't Oolderluk Hoes Boerderijnummer: 801

Transcriptie

1 arverslag nuari december 2015 't Oolderluk Hoes Boerderijnummer: 801 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg

2 Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij: 't Oolderluk Hoes Adres: Doorbraakweg 53 Postcode: 7787EP Woonplaats: Holtheme gem. Hardenberg Provincie: Overijssel Land: Nederland Website: adres: Gegevens 1e contactpersoon Naam: Fenny Kelder Adres: Doorbraakweg 53 Postcode: 7787EP Woonplaats: Holtheme Land: Nederland Telefoonnummer: Mobiel nummer: adres: arverslag opgesteld door: Fenny Kelder Datum laatste wijziging Overige betrokkenen: geen :35 2

3 Het algemene beeld van het afgelopen jaar Het jaar 2015 was een jaar met vele nieuwe ontwikkelingen. Door de overgang van de WMO van de landelijke overheid naar de gemeentes kwam er veel op ons pad. Naast de WMO is ook de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling verplicht gesteld voor zorginstellingen. Deze hebben wij geschreven en hier zijn onze medewerkers voor geschoold. Dit jaar is het deelnemers aantal na een aantal wisselingen stabiel gebleven. Het medewerkeraantal is gelijk gebleven. Er is een medewerker minder gaan werken en er is iemand ingehuurd voor advisering rondom de nieuwe ontwikkelingen van de WMO. In de volgende alinea's is een overzicht weergegeven van de bovenstaande thema's met een aanvulling om dit jaar in vogelvlucht te beschrijven. Gebeurtenissen op de zorgboerderij Het aantal deelnemers waar we het jaar mee gestart zijn was 18. Deze deelnemers kwamen verdeeld over 4 dagen op de zorgboerderij. De deelnemers krijgen een gestructureerde dagindeling die voor rust en regelmaat zorgt op de boerderij. Een belangrijk onderdeel van onze structuur is het samen koken en eten tussen de middag. Dit moment vormt de basis van de dagstructuur. In 2015 is er geen wachtlijst geweest voor nieuwe deelnemers. Wel is er gekeken naar mogelijkheden om te starten op de vrijdag met dagbesteding. Uiteindelijk is dit niet doorgevoerd aangezien het deelnemeraantal op dat moment weer is terug gelopen. Vanaf het sociaal contracteren september 2015 (beschreven in het volgende kopje) mogen we geen wachtlijst meer hebben en zijn we verplicht iedereen die zich aanmeld zelf te plaatsen of een geschikte dagbesteding of begeleiding voor te vinden. Dit betekent dat we vanaf dit jaar geen wachtlijst meer kunnen hebben. Als nieuwe inwoners zich aanmelden organiseren we eerst een kennismakingsgesprek en vervolgt met een intakegesprek. Na deze gesprekken mogen deelnemers komen kijken en meedraaien in de groep. Dit organiseren we voor de deelnemer, maar is ook erg belangrijk voor de bestaande groep. Soms reageert de groep niet goed op de nieuwe inwoner en moeten we de gewenningsperiode verlengen of op zoek naar een andere oplossing in de vorm van individuele begeleiding. Dit jaar is het klanttevredenheidsonderzoek weer uitgevoerd onder de deelnemers van de zorgboerderij. De tevredenheid is zelfs nog hoger dan vorig jaar en hier zijn we heel erg trots op. 75% van onze deelnemers heeft onze dagbesteding met een 8 beoordeeld en 25% met een 7. De deelnemers zijn dus erg tevreden en hier doen wij het graag voor. Naast het contact met de deelnemers hebben we veel contact met de familie van de deelnemers. Het is goed om de familie op de hoogte te stellen en elkaar goed te informeren. Hierdoor zijn er voor beide partijen geen onverwachte ontwikkelingen en wordt de ontwikkeling van de deelnemers goed gevolgd. De WMO onder de Bestuursdienst Hardenberg-Ommen Naast het zorgen voor de deelnemers heeft heel 2015 voor ons eigenlijk in het teken gestaan van de overgang van de WMO naar de Gemeente. Bij de verandering van de landelijke overheid naar de gemeentes zijn er vele keuzemomenten geweest voor ons als zorgboerderij. De eerste maanden van het jaar hebben we ons ingelezen in de veranderingen en bijeenkomsten bijgewoond van de Bestuursdienst Hardenberg-Ommen. 3

