op afgehandeld zetten. 7. Klik op de knop Opslaan om de melding te bewaren. Let op: door het afhandelen van een melding wordt geen mutatie in LRP doorgevoerd Overzicht afgehandelde meldingen Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm het overzicht met openstaande meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker. Klik op de knop Open afgehandelde meldingen voor een overzicht van de door de ingelogde gebruiker afgehandelde meldingen. Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en datum-bereik. rev. 2.1, juli

23 2.2 Meldingen Handleiding LB LRP Met behulp van de knoppen Zet in behandeling, Zet afgehandeld en Zet open de status van een melding worden ingesteld op in behandeling, afgehandeld of open. Afgehandelde melding blijven twee jaar bewaard. 23 rev. 2.1, juli 2012

24 Handleiding LB LRP 2.3 Gebruikers 2.3 Gebruikers De lokaal beheerder maakt gebruikers aan die binnen zijn gemeente een rol in LRP krijgen. De authenticatiesleutel wordt na het aanmaken van de gebruiker aan deze geregistreerde verstrekt Gebruiker aanmaken 1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent. 2. Klik op de knop Nieuw, het scherm Gebruiker toevoegen opent. 3. Voor het aanmaken van een gebruiker kan worden gekozen uit: een gebruiker binnen de eigen gemeente: klik op de knop achter Selecteer persoon binnen gemeente. Het scherm Persoon selecteren opent. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Gebruik, in verband met het naamgebruik van gehuwden, voor het zoeken op achternaam bij voorkeur het veld Volledige achternaam bevat. rev. 2.1, juli

25 2.3 Gebruikers Handleiding LB LRP Selecteer de persoon die als gebruiker moet worden toegevoegd aan LRP en klik op de knop Selecteer. een gebruiker buiten de eigen gemeente: klik op de knop achter Selecteer persoon buiten gemeente. Het venster Zoek persoon binnen Kerkelijk register opent. Vul de Minimale zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Naast de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de postcode of de straat een verplicht veld. Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig. Indien de melding Meerdere geregistreerden voldoen aan uw zoekcriteria... verschijnt, dan moeten meer zoekcriteria (voorletter, voornamen, roepnaam) worden opgegeven. Onder het kopje zoekresultaat verschijnt de gezochte geregistreerde. Klik op de knop Selecteer. een gebruiker uit de overige contacten van de gemeente: klik op de knop Selecteer overig contact. Het scherm Selecteer overig contact opent. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Selecteer de persoon die als gebruiker moet worden toegevoegd aan LRP en klik op de knop Selecteer. (Zie voor het maken van een overig contact paragraaf 2.6 Overige contacten op pag. 59) Login gegevens 25 rev. 2.1, juli 2012

26 Handleiding LB LRP 2.3 Gebruikers 4. Geef de gebruiker een gebruikersnaam en een wachtwoord. Als gebruikersnaam dient het adres van de gebruiker. Dit is uniek en eenvoudig te onthouden. Dit adres wordt door LRP gebruikt om een nieuw wachtwoord naartoe te zenden. (Zie ook punt 6). Tevens wordt dit adres gebruikt om, indien nodig, meldingen te kunnen zenden naar een specifieke doelgroep, bijvoorbeeld alle lokaal beheerders van LRP. In geval u voor meerdere functies met meerdere namen moet inloggen dan kan mogelijk gebruik worden gemaakt van een zogenaamde e- mail alias. Zie hiervoor de documentatie van uw mail provider. (Deze alias kan wel worden gebruikt om naar toe te zenden)! In de toekomst zullen mogelijk ook nieuwe functies van LRP van dit e- mailadres gebruik maken. Uit het oogpunt van beveiliging heeft het de voorkeur om door LRP automatisch een wachtwoord te laten genereren en deze door LRP per aan de gebruiker toe te laten zenden (zie hieronder). De gebruiker kan na het inloggen zelf het wachtwoord veranderen in een wachtwoord dat beter te onthouden is. Indien bij het inloggen problemen optreden kan de lokaal beheerder ervoor kiezen zelf een eenvoudiger wachtwoord in te vullen en dit aan de gebruiker mee te delen. (Hierbij moet dus niet op de knop Verzenden worden geklikt). Uit veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf het wachtwoord weer wijzigt. 5. De authenticatiesleutel dient aan de gebruiker te worden gekoppeld. Klik naast het veld Digipass op de knop om een authenticatiesleutel aan de gebruiker toe te wijzen. Het venster Selecteer Digipass opent. Voer het serienummer in dat op de achterkant van de authenticatiesleutel staat (het getal zonder streepjes invoeren) en klik op de knop Zoeken. Selecteer het serienummer van de gevonden Digipass en klik op de knop Selecteren. 6. Klik op de knop Verzenden om een automatisch gegenereerd nieuw wachtwoord vanuit LRP per aan de nieuwe gebruiker toe te zenden. Als adres wordt de ingevulde gebruikersnaam gebruikt. Telkens als op de knop Verzenden wordt geklikt wordt een nieuw wachtwoord gegenereerd en via LRP aan de gebruiker verzonden! rev. 2.1, juli

27 2.3 Gebruikers Handleiding LB LRP Klik niet op de knop Verzenden als het wachtwoord voor de gebruiker door de lokaal beheerder zelf wordt ingevuld. U dient dan op een andere manier de gebruikersnaam en wachtwoord aan de nieuwe gebruiker bekend te stellen. Uit veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf het wachtwoord weer wijzigt. Rechten 7. Klik op de knop Nieuw onder het kopje Rechten, het venster Rechten opent. 8. Selecteer de gewenste functie(s) en het bijbehorende autorisatieniveau. De functies ledenadministrateur (LA) en bijdragenadministrateur (BA) kunnen gecombineerd worden met één sleutel. Voor de overige functies is een aparte (extra) sleutel nodig. Het autorisatieniveau kan worden toegewezen op gemeente-, wijkgemeenteof sectieniveau. (Sectieniveau kan alleen worden ingesteld voor de Pastoraal medewerker (PW)). De gemeente staat standaard ingesteld op de gemeente waarvoor de lokaal beheerder is ingelogd. 9. Selecteer - indien van toepassing - de wijkgemeente(n) en de sectie(s). Indien een gebruiker voor alle wijkgemeenten wordt geautoriseerd hoeven deze wijkgemeenten niet apart geselecteerd te worden, het volstaat dan om het autorisatieniveau gemeente te selecteren. Dit geldt ook voor de secties, indien een gebruiker voor alle secties geautoriseerd is (meestal predikant) volstaat het om het autorisatieniveau gemeente te selecteren. Klik op de knop Selecteer onder het kopje Wijkgemeenten, het venster Wijkgemeenten selecteren opent. 27 rev. 2.1, juli 2012

28 Handleiding LB LRP 2.3 Gebruikers Vul het nummer of de naam van de Wijkgemeente in en klik op de knop Zoeken. Selecteer de naam van de gezochte wijkgemeente en klik op de knop Selecteer. Klik op de knop Opslaan. Doe - indien van toepassing - hetzelfde voor het selecteren van sectie(s). 10. Klik nogmaals op de knop Opslaan. Hierna moet de de authenticatiesleutel ( Digipass ) die in LRP aan de gebruiker is gekoppeld aan de nieuwe gebruiker ter hand worden gesteld. rev. 2.1, juli

29 2.3 Gebruikers Handleiding LB LRP Gebruiker bewerken 1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent. Na klikken op de knop Toon zoekveld kan de gewenste gebruiker worden opgezocht met de knop Zoeken en worden bewerkt met de knop Bewerken. Het scherm Gebruiker bewerken opent. Login gegevens 2. Geef de gebruiker een nieuwe gebruikersnaam en/of een nieuw wachtwoord. Als gebruikersnaam dient het adres van de gebruiker opgegeven te worden. Dit dient een geldig adres te zijn. Uit het oogpunt van beveiliging heeft het de voorkeur om door LRP automatisch een wachtwoord te laten genereren en deze door LRP per aan de gebruiker toe te laten zenden (zie hieronder). De gebruiker kan na het inloggen zelf het wachtwoord veranderen in een wachtwoord dat beter te onthouden is. Indien bij het inloggen problemen optreden kan de lokaal beheerder ervoor kiezen zelf een eenvoudiger wachtwoord in te vullen en dit aan de gebruiker mee te delen. (Hierbij moet dus niet op de knop Verzenden worden geklikt). Uit veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf het wachtwoord weer wijzigt. In de regel is bij het bewerken van een gebruiker de gebruikersnaam reeds aan een authenticatiesleutel ( Digipass ) gekoppeld. Indien gewenst kan de gebruikersnaam aan een andere sleutel worden gekoppeld. 29 rev. 2.1, juli 2012

30 Handleiding LB LRP 2.3 Gebruikers 3. De authenticatiesleutel dient aan de gebruiker te worden gekoppeld. Klik naast het veld Digipass op de knop om een (nieuwe) authenticatiesleutel aan de gebruiker toe te wijzen. Het venster Selecteer Digipass opent. Voer het serienummer in dat op de achterkant van de authenticatiesleutel staat (het getal zonder streepjes invoeren) en klik op de knop Zoeken. Selecteer het serienummer van de gevonden Digipass en klik op de knop Selecteren. 4. Klik op de knop Verzenden om een automatisch gegenereerd nieuw wachtwoord vanuit LRP per aan de nieuwe gebruiker toe te zenden. Als adres wordt de ingevulde gebruikersnaam gebruikt. Telkens als op de knop Verzenden wordt geklikt wordt een nieuw wachtwoord gegenereerd en via LRP aan de gebruiker verzonden! Klik niet op de knop Verzenden als het wachtwoord voor de gebruiker door de lokaal beheerder zelf wordt ingevuld. U dient dan op een andere manier de gebruikersnaam en wachtwoord aan de nieuwe gebruiker bekend te stellen. Uit veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf het wachtwoord weer wijzigt. Rechten Ook voor het bewerken van bestaande rechten dient de functienaam (niet gebruikersnaam!) te worden verwijderd en opnieuw te worden toegekend. 5. Selecteer de te bewerken functienaam en klik op de knop Verwijderen. 6. Klik op de knop Nieuw, het venster Rechten opent. rev. 2.1, juli

31 2.3 Gebruikers Handleiding LB LRP 7. Selecteer de gewenste functie(s) en het bijbehorende autorisatieniveau. De functies ledenadministrateur (LA) en bijdragenadministrateur (BA) kunnen gecombineerd worden met één sleutel. Voor de overige functies is een aparte (extra) sleutel nodig. Het autorisatieniveau kan worden toegewezen op gemeente-, wijkgemeenteof sectieniveau. (Sectieniveau kan alleen worden ingesteld voor de Pastoraal medewerker (PW)). De gemeente staat standaard ingesteld op de gemeente waarvoor de lokaal beheerder is ingelogd. 8. Selecteer - indien van toepassing - de wijkgemeente(n) en de sectie(s). Indien een gebruiker voor alle wijkgemeenten wordt geautoriseerd hoeven deze wijkgemeenten niet apart geselecteerd te worden, het volstaat dan om het autorisatieniveau gemeente te selecteren. Dit geldt ook voor de secties, indien een gebruiker voor alle secties geautoriseerd is (meestal predikant) volstaat het om het autorisatieniveau gemeente te selecteren. Klik op de knop Selecteer onder het kopje Wijkgemeenten, het venster Wijkgemeenten selecteren opent. Vul het nummer of de naam van de Wijkgemeente in en klik op de knop Zoeken. 31 rev. 2.1, juli 2012

32 Handleiding LB LRP 2.3 Gebruikers Selecteer de naam van de gezochte wijkgemeente en klik op de knop Selecteer. Klik op de knop Opslaan. Doe - indien van toepassing - hetzelfde voor het selecteren van de sectie(s). 9. Klik nogmaals op de knop Opslaan. rev. 2.1, juli

33 2.3 Gebruikers Handleiding LB LRP Gebruiker verwijderen Let op: bij het verwijderen van een gebruiker worden ook diens persoonlijke notities uit LRP verwijderd. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden! Let op: het verwijderen van de rechten van een gebruiker is niet hetzelfde als het verwijderen van een gebruiker zelf! 1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent. Na klikken op de knop Toon zoekveld kan de gewenste gebruiker worden opgezocht met de knop Zoeken. 2. Selecteer de te verwijderen gebruiker en klik op de knop Verwijderen. Het venster Systeemgebruiker verwijderen opent. Klik op de knop Verwijderen om de keuze te bevestigen Gebruiker ontkoppelen van sleutel 1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent. Na klikken op de knop Toon zoekveld kan de gewenste gebruiker worden opgezocht met de knop Zoeken en worden bewerkt met de knop Bewerken. Het scherm Gebruiker bewerken opent. 33 rev. 2.1, juli 2012

34 Handleiding LB LRP 2.3 Gebruikers Login gegevens 2. Klik met de muis op het ingevulde serienummer in het veld Digipass en druk op de knop Delete op het toetsenbord. Een venster met de vraag Weet u zeker dat u deze verwijzing wilt leegmaken opent. Klik op OK. Na het loskoppelen van de sleutel van de gebruiker kan de gebruiker niet meer inloggen in LRP, de gebruiker is echter niet verwijderd. De losgekoppelde digipass is op deze manier beschikbaar voor een andere / volgende gebruiker. 3. Klik op de knop Opslaan Gebruiker deblokkeren Als veiligheidsmaatregel wordt een gebruiker na drie foutieve inlogpogingen (automatisch) voor vijf minuten geblokkeerd. Gedurende deze tijd kan er met de betreffende gebruikersnaam niet worden ingelogd. Na 5 minuten schakelt LRP de gebruikersnaam weer vrij om in te loggen. Als de gebruiker zijn/haar gebruikersnaam en/of wachtwoord niet meer weet kan de lokaal beheerder opnieuw de gebruikersnaam en een wachtwoord invoeren volgens paragraaf Gebruiker bewerken op pag. 29. Verlies en diefstal rev. 2.1, juli

35 2.3 Gebruikers Handleiding LB LRP Bij verlies of diefstal zal de sleutel uit LRP verwijderd moeten worden door de Dienstenorganisatie (DO). Neem hierover zo snel mogelijk contact op met de Dienstenorganisatie: Tel: rev. 2.1, juli 2012

