Praktijkinstructie Secretariaatspraktijk 1 (CSE01.1/CREBO:50237)

Transcriptie

1 instructie Secretariaatspraktijk 1 (CSE01.1/CREBO:50237)

2 pi.cse01.1.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Registreren en opbergen van archiefstukken (Archiefwerkzaamheden eindterm 1, 2) 5 Vragen 6 Opdracht 1 Opbouw van een archief 7 Opdracht 2 Registreren van dossiers 8 Opdracht 3 Opbergen van archiefstukken 9 Taak 2 Archiefstukken opzoeken (Archiefwerkzaamheden eindterm 2) 10 Vragen 11 Opdracht 1 Zoeken van archiefstukken 1 12 Opdracht 2 Zoeken van archiefstukken 2 13 Taak 3 Het archief beheren (Archiefwerkzaamheden eindterm 3) 14 Vragen 15 Opdracht 1 Verwijderen van archiefstukken 16 Opdracht 2 Aanleggen van nieuwe dossiers (mappen) 17 Opdracht 3 Overbrengen van archiefstukken 18 Opdracht 4 Vervangen van archiefmateriaal 19 Taak 4 Ingekomen post (Postbehandeling eindterm 2 en 3) 20 Vragen 21 Opdracht 1 Controleren en sorteren 22 Opdracht 2 Inschrijven van de post 23 Opdracht 3 Kopiëren 24 Opdracht 4 Verspreiden 25 Opdracht 5 Faxberichten 26 Opdracht Taak 5 Uitgaande post (Postbehandeling eindterm 4) 28 Vragen 29 Opdracht 1 Sorteren en inschrijven 30 Opdracht 2 Post controleren 31 Opdracht 3 Adresseren en inpakken 32 Opdracht 4 Post frankeren 33 Opdracht 5 Post wegbrengen 34 Taak 6 Teksten kopiëren, bundelen en binden (Repro- en communicatieapparatuur eindterm 2) 35 Vragen 36 Opdracht 1 Enkele kopieën maken 37 Opdracht 2 Grotere documenten kopiëren 38 Opdracht 3 Diverse documenten kopiëren 40 Opdracht 4 Documenten bundelen en binden 41 Secretariaatspraktijk 1

4 Taak 7 Communicatie-apparatuur (Repro- en communicatieapparatuur eindterm 4) 42 Vragen 43 Opdracht 1 Bedienen van de telefooncentrale 44 Opdracht 2 Bedienen van het faxapparaat 1 45 Opdracht 3 Bedienen van het faxapparaat 2 46 Secretariaatspraktijk 1

5 Inleiding Wanneer je werkt op een secretariaat zul je merken dat je veel werkzaamheden tegelijkertijd moet doen. De telefoon kan gaan, terwijl je archiefstukken aan het opzoeken bent of bezig bent met de post. Alle werkzaamheden hebben ook met elkaar te maken. De kopieën die je maakt kunnen voor het archief zijn, voor medewerkers of voor een vergadering. Alles hangt met elkaar samen. Het is daarom ook belangrijk dat je netjes en overzichtelijk werkt, zodat je altijd weet welke werkzaamheden je nog moet doen of welke je al hebt gedaan. In deze praktijkinstructie ga je kennismaken met allerlei taken die voorkomen op een secretariaat. Je leert werken met een archief en hoe je het archief kunt onderhouden. Je leert hoe je inkomende en uitgaande post kunt verwerken en je leert hoe je documenten kunt kopiëren en inbinden. Als laatste ga je werken met een telefooncentrale en een faxapparaat. Secretariaatspraktijk 1 3

6 Secretariaatspraktijk 1 4

7 Taak 1 Registeren en opbergen van archiefstukken Deze taak gaat over het archief. Een archief is een verzamelplaats voor verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld notulen van vergaderingen, die bewaard moeten worden. Het opbergen van archiefstukken (bijvoorbeeld notulen) kan een onderdeel van je werk zijn. Als je archiefstukken gaat opbergen, moet je eerst weten waar, in welke kast of onder welke rubriek, het archiefstuk hoort. Dit heet rubriceren. Alleen op die manier kun je het later makkelijk terugvinden. Daarna leg je vast, waar het archiefstuk opgeborgen is. Dit heet registreren van archiefstukken. Het eerste dat je dus gaat leren is het rubriceren (bepalen van de plek van het archiefstuk in het archief). Daarnaast leer je ook registreren (opschrijven waar je de archiefstukken opbergt) van de archiefstukken. Soms is een ordner vol en moet er een extra ordner aangelegd worden of moet er een map vervangen worden. We noemen dit onderhouden van het archief. Ook dit werk ga je oefenen in deze taak. Taak 1 Secretariaatspraktijk 1 5

