Elobase Detailhandel Beheert goederenstroom en voorraad BPV-werkboek KT2 deel 2

Transcriptie

1 Elobase Detailhandel Beheert goederenstroom en voorraad BPV-werkboek KT2 deel 2 stap 4 Ontvangst en opslag onder controle voorbereiding van de eindopdracht Manager Handel Deze eindopdracht is van: Telefoonnummer: Klas: BPV-begeleider: BPV-bedrijf: Bedrijfsleider/ BPV-opleider: Telefoonnummer bedrijf: 1

2 BPV-werkboek deel 2 kerntaak 2 Beheert goederenstroom en voorraad stap 4 Ontvangst en opslag onder controle voorbereiding van de eindopdracht Wat ga je doen? - Het vinden van het juiste evenwicht tussen het delegeren en het zelf uitvoeren van werkzaamheden - Je laat via deze eindopdracht zien, dat je de leiding kunt nemen over bedrijfsprocessen en deze kunt begeleiden. - Je laat zien dat je een planning kunt maken. - Je laat zien dat je een expert bent in het bestrijden van derving. Resultaat - Als je dit eindopdracht hebt afgerond, heb je binnen jouw bedrijf het interne logistiek traject onder controle. - Je kunt de plannen daarna presenteren, verdedigen en eventueel zelfs implementeren. Samenvattend: Goed voorbereide, presentabele en implementeerbare plannen die voldoen aan de examenvoorwaarden en ook bruikbaar zijn als basis voor de afronding van kerntaak 1.. Examen 1: Goederenontvangst en opslag Examen 2: Bestellen Examen 4: Leidinggeven en begeleiden bij de goederenstroom Examenopdrachten (deze maak je via het werkboek): Bestellen Leidinggeven en begeleiden goederenstroom 2

3 Aan bod komen in dit deel 2 achtereenvolgens: Examen 1: Goederenontvangst en opslag (MAN) - Handtekeningdocument deel 1. Je hebt al in deel 1 de onderdelen gemaakt, welke gaan over de goederenontvangst en opslag (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), Daarom kun je gelijk beginnen aan het bewaken van het onderhoud van winkel en opslagruimte. Examen 3: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Examenopdracht: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Stap 4 Ontvangst en opslag onder controle voorbereiding van de eindopdracht Ik wil het zo! (casus) Personeel aan de slag Alles intern onder controle Alles extern onder controle Wat ik wil, is dat haalbaar? Verder heb je op orde: Een beperkte personeelsplanning (uitwerking stap 5) Randvoorwaarden/instructies goederenontvangst en opslag (uitwerking stap 5) Taakverdeling en controle goederenontvangst en opslag (uitwerking stap 5) Plannen presentatiebouw en onderhoud (uitwerking stap 5 en stap 6) Werkzaamheden goed georganiseerd en uitgevoerd (uitwerking stap 5 en stap 6) Voor openingstijd is de afdeling/het filiaal gereed. Uitvoerig personeelsbeleid komt terug in kerntaak 1 - Handtekeningdocument. Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding Manager Handel Werkproces Beroepscompetentie 2.3 Beheert goederenontvangst en -opslag B Aansturen 2.4 Beheert artikelpresentaties K Vakdeskundigheid toepassen 2.5 Bewaakt de voorraad en bestelt M Analyseren 2.6 Beheert verzorging winkelruimte en opslagruimte Q Plannen en organiseren S Kwaliteit leveren Y Bedrijfsmatig handelen 3

4 Noordhoff Uitgevers Elobase Detailhandel Ondernemer Elobase Detailhandel Kerntaak 2 Hoe BPV-werkboek werken met je deel BPV-werkboek 2 Handleiding bij het BPV-werkboek Wat ga je doen? Je volgt de lessen over de diverse thema s. Na een les, maak je in Elobase de bijbehorende digitale zelftest. Daarna werk je in je BPV-werkboek het onderwerp uit. Alle onderwerpen welke in de theorie worden behandeld, komen ook in je BPV-werkboeken voor. Zo kun je, door zelf te oefenen, je ook gemakkelijker theoretische onderwerpen eigen maken, welke in een theorie-examen worden geëxamineerd. Alles wat voorkomt in de opdrachten van je BPV-werkboek kun je per werkproces opzoeken in Elobase ( tip: de zoekmachine in Elobase) of naslaan in je theorieboek en indien het onderwerp niet in de theorie wordt geëxamineerd in het informatieboek (infoboek). Opdrachten van je BPV-werkboek gaan wel over je BPV-bedrijf, maar je maakt ze niet uitsluitend in je BPV-bedrijf, dan zou je niet meer aan je praktijk toekomen. Na je lessen, begin je, op school al, aan je BPV-werkboek. Zodra je een opdracht niet kunt voltooien, laat je dat invulveld leeg. Dat invulveld ga je dan pas later in je BPV-bedrijf invullen, nadat je naar de opdracht onderzoek hebt gedaan. Voorbeeld invulveld: Tip: Schrijf niet met te grote letters! De lengte van het invulveld is mede bepalend voor de omvang van het antwoord. Klein veld: kort antwoord. Groot invulveld, er wordt een uitvoeriger antwoord verwacht. Resultaat Een uitgewerkt en door het bedrijf ondertekend BPV-werkboek en de daarbij behorende procedures binnen jouw BPV-bedrijf geven aan, dat je klaar bent voor een of meerdere BPV-examens. In geval een deel 1 en een deel 2: Wanneer er meerdere delen van het BPV-werkboek zijn, begin je pas aan deel 2, nadat deel 1, of de onderliggende opleiding is afgerond (bij de opleiding Verkoopspecialist is dat Verkoper en bij de opleiding Manager of Ondernemer is dat Verkoopspecialist). Deze opdracht moet je met pen (of in Word) uitwerken. Je moet iets terugzoeken in de theorie, dat kan in een boek of in Elobase ( tip: zoekmachine) Je hebt een computer nodig voor deze opdracht. Je bespreekt het onderwerp met anderen. Terugkijken of opbergen in je portfolio (al dan niet digitaal). BEWAREN KAN BELANGRIJK ZIJN! Voor deze opdracht moet je buiten de school en ook buiten de lesuren onderzoek doen. Extra aanwijzing Indien van toepassing, afvinken of inkleuren (het vakje kan ook een ander formaat hebben). ja/nee Doorhalen wat NIET van toepassing is. 4