36 Handleiding LB LRP 2.4 Secties 2.4 Secties Het gebruik van secties is niet verplicht, echter, indien geen secties zijn gedefinieerd dan wordt altijd automatisch één sectie aangemaakt in LRP. In de regel is een (wijk)gemeente onderverdeeld in meerdere, geografisch bepaalde, secties die tezamen de hele gebiedsomvang van de (wijk)gemeente bevatten. Qua gebiedsomvang dienen de secties elkaar niet te overlappen; tevens kunnen secties geen grondgebied/postcodegebied bevatten dat buiten het grondgebied van de kerkelijke gemeente ligt. Er kan ook gekozen worden voor het inrichten van één geografisch allesomvattende sectie, of voor secties zonder grondgebied waarbij geregistreerden handmatig moeten worden toegekend aan de secties (bijvoorbeeld bij specifieke doelgroepen, te denken valt aan het ouderenpastoraat, jongerenpastoraat, etc.). In de praktijk van het kerkelijk leven is een sectie verbonden met een zogenaamde sectie-ouderling. Elke geregistreerde in LRP heeft een of meerdere relaties tot een gemeente - wijkgemeente - sectie Sectie maken Elke (wijk)gemeente heeft een initiële sectie (een sectie waarvan het gebied gelijk is aan het gebied van de wijkgemeente), waaruit de nieuwe sectie(s) worden gevuld. Dit gebeurt door postcodereeksen te verwijderen uit de initiële sectie en deze toe te wijzen aan de nieuwe sectie. Bij deze handeling worden de geregistreerden die woonachtig zijn in de betreffende postcodegebieden automatisch heringedeeld. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Wijkgemeenten. 3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar de nieuwe sectie aan toegevoegd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. 4. Klik op het tabblad Secties. rev. 2.1, juli

37 2.4 Secties Handleiding LB LRP 5. Klik op de knop Nieuw, het scherm Sectiedossier opent. 6. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn en vul eventueel ontbrekende gegevens in. 7. Klik op de knop Opslaan. Het scherm Wijkgemeentedossier verschijnt weer. 8. Dubbelklik op de regel van de initiële sectie. Het scherm Sectie bewerken opent in het tabblad Gebiedsomvang. 9. Klik op de knop Toon zoekveld en vul in de velden Van Postcode en t/m Postcode de postcodes in (in hoofdletters en zonder spatie) die verplaatst moeten worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Zoeken. 10. Klik op de knop Alles selecteren. Het is ook mogelijk postcoderegels handmatig te selecteren. 11. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen opent met de volgende keuzes: optie Verwijder of optie Selecteer. 37 rev. 2.1, juli 2012

38 Handleiding LB LRP 2.4 Secties Optie Selecteer (a) Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie opent. (b) Selecteer de juiste sectie. (c) Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen, waaraan het grondgebied wordt toegekend. (d) Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. meeverhuisd worden opent. Het venster Personen die (e) Selecteer eventueel geregistreerden die niet mee verhuisd moeten worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Uit selectie halen. (f) Klik op de knop Uitvoeren. De nieuwe sectie wordt gevuld en er verschijnt een melding in het scherm hoeveel leden in de nieuwe sectie zijn geplaatst. Klik op de melding in het scherm. Optie Verwijder Het heeft de voorkeur gebruik te maken van de methode Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie (zie hiervoor, punt 11). Het is de bedoeling dat het hele grondgebied van de gemeente minimaal door één of door meerdere aaneengesloten secties wordt afgedekt. Het is daarom niet aan te raden zonder meer postcodegebieden te verwijderen uit secties, hierdoor kunnen onvoorspelbare resultaten optreden bij verhuizingen e.d. Op de volgende manier kunnen postcodegebieden worden verwijderd: rev. 2.1, juli

39 2.4 Secties Handleiding LB LRP (a) Klik op de knop Verwijder. De postcodereeks wordt verwijderd, de geregistreerden die binnen de verwijderde postcodegebieden woonachtig waren zijn nu voorkeurslid gemaakt van de sectie waartoe ze behoorden. (b) Ga nu naar de ontvangende sectie d.m.v. (wijk)gemeente, sectie en selecteer de ontvangende sectie. (c) Klik op de knop Bewerken, het scherm Sectie bewerken verschijnt. (d) Klik op de knop Voeg toe, het venster Postcodes toevoegen aan sectie opent. Selecteer de hierboven verwijderde postcodes en klik op de knop Voeg toe. (e) Klik op de knop Opslaan in het scherm Sectie bewerken. 39 rev. 2.1, juli 2012

40 Handleiding LB LRP 2.4 Secties Sectiegebied wijzigen Het wijzigen van sectiegebied betekent dat secties heringedeeld worden. Straten of straatdelen worden uit een sectie verwijderd en toegevoegd aan een andere sectie. Hiervoor moet de ontvangende sectie al wel zijn aangemaakt. (zie voor het maken van een sectie paragraaf Sectie maken op pag. 36) 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Secties. 2. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de regel van de sectie die moet worden aangepast. Het scherm Sectie bewerken opent in het tabblad Gebiedsomvang. 3. Klik op de knop Toon zoekveld en vul in de velden Van Postcode en t/m Postcode de postcodes in (in hoofdletters en zonder spatie) die verplaatst moeten worden naar een nieuwe sectie en klik op de knop Zoeken. 4. Klik op de knop Alles selecteren. Het is ook mogelijk postcoderegels handmatig te selecteren. 5. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen opent met de volgende keuzes: optie Verwijder of optie Selecteer. Optie Selecteer (a) Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie opent. rev. 2.1, juli

41 2.4 Secties Handleiding LB LRP (b) Selecteer de juiste sectie. (c) Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen. (d) Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. meeverhuisd worden opent. Het venster Personen die (e) Selecteer eventueel geregistreerden die niet mee verhuisd moeten worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Uit selectie halen. (f) Klik op de knop Uitvoeren. De nieuwe sectie wordt gevuld en er verschijnt een melding in het scherm hoeveel leden in de nieuwe sectie zijn geplaatst. Klik op de melding in het scherm. Optie Verwijder (a) Klik op de knop Verwijder. De postcodereeks wordt verwijderd, de geregistreerden die binnen de verwijderde postcodegebieden woonachtig waren zijn nu voorkeurslid gemaakt van de sectie waartoe ze behoorden. (b) Ga nu naar de ontvangende sectie d.m.v. (wijk)gemeente, sectie en selecteer de ontvangende sectie. (c) Klik op de knop Bewerken, het scherm Sectie bewerken verschijnt. 41 rev. 2.1, juli 2012

42 Handleiding LB LRP 2.4 Secties (d) Klik op de knop Voeg toe, het venster Postcodes toevoegen aan sectie opent. Selecteer de hierboven verwijderde postcodes en klik op de knop Voeg toe. (e) Klik op de knop Opslaan in het scherm Sectie bewerken. Zie ook: paragraaf Sectie postcodegebied splitsen op pag. 43 voor het verplaatsen van een gedeelte van een straat/postcodegebied naar een andere sectie. rev. 2.1, juli

43 2.4 Secties Handleiding LB LRP Sectie postcodegebied splitsen Voor het aanpassen van de sectie kan grondgebied toegevoegd of verwijderd worden. Deze paragraaf beschrijft hoe één postcode (bijvoorbeeld een lange straat) kan worden gesplitst, zodat een deel van de straat kan worden ingedeeld bij een andere sectie. Hiervoor moet de andere sectie al wel zijn aangemaakt. (zie voor het maken van een sectie paragraaf Sectie maken op pag. 36) 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Secties. 2. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de regel van de sectie die moet worden aangepast. Het scherm Sectie bewerken opent in het tabblad Gebiedsomvang. 3. Klik op de knop Toon zoekveld en vul in de velden Van Postcode en t/m Postcode de postcodes in (in hoofdletters en zonder spatie) en klik op de knop Zoeken. 4. Klik op de regel met de postcode die aangepast (gesplitst) moet worden en klik op de knop Bewerken. Het venster Postcode bewerken opent. 5. Knip de straat op bij het huisnummer dat aan een andere sectie toegekend moet worden door het veld Huisnummer van of het veld Huisnummer tot aan te passen. Klik op de knop Opslaan. 6. Klik vervolgens in het venster Sectie bewerken op de knop Voeg toe om de weggeknipte gebiedsomvang weer toe te voegen aan deze (oorspronkelijke) sectie. (hierdoor kan het weggeknipte postcodegebied later worden toegekend aan een andere sectie) 43 rev. 2.1, juli 2012

44 Handleiding LB LRP 2.4 Secties 7. Klik op de regel van de postcode die zojuist opgeknipt is, klik op de knop Voeg toe en klik op de knop Sluiten. 8. Klik op de regel van de postcode die zojuist opgeknipt is. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen opent met de volgende keuzes: optie Verwijder of optie Selecteer. Optie Selecteer (a) Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie opent. (b) Selecteer de juiste sectie. (c) Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen, waaraan het grondgebied wordt toegekend. (d) Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. meeverhuisd worden opent. Het venster Personen die rev. 2.1, juli

45 2.4 Secties Handleiding LB LRP (e) Selecteer eventueel geregistreerden die niet mee verhuisd moeten worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Uit selectie halen. (f) Klik op de knop Uitvoeren. De nieuwe sectie wordt gevuld en er verschijnt een melding in het scherm hoeveel leden in de nieuwe sectie zijn geplaatst. Klik op de melding in het scherm. Optie Verwijder (a) Klik op de knop Verwijder. De postcodereeks wordt verwijderd, de geregistreerden die binnen de verwijderde postcodegebieden woonachtig waren zijn nu voorkeurslid gemaakt van de sectie waartoe ze behoorden. (b) Ga nu naar de ontvangende sectie d.m.v. (wijk)gemeente, sectie en selecteer de ontvangende sectie. (c) Klik op de knop Bewerken, het scherm Sectie bewerken verschijnt. (d) Klik op de knop Voeg toe, het venster Postcodes toevoegen aan sectie opent. 45 rev. 2.1, juli 2012

46 Handleiding LB LRP 2.4 Secties Selecteer de hierboven verwijderde postcodes en klik op de knop Voeg toe. (e) Klik op de knop Opslaan in het scherm Sectie bewerken. Zie ook: paragraaf Sectiegebied wijzigen op pag. 40 voor het verplaatsen van een hele straat/postcodegebied naar een andere sectie. rev. 2.1, juli

47 2.4 Secties Handleiding LB LRP Sectie splitsen Het splitsen van een sectie bestaat uit de volgende reeds beschreven handelingen: (nieuwe) sectie maken (paragraaf Sectie maken op pag. 36) sectiegebied wijzigen (paragraaf Sectiegebied wijzigen op pag. 40) Secties samenvoegen Bij het samenvoegen van secties worden gebied en geregistreerden van de ene sectie verplaatst naar een andere sectie. Daarna dient de lege sectie te worden verwijderd. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Secties. 2. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de regel van de sectie ( bron sectie) die zal worden gevoegd bij een andere sectie (de doel sectie). Het scherm Sectie bewerken opent in het tabblad Gebiedsomvang. 3. Klik op de knop Alles selecteren. 4. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen opent. 5. Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie opent. 47 rev. 2.1, juli 2012

48 Handleiding LB LRP 2.4 Secties 6. Selecteer de juiste sectie. 7. Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen, waaraan het grondgebied wordt toegekend. 8. Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. Het venster Personen die meeverhuisd worden opent. Aangezien deze bron sectie uiteindelijk verwijderd zal worden dienen alle personen meeverhuisd te worden, u dient dan ook geen personen te selecteren die niet mee verhuisd moeten worden naar de nieuwe sectie. 9. Klik op de knop Uitvoeren. De geregistreerden worden verplaatst van de bron sectie naar de doel sectie, er verschijnt een melding in het scherm hoeveel leden in de doel sectie zijn geplaatst. Klik op de melding in het scherm. 10. Klik op de knop Opslaan in het Sectie bewerken. Het verwijderen van de lege bron sectie staat beschreven in paragraaf Sectie verwijderen op pag. 49) rev. 2.1, juli

49 2.4 Secties Handleiding LB LRP Sectie verwijderen Nadat een sectie is leeggemaakt moet deze verwijderd worden. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Secties. 3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in en klik op de knop Zoeken. Selecteer de regel van de sectie die moet worden verwijderd en klik op de knop Verwijderen. Beantwoord de vraag of u de regel wilt verwijderen. 4. Alvorens de sectie te verwijderen voert LRP enkele controles uit. Naar aanleiding van deze controles kunnen de volgende meldingen worden getoond: Het sectiegebied dient eerst verwijderd te worden. De sectie heeft nog postcodegebieden in de gebiedsomvang. Deze moeten verwijderd worden, zie paragraaf Sectiegebied wijzigen op pag. 40 Er zijn nog ingeschreven personen, personen waarvan de uitschrijving nog loopt. Indien de gebiedsomvang van de sectie leeg is dan is er sprake van geregistreerden die voorkeurslid zijn van de sectie. Dit voorkeurslidmaatschap kan worden opgeheven door de ledenadministrateur waarna de sectie alsnog kan worden verwijderd. Sectie kan niet verwijderd worden; er zijn nog leden gekoppeld aan deze sectie. Er zijn mogelijk nog personen aan deze sectie gekoppeld die voor u niet zichtbaar zijn maar wel verhinderen dat deze sectie kan worden verwijderd. Gelieve contact op te nemen met de lrp-helpdesk. Sectie kan niet verwijderd worden; er bevinden zich nog PE s in de sectie, die dienen eerst nog verwijderd te worden. De PE s kunnen door de ledenadministrateur verwijderd worden waarna de sectie alsnog kan worden verwijderd. Er zijn nog selecties die gebruik maken van deze sectie. Er zijn selecties waarin de de betreffende sectie is vastgelegd. De betreffende selecties moeten worden aangepast (zie paragraaf Selectie maken op pag. 100) waarna de sectie alsnog kan worden verwijderd. 49 rev. 2.1, juli 2012