8 Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1a Heeft het bedrijf waar je werkt een centraal archief? 1b. Zo ja, wie heeft er toegang tot dit archief? 1c. Wie is er verantwoordelijk voor dit archief? 2a. Is er op jullie afdeling een afdelingsarchief? 2b. Zo ja, wie heeft er toegang tot het afdelingsarchief? 2c. Wie is er verantwoordelijk voor het afdelingsarchief? 3. Welk systeem wordt voor sortering gebruikt (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek)? Leg kort uit wat het betekent. 4. Mogen je collega s zelf een archiefstuk uit het afdelingsarchief halen of in het archief opbergen? Zo nee, wie doet het dan? 5. Wat doen je collega s, als ze niet weten onder welke rubriek ze het archiefstuk moeten zoeken of opbergen? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 1 Secretariaatspraktijk 1 6

9 Opdracht 1 Opbouw van het archief Voor deze opdracht heb je een ordeningsplan (archiefplan) nodig. In een ordeningsplan staat hoe het archief ingedeeld is (geordend). Archiefplan en documenten 1. Vraag aan je praktijkopleider of hij wil uitleggen hoe het archief in elkaar zit. 2. Bekijk het archiefplan goed. Als het niet duidelijk is, stel dan vragen. 3. Maak op papier een overzicht van het archief. Beschrijf welke rubrieken het archief heeft en welke gegevens daarin bewaard worden. 4. Zet nu de documenten die naar het archief moeten in de rubrieken die je hebt opgeschreven. 5. Bespreek met je praktijkopleider of je de documenten in de juiste rubriek hebt gezet. Je weet hoe het archief opgebouwd is en je hebt documenten gerubriceerd. Taak 1 Secretariaatspraktijk 1 7

10 Opdracht 2 Registreren van dossiers Wanneer je een stuk in het archief opbergt, dan moet je het archiefstuk registreren. Dit is nodig omdat je collega s het archiefstuk ook moeten kunnen vinden. Archiefstukken die moeten worden geregistreerd 1. Vraag aan je praktijkopleider hoe archiefstukken worden geregistreerd en of hij/zij dat voor wil doen. 2. Als het niet duidelijk is, stel dan vragen aan je praktijkopleider. 3. Registreer nu samen met je praktijkopleider archiefstukken. 4. Oefen het registreren een paar keer met je praktijkopleider. Geregistreerde archiefstukken Taak 1 Secretariaatspraktijk 1 8

11 Opdracht 3 Opbergen van archiefstukken Als je het document dat naar het archief moet hebt geregistreerd in de archieflijst, berg je het archiefstuk op in het archief. Zorg ervoor dat het archiefstuk altijd op de juiste plaats is opgeborgen. Het opzoeken van verkeerd opgeborgen archiefstukken kan soms heel veel tijd kosten. Als je twijfelt, vraag dan aan je praktijkopleider waar het archiefstuk opgeborgen moet worden. Geregistreerde archiefstukken 1. Ga samen met je praktijkopleider een paar archiefstukken opbergen. 2. Let goed op en stel vragen. 3. Berg nu zelf de andere archiefstukken op. (Let op: berg nooit een archiefstuk op als je niet zeker weet waar je het moet opbergen. Het opzoeken van een verkeerd opgeborgen archiefstuk kan soms dagen duren.) Juist opgeborgen archiefstukken Taak 1 Secretariaatspraktijk 1 9

12 Taak 2 Archiefstukken opzoeken Regelmatig hebben mensen van jouw afdeling stukken uit het archief nodig. Waarschijnlijk vragen ze dan aan jou om deze stukken in het archief op te zoeken. In de vorige taak heb je geleerd hoe het archief is ingedeeld en hoe archiefstukken worden opgeborgen. Je bent dus al bekend met het archief. In deze taak oefen je het opzoeken van archiefstukken. Taak 2 Secretariaatspraktijk 1 10

13 Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Welke hulpmiddelen kunnen voor een archief gebruikt worden? 2. Hoe vaak wordt in het bedrijf waar je werkt het archief opgeschoond? (Opschonen is oude archiefstukken weggooien en/of vernietigen) 3. Wordt er in het bedrijf een uitleenboek(register) voor het archief gebruikt? Zo ja, waarom? 4. Wat schrijf je in het uitleenboek als iemand een archiefstuk leent uit het archief. Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 2 Secretariaatspraktijk 1 11

