STATUTEN GEMEENTELIJKE SPORTRAAD WACHTEBEKE

Transcriptie

1 STATUTEN GEMEENTELIJKE SPORTRAAD WACHTEBEKE Gelet op de cultuurpactwet van 16/7/1973, waarbij de Gemeentebesturen een beroep moeten doen op bestaande of op te richten organen en structuren met het oog op inspraak en advies van gebruikersgroeperingen en de ideologische en filosofische strekkingen bij de voorbereiding en de uitvoering van het cultuurbeleid; Gelet op het gemeentedecreet, waarbij inspraak bij het gemeentelijk beleid wordt geregeld ( Art.199 en 200) Gelet op het decreet van 28 februari 2007 houdende de subsidiëring van gemeente en provinciebesturen en de Vlaamse gemeenschapscommissie voor het voeren van een sport voor allen beleid; Gelet op het decreet van 6 juli 2012 houdende het stimuleren en subsidiëren van het lokaal sportbeleid; Gelet op het feit dat de sportraad een door het gemeentebestuur erkend adviesorgaan is overeenkomstig de bepalingen voorzien in de afsprakennota tussen het gemeentebestuur en de gemeentelijke adviesorganen, de adviesraden, adviescommissies en de bestuursorganen, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 22 mei 2014; Hoofdstuk 1 : Doelstelling Art.1 De sportraad heeft in het algemeen tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en de openluchtrecreatie te bevorderen bij alle inwoners van de gemeente. Hij doet dit o.a. door : a. Het geven van advies aan de gemeentelijke overheid, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, inzake alle aangelegenheden die een sportraad belangrijk acht in kader van het sportbeleid ; ( art.28 en art.2 uit decreet) b. Het tot stand brengen van overleg en samenwerking tussen alle Nederlandstalige sportinitiatieven onder andere sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen en organisaties; zowel publieke als private, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van de gemeente. c. Het voorstellen van op de behoeften afgestemde initiatieven op gebied van sportbeoefening en kaderopleiding. d. Het verrichten van onderzoek, verzamelen van documentatie en informatie e. Het deelnemen aan het geregeld gezamenlijk overleg met andere bestaande raden voor culturele aangelegenheden en onderlinge uitwisseling van informatie.( art.57) Hoofdstuk 2 : Samenstelling en structuur Art.2 De sportraad moet voldoende representatief zijn voor alle bestaande vormen van sportbeoefening bij de bevolking. Hij is samengesteld uit een algemene vergadering, een raad van bestuur en ( eventueel) een dagelijks bestuur. Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 1

2 1.ALGEMENE VERGADERING Art.3 Het gemeentebestuur betrekt in de sportraad de actoren die het Nederlandstalige sport bevorderen, zijnde : 1) Alle Nederlandstalige sportinitiatieven onder andere sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen en organisaties, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het van toepassing zijnde grondgebied, indien er geen sportinfrastructuur beschikbaar is op de gemeente kan deze club uitwijken naar naburige gemeenten. 2) Deskundigen inzake sport, woonachtig in de gemeente. ( Art.30/Art.2 ) 3) De niet georganiseerde sporter, woonachtig in de gemeente. Art.4 Elke vereniging, organisatie, instelling wijst, volledig vrij 1 lid en 1 plaatsvervanger aan. Deze dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen: a) Zij moeten lid zijn van de vereniging, organisatie, instelling die zij vertegenwoordigen b) Zij mogen niet meer dan één vereniging, organisatie, instelling vertegenwoordigen. Art.5 Deskundigen zijn personen die wegens hun opleiding, sportieve bevoegdheid en/of bekwaamheid, of omwille van hun betrokkenheid positief kunnen bijdragen tot de werking van de sportraad. Zijn kunnen geen bestuurslid zijn van een organisatie die lid is van de sportraad. Art.6 Alle leden zijn stemgerechtigd. Art.7 Politieke mandatarissen van het eigen bestuur kunnen geen deel uitmaken van de sportraad. De schepen bevoegd voor de sport kan als waarnemer uitgenodigd worden op de vergaderingen. Art.30 Art.8 De sportgekwalificeerde ambtenaar volgt de vergaderingen van de sportraad als waarnemer*. ( Art.30). Art. 9 Een vereniging, organisatie, instelling, deskundige die lid van de sportraad wenst te worden, dient een aanvraag te richten aan de raad van bestuur van de sportraad. Indien ze Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 2