4 Tijdens deze bijeenkomst is snel besloten dat de bestuursdienst wil gaan werken door middel van sociaal contracteren. Binnen deze werkwijze krijgt een organisatie een budget waar ze zorg voor moeten leveren ongeacht de doelgroep waaronder de deelnemer toe behoort. Dit kan in de praktijk betekenen dat we een andere doelgroep binnen de organisatie zouden kunnen krijgen die andere zorg nodig is dan de zorg die we nu leveren. Het budget is niet onderhandelbaar en wordt vastgesteld door een generalist die werkzaam is binnen het sociaal wijkteam van de Bestuursdienst. Deze generalist geeft een indicatie af waarin doelen zijn beschreven. Met het budget die de zorgorganisatie krijgt moet je het doel samen met de inwoner behalen. Deze manier van financieren wordt sociaal contracteren genoemd. Alle organisaties in de Gemeente Hardenberg en Ommen hebben de mogelijkheid om deel te nemen aan deze manier van werken. Op het moment dat deze manier van werken kenbaar is gemaakt hebben wij vele gesprekken gehad intern om goed te inventariseren wat onze kansen zijn. Hierin zijn drie mogelijkheden besproken. De eerste mogelijkheid was om zelfstandig een contract te tekenen. De tweede mogelijkheid was om te werken onder Cooperatie zorgboeren waar we lid van zijn. Dan sluit de cooperatie de raamovereenkomst met de Gemeente en verdeeld de deelnemers naar behoefte van de deelnemers. Hierdoor kan het zijn dat de verdeling van deelnemers evenredig gaat of naar wens van de deelnemer, maar hier hebben we geen invloed op. Als derde mogelijkheid was het beeindigen van onze diensten binnen de Gemeente Hardenberg. Deze drie opties zijn intern veelvuldig doorgesproken. Na enige tijd hebben we besloten zelf een raamovereenkomst te willen aangaan. Deze keuze had vele gevolgen voor onze organisatie en ons kwaliteitssysteem. De wijzigingen beschrijven we laten onder het kopje wijzigingen kwaliteitssysteem. Na veel werk te hebben verricht voor het voldoen aan de eisen van de Bestuursdienst Hardenberg-Ommen hebben wij het goede bericht ontvangen dat we voldoen en de raamovereenkomst kunnen tekenen. Dit betekent dat we als organisatie vanaf september 2015 ook zorg kunnen blijven leveren binnen de WMO in de Gemeente Hardenberg. Hier zijn wij heel blij mee, maar we zijn ook erg nieuwsgierig hoe alle nieuwe ontwikkelingen en het sociaal contracteren in de praktijk uitgevoerd gaan worden. De eerste maanden oktober, november en december zijn heel wisselend verlopen. De opstart vanuit de Gemeente verliep in het begin erg moeizaam. De maand september hebben we nog geen aanmeldingen ontvangen en bleven de deelnemers volgens de oude financiering bij ons op de zorgboerderij. Vanaf oktober hebben we de eerste deelnemer ontvangen met budgetfinanciering. Deze manier van werken moet zowel bij ons als bij de Gemeente medewerkers erg wennen. De eerste maanden hebben we met gemengde gevoelens ervaren en hopen dat er in de toekomst nog vele positieve veranderingen doorgevoerd gaan worden. De financiering is nog niet altijd op orde en de afspraken zijn nog niet altijd overal duidelijk. Dit maakt het soms onzeker voor de toekomst van de zorgboerderij. Wij willen graag de zorg leveren vanuit het sociaal contracteren, maar hebben basisvoorwaarden nodig om goed te functioneren. In 2016 gaan we verder kijken naar de ontwikkelingen en hopelijk een positieve bijdrage te leveren in deze ontwikkeling om zorg te dragen voor een goede dagbesteding of begeleiding voor onze deelnemers. Voor het aangaan van de raamovereenkomst hebben we ook een nieuw registratiesysteem moeten inkopen die voorbereid was op iwmo. Via de iwmo kan je berichten versturen over de budgetten die je moest ontvangen van de Gemeente. In dit registratiesysteem hebben we nu alle gegevens van de deelnemers die zowel op kantoor als bij mensen thuis in te zien zijn. 4