5 Examen 1: Goederenontvangst en opslag (MAN) Eerst maak je in deel 1 de onderdelen, welke gaan over de goederenontvangst en opslag, alsmede artikelpresentaties (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), Daarna toon je de resultaten, zodat je wat dat betreft op kunt gaan voor dit examen. Bespreek wat je tot nu toe gedaan hebt met je docent waarna je de praktijkopleider voor je ervaring en de resultaten laat aftekenen. Dit doe je zodra je daadwerkelijk weet hoe je de goederenstroom begeleidt en controleert, De goederenontvangst en opslag en het presentatiebeleid van de winkel beheerst. Over het leidinggeven en begeleiden van anderen bij de goederenontvangst en opslag komt nog een vervolgexamen. Je hebt deel 1 (of de BPV-werkboeken van Verkoopspecialist of Eerste Verkoper) besproken en alles netjes uitgewerkt. Laat de handtekening aan je docent zien, dan weet hij dat je toe bent aan de eindopdracht (stap 1), waarna het BPV-examen Goederenontvangst en opslag (MAN) kan plaatsvinden BPV-examen Goederenontvangst en opslag. De voorbereiding van dit examen staat in deel 1. Deel 1 en de opgedane ervaring is dusdanig, dat de student aan dit deel 2 kan beginnen. Het BPV-examen kan worden afgenomen zodra stap 1 naar behoren is uitgewerkt. Naam deelnemer: Naam bedrijf: Naam praktijkopleider: Bij de student kan het examen worden afgenomen: Handtekening praktijkopleider: Datum: Aantekeningen Het kan zijn dat de student in een ander BPV-bedrijf deel 1 op deze onderdelen heeft uitgewerkt. In dat geval kunt U: - akkoord gaan met de handtekening van die BPV-opleider of - eerst na enkele steekproeven/of gerichte opdrachten binnen uw bedrijf uw oordeel geven. immers, het BPV-examen zal in uw bedrijf (en niet in dat indeel 1 onderzochte bedrijf) plaatsvinden. 5

6 Stap 4 Ontvangst en opslag onder controle - BPV- examenvoorbereiding leidinggeven en begeleiden goederenstroom Als manager moet jij straks de voorraad bewaken door regelmatig te controleren op kwaliteit en hoeveelheid. Jij registreert de voorraad in de verkoopruimte of laat dit doen. Hierbij let jij op afwijkingen. Je bewaakt het voorraadniveau en corrigeert het als dat nodig is. Vervolgens bestel je het assortiment. Om alles goed te laten verlopen schakel je in veel gevallen ook je medewerkers in. Je plant en verdeelt het werk en legt uit wat er moet gebeuren. Onder jouw verantwoordelijkheid valt ook dat het werk veilig gebeurt. Als je je ontvangst en opslag niet onder controle hebt, kost je dat een boel geld Zorgen dat ontvangst en opslag goed verlopen, is niet iets dat je er even bijdoet. Als je het niet goed regelt, kost je dat uiteindelijk een boel geld. In deze opdrachten kun je oefenen met allerlei obstakels waar je in de praktijk een keer tegen aan kan lopen. Beperk je niet tot ontvangst en opslag, maar neem gelijk ook de uitgaande goederenstroom via de achterdeur mee. Ook jouw bedrijf kent vast wel retouren, bezorgingen of andere procedures waarbij goederen via de achterdeur het bedrijf verlaten. Bij elkaar rekenen we dit tot het logistiek traject van je bedrijf. Voor deze stap maak je vooraf een keuze. Of je volgt Arjan uit de casus en bedenkt daarbij zelf een ruimte. Of je reflecteert de opdrachten op de BPV-situatie. Wil je jezelf tijd en werk besparen, dan kies je voor het uitwerken van de opdrachten de situatie binnen je eigen marketing- of filiaalplan. Wil je je BPV-examen leidinggeven en begeleiden ondersteunen met deze opdrachten, dan ga je voor de keuze van je huidige (of laatst bezochte) BPV-bedrijf. Ik wil het zo! Voorbeeldcasus: Het nieuwe jaar is voor Arjan deze keer wel heel bijzonder begonnen. Per 1 januari heeft hij de speelgoedwinkel van zijn oom overgenomen. Hij heeft als ondernemer het vak geleerd in een sportzaak en binnen een grote speelgoedketen. Nu zijn oom van zijn pensioen wilde gaan 6