14 Opdracht 1 Zoeken van archiefstukken 1 In deze opdracht ga je archiefstukken opzoeken. De archiefstukken kun je opzoeken aan de hand van de archieflijst. Daarin kun je zien in welke rubriek of op welke plaats in het archief een archiefstuk kan zijn. Een lijstje met archiefstukken die opgezocht moeten worden 1. Kijk in het archiefplan waar de gevraagde stukken zijn opgeborgen. 2. Haal samen met je praktijkopleider de stukken uit het archief. 3. Als je iets niet begrijpt, stel dan vragen aan je praktijkopleider. 4. Verzamel alle gevonden archiefstukken. Gevonden archiefstukken Taak 2 Secretariaatspraktijk 1 12

15 Opdracht 2 Zoeken van archiefstukken 2 Als je documenten meeneemt uit het archief, dan moet je dit ook registreren. Je registreert dit in het uitleenboek of uitleenregister. In het uitleenboek kun je zien welke documenten uit het archief zijn gehaald en door wie. Zo kun je de documenten altijd weer terugvinden. Een lijstje met archiefstukken die opgezocht moeten worden 1. Vraag aan je praktijkopleider een lijstje met archiefstukken die je moet opzoeken. 2. Bedenk waar je moet zoeken, kijk dus eerst goed in het archiefplan. 3. Vul het uitleenboek in als je stukken meeneemt uit het archief. 4. Als de stukken niet meegenomen mogen worden uit het archief, maak dan een kopie van het archiefstuk. 5. Plaats de originele stukken zo nodig weer terug in het archief. 6. Laat de opgezochte stukken of kopieën van de archiefstukken aan je praktijkopleider zien. 7. Bespreek met je praktijkopleider wat je hebt gedaan. Gevonden archiefstukken, geregistreerd in het uitleenregister Taak 2 Secretariaatspraktijk 1 13

16 Taak 3 Het archief beheren Als een archief goed beheerd wordt, kun je de archiefstukken op de juiste plaats opbergen en terugvinden. Bij het beheer van het archief hoort dat je oude archiefstukken verwijdert. Zo houd je de dossiers actueel. Het behoort ook tot je werk de hulpmiddelen, bijvoorbeeld mappen, omslagen en ruitertjes in orde te houden. In deze taak leer je hoe je het archief beheert en onderhoudt. Taak 3 Secretariaatspraktijk 1 14

17 Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Welke soorten hulpmiddelen worden in het bedrijf voor het archief gebruikt? 2a. Hoe wordt het archief bijgehouden in het bedrijf? 2b. Is er sprake van regelmatig onderhoud aan de hand van een onderhoudsplan? Zo nee, wanneer gebeurt het onderhoud dan? 3. Leg uit welk soort archieven het bedrijf heeft. Denk daarbij aan een archief: - voor dagelijks gebruik (dynamisch archief) - voor regelmatig gebruik (semi-statisch) - voor weinig gebruik (statisch archief). 4. Hoe lang moet een archiefstuk bewaard worden? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 3 Secretariaatspraktijk 1 15

18 Opdracht 1 Verwijderen van archiefstukken Het archief moet af en toe opgeschoond worden. Dat houdt in dat oude archiefstukken verwijderd worden uit het archief. In deze opdracht ga je oude archiefstukken verwijderen uit het archief. Een archief waarin ook stukken zitten die weg kunnen 1. Bepaal samen met je praktijkopleider welke stukken uit het archief weg mogen. 2. Verwijder onder toezicht van je praktijkopleider enkele oude archiefstukken. 3. Overleg met je praktijkopleider wat je met deze oude archiefstukken gaat doen (bijvoorbeeld vernietigen, naar ander archief, enz.). Een archief met alleen stukken die er echt in moeten zitten (= opgeschoond archief) Taak 3 Secretariaatspraktijk 1 16

19 Opdracht 2 Aanleggen van nieuwe dossiers (mappen) Wanneer je oude archiefstukken verwijderd hebt, is er weer ruimte voor nieuwe archiefstukken. Voordat de documenten in het archief kunnen, moeten er eerst dossiers (mappen) gemaakt worden. Je krijgt opdracht om nieuwe dossiers te maken en je bepaalt waar de dossiers moeten komen in het archief. Daarna vermeld je de dossiers in het archiefplan. Ordners of archiefmappen 1. Vraag aan je praktijkopleider welke dossiers er gemaakt moeten worden. 2. Bepaal of het nieuwe dossiers zijn of dat er oude dossiers veranderd moeten worden. 3. Bepaal welk opbergmateriaal geschikt is voor de nieuwe dossiers. 4. Bepaal waar de nieuwe dossiers moeten komen, dus op welke plaats in het archief. 5. Maak samen met je praktijkopleider de nieuwe dossiers. 6. Vermeld de dossiers in het archiefplan. 7. Berg de nieuwe dossiers op. Nieuwe dossiers Taak 3 Secretariaatspraktijk 1 17