50 Handleiding LB LRP 2.4 Secties 5. Klik op de knop Opslaan in het wijkgemeentedossier. Zie ook: paragraaf Sectie postcodegebied splitsen op pag. 43 voor het verplaatsen van een gedeelte van een straat/postcodegebied naar een andere sectie. rev. 2.1, juli

51 2.5 Vrije gebieden Handleiding LB LRP 2.5 Vrije gebieden Het gebruik van vrije gebieden is niet verplicht. Een (wijk)gemeente kan onderverdeeld worden in één of meerdere vrije gebieden. Vrije gebieden worden geografisch bepaald, vrije gebieden mogen elkaar qua gebiedsomvang overlappen en kunnen grondgebied/postcodegebied bevatten dat buiten het grondgebied van de kerkelijke gemeente ligt. Hierdoor kunnen geregistreerden, gebaseerd op de postcode waarop zij woonachtig zijn, automatisch tot één of meerdere vrije gebieden behoren. Een vrij gebied kan worden vastgelegd op wijkgemeente- of op gemeenteniveau. In de praktijk worden vrije gebieden meestal gebruikt voor het geografisch indelen van (wijk)gemeente in gelijksoortige gebieden (een reeks gebieden met een gemeenschappelijke functie, bijvoorbeeld bezorggebied, bezoekgebied, etc.). Het is daarbij niet aan te raden dat een reeks gelijksoortige vrije gebieden overlappende postcodegebieden bevatten. Vrije gebieden kunnen onder andere gebruikt worden voor het gestructureerd afdrukken van looplijsten. Ook kunnen vrije gebieden worden gebruikt voor het onderverdelen van (grote) secties ten behoeve van bijvoorbeeld bezoekwerk door sectie-medewerkers of pastorale teams. Naast de lokaal beheerder kunnen ook de ledenadministrateur en bijdragenadministrateur vrije gebieden maken, bewerken en verwijderen Vrij gebied maken 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op de tabblad Wijkgemeenten. 3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar het nieuwe vrije gebied aan toegevoegd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. (Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier). 4. Klik op het tabblad Vrije gebieden. 51 rev. 2.1, juli 2012

52 Handleiding LB LRP 2.5 Vrije gebieden 5. Klik op de knop Nieuw, het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken opent. 6. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn en vul eventueel ontbrekende gegevens in. 7. Klik op de knop Voeg toe om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te voegen. Het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied opent. 8. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken. 9. Met behulp van de knop Binnen wijkgemeente kunnen de postcodegebieden worden beperkt tot diegene die tot de geselecteerde wijkgemeente behoren. Met behulp van de knop Overige postcodes kunnen postcodegebieden rev. 2.1, juli

53 2.5 Vrije gebieden Handleiding LB LRP uit heel Nederland worden geselecteerd. Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten die tot het vrije gebied behoren worden - ook indien het vrije gebied postcodegebieden bevat die zich buiten de gemeente bevinden - alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn. 10. Klik op de knop Selecteer alles. Het is ook mogelijk postcoderegels handmatig te selecteren. 11. Klik op de knop Voeg toe. 12. Wanneer gereed, sluit het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied. 1. Geregistreerden 13. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken. Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen. 2. Overige contacten 14. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken. Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen. Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige adres inclusief postcode is ingevuld! 15. Klik op de knop Opslaan in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken. 53 rev. 2.1, juli 2012

54 Handleiding LB LRP 2.5 Vrije gebieden Vrij gebied aanpassen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op de tabblad Wijkgemeenten. 3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied gewijzigd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. (Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier). 4. Klik op het tabblad Vrije gebieden. 5. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte vrije gebied in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de naam van het vrije gebied dat aangepast moet worden. Het scherm Vrij gebied bewerken opent. 6. Wijzig de velden of controleer of de velden goed ingevuld zijn of vul eventueel ontbrekende gegevens in. A. Postcodes toevoegen 7. Klik op de knop Voeg toe om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te voegen. Het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied opent. rev. 2.1, juli

55 2.5 Vrije gebieden Handleiding LB LRP 8. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken. 9. Met behulp van de knop Binnen wijkgemeente kunnen de postcodegebieden worden beperkt tot diegene die tot de geselecteerde wijkgemeente behoren. Met behulp van de knop Overige postcodes kunnen postcodegebieden uit heel Nederland worden geselecteerd. Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten die tot het vrije gebied behoren worden - ook indien het vrije gebied postcodegebieden bevat die zich buiten de gemeente bevinden - alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn. 10. Klik op de knop Selecteer alles. Het is ook mogelijk postcoderegels handmatig te selecteren. 11. Klik op de knop Voeg toe. 12. Wanneer gereed, sluit het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied. 1. Geregistreerden 13. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken. Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen. 55 rev. 2.1, juli 2012

56 Handleiding LB LRP 2.5 Vrije gebieden 2. Overige contacten 14. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken. Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen. let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige adres inclusief postcode is ingevuld! 15. Klik op de knop Opslaan in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken. B. Postcodes verwijderen 16. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken. 17. Selecteer de regel(s) met de postcode(s) die verwijderd moeten worden. Klik op de knop Verwijder om de geselecteerde postcodegebieden uit het vrije gebied te verwijderen. 1. Geregistreerden 18. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken. Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen. 2. Overige contacten 19. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken. Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen. rev. 2.1, juli

57 2.5 Vrije gebieden Handleiding LB LRP Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige adres inclusief postcode is ingevuld! 20. Klik op de knop Opslaan in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken. 57 rev. 2.1, juli 2012

58 Handleiding LB LRP 2.5 Vrije gebieden Vrij gebied verwijderen Let op: vrije gebieden kunnen onder andere in looplijsten worden gebruikt als gebiedsbeperking. Als een vrij gebied is verwijderd zal een dergelijke looplijst een ander resultaat afdrukken. Ook kan het verwijderen van een vrij gebied dat gebruikt is in een selectie tot onvoorspelbare resultaten leiden. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op de tabblad Wijkgemeenten. 3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied verwijderd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. (Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier). 4. Klik op het tabblad Vrije gebieden. 5. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte vrije gebied in en klik op de knop Zoeken. 6. Selecteer de regel met het vrije gebied dat verwijderd moeten worden. Klik op de knop Verwijderen om het geselecteerde vrije gebied te verwijderen. Let op: Het verwijderen van een vrij gebied kan niet ongedaan worden gemaakt! (Er worden overigens geen personen verwijderd bij het verwijderen van een vrij gebied). 7. Bevestig dat u het geselecteerde vrije gebied daadwerkelijk wilt verwijderen. 8. Klik op de knop Opslaan. rev. 2.1, juli

59 2.6 Overige contacten Handleiding LB LRP 2.6 Overige contacten Overige contacten worden in LRP vastgelegd indien sprake is van een buitenkerkelijke relatie met de gemeente. Dit kunnen leveranciers en andere personen zijn waarvan de gegevens beschikbaar moeten zijn. Een overig contact kan niet gebruikt worden in selecties. Een overige contact kan wel deelnemen in een fonds of abonnee zijn en kan als zodanig worden afgedrukt op een looplijst welke is gebaseerd op een fonds of abonnement. Een overig contact wordt vastgelegd bij een gemeente of wijkgemeente Overig contact opvoeren 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Overige contacten. 3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw contact in te schrijven. Het venster Overig contact opent. 4. Vul alle beschikbare gegevens in. 59 rev. 2.1, juli 2012

60 Handleiding LB LRP 2.6 Overige contacten Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen. 5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan Overig contact wijzigen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Overige contacten. 3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overig contact in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de naam van een overig contact dat gewijzigd moet worden. Het venster Overig contact opent. 4. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel ontbrekende gegevens in. Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen. 5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan. rev. 2.1, juli

61 2.6 Overige contacten Handleiding LB LRP Overig contact verwijderen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Overige contacten. 3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overig contact in en klik op de knop Zoeken. Selecteer het te verwijderen overig contact en klik op de knop Verwijderen. Let op: u kunt een overig contact die deelnemer is in een fonds of een abonnement niet verwijderen. In dat geval dient u eerst het overig contact als deelnemer uit het betreffende fonds of abonnement te (laten) verwijderen. 61 rev. 2.1, juli 2012

62 Handleiding LB LRP 2.7 Locaties 2.7 Locaties Onder locaties wordt verstaan de adressen en contactpersonen van kerkgebouwen, wijkcentra en zalen. Een locatie wordt vastgelegd bij een gemeente of een wijkgemeente. De werkwijze voor gebouwen en zalen is identiek, in de beschrijving hierna kan het woord gebouw ook worden gelezen als zaal Locatie opvoeren 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Locaties. 3. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe locatie op te voeren. Het venster Gebouw toevoegen opent. rev. 2.1, juli

63 2.7 Locaties Handleiding LB LRP 4. Vul alle beschikbare gegevens in, Met de knop Completeer worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de ingevulde postcode en huisnummer. 5. Selecteer onder het kopje Contactpersoon - Geregistreerde de contactpersoon voor de locatie (bijvoorbeeld een koster) uit de geregistreerden van de gemeente. 6. Selecteer onder het kopje Contactpersoon - Overig contact de contactpersoon voor de locatie (bijvoorbeeld een beheerder) uit de overige contacten van de gemeente. 7. Klik op de knop Opslaan Locatie wijzigen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Locaties. 3. Selecteer het gebouw waarvan de gegevens moeten worden aangepast en klik op de knop Bewerken. Het venster Gebouw bewerken opent. 63 rev. 2.1, juli 2012

64 Handleiding LB LRP 2.7 Locaties 4. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn en vul eventueel ontbrekende gegevens in. Met de knop Completeer worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de ingevulde postcode en huisnummer. 5. Klik op de knop Opslaan Locatie verwijderen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Locaties. 3. Selecteer het gebouw waarvan de gegevens moeten worden verwijderd en klik op de knop Verwijderen. Bevestig de vraag of u daadwerkelijk het gebouw wilt verwijderen. rev. 2.1, juli

65 2.8 Controle Handleiding LB LRP 2.8 Controle Onder het tabblad Controle staan meldingen die verband houden met de gebiedsindeling van de (wijk)gemeente. Niet bestaande, ontbrekende en onjuiste postcodes staan hier vermeld. Op basis van deze meldingen kan de ontbrekende/onjuiste informatie worden gecorrigeerd. Deze controle kan voor de gemeente of wijkgemeente worden uitgevoerd. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Controle. In dit overzicht kunnen meldingen staan die betrekking hebben op het gemeentegebied. meestal heeft dit betrekking op ontbrekende of onjuiste postcodes. 3. Klik op de knop Verversen om het gemeentegebied (opnieuw) te controleren op ontbrekende of onjuiste postcodes. 4. Selecteer een eventuele melding en klik op de knop Gebruik Postcode inzien. Het scherm NAW-gegevens met naw-gegevens van de geregistreerde verschijnt. 5. Corrigeer de ontbrekende/foutieve gegevens, met de knop Completeer worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de ingevulde postcode en huisnummer. 6. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan. 7. Klik op de knop Toon Conversie rapportage om het verslag van de eventuele conversie van de lokale (historische) administratie van uw gemeente naar LRP te downloaden. 65 rev. 2.1, juli 2012

66 Handleiding LB LRP 2.9 Overige adressen 2.9 Overige adressen Onder overige adressen wordt verstaan de adressen (en overige gegevens) van bijvoorbeeld de commissies en werkgroepen binnen de gemeente, te denken valt aan de contactpersoon of penningmeester van de ZWOcommissie, de contactpersoon voor de commissie Kerk & Israël, etc. Onder overige adressen wordt niet verstaan: de adressen van de gebouwen of zalen; overige contacten; ambten en (kerkelijke) functies. Deze kunnen elders in LRP worden geregistreerd. Een overig adres wordt vastgelegd bij een gemeente of een wijkgemeente Overig adres opvoeren 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Overige adressen. 3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw overig adres op te voeren. Het venster Adres details opent. 4. Vul alle beschikbare gegevens in, Met de knop Completeer worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de ingevulde postcode en huisnummer. 5. Klik op de knop Opslaan. rev. 2.1, juli

67 2.9 Overige adressen Handleiding LB LRP Overig adres wijzigen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Overig adres. 3. Selecteer het overig adres waarvan de gegevens moeten worden aangepast en klik op de knop Bewerken. Het venster Adres details opent. 4. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn en vul eventueel ontbrekende gegevens in. Met de knop Completeer worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de ingevulde postcode en huisnummer. 5. Klik op de knop Opslaan Overig adres verwijderen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Overige adressen. 67 rev. 2.1, juli 2012

68 Handleiding LB LRP 2.9 Overige adressen 3. Selecteer het overige adres waarvan de gegevens moeten worden verwijderd en klik op de knop Verwijderen. Bevestig de vraag of u daadwerkelijk het overig adres wilt verwijderen. rev. 2.1, juli

69 2.10 Ambten en kerkelijke functies Handleiding LB LRP 2.10 Ambten en kerkelijke functies Onder ambten en kerkelijke functies wordt verstaan de ambten en functies binnen de gemeente, te denken valt aan de ambten predikant, ouderling en diaken, en aan overige kerkelijke functies zoals koster, kerkrentmeester, etc. Dit overzicht helpt bij het inzichtelijk maken van welke gemeenteleden/personen voor welke ambten en kerkelijke functies binnen uw gemeente actief zijn of actief zijn geweest. Met het oog op de (her)verkiezingen van ambtsdragers kan dit overzicht behulpzaam zijn. Zie voor meer informatie Ordinantie 3 - Het ambt en de andere diensten van de PKN. Een ambt / kerkelijke functie wordt vastgelegd bij een gemeente of een wijkgemeente. Iedere LRP-gebruiker die toegang heeft tot het Kerkelijk register (zie paragraaf 2.19 Raadplegen kerkelijk register op pag. 125) kan de informatie van de voor uw gemeente vastgelegde (actieve) ambten / kerkelijke functies raadplegen (enigszins vergelijkbaar met het Jaarboek Protestantse Kerk in Nederland ) Ambt / kerkelijke functie opvoeren 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Ambten & functies. 3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw ambt / kerkelijke functie op te voeren. Het venster Ambt / functie toewijzen opent. 69 rev. 2.1, juli 2012