7 genieten, was dat natuurlijk het moment voor Arjan om erin te stappen. Hij heeft zich een aantal maanden voorbereid op het grote moment. Gat in de markt? Wel een nadeel; alleen in het engels. Inmiddels is hij de trotse eigenaar van zijn eigen speelgoedzaak. Naast het bekende assortiment van grote leveranciers als Playmobil, Lego, en Mattel, heeft Arjan besloten zich te specialiseren in educatief speelgoed. Daarvoor heeft hij contacten gelegd met leveranciers van puzzels, maar ook van toverdozen, "ik leer lezen"-sets en dozen waarmee kinderen thuis proefjes kunnen doen op het gebied van scheikunde. Die laatste dozen zijn eigenlijk niet te krijgen in Nederland. Arjan denkt toch dat er veel interesse voor zal zijn. Het enige probleem is dat de dozen van een engelse leverancier komen en daarom nog geen Nederlandse gebruiksaanwijzing hebben. Dat betekent dat hij die, na binnenkomst in het magazijn, nog in de dozen moet stoppen. Terwijl Arjan nadenkt over de handigste manier voor het ompakken van de goederen van zijn engelse leveranciers, loopt hij meteen het proces van ontvangst en opslag nog eens langs. Als hij goed kijkt, schrikt hij. Zijn oom heeft blijkbaar altijd gewerkt met weinig tot geen beheer in het magazijn van de winkel. De medewerkers hebben geen kennis van de hoogte van de voorraad. Bovendien houden ze de voorraad alleen bij door te kijken en niet door op vaste tijdstippen te tellen of de voorraad aangevuld moet worden. Ook heerst er veel onduidelijkheid en gebrek aan orde over de manier van werken van het magazijn. Kortom, het lijkt alsof er op dit terrein nog wel wat winst te halen is. Arjan besluit meteen de handen uit de mouwen te steken. Zijn inkoopplannen zijn klaar en de artikelen ingekocht. Over 4 werkdagen komt de eerste lading uit Engeland binnen, en de groothandel levert altijd zijn bestellingen aan op maandagmorgen. Al met al heeft Arjan nog een kleine week om de eerste problemen aan te pakken. Waar moet hij beginnen? 7

8 a - plattegrond Jij gaat Arjan een handje helpen. Hoewel je natuurlijk in principe uitgaat van je eigen situatie. Hoe ziet die er eigenlijk uit? Maak een plattegrondje van je BPV-bedrijf of van je pand uit je eigen marketing-, bedrijfs- of filiaalplan. Teken ook de buitenruimte. Teken in elk geval de aankomstplek van de leverancier, de ontvangstruimte, je magazijn en (de weg naar) je winkelruimte. Via Google Earth kun je zien hoe de contouren van het pand en de aanvoerroute lopen. Als je zorgt dat de verhoudingen kloppen, kun je in een oogopslag zien hoe de verschillende ruimtes zich tot elkaar verhouden. Wees verstandig en neem eerst deze hele stap door. Van de ene opdracht, komt de andere. Bijvoorbeeld, wanneer je goederen verplaatst, heb je misschien een steekkar nodig (opdracht b). Als je een type steekkar opzoekt (opdracht c), zie je gelijk de prijs (opdracht d). Door de opdrachten naast elkaar te leggen, kun je meerdere opdrachten tegelijk uitwerken. Wel zo efficiënt! Je kunt de tekening met de hand maken, maar mooier is met Paint. Je kunt de contouren van het pand, de aanvoerroute en de buitenomgeving bekijken via Google Earth Zo maak je een professionele plattegrond met Paint: Buitenmuren maak je dik en met dubbele lijnen. Binnenmuren dik en enkele lijnen. Deuren geef je aan met een dunne schuine streep. Tekst niet te groot en gebruik een strak lettertype, als Arial of Verdana. Wanneer je de Paint-tekening later wilt toevoegen aan je document, sla je hem op als JPEG. Dan gebruikt de tekening minder geheugen. Bewaar altijd een basistekening. Dus wanneer je later in de plattegrond interieur gaat intekenen, sla je die ingetekende plattegrond onder een andere naam op, bijvoorbeeld als tekening 2. Kladtekening, of aantekeningen van maten De in te leveren tekening maak je als een bijlage 8

9 b - werkzaamheden In deze opdracht zet je eerst op een rijtje wat er allemaal komt kijken bij het ontvangen en verwerken van goederen. Ga zoveel mogelijk uit van je eigen winkel. Bij elk punt geef je aan hoe jij vindt dat de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Dit schema vind je in Word onder KT2 BPV-werkboek 2 op het tabblad verwijzingen Maak zelf een schema, waarin je de logistieke werkzaamheden inventariseert. Een schema dat je gelijk kunt gebruiken vind je in Elobase op het bij dit boek behorende tabblad verwijzingen. Maar let op, dat schema daar geeft je wel richtlijnen, maar in de vorm van hints. Taken Werkprocedures Uitwerking werkprocedures Jouw instructies Afwijkingen? Uitwerkingen Milieu, Gevaren? Veiligheid, Aanwezige hulpmiddelen? hulpmiddelen en materialen 9

