Praktijkwerkboek AKA. Kopieën maken... 8 In deze opdracht maak je kopieën van documenten.

Transcriptie

1 Praktijkwerkboek AKA Secretariaat 1 Inhoud In het onderdeel Secretariaat leer je uitgaande brieven en s verzorgen en verschillende soorten kopieën maken. Je doet de opdrachten die hieronder vetgedrukt staan aangegeven. Daarna vul je een woordenlijst in. Zo kun je zien of je belangrijke woorden die met jouw werk te maken hebben, snapt. Ook kijk je terug hoe het is gegaan. Samen met je praktijkopleider bespreek je hoe het ging en wat je geleerd hebt. Aan het eind schrijft de praktijkopleider zijn opmerkingen op. De leerdoelen Wat moet je leren in jouw opleiding? Een versturen In deze opdracht verstuur je een . Een brief maken in Word Je gaat nu brieven verwerken in Word. Kopieën maken In deze opdracht maak je kopieën van documenten. Een mailing op papier verzorgen In deze opdracht verstuur je aan meerdere klanten dezelfde brief. Een digitale mailing verzorgen In deze opdracht verstuur je een groep contactpersonen dezelfde mail. Woordenlijst Schrijf in je eigen woorden op wat deze woorden betekenen. Terugkijken Wat heb je geleerd door al deze opdrachten te doen? De praktijkopleider Hoe vindt je praktijkopleider dat het is gegaan?

2 2 Praktijkopdrachten AKA Leerdoelen In de opleiding werk je aan leerdoelen. Hieronder staan alle leerdoelen waar het in jouw opleiding om gaat. De leerdoelen waar je aan werkt in het onderdeel Secretariaat staan vetgedrukt weergegeven. 1 Je toont bereidheid om instructies en aanwijzingen van leidinggevende/ervaren collega op te volgen, zodat de werkzaamheden volgens regels en procedures worden voorbereid. 2 Je verzamelt op een voorgeschreven wijze materialen en (hulp)middelen die geschikt zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden, zodat met de materialen en middelen verantwoord wordt omgegaan en dat deze heel blijven. 3 Je werkt met materialen en (hulp)middelen die geschikt zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden, zodat de materialen en middelen niet stuk gaan, er zo min mogelijk wordt verspild, middelen gedurende de verwachte levensduur te gebruiken zijn en het werk veilig wordt uitgevoerd. 4 Je accepteert dat werkzaamheden kunnen veranderen en je kan flexibel omgaan met wisselende of nieuwe werkomgevingen en/of wisselende of nieuwe opdrachten. Je richt je op het uit te voeren werk, zodat je je in zo kort mogelijke tijd optimaal kan motiveren om de werkzaamheden voor te bereiden. 5 Je plant op basis van instructies, afspraken en prioriteiten, in een logische volgorde voor je werkzaamheden, zodat duidelijk is wanneer je welke werkzaamheden gaat uitvoeren. 6 Je overlegt met de leidinggevende/ervaren collega over het werk dat je moet doen en vraagt om verduidelijking of hulp wanneer je de opdracht/instructie niet begrijpt, zodat je weet wat je moet gaan doen en hoe je dit moet gaan doen. 7 Je vraagt tijdig extra verduidelijking, tips en hulp van collega s, zodat je je werk volgens (bedrijfs-)procedures en in een vlot tempo kan uitvoeren. Daarnaast heb je inzicht in de werkzaamheden van collega s en pas je je daarop aan door hulp te bieden, als je dat gevraagd wordt, voor een goede samenwerking en een vlot verloop van de werkzaamheden.

3 Secretariaat 3 8 Je schenkt aandacht aan anderen en doet moeite om anderen te begrijpen, zodat je in je werk daarmee rekening kan houden en erop kan reageren, je werk op de juiste wijze kan uitvoeren en een goede verstandhouding met collega s opbouwt. 9 Je werkt volgens instructies van de leidinggevende/ervaren collega ordelijk en volgt gedisciplineerd instructies, afspraken, planning en bedrijfs- en veiligheidsvoorschriften op om te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. 10 Je houdt het vertrouwen in eigen kunnen als (voor jou onbekende) opdrachten niet in één keer goed uitgevoerd blijken te zijn en vraagt bij opmerkingen/kritiek opnieuw naar de gewenste werkwijze, zodat je in staat bent om alsnog de opdracht met het gewenste resultaat uit te voeren. 11 Je helpt de klant (interne klant, externe klant, cliënt, opdrachtgever) zo veel mogelijk binnen je verantwoordelijkheid, zodat de klant volgens de eisen van de organisatie wordt geïnformeerd of doorverwezen. 12 Je gebruikt passende lichamelijke kracht, snelheid, precisie, coördinatie, hebt uithoudingsvermogen en hanteert hierbij de passende methodiek en/of techniek, zodat de werkzaamheden voldoen aan de afspraken, voorschriften en eisen. Misschien begrijp je niet alles wat hier staat. Vraag het dan aan je praktijkopleider of een docent van school. Veel succes!