70 Handleiding LB LRP 2.10 Ambten en kerkelijke functies 4. Maak een keuze uit de lijst met beschikbare ambten en kerkelijke functies. Deze lijst is centraal vastgelegd in LRP. 5. Selecteer een geregistreerde of overig contact en vul de startdatum waarop betreffende persoon voor het betreffende ambt is bevestigd of als kerkelijk werker in dienst is gesteld of als persoon is aangesteld. 6. Klik op de knop Opslaan Ambt / kerkelijke functie wijzigen 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Ambten & functies, klik vervolgens op de knop Toon zoekveld, vul de naam of andere gegevens van het gezochte ambt / kerkelijke functie in en klik op de knop Zoeken. 3. Dubbelklik op de naam van het ambt / kerkelijke functie die gewijzigd moet worden. Het venster Ambt / functie bewerken opent. rev. 2.1, juli

71 2.10 Ambten en kerkelijke functies Handleiding LB LRP 4. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel ontbrekende gegevens in. Na het invullen van een eind datum gelijk aan of ouder dan de huidige datum wordt het ambt / kerkelijke functie alleen nog getoond in het overzicht met historische ambten / kerkelijke functies (tabblad Niet-actief). 5. Klik op de knop Opslaan Ambt / kerkelijke functie verwijderen Als de (ambts)termijn van ambt / kerkelijke functie is verstreken is het de bedoeling om bij het betreffende ambt / kerkelijke functie een einddatum in te vullen in plaats van het ambt / kerkelijke functie te verwijderen. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Ambten & functies, klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam of andere gegevens in van het ambt / kerkelijke functie die verwijderd moet worden en klik op de knop Zoeken. 71 rev. 2.1, juli 2012

72 Handleiding LB LRP 2.10 Ambten en kerkelijke functies 3. Selecteer het te verwijderen ambt / kerkelijke functie, klik op de knop Verwijderen en bevestig dat u het geselecteerde ambt / kerkelijke functie wilt verwijderen. rev. 2.1, juli

73 2.11 Beheren gemeente Handleiding LB LRP 2.11 Beheren gemeente Het aanpassen van gegevens die gerelateerd zijn aan het gebied van een gemeente en van de gemeente zelf kan ernstige en moeilijk herstelbare gevolgen hebben. Belangrijk: Het aanpassen van de basisgegevens van de gemeente kunt u het beste door de Dienstenorganisatie laten doen. Hieronder wordt beschreven hoe de door de lokaal beheer aan te passen gegevens van een gemeente aangepast kunnen worden. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Controleer de gegevens in de velden en wijzig waar nodig de gegevens. Het is niet toegestaan het Kerkelijk type te wijzigen, dit dient u door de Dienstenorganisatie te laten aanpassen! Velden met een lichtgrijze achtergrond kunnen niet bewerkt worden Algemeen 1. Wijzig waar nodig de gegevens het tabblad Algemeen. Het is niet toegestaan de Soort gemeente en Classis te wijzigen, dit dient u door de Dienstenorganisatie te laten aanpassen! 2. Door het vinkje te verwijderen in het veld Toegang DO schermt u de volledige gemeente af voor toegang en dienstverlening door de Dienstenorganisatie. 73 rev. 2.1, juli 2012

74 Handleiding LB LRP 2.11 Beheren gemeente 3. Onder het kopje Adres wordt correspondentieadres (in de regel het adres van de scriba) van de gemeente ingevuld. Hier hoeft alleen de postcode en het huisnummer ingevuld te worden, Met de knop Completeer worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd. Vul tevens het telefoonnummer van het hierboven ingevulde adres in Bestuurlijke gegevens 1. Wijzig waar nodig de gegevens in het tabblad Bestuurlijke gegevens. Vul het adres, telefoonnummer en adres in van respectievelijk de Algemene Kerkenraad, College van kerkrentmeesters, College van diakenen. Ook hier kan met behulp van de knop Completeer het adres automatisch worden aangevuld Gebiedsomvang Neem contact op met de Dienstenorganisatie omtrent aanpassingen in de gebiedsomvang van de gemeente Secties Onder het tabblad Secties staan de secties van de gemeente. Zie paragraaf 2.4 Secties op pag Vrije gebieden Onder het tabblad Vrije gebieden staan de vrije gebieden van de gemeente. Zie paragraaf 2.5 Vrije gebieden op pag. 51. rev. 2.1, juli

75 2.11 Beheren gemeente Handleiding LB LRP Overige contacten Onder het tabblad Overige contacten staan de overige contacten van de gemeente. Zie paragraaf 2.6 Overige contacten op pag Locaties Onder het tabblad Locaties staan de locaties van de gemeente. Zie paragraaf 2.7 Locaties op pag Statistieken Onder het tabblad Statistieken staan de statistische gegevens van de gemeente Controle Onder het tabblad Controle staan meldingen die verband houden met de gebiedsindeling van de gemeente. Niet bestaande, ontbrekende en onjuiste postcodes staan hier vermeld. Zie paragraaf 2.8 Controle op pag Overige adressen Onder het tabblad Overige adressen staan de overige adressen van de gemeente. Zie paragraaf 2.9 Overige adressen op pag Financieel Zie paragraaf 2.13 Financiële basisgegevens op pag Kerkelijke functies Onder het tabblad Kerkelijke functies staan de kerkelijke functies van de wijkgemeente. Zie paragraaf 2.10 Ambten en kerkelijke functies op pag rev. 2.1, juli 2012

76 Handleiding LB LRP 2.12 Beheren wijkgemeente 2.12 Beheren wijkgemeente Het aanpassen van gegevens die gerelateerd zijn aan het gebied van een wijkgemeente en van een wijkgemeente zelf kan ernstige en moeilijk herstelbare gevolgen hebben. Belangrijk: Het aanpassen van de basisgegevens van de wijkgemeente kunt u het beste door de Dienstenorganisatie laten doen. Hieronder wordt beschreven hoe de door de lokaal beheer aan te passen gegevens van een wijkgemeente aangepast kunnen worden. 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Wijkgemeenten. 3. Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Bewerken. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. 4. Controleer de gegevens in de velden en wijzig waar nodig de gegevens. Velden met een lichtgrijze achtergrond kunnen niet bewerkt worden Algemeen 1. Wijzig waar nodig de gegevens het tabblad Algemeen. rev. 2.1, juli

77 2.12 Beheren wijkgemeente Handleiding LB LRP 2. In geval er voor de wijkgemeente géén gebruiker in LRP is aangemaakt kunnen in het veld In te lichten adressen een of meerdere adressen worden ingevuld van personen die de meldingen voor de betreffende wijkgemeente moeten ontvangen. Deze adressen hoeven niet van in LRP vastgelegde gebruikers te zijn. Zie voor meer informatie omtrent meldingen paragraaf 2.2 Meldingen op pag Onder het kopje Adres wordt correspondentieadres (in de regel het adres van de scriba) van de wijkgemeente ingevuld. Hier hoeft alleen de postcode en het huisnummer ingevuld te worden, Met de knop Completeer worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd. Vul tevens het telefoonnummer van het hierboven ingevulde adres in Bestuurlijk gegevens 1. Wijzig waar nodig de gegevens in het tabblad Bestuurlijke gegevens. Vul het adres, telefoonnummer en adres in van respectievelijk de Wijkkerkenraad, Wijkraad van kerkrentmeesters, Wijkraad van diakenen. Ook hier kan met behulp van de knop Completeer het adres automatisch worden aangevuld Gebiedsomvang Neem contact op met de Dienstenorganisatie omtrent aanpassingen in de gebiedsomvang van de wijkgemeente Sectie gebiedsstructuur Het overzicht Sectie gebiedsstructuur bevat alle postcodegebieden (inclusief de bijbehorende sectie) van de wijkgemeente. 77 rev. 2.1, juli 2012

78 Handleiding LB LRP 2.12 Beheren wijkgemeente Secties Onder het tabblad Secties staan de secties van de betreffende wijkgemeente. Zie paragraaf 2.4 Secties op pag Vrije gebieden Onder het tabblad Vrije gebieden staan de vrije gebieden van de betreffende wijkgemeente. Zie paragraaf 2.5 Vrije gebieden op pag Overige contacten Onder het tabblad Overige contacten staan de overige contacten van de betreffende wijkgemeente. Zie paragraaf 2.6 Overige contacten op pag Locaties Onder het tabblad Locaties staan de locaties van de betreffende wijkgemeente. Zie paragraaf 2.7 Locaties op pag Statistieken Onder het tabblad Statistieken staan de statistische gegevens van de betreffende wijkgemeente Controle Onder het tabblad Controle staan meldingen die verband houden met de gebiedsindeling van de wijkgemeente. Niet bestaande, ontbrekende en onjuiste postcodes staan hier vermeld. Zie paragraaf 2.8 Controle op pag. 65 rev. 2.1, juli

79 2.12 Beheren wijkgemeente Handleiding LB LRP Signaleringen Mutaties in LRP die betrekking hebben op de eigen (wijk)gemeente worden - na het inloggen - in het openingsvenster van LRP getoond. Het betreft hierbij mutaties ten gevolge van de verwerking van SILAberichten, mutaties ten gevolge van wijzigingen in het geregistreerdendossier of het PE-dossier, mutaties naar aanleiding van overschrijvingen, etc. De standaardsignaleringen zijn als volgt gedefinieerd: Melding type GBA blokkade Geboorte Geen gebiedsomvang bij KSO-domein Geregistreerde zonder PE Inschrijving Niet dekkende kaart - Adres Niet dekkende kaart - EL Niet dekkende kaart - Ontvangstgemeente Ongeldige PE Onmachtig Onwillig Overlijden Overschrijving geaccepteerd Overschrijving geweigerd Overschrijving verzoek PE wijziging Sectie wijziging Sila bezwaar Uitschrijving Verbintenis Verbreken verbintenis Verhuizing buiten (wijk)gemeente Verhuizing binnen (wijk)gemeente Wijziging burgerlijke staat Wijziging kerkelijke staat Wijziging overig contact Functie(s) Pastoraal medewerker Dienstenorganisatie medewerker Dienstenorganisatie medewerker Dienstenorganisatie medewerker Dienstenorganisatie medewerker Ledenadministrateur (LA), Pastoraal medewerker, Bijdragenadministrateur (BA) Ledenadministrateur (LA), Pastoraal medewerker, Bijdragenadministrateur (BA) Ledenadministrateur (LA) Ledenadministrateur (LA) Pastoraal medewerker, Bijdragenadministrateur (BA) Ledenadministrateur (LA), Pastoraal medewerker, Bijdragenadministrateur (BA) Ledenadministrateur (LA), Pastoraal medewerker, Bijdragenadministrateur (BA) Ledenadministrateur (LA), Pastoraal medewerker, Bijdragenadministrateur (BA) Pastoraal medewerker Tabel 1: Standaard signaleringen 79 rev. 2.1, juli 2012

80 Handleiding LB LRP 2.12 Beheren wijkgemeente Indien in de kolom geen functie staat vermeld wordt de betreffende melding niet standaard gegenereerd. Standaard signaleringen kunnen - per wijkgemeente - worden uitgebreid met extra signaleringen per functie en per gebruiker. Zie voor meer informatie omtrent meldingen paragraaf 2.2 Meldingen op pag. 20. Aanpassen van de standaard signalering kan als volgt: 1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. 2. Klik op het tabblad Wijkgemeenten. 3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar de signaleringen moeten worden aangepast. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. Klik op het tabblad Signaleringen. 4. Selecteer een melding type waarvoor de signalering moet worden aangepast en klik op de knop Bewerk. Het venster Signalering opent. rev. 2.1, juli

81 2.12 Beheren wijkgemeente Handleiding LB LRP 5. Zet een vink in het veld Standaard signalering uitbreiden. Het venster Signalering klapt uit met Wijk signalering Bepaal of iemand met een bepaalde functie in LRP meer meldingen moet ontvangen of dat een bepaalde (Systeem) gebruiker (bijvoorbeeld de predikant) meer meldingen moet ontvangen. Wijk signalering - In te lichten functies. Klik op de knop Toevoegen. Het venster Selecteer functie opent. 81 rev. 2.1, juli 2012

82 Handleiding LB LRP 2.12 Beheren wijkgemeente Selecteer de gewenste functie en klik op de knop Selecteren. Met de knop Weghalen kan een geselecteerde functie uit de lijst wijk signalering worden verwijderd. Wijksignalering - In te lichten overige gebruikers. Klik op de knop Toevoegen. Het venster Selecteer Systeemgebruiker opent. Selecteer de gewenste systeemgebruiker uit de lijst met de voor de (wijk)gemeente geregistreerde systeemgebruikers en klik op de knop Selecteren. Met de knop Weghalen kan een geselecteerde systeemgebruiker uit de lijst wijk signalering worden verwijderd. 6. Klik op de knop Opslaan Overige adressen Onder het tabblad Overige adressen staan de overige adressen van de wijkgemeente. Zie paragraaf 2.9 Overige adressen op pag Financieel Zie paragraaf 2.13 Financiële basisgegevens op pag Kerkelijke functies Onder het tabblad Kerkelijke functies staan de kerkelijke functies van de wijkgemeente. Zie paragraaf 2.10 Ambten en kerkelijke functies op pag. 69 rev. 2.1, juli

83 2.13 Financiële basisgegevens Handleiding LB LRP 2.13 Financiële basisgegevens De hierna beschreven procedure voor de gemeente geldt ook voor de wijkgemeente Bankrekeningen In het overzicht van bankrekeningen staan alle bankrekeningnummers die de bestuursorganen van de gemeente in gebruik hebben. Er kunnen bankrekeningen toegevoegd, bewerkt of verwijderd worden. Pas op: het verwijderen van een bankrekening kan gevolgen hebben voor de bijdragenadministratie van de hele gemeente! Het is af te raden een rekening die voor de gemeente is aangelegd ook voor de wijkgemeente aan te leggen. A Bankrekening Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Financieel. Klik op de knop Nieuw, het venster Bankrekening opent. Vul een bankrekeningnummer in, u dient er voor te zorgen dat iedere afzonderlijke bankrekening slechts 1 maal wordt ingevoerd in LRP. Vul de officiële tenaamstelling van de rekening in. De tenaamstelling wordt onder andere afgedrukt op de acceptgiro. Bij het afdrukken gelden de volgende regels: 83 rev. 2.1, juli 2012

