Praktijkopdrachten Administratief medewerker. Kwalificatie: Secretarieel medewerker

Transcriptie

1 Praktijkopdrachten Administratief medewerker Kwalificatie: Secretarieel medewerker Kwalificatiedossier Administratief medewerker

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Overzicht van het kwalificatiedossier Administratief medewerker... 4 Praktijkopdracht 1.1: Verzorgt correspondentie... 5 Praktijkopdracht 1.2: Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst... 7 Praktijkopdracht 1.3: Beheert een agenda en reserveringssysteem Praktijkopdracht 1.4: Bezoekers ontvangen Praktijkopdracht 1.5: Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af Praktijkopdracht 2.2: Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem Praktijkopdracht 2.3: Vult eenvoudige formulieren in Tips bij de praktijkopdrachten

3 Inleiding In deze praktijkopdrachten voor de Administratief medewerker, kwalificatie Secretarieel medewerker vind je: - een overzicht van het kwalificatiedossier, - de praktijkopdrachten met daarin: de opdrachten per werkproces de vragen De vragen geven een overzicht van wat je allemaal moet weten voordat je begint. Je praktijkopleider kan ze gebruiken om samen met jou te bespreken of je een opdracht goed hebt gedaan. - de tips bij de praktijkopdrachten. 3

4 Bedrijfsadministratief medewerker Telefonist/receptionist Secretarieel medewerker Overzicht van het kwalificatiedossier Administratief medewerker Kerntaak Werkproces 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden 1.1 Verzorgt correspondentie x 1.2 Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in x x x ontvangst 1.3 Beheert een agenda en reserveringssysteem x x 1.4 Ontvangt bezoekers x x x 1.5 Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken x x af 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden 2.1 Ordent en controleert boekingsstukken x 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem x x x 2.3 Vult eenvoudige formulieren in x x x 4

5 Praktijkopdracht 1.1: Verzorgt correspondentie In praktijkopdracht 1.1 leer je de correspondentie van de organisatie verzorgen. Het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld brieven, mailingen, , faxen en memo s. Opdracht 1: ontvangen en versturen In deze opdracht ga je binnengekomen berichten verwerken: 1. Bekijk het Postvak IN van de Lees de voor jou relevante Beantwoord een relevant Verzend de . Opdracht 2: Teksten voor correspondentie maken 1. Verzamel alle gegevens die je nodig hebt om een conceptbrief te maken. 2. Zorg dat je de opdracht goed begrepen hebt. Vraag door als dat (nog) niet het geval is. 3. Schrijf vervolgens een conceptbrief, memo of mailing in het Nederlands of in een moderne vreemde taal. 4. Laat deze ter controle lezen door je leidinggevende en maak dan de definitieve tekst op. 5. Herhaal deze opdracht voor s en faxberichten. Opdracht 3: Correspondentie verwerken 1. Controleer teksten op fouten voor ze definitief verzonden worden. 2. Controleer ook of de gegevens volledig zijn en vul deze aan als dat nodig is. 3. Laat alle teksten controleren en ondertekenen door de opdrachtgever. 4. Voeg eventuele bijlagen toe aan de teksten. 5. Zorg voor de verzending en/of verspreiding van de teksten. 6. Registreer de teksten op de juiste wijze. 5

6 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Welke gegevens worden geregistreerd bij het registreren van faxen en s? 3. Wat is het verschil tussen een brief, een memo, een fax en een ? 4. Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, hoe moet je dat doen? 5. Hoe registreer je s? 6. Stel: je gaat een nieuwe sturen. Welke gegevens moet je altijd invullen? 7. Wordt de etiquette toegepast? Zo ja, geef een voorbeeld. 8. Zijn er formats/sjablonen die gebruikt worden voor het schrijven van brieven? Zo ja, waar kun je die vinden en hoe zien die eruit? 9. Zijn er bedrijfsregels voor het verwerken van post? Zo ja, geef een voorbeeld. 10. Moet er correspondentie gevoerd worden in een moderne vreemde taal? Zo ja, in welke taal? 6