5 Hierdoor kan je gemakkelijk de deelnemergegevens bijwerken en de gesprekken gelijk vastleggen. Aangezien deze manier van werken voor iedereen nieuw is hebben sommige medewerkers hier kennis mee gemaakt onder begeleiding van de organisatie van het programma. Wijzigingen kwaliteitssysteem Het besluit om een raamovereenkomst te gaan tekenen heeft gevolgen gehad voor het kwaliteitssysteem. Het systeem moest toegevoegd worden aan de overeenkomst en er moesten vele aanvullende documenten worden aangemaakt die in de overeenkomst zijn gevraagd. In mei en juni van 2015 hebben we het kwaliteitssysteem een update gegeven. Alle gegevens zijn opnieuw doorgelopen en op sommige punten aangepast. Dit aangezien sommige informatie veranderd was na het invullen de laatste keer. Naast het systeem moest er een evaluatieformulier worden gemaakt om wekelijks te kunnen beschrijven hoe het met deelnemers gaat. Dit werd al langer uitgevoerd alleen was dit niet een handig en bruikbaar systeem. Het systeem die nu is gekozen is voor iedereen simpel in te vullen en erg bruikbaar. Hierdoor kan iedereen dit bijhouden en kunnen we samen bijdragen aan goede registratie van onze deelnemers. Verder hebben we een zorgplan ontwikkelt die voldoet aan de eisen van de raamovereenkomst. Dit zorgplan moeten wij aan de inwoner verzenden na het ontvangen van de leveringsopdracht. In dit plan staat beschreven welke zorg wij bieden voor het budget dat wij ontvangen. Daarin staan ook onze eigen aanvullende voorwaarde, zodat de nieuwe deelnemer de voorwaarden van onze organisatie kent. De andere documenten die bij het systeem hoorde hebben we nagelopen en waar nodig veranderd naar de nieuwe situatie. Medewerkers Op het moment dat er zoveel veranderd op een zorgboerderij zoals hierboven beschreven is het onmogelijk dat er voor de medewerkers niets veranderd. De ontwikkelingen in de zorg leveren ook bij de medewerkers veel verschillende meningen en reacties. Zeker heeft de landelijke media hier invloed op en de veranderingen in de zorg zijn niet echt positief in het licht gezet in Hierdoor waren de reacties erg wisselend. De eerste maanden in het beginstadium van het proces naar de raamovereenkomst hebben we dit niet met de medewerkers gedeeld tot in detail. Naarmate het proces vorderde hebben we de medewerkers steeds meer informatie gegeven over alle ontwikkelingen. Zo kunnen de medewerkers langzaam wennen aan een vernieuwde manier van werken. De medewerkers op de groep hebben in hoofdlijnen niets met de financiering te maken. Wat zij wel direct gaan ervaren is een andere manier van registreren van de deelnemergegevens. Daarnaast is het mogelijk dat er meer wordt ingezet op individuele begeleiding bij deelnemers en dit is ook tevens een onderdeel van het functioneringsgesprek geworden. De functioneringsgesprekken hebben dit jaar in het teken gestaan van je eigen functioneren tegen het licht van de nieuwe ontwikkelingen binnen de WMO. Waar ligt iedereens ambitie, wie wil en kan er individuele begeleiding gaan geven en aan welke doelgroep. Deze ontwikkelingen maken ook bij het personeel veel los. Dit maakt dat je als organisatie, maar ook als personeelslid bewust gaat kijken naar wat je doet en wat je wilt. Voor één van de medewerkers heeft de verandering in de zorg gezorgd voor een verschuiving in uren van 5

6 onze organisatie naar een andere organisatie. Zij is wel administratieve klussen voor ons blijven uitvoeren. Het aantal medewerkers is verder stabiel gebleven en ook onze vrijwilligers zijn en blijven betrokken bij de zorgboerderij. Naast de functioneringsgesprekken hebben we met het personeel een aantal keer bij elkaar gezeten. Dit om de medewerkers regelmatig bij te praten over de ontwikkelingen die de zorgboerderij gaat mee maken door het tekenen van de raamovereenkomst. Het is belangrijk dat de medewerkers goed op de hoogte zijn van de nieuwe manier van werken en de communicatie met de generalisten van het sociaal wijkteam en de Bestuursdienst Hardenberg-Ommen. De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers Doelgroep: volwassenen vanaf 50 jaar met een lichamelijke en/of geestelijke beperking. Aantal januari 2015: 18 deelnemers Instroom in 2015: 11 deelnemers Uitstroom in 2015: 10 deelnemers Eind 2015: 19 deelnemers Naast de dagbesteding hadden we 1 logee voor 2 weken. Reden uitstroom: - 7 deelnemers zijn opgenomen in het verpleeghuis - 2 deelnemers zijn overleden - 1 deelnemer is naar een andere dagbesteding overgegaan Scholing en ontwikkeling De vele ontwikkelingen hebben ook gezorgd voor onze eigen ontwikkeling. De zorgboer, zorgboerin en één van de vaste medewerkers heeft op hun BHV diploma verlengt. Één van de vaste medewerkers heeft in 2014 en 2015 een post-hbo mantelzorgondersteuning, casemanagement en makelaarschap afgerond en behaald. Naast de ontwikkelingen van de WMO was er een nieuwe verplichting voor zorginstellingen om te zorgen voor een meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Bij deze meldcode moeten ook alle medewerkers hierin een cursus volgen en afronden met een certificaat. Alle medewerkers hebben in 2015 deze cursus gevolgd en het certificaat behaald. De overleggen met de zorgboeren uit het Vechtdal is dit jaar maandelijks doorgegaan. Hierin wisselen we informatie uit over het werken op een zorgboerderij. We merken wel dat de manier van werken van ons veranderd ten opzichte van de andere zorgboerderijen. 6