84 Handleiding LB LRP 2.13 Financiële basisgegevens (a) indien geen plaats is ingevuld dan wordt de tenaamstelling van de rekening verdeeld over twee regels van elk precies 32 tekens lang. In totaal worden dus maximaal 64 tekens van de tenaamstelling afgedrukt. (Er wordt daarbij geen rekening gehouden met het afbreken van volledige woorden). (b) indien wel een plaats is ingevuld dan wordt de tenaamstelling van de rekening afgebroken op precies 32 tekens. Op de tweede regel wordt dan de plaatsnaam afgedrukt. Indien gewenst kunt u ook al de IBAN en BIC van uw rekening invullen. Daartoe is een speciaal hulpmiddel ter beschikking in de vorm van een link naar de website van de Stichting IBAN Service NL. Bij het gebruik van meerdere bankrekeningnummers moet er een standaard bankrekening worden ingesteld. Bij het verwerken van ontvangsten worden deze in eerste instantie gematcht met behulp van het standaard bankrekeningnummer. Klik daartoe op de knop Instellen als standaard. B Betaalwijze / contract De lokaal beheerder legt vast welke betaalmethode(n) / contract(en) aan de bankrekening gekoppeld zijn. De hier ingevulde betaalmethode(n) bepalen uiteindelijk welke betaalwijze(n) mogelijk zijn binnen het fonds / abonnement waar dit bankrekeningnummer gebruikt wordt; en in welke volgorde deze betaalwijzen moeten worden geprioriteerd. Omgekeerd geldt dat indien een betaalwijze door de lokaal beheerder niet is vastgelegd bij de bankrekening die aan een fonds is gekoppeld dan kan er van de betreffende betaalwijze geen gebruik worden gemaakt! Deze betaalwijze wordt dan ook niet als mogelijke betaalwijze afgedrukt op de toezeggingsbrief. Onder de betaalmethode / contracten valt ook het acceptgiro contracttype. Zonder dit contract kan een gemeente geen acceptgiro s aan de bank aanbieden. Pas op bij het verwijderen van een betaalwijze, dit kan gevolgen hebben voor de hele bijdragenadministratie! Klik op de knop Nieuw om een nieuwe betaalwijze voor dit bankrekeningnummer vast te leggen. Het venster Betaalwijze toevoegen/ bewerken opent. Vul in het veld Volgorde een getal in waarmee de prioritering van de betaalmethoden kan worden bepaald. (laag cijfer = hoge prioriteit, hoog cijfer = lagere prioriteit). rev. 2.1, juli

85 2.13 Financiële basisgegevens Handleiding LB LRP Vul in het veld Omschrijving de gewenste tekst om de betaalmethode te verduidelijken. Klik in het veld Type en selecteer de gewenste betaalmethode (Acceptgiro, Automatische incasso, Overig en SKG/iDeal) Bij de keuze van betaalwijze Acceptgiro verschijnt een extra veld in beeld waar het met de bank afgesloten acceptgiro contracttype kan worden ingevuld. Let op: per contracttype verschilt de (hoeveelheid) informatie die in de coderegel van de acceptgiro wordt afgedrukt. Acceptgiro contracten Hieronder staan de verschillende typen acceptgirocontracten genoemd. Er bestaat een onderscheid tussen de volgende acceptgirocontracten: A, A/S, B en C. De verschillen tussen contracten zitten in de afspraken met de incassant welke gegevens in de coderegel mogen worden afgedrukt. Dit kan variëren van niets mogen printen tot het mogen printen van alle betalingsgegevens in de coderegel. A-contract: Hierbij is het niet toegestaan om betalingsgegevens in de coderegel te (laten) printen. Met dit contract kunnen acceptgiro s met standaardbedrukking worden gebruikt. 85 rev. 2.1, juli 2012

86 Handleiding LB LRP 2.13 Financiële basisgegevens Let op: Per 1 november 2010 wordt er geen A-contract meer verstrekt door de banken. A/S-contract (alleen van toepassing voor de Dienstenorganisatie): Hierbij is het toegestaan om alle betalingsgegevens in de coderegel te laten printen door een servicebureau. Met dit contract kunnen acceptgiro s met standaardbedrukking worden gebruikt. B-contract: Hierbij is het toegestaan om een aantal betalingsgegevens in de coderegel te (laten) printen: bedrag (indien bekend), debetrekening nummer (indien bekend), betalingskenmerk zoals opgenomen in acceptgiro en strook. Met dit contract kunnen acceptgiro s met standaardbedrukking worden gebruikt. Let op: Per 1 november 2010 wordt er geen B-contract meer verstrekt door de banken. LRP ondersteunt het gebruik van dit type voorbedrukte acceptgiro s (B-contract) niet. C-contract: Hierbij is het toegestaan om zelf alle betalingsgegevens in de coderegel te (laten) printen. Met dit contract kunnen blanco acceptgiro s of acceptgiro s met standaardbedrukking worden gebruikt. Let op: Per 1 november 2010 worden er geen A- en B-contracten meer verstrekt door de banken. Alleen A/S- of C-contract kunnen worden verkregen, waarbij u met een A/S contract alleen mag laten afdrukken door een zogenaamd servicebureau. De Dienstenorganisatie te Utrecht is zo n servicebureau. rev. 2.1, juli

87 2.14 Fondsen Handleiding LB LRP 2.14 Fondsen De lokaal beheerder maakt fondsen aan voor de (wijk)gemeente en selecteert de gebruiker(s) (meestal een bijdragenadministrateur ) die in het fonds mogen werken. In LRP bestaan twee soorten fondsen, het standaard fonds en een verzamelfonds met subfondsen. Bij een verzamelfonds (ook wel gemeentefonds genoemd) is sprake van een verzameling fondsen van gelijke type waarbij het verzamelfonds op gemeente niveau en de bijbehorende subfondsen (ook wel wijkfondsen genoemd) op wijkgemeente niveau zijn aangemaakt. Het verzamelfonds toont de totalen (bedragen, deelnemers, etc.) van de eraan gekoppelde onderliggende subfondsen. Dit concept maakt het mogelijk om wijkgemeenten te autoriseren voor hun eigen fonds en daarnaast de gemeente te autoriseren voor alle fondsen tegelijk in een verzamelfonds. Een tweede aspect is het mogelijk maken van (een zekere mate van) autonomie bij het inrichten van wijkfondsen, zo kunnen / mogen de selecties per wijkfonds verschillen (bijvoorbeeld de criteria, al dan niet doelgroepgericht aanschrijven door gebruik te maken van subselecties). Schematisch verzamelfonds type A subfonds 1 type A subfonds 2 type A subfonds 3 type A Fonds aanmaken 1. Klik op Fondsen & acties in het menu Bijdragenadministratie, het scherm Fondsen & acties opent. 2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Selecteer landelijk fonds opent. 87 rev. 2.1, juli 2012

88 Handleiding LB LRP 2.14 Fondsen (a) Klik in het veld Selecteer evt. een landelijk fonds, het venster Selecteer landelijk fonds klapt open met de velden Gemeente, Wijkgemeente en Sectie. Bij gebruik van een landelijk gedefinieerd fonds wordt door LRP automatisch een standaardselectie aan het fonds gekoppeld gebaseerd op het hierboven ingevulde gemeente, wijkgemeente en sectie-niveau. Let op: een verzamelfonds kan niet worden gebaseerd op een landelijk voorgedefineerd fonds. Zie paragraaf Verzamelfonds aanmaken op pag. 92 voor het maken van een verzamelfonds. (b) Klik op de knop Volgende. 3. Indien geen landelijk fonds wordt geselecteerd klik dan op de knop Overslaan. Het venster Verzamelfonds opent. (a) Als er geen sprake is van een verzamelfonds plaats dan geen vinkje in het veld Verzamelfonds en klik op de knop Volgende en lees verder bij punt 4 (b) Voor het maken van een verzamelfonds zie paragraaf Verzamelfonds aanmaken op pag. 92 voor het maken van een verzamelfonds. (c) Klik op de knop Volgende in het venster Verzamelfonds. Het scherm Fonds / actie opent. Vul de velden in en gebruik eventueel de hulpknop voor uitleg over de velden. rev. 2.1, juli

89 2.14 Fondsen Handleiding LB LRP 4. Klik in het veld Fonds type en selecteer het type fonds. LRP kent drie typen fondsen: herhaaldelijk incasseren op basis van een vrij bedrag (bijvoorbeeld kerkbalans), financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag per jaar in een of meerdere termijnen betaalt of wordt geïncasseerd; eenmalig incasseren op basis van een vast bedrag (bijvoorbeeld solidariteitskas), financiële actie of doel waarbij de deelnemer eenmalig een van tevoren bepaald vast bedrag in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd; eenmalig incasseren op basis van een vrij bedrag (bijvoorbeeld eindejaarscollecte, paascollecte, diaconale najaarsactie, ZWO-bijdrage, verjaardagsfonds, eenmalige actie op wijkniveau), financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag per jaar in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd; Let op: het is absoluut af te raden om van een bestaand fonds het type te wijzigen! 5. Door het zetten van een vinkje in het veld DO toegang geeft u de medewerkers van de Dienstenorganisatie toegang tot dit fonds. Dit stelt de Dienstenorganisatie in staat uw vragen omtrent dit fonds te beantwoorden en support te verlenen. 6. Het veld Financieel beheer door DO kunt u niet wijzigen. Dit veld geeft aan dat de gemeente het financieel beheer van het betreffende fonds aan de Dienstenorganisatie heeft overgedragen. Het betreft hier betaalde dienstverlening. 7. In het veld Grootboeknummer kan eventueel een grootboeknummer worden ingevuld. Het grootboeknummer is van toepassing als de bijdragenad- 89 rev. 2.1, juli 2012

90 Handleiding LB LRP 2.14 Fondsen ministratie moet aansluiten op de boekhouding. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. 8. Na het invullen van het bankrekeningnummer (en opslaan) wordt de tenaamstelling van de bankrekening en de aan deze bankrekening gekoppelde betaalmethoden (en eventueel acceptgiro contract) getoond. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. Zie voor het aanmaken van bankrekeningen paragraaf 2.13 Financiële basisgegevens op pag Indien het vinkje DO gebruik bankrekening (door de Dienstenorganisatie) is geplaatst dan betekent dit dat de Dienstenorganisatie op uw verzoek de betalingsbestanden inleest voor dit rekeningnummer. Indien u, in het geval dit vinkje is gezet, als gemeente zelf bestanden gaat inlezen voor deze bankrekening krijgt u een waarschuwing dat de Dienstenorganisatie dit voor u doet. Hiermee wordt voorkomen dat bestanden dubbel (kunnen) worden ingelezen. 10. Op basis van het afwijkingspercentage (alleen zichtbaar bij een fonds van het type herhaaldelijk vrij bedrag) wordt een waarschuwing getoond wanneer het ingevoerde toezeggingsbedrag meer dan het opgegeven percentage afwijkt van het laatst toegezegde bedrag. U dient dit percentage voor het eerste jaar dat een fonds wordt gedraaid op 0 (nul) te laten staan, het kan pas bij opvolgende jaren worden gebruikt. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. 11. In het veld Standaard betaalwijze wordt de betaalwijze vastgelegd die het meeste voorkomt bij een toezegging voor dit type fonds. Bij het invoeren van een toezegging door de bijdragenadministrateur wordt deze betaalwijze automatisch ingevuld. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. 12. In het veld Koppel aan selectie wordt de selectie ingevuld waarmee de deelnemers aan het fonds worden bepaald. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. Zie voor het maken van selecties paragraaf 2.16 Selecties op pag In het veld Sortering wordt de sortering ingevuld waarmee de brieven, acceptgiro s, etc. worden gegenereerd. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. Zie voor het maken van sorteringen paragraaf 2.18 Sorteringen op pag In het veld Type aanschrijfnaam wordt gekozen hoe de deelnemer aangeschreven wordt. In geval wordt gekozen voor Aanschrijfnaam geregistreerde dan wordt de aanschrijfnaam van de geregistreerde gebruikt. Indien wordt gekozen voor PE naam dan wordt de PE naam gebruikt voor het aanschrijven van het PE hoofd, de overige personen worden met de aanschrijfnaam van de geregistreerde aangeschreven. De PE naam en het persoonlijk naamgebruik van geregistreerden wordt door de ledenadministrateur beheerd. Ter voorkoming van dubbele aanschrijvingen van de partners binnen een rev. 2.1, juli

91 2.14 Fondsen Handleiding LB LRP PE is het dan ook raadzaam om in de selectie van het fonds op te geven dat alleen het PE hoofd moet worden geselecteerd. Eventueel extra ingesloten personen (bijv. kinderen boven 18 jaar) worden dan automatisch op hun eigen aanschrijfnaam aangeschreven. Dit veld kan ook door de lokaal beheerder zijn ingevuld. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. 14. Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit fonds. Het venster Gebruiker(s) selecteren opent. 15. Selecteer de bijdragenadministrateur(s) van de (wijk)gemeente. Klik op de knop Selecteer gebruiker(s). 16. Met de knop Verwijderen kan een gebruiker (bijdragenadministrateur ) van een fonds worden losgekoppeld. 17. Klik op de knop Opslaan om het aangemaakte fonds te bewaren Fonds bewerken Indien een fonds is aangemaakt kunnen door de lokaal beheerder alleen de gebruikers (bijdragenadministrateur (s)) worden gewijzigd. Toevoegen/verwijderen gebruikers Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit fonds. 91 rev. 2.1, juli 2012

92 Handleiding LB LRP 2.14 Fondsen Het venster Gebruiker(s) selecteren opent. Selecteer de bijdragenadministrateur (s) van de (wijk)gemeente. Klik op de knop Selecteer gebruiker(s). Met de knop Verwijderen kan een gebruiker (bijdragenadministrateur ) van een fonds worden losgekoppeld. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen in het bestaande fonds te bewaren Fonds verwijderen Indien een fonds is aangemaakt en door de bijdragenadministrateur in gebruik is genomen kan het mogelijk niet meer verwijderd worden. Indien een fonds tóch verwijderd moet worden dan dient u hierover contact op te nemen met de helpdesk LRP van de Dienstenorganisatie Verzamelfonds aanmaken Zie voor meer informatie over het doel en het gebruik van een verzamelfonds met subfondsen paragraaf 2.14 Fondsen op pag Klik op Fondsen & acties in het menu Bijdragenadministratie, het scherm Fondsen & acties opent. rev. 2.1, juli