20 Opdracht 3 Overbrengen van archiefstukken Als bepaalde dossiers in het dagelijkse (dynamische) archief niet meer gebruikt worden, dan kunnen de dossiers naar het weinig gebruikte (statische) archief. In deze opdracht ga je archiefstukken van het dynamische archief naar het statische archief brengen. Archiefstukken 1. Verzamel samen met je praktijkopleider de stukken die niet regelmatig worden gebruikt. 2. Kijk naar welk archief ze gebracht kunnen worden. 3. Leg aan je praktijkopleider uit waarom jij de stukken naar een bepaald archief wil brengen. 4. Schrijf op waar de stukken heengaan. 5. Breng samen met je praktijkopleider de stukken naar het archief. Gearchiveerde stukken in het juiste archief Taak 3 Secretariaatspraktijk 1 18

21 Opdracht 4 Vervangen van archiefmateriaal Om het archief er netjes en verzorgd uit te laten zien, moeten de archiefmaterialen er netjes uitzien. Van tijd tot tijd is het nodig om archiefmaterialen te vervangen zodat het archief er nog verzorgd uitziet. Ordners, hangmappen, omslagen, enz. 1. Bekijk het archief kritisch en schrijf op welke archiefmaterialen volgens jou vervangen moeten worden. 2. Laat aan je praktijkopleider zien wat je hebt opgeschreven. 3. Spreek nu met je praktijkopleider af wat er vervangen moet worden. 4. Verzamel nieuwe hangmappen en omslagen e.d., om de oude te kunnen vervangen. 5. Haal samen met je praktijkopleider de archiefstukken die in nieuwe mappen e.d. moeten uit het archief. 6. Vervang samen met je praktijkopleider de archiefmaterialen. 7. Breng de archiefstukken in de nieuwe materialen terug naar het archief en zet ze op de juiste plaats. Een verzorgd archief Taak 3 Secretariaatspraktijk 1 19

22 Taak 4 Ingekomen post In deze taak leer je wat je met post die bij het bedrijf binnenkomt, moet doen. De ingekomen post kan bestaan uit pakketten, vertrouwelijke post, persoonlijke post en zakelijke post. In deze taak leer je welke soorten post er zijn en hoe je hier mee om moet gaan. Het is vooral belangrijk om de verschillende soorten post goed uit elkaar te houden, en bij de juiste persoon te krijgen. Faxberichten en horen ook bij de ingekomen post. Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 20

23 Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Wat is het verschil tussen zakelijke, vertrouwelijke en persoonlijke post? 2. Mag je in het bedrijf vertrouwelijke en persoonlijke post openen? 3. Wie neemt in het bedrijf de aangetekende poststukken aan? 4. Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, hoe moet je dat doen? 5. Worden berichten ingeschreven? Zo ja, hoe moet je dat doen? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 21

24 Opdracht 1 Controleren en sorteren Als de post binnenkomt bij het bedrijf, dan moet de post gesorteerd en gecontroleerd worden. Door eerst alle post te sorteren, kun je de poststukken daarna sneller inschrijven in het postboek. Ingekomen post 1. Verzamel de binnengekomen post. 2. Controleer samen met je praktijkopleider of alle post voor het bedrijf is. 3. Wanneer de post voor een ander bedrijf is, zet er dan retour afzender op. (Zie hiernaast). RETOUR AFZENDER Van Dale Postbus AB Hilversum 4. Sorteer samen met je praktijkopleider de post op vertrouwelijke en zakelijke post. 5. Sorteer samen met je praktijkopleider de post in in te schrijven post en niet in te schrijven post. Vraag aan je praktijkopleider wanneer post ingeschreven moet worden en wanneer niet. 6. Leg de in te schrijven post apart van de niet in te schrijven post. (Let op: drukwerk en reclamefolders hoeven niet ingeschreven te worden.) Gecontroleerde en gesorteerde post Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 22

25 Opdracht 2 Inschrijven van de post Het inschrijven van post is nodig om later op te kunnen zoeken wanneer een brief is binnengekomen. Het is heel belangrijk dat dit goed gebeurt. Ingekomen post 1. Verzamel alle gesorteerde en gecontroleerde binnengekomen post uit de vorige opdracht. 2. Vraag aan je praktijkopleider welke post opengemaakt mag worden. 3. Open de aangewezen post. 4. Stempel de post met een poststempel (let op: controleer vooraf de datum van de poststempel). 5. Kijk goed voor wie de post is. 6. Vraag aan je praktijkopleider hoe de post ingeschreven moet worden. 7. Kijk hoe je praktijkopleider de post inschrijft. Als er iets niet duidelijk is, stel dan vragen. 8. Schrijf nu samen met je praktijkopleider de post in. Ingeschreven post Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 23