7 Praktijkopdracht 1.2: Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst In praktijkopdracht 1.2 leer je werken met post en goederen die de organisatie binnenkomen en uitgaan. Door de verschillende opdrachten uit te voeren, leer je ingaande en uitgaande poststukken, s en faxen verwerken en goederen verzenden en in ontvangst nemen. Opdracht 1: Inkomende post verwerken 1. Sorteer aan de hand van de eventuele aanwezige instructies de post op vertrouwelijke en zakelijke post. 2. Bepaal in overleg met je praktijkopleider welke post wel en welke post niet door jou geopend mag worden. Controleer of er niets in de enveloppen is achtergebleven. 3. Bepaal wat in te schrijven post is en niet in te schrijven post. 4. Voorzie de post van een (op datum gecontroleerde) stempel en vul de nodige informatie in. 5. Ga na of er gebruik wordt gemaakt van een postregistratiesysteem. 6. Zo ja, vraag de praktijkopleider of een collega om uit te leggen hoe je moet omgaan met het postregistratiesysteem. 7. Registreer de ingekomen post met behulp van het postregistratiesysteem. 8. Bepaal of er poststukken gekopieerd of gescand moeten worden en voer deze handelingen uit. 9. Distribueer de post zoals gebruikelijk is binnen de organisatie waar je werkzaam bent. Opdracht 2: ontvangen en verwerken Tegenwoordig worden veel berichten per verstuurd. In deze opdracht ga je een aantal binnengekomen berichten verwerken: 1. Stuur een door. 2. Sla een op. 3. Verwijder een Handel een met prioriteit af. 7

8 Opdracht 3: Faxen ontvangen en verwerken Soms wordt ook gebruik gemaakt van de fax om berichten te versturen. 1. Verwerk een aantal binnengekomen faxen. 2. Zorg dat de faxen bij de juiste persoon terechtkomen. Opdracht 4: Goederen in ontvangst nemen Je gaat binnengekomen goederen in ontvangst nemen. Soms worden producten (per koerier) gebracht, zoals producten voor het magazijn, de reproafdeling of de catering. 1. Controleer aan de hand van de bestelbon, vrachtbrief en paklijst of de juiste goederen zijn aangekomen. Controleer of het aantal producten klopt. 2. Controleer, voor zover dat mogelijk is, of de kwaliteit van de goederen in orde is. Zijn er afwijkingen? 3. Registreer de binnengekomen goederen. 4. Zorg dat de goederen binnen het bedrijf op de juiste plaats terecht komen. Opdracht 5: Uitgaande post verzorgen 1. Verzamel alle uitgaande post en sorteer op interne en externe post. 2. Sorteer de in te schrijven en niet in te schrijven post. Schrijf de in te schrijven post in. 3. Adresseer de post. Zoek de ontbrekende postcodes op in het postcodeboek of op internet. 4. Zorg dat je adressenbestand is bijgehouden. Voer eventuele adreswijzigingen door in het adressenbestand. 5. Sorteer de poststukken op verzendwijze (bijvoorbeeld aangetekend, per expresse). 6. Zorg ervoor dat je de documenten zo in de envelop doet dat op de plek waar het poststempel of de postzegel komt geen nietjes of paperclips zitten. 7. Gebruik een brievenweger om het juiste gewicht te bepalen en maak gebruik van tarievenboekjes. 8. Stel de frankeermachine correct in en frankeer de post. 9. Verzend de post. 8

