Praktijkinstructie Secretariaatspraktijk 2 (CSE01.2/CREBO:50231)

Transcriptie

1 instructie Secretariaatspraktijk 2 (CSE01.2/CREBO:50231)

2 pi.cse01.2.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 De agenda beheren (Agendabeheer eindterm 1 en 3) 5 Taak 2 Telefoonlijsten en adresbestanden bijhouden (Agendabeheer eindterm 2) 7 Taak 3 Archiefstukken registreren en opbergen (Archiefwerkzaamheden eindterm 1) 8 Taak 4 Archiefstukken opzoeken (Archiefwerkzaamheden eindterm 2) 10 Taak 5 Het archief beheren (Archiefwerkzaamheden eindterm 3) 11 Taak 6 Ingekomen post (Postbehandeling eindterm 2 en 3) 12 Taak 7 Uitgaande post (Postbehandeling eindterm 4) 14 Taak 8 Teksten kopiëren, bundelen en binden (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 2) 16 Taak 9 Communicatie-apparatuur (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 4) 18 Secretariaatspraktijk 2

4 Secretariaatspraktijk 2 Praktijk

5 Inleiding De werkzaamheden op een secretariaat hangen nauw met elkaar samen. Bij het beleggen van een vergadering bijvoorbeeld komt heel wat kijken. Het kan gaan om een bijeenkomst die spoed vereist maar ook om een vergadering die lang van te voren gepland kan worden. Dan is er de vraag welke personen moeten worden uitgenodigd en waar ze bereikbaar zijn. Met een actuele telefoonlijst zijn ze snel te bereiken. Welke vergaderstukken zijn er nodig? Een aantal daarvan kan in het archief aanwezig zijn maar sommige stukken moeten nog worden opgesteld. Hoe snel kunnen ze worden gekopieerd? Wanneer moeten agenda en vergaderstukken met de post mee? Tal van vragen die met secretariaatswerkzaamheden te maken hebben. In deze praktijkinstructie komen de onderwerpen agendabeheer, archiefwerkzaamheden, postbehandeling en repro- en communicatieapparatuur aan bod en de verschillende taken die daarbij horen. Secretariaatspraktijk 2 3

6 Secretariaatspraktijk 2 4

7 Taak 1 De agenda beheren Als je een drukbezette chef hebt, is het belangrijk dat je afspraken goed en nauwkeurig regelt. Stel je eens voor wat er gebeurt als de afspraken van jouw opdrachtgever niet netjes genoteerd worden: dubbele afspraken, klanten die moeten wachten en zakenrelaties die voor niets komen zouden het gevolg kunnen zijn. In deze taak leer je hoe je ervoor kunt zorgen dat afspraken goed gepland worden. Doel Aan het eind van deze taak kun je: voor derden een (elektronische) agenda beheren (Agendabeheer eindterm 1) regelmatig terugkerende activiteiten planmatig in de agenda opnemen (Agendabeheer eindterm 3) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Noteer telefoonnummers of adressen van de mensen met wie je voor je opdrachtgever een afspraak moet maken. Stap 2 Ga met behulp van de agenda na welke data en tijden voor je opdrachtgever de beste zijn en kies drie data met tijdstippen. Stap 3 Neem contact op met de deelnemers en informeer op welke van de uitgekozen data en tijdstippen zij kunnen. Stap 4 Bepaal definitieve datum en uur van de afspraak, eventueel in overleg met je opdrachtgever. Stap 5 Stel de deelnemers schriftelijk of mondeling op de hoogte van de afgesproken datum, tijd en plaats. Stap 6 Vermeld de afspraak in de agenda van je opdrachtgever. In het werkplan staan de afspraken die je voor je chef maakt centraal. Bij het beheren van de agenda zijn ook de volgende activiteiten belangrijk: - houd uren/dagdelen in de agenda vrij voor mensen (derden) die een afspraak willen maken met je chef geef hierbij aan om welke uren/dagdelen het gaat, hoe lang je de tijd vrij moet houden en wanneer je een bevestiging van de afspraak kunt verwachten - wijzig afspraken in de agenda als de wijziging plaatsvindt op verzoek van je chef, kun je volgens het werkplan te werk gaan als de wijziging plaatsvindt op verzoek van anderen, kun je uren/dagdelen vrijhouden - neem regelmatig terugkerende activiteiten op in de agenda noteer de regelmatig terugkerende activiteiten in de agenda, zodra de data en tijdstippen bekend zijn. Taak 1 Secretariaatspraktijk 2 5

8 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met jouw praktijkopleider. 1. Welke standaardafspraken heeft de persoon voor wie je de agenda bijhoudt? 2. Zijn er ook tijdstippen die jouw opdrachtgever altijd vrij wil houden voor bepaalde werkzaamheden of om privé-redenen? 3. Hoe zelfstandig kun je afspraken regelen voor de persoon voor wie je de agenda bijhoudt? 4. Wordt er in de organisatie een elektronische agenda gebruikt? Zo ja, welk programma gebruik je voor het elektronisch agendabeheer en waar kun je de handleiding vinden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Maak voor je chef een afspraak met één andere persoon. Houd rekening met standaardafspraken, zoals vaste vergaderdagen. Houd ook rekening met reistijden bij het bepalen van een tijdstip voor de afspraak. 2. Maak voor je chef een afspraak met meer personen. Om overzicht te houden maak je een schema (matrix) waarin je noteert wie op welke data en welk tijdstip kan komen. Hieronder zie je een voorbeeld van zo'n matrix: Meneer A Mevrouw B Meneer C Dinsdag 2 januari >>>> **** >>>> Woensdag 3 januari **** **** **** Vrijdag 5 januari 9.30 >>>> >>>> **** >>>> = kan niet komen **** = kan wel komen Van deze matrix kun je aflezen dat woensdag drie uur de beste tijd is voor de afspraak. Alle personen kunnen dan tijd vrij maken. Op de andere genoemde dagen kunnen ze niet allemaal op de afspraak komen. Breng de betreffende personen op de hoogte van de datum en de tijd van de afspraak. 3. Maak of verzet een afspraak voor je chef met meer personen die niet tot je werkorganisatie behoren. Overleg steeds met je chef. Om overzicht te houden maak je een matrix waarin je noteert wie op welke datum en welk tijdstip beschikbaar is. Eventueel overleg je met je chef wie of hoeveel van de deelnemers aanwezig moeten zijn op de afspraak. Breng de betreffende personen op de hoogte van de datum en de tijd van de afspraak. Taak 1 Secretariaatspraktijk 2 6

9 Taak 2 Telefoonlijsten en adresbestanden bijhouden Waarschijnlijk heb je tijdens je werk al gemerkt dat een goed bijgewerkte telefoonlijst of een adresbestand erg handig is. In deze taak leer je hoe je deze relatiebestanden upto-date houdt en hoe je wijzigingen doorgeeft. Doel Aan het eind van deze taak kun je: relatiebestanden beheren (Agendabeheer eindterm 2) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Controleer of de mutaties (wijzigingen) die aan jou opgegeven zijn, juist zijn. Stap 2 Ga uit van de laatst gewijzigde telefoon- of adreslijst en verwerk hierin de mutaties. Stap 3 Controleer of je de mutaties goed in de telefoon- of adreslijst verwerkt hebt. Stap 5 Pas de datum van de lijst aan. Stap 6 Print de nieuwe lijst uit en maak kopieën. Stap 7 Verspreid de lijst onder de betrokken personen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met jouw praktijkopleider. 1. Welke telefoonnummers komen op welke telefoonlijst te staan? Zijn er bijvoorbeeld aparte lijsten voor interne en voor externe telefoonnummers? 2. Wie maken er gebruik van telefoonlijsten en adresbestanden? 3. Op welke afdeling houdt men de wijzigingen van de telefoonlijsten en adresbestanden bij? Aan wie worden wijzigingen doorgegeven? Wie verandert de lijsten? 4. Hoe vaak worden de telefoonlijsten en adresbestanden herzien? 5. Maakt men in de werkorganisatie gebruik van een database-pakket voor telefoonlijsten en adresbestanden? Waarom wel of waarom niet? 6. Wat is de naam van het database-pakket dat men in de organisatie gebruikt voor het maken van telefoonlijsten en adresbestanden? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met jouw praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Werk een telefoonlijst bij. Verzamel de mutaties en verwerk deze in de telefoonlijst. Controleer je werk. Laat je werk ook controleren door de persoon die altijd de telefoonlijsten bijwerkt. 2. Werk een adresbestand bij. Verzamel de mutaties en verwerk deze in de adreslijst. Controleer je werk. Laat je werk ook controleren door de persoon die altijd de adreslijsten bijwerkt. Taak 2 Secretariaatspraktijk 2 7

10 Taak 3 Archiefstukken registreren en opbergen Voordat je archiefstukken op kunt bergen, moet je eerst weten in welke rubriek of afdeling het stuk thuishoort. Alleen op die manier kan het later makkelijk teruggevonden worden. Daarna moet je vastleggen, waar het stuk in het archief opgeborgen is. Dit heet het registreren van archiefstukken. Het eerste wat je dus gaat leren, is het rubriceren en registreren van archiefstukken. Vervolgens berg je de stukken op. Hierbij kan blijken, dat een ordner vol is of dat een map vervangen moet worden. Het vervangen of bijmaken van mappen, ordners etc. noemt men het onderhouden van het archief. Ook daarmee ga je oefenen in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatiedragers systematisch verwerken (Archiefwerkzaamheden eindterm 1) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Lees het archiefstuk om de kenmerkende gegevens te bepalen. Stap 2 Bepaal onder welke rubriek dit archiefstuk opgeborgen moet worden. Stap 3 Registreer het archiefstuk. Let op: Behandel geheime of gevoelige informatie zorgvuldig. Stap 4 Berg het archiefstuk onder de juiste rubriek op. Let op: Berg nooit een archiefstuk op, als je niet zeker bent van je zaak. Het opzoeken van een verkeerd opgeborgen archiefstuk kan soms dagen kosten. Stap 5 Controleer of het opbergsysteem aan vervanging toe is. (Denk daarbij aan mappen en dergelijke). Stap 6 Vervang waar nodig het opbergsysteem. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Beschikt je bedrijf over een centraal archief? 2. Is er op jouw afdeling een afdelingsarchief? 3. Wie hebben toegang tot de archieven? 4. Wie is verantwoordelijk voor de archieven? 5. Welk systeem wordt voor sortering gebruikt (alfabetisch, numeriek of alfanumeriek)? 6. Mag je zelf een archiefstuk uit het archief halen of opbergen? 7. Wat doe je, als een archiefstuk niet te vinden is? 8. Wat doe je, als je niet weet onder welke rubriek je een archiefstuk moet zoeken of opbergen? 9. Hoe lang moet een archiefstuk bewaard worden? Taak 3 Secretariaatspraktijk 2 8

11 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Opbouw van het archief Vraag je praktijkopleider, of hij je wil uitleggen hoe het archief is opgebouwd. Raadpleeg daarna het archiefplan als dat aanwezig is, of noteer zelf hoe het archief is opgezet. 2. Registreren Vraag je praktijkopleider op welke wijze de archiefstukken geregistreerd worden. Kijk goed mee, als je praktijkopleider de archiefstukken registreert. Vraag om uitleg bij onduidelijkheden. Registreer dan onder toezicht van je praktijkopleider zelf een aantal archiefstukken. 3. Opbergen Ga samen met je praktijkopleider een aantal archiefstukken opbergen in het systeem. Let goed op en stel vragen. Berg dan zelf onder toezicht van de praktijkopleider een aantal archiefstukken op. 4. Vervangen Vraag je praktijkopleider wat je moet doen, als een deel van een archiefopbergsysteem aan vervanging toe is. Vervang onder toezicht van je praktijkopleider daarna bijvoorbeeld een oude map. Taak 3 Secretariaatspraktijk 2 9

12 Taak 4 Archiefstukken opzoeken De chef of de collega s van je afdeling hebben regelmatig stukken uit het archief nodig. Ze kunnen je vragen deze stukken in het archief op te zoeken. In deze taak ga je daarom oefenen met het opzoeken van archiefstukken. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatiedragers opzoeken (Archiefwerkzaamheden eindterm 2) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal welk archiefstuk moet worden opgezocht. Stap 2 Bepaal onder welk onderdeel van het archief (welke rubriek, map, ordner, registratiecode) je moet zoeken. Stap 3 Zoek het archiefstuk op. Stap 4 Maak, als dat nodig is, een kopie van het archiefstuk en plaats het origineel terug in het archief. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. De vragen die bij taak 3 genoemd zijn, gelden ook voor deze taak. Bekijk de antwoorden daarom nog eens goed. Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met jouw praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Zoek onder toezicht van je praktijkopleider een aantal archiefstukken op en raadpleeg daarbij het archiefplan. 2. Zoek in opdracht van je praktijkopleider zelfstandig een aantal archiefstukken op en raadpleeg zo nodig het archiefplan. Taak 4 Secretariaatspraktijk 2 10

13 Taak 5 Het archief beheren Een goed en systematisch beheerd archief geeft de garantie dat archiefstukken op de juiste plaats opgeborgen en teruggevonden kunnen worden. Bij het beheer van het archief hoort niet alleen het actueel houden van de dossiers en het verwijderen van oude archiefstukken maar ook het in orde houden van mappen, etiketten, omslagen en ruitertjes. In deze taak leer je hoe je het archief beheert. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een archief beheren (Archiefwerkzaamheden eindterm 3) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Houd het archief actueel door oude archiefstukken te verwijderen. - Voer nieuwe dossiers in als dat nodig is, bijvoorbeeld bij nieuwe onderwerpen, rubrieken en bij splitsing van bestaande dossiers. - Breng stukken over naar het dynamisch, semi-statisch of statisch archief. - Onderhoud het archiefmateriaal door aanvulling en vervanging van ordners, mappen, dossiers, omslagen, etiketten, ruiters enzovoort. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met jouw praktijkopleider. 1. Welk archiefmateriaal wordt in de organisatie gebruikt? 2. Hoe beheert men nu het archief? Is er sprake van regelmatig onderhoud aan de hand van een onderhoudsplan of pleegt men alleen onderhoud op het moment dat het noodzakelijk is? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Vraag aan de praktijkopleider of er archiefstukken verwijderd moeten worden. Zo ja, verwijder ze. 2. Maak nieuwe dossiers aan als dat nodig is. Doe dit in overleg met je praktijkopleider. 3. Breng onder toezicht van je praktijkopleider archiefstukken over naar het dynamisch, semi-statisch of statisch archief. 4. Vervang onder toezicht van je praktijkopleider archiefmateriaal dat verouderd is of vul het archief aan met ordners, mappen, dossiers, omslagen, etiketten, ruiters enz. die nodig zijn. Taak 5 Secretariaatspraktijk 2 11

14 Taak 6 Ingekomen post In deze taak leer je, hoe post die bij de organisatie waar je werkt binnenkomt behandeld wordt. Aan het behandelen van ingekomen post zitten meer haken en ogen dan op het eerste gezicht lijkt. Het is vooral belangrijk om de verschillende soorten post goed uit elkaar te houden en de post op de juiste plaats te krijgen. Een ander aspect is het behandelen van faxberichten. Doel Aan het eind van deze taak kun je: ingekomen post registreren (Postbehandeling eindterm 2) ingekomen post verspreiden (Postbehandeling eindterm 3) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Scheid persoonlijke en vertrouwelijke post van de overige post. Stap 2 Open de overige post. Stap 3 Scheid in te schrijven en niet in te schrijven post. Stap 4 Plaats de datum-poststempel op de brieven. Let op: Controleer of de datum correct staat ingesteld. Stap 5 Bepaal waar de post naar toe moet. Stap 6 Schrijf de brieven in in het postboek. Let op: Drukwerk en reclamefolders schrijf je niet in. Stap 7 Vul de gegevens in op het stempel (nummer, afdeling, archief). Stap 8 Maak eventueel kopieën van de brieven. Stap 9 Ga na of iemand de post nog moet zien voordat je de post verspreidt. Stap 10 Sorteer de post (personen, afdelingen). Stap 11 Verspreid de post (via postbakjes, interne postenveloppen of secretaresses). Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met de praktijkopleider. 1. Wat is het verschil tussen zakelijke, vertrouwelijke en persoonlijke post? 2. Mag je in het bedrijf waar je werkt vertrouwelijke en persoonlijke post openen? 3. Wie neemt in het bedrijf waar je werkt de aangetekende poststukken in ontvangst? 4. Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, volgens welke procedure? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Controleren en sorteren Controleer samen met je praktijkopleider, of de post voor het bedrijf waar je werkt bestemd is. Sorteer daarna de post die voor de organisatie is op - vertrouwelijke post - zakelijke post - drukwerk. Taak 6 Secretariaatspraktijk 2 12

15 2. Inschrijven Maak de post open en stempel de post met de poststempel. Vraag de praktijkopleider op welke wijze de post ingeschreven wordt. Kijk mee, als de praktijkopleider de post inschrijft en stel vragen, als iets je niet duidelijk is. Schrijf daarna zelf een aantal poststukken in onder toezicht van de praktijkopleider. 3. Kopiëren Als het in het bedrijf waar je werkt gebruikelijk is kopieën van poststukken te maken, maak dan de benodigde kopieën. 4. Sorteren en verspreiden Als alle posthandelingen verricht zijn, sorteer de post dan op afdeling en/of persoon. Twijfel je, vraag dan je praktijkopleider om raad. Verspreid de post als je klaar bent met sorteren. 5. Faxberichten Vraag je praktijkopleider of een collega, of hij je de werking van de telefax wil uitleggen. Kijk wat je moet doen, als een bericht binnenkomt. Verwerk zelf een aantal binnengekomen faxberichten en zorg dat ze bij de juiste persoon terechtkomen. Taak 6 Secretariaatspraktijk 2 13

16 Taak 7 Uitgaande post Een organisatie verstuurt meestal dagelijks post. Bij de afhandeling van uitgaande post zorgt de postkamer of het secretariaat ervoor, dat de verschillende poststukken juist geadresseerd en gefrankeerd worden. Jij gaat nu leren hoe je deze afdelingen kunt ondersteunen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: uitgaande post verzendklaar maken (Postbehandeling eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Let op: Verwerk spoedbestellingen het eerst. Stap 1 Sorteer de post in in te schrijven en niet in te schrijven post. Stap 2 Schrijf de poststukken in. Stap 3 Controleer of de poststukken volledig zijn. Kijk bijv. of alle bijlagen erbij zitten. Stap 4 Maak waar nodig kopieën. Stap 5 Adresseer de enveloppen. Stap 6 Zoek ontbrekende postcodes op in het postcodeboek. Stap 7 Pak de poststukken in. Let op: Plaats geen nietjes of paperclips aan de frankeerzijde. Stap 8 Sorteer de post op verzendwijze (per expresse, aangetekend, drukwerk en dergelijke). Stap 9 Sorteer de post eventueel op postcode (bijvoorbeeld bij partijenpost). Stap 10 Weeg de post. Stap 11 Frankeer de post aan de hand van het tarievenboek. Controleer altijd of de datum op de frankeermachine correct is. Stap 12 Vul eventuele formulieren in (bijvoorbeeld bij partijenpost). Stap 13 Breng de post naar de postkamer of het postkantoor. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met jouw praktijkopleider. 1. Blader het tarievenboekje door en ga na hoe je tarieven kunt vinden zijn. 2. Is er in jouw bedrijf een frankeermachine? 3. Is er in jouw bedrijf een telefax? 4. Tot welke tijd kan de post afgeleverd worden bij de postkamer of op het postkantoor? 5. Vóór welke tijd moet een expressestuk afgeleverd worden op het postkantoor of bij de postkamer? Taak 7 Secretariaatspraktijk 2 14

17 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met jouw praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Sorteren en inschrijven Sorteer samen met de praktijkopleider in te schrijven en niet in te schrijven post. Kijk mee, als de praktijkopleider de post inschrijft en stel vragen. Schrijf daarna zelf een aantal poststukken in onder toezicht van de praktijkopleider. 2. Controleren Kijk of de poststukken volledig zijn en maak zonodig kopieën. Vraag de praktijkopleider voor wie de kopieën bestemd zijn. 3. Adresseren en inpakken Adresseer samen met je praktijkopleider de enveloppen en zoek ontbrekende postcodes op in het postcodeboek. Pak de poststukken in. 4. Frankeren Sorteer, samen met de praktijkopleider, de poststukken op verzendwijze (aangetekend, per expresse enzovoort). Sorteer op postcode, als dat nodig is. Kijk goed mee, als de praktijkopleider de post weegt en frankeert. Stel vragen, als dat nodig is. Weeg daarna zelf een aantal brieven, zoek het tarief op in het tarievenboek en frankeer de post. Laat het werk controleren. 5. Wegbrengen Ga met de praktijkopleider mee naar het postkantoor, als hij de post wegbrengt. Kijk goed waar de praktijkopleider de post afgeeft. Let er ook op waar de praktijkopleider de aangetekende post afgeeft en stel vragen, als dat nodig is. Taak 7 Secretariaatspraktijk 2 15

18 Taak 8 Teksten kopiëren, bundelen en binden Er zijn veel soorten kopieermachines. Het ene apparaat kan alleen kopieën maken met één of twee papierformaten, het andere kan vergroten of verkleinen, automatisch sorteren en nieten. In deze taak leer je hoe je documenten kopieert, bundelt en bindt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de meest voorkomende reproductiemiddelen gebruiken (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 2) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Maak kopieën. verwijder paperclips en nietjes en controleer de volgorde van het document en of het document volledig is. stel het kopieerapparaat in (aantal kopieën, vergroten, verkleinen, lichtere of donkerder afdruk) en maak de benodigde kopieën. - Bundel en bind de kopieën. sorteer, als dat nodig is, en controleer de volgorde en of het volledig is. bind de kopieën in. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met jouw praktijkopleider. 1. Welke kopieerapparatuur wordt gebruikt? 2. Welke mogelijkheden biedt deze kopieerapparatuur? 3. Welke afspraken gelden er voor het kopiëren van teksten? 4. Hoe lost men storingen aan de apparatuur op? 5. Besteed je bedrijf kopieeropdrachten uit? Zo ja, om welke redenen gebeurt dat? 6. Waar ligt de handleiding van de kopieerapparatuur? 7. Welke apparatuur wordt gebruikt bij het bundelen? 8. Welke afspraken gelden er voor het bundelen van teksten? 9. Hoe lost men storingen aan de apparatuur op? 10 Welke middelen (materialen) gebruikt men om documenten in te binden? Taak 8 Secretariaatspraktijk 2 16

19 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met jouw praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Enkele kopieën maken Maak met begeleiding van de praktijkopleider enkele kopieën van een brief, een memo of een ander document dat uit één pagina bestaat. Let goed op het papier dat je moet gebruiken. 2. Grote documenten kopiëren Vraag de praktijkopleider je kopieeropdrachten te geven voor documenten met meer pagina's. Kopieer de documenten en gebruik de mogelijkheden van het kopieerapparaat voor sorteren, nieten enzovoort. Leg het werk voor aan de praktijkopleider. 3. Teksten kopiëren Kopieer met begeleiding van de praktijkopleider een aantal documenten. Bekijk welke papiersoort gebruikt wordt en controleer een paar kopieën. 4. Teksten bundelen en binden Bundel en bind met begeleiding van de praktijkopleider een aantal documenten. Bekijk goed welke papiersoort je moet gebruiken en hoe de kopieën ingebonden moeten worden. Taak 8 Secretariaatspraktijk 2 17

20 Taak 9 Communicatie-apparatuur Op kantoren wordt verschillende communicatie-apparatuur gebruikt, zoals de telefoon, het antwoordapparaat, de telefax en de computer voor of het leggen van verbindingen via Internet. In deze taak wordt aandacht besteed aan de telefooncentrale en de telefax. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de meest voorkomende communicatie-apparatuur gebruiken (Repro- en communicatie-apparatuur eindterm 4) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Bedien de telefooncentrale. neem binnenkomende telefoongesprekken aan. verbind binnenkomende telefoongesprekken door. handel binnenkomende telefoongesprekken af. bewaak de wachttijd. - Bedien de telefax. verzend faxberichten. handel binnenkomende faxberichten af. handel foutmeldingen af bij verzending of ontvangst van faxberichten. Vragen Beantwoord de vraag en bespreek het antwoord met jouw praktijkopleider. 1. Welke communicatie-apparatuur wordt in de organisatie waar je werkt gebruikt? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Handel binnenkomende telefoongesprekken af onder begeleiding van de praktijkopleider. Bespreek met je praktijkopleider wat goed gaat en wat je anders moet doen. Handel vervolgens zelfstandig een aantal binnenkomende telefoongesprekken af. 2. Verzend faxberichten onder begeleiding van je praktijkopleider. Bespreek met je praktijkopleider wat goed gaat en wat je anders moet doen. Verzend vervolgens zelfstandig faxberichten. 3. Handel binnenkomende faxberichten af onder begeleiding van je praktijkopleider. Bespreek met je praktijkopleider wat goed gaat en wat je anders moet doen. Handel vervolgens zelfstandig binnenkomende faxberichten af. Taak 9 Secretariaatspraktijk 2 18