10 Aanwijzingen voor handelingen tijdens werkprocedures voor in je schema Taken Wanneer komt de volgende lading? Ontvangstruimte Retouren Binnenkomende goederen Opslag Ompakken Vervoer Presenteren in winkel? Werkprocedures Aanlevertijdstippen voor komende week invullen. Waar komen leveringen binnen? Welke leveranciers? Welke bevoorrader? Is er personeel aanwezig voor de ontvangst? Is de ontvangstruimte leeg en schoon? Welke eisen stel jij of het bedrijf aan de ontvangstruimte en opslagruimte? Welke opruim- en schoonmaakwerkzaamheden moeten in elk geval uitgevoerd zijn voor een nieuwe lading binnenkomt? Welke retouren komen er voor? Wanneer maak je die verzendklaar en hoe doe je dat? Welke begeleidende formulieren? Welke afspraken zijn er of hoe wil jij de emballage regelen? Welke goederen verwacht je? Hoeveel komen er binnen? Welke bijbehorende formulieren zijn er? Welke eisen stel je aan kwaliteit en kwantiteit? Komt de levering overeen met de order? Hoe handel je bij een (te) late uitlevering? Waar let je op bij binnenkomst? Welke goederen sla je waar op? Waarom daar? Welke eisen stel je aan de wijze van de opslag van goederen? Hoe voorkom je afwijkingen door breuk, beschadiging of criminele derving? Wat heb je geregeld zodat artikelen niet vergeten worden in de opslag? Wat laat je ompakken? Waarom? Welke interne transportmiddelen zijn er? Hoe regel je vervoer door de winkel? Welke goederen sla je meteen op in de winkel? Is er vrije ruimte? Hoe moet dat gebeuren? (geen dozen in de winkel, maar hoe dan wel presenteren?) Wie helpt de klanten tijdens het presenteren? Afwijkingen? Gevaren? Aanwezige hulpmiddelen? Is er sprake van afwijkende Aanlevertijden? Komt het levertijdstip overeen met de toegestane aanrijtijd (afsluiting voetgangersgebied)? Hulpmiddelen aanwezig? Aanlevering via winkel of achterdeur? Hoe te handelen bij calamiteiten? Eisen aan emballage in de winkel? Hulpmiddelen aanwezig? Arbovoorwaarden? Hoe te handelen bij beschadigingen of afwijkingen? Hulpmiddelen aanwezig? Arbovoorwaarden? Voldoen opslagmiddelen aan volume en gewicht artikelen? Denk aan goederen met hoge omloopsnelheid, temperatuurseisen, beperkte houdbaarheid, (milieu)voorschriften voor opslag. Hoe te handelen bij calamiteiten of weigerend materiaal? Gelden er arbovoorschriften? Deze aanwijzingen voor je schema helpen je, doordat deze opmerkingen helpen niks te vergeten. In jouw BPV-bedrijf of in jouw filiaalplan moet je vast aan nog meer zaken denken, dan die in het schema zijn aangegeven. Wanneer je tijdens het beschrijven van de werkzaamheden hulpmiddelen of materialen nodig hebt, noteer je deze gelijk in de tabel van opdracht c. Zo werk je efficiënt en vergeet je niets. c hulpmiddelen Om werkzaamheden te verrichten heb je hulpmiddelen en materialen nodig. Beperk je niet tot ontvangst en opslag, maar neem ook de uitgaande goederenstroom mee. Ook jouw bedrijf kent vast wel retouren, bezorgingen of andere procedures waarbij goederen via de achterdeur het bedrijf verlaten. Ook dat reken je tot het logistiek traject van je bedrijf. 10

11 Hulpmiddelen gebruik je vaak om te voldoen aan de Wet Arbeidsomstandigheden (Arbo) en soms omdat je gewoon niet zonder kunt. Bepaalde hulpmiddelen vereisen weer materialen om te kunnen functioneren. Zo werkt een elektrische pallettruck niet zonder oplaadstation. En moet je een plakbandapparaat voorzien van kleefband (voorbeeld). Bedenk bij elke handeling wat je ervoor nodig hebt. Ook het comfort van je personeel speelt een rol. Wanneer je personeel en jijzelf prettig werken, heb je minder ziekteverzuim. Komt er bijvoorbeeld bij jou een bordje 'Roken verboden' te hangen? Hieronder volgt een schema voor hulpmiddelen en materialen voor ontvangst, transport en opslag. Wat je allemaal nodig hebt, hangt af van de branche, de bedrijfsprocedures en jou als manager. Wanneer je de opleiding Manager handel volgt, noteer dan gelijk de aanschafprijzen van de materialen. Dat spaart je straks in je filaalplan extra zoekwerk! Vul het volgende schema in. Geef van iedere categorie een voorbeeld van een hulpmiddel en schrijf erbij welke materialen erbij horen, voor welke werkzaamheden je het hulpmiddel kunt gebruiken en geef aan waarom je het hulpmiddel zou aanschaffen. Hulpmiddelen en materialen voor ontvangst, transport en opslag Hulpmiddel Materialen 6d Voor werkzaamheid Motivatie aanschaf Laden en lossen voertuigen Eisen aan de laad- en losdeur Ontvangen en uitpakken Vervoer binnen het bedrijf Opslagmaterialen Verpakkingsmaterialen voor verzendingen Voorbeeld: Plakbandapparaat Kleefband Verzendklaar maken Retouren, bezorgingen Verpakkingsmaterialen voor opslag Milieu in het magazijn Veiligheid en voorkomen derving Schoonmaken en onderhoud Verwarming, koeling en ander comfort Communicatie en voorraadbeheer Overig, behorend bij jouw bedrijf 11