26 Opdracht 3 Poststukken kopiëren Soms moet je poststukken kopiëren. Vaak gaat het origineel naar het archief en de kopie naar de geadresseerde. In deze opdracht ga je poststukken kopiëren en opbergen. Poststukken 1. Vraag aan je praktijkopleider of er poststukken gekopieerd moeten worden. 2. Sorteer samen met je praktijkopleider de stukken die gekopieerd moeten worden. 3. Kopieer de gesorteerde poststukken. 4. Berg de originele poststukken op de juiste plaats op. Gekopieerde poststukken Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 24

27 Opdracht 4 Post verspreiden Wanneer de post is gesorteerd, ingeschreven en gekopieerd, kan de post naar de geadresseerde. Bij een groot bedrijf kun je dan eerst nog sorteren op afdeling en personen, zodat je de post sneller kunt wegbrengen. Ingeschreven en gekopieerde post 1. Vraag aan je praktijkopleider of iemand de post nog moet zien voor je de post uitdeelt. 2. Zo ja, breng de post naar de juiste persoon. 3. Zo nee, sorteer de post op afdelingen en personen. 4. Ga samen met je praktijkopleider de post verspreiden. 5. Let goed op. Als er iets niet duidelijk is, stel dan vragen. Verspreide post Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 25

28 Opdracht 5 Ontvangen faxberichten Faxen zijn ook een soort post, alleen verstuur je de post op een andere manier. Faxen komen op één punt binnen en moeten na ontvangst naar de juiste persoon gebracht worden. In deze opdracht ga je binnengekomen faxen verwerken en naar de juiste persoon brengen. Binnengekomen faxberichten 1. Vraag aan een collega of aan je praktijkopleider of hij/zij wil uitleggen hoe de fax werkt. 2. Let hierbij goed op. Als iets niet duidelijk is, stel dan vragen. 3. Kijk bij een collega wat je moet doen als er een fax binnenkomt. 4. Verwerk zelf een aantal binnengekomen faxberichten. 5. Laat je werk controleren door een collega of je praktijkopleider. 6. Breng het faxbericht bij de juiste persoon. Verwerkte faxberichten Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 26

29 Opdracht 6 ontvangen en verwerken Behalve papieren post en faxen kun je ook ontvangen. Soms moet je de beantwoorden of doorsturen, zet je de berichten in het digitale archief of verwijder je de . Door veel te oefenen leer je de mogelijkheden van het programma kennen. Binnengekomen 1. Vraag aan een collega of aan je praktijkopleider of hij/zij wil uitleggen hoe het programma voor e- mail werkt. 2. Let hierbij goed op. Als iets niet duidelijk is, stel dan vragen. 3. Vraag wat je moet doen als er een binnenkomt. 4. Verwerk zelf een aantal binnengekomen berichten: - stuur de door; - archiveer de in de digitale archiefmappen; - verwijder de Laat aan een collega of je praktijkopleider zien wat je hebt gedaan met de . Verwerkte Taak 4 Secretariaatspraktijk 1 27

30 Taak 5 Uitgaande post Tijdens je werk zul je ook te maken krijgen met uitgaande post. Een bedrijf verstuurt dagelijks post naar relaties (klanten en leveranciers). De postkamer of het secretariaat zorgt ervoor dat dit goed gebeurt. De adressen op de enveloppen worden nagekeken en post wordt gefrankeerd met behulp van postzegels of stempels. Wanneer dit juist gedaan is, kan de post met de postdienst mee. In deze taak leer je uitgaande post klaarmaken voor verzending. Taak 5 Secretariaatspraktijk 1 28

31 Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1a. Blader het tarievenboekje van de postdienst door. 1b. Welke soorten post zijn er? 1c. Welke tarieven horen bij welke soort post? 2a. Is er in jullie bedrijf een frankeermachine? Zo ja, laat je uitleggen hoe het apparaat werkt. 2b. Wat zijn de voordelen van een frankeermachine? 2c. Wat zijn de nadelen van een frankeermachine? 3. Tot welke tijd kun je post brengen naar de postkamer? 4. Tot welke tijd kun je post brengen naar het postkantoor? 5. Voor welke tijd moet een expressestuk op de postkamer gebracht zijn? 6. Voor welke tijd moet een expressestuk op het postkantoor gebracht zijn? 7. Hoe wordt de uitgaande post via de verwerkt? (Denk aan inschrijven, elektronisch archief, enz.) Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 5 Secretariaatspraktijk 1 29