93 2.14 Fondsen Handleiding LB LRP 2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Selecteer landelijk fonds opent. 3. Een verzamelfonds kan niet op basis van een landelijk voorgedefinieerd fonds worden gebaseerd. Klik daarom op de knop Overslaan, het venster Verzamelfonds opent. 4. Plaats een vinkje in het veld Verzamelfonds, het venster Verzamelfonds klapt verder open. 5. Selecteer het type fonds, voor een verzamelfonds is dit meestal Herhaaldelijk incasseren obv een vrij bedrag (bijv. AKB). Geef hier de subfondsen op, klik op de knop Voeg subfondsen toe, het venster Subfondsen opent. 6. Selecteer de bij dit verzamelfonds behorende subfondsen en klik op de knop Selecteer. 93 rev. 2.1, juli 2012

94 Handleiding LB LRP 2.14 Fondsen Let op: selecteer altijd subfondsen van hetzelfde type als het verzamelfonds. 7. Wanneer gereed, klik op de knop Volgende in het venster Verzamelfonds. Het scherm Fonds / actie opent. Vul de velden in en gebruik eventueel de hulpknop voor uitleg over de velden. 8. Vul de Naam en de afgekorte naam van het verzamelfonds in. 9. Door het zetten van een vinkje in het veld DO toegang geeft u de medewerkers van de Dienstenorganisatie toegang tot dit fonds. Dit stelt de Dienstenorganisatie in staat uw vragen omtrent dit fonds te beantwoorden en support te verlenen. 10. Het veld Financieel beheer door DO kunt u niet wijzigen. Dit veld geeft aan dat de gemeente het financieel beheer van het betreffende fonds aan de Dienstenorganisatie heeft overgedragen. Het betreft hier betaalde dienstverlening. 11. Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit fonds. Het venster Gebruiker(s) selecteren opent. (a) Selecteer de bijdragenadministrateur (s) van de (wijk)gemeente. Voor een verzamelfonds worden in de regel bijdragenadministrateur (s) geselecteerd op gemeente-niveau. Klik op de knop Selecteer gebruiker(s). rev. 2.1, juli

95 2.14 Fondsen Handleiding LB LRP (b) Met de knop Verwijderen kan een gebruiker (bijdragenadministrateur ) van een fonds worden losgekoppeld. 12. Klik op de knop Voeg wijkgemeente fondsen toe in het tabblad Wijkgemeente fondsen om een subfondsen aan dit verzamelfonds te koppelen. Het venster Subfondsen opent. (a) Selecteer de bij dit verzamelfonds behorende subfondsen en klik op de knop Selecteer. Let op: selecteer altijd subfondsen van hetzelfde type als het verzamelfonds. (b) Met de knop Weghalen kan een subfonds worden losgekoppeld van een verzamelfonds. (Het subfonds wordt niet verwijderd) (c) Met de knop Bewerken kan een subfonds worden geopend. 13. Klik op de knop Opslaan om het aangemaakte verzamelfonds te bewaren. 95 rev. 2.1, juli 2012

96 Handleiding LB LRP 2.15 Abonnementen 2.15 Abonnementen Abonnement aanmaken De lokaal beheerder maakt abonnementen aan voor de (wijk)gemeente en selecteert de (systeem)gebruiker(s) die in het abonnement mogen werken. 1. Klik op Abonnementen in het menu Bijdragenadministratie, het scherm Abonnementen opent. 2. Klik op de knop Nieuw. Het scherm Abonnementen opent. Vul de velden in en gebruik eventueel de hulpknop voor uitleg over de velden. 3. Vul de Naam en de afgekorte naam van het abonnement in. 4. Door het zetten van een vinkje in het veld DO toegang in het scherm Abonnement geeft u de medewerkers van de Dienstenorganisatie toegang tot dit abonnement. Dit stelt de Dienstenorganisatie in staat uw vragen omtrent dit abonnement te beantwoorden en support te verlenen. 5. Het veld Financieel beheer door DO kunt u niet wijzigen. Dit veld geeft aan dat de gemeente het financieel beheer van het betreffende abonnement aan de Dienstenorganisatie heeft overgedragen. Het betreft hier betaalde dienstverlening. 6. Vul het bankrekeningnummer in. Zie voor het aanmaken van bankrekeningen paragraaf 2.13 Financiële basisgegevens op pag In het veld Standaard betaalwijze wordt de betaalwijze vastgelegd die het meeste voorkomt bij dit abonnement. Bij het invoeren van abonnees rev. 2.1, juli

97 2.15 Abonnementen Handleiding LB LRP door de bijdragenadministrateur wordt deze betaalwijze automatisch ingevuld. 8. In het veld Sortering wordt de sortering ingevuld waarmee de brieven, acceptgiro s, etc. worden gegenereerd. Zie voor het maken van sorteringen paragraaf 2.18 Sorteringen op pag In het veld Type aanschrijfnaam wordt gekozen hoe de deelnemer aangeschreven wordt. In geval wordt gekozen voor Aanschrijfnaam geregistreerde dan wordt de aanschrijfnaam van de geregistreerde gebruikt. Indien wordt gekozen voor PE naam dan wordt de PE naam gebruikt voor het aanschrijven van het PE hoofd, de overige personen worden met de aanschrijfnaam van de geregistreerde aangeschreven. De PE naam en het persoonlijk naamgebruik van geregistreerden wordt door de ledenadministrateur beheerd. Ter voorkoming van dubbele aanschrijvingen van de partners binnen een PE is het dan ook raadzaam om in de selectie van het fonds op te geven dat alleen het PE hoofd moet worden geselecteerd. Eventueel extra ingesloten personen (bijv. kinderen boven 18 jaar) worden dan automatisch op hun eigen aanschrijfnaam aangeschreven. Dit veld kan ook door de lokaal beheerder zijn ingevuld. Dit veld kan ook door de bijdragenadministrateur worden ingevuld. 9. Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit abonnement. Het venster Gebruiker(s) selecteren opent. 10. Selecteer de bijdragenadministrateur(s) van de (wijk)gemeente. Klik op de knop Selecteer gebruiker(s). 97 rev. 2.1, juli 2012

98 Handleiding LB LRP 2.15 Abonnementen 11. Met de knop Verwijderen kan een gebruiker (bijdragenadministrateur ) van een abonnement worden losgekoppeld. 12. Klik op de knop Opslaan om het aangemaakte abonnement te bewaren Abonnement bewerken Indien een abonnement is aangemaakt kunnen door de lokaal beheerder alleen de gebruikers (bijdragenadministrateur (s)) worden gewijzigd. Toevoegen/verwijderen gebruikers Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit abonnement. Het venster Gebruiker(s) selecteren opent. Selecteer de bijdragenadministrateur (s) van de (wijk)gemeente. Klik op de knop Selecteer gebruiker(s). Met de knop Verwijderen kan een gebruiker (bijdragenadministrateur ) van een abonnement worden losgekoppeld. Klik op de knop Opslaan om het aangemaakte abonnement te bewaren. rev. 2.1, juli

99 2.15 Abonnementen Handleiding LB LRP Abonnement verwijderen Indien een abonnement is aangemaakt en door de bijdragenadministrateur in gebruik is genomen kan het niet meer verwijderd worden. Indien een abonnement tóch verwijderd moet worden dan dient u hierover contact op te nemen met de Dienstenorganisatie. 99 rev. 2.1, juli 2012

100 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties 2.16 Selecties Een selectie binnen LRP is een verzameling van geregistreerden. Deze verzameling komt tot stand op basis van (uitgebreide) selectiecriteria. De (basis) selectiecriteria kunnen worden uitgebreid met drie extra selectiecriteria (insluitingen genaamd); ook kunnen afzonderlijke individuen worden in- of uitgesloten. Daarnaast kan de selectie verder aangepast worden door het in- of uitsluiten van en filteren op groepen en vrije gebieden. Ten slotte kunnen via het tabblad Jubilea specifiek op verjaardagen en jubilea toegesneden selecties worden gemaakt. Let op: overige contacten kunnen niet in een selectie betrokken worden. Schematisch Selectie maken 1. Klik op Selecties in het menu Dienstverlening. Het scherm Selecties verschijnt. Onder het tabblad Selecties bevinden zich de selecties van de (wijk)gemeente waarvan de eigenaar nog een actieve gebruiker in LRP is. Onder het tabblad Selecties (niet leesbaar) zonder gebruiker bevinden zich de selecties van de (wijk)gemeente waarvan de eigenaar geen gebruiker meer in LRP is en waarvoor een vinkje is gezet in het veld Selectie niet leesbaar. Deze selecties zijn voor geen enkele gebruiker binnen uw gemeente zichtbaar en kunnen (alleen) door de lokaal beheerder worden verwijderd. 2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Selectie verschijnt. rev. 2.1, juli

101 2.16 Selecties Handleiding LB LRP 3. Geef de selectie een naam of gebruik een standaardselectie (klik hiervoor in het veld Standaard selectie). Voor de vrije export wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde exportdatabase waarin alle gegevens van de geregistreerden in LRP zijn opgenomen. Deze samengestelde database wordt één maal per 24 uur ( s nachts) bijgewerkt met de actuele gegevens uit LRP, en blijft gedurende de hele dag ongewijzigd. Dit betekent dat wijzigingen die gedurende de dag worden aangebracht (correcties, verhuizing, voorkeurslidmaatschap, toekennen aan groepen en vrije gebieden, etc.) niet direct in de export ter beschikking zijn maar eerst s nachts moeten worden verwerkt. Dat kan er de oorzaak van zijn dat het resultaat van een (realtime) selectie gebaseerd op criteria kan verschillen met het resultaat van de vrije export. Dit verschil is de volgende dag weer opgeheven. 4. De selectie kan nader beperkt worden door binnen de gemeente een wijkgemeente en/of een sectie te kiezen. Klik hiervoor in het veld Wijkgemeente en eventueel vervolgens in het veld Sectie. 5. De rechten van selecties zijn eigenaar-gebaseerd. De volgende rechten kunnen door een eigenaar aan een selectie worden toegekend: Selecties met een vinkje in het veld Selectie schrijven kunnen door geautoriseerde gebruikers worden gewijzigd en opgeslagen; Selecties met een vinkje in het veld Selectie niet leesbaar zijn onzichtbaar voor niet-eigenaars; Selecties zonder een vinkje in de velden Selectie schrijven of Selectie niet leesbaar kunnen door geautoriseerde gebruikers gebruikt maar niet gewijzigd worden. 6. Door middel van een vinkje in het veld Selectie op lager niveau bruikbaar bepaalt de eigenaar dat de selectie ook op lager niveau te gebruiken is. Dit wordt ook wel overerven genoemd (van het Engelse computerbegrip inheritance ); op een lager niveau erft de selectie de criteria over van 101 rev. 2.1, juli 2012

102 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties het hogere niveau (overigens niet de geregistreerden). In concreto betekent dit dat een selectie die op het niveau van de gemeente aangemaakt is door middel van het gebruik van het vinkje Selectie op lager niveau bruikbaar ook zichtbaar(!) en te gebruiken is op het niveau van de onderliggende wijkgemeente(n) en sectie(s). In combinatie met het weghalen van het vinkje in het veld Selectie schrijven kan de selectie voor ongeautoriseerd wijzigen worden beschermd. Op het niveau van de wijkgemeente worden alleen de geregistreerden van de betreffende wijkgemeente getoond, voor de pastoraal medewerker geldt dat deze alleen de geregistreerden te zien krijgt waarvoor hij/zij geautoriseerd is. 7. Maak een keuze bij het veld Sortering. Deze sortering is van toepassing op de Vrije export en bij de diverse typen uitdraai (etiketten, looplijsten etc.) die op deze selectie zijn gebaseerd. Zie voor het maken van sorteringen paragraaf 2.18 Sorteringen op pag Selectiecriteria en insluitingen Let op: de criteria van het eerste tabblad Selectiecriteria zijn altijd actief. Dit wil zeggen dat een selectie altijd de criteria van dit tabblad zal gebruiken. Indien u van de criteria van dit tabblad geen gebruik wilt maken kunt u deze snel buiten werking stellen door bij de leeftijd een leeftijd van bijvoorbeeld 200 of hoger in te vullen. Dit is met name aan de orde bij het bepalen van de Jubilea (verjaardagen en huwelijksjubilea), bij het werken met alleen maar ingesloten geregistreerden, groepen en vrije gebieden. 8. Vink onder tabblad Selectiecriteria aan van welke type criteria u gebruik wilt maken: Burgerlijk; Kerkelijk; Pastoraal; Overig; rev. 2.1, juli

103 2.16 Selecties Handleiding LB LRP Financieel (alleen beschikbaar voor de bijdragenadministrateur ). Binnen deze vier(/vijf) verzamelingen aan criteria kan de werkelijke selectie worden gedefinieerd. Zie bijvoorbeeld de selectiecriteria onder het kopje Kerkelijk: Let op: bij sommige selectiecriteria kan met een dropdown veld worden gekozen uit de waarden insluiten of uitsluiten (bijvoorbeeld bij de velden Vrij gebied, Groep, Voorkeurslid, Wenst geen contact, etc.). De keuze insluiten moet in deze context worden verstaan als alleen maar, en niet als er extra bij insluiten. Bijvoorbeeld: de keuze voor het criterium Wenst geen contact: insluiten betekent dat alleen geregistreerden die het vinkje Wenst geen contact hebben staan geselecteerd worden. Stel uit de vier verzamelingen de gewenste combinatie van selectiecriteria samen. 9. Klik op de knop maak selectie om daadwerkelijk een selectie te maken uit de geregistreerden. Verifieer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de hand van de door u opgegeven criteria en klik op de mededeling Aantal geregistreerden opgehaald... Onder het tabblad Geselecteerden staan de geregistreerden vermeld die aan de opgegeven criteria voldoen. Indien gewenst kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep in één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster Groep waarin u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven. 103 rev. 2.1, juli 2012