12 Via de website van Overtoom kun je makkelijk hulpmiddelen zoeken voor ontvangst en opslag Onderhoud: Bij het verplaatsen van goederen hoort deugdelijk materiaal. d - onderhoud Wanneer je apparaten bezit, moeten ze het ook doen, als je ze nodig hebt. Als iets kapot is, moet je het meteen (laten) repareren. Binnen je werkprocessen is het buitengewoon onhandig, wanneer je - net als je het druk hebt - misgrijpt. Geef in het schema uit de vorige stap in de derde kolom aan welke apparaten onderhoud behoeven. Gebruik hiervoor kolom 6d, noem m nu Onderhoud. Hulpmiddelen en materialen voor ontvangst, transport en opslag Hulpmiddel Materialen 6d = Onderhoud ja/nee Voor werkzaamheid Verpakkingsmaterialen voor verzendingen Voorbeeld: Plakbandapparaat Kleefband nee Verzendklaar maken Motivatie aanschaf Retouren, bezorgingen Aantekeningen 12

13 e Om alle handelingen overzichtelijk te maken, zet je ze in een stroomdiagram. Je begint met het controleren van het tijdstip van binnenkomst van de lading en eindigt met de winkelpresentatie. Sommige treden kunnen ook naast elkaar, hoeven dus niet perse opeenvolgend te zijn. Je beoefende al eerder hoe je een stroomdiagram maakt. Een studiewijzer staat in Elobase op het tabblad verwijzingen. Jouw stroomdiagram (zie ook de vorige stap) 13

14 f - personeel aan de slag Voorbeeldcasus: Arjan ziet al snel dat er veel tijd in gaat zitten om de ontvangst en opslag goed te regelen. In eerste instantie wil hij natuurlijk het liefst alles zelf doen, maar hij begrijpt ook wel dat dat niet kan. Hij heeft drie medewerkers, waarvan er twee parttimer zijn. Op zaterdag komen er altijd twee studenten helpen. Met alle werkzaamheden op een rijtje en de hoeveelheid vracht die binnen gaat komen, in gedachten maakt Arjan een werkschema. Daarin komen alle werkzaamheden, de tijdstippen dat ze uitgevoerd moeten worden en door wie. Natuurlijk deelt hij zichzelf ook in. Ook als heb jij (nog) geen personeel, toch moet je deze werkplanning maken. Stel je maar voor dat je bedrijf groeit of dat je ziek bent! Ga uit van de werkzaamheden van het schema uit opdracht b en maak voor alle tabelregels een werkplanning. Wie doet wat? Jij verdeelt hier het werk. Kun je inschatten hoe lang ze daarvoor nodig hebben? Let wel, het gaat om jouw winkel. Wanneer je uitgaat van je BPV-plek, noteer je jezelf alsof je de leidinggevende, bent. Retouren klaar zetten Formulieren retour en klaarmaken Zorg voor transportmiddelen Leegmaken ontvangst Schoonmaken ontvangst Aanpakken goederen Snelle controle pakbon Inboeken en controleren pakbon en goederen Schade/Afwijkingen bespreken met eigen manager Contact leverancier Ompakken, vervoer en opslag goederen Informeren medewerkers over komst goederen Overige werkzaamheden maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag Neem alle werkzaamheden mee, die bij jouw bedrijf horen. Alle taken die behoren bij de artikelen, vanaf het moment van binnenkomst totdat zij in de winkel gepresenteerd staan. Denk dus ook aan: het uitpakken, prijzen, beveiligingslabels aanbrengen, ompakken, verkoop klaarmaken (zoals het snijden en verpakken van groente), opruimen van emballage en schoonmaken achteraf. Waarschijnlijk moet je dus nog op jouw winkel toegesneden rijen aan de tabel toevoegen! 14