32 Opdracht 1 Sorteren en inschrijven Uitgaande post moet net zoals ingekomen post worden ingeschreven. Dan kan iedereen, als dat nodig is, opzoeken wanneer welk poststuk verstuurd is. Het is belangrijk dat het inschrijven van de uitgaande poststukken goed en netjes gebeurt. Uitgaande post die gesorteerd en ingeschreven moet worden 1. Verzamel alle uitgaande post. 2. Sorteer samen met je praktijkopleider de in te schrijven en niet in te schrijven post. 3. Kijk mee, als je praktijkopleider de post inschrijft. 4. Als er dingen niet duidelijk zijn, stel dan vragen. 5. Schrijf nu onder toezicht van je praktijkopleider een aantal poststukken in. Gesorteerde en ingeschreven uitgaande post Taak 5 Secretariaatspraktijk 1 30

33 Opdracht 2 Uitgaande post controleren Soms moeten er veel dezelfde poststukken tegelijk naar verschillende adressen verstuurd worden. Dat heet een mailing. Bijvoorbeeld, je moet 100 brieven versturen. In elke envelop moet een brief en een bijlage zitten. Je verzamelt alle brieven en bijlagen en maakt hier stapeltjes van. Daarna doe je de brieven en de bijlagen in de envelop, controleer bij het insteken van de documenten in de envelop goed of je alles hebt. Zorg ervoor dat je de documenten zo in de envelop doet dat op de plek waar het poststempel of de postzegel komt geen nietjes of paperclips zitten. Uitgaande post die gecontroleerd moet worden 1. Kijk mee als je praktijkopleider de post controleert. Stel vragen als er iets onduidelijk is. 2. Overleg met je praktijkopleider van welke poststukken kopieën gemaakt moeten worden. 3. Kopieer de aangewezen stukken. 4. Vraag aan je praktijkopleider voor wie de kopieën zijn. 5. Verspreid de kopieën naar de juiste personen. 6. Controleer nu samen met je praktijkopleider de uitgaande post en let op of de juiste bijlagen worden bijgesloten. Gecontroleerde en gekopieerde uitgaande post Taak 5 Secretariaatspraktijk 1 31

34 Opdracht 3 Adresseren en inpakken Voordat de post naar het postkantoor kan, moet er op elke envelop een adres staan. Je moet altijd controleren of er een adres opstaat. Als het adres erop staat, kun je de brief gaan frankeren. Zorg wel dat de nietjes of paperclips aan de linkerkant van de envelop zitten. Als je de brief frankeert met behulp van een frankeermachine, dan kan de frankeermachine kapot gaan door de nietjes of de paperclips. Uitgaande post die geadresseerd en ingepakt moet worden 1. Verzamel de uitgaande post. 2. Adresseer samen met je praktijkopleider de enveloppen. 3. Zoek ontbrekende postcodes op in het postcodeboek. 4. Controleer of alle enveloppen een adres hebben. 5. Frankeer de post (let op: zorg dat er geen nietjes of paperclips op de plek van de poststempel of postzegel zitten). 6. Pak nu de post in. Geadresseerde ingepakte post Taak 5 Secretariaatspraktijk 1 32

35 Opdracht 4 Post frankeren De tarieven voor de verzending van de post hangen af van de wijze van verzenden. Wanneer je een brief aangetekend verstuurt, dan is dat duurder dan wanneer je de brief met de gewone post opstuurt. In deze opdracht leer je wat de posttarieven zijn en hoe je die kunt opzoeken. Uitgaande post die gefrankeerd moet worden 1. Sorteer samen met je praktijkopleider de uitgaande post op verzendwijze (aangetekend, per expresse, enz.). 2. Sorteer de gewone uitgaande post op postcode. 3. Kijk goed mee, als je praktijkopleider de post weegt en frankeert. Als je iets niet begrijpt, stel dan vragen. 4. Weeg nu zelf een aantal brieven. 5. Zoek het posttarief op in het tarievenboekje. 6. Frankeer de post. 7. Laat je praktijkopleider de gefrankeerde post controleren. Gefrankeerde post Taak 5 Secretariaatspraktijk 1 33

36 Opdracht 5 Post wegbrengen Vaak haalt de postdienst de post op bij de bedrijven. Het kan ook zo zijn dat het bedrijf waar je werkt de post zelf naar het postkantoor brengt. Als dat zo is, ga dan mee naar het postkantoor en let daar goed op. De gefrankeerde post 1. Verzamel alle gefrankeerde post. 2. Doe deze in een postzak. 3. Breng de post samen met je praktijkopleider naar het postkantoor. 4. Let goed op waar je praktijkopleider de verschillende soorten post afgeeft (bijv. aangetekende post, expresse stukken etc.). 5. Als er dingen niet duidelijk zijn, stel dan vragen. Afgeleverde post Taak 5 Secretariaatspraktijk 1 34

