Toepassingsveld van de afsprakennota

Transcriptie

1 AFSPRAKENNOTA TUSSEN HET GEMEENTEBESTUUR EN DE GEMEENTELIJKE ADVIESORGANEN, -RADEN, COMMISSIES EN BESTUURSORGANEN 1 - Gelet op artikel 127 1, 1 van de gecoördineerde grondwet (oud - artikel 59 bis 2 G.W.) inhoudende de culturele aangelegenheden; - Gelet op het Cultuurpact van 28 januari 1974; - Gelet op het decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012, houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal cultuurbeleid en de oprichting van een adviesorgaan voor cultuur; - Gelet op decreet van 6 juli 2012 houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid (BS 16/8/2012) ; - Gelet op de bepalingen van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 (in het bijzonder art. 200); - Gelet op de beleid- en beheercyclus (BBC) voor gemeenten, OCMW s en provinciebesturen in voege vanaf 1 jan 2014; - Gelet op de adviezen van het gezamenlijk overleg van lokale adviesorganen d.d. 28 april 2014, waarop vertegenwoordigd: GAOS, AOC, Sportraad, MAR, OAR, RvB GC, ALE, GECORO, Verkeerscommissie & LOK; Toepassingsveld van de afsprakennota Art. 1 Onderhavige afsprakennota bevat de algemene uitvoeringsmodaliteiten van de bovenvermelde decreten en samenwerkingsovereenkomst voor wat de relatie van het gemeentebestuur met de gemeentelijke adviesorganen betreft. Art. 2 De bijzondere uitvoeringsmodaliteiten inzake de samenstelling en de werking van elk gemeentelijke adviesorgaan afzonderlijk zijn vervat in een organiek reglement dat net als de gezamenlijke afsprakennota door de gemeenteraad werd goedgekeurd. Erkenning en doel van de adviesorganen Art. 3 De gemeente erkent de volgende gemeentelijke adviesorganen: jeugdraad, sportraad, adviesorgaan voor cultuur (AOC), adviesorgaan van de bibliotheek, bestuursraad van het gemeenschapscentrum, lokale ouderenadviesraad (OAR), adviesraad lokale economie (ALE), milieuadviesraad (MAR), gemeentelijke adviesraad voor ontwikkelingssamenwerking (GAOS), lokaal overleg kinderopvang (LOK), GECORO, verkeerscommissie. 1 Voor de eenvoud van lezing spreken we in het vervolg van de tekst enkel over adviesorganen i.p.v. adviesorganen, adviesraden, commissies, bestuursraden, enz. 1

2 Het gemeentebestuur zal, via de bevoegde schepen en de daartoe aangestelde ambtenaren, de gemeentelijke adviesorganen betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het beleid en zal het (de) bevoegde adviesorga(a)n(en) om advies vragen vóór de definitieve besluitvorming over de culturele materies, bedoeld in art. 4, 1 tot 16 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, en alle materies inzake jeugdbeleid, overleg kinderopvang, sportbeleid, ouderenbeleid, milieubeleid en lokale economie, ruimtelijke ordening, verkeer en ontwikkelingssamenwerking. De adviesorganen hebben tevens als doel om, samen met de daartoe aangestelde ambtenaren actief de lokale werking in hun respectievelijke beleidsdomeinen te stimuleren en te bevorderen door overleg en, waar mogelijk, coördinatie en samenwerking tussen alle instanties, organisaties en belangstellende burgers. Onderhavige nota wordt in bijlage bij dit gemeenteraadsbesluit opgenomen. Ondersteuning van de gemeentelijke adviesorganen Art. 4 Het gemeentebestuur zal de gemeentelijke adviesorganen ondersteunen door: a) op de specifieke begroting jaarlijks een budget voor de financiering van de werking van elke adviesorgaan op te nemen. De controle op de aanwending van het budget zal gebeuren door het College van Burgemeester en Schepenen. Het adviesorgaan stuurt jaarlijks een staat van inkomsten en uitgaven door naar het College. b) het secretariaat waar te nemen 2. c) ter dekking van de risico s burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen, de nodige verzekeringspolissen af te sluiten voor de bestuursleden/de leden van de adviesorganen, die hen dekt tijdens de uitvoering van hun activiteiten in het kader van de werking van het adviesorgaan. Het informatierecht van de gemeentelijke adviesorganen Art. 5 De gemeentelijke adviesorganen hebben recht op alle informatie inzake alles wat tot hun werkdomein behoort, voor zover het geen gegevens betreft van persoonlijke aard, zodat het adviesorgaan met kennis van zaken haar taak als advies- en inspraakorgaan kan uitoefenen. Art. 6 De schepenen van cultuur, jeugd, sport, ouderenbeleid, milieu, ruimtelijke ordening, verkeer, lokale economie, sociale zaken, ontwikkelingssamenwerking en lokale economie zullen, 2 het secretariaat waarnemen kan op twee wijzen ingevuld worden: het leveren door de betrokken dienst van een ambtelijk secretaris plus administratieve en logistieke ondersteuning door de gemeentelijke diensten het adviesorgaan heeft een eigen secretaris (één van de leden) en de betrokken dienst levert administratieve en logistieke ondersteuning, bv. kopieerwerk, verzendingen van uitnodigingen en verslagen, 2