9 Opdracht 6: Goederen verzenden 1. Bepaal met welke koeriersdienst je goederen gaat verzenden. 2. Maak een pakket verzendklaar. 3. Vul zonodig formulieren in. 4. Schakel de koerier in zodat het pakket kan worden verzonden. Opdracht 7: ontvangen en versturen 1. Open en lees binnengekomen berichten. 2. Maak e- mail verzendklaar. Verwerk de volgens de richtlijnen van de organisatie. 3. Controleer het bericht voor het wordt verstuurd op: correct taalgebruik volledigheid fouten juist adres juiste CC-adressen ingevulde onderwerp regel juiste ingevoegde bestand correcte opmaak. 4. Verzend de Archiveer de volgens opdracht of de bedrijfsrichtlijnen. 6. Verwijder zo nodig de . 9

10 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Welke gegevens worden geregistreerd bij inkomende post? 3. Er zijn verschillende manieren om post te sorteren. Welke instructies zijn er voor jouw werkomgeving? Hoe pas je deze instructies toe? 4. Wat is het verschil tussen zakelijke, vertrouwelijke en persoonlijke post? 5. Mag je in de organisatie waar je werkt vertrouwelijke en persoonlijke post openen? 6. Wie neemt in de organisatie waar je werkt de aangetekende poststukken aan? 7. Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, hoe moet je dat doen? 8. Van welke koeriersdienst(en) wordt vaak gebruik gemaakt om pakketten te verzenden? 9. Welke formulieren worden gebruikt bij het ontvangen en verzenden van pakketten? 10. Stel: je gaat een nieuwe sturen. Welke gegevens moet je altijd invullen? 11. Zijn er bedrijfsregels voor het verwerken van post? Zo ja, geef een voorbeeld. 12. Op basis van welke informatie wordt de inkomende post gesorteerd? 13. Van welke hulpmiddelen wordt gebruik gemaakt bij het verwerken van inkomende post? 14. Komt er post binnen in een moderne vreemde taal? Zo ja, in welke taal? 15. Hoe wordt de uitgaande post via de computer verwerkt? (Denk aan inschrijven, elektronisch archief, enz.) 10

11 16. In welke gevallen wordt, in de organisatie waar je werkt, gebruik gemaakt van speciale diensten als: aantekenen? rembours? antwoordnummer? 17. Met welk programma wordt gewerkt? 18. Wat doe je als een met hoge prioriteit moet worden verzonden? 19. Is er in jullie organisatie een frankeermachine? Zo ja, laat je uitleggen hoe het apparaat werkt. 20. Welke mogelijkheden zijn er om een poststuk met spoed te verzenden? 21. Waar kun je de kosten voor spoedzendingen vinden? 22. Welke regels zijn er in het bedrijf voor het verwerken van uitgaande post? 11

12 Praktijkopdracht 1.3: Beheert een agenda en reserveringssysteem In praktijkopdracht 1.3 ga je de agenda en het reserveringssysteem beheren. Vaak worden de papieren agenda en de elektronische agenda naast elkaar gebruikt. Om zalen te reserveren kan gebruik worden gemaakt van een reserveringssysteem. Opdracht 1: De agenda beheren 1. Maak voor je praktijkopleider een afspraak met een andere persoon. 2. Houd rekening met standaardafspraken, zoals vaste vergaderdagen. 3. Houd ook rekening met eventuele reistijden bij het bepalen van een tijdstip voor de afspraak. 4. Bepaal de datum en tijd van de afspraak. 5. Informeer je praktijkopleider en de andere persoon hierover. 6. Zet de afspraak in de agenda. Opdracht 2: Een afspraak met meer personen maken 1. Maak voor je praktijkopleider een afspraak met meer personen. 2. Om overzicht te houden, maak je een schema (matrix) waarin je noteert wie op welke data en op welk tijdstip kan komen. 3. Als je gebruik maakt van een elektronische agenda, vergelijk dan de verschillende agenda s op het scherm. 4. Houd rekening met standaardafspraken, zoals vaste vergaderdagen. 5. Houd ook rekening met eventuele reistijden bij het bepalen van een tijdstip voor de afspraak. 6. Bepaal de datum en tijd van de afspraak. 7. Informeer je praktijkopleider en de andere personen hierover. 8. Zet de afspraak in de agenda s. 12