37 Taak 6 Teksten kopiëren, bundelen en binden Er zijn veel soorten kopieerapparaten. Het ene apparaat kan alleen kopieën maken met één of twee soorten papier. Het andere kan ook vergroten of verkleinen, automatisch sorteren en nieten. In deze taak leer je hoe je teksten kopieert, bundelt en bindt. Taak 6 Secretariaatspraktijk 1 35

38 Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Welke kopieerapparatuur wordt er gebruikt in het bedrijf waar je werkt? 2. Welke mogelijkheden heeft deze kopieerapparatuur? 3. Welke afspraken zijn er voor het kopiëren van teksten? 4. Hoe lost men storingen aan de apparatuur op? 5. Besteedt het bedrijf kopieeropdrachten uit? Zo ja, om welk soort opdrachten gaat het dan? 6. Waar ligt de handleiding van de kopieerapparatuur? 7. Welke apparatuur wordt gebruikt bij het binden van documenten? 8. Welke afspraken gelden er voor het bundelen van documenten? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 6 Secretariaatspraktijk 1 36

39 Opdracht 1 Enkele kopieën maken Het gebruiken van de kopieermachine is erg belangrijk. Je zult merken dat je vaak documenten moet kopiëren. Om mooie rechte en heldere kopieën te maken moet je een paar keer oefenen met de machine. In deze opdracht leer je enkelvoudige kopieën te maken. Documenten van één pagina 1. Vraag aan je praktijkopleider enkele documenten (bijvoorbeeld brieven) om te kopiëren. 2. Stel de kopieermachine in (het aantal kopieën, vergroten, verkleinen, licht en donker). 3. Kijk of het juiste papier in de papierlade zit. 4. Maak de kopieën. 5. Laat de kopieën zien aan je praktijkopleider. Gekopieerde documenten Taak 6 Secretariaatspraktijk 1 37

40 Opdracht 2 Grotere documenten kopiëren In deze opdracht ga je vier documenten kopiëren. De documenten zijn allemaal verschillend en met elk document oefen je iets anders. Als je deze opdracht hebt uitgevoerd, kun je al heel goed met de kopieermachine werken. Vier documenten met meerdere bladzijden die gekopieerd moeten worden 1. Vraag aan je praktijkopleider een paar grotere documenten die gekopieerd moeten worden. 2. Haal de paperclips en nietjes uit de documenten, zorg dat het papier glad is. 3. Stel de kopieermachine in (het aantal kopieën, vergroten, verkleinen, licht en donker). 4. Controleer of het goede papier in de papierlade zit. 5. Stel de kopieermachine in op de juiste sorteercode. 6. Kopieer nu alle documenten zoals in de volgende deelopdrachten beschreven staat. Document 1 7. Kopieer het document gesorteerd. 8. Controleer het gekopieerde document. Document 2 9. Pak een volgend document en herhaal de stappen 2 t/m Stel de kopieermachine in op nieten. 11. Kopieer en niet de documenten. 12. Controleer de gekopieerde en geniete documenten. Taak 6 Secretariaatspraktijk 1 38

41 Document Pak een volgend document en herhaal de stappen 2 t/m Stel de kopieermachine in op sorteren en nieten. 15. Kopieer het document. 16. Controleer het gekopieerde document Document Stel de kopieermachine in op andere mogelijkheden (vergroten, verkleinen, licht, donker). 18. Vraag aan je praktijkopleider op welke manier je moet kopiëren. 19. Kopieer met verschillende instellingen documenten, herhaal bij ieder nieuw document steeds weer de stappen 2, 3 en Controleer de gekopieerde documenten. 21. Laat je gekopieerde werk controleren door je praktijkopleider. Verschillend gekopieerde documenten Taak 6 Secretariaatspraktijk 1 39

42 Opdracht 3 Diverse documenten kopiëren De opdracht sluit aan op de vorige opdrachten. Kopieer verschillende documenten die je van je praktijkopleider hebt gekregen. Als je klaar bent met kopiëren, controleer dan of alle kopieën goed zijn en je niets vergeten bent. Verschillende soorten documenten 1. Vraag aan je praktijkopleider verschillende soorten documenten om te kopiëren. 2. Verwijder alle paperclips en nietjes van de documenten, zorg dat het papier glad is. 3. Controleer of de documenten op de juiste volgorde liggen. 4. Controleer de papierlade. 5. Stel de kopieermachine in (licht, donker, vergroten, verkleinen, papierlade, enz.). Bedenk dat voor elk soort kopie een ander papiersoort in de lade zit. 6. Kopieer de documenten. 7. Controleer de gekopieerde documenten. 8. Laat je kopieerwerk zien aan je praktijkopleider. Verschillende gekopieerde documenten Taak 6 Secretariaatspraktijk 1 40