4 4 Praktijkopdrachten AKA Een versturen In deze opdracht verstuur je een . Beantwoord eerst de volgende vragen. Welk programma wordt op de afdeling waar jij werkt, gebruikt om s te versturen? Naar wie worden vaak s verstuurd? Vraag aan je praktijkopleider of een collega of je mee mag kijken als zij s versturen. Kijk mee als je praktijkopleider of de collega s verstuurt. Wat valt je op? Vraag of je nu zelf een mag versturen. Zorg dat je alle informatie hebt om de te kunnen maken en versturen. Ga de klaarmaken om te verzenden. Start het programma op als dat nog niet is gedaan. Vul in aan wie je het bericht gaat versturen. Vul het onderwerp in. Stel de tekst op..

5 Secretariaat 5 Vraag je praktijkopleider je bericht te controleren. Verzend de . Vraag je praktijkopleider of je onderstaande opdrachten kunt doen: Een beantwoorden. Een doorsturen naar een collega. Een archiveren. Wat ging goed?... En wat kan beter?...

6 6 Praktijkopdrachten AKA Een brief maken in Word Je gaat nu brieven verwerken in Word. Het secretariaat zorgt dat alle brieven die worden verstuurd, er netjes uitzien. Ook moet zichtbaar zijn, dat ze van jouw bedrijf komen. Daarom gebruiken ze een huisstijl. In de huisstijl is vastgelegd hoe bijvoorbeeld brieven, folders en websites van het bedrijf eruit moeten zien. Werkt jouw afdeling met een huisstijl voor brieven? Kruis aan: Ja Nee Zo ja, waar kan je die vinden? Kijk mee hoe een collega een conceptbrief in de huisstijl opmaakt. Kijk ook wat je collega verder doet om de brief verzendklaar te maken. Schrijf op wat er allemaal moet gebeuren met de brief: Vraag aan je praktijkopleider of je brieven in de huisstijl mag zetten en verzendklaar mag maken. Vraag instructies over wat je precies moet doen met de conceptbrief. Dat kunnen de volgende zaken zijn: Zet de brief in de huisstijl. Controleer de spelling. Geef de brief een nummer en kenmerk en registreer de brief. Maak een afdruk.

7 Secretariaat 7 Laat je praktijkopleider de brief controleren. Breng de nodige verbeteringen aan. Druk de brief af. Herhaal deze opdracht voor meer brieven. Wat ging goed?... En wat kan beter?...

8 8 Praktijkopdrachten AKA Kopieën maken In deze opdracht maak je kopieën van documenten. Vraag welke documenten je moet kopiëren. Vraag ook hoeveel kopieën je collega nodig heeft. Noteer bij elk document het aantal kopieën en andere wensen (bijvoorbeeld in setjes met een nietje). Begin met het eerste document. Maak eerst een kopie van de eerste pagina. Kijk of de eerste kopie goed is geworden. Verbeter de fouten totdat de kopie goed is gelukt. Vraag iemand om hulp als je er niet uit komt. Maak dan de kopie(ën) van het hele document. Maak op deze manier verschillende soorten kopieën, bijvoorbeeld: Eenzijdig Tweezijdig Vergroten Verkleinen Meer kopieën van één document In setjes met een nietje Wat ging goed?... En wat kan beter?...