13 Opdracht 3: Een zaal reserveren 1. Regel een vergaderruimte met behulp van het reserveringssysteem. Vraag naar de datum van vergadering. Informeer om welke uren het gaat of welk dagdeel wordt vergaderd. 2. Vraag naar het aantal personen dat deelneemt aan de vergadering. Kijk in het reserveringssysteem of het aantal personen in overeenstemming is met de grootte van de zaal. Kijk daarna naar de mogelijkheden op de gewenste datum. Doe een voorstel voor een zaal aan de opdrachtgever. 3. Noteer de vergaderdatum, het zaalnummer, de vergadertijd, het onderwerp van de vergadering en het aantal in- en externe personen in het reserveringssysteem. Vraag of er een lunch wordt gebruikt tijdens de vergadering. Vraag ook of er (elektronische) hulpmiddelen nodig zijn tijdens de vergadering. Reserveer deze hulpmiddelen als ze niet standaard in de zaal staan. 4. Vraag aan de opdrachtgever of er eventueel buitenlandse gasten deelnemen. Dan weet je dat je de gasten te woord moet staan in een moderne vreemde taal. 5. Draai een bevestiging uit het systeem. 6. Toon het resultaat eerst aan je praktijkopleider voordat het naar de opdrachtgever wordt gestuurd. Opdracht 4: Een aantal zalen reserveren 1. Reserveer in het reserveringssysteem een aantal vergaderingen van verschillende grootte. Houd hierbij rekening met het aantal deelnemers en met de grootte van de ruimte. 2. Vul alle gegevens van de vergadering duidelijk en volledig in in het reserveringssysteem. Vraag zo nodig om ontbrekende gegevens. 13

14 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Welk systeem wordt gebruikt voor agendabeheer? 3. Welke standaardafspraken heeft de persoon voor wie je de (elektronische) agenda bijhoudt? 4. Zijn er ook tijdstippen die jouw opdrachtgever altijd vrij wil houden voor bepaalde werkzaamheden of om privé-redenen? Zo ja, welke tijdstippen zijn dat? 5. Op welke manier worden korte schriftelijke mededelingen veelal verzonden? 6. Welk reserveringssysteem wordt gebruikt? 7. Komt de vraag om vergaderruimte te reserveren schriftelijk, telefonisch of elektronisch binnen in de organisatie waar je werkt? 8. Welke en hoeveel vergaderzalen zijn er binnenshuis? 9. Welke extra faciliteiten heeft men in de organisatie waar je werkt meestal nodig voor een vergadering? 10. Hoe worden vergaderruimten binnen de organisatie waar je werkt gereserveerd? Worden er formulieren voor gebruikt? 11. In welke gevallen worden er vergaderzalen buiten de organisatie gereserveerd? 12. Heeft men een cateringafdeling in de organisatie voor het verstrekken van lunches etc. tijdens de vergadering? Zo niet, waar worden lunches etc. dan besteld? 14

15 Praktijkopdracht 1.4: Bezoekers ontvangen In praktijkopdracht 1.4 ga je bezoekers ontvangen, van informatie voorzien en begeleiden naar de juiste persoon, kamer of zaal. Het is belangrijk dat je goed luistert naar de bezoeker, hem of haar duidelijke informatie verstrekt en altijd klantvriendelijk blijft. Je gaat ook bezoekers die weggaan, afmelden en uitgeleiden. Opdracht 1: Bezoekers ontvangen 1. Assisteer een collega bij het ontvangen van bezoekers. 2. Zoek uit wat je moet doen als er bezoekers komen. Zorg ervoor dat de ontvangstruimte representatief is. 3. Vaak moet je bezoekers inschrijven, een pasje geven, de collega voor wie de bezoeker komt waarschuwen en de bezoeker wijzen naar hoe hij/zij naar de juiste kamer of zaal kan lopen. 4. Nadat je eerst een collega hebt geassisteerd bij het ontvangen van bezoekers, ga je zelf een aantal bezoekers ontvangen. Opdracht 2: Bezoekers uitschrijven 1. Assisteer een collega bij het omgaan met bezoekers die weggaan. Vaak moet je bezoekers uitschrijven en het pasje innemen. 2. Nadat je eerst een collega hebt geassisteerd bij het uitschrijven van bezoekers, ga je zelf een aantal bezoekers uitschrijven. Opdracht 3: Anderstalige bezoekers ontvangen 1. Assisteer een collega bij het ontvangen van Engels sprekende bezoekers. 2. Probeer er achter te komen wat je moet doen als er bezoekers komen. 3. Vaak moet je bezoekers inschrijven, een pasje geven, de collega voor wie de bezoeker komt, waarschuwen en de bezoeker wijzen naar hoe hij/zij naar de juiste kamer of zaal kan lopen. Let goed op hoe je een bezoeker in het Engels netjes en vriendelijk aanspreekt. 15