15 Door de werkplanning kan iedereen zien wat er van hem verwacht wordt. g niet in de opslag achter Voorbeeldcasus: Als manager in de detailhandel begeleidt Arjan zijn medewerkers bij de presentatiewerkzaamheden in de winkel van goederen die direct naar de winkelvloer gaan. Arjan wil zo min mogelijk in het magazijn hebben liggen. De winkel is dus zijn belangrijkste opslag. Maar wat niet fatsoenlijk in de stellingen past, moet toch terug naar het magazijn. Hij informeert hen over de presentaties en ondersteunt zijn medewerkers door hen de gewenste presentatietechnieken aan te geven. Zo wil hij bijvoorbeeld voorbeelden van modelbouwdozen uitgestald neerzetten, zodat klanten kunnen zien wat er allemaal in zit. Daarnaast heeft hij met de leverancier van Playmobil afgesproken dat hij een vitrine neer zal zetten met een diorama van de piratenserie. Dit laat mooi zien wat er allemaal mogelijk is en moet klanten verleiden om meerdere dozen tegelijk te kopen. Kleine artikelen en dure artikelen mogen wegens dervinggevaar niet zomaar in het vak. Arjan legt aan Peter uit wat hij in gedachten heeft en laat het werk verder aan hem over. Aan het eind van de dag loopt hij nog eens door de winkel en magazijn om te kijken of het gelukt is. Tot zijn opluchting ziet dat er prima uit. Een mooie presentatie in de winkel vergroot de verkoopmogelijkheden. Elektrotechnische winkels hebben voor dervinggevoelige artikelen in het magazijn ook vaak een 'kluis', een aparte, afgesloten ruimte, waarvan alleen de chef de sleutel bezit. Maak een lijstje van de goederen in jouw winkel die direct naar de winkelvloer gaan zonder eerst in het magazijn terecht te komen. Aantekeningen goederen welke niet achter in opslag gaan 15

16 Maak een tweede lijstje van de goederen in jouw winkel die direct achter slot gaan wegens dervinggevaar. Zijn er in het magazijn ook speciale voorzieningen voor dervinggevoelige artikelen? Aantekeningen goederen welke gelijk achter slot gaan h - magazijn Hoe sla je de artikelen op in het magazijn? Maak een tekening van het magazijn van je keuze. Dus van een fictief magazijn voor Arjan, voor je BPV-bedrijf of voor je marketingplan of filiaalplan. Aan de hand van je magazijnplattegrond maak je een indeling van waar je welke artikelen plaatst. De tekening moet dus corresponderen met het lijstje van opdracht h en de tekening van de ontvangstruimte van opdracht a. Kladtekening. Een keurige tekening voeg je als bijlage toe. i jouw bedrijfsprocedures Maak een bedrijfsprocedure hoe jij aan jouw medewerkers uitleg geeft als ze de artikelen in de winkel of in het magazijn moeten zetten. Het gaat niet om het mooi presenteren, maar om waar laat je de spullen en de verdeling van de zendingen enzovoort. Voorbeeldcasus: Nu blijkt dat hij in de winkel het nodige aan Peter kan overlaten, realiseert Arjan zich hoe belangrijk Peter voor de winkel is. 'Stel je voor dat hij uitvalt,' denkt Arjan, 'dan heb ik echt een groot probleem'. Als het goed is, zullen je werknemers allemaal onmisbaar zijn voor je bedrijf. Daarom is het van belang om goed te weten of alle wettelijke Arboregels wel bekend zijn en worden uitgevoerd. 16

17 Ga ook op zoek naar de regels in jouw bedrijf ten aanzien van arbeidsomstandigheden, hygiëne en milieu. Misschien heb je ze al. Geef in elk geval antwoord op de volgende vragen: Aan welke regels moet je je houden? Waar vind je die? Kennen je medewerkers de regels? Weten jouw medewerkers hoe ze moeten tillen? Zijn goederen makkelijk uit je magazijn te pakken? Liggen de zware goederen niet te hoog? Is de werkverdeling eerlijk? Werken jullie met gevaarlijke of giftige stoffen? Hoe bescherm je jezelf en je medewerkers? Wat gebeurt er met lege verpakkingen? Algemene informatie over de arbowetgeving voor werknemer en werkgever Denk ook aan jezelf! Kijk op en surf naar de pagina's voor werkgevers en werknemers. Ga naar 'risico-inventarisatie' en doe de test. Bedrijfsprocedures logistiek 17

18 j personele inzet Neem je stroomdiagram er nog eens bij. Kun je het stroomdiagram ook omzetten in een naar je personeel toe te rekenen werkverdeling ten aanzien van ontvangst plus opslag? Wie gaat wat doen? Neem de lijst van handelingen nog een keer door. Heb je in je werkplanning de werkzaamheden zoveel mogelijk gedelegeerd? Of heb je jezelf nog steeds veel taken toebedacht. Maak een lijstje wie welke handelingen overneemt, wanneer jij op vakantie of op inkoopreis bent. Aan wie laat je de verantwoordelijkheden over ten aanzien van het aftekenen, de retourzendingen, de apparaten en eventuele reparaties? Wie gaat wat doen, wanneer de vaste kracht er niet is? k - Alles intern onder controle Voorbeeldcasus: Arjan heeft zijn werkzaamheden voor opslag en ontvangst op een rijtje. Dat is best schrikken, want wat blijkt? Zijn medewerkers weten niet hoeveel leveringen op een bepaalde dag verwacht worden, waardoor er geen planning gemaakt kan worden voor de dagelijkse werkzaamheden. Bovendien is er maar weinig opslagcapaciteit in het magazijn. De regels en bestelen leverprocedures die betrekking hebben op (het gebruik van) het magazijn en het bestellen in het algemeen zijn niet bij iedereen bekend, of niet helder genoeg. Er is geen vaste opslagplaats voor de meeste artikelen. De artikelen die wel een vaste plaats hebben, staan niet geregistreerd. De meeste locaties in het magazijn zijn niet benoemd, waardoor er niet geregistreerd kan worden waar (en hoeveel van) een bepaald artikel opgeslagen ligt en hoort te liggen. Doordat op dit moment niet alles soepel verloopt, komen de medewerkers er niet aan toe om alle door de leveranciers afgeleverde bestellingen te controleren. Daarom gebeurt dat op dit moment niet altijd volledig. 18