3 beantwoordt aan de in Art.3 gestelde normen, kan ze toetreden tot de algemene vergadering. De raad van bestuur van de sportraad informeert het College van Burgemeester en Schepenen over de gewijzigde samenstelling van de sportraad. Art.10 Tot de bevoegdheden van de algemene vergadering behoren : a) De wijziging van de statuten en de ontbinding van de sportraad b) Het aanvaarden en uitsluiten van leden van de algemene vergadering, zowel van de organisaties als de deskundigen als de niet-georganiseerde sporter. c) De aanstelling en het ontslag van de bestuurders; d) De aanstelling van de rekeningnazichters; e) De jaarlijkse goedkeuring van de rekeningen en de begroting van de sportraad; f) Het verlenen van advies over de Beheers- en beleidscyclus (Beleidsprioriteit 1 tem 4 voor sport sportbeleidsplan) en het jaarlijks verslag; g) Het goedkeuren en wijzigen van het huishoudelijk reglement 2.RAAD VAN BESTUUR Art.11 De algemene vergadering bepaalt op welke manier de leden van de raad van bestuur worden verkozen en neemt daartoe de nodige bepalingen op in het huishoudelijk reglement. Art.12 De algemene vergadering kiest uit haar leden die zich kandidaat stellen, bij gewone meerderheid van stemmen. Art.13 De raad van bestuur duidt secretaris, penningmeester, en eventuele andere functies aan met een maximum van 7 leden. Art 14 De schepen bevoegd voor de sport kan als waarnemer de vergaderingen bijwonen. Art.15 De sportgekwalificeerde ambtenaar volgt de vergaderingen van de raad van bestuur als waarnemer. Art.16 De duur van de mandaten bedraagt 6 jaar, behoudens herverkiezing. Wanneer een mandaat van een lid van de raad van bestuur tussentijds vacant wordt, wijst de raad van vestuur een opvolger aan, die het mandaat van zijn voorganger voltooit. Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 3

4 Bij vacatie van de functie van voorzitter benoemt de raad van bestuur een plaatsvervanger tot de eerstvolgende algemene vergadering. Deze wijst een opvolger aan, die het mandaat van zijn voorganger voltooit. Art.17 De bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn toegewezen, behoren tot de bevoegdheid van de raad van bestuur. Hoofdstuk 3 : De rekeningen van de sportraad Art.18 Elk jaar worden de rekeningen van het verlopen jaar en de begroting van het jaar voorgelegd aan de eerste algemene vergadering. Art.19 Alle gelden worden beheerd door de penningmeester. Binnen de veertien dagen voor de algemene vergadering zien twee rekeningnazichters, die door de vorige algemene vergadering aangewezen werden, de rekeningen na. Zij brengen verslag uit aan de algemene vergadering. Hoofdstuk 4 : Erkenning Art.20 De sportraad vraagt zijn erkenning aan het gemeentebestuur en legt daartoe zijn statuten en huishoudelijk reglement, en de latere wijzigingen ervan, ter goedkeuring voor. ( Art.28 Decreet) Art.21 De gemeenteraad bepaalt, na advies van de sportraad, de voorwaarden en modaliteiten van de oprichting en erkenning van de sportraad en van de werking van de sportraad, betreffende : 1) Maatregelen waarmee het recht op informatie van de sportraad ten aanzien van het gemeentebestuur wordt gewaarborgd; - De sportraad heeft recht op alle informatie inzake alles wat tot zijn werkdomein behoort, voor zover het geen gegevens betreft van persoonlijke aard, zodat de sportraad met kennis van zaken zijn taak als advies- en inspraakorgaan kan uitoefenen. - De schepen van sport kan, eventueel via de daartoe aangestelde ambtenaar, de sportraad op de hoogte brengen van alles wat de respectievelijke beleidsdomeinen voor sport aangaat of er gevolgen voor kan hebben. Dit geldt zeker voor de onderwerpen die de gemeenteraad of het College van Burgemeester en Schepenen bespreken. Na afloop van de bespreking zal de gemeentesecretaris het bevoegde Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 4