104 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening. De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt. 10. Deze basis-selectie kan door middel van insluitingen en uitsluitingen verder verfijnd worden. (a) Onder het tabblad Geselecteerden kunnen geregistreerden uitgesloten worden van de gemaakte selectie: Selecteer de regel(s) van de geregistreerde(n) die moeten worden uitgesloten en klik op de knop Uitsluiten. De geregistreerden die uitgesloten zijn kunnen weer in de selectie teruggeplaatst worden zoals beschreven in paragraaf Uitsluitingen op pag Indien nodig dient ook het totaaloverzicht te worden bijgewerkt, zie paragraaf Totaaloverzicht op pag (b) Boven het tabblad Selectiecriteria kan in het veld Aantal insluitingscriteria worden aangeven hoeveel extra selectiecriteria nog nodig zijn om de gewenste geregistreerden te selecteren (bijvoorbeeld alle vertrokkenen en alle overledenen). Er kunnen dus in totaal 4 tabbladen met selectiecriteria worden opgeven. Belangrijk: voeg geen overbodige of lege insluitingscriteria toe, deze kunnen een ongewenst effect hebben op het eindresultaat! In onderstaand voorbeeld is gekozen voor 3 extra insluitingscriteria Onder het tabblad Insluitingscriteria 1 kan weer uit de vier(/vijf) typen criteria (Burgerlijk, Kerkelijk, Pastoraal en Overig) een aanvullende combinatie van selectiecriteria samengesteld worden. Klik weer op de knop maak selectie om daadwerkelijk een selectie te maken uit het bestand met geregistreerden; Verifieer weer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de hand van de door u opgegeven insluitingscriteria; rev. 2.1, juli

105 2.16 Selecties Handleiding LB LRP Onder tabblad Insluitingen 1 staan nu de geregistreerden vermeld die aan de opgegeven insluitingscriteria 1 voldoen; Ook hier geldt weer dat onder het tabblad Insluitingen 1 geregistreerden uitgesloten kunnen worden met behulp van de knop Uitsluiten; Tevens kunnen de geregistreerden die in Insluitingen 1 staan met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep ook in één keer geëxporteerd worden naar een groep. Op dezelfde wijze kunnen ook Insluitingscriteria 2 en Insluitingscriteria 3 worden gebruikt om tot de gewenste totaal-selectie te komen. Belangrijk: voor elke Insluitingscriteria moet telkens weer op de knop maak selectie worden geklikt! Extra insluitingen 11. Een andere methode om de selectie aan te passen is het handmatig toevoegen van afzonderlijke geregistreerden. Klik hiervoor op de knop Geregistreerde insluiten onder het tabblad Extra insluitingen. Het venster Selecteer de persoon die u wilt insluiten opent zich. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Selecteer de gewenste geregistreerde en klik op de knop Insluiten. Ook hier kan de extra insluiting ongedaan worden gemaakt met behulp van de knop Insluiting ongedaan maken onder tabblad Extra insluitingen; tevens kunnen deze insluitingen met behulp van de knop Exporteer alle insluitingen naar Groep worden geëxporteerd naar een groep. Indien nodig dient ook het totaaloverzicht te worden bijgewerkt, zie paragraaf Totaaloverzicht op pag Tip: Het is te overwegen om in plaats van afzonderlijke geregistreerden groepen in of uit te sluiten! Zie paragraaf Groepen op pag rev. 2.1, juli 2012

106 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties Uitsluitingen 12. Klik op het tabblad Uitsluitingen voor een overzicht van de geregistreerden die in de selecties onder tabblad Geselecteerden en Insluitingen 1 t/m 3 (zie paragraaf Selectiecriteria en insluitingen pag. 102) handmatig zijn uitgesloten. Op deze plaats kunnen uitsluitingen weer ongedaan worden gemaakt met behulp van de knop Uitsluiting ongedaan maken; tevens kunnen deze uitsluitingen met behulp van de knop Exporteer alle uitsluitingen naar Groep worden geëxporteerd naar een groep Groepen 13. Om de selectie verder aan te passen kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om complete groepen toe te voegen of uit te sluiten. Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een groep of groepen, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200). Klik op het tabblad Groepen voor een overzicht van de Ingesloten groepen en Uitgesloten groepen voor deze selectie. Geregistreerden die zijn vastgelegd in een groep kunnen door middel van insluiting worden toegevoegd aan de selectie en door middel van uitsluiting worden verwijderd uit de selectie. Onder tabblad Ingesloten groepen kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbare groep extra worden ingesloten. Onder tabblad Uitgesloten groepen kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbare groep extra worden uitgesloten van de selectie. Met de knop Verwijderen kan de in- of uitgesloten groep worden verwijderd. Tip: Als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig rev. 2.1, juli

107 2.16 Selecties Handleiding LB LRP uitsluiten (zie paragraaf Selectiecriteria en insluitingen punt 10) of extra insluiten (paragraaf Extra insluitingen) van afzonderlijke geregistreerden Vrije gebieden 14. Als laatste methode om de selectie aan te passen kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om complete vrije gebieden toe te voegen en te verwijderen. Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een vrij gebied of vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200). Klik op het tabblad Vrije gebieden voor een overzicht van de Ingesloten vrije gebieden en Uitgesloten vrije gebieden voor deze selectie. Geregistreerden die woonachtig zijn in een vrij gebied kunnen door middel van insluiting worden toegevoegd aan de selectie en door middel van uitsluiting worden verwijderd uit de selectie. Onder tabblad Ingesloten vrije gebieden kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbaar vrij gebied extra worden ingesloten. Onder tabblad Uitgesloten vrije gebieden kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbaar vrij gebied extra worden uitgesloten van de selectie. Met de knop Verwijderen kan het in- of uitgesloten vrije gebied worden verwijderd. Tip: Als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig uitsluiten (zie paragraaf Selectiecriteria en insluitingen punt 10) of extra insluiten (paragraaf Extra insluitingen) van afzonderlijke geregistreerden. Voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een vrij gebied of vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200). 107 rev. 2.1, juli 2012

108 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties Jubilea Speciaal ten behoeve van overzichten van verjaardagen en verbintenis/huwelijks jubilea is het tabblad Jubilea in de selectie opgenomen. Het gebruik hiervan staat meestal los van de overige selectiecriteria. let op: de criteria van het tabblad Selectiecriteria zijn niet werkzaam op de jubilea! U kunt dus geen verjaardagen opvragen en dit combineren met het (algemene) criterium Wenst geen contact of met de kerkelijke relatie Meegeregistreerde. Indien gewenst kunt u personen die niet moeten worden opgenomen in de jubileumselectie met behulp van een speciaal hiervoor gecreëerde groep uitsluiten van de totaalselectie van de jubilea. Ook kunt u er voor kiezen in de vrije export van de jubilea de exportvelden Relatie en Wenst geen contact aan te vinken. Zo kunt u in een spreadsheetprogramma eenvoudig deze geregistreerden filteren. De werking van de verjaardags- en verbintenisjubilea is vergelijkbaar, waar hieronder verjaardag staat kunt u ook verbintenis lezen. 15. Klik op het tabblad Jubilea voor het maken van een overzicht met verjaardagen en (verbintenis) jubilea. Vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn, vul op het tabblad Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200). 16. Selecteer een periode waarover u het overzicht wil maken met behulp van de velden Periode vanaf en Periode tot en met. Hiermee selecteert u de personen die tussen deze twee data de hieronder opgegeven leeftijd(en) hebben bereikt of zullen bereiken. 17. Voeg aan de lijst Leeftijd op verjaardag de leeftijd(en) toe waarvan u een overzicht wilt genereren. rev. 2.1, juli

109 2.16 Selecties Handleiding LB LRP 18. Klik op de knop Toevoegen om één of meerdere leeftijden toe te voegen, het venster Selecteer leeftijden met voorgedefinieerde leeftijden opent. Deze lijst met leeftijden is centraal vastgelegd in LRP. 19. Indien alle opeenvolgende verjaardagen vanaf een bepaalde leeftijd, of tussen twee leeftijden gewenst zijn, kan gebruik worden gemaakt van de velden Leeftijd op verjaardag vanaf en Leeftijd op verjaardag tot en met. Door bijvoorbeeld te kiezen voor 65 t/m 200 krijgt u alle personen van wie de leeftijd in de opgegeven periode ligt tussen 65 en 200 jaar. 20. Klik op de knop maak selectie om de selectie te maken van de geregistreerden die binnen de opgegeven periode de opgegeven leeftijd(en) hebben bereikt of zullen bereiken. Onder tabblad Geselecteerden staan de geregistreerden vermeld die hierboven geselecteerd zijn. In dit overzicht kun u eventueel nog handmatig personen uitsluiten met behulp van de knop Uitsluiten. Met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan in één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster Groep waarin u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven. 109 rev. 2.1, juli 2012

110 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening. De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt. Via het tabblad Vrije export kunnen alle gewenste gegevens van deze geregistreerden worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spreadsheetprogramma. Ten behoeve van de jubilea zijn onder het kopje Jubilea de velden Leeftijd en Aantal jaar verbintenis te selecteren. (zie paragraaf Vrije export op pag. 111) Totaaloverzicht 21. Klik op het tabblad Totaaloverzicht en vervolgens op de knop Genereer overzicht om een totaaloverzicht van de uiteindelijke selectiegroep te genereren. Hierbij wordt rekening gehouden met alle selectiecriteria, jubilea, insluitingen, extra insluitingen, uitsluitingen en groepen. Belangrijk: deze handeling mag niet worden overgeslagen! Het is pas in déze fase van het selectieproces dat door middel van Genereer overzicht de selectie daadwerkelijk wordt gecreëerd! Klik op de knop Opslaan om de gemaakte selectie te bewaren voor latere toepassing. Met de knop Exporteer resultaat kan het totaaloverzicht naar een spreadsheetprogramma worden geëxporteerd. Bij deze export worden alleen de getoonde velden geëxporteerd. 22. Met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep kunnen alle geregistreerden die in dit totaaloverzicht staan in één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster Groep waarin u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven. rev. 2.1, juli

111 2.16 Selecties Handleiding LB LRP Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening. De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt Vrije export Indien de selectie die zojuist is aangemaakt voor verdere verwerking moet worden geëxporteerd naar een spreadsheetprogramma dan kan gebruik worden gemaakt van de vrije export. Let op: de wijzigingen die worden aangebracht in de gegevens van de geregistreerden zijn pas de volgende dag beschikbaar in de vrije export! 23. Klik in het veld Type export en bepaal of de export op geregistreerde niveau moet of op PE niveau. 24. Maak een keuze uit alle ter beschikking staande velden door middel van het aan- of uitzetten van de vinkjes naast de veldnamen. 25. Klik op de knop Exporteer. De aangevinkte velden worden nu in csvformaat geëxporteerd in de volgorde die is gekozen in het veld Sortering (zie paragraaf Selectie maken op pag. 100). Het venster LedenExport-[(wijk)gemeentenummer].csv openen opent. Maak een keuze uit het csv-bestand direct openen of opslaan voor latere verwerking Subselecties 111 rev. 2.1, juli 2012

112 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties In LRP is het mogelijk om meerdere selecties te organiseren in een (hoofd)selectie met subselecties. Deze functionaliteit wordt uitsluitend gebruikt in fondsen voor het gelijktijdig aanschrijven van verschillende doelgroepen. Met subselecties kunnen geen selecties gecombineerd worden, ze hebben alleen een functie binnen een fonds. Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde niveau gemaakt zijn, gemeente of wijkgemeente. De selectiecriteria van de hoofdselectie hebben voorrang boven de selectiecriteria van de onderliggende subselecties. (zie uitleg hierna) Scenario Ten behoeve van het gedifferentieerd aanschrijven van geregistreerden voor een fonds wordt besloten om drie doelgroepen te definiëren: de jeugd (selectie B) de zogenaamde gulle gevers (selectie C) de overige geregistreerden (selectie A) De gemeente heeft de selecties als volgt gedefinieerd (slechts een voorbeeld): selectie B: alle geregistreerden van 18 t/m 30 jaar selectie C: alle geregistreerden met een ontvangst over vorig actiejaar van x euro of hoger selectie A: alle geregistreerden, lid of gastlid en PE hoofd, gecombineerd met alle blijkgevers, doopleden en ongedoopte kinderen van 21 jaar en ouder. Schematisch In bovenstaand scenario zijn selectie B en selectie C subselecties van selectie A. Zoals in de inleiding aangegeven hebben de selectiecriteria van de hoofdselectie voorrang boven de selectiecriteria van de onderliggende subselecties. Dit betekent dat: rev. 2.1, juli

113 2.16 Selecties Handleiding LB LRP niet alle geregistreerden van selectie B (jeugd tussen 18 en 30) zullen worden aangeschreven: alleen de geregistreerden, lid of gastlid en PE hoofd, of alle blijkgevers, doopleden of ongedoopte kinderen tussen 21 en 30 jaar. (Geregistreerden van 18 tot en met 20 jaar vallen hier bijvoorbeeld buiten.) Anders gezegd, de verzameling van selectie B moet binnen de verzameling van selectie A vallen. alle geregistreerden van selectie C ( gulle gevers ) worden aangeschreven: ze zijn allen lid of gastlid en PE hoofd, of blijkgever, dooplid of ongedoopte kind van 21 jaar en ouder. Anders gezegd, de verzameling van selectie C valt volledig binnen verzameling van selectie A. Schematisch Subselecties in LRP 1. Maak de gewenste selecties (ten behoeve van het gedifferentieerd aanschrijven in een fonds, bijvoorbeeld zoals hierboven beschreven) volgens paragraaf Selectie maken op pag Selecteer in het overzicht selecties de hoofdselectie en klik op de knop Bewerken. Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde niveau gemaakt zijn, gemeente of wijkgemeente. 3. Zet een vinkje in het veld Bevat subselecties. Er verschijnt een extra tabblad met de naam Subselecties. 113 rev. 2.1, juli 2012