19 Niet zomaar wegzetten. Liever een vaste plek voor de vaste collectie. Dan is wel zo makkelijk terugvinden! Maak een planning voor jouw of Arjans bedrijf van het aankondigen en plannen van leveringen. Vul dat in als extra kolom of rij in je werkschema. Voeg ook een kolom toe met controlemomenten. Hoe registreer je dat je het werk ook echt gecontroleerd en goed bevonden hebt? Plan je ook momenten om zaken terug te koppelen? Om deze opdracht te maken, kun je ook eerst overleggen met je BPV-opleider, met de opdrachten uit de vorige stappen erbij. Zo kom je gezamenlijk tot verbeterpunten. Planning l - locatiebeheer Breng in de overzichtstekening van het magazijn (opdracht a) locatie-aanduidingen in. Wat ligt waar, of wat moet waar komen te liggen? Geef de beschikbare paden een letter en de plaatsen een nummer, dus bijvoorbeeld A1, A2 en B1, B2 enzovoort. Of neem bestaande nummers in je BPV-bedrijf over. Waarom is dat daar de beste indeling? Een vaste plek voor de verpakkingen van de geëtaleerde vaste goederen. De klant wil er straks weer de doos bij! Vooral bij veel kleingoed is een goed sorteersysteem belangrijk. 19

20 Welke locatieaanduidingen bestaan er zoal? Op de website van deze groothandel in logistieke materialen ( zie je welke locatieaanduidingen er allemaal bestaan. Kies voor 'Transport & opslag' en dan voor 'logistieke bewegwijzering'. m Risico & Efficiency Omdat medewerkers vaak geen tijd hebben om alles te controleren, blijft sommige schade lang onopgemerkt. Schade kan bestaan uit de drie R's: ruimte, rente, risico. Je gaat nu een risico- en efficiency-onderzoek doen. Waar wringt de schoen het meest bij jouw bedrijf: bij ruimteverlies, te lang liggende voorraad (rente) of de risico's ten opzichte van veiligheid, fysieke schade, vervuiling of omzetverlies door vergeten voorraden? Breng de efficiëntie en risico's ten opzichte van je interne logistiek proces (ontvangst, intern transport en opslag) in kaart. Welke afspraken zijn er binnen jouw bedrijf? Wie controleert wat en wie controleert wie? Wat kun je zelf doen en wat kun je door je medewerkers laten doen? In deze opdracht verwerk je sowieso de drie R's, plus: de gevaren bij het ompakken; de bijbehorende administratie; risico's van afwijkingen bij ontvangst en opslag; arborisico's en de eventueel daaruit volgende financiële gevolgen; het naleven van veiligheidsvoorschriften; hygiëneregels; milieuregels en emballagekosten; gevaarlijke en onveilige situaties door het niet of verkeerd gebruik van hulpmiddelen of verkeerd stapelen; preventie criminele derving via de achterdeur. Risico & Efficiency 20

21 n - alles extern onder controle Voorbeeldcasus: Mooi! Intern heeft Arjan nu de boel redelijk op orde. Nou nog de contacten met de leveranciers. Bijvoorbeeld die leverancier uit Engeland, daar heeft Arjan nog nooit eerder mee samengewerkt. Hij besluit dat hij eerst nog maar eens de leveringsvoorwaarden gaat bestuderen. Eerlijk gezegd heeft hij nooit zo goed naar die kleine lettertjes gekeken. Algemene voorwaarden; hele belangrijke kleine lettertjes. Meer info bij de KvK. Als hij dat wel doet, realiseert hij zich dat er nogal wat verschillen in zitten. Als hij ooit een probleem zou krijgen met een leverancier, zal hij wel moeten weten wat de officiële voorwaarden zijn. Door te bestellen is zijn bedrijf daar namelijk mee akkoord gegaan! Ook jij gaat nog een keer naar de voorwaarden kijken. Wellicht deed je dat al eens. Zoek in je bedrijf van minimaal twee verschillende leveranciers de algemene voorwaarden op en lees ze globaal door. Meestal vind je die algemene voorwaarden op de achterzijde van een factuur of op de website van de leverancier. Noteer de verschillen of overeenkomsten op het gebied van: leveringstermijn; betalingsvoorwaarden; retourmogelijkheden; betaaltermijn. Ook op de website van de eerder genoemde groothandel in logistieke materialen ( kun je doorklikken naar Algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden bestudeert van: [invullen en afvinken] [bedrijf] [bedrijf] Voorbeeldcasus: Arjan ontdekt bij de eerste levering die hij zelf controleert dat het aantal dozen Playmobil niet klopt. Hij heeft er bijvoorbeeld tien besteld met een piratenschip, maar hij krijgt er maar acht. Bovendien blijken drie kleine verpakkingen kapot te zijn als ze uit de doos komen. Zo kan hij ze onmogelijk verkopen. Arjan zoekt het nummer van de leverancier op en probeert het probleem in zijn voordeel te regelen. 21