5 adviesorgaan schriftelijk op de hoogte brengen van de genomen beslissingen, voor zover er geen wettelijke bezwaren zijn (bijvoorbeeld m.b.t. gegevens van persoonlijke of speculatieve aard). De schepen onder wiens beleidsdomein de genomen beslissing valt kan op de algemene vergadering of op een vergadering van het (dagelijks) bestuur van het adviesorgaan de beslissingen mondeling toelichten. - Algemeen zal het College van Burgemeester en Schepenen de sportraad permanent, tijdig en volledig op de hoogte brengen van haar beleidsvoornemens, van alle in behandeling en in voorbereiding zijnde dossiers omtrent aangelegenheden welke deze aanbelangt. In het bijzonder zal de sportraad betrokken worden bij de opmaak, de uitvoering en de evaluatie van het strategische meerjarenplan (cf. BBC). - De sportraad kan en zal al het mogelijke doen om zich grondig te informeren bij het opstellen van een advies. Zowel bij adviezen op vraag van het College als bij adviezen op eigen initiatief kan de sportraad, voor zover er geen wettelijke bezwaren bestaan, beschikken over alle mogelijke informatie en documentatie vereist voor de opmaak van het advies. Indien nodig verloopt dit onder het gezag van de respectievelijke schepen. 2) De wijze van aanvragen en uitbrengen van de adviezen met inbegrip van de termijn binnen dewelke advies dient te worden uitgebracht; - Het College vraagt de sportraad schriftelijk (= per brief of per ) om advies omtrent alles wat tot hun domein behoort, in zoverre er geen wettelijke bezwaren bestaan of het geen dossiers aangaande personen betreft. Het College deelt tegelijk mee tegen welke datum het advies moet worden verstrekt, rekening houdend met de bepalingen in artikel 11 van de afsprakennota goedgekeurd door de gemeenteraad van 22 mei In het verzoek om advies wordt: a) het onderwerp ervan duidelijk en volledig aangegeven, b) evenals de wettelijke en financiële randvoorwaarden (onder andere: beschikbare middelen, bevoegdheid en optie gemeentebestuur, enz.) die er betrekking op hebben. c) Het gemeentebestuur zal bij de adviesaanvraag alle informatie voegen welke nuttig en nodig is voor de beoordeling van de aanvraag. - De sportraad kan zelf het initiatief nemen om een advies te formuleren over alle aangelegenheden, voor zover er een raakpunt is met de hun toebedeelde materie, ook al overschrijdt het advies strikt genomen haar werkdomein. Het gemeentebestuur wordt tijdig van het voornemen om een advies uit te brengen op de hoogte gebracht. Het advies wordt schriftelijk (of per ) aan het College overgemaakt in een afzonderlijk schrijven of via een duidelijk gemarkeerd tekstonderdeel in hun verslagen. - De uitgebrachte adviezen bevatten telkens melding van: a) de wijze waarop het advies tot stand kwam; b) de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; c) een duidelijke weergave van het standpunt van het adviesorgaan, inbegrepen de vermelding van minderheidsstandpunten. Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 5

6 d) Vermelding van datum waarop het advies geformuleerd wordt voorafgegaan met de code SRW voor Sportraad Wachtebeke. - Indien het adviesorgaan niet tijdig advies uitbrengt, mag het advies als gunstig worden beschouwd. - De sportraad kan samen met andere gemeentelijke adviesorganen een gecoördineerd advies geven omtrent dossiers waar meerdere raden belang bij hebben. - Bij de vergaderingen van het College of de gemeenteraad wordt bij bespreking van de desbetreffende dossiers melding gemaakt van de gevraagde of ingekomen adviezen. De tekst van de adviezen zelf maakt deel uit van het dossier dat wordt voorgelegd aan College, gemeenteraad of hogere overheid. 3) De termijn binnen dewelke de gemeenteraad een gemotiveerd standpunt nopens de uitgebrachte adviezen inneemt; - De sportraad verbindt er zich toe op een gevraagd advies een schriftelijk en gemotiveerd antwoord te geven zo snel als mogelijk en binnen de 9 weken na ontvangst van het verzoek. Uit dit antwoord moet blijken op welke wijze het advies tot stand kwam, welke argumenten en welke eventuele minderheidsstandpunten er waren. - Het College dient zijn aanvragen om advies tijdig in, opdat de termijn zou kunnen gerespecteerd worden. De termijn kan enkel bij uitzondering en gemotiveerd ingekort worden. Indien geen advies mogelijk is binnen de gestelde termijn, zal de sportraad het gemeentebestuur daarvan in kennis stellen met vermelding van de datum tegen dewelke het advies zal worden ingediend en van de reden van het uitstel. - Informatie die in het kader van een advies aan het College wordt gevraagd, zal aan de sportraad bezorgd worden binnen de 10 werkdagen na het verzoek indien er geen wettelijke bezwaren bestaan om de informatie mede te delen. - De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijnen buiten beschouwing gelaten. - Het gemeentebestuur geeft binnen de 9 weken een schriftelijk antwoord aan het sportraad. In het antwoord wordt aangegeven in welke mate er met het advies in de verdere besluitvorming wordt rekening gehouden. Indien het advies geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, zal de reden daarvan grondig worden gemotiveerd. Indien geen antwoord mogelijk is binnen de gestelde termijn wordt de sportraad op de hoogte gesteld van de datum tegen dewelke er zal geantwoord worden en van de reden van uitstel. - De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijnen buiten beschouwing gelaten. 4) De wijze van betrokkenheid van de sportraad bij de opmaak, uitvoering en evaluatie van de Beheers- en Beleidscyclus ( beleidsprioriteit 1 tem 4 voor sport) sportbeleidsplan of een verenigingsbeleidsplan. Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 6