7 Aangezien wij één van de weinige zorgboerderijen zijn die zelfstandig een raamovereenkomst hebben getekent is de werkwijze en denkwijze erg verander. Dit maakt de aansluiting met de andere zorgboeren wel veranderd ten opzicht van eerdere jaren. Hierdoor zou het kunnen zijn dat we de komende jaren minder aansluiten bij deze werkgroep, omdat het voor ons op dit moment minder meerwaarde heeft. Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? De opleidingsdoelen van het afgelopen jaar zijn allemaal behaald. Één medewerker heeft haar post-hbo gehaald en de verlenging van de bhv is gerealiseerd. Een niet ingepland opleidingsdoel was de certificering voor de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Deze is wel behaald, omdat deze verplicht is gesteld. Voor komend jaar hebben we op dit moment geen opleidingsdoelen voor ogen. Afhankelijk van de ontwikkelingen en de aanmeldingen binnen het sociaal contracteren is het belangrijk dat wij onze kennis op niveau houden en nieuwe kennis ontwikkelingen. Het kan zijn dat er een nieuwe doelgroep bij ons wordt aangemeld waar wij op dat moment onze kennis voor moeten uitbreiden. De bhv zou in elk geval worden herhaald. 7

8 Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Nee Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Nee Zijn er meldingen van klachten? Nee Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Evaluatiegesprekken In 2016 wederom plannen Cliëttevredenheidsonderzoek In 2016 wederom plannen Inspraakmogelijkheid d.m.v. keukentafelgesprekken In 2016 wederom plannen Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) Er zijn verspreid over het jaar 4 inspraakmogelijkheden geweest, d.m.v. keukentafelgesprekken. In deze gesprekken zijn de volgende onderwerpen aan bod gekomen: activiteiten buiten en/of binnen, ruststoelen en bedden, groentetuin en toiletten. Er is gezamenlijk besloten welke activiteiten binnen en welke activiteiten buiten plaatsvinden. Het gebruik van de ruststoelen en bedden zijn voor iedereen anders, de één maakt liever gebruik van een stoel, de ander van een bed. Het gebruik en onderhoud van de groentetuin wordt door iedereen als zeer waardevol ervaren. De hygiëne van de toiletten wordt door de cliënten als zeer goed beschouwd. Met iedere cliënt heeft begin 2015 een evaluatie plaatsgevonden, hierbij is wederom door een groot aantal cliënten en familie aangegeven dat men de korte lijnen met de begeleiding en het makkelijk kunnen overleggen als plezierig ervaart. Er zijn uit de evaluaties dan ook geen noemenswaardige vervolgacties gekomen, hooguit het aanpassen van de doelen op individueel niveau van cliënten. Alle cliënten hebben het cliënt tevredenheidonderzoek ingevuld terug gestuurd. De tevredenheid is zelfs nog hoger dan vorig jaar en hier zijn we heel erg trots op. 75% van onze deelnemers heeft onze dagbesteding met een 8 beoordeeld en 25% met een 7. De meest opvallende uitkomsten zijn vooral de antwoorden op de open vraag: Wat vindt u goed aan de begeleiding of dagbesteding? Een aantal antwoorden: Altijd vriendelijk en behulpzaam!, Persoonlijke aandacht, gemoedelijke sfeer en goede communicatie, Samen zijn, luisterend oor. Er zijn geen vervolgacties uit het tevredenheidonderzoek gekomen. 8

9 De veiligheid van deelnemers is het afgelopen jaar goed geweest. Het erf is geheel verhard en er zijn geen obstakels op het erf, machines mogen zonder toezicht niet worden gebruikt door de cliënten. Daarnaast is er altijd een begeleider aanwezig als een cliënt naar buiten gaat. Uit bovenstaande concluderend, kunnen we de begeleiding in 2016 op dezelfde voet voortzetten. Hierbij houden wij ons vast aan onze visie: "Ieder mens is uniek". Dit houdt voor ons in dat ieder mens zich kan/mag ontplooien, zinvol is en er mag zijn. Deze visie komt terug in de begeleiding van de cliënten, er wordt ondersteuning geboden bij het omgaan met hun beperkingen, de begeleiding heeft aandacht en respect voor de cliënten, zij leven zich in en veroordelen niet. Ook zullen wij zoals altijd korte lijnen houden met de familie, zodat wanneer er veranderingen zichtbaar zijn bij cliënten familie hier ook direct van op de hoogte is. Het jaar 2016 zal daarnaast vooral in het teken staan van de ontwikkeling m.b.t. het sociaal contracteren en hierin een positieve bijdrage te leveren, zodat wij zorg kunnen blijven dragen voor een goede dagbesteding en begeleiding van onze cliënten. 9