16 4. Nadat je eerst een collega hebt geassisteerd bij het ontvangen van Engels sprekende bezoekers, ga je zelf een aantal Engels sprekende bezoekers ontvangen. 5. Houd rekening met eventuele cultuurverschillen. NB. Het kan hier ook gaan om een bezoeker die een andere moderne vreemde taal spreekt. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Welke talen worden over het algemeen gebruikt als er buitenlandse bezoekers komen? 3. Wat wordt verstaan onder het correct ontvangen van een bezoeker? 4. Bestaat er een protocol voor het ontvangen van bezoekers? Zo ja, hoe pas je dat toe? 5. Is er een standaard procedure voor het in- en uitschrijven van bezoekers? Zo ja, geef een omschrijving. 16

17 Praktijkopdracht 1.5: Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af In praktijkopdracht 1.5 leer je werken met de telefooncentrale, de alarmcentrale en de intercom. Je gaat de telefoongesprekken afhandelen, telefoongesprekken doorverbinden en telefonische informatie verwerken. Opdracht 1: De telefoon aannemen 1. Zoek uit wat de gebruikelijke manier is om de telefoon aan te nemen. 2. Zorg ervoor dat je langzaam en duidelijk praat. 3. Vraag de beller eventueel naam en belangrijke gegevens te herhalen als je die niet goed hebt verstaan. 4. Noteer de naam en deze gegevens. 5. Luister goed wat de beller wil, zodat je hem/haar met de juiste persoon kunt doorverbinden. 6. Vraag de beller of hij kan aangeven waar de vraag over gaat, zodat je hem met de juiste persoon kunt doorverbinden. Opdracht 2: De telefoon doorverbinden 1. Zorg dat je op de hoogte bent van de aan- en afwezigheid van medewerkers. 2. Zoek uit waar en wanneer afwezige medewerkers wel bereikbaar zijn. 3. Zorg dat je een lijst heb met de doorschakelnummers van de medewerkers zodat je snel kunt doorverbinden. 4. Geef de medewerker zoveel mogelijk informatie over de beller voordat je doorschakelt. 17

18 Opdracht 3: Telefonische informatie verwerken Naar aanleiding van een telefoongesprek kan het volgende voorkomen: 1. Maak een telefoonnotitie zodat de beller op een later tijdstip teruggebeld kan worden. 2. Stuur een naar een medewerker met de relevante gegevens over het gevoerde telefoongesprek. 3. Zorg dat je weet welke medewerkers er zijn en waar je die kunt vinden. 4. Maak een afspraak tussen de beller en de medewerker en noteer dit in de (elektronische) agenda. 5. Verstrek informatie aan de beller of vraag of je de beller daarover terug mag bellen zodra je de gevraagde informatie hebt opgezocht. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Hoe moet je de telefoon aannemen? 3. Hoe moet je telefoontjes doorverbinden? 4. Hoe kun je nagaan of medewerkers aanwezig zijn? 5. Hoe moet je berichten doorgeven aan je collega s, per briefje of per ? 6. Hoe maak je afspraken met medewerkers en personen die bellen? 18

19 Praktijkopdracht 2.2: Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem In praktijkopdracht 2.2 leer je administratieve gegevens in te voeren in een geautomatiseerd systeem. In deze praktijkopdracht kan het om verschillende gegevens gaan, zoals NAW-gegevens, uren, kilometers en voorraden. Opdracht 1: Bekend worden met het geautomatiseerd systeem 1. Vraag aan je praktijkopleider welk geautomatiseerd systeem je nodig hebt voor het invoeren van de administratieve gegevens. 2. Overleg met je praktijkopleider wat je moet weten en kunnen om dit geautomatiseerd systeem te kunnen gebruiken voor het invoeren van de administratieve gegevens. 3. Overleg ook hoe je je deze kennis en kunde eigen kunt maken. 4. Plan met je praktijkopleider wanneer je je in het gebruik van het geautomatiseerd systeem zult oefenen. Spreek ook af op welke datum je het programma voldoende zult beheersen om de administratieve gegevens in te kunnen voeren. 5. Bespreek met je praktijkopleider welke handelingen in het geautomatiseerd systeem je zelfstandig mag doen en welke je pas mag doen als je praktijkopleider zijn goedkeuring heeft gegeven. Opdracht 2: Administratieve gegevens invoeren in een geautomatiseerd systeem 1. Verzamel en orden de gegevens die ingevoerd moeten worden. Het kan gaan om NAWgegevens van relaties, uren van medewerkers, declaraties, voorraadgegevens, etc. 2. Voer de gegevens in. 3. Druk een invoerverslag af. 4. Controleer eerst zelf of je de gevraagde gegevens goed hebt ingevoerd. 5. Verbeter de door jou gemaakte fouten en druk nogmaals een invoerverslag af. 6. Wanneer je er van overtuigd bent dat er geen fouten meer in het invoerverslag zitten, geef je dit aan je praktijkopleider ter controle. 19

20 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Welk geautomatiseerd systeem heb je nodig voor het invoeren van de administratieve gegevens? 3. Op welk geautomatiseerd systeem waarmee je al hebt gewerkt lijkt dit systeem het meest? 4. Welke verschillen vallen je op met het geautomatiseerd systeem waarmee je al hebt gewerkt? 5. Waarom is het belangrijk om foutloos te werken? 6. Waarom moet je praktijkopleider de invoer nog controleren terwijl je zelf alle fouten er al hebt uitgehaald en de invoer foutloos en volledig is? 20

21 Praktijkopdracht 2.3: Vult eenvoudige formulieren in In praktijkopdracht 2.3 leer je hoe je eenvoudige formulieren invult. Het kan gaan om bijvoorbeeld een ziekmeldingformulier, een telefoonmemo of een rappelformulier. Opdracht 1: Eenvoudige formulieren invullen 1. Zoek uit wat de gebruikelijke manier is om formulieren in te vullen. 2. Zorg dat je de juiste gegevens hebt om in te vullen of gebruik een voorbeeld. 3. Vul de formulieren in. 4. Herhaal de opdracht voor verschillende formulieren. Neem bijvoorbeeld een ziekmeldingformulier, een telefoonmemo, een rappelformulier of een onkostenformulier. Opdracht 2: Kantoormiddelen en cateringproducten controleren 1. Controleer regelmatig de aanwezige kantoormiddelen en cateringproducten. 2. Als je signaleert dat er een tekort in de voorraad dreigt te ontstaan, meld dit dan aan de verantwoordelijke persoon in het bedrijf. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega s, klanten) en de omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk). Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om? 2. Hoe moet je de gegevens invullen op een formulier? 3. Kun je eventueel gebruik maken van voorbeelden? Zo ja, waar vind je die? 21

22 4. Hoe kom je aan de in te vullen gegevens? 5. Wat doe je met het ingevulde formulier? 22