7 5)Maatregelen met betrekking tot de openbaarheid van de werkzaamheden van de sportraad - De schepen van sport wordt door de sportraad uitgenodigd om de algemene vergadering en het dagelijks bestuur als waarnemer bij te wonen. - De sportraad kan ten allen tijde hun aankondigingen en verslagen van de algemene vergadering openbaar maken, met alle middelen die hen ter beschikking staan, zoals de publicatie op de gemeentelijke website. - Een verslag van iedere algemene vergadering wordt aan de schepen van sport toegestuurd die het ter kennis brengt van het College. Een exemplaar van dit verslag wordt door de betrokken ambtenaar ter inzage van de bevolking gelegd in de bevoegde dienst voor de beleidsmaterie waarop het verslag betrekking heeft. 6) De wijze waarop de gemeente toezicht zal houden op de door haar aan de sportraad ter beschikking gestelde financiële middelen; *2 7)Betrekken van het gemeentebestuur bij de werkzaamheden van de gemeentelijke adviesorganen - Het gemeentebestuur kan, via de schepen van sport, met de sportraad overleg plegen omtrent alle aangelegenheden welke de sportraad aanbelangen. Het gemeentebestuur kan, op eigen verzoek of op het verzoek van sportraad, via de schepen van sport haar visie inzake een dossier of haar positie daaromtrent verduidelijken tijdens een algemene vergadering van de sportraad. - De sportraad kan worden uitgenodigd om in het College, per delegatie hun standpunt met betrekking tot een bepaald dossier of advies, ter informatie, te verduidelijken. 8)Overleg tussen de adviesorganen - Minstens eenmaal per jaar wordt er tussen de adviesorganen een gezamenlijk overleg georganiseerd. Dit overleg heeft plaats tussen afgevaardigden van elk erkend adviesorgaan. De betrokken schepenen kunnen dit overleg bijwonen. Eén van de doelstellingen van het gezamenlijk overleg is de interactie tussen de adviesraden over hun programma voor het volgende kalenderjaar en het detecteren van samenwerkingenvormen. Art.22 Binnen het kader van de goedgekeurde gemeentebegroting voorziet het gemeentebestuur een werkingstoelage voor de gemeentelijke sportraad. Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 7

8 Art.23 Het gemeentebestuur stelt een vergaderzaal ter beschikking aan de sportraad. Art.24 De sportraad moet uiterlijk 6 maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad, opnieuw worden samengesteld en erkend. ( Art.29) Hoofdstuk 5 : HUISHOUDELIJK REGLEMENT Art.25 Hierin wordt alles geregeld wat niet in de statuten staat vermeld. Dit reglement wordt goedgekeurd door de algemene vergadering bij gewone meerderheid van de aanwezige leden. Wijzigingen worden voorbereid door de raad van bestuur van de sportraad en ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd. Het huishoudelijk reglement bevat geen bepalingen die indruisen tegen het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid. Statuten gemeentelijke sportraad Wachtebeke versie 01/10/2014 8