3 eventueel via de daartoe aangestelde ambtenaar, de gemeentelijke adviesorganen op de hoogte brengen van alles wat de respectievelijke beleidsdomeinen aangaat of er gevolgen voor kan hebben. Dit geldt zeker voor de onderwerpen die de gemeenteraad of het College van Burgemeester en Schepenen bespreken. Na afloop van de bespreking zal de gemeentesecretaris het bevoegde adviesorgaan schriftelijk op de hoogte brengen van de genomen beslissingen, voor zover er geen wettelijke bezwaren zijn (bijvoorbeeld m.b.t. gegevens van persoonlijke of speculatieve aard). De schepen onder wiens beleidsdomein de genomen beslissing valt kan op de algemene vergadering of op een vergadering van het (dagelijks) bestuur van het adviesorgaan de beslissingen mondeling toelichten. Algemeen zal het College van Burgemeester en Schepenen de gemeentelijke adviesorganen permanent, tijdig en volledig op de hoogte brengen van haar beleidsvoornemens, van alle in behandeling en in voorbereiding zijnde dossiers omtrent aangelegenheden welke deze aanbelangt. In het bijzonder zullen de adviesorganen betrokken worden bij de opmaak, de uitvoering en de evaluatie van het strategische meerjarenplan (cf. BBC). De gemeentelijke adviesorganen kunnen en zullen al het mogelijke doen om zich grondig te informeren bij het opstellen van een advies. Zowel bij adviezen op vraag van het College als bij adviezen op eigen initiatief kunnen de raden, voor zover er geen wettelijke bezwaren bestaan, beschikken over alle mogelijke informatie en documentatie vereist voor de opmaak van het advies. Indien nodig verloopt dit onder het gezag van de respectievelijke schepen. Wijze van aanvragen en geven van advies Art. 7 Het College vraagt de gemeentelijke adviesorganen schriftelijk (= per brief of per ) om advies omtrent alles wat tot hun domein behoort, in zoverre er geen wettelijke bezwaren bestaan of het geen dossiers aangaande personen betreft. Het College deelt tegelijk mee tegen welke datum het advies moet worden verstrekt, rekening houdend met de bepalingen in artikel 11 van deze nota. In het verzoek om advies wordt: a) het onderwerp ervan duidelijk en volledig aangegeven, b) evenals de wettelijke en financiële randvoorwaarden (onder andere: beschikbare middelen, bevoegdheid en optie gemeentebestuur, enz.) die er betrekking op hebben. c) Het gemeentebestuur zal bij de adviesaanvraag alle informatie voegen welke nuttig en nodig is voor de beoordeling van de aanvraag. Art. 8 De gemeentelijke adviesorganen kunnen zelf het initiatief nemen om een advies te formuleren over alle aangelegenheden, voor zover er een raakpunt is met de hun toebedeelde materie, ook al overschrijdt het advies strikt genomen haar werkdomein. Het gemeentebestuur wordt tijdig van het voornemen om een advies uit te brengen op de hoogte gebracht. Het advies wordt schriftelijk (of per ) aan het College overgemaakt in een afzonderlijk schrijven of via een duidelijk gemarkeerd tekstonderdeel in hun verslagen. 3