10 Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie arlijks terugkerende acties (2015) Gerealiseerd Toelichten Veiligheid erf checken lijst met materialen wordt bijgewerkt Keukentafelgesprek (inspraakmogelijkheid) Keukentafelgesprek (inspraakmogelijkheid) Keukentafelgesprek (inspraakmogelijkheid) Keukentafelgesprek (inspraakmogelijkheid) geen vervolgacties uitgekomen geen vervolgacties uitgekomen geen vervolgacties uitgekomen geen vervolgacties uitgekomen Zoönosencontrole op contract door extern bedrijf Controleren of EHBO materialen zijn gekeurd door bedrijf Controleren of brandblussers zijn gekeurd door bedrijf op contract door extern bedrijf op contract door extern bedrijf Actualisatie van de RI&E De RI&E is actueel. Oefening calamiteitenplan Tijdens cliëntenoverleg is het calamiteitenplan geoefend. Evaluatie gesprekken met deelnemers In februari hebben alle evaluatiegesprekken plaatsgevonden. Tevredenheidonderzoek deelnemers In november is het tevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Functioneringsgesprekken Met alle medewerkers zijn functioneringsgesprekken gevoerd. Actualisatie BHV In november zijn de zorgboer, zorgboerin en medewerker op herhaling geweest. Opstellen jaarverslag arverslag aangemaakt Bijwerken kwaliteitssysteem In mei en juni gehele kwaliteitssysteem bijgewerkt Acties vanuit kwaliteitssysteem Afspraken maken over scholing en ontwikkeling. Noodplan kenbaar maken bij deelnemers. afspraken zijn gemaakt is bekend Ontruiming wordt 2 x per jaar geoefend. Nee tijdens bijeenkomst met medewerkers en vrijwilligers 10

11 Overige acties Beleidsplan aanpassen is nog in ontwikkeling Werkwijze evalueren en evt. aanpassen i.v.m. de veranderingen sinds september nog niet geevalueerd. Training en scholingsplan maken Er is een opzetje gemaakt, moet nog verder worden bijgewerkt Post HBO opleiding mantelzorgondersteuning, casemanagement en makelaarschap medewerker met succes afgrond Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Het jaar 2015 heeft alleen maar in het teken gestaan van ontwikkelingen, veel van bovengenoemde actiepunten werden standaard meegenomen bij het aanpassen van het kwaliteitssysteem. Doelstellingen voor het komende jaar In 2016 gaan we verder kijken naar de ontwikkelingen in de WMO en de raamovereenkomst, om zorg te dragen voor een goede dagbesteding en begeleiding voor onze deelnemers. 11

12 Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: 't Oolderluk Hoes Datum: april 2016 Boerderijnummer: 801 ar: van tot Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijke Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum arlijks terugkerende acties (2016) Actualisatie van de RI&E Gerrit Kelder Oefening calamiteitenplan Fenny Kelder Evaluatie gesprekken met deelnemers Fenny Kelder Tevredenheidonderzoek deelnemers Fenny Kelder Functioneringsgesprekken Fenny Kelder Actualisatie BHV Fenny Kelder Opstellen jaarverslag Fenny Kelder Inspraakmoment d.m.v. keukentafelgesprek Fenny Kelder Inspraakmoment d.m.v. keukentafelgesprek Fenny Kelder Inspraakmoment d.m.v. keukentafelgesprek Fenny Kelder Inspraakmoment d.m.v. keukentafelgesprek Fenny Kelder Controleren of de brandblussers en EHBOmiddelen zijn gecontroleerd door extern bedrijf Gerrit Kelder Zoönosencontrole Gerrit Kelder Controle machines Gerrit Kelder Bijwerken kwaliteitssyteem Fenny Kelder Audit aanvragen Fenny Kelder In gesprek met gemeente Hardenberg Fenny Kelder Afspraken maken over social media Fenny Kelder

13 Acties vanuit kwaliteitssysteem Ontruiming wordt 2 x per jaar geoefend. Fenny Kelder

14 Opmerkingen bijlage(n) geen 14