43 Opdracht 4 Documenten bundelen en binden Nadat je kopieën hebt gemaakt, kan er gevraagd worden om de kopieën in te binden. Voordat je gaat inbinden ga je eerst de kopieën bundelen. Bundelen houdt in dat je alle kopieën verzamelt en daar stapeltjes van maakt. Doe dit heel nauwkeurig. Als de bundels compleet zijn, kun je deze gaan inbinden. Vraag vooraf op welke manier de kopieën ingebonden moeten worden, bijvoorbeeld door middel van een ringband of dat de kopieën geplakt moeten worden. Kopieën om in te binden 1. Stel samen met je praktijkopleider bundels met kopieën samen. 2. Kijk of je alles hebt, zoals de voorkant, achterkant, enz. 3. Controleer de volgorde van de bladzijden. 4. Bind de kopieën in. 5. Laat de praktijkopleider dit controleren. Ingebonden kopieën Taak 6 Secretariaatspraktijk 1 41

44 Taak 7 Communicatieapparatuur Op kantoren worden veel soorten communicatieapparatuur gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn de telefoon, het antwoordapparaat, de fax en de computer voor . In deze taak leer je werken met de telefooncentrale en de fax. Taak 7 Secretriaatspraktijk 1 42

45 Vragen Beantwoord de volgende vraag. Misschien zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet het antwoord in een bestand op de computer of schrijf het gewoon op papier. 1. Welke communicatieapparatuur wordt in het bedrijf waar je werkt gebruikt? Bespreek eerst het antwoord met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 7 Secretriaatspraktijk 1 43

46 Opdracht 1 De telefooncentrale bedienen Wanneer je bij een receptie zit, is er vaak een telefooncentrale. Bij de telefooncentrale kunnen meerdere telefoontjes tegelijkertijd binnenkomen. Het is dus belangrijk dat je de telefoongesprekken goed en snel afhandelt. Wees altijd heel beleefd aan de telefoon. Als je iets niet weet, verbind de telefoon dan door naar een collega. Telefooncentrale 1. Luister eerst enkele binnenkomende gesprekken met een collega of praktijkbegeleider mee. 2. Vraag wat de regels in het bedrijf zijn voor het aannemen van telefoongesprekken. 3. Wanneer je hierover vragen hebt, stel deze dan gelijk. 4. Vraag uitleg over de telefooncentrale. 5. Neem onder begeleiding van je praktijkopleider zelf de telefoon aan. 6. Bespreek met je praktijkopleider hoe de opdracht is verlopen. Onthoud wat je de volgende keer anders kunt doen. 7. Noteer altijd de naam en het telefoonnummer van de persoon die belt en het tijdstip. 8. Oefen deze opdracht een paar keer totdat je de telefoon goed kunt aannemen. Telefooncentrale kunnen bedienen Taak 7 Secretriaatspraktijk 1 44

47 Opdracht 2 Het versturen van faxen Een andere manier om een brief, offerte of memo te versturen is per fax. Bij een fax is het belangrijk dat je altijd een voorblad gebruikt. Op het voorblad zet je de naam van de ontvanger. Zodat de fax altijd bij de juiste persoon terecht komt. Een document om te faxen 1. Kijk goed mee als je praktijkopleider een faxbericht verstuurt. 2. Wanneer je iets niet begrijpt, stel dan vragen. 3. Verzend nu samen met je praktijkopleider een faxbericht (denk aan het (standaard)voorblad). 4. Draai een verzendbericht uit. 5. Controleer of het faxbericht goed aangekomen is, aan de hand van het verzendbericht. 6. Als de fax niet goed is aangekomen verstuur de fax dan nog een keer. 7. Verzend daarna zelfstandig enkele faxberichten. 8. Draai elke keer een verzendbericht uit. Verstuurde faxberichten Taak 7 Secretriaatspraktijk 1 45

48 Opdracht 3 Het ontvangen van faxen Bij het ontvangen van faxen is het van belang dat je goed kijkt voor wie de fax bestemd is. Ook moet je controleren of alle pagina s zijn aangekomen. Wanneer je de fax verwerkt hebt, zorg je ervoor dat de fax bij de juiste persoon terecht komt. Een faxapparaat 1. Handel binnenkomende faxberichten samen met je praktijkopleider af. 2. Controleer of het faxbericht compleet is. 3. Handel nu zelf enkele faxberichten af. 4. Laat je werk controleren door je praktijkopleider. 5. Zorg ervoor dat de faxberichten bij de juiste persoon terecht komen. Afgehandelde faxberichten Taak 7 Secretriaatspraktijk 1 46