9 Secretariaat 9 Een mailing op papier verzorgen Soms moet een brief, bijvoorbeeld een uitnodiging, naar meerdere klanten worden gestuurd. Er is een manier om dat efficiënt te doen. Je werkt dan met een bestand met de brief en een adressenbestand. Via de computer koppel je deze twee bestanden aan elkaar. Je kunt dan veel exemplaren maken van dezelfde brief, gericht aan verschillende klanten. Zo n mailing maak je in deze opdracht. Verzorgt de afdeling waar je werkt vaak mailingen? Zo ja, geef een paar voorbeelden van mailingen die zijn uitgegaan. Welke computerprogramma s gebruiken je collega s om een mailing uit te voeren? Voor de brief:... Voor de adressen:... Vraag aan je praktijkopleider of je mee mag kijken hoe een brief aan een adresbestand wordt gekoppeld. Schrijf op hoe je voor een mailing stap voor stap te werk moet gaan. Ga nu zelf onder begeleiding van je praktijkopleider of een collega een mailing maken.

10 10 Praktijkopdrachten AKA Bespreek hoe het ging, en waar je een volgende keer extra op moet letten. Vraag of je kunt helpen bij het verzorgen van meer mailingen. Door te oefenen gaat het steeds beter en sneller. Probeer steeds zelfstandiger te werken. Wat ging goed?... En wat kan beter?...

11 Secretariaat 11 Een digitale mailing verzorgen Het kan voorkomen dat een naar een groep personen moet worden gestuurd. In mailprogramma s is het mogelijk een groep contactpersonen aan te maken en aan al deze personen tegelijk dezelfde mail te versturen. In deze opdracht verzorg jij op die manier een digitale mailing. Beantwoord eerst de onderstaande vragen: Verstuurt de afdeling waar je werkt wel eens s naar een groep personen? Zo ja, geef een voorbeeld. Kijk mee hoe je praktijkopleider of een collega een voor een groep personen maakt. Ga nu zelf onder begeleiding van je praktijkopleider of een collega een mailing aan een groep personen versturen. Maak een groep contactpersonen aan, met een naam en kenmerk. Maak het bericht (of gebruik de tekst die je hiervoor krijgt). Koppel de groep aan het bericht. Laat controleren wat je gedaan hebt. Verstuur het bericht naar iedereen van de groep. Archiveer de verzonden . Herhaal deze opdracht voor twee andere digitale mailingen. Probeer steeds zelfstandiger te werken. Wat ging goed?... En wat kan beter?...

12 12 Praktijkopdrachten AKA De woordenlijst Schrijf in je eigen woorden op wat deze woorden betekenen. Mailing Concept Efficiënt Contactpersoon Adressenbestand Tekstverwerkingsprogramma... CC (in een bericht)... Welke nieuwe woorden ben je zelf nog tegengekomen in het leerbedrijf? Vul in: Woord 1: Betekenis: Woord 2: Betekenis: Woord 3: Betekenis: Woord 4: Betekenis:

13 Secretariaat 13 Terugkijken Aan het eind van dit onderdeel ga je terugkijken. Wat heb je geleerd door al deze opdrachten te doen? Probeer aan te geven, hoe het er nu voor staat met je leerdoelen. Kruis aan: Leerdoelen Ging goed Kan beter Je toont bereidheid om instructies en aanwijzingen van leidinggevende/ervaren collega op te volgen, zodat de werkzaamheden volgens regels en procedures worden voorbereid. Je verzamelt op een voorgeschreven wijze materialen en (hulp)middelen die geschikt zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden, zodat met de materialen en middelen verantwoord wordt omgegaan en dat deze heel blijven. Je plant op basis van instructies, afspraken en prioriteiten in een logische volgorde voor zijn werkzaamheden, zodat duidelijk is wanneer je welke werkzaamheden gaat uitvoeren. Je werkt volgens instructies van de leidinggevende/ervaren collega ordelijk en volgt gedisciplineerd instructies, afspraken, planning en bedrijfs- en veiligheidsvoorschriften op om te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Je houdt het vertrouwen in eigen kunnen als (voor jou onbekende) opdrachten niet in één keer goed uitgevoerd blijken te zijn en vraagt bij opmerkingen/kritiek opnieuw naar de gewenste werkwijze, zodat je in staat bent om alsnog de opdracht met het gewenste resultaat uit te voeren.

14 14 Praktijkopdrachten AKA De praktijkopleider Hoe vindt je praktijkopleider dat het is gegaan? Bespreek met hem alle punten van het Terugkijken. Luister goed naar wat hij heeft gezien van jouw werk. Wat vond hij ervan en wat kan volgens hem beter? Dan weet jij beter waar je een volgende keer op moet letten. Vraag ook of hij opmerkingen heeft, die hij hieronder wil invullen. Opmerkingen van de praktijkopleider: