Werken op het secretariaat

Transcriptie

1 Profielvak Economie en Ondernemen Serienummer: Licentie: Voor het activeren van de licentie kijk op pagina 5 van dit werkboek. Te activeren tot:

2 COLOFON Uitgeverij: Auteur(s): Inhoudelijke redactie: Foto s: Edu Actief b.v Angela van Oeffelen Arie N. Reijn en Liesbeth van Schalkwijk Omslag: Erik Karst Fotografie Titel: ISBN: Eerste druk/eerste oplage Edu Actief b.v (Angela van Oeffelen ) Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht ( Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO ( De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu Actief, te vinden op

3 Inhoud WERKEN MET EDU4ALL... 5 Deel A De post verzorgen... 7 Oriënteren... 7 Taak 1 Kennismaken met het verzorgen van de post... 7 Taak 2 De leerdoelen bij Deel A... 8 Taak 3 Taken plannen... 9 Aan de slag... 9 Taak 4 Post ontvangen en sorteren Taak 5 Ingekomen post registreren en verspreiden Taak 6 Interne post verspreiden Taak 7 Uitgaande post verzendklaar maken Taak 8 Speciale post versturen Taak 9 De toekomst van de post Evalueren & Reflecteren Taak 10 Terugkijken en verder kijken Taak 11 Voorbereiden op de toets Deel B Gegevens verwerken Oriënteren Taak 1 Kennismaken met het verwerken van gegevens Taak 2 De leerdoelen bij Deel B Taak 3 Taken plannen Aan de slag Taak 4 De voorraad op peil houden Taak 5 Gegevens verwerken Taak 6 Archiveren Evalueren & Reflecteren Taak 7 Terugkijken en verder kijken Taak 8 Voorbereiden op de toets Deel C Organiseren Oriënteren Taak 1 Kennismaken met organiseren Taak 2 De leerdoelen bij Deel C Taak 3 Taken plannen Aan de slag Taak 4 De agenda beheren Taak 5 Bijeenkomsten organiseren Taak 6 Een reisplanning maken

4 Evalueren & Reflecteren Taak 7 Terugkijken en verder kijken Taak 8 Voorbereiden op de toets Deel D Help! De directiesecretaresse is ziek! Oriënteren Taak 1 Kennismaken met het verrichten van secretariële ondersteuning Taak 2 De leerdoelen bij Deel D Taak 3 Taken plannen Aan de slag Taak 4 Het antwoordapparaat afluisteren Taak 5 Werkzaamheden rond een vergadering Taak 6 De nieuwjaarsbijeenkomst organiseren Taak 7 Een werkplanning maken Evalueren & Reflecteren Taak 8 Terugkijken en verder kijken Taak 9 Voorbereiden op de toets

5 Werken met Edu4all REGISTREREN, AANMELDEN EN LICENTIE ACTIVEREN Je gaat aan de slag met Edu4all. Volg volgend schema om te kijken wat je moet doen. Ja Is dit het eerste werkboek van Edu4all waar je mee werkt? Nee Ga naar bronnen.edu4all.nl/bronnen/ handleiding en bekijk de film Licentie activeren. Ga naar licentie.edu-actief.nl. Klik op Aanmelden. Ja Zoek in een werkboek dat je eerder hebt gedaan je gebruikersnaam en wachtwoord op. Schrijf je gegevens op in de vakken onderaan deze pagina. Is dit het eerste werkboek voor dit profielvak of keuzevak? Nee Kies voor Aanmelden via Edu Actief. Kies voor Een nieuwe gebruikersnaam aanmaken. Je kunt direct aan de slag. Ga naar en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Maak een gebruikersnaam en wachtwoord aan. Gebruikersnaam = je school adres* Wachtwoord = naam van je school *Heb je geen school adres? Vraag dan je docent om een gebruikersnaam. Schrijf je gebruikersnaam en wachtwoord op in de vakken onderaan deze pagina. Ga naar licentie.edu-actief.nl. Vul op de website de licentie in die op de eerste pagina van dit werkboek staat. Klik op Activeren. Je hebt nu toegang tot de bronnen. Log in op met je gebruikersnaam en wachtwoord. Gebruikersnaam: Wachtwoord: 5