23 Tips bij de praktijkopdrachten Tips bij praktijkopdracht Zorg dat je alle documenten opslaat op de juiste wijze. Zorg dat je weet hoe dat moet voor faxen, s, memo s, mailingen en brieven. - Laat regelmatig alles controleren wat je hebt gemaakt. Het is belangrijk dat correspondentie goed en foutloos wordt verzonden. Tips bij praktijkopdracht Het is belangrijk dat het inschrijven van de uitgaande poststukken goed en correct gebeurt. - Informeer naar de sluitingstijden van de postkamer en het postkantoor. - Informeer tot wanneer expresse stukken naar het postkantoor gebracht kunnen worden. - Houd de verschillende soorten post goed uit elkaar. - Fax- en berichten horen ook bij de inkomende post en moeten soms ook worden geregistreerd. - Vaak haalt de postdienst de post op bij de bedrijven. Het kan ook zijn dat de post naar het postkantoor gebracht moet worden. Ga dan eens mee naar het postkantoor en let daar goed op waar men de verschillende soorten post afgeeft. Let goed op bij bijvoorbeeld aangetekende post en expresse stukken. - Neem de tijd om het tarievenboekje van de postdienst door te nemen. Je kunt dit ook op internet bekijken. - Verwerk spoedbestellingen altijd het eerst. - Plaats geen nietjes of paperclips aan de frankeerzijde en zorg dat het adres goed leesbaar is in een vensterenvelop. - Controleer altijd of de datum op de frankeermachine correct is. - Als je onzeker bent of de goederen wel voor jouw organisatie zijn bestemd, neem ze dan niet aan, maar neem eerst contact op met je collega of je praktijkopleider - Vraag aan je collega of je praktijkopleider hoe het systeem van goederen inschrijven werkt. 23

24 Tips bij praktijkopdracht Het kan zijn dat een gast arriveert die de Nederlandse taal niet spreekt. Zorg dan voor een aantal standaardzinnen in de moderne vreemde taal binnen handbereik. - Geef tijdig door wanneer er geen zaal geregeld kan worden. - Doe voorstellen voor eventuele andere vergaderdata of een andere locatie. - Informeer naar de kosten van een ruimte wanneer een vergadering extern geregeld moet worden. Tips bij praktijkopdracht Houd rekening met eventuele cultuurverschillen bij het ontvangen van anderstalige bezoekers. Tips bij praktijkopdracht Zorg ervoor dat de telefoonnotities zo snel mogelijk terechtkomen bij de juiste persoon. Het kan dringend zijn. Tips bij praktijkopdracht Het is belangrijk dat je bekend raakt met het geautomatiseerd systeem waarmee je gaat werken. Doe daarom de eerste opdracht het eerst. - Bij het uitvoeren van de opdrachten moet altijd gebruik gemaakt worden van de geldende procedures binnen de organisatie. Zijn er geen procedures, informeer dan naar de geldende richtlijn of de gewoonte. - Het is van belang foutloos te werken. Zorg er daarom voor, voor zover je het kunt beïnvloeden, dat je zo geconcentreerd mogelijk kunt werken. - Bij deze opdracht kan het voorkomen dat je lang in dezelfde houding zit. Loop eens een rondje om je bureau of ga koffie halen (vergeet je collega s niet) zodra je je een beetje stijf gaat voelen. Hierdoor kun je het werk langer volhouden. - Onderzoek welk archiefsysteem in de organisatie wordt gebruikt, en waar en volgens welk criterium de documenten die je gebruikt worden bewaard. - Laat je door je praktijkopleider uitleggen hoe de documenten die je gebruikt gearchiveerd worden. 24

25 Tips bij praktijkopdracht Houd in de gaten dat de ingevulde formulieren zo snel mogelijk terechtkomen bij de juiste persoon. Het kan dringend zijn. - Het is erg belangrijk dat je nauwkeurig werkt en alle gegevens precies invult. 25