22 Reclameren op een zending, je bedrijf kosten besparen. Zo'n gesprek moet je oefenen. Stel je voor dat jij een leverancier moet bellen met deze vraag (of met een vergelijkbare vraag uit je eigen praktijk). Naar welke afdeling ga je vragen? De eerste keer is dat best spannend. Het helpt als je van te voren bedenkt hoe je dat gaat aanpakken. En welke tegenwerpingen je zou kunnen krijgen. Natuurlijk heb jij je antwoord dan al klaar! Ik heb al ervaring in leverancierscontact opgedaan met: [invullen en afvinken] [bedrijf] [bedrijf] o contact leggen in de praktijk gebracht Schrijf een kort script wat er kan gebeuren als jij belt. Schrijf minimaal twee verschillende mogelijke reacties op van de leverancier en jouw antwoorden. Hoe regel je het zo dat jullie allebei tevreden zijn? Als je wil, kun je natuurlijk ook even vooroefenen met een klasgenoot. Bespreek met je BPV-opleider hoe hij zulke akkefietjes oplost. Vraag hem of je namens hem zo'n reclamering mag oplossen. Kort script (in steekwoorden) Daadwerkelijk uitgevoerd in de praktijk [afvinken en aftekenen bij naar tevredenheid NPV-bedrijf ] [bedrijf] Handtekening bedrijfsleider: 22

23 p - wat ik wil, is dat haalbaar? Afhankelijk van hoe je met dit project gewerkt hebt, heb je nu een goed overzicht over het logistiek traject binnen jouw bedrijf. Maar zijn daar nog verbeterpunten aan of is het zo wel goed? Nu moet je over de logistiek een gesprek aankaarten op je BPV-bedrijf Vergeet niet, er gaat veel geld om met het verplaatsen van goederen in jouw winkel. Sta op je BPV-bedrijf eens stil bij alle opdrachten die je in dit stappenplan hebt uitgewerkt. Verzamel al je uitwerkingen van deze stap en regel een gesprek hierover met je BPV-opleider. Leg hem een aantal ideeën van jou voor die kunnen leiden tot een nog betere beheersing van de goederenstroom. Als manager moet je de eisen zelf kunnen bedenken. Maak dus gebruik van de mogelijkheden om de door jou bedachte verbeterpunten aan de ervaring te toetsen. Voorbeelden van verbeterpunten kunnen zijn: de vaak beperkte ontvangstruimte en het vaak ontbreken van opslagruimte; de (ontbrekende) achterdeur: ontvangen via de winkel is rommelig; bij voetgangersgebied: hoeveel hinderen jouw leveranciers de klanten; ideetje: de ongebruikte bovenverdiepingen boven winkelpanden als magazijn; letten op ergonomie, calamiteiten, derving en preventie daarvan; retouren: elke leverancier zijn eigen procedure, of een standaardprocedure van jullie zelf; waar laat je de over-datum-restanten; het ompakken; procedures rond emballage. Vul je uitwerkingen aan met de resultaten van het gesprek met je BPV-opleider en zorg ervoor dat het geheel wordt ondertekend. Verbeterpunten (n.a.v. gesprek met BPV-opleider) 23

24 q opleveren en meenemen naar het BPV-examen Voorbeeldcasus: Arjan heeft alles met de leveranciers uitgesproken. Bovendien heeft hij zijn beleid van ontvangst en opslag nu weer op een rijtje. Als je alle voorgaande opdrachten hebt uitgevoerd, ben je ook een aardig eind op weg. Verzamel nu alle zaken die je al hebt gemaakt en ingevuld en maak daar 1 document van, bij voorkeur op de computer. Je levert bij deze stap het volgende in: plattegronden van je bedrijf, incl. de tekening met nummering van de opslagruimte; je lijst van de voorkomende werkzaamheden; een voorbeeld van de werkplanning: wat, hoe, wanneer, waar en door wie; een stroomdiagram van de werkzaamheden tijdens ontvangst en opslag; antwoorden op arbovragen; controle en feedbackschema; een stroomschema van het goederenproces; vergelijking van algemene voorwaarden; een telefoonscript over een reclamering; een risico- en efficiency-onderzoek; de BPV-uitwerking (verbeterpunten BPV-bedrijf); 24

25 Bespreek wat je tot nu toe gedaan hebt met je docent waarna je de praktijkopleider voor je ervaring en de resultaten laat aftekenen. Laat de handtekening aan je docent zien, dan weet hij dat je toe bent aan het BPV-examen Leidinggeven en begeleiden BPV-examenopdracht Leidinggeven en begeleiden. De BPV-examenopdracht is een verplicht onderdeel uit het examen. Door een conclusie te trekken uit eindopdracht Ontvangst en opslag onder controle heeft de student laten zien processen rond de goederenstroom in een detailhandelsbedrijf te beheersen. Aantekeningen aangaande deze opdrachten. De voorbereiding van dit examen over ontvangst en opslag, staat in deel 1. Dit deel 2 over leidinggeven en begeleiden plus de opgedane ervaring is dusdanig, dat de student het BPV-examen kerntaak 2 Leidinggeven en begeleiden goederenstroom kan worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf: Naam praktijkopleider: Bij de student kan het examen worden afgenomen: Handtekening praktijkopleider: Datum: 25