6 BRONNEN In dit werkboek staan opdrachten. Om deze opdrachten te maken, heb je soms bronnen nodig, zoals tekstbronnen, films, websites en de Theek-iT. Wanneer je een bron gaat gebruiken, staat er een pictogram in je werkboek: BRON Achter het pictogram staat in paarse, dikgedrukte tekst welke bron je nodig hebt. Bijvoorbeeld: BRON Lees Tekstbron 1.2 Persoonlijke verzorging. Maak daarna opdracht 13 tot en met 16. BRON Bekijk de Film Werken in de thuiszorg bij ouderen. Maak daarna opdracht 1. Bij het eerste voorbeeld ga je een tekstbron lezen. Bij het tweede voorbeeld ga je een film bekijken. Deze bronnen vind je op Op bronnen.edu4all.nl/bronnen/handleiding wordt uitgelegd hoe je werkt met de bronnen op de website. OVERLEG MET JE DOCENT Soms is het nodig om te overleggen met je docent. Je ziet dan dit pictogram in je werkboek: Achter het pictogram staat waarover je met je docent gaat overleggen. Bijvoorbeeld: 61. In Taak 3 heb je een planning ingevuld. Bekijk deze. a. Kijk in kolom 5. Taak 12 tot en met 14 ga je nog maken. Zijn alle andere taken af? Zo nee, overleg met je docent welke taken je nog moet doen. We wensen je veel succes en plezier met het maken van de opdrachten! Team Edu4all 6

7 Oriënteren Taak 1 Kennismaken met het verzorgen van de post BRON Bekijk de Film Post verwerken. Maak daarna opdracht 1 tot en met Welke post wordt door de medewerker in de film verwerkt? Motiveer je antwoord. inkomende post uitgaande post inkomende en uitgaande post 2. Geef minstens zes taken die de medewerker uitvoert bij het verwerken van de post De medewerker in de film gebruikt een aantal hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen staan verborgen in de woordzoeker. Zoek alle hulpmiddelen. briefopener weegschaal datumstempel brievenboek postvakjes kopieerapparaat perforator frankeermachine postzak. 7

8 4. Heb je alle opdrachten van Taak 1 gemaakt? Kijk jouw antwoorden na als je dat met je docent hebt afgesproken. Taak 2 De leerdoelen bij Deel A Als je de post verzorgt, moet je volgens de regels van het bedrijf: 1. post kunnen ontvangen en sorteren 2. ingekomen post kunnen registreren en verspreiden 3. interne post kunnen verspreiden 4. uitgaande post verzendklaar kunnen maken (sorteren, registreren en verzenden) 5. speciale post kunnen versturen 6. documenten kunnen scannen en kopiëren. 5. Hiervoor las je wat je moet kunnen als je de post verzorgt. a. Welk leerdoel lijkt je het leukst om aan te werken? Leg uit waarom. Leerdoel: Omdat: b. Welk leerdoel lijkt je minder leuk? Leg uit waarom. Leerdoel: Omdat: c. Welk leerdoel denk jij al te beheersen? Waaruit blijkt dat? Leerdoel: Omdat: d. Welk leerdoel vind jij belangrijk? Leg uit waarom. Leerdoel: Omdat 6. Heb je alle opdrachten van Taak 2 gemaakt? Kijk jouw antwoorden na als je dat met je docent hebt afgesproken. 8