4 De uitgebrachte adviezen bevatten telkens melding van: a) de wijze waarop het advies tot stand kwam; b) de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; c) een duidelijke weergave van het standpunt van het adviesorgaan, inbegrepen de vermelding van minderheidsstandpunten. Indien het adviesorgaan niet tijdig advies uitbrengt, mag het advies als gunstig worden beschouwd. De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen, de gemeenteraad of de hogere overheid. Een tekst van de adviezen wordt ook bezorgd aan de fractieleiders van de gemeenteraad. Art. 9 De gemeentelijke adviesorganen kunnen samen een gecoördineerd advies geven omtrent dossiers waar meerdere raden belang bij hebben. Art. 10 Bij de vergaderingen van het College of de gemeenteraad wordt bij bespreking van de desbetreffende dossiers melding gemaakt van de gevraagde of ingekomen adviezen. De tekst van de adviezen zelf maakt deel uit van het dossier dat wordt voorgelegd aan College, gemeenteraad of hogere overheid. Termijn voor een gemotiveerd advies of standpunt Art. 11 De gemeentelijke adviesorganen verbinden er zich toe op een gevraagd advies een schriftelijk en gemotiveerd antwoord te geven zo snel als mogelijk en binnen de 9 weken na ontvangst van het verzoek. Uit dit antwoord moet blijken op welke wijze het advies tot stand kwam, welke argumenten en welke eventuele minderheidsstandpunten er waren. Het College dient zijn aanvragen om advies tijdig in, opdat de termijn zou kunnen gerespecteerd worden. De termijn kan enkel bij uitzondering en gemotiveerd ingekort worden. Indien geen advies mogelijk is binnen de gestelde termijn, zullen de adviesorganen het gemeentebestuur daarvan in kennis stellen met vermelding van de datum tegen dewelke het advies zal worden ingediend en van de reden van het uitstel. Informatie die in het kader van een advies aan het College wordt gevraagd, zal aan de betrokken adviesraad bezorgd worden binnen de 10 werkdagen na het verzoek indien er geen wettelijke bezwaren bestaan om de informatie mede te delen. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijnen buiten beschouwing gelaten. Art. 12 4

5 Het gemeentebestuur geeft binnen de 9 weken een schriftelijk antwoord aan het betrokken adviesorgaan. In het antwoord wordt aangegeven in welke mate er met het advies in de verdere besluitvorming wordt rekening gehouden. Indien het advies geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, zal de reden daarvan grondig worden gemotiveerd. Indien geen antwoord mogelijk is binnen de gestelde termijn worden de raden op de hoogte gesteld van de datum tegen dewelke er zal geantwoord worden en van de reden van uitstel. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijnen buiten beschouwing gelaten. Openbaarheid van de werkzaamheden van de adviesorganen Art. 13 De respectievelijke schepenen worden door de gemeentelijke adviesorganen uitgenodigd om de algemene vergadering en het dagelijks bestuur als waarnemer bij te wonen. In nietdecretale adviesorganen kan de bevoegde schepen de voorzitter zijn. Art. 14 De gemeentelijke adviesorganen kunnen ten allen tijde hun aankondigingen en verslagen van de algemene vergadering openbaar maken, met alle middelen die hen ter beschikking staan, zoals de publicatie op de gemeentelijke website. Art. 15 Een verslag van iedere algemene vergadering wordt aan de respectievelijke schepen toegestuurd die het ter kennis brengt van het College. Een exemplaar van dit verslag wordt door de betrokken ambtenaar ter inzage van de bevolking gelegd in de bevoegde dienst voor de beleidsmaterie waarop het verslag betrekking heeft. Betrekken van het gemeentebestuur bij de werkzaamheden van de gemeentelijke adviesorganen Art. 16 Het gemeentebestuur kan, via de respectievelijke schepen, met de gemeentelijke adviesorganen overleg plegen omtrent alle aangelegenheden welke de adviesorganen aanbelangen. Art. 17 Het gemeentebestuur kan, op eigen verzoek of op het verzoek van het betrokken gemeentelijke adviesorgaan, via de respectievelijke schepen haar visie inzake een dossier of haar positie daaromtrent verduidelijken tijdens een algemene vergadering van het adviesorgaan. 5

6 Art. 18 De gemeentelijke adviesorganen kunnen worden uitgenodigd om in het College, per delegatie hun standpunt met betrekking tot een bepaald dossier of advies, ter informatie, te verduidelijken. Overleg tussen de adviesorganen Art. 19 Minstens eenmaal per jaar wordt er tussen de adviesorganen een gezamenlijk overleg georganiseerd. Dit overleg heeft plaats tussen afgevaardigden van elk erkend adviesorgaan. De betrokken schepenen kunnen dit overleg bijwonen. Eén van de doelstellingen van het gezamenlijk overleg is de interactie tussen de adviesraden over hun programma voor het volgende kalenderjaar en het detecteren van samenwerkingenvormen. 6