114 Handleiding LB LRP 2.16 Selecties 4. Selecteer tabblad Subselecties en klik op de knop Toevoegen. Het venster Selecteer een selectie opent. 5. Selecteer een selectie en klik op de knop Selecteer. De geselecteerde selectie wordt nu toegevoegd aan de lijst met subselecties. De selectie die zojuist is toegevoegd kan nog steeds als zelfstandige selectie gebruikt worden, de werking ervan is ongewijzigd. Herhaal bovenstaande totdat alle gewenste subselecties in de lijst voorkomen. De volgorde van toevoegen van de subselecties is niet van belang. 6. Met de knop Weghalen kan een subselectie uit de lijst worden verwijderd, met de knop Open selectie kan de subselectie rechtstreeks worden geopend. 7. Wanneer gereed, bewaar de hoofdselectie met de knop Opslaan. rev. 2.1, juli

115 2.17 Gemeentesjablonen Handleiding LB LRP 2.17 Gemeentesjablonen Sjablonen zijn modellen van brieven, lijsten, etiketten etc. die door LRP worden gebruikt om (pdf) documenten te maken. Voor het genereren van (pdf) documenten maakt de gemeente gebruik van zogenaamde gemeentesjablonen. Met behulp van deze gemeentesjablonen is de gemeente in staat om op een gepersonaliseerde manier haar geregistreerden te informeren over kerkelijke zaken. Voorbeelden van sjablonen zijn toezeggingsbrieven, herinneringsbrieven, etiketten, etc. (Nieuwe) gemeentesjablonen zijn gebaseerd op landelijke sjablonen en kunnen naar believen worden aangepast. 1. Klik op Gemeentesjablonen in het menu Beheer, het scherm Gemeentesjabloonoverzicht opent. 2. Na klikken op de knop Toon zoekveld kan de gewenste gemeentesjabloon worden opgezocht met de knop Zoeken en selecteer het betreffende gemeentesjabloon. Klik op de knop Bewerk eigenschappen om de naam en omschrijving van het gemeentesjabloon te bewerken, het scherm Bewerk gemeentesjabloon opent. Vul de velden in. 3. Klik op de knop Bewerk sjabloon om de tekst en de eigenschappen van het gemeentesjabloon te bewerken. Zie voor het bewerken van het gemeentesjabloon punt Klik op de knop Nieuw om een nieuwe gemeentesjabloon aan te maken, het venster Selecteer type sjabloon opent. 115 rev. 2.1, juli 2012

116 Handleiding LB LRP 2.17 Gemeentesjablonen 5. Selecteer het gewenste type sjabloon met de knop Selecteer, het venster Nieuwe gemeente sjabloon opent. 6. Vul de gegevens in en klik op de knop Opslaan, het scherm Bewerk sjabloon verschijnt. 7. Klik op tabblad Sjabloon om de inhoud van het document te bewerken. rev. 2.1, juli

117 2.17 Gemeentesjablonen Handleiding LB LRP 8. De brief is ingedeeld in (gekleurde) blokken. Per type document staan meer of minder blokken ter beschikking. Er kunnen geen blokken worden toegevoegd of verwijderd, wel kunnen bestaande blokken via het tabblad Instellingen worden onderdrukt door voor de instelling Toon... de waarde Nee in te vullen. (lees voor Toon druk af ). Ook kan een bewerkbaar blok leeg worden gemaakt waarna niets wordt afgedrukt. De inhoud van blokken kan naar eigen inzicht aangepast worden, uiteraard dient een en ander te geschieden conform geldende regels. 9. Dubbelklik in de tabel aan de rechterkant van het scherm op een kleur om de corresponderende alinea te bewerken. Het venster Bewerk tekstblok opent. 117 rev. 2.1, juli 2012

118 Handleiding LB LRP 2.17 Gemeentesjablonen 10. De grijze velden zijn niet te bewerken, ook een eventueel acceptgiro-blok is niet aan te passen; het tekstveld is naar eigen wens aan te passen. In de tekst van het betreffende blok kan gebruik worden gemaakt van zogenaamde variabelen (herkenbaar aan #variabelenaam#). Tijdens het genereren van de brieven e.d. worden de variabelen vervangen door hetgeen is vastgelegd in het geregistreerdedossier (of de PE). Het aantal en de soort variabelen verschilt per sjabloon. Hierboven enkele voorbeelden van hoe dergelijke variabelen kunnen worden gebruikt. Met behulp van de knoppen boven het tekstveld kan de tekst van opmaak worden voorzien: vet, cursief, onderstreept, doorgestreept, en genummerde en ongenummerde lijsten. 11. Klik op de knop Opslaan. 12. Klik - waar van toepassing - op de knop Vernieuwen in het scherm Bewerk sjabloon om het voorbeeld te verversen; klik op de knop Voorbeeld om een voorbeelddocument (pdf) te genereren. 13. Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van het document te bewerken. rev. 2.1, juli

119 2.17 Gemeentesjablonen Handleiding LB LRP 14. Hier kunt u bepaalde opties in de brief aanzetten (waarde ja ) of verbergen (waarde nee ). Verander de instellingen met behulp van de knop Bewerken. (Lees voor de velden Toon... druk af... ). Het aantal en de soort instellingen verschillen per (type) document. 15. Wanneer gereed, klik op de knop Opslaan. 119 rev. 2.1, juli 2012

120 Handleiding LB LRP 2.18 Sorteringen 2.18 Sorteringen Er bestaan in LRP twee soorten sorteringen: Landelijke, voorgedefinieerde sorteringen welke wel gebruikt maar niet gewijzigd kunnen worden; Gemeente sorteringen welke zelf kunnen worden gemaakt. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP Landelijke sorteringen 1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Onder het tabblad Landelijk bevinden zich de centraal in LRP vastgelegde sortering. Deze sorteringen kunnen wel gebruikt maar niet gewijzigd worden. 2. Klik desgewenst op de knop Inzien om de samenstelling van de sortering te kunnen zien. rev. 2.1, juli

121 2.18 Sorteringen Handleiding LB LRP Gemeente sorteringen 1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Onder het tabblad Gemeente bevinden zich de sorteringen die voor uw (wijk)gemeente zijn vastgelegd. Deze sorteringen kunnen zelf worden bewerkt. Op deze sorteringen zijn de autorisaties van de (wijk)gemeente van toepassing Sorteringen maken 1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een nieuwe sortering te maken. 2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Sortering verschijnt. 3. Geef de sortering een naam, bepaal of de sortering voor personen of voor PE s geldt en vul eventueel de wijkgemeente in. 4. Selecteer in de lijst de velden waarop gesorteerd dient te worden. Per sorteerveld kan worden opgegeven: (numerieke) volgorde; het veld waarop moet worden gesorteerd; oplopend of aflopende sortering. 121 rev. 2.1, juli 2012

122 Handleiding LB LRP 2.18 Sorteringen 5. Selecteer de volgorde, nummer 1 betekent dat eerst op dit veld wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld 2, veld 3, etc... (de maximale sorteervolgorde is 10). Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3), etc Klik naast het veld type sortering (dit wil zeggen het veld waarop gesorteerd moet worden) op de knop om een keuze te maken uit de mogelijke sorteervelden. Het venster Selecteer sortering opent. 7. Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop Selecteer. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP. Let op: met straat wordt de straat van het woonadres bedoeld, met een afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen rekening gehouden bij de sortering. Let op: bij de keuze voor vrij gebied wordt op álle vrije gebieden gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de sortering. 8. Selecteer in het veld Sortering of er oplopend of aflopend moet worden gesorteerd. 9. Klik op de knop Opslaan om dit sorteerveld te bewaren. Herhaal bovenstaande stappen voor alle gewenste sorteervelden. Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe een sortering samen te stellen Sorteringen wijzigen 1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een sortering te wijzigen. rev. 2.1, juli

123 2.18 Sorteringen Handleiding LB LRP 2. Selecteer de sortering die gewijzigd moet worden en klik op de knop Bewerken. Het venster Sortering verschijnt. 3. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel ontbrekende gegevens in. 4. Voeg toe, verwijder of wijzig de velden volgens welke moet worden gesorteerd. Per sorteerveld kan worden opgegeven: (numerieke) volgorde; het veld waarop moet worden gesorteerd; oplopend of aflopende sortering. 5. Selecteer de volgorde, nummer 1 betekent dat eerst op dit veld wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld 2, veld 3, etc... (de maximale sorteervolgorde is 10). Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3), etc Klik naast het veld type sortering (dit wil zeggen het veld waarop gesorteerd moet worden) op de knop om een keuze te maken uit de mogelijke sorteervelden. Het venster Selecteer sortering opent. 123 rev. 2.1, juli 2012

124 Handleiding LB LRP 2.18 Sorteringen 7. Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop Selecteer. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP. Let op: met straat wordt de straat van het woonadres bedoeld, met een afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen rekening gehouden bij de sortering. Let op: bij de keuze voor vrij gebied wordt op álle vrije gebieden gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de sortering. 8. Selecteer in het veld Sortering of er oplopend of aflopend moet worden gesorteerd. 9. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen aan dit sorteerveld te bewaren. Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe een sortering samen te stellen Sorteringen verwijderen 1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een sortering te verwijderen. 2. Selecteer de sortering die verwijderd moet worden en klik op de knop Verwijderen. Let op: vergewis u ervan dat de sortering die verwijderd wordt niet in gebruik is in selecties, fondsen/abonnementen of bij een uitdraai. 3. Bevestig dat u de geselecteerde sortering daadwerkelijk wilt verwijderen. rev. 2.1, juli

125 2.19 Raadplegen kerkelijk register Handleiding LB LRP 2.19 Raadplegen kerkelijk register In het kerkelijk register zijn de volgende gegevens op te zoeken: geregistreerde (niet voor de lokaal beheerder ); wijkgemeente; gemeente; classis. Per (wijk)gemeente kunnen ook worden ingezien: algemene gegevens; gemeenten (via classis) ontvangstgemeenten (via classis) bestuurlijke informatie; wijkgemeenten (via gemeente); locaties; overige adressen; classis (via gemeente); kerkelijke functies. 1. Open Kerkelijk register in het menu Ledenadministratie. Het scherm Kerkelijk register opent. (de lokaal beheerder heeft geen toegang tot het tabblad Geregistreerden) 2. Bepaal of gezocht moet worden onder de Geregistreerde, Wijkgemeenten, Gemeenten of Classes. 3. Geregistreerden (niet voor de lokaal beheerder ) 125 rev. 2.1, juli 2012

126 Handleiding LB LRP 2.19 Raadplegen kerkelijk register (a) Vul de Minimale zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Naast de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de postcode of de straat een verplicht veld. Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig. Indien de melding Meerdere geregistreerden voldoen aan uw zoekcriteria... verschijnt dan moeten meer zoekcriteria (voorletter(s), voorna(a)m(en), roepnaam) worden opgegeven. (b) Onder het zoekresultaat verschijnt de gezochte geregistreerde. 4. Wijkgemeenten (a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken. (b) Klik op de regel van de juiste wijkgemeente en klik op de knop Inzien. Het scherm Wijkgemeente opent en toont de algemene gegevens van de wijkgemeente. (c) in het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie over de wijkgemeente getoond: 5. Gemeenten algemene gegevens: tenaamstelling, gemeentenummer, correspondentieadres en telefoonnummer; bestuurlijke gegevens: wijkkerkenraad, wijkraad van kerkrentmeesters, wijkraad van diakenen; locaties: gebouwen en zalen; overige adressen; kerkelijke functies. (a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken. (b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop Inzien. Het scherm Gemeente opent en toont de algemene gegevens van de gemeente. rev. 2.1, juli

127 2.20 Groepen Handleiding LB LRP (c) in het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie van de gemeente getoond: 6. Classes algemene gegevens: tenaamstelling, gemeentenummer, (correspondentie)adres en telefoonnummer; bestuurlijke gegevens: algemene kerkenraad, college van kerkrentmeesters, college van diakenen; wijkgemeenten; locaties; overige adressen; kerkelijke functies. (a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken. (b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop Inzien. Het scherm Classis opent en toont de algemene gegevens van de classis. (c) in het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie van de classis getoond: algemene gegevens: tenaamstelling, gemeentenummer, (correspondentie)adres en telefoonnummer; gemeenten; ontvangstgemeenten Groepen Voor meer informatie omtrent het maken van groepen verwijzen we u naar de handleiding Ledenadministratie LRP. 127 rev. 2.1, juli 2012

128 Handleiding LB LRP 2.21 Afdrukken vanuit LRP 2.21 Afdrukken vanuit LRP Voor meer informatie omtrent het maken van overzichten via het menu uitdraai verwijzen we u naar de handleiding Ledenadministratie LRP. rev. 2.1, juli

129 2.22 Werken met de planner Handleiding LB LRP 2.22 Werken met de planner 1. Open Planner in het menu Dienstverlening, het scherm Planner opent. 2. In het tabblad Ingepland staan de opdrachten die nog uitgevoerd moeten worden. Met de knop Bewerken kan de datum en tijd van het uitvoeren van een bestaande opdracht worden aangepast. 3. In het tabblad Wachtrij staan de opdrachten die uitgevoerd worden maar nog wachten tot er servercapaciteit beschikbaar is om de taak uit te kunnen voeren. 4. In het tabblad Loopt staan de opdrachten die op dit moment uitgevoerd worden. 5. In het tabblad Afgerond staan de opdrachten die gereed zijn en de bijbehorende bestanden die gedownload kunnen worden om afgedrukt (pdf) of verwerkt te worden. Klik op de knop Resultaat downloaden. Afhankelijk van de opdracht verschijnt een dialoogvenster om een pdf-bestand te openen/af te drukken of een nieuw venster Selecteer bestand om te downloaden. Selecteer in dit venster Selecteer bestand om te downloaden het gewenste bestand en klik op de knop Download om het pdf-bestand te openen/af te drukken of om een bestand op te slaan voor latere verwerking. 6. In het tabblad Afgebroken staan de afgebroken / mislukte opdrachten die vanwege een technische reden afgebroken zijn. Ook staan hier de opdrachten die geen resultaat hebben opgeleverd. Het scherm Planner verschijnt ook indien bij het starten van een uitdraai gekozen wordt voor de optie Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan 129 rev. 2.1, juli 2012

130 Handleiding LB LRP 2.22 Werken met de planner of Inplannen rev. 2.1, juli