9 Taak 3 Taken plannen In deze taak ga je de taken van dit deel inplannen. 7. Bekijk Taak 4 tot en met 11. En bekijk het schema hierna. a. Maak een planning voor de taken die je gaat doen. Zet de datum en het lesuur in kolom 4. b. Zoek in de taken naar de opdrachten met. Bij welke opdrachten is overleg met je docent of controle door je docent nodig? c. Overleg met je docent: op welke momenten jij de antwoorden van de gemaakte opdrachten gaat nakijken op welke momenten je docent jouw werk zal beoordelen. d. Heb je een taak af? Zet een in kolom 5. Zet een als je een taak niet kon doen. Als je Taak 1, 2 en 3 gedaan hebt, kun je deze nu afvinken. 1. Taak 2. Onderwerp 3. Richttijd in 4. Datum en lesuur 5. Af 6. Paraaf minuten docent Kennismaken met het verzorgen van de post De leerdoelen bij Deel A Taken plannen Post ontvangen en sorteren Ingekomen post registreren en verspreiden Interne post verspreiden Uitgaande post verzendklaar maken Speciale post versturen De toekomst van de post Terugkijken en verder kijken Voorbereiden op de toets Aan de slag Bedrijven ontvangen en versturen dagelijks stapels post. Al deze post moet verwerkt worden. Bij grote bedrijven gebeurt dit in de postkamer. Bij kleine bedrijven is het een taak van de receptionist of secretaresse. het verwerken van de post kan dus ook tot jouw werkzaamheden horen. je werkt op het secretariaat van Am4rA, samen met Ayla. Jouw leidinggevende is Elvira. 9

10 Taak 4 Post ontvangen en sorteren Een van de taken op het secretariaat is de post behandelen. Als secretarieel medewerker van Am4rA ontvang je dagelijks veel post. Vanochtend heb je eerst de post uit de postbus gehaald. Bij binnenkomst op kantoor check je de binnengekomen s. Al deze post - fysiek en digitaal - ga je verwerken. Ook leer je welke verschillende soorten poststukken er zijn. VOORBEREIDEN 8. a. Welke soorten poststukken ken je al? Bedenk er zo veel mogelijk. b. Denk je dat een ook onder inkomende post valt? Leg uit waarom je dat denkt. Ja / Nee, omdat c. Vergelijk jouw antwoorden met de antwoorden van een medeleerling. Zijn er ook verschillen? Ja / Nee. Zo ja, welke? BRON Bekijk de Film Post sorteren deel 1. Maak daarna opdracht 9 tot en met Wat controleer je bij ingekomen post? Noem drie dingen. 10

11 10. Geef vier dingen die je registreert bij ingekomen post. 11. Maak je de volgende poststukken wel of niet open? Bankafschrift Wel / Niet Post die aan iemand persoonlijk is gericht Wel / Niet Post waarop vertrouwelijk staat Wel / Niet 12. Moet je op een antwoordkaart een postzegel plakken? Leg uit waarom. Ja / Nee, omdat UITVOEREN BRON Lees Tekstbron 1.19 Post ontvangen en sorteren. Maak daarna opdracht 13 tot en met Welke drie soorten post worden dagelijks door Am4rA verwerkt? Noem vijf verschillende soorten poststukken die je als secretarieel medewerker van Am4rA kunt ontvangen

12 15. Op welke vijf manieren kan Am4rA poststukken ontvangen? Ieder bedrijf dus ook Am4rA heeft regels voor het sorteren en openen van de post. a. Als je post verwerkt, is het belangrijk dat je deze regels goed kent. Leg uit waarom. b. Bespreek de antwoorden klassikaal na. 17. a. Geef van de volgende poststukken aan voor welke afdeling ze zijn en of je de poststukken wel of niet openmaakt. 12

13 13

14 14

15 b. Van sommige poststukken moet je de envelop bewaren. Leg uit waarom dat is. c. Vergelijk jouw antwoorden met de antwoorden van een medeleerling. Zijn er verschillen? Zo ja, welke? 18. Je ontvangt het volgende poststuk: Wie heeft de portokosten betaald: de verzender of de ontvanger? Leg uit waarom. 15