STEDELIJKE CULTUURRAAD STAD BREE ORGANIEK & HUISHOUDELIJK REGLEMENT STATUTEN

Transcriptie

1 STEDELIJKE CULTUURRAAD STAD BREE ORGANIEK & HUISHOUDELIJK REGLEMENT STATUTEN

2 STEDELIJKE CULTUURRAAD STAD BREE ORGANIEK EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT STATUTEN ERKENNING Artikel 1 In uitvoering van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid wordt de Stedelijke Cultuurraad opgericht ter bevordering van het cultuurbeleid in de Stad Bree en erkend als stedelijk adviesorgaan voor cultuurbeleid volgens de nadere voorwaarden bepaald in dit gemeenteraadsbesluit. DOEL Artikel 2 De Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen zullen de bovengenoemde Stedelijke Cultuurraad betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleid. De Stedelijke Cultuurraad zal bijgevolg in het kader van de beleidsvoorbereiding en de evaluatie om advies gevraagd worden over culturele materies en bij de opmaak, de uitvoering, evaluatie en bijsturing van het gemeentelijk cultuurbeleidsplan (art 55). De Stedelijke Cultuurraad zal in het bijzonder om advies gevraagd worden over de volgende tien culturele materies (volgens artikel 4, 1 tot en met 10 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 op de hervorming van instellingen) (art 58): -taal en letteren: bescherming en luister van de taal (o.a. bij het geven van straatnamen) -wetenschapsbeleid: aanmoediging van de vorming van navorsers (o.a. studiebeurzen en prijzen voor kunstenaars) -kunstenbeleid: schone kunsten (plastische kunsten, toneel, muziek, dans, audiovisuele expressie) -cultuurbewaring en cultuurspreiding: cultureel patrimonium (met inbegrip van monumenten en landschappen), musea en andere wetenschappelijke-culturele instellingen -lokale media: (plaatselijke) radio-omroep en (regionale) televisie -vormings- en educatiebeleid: permanente vorming en culturele animatie -vrijetijdsbeleid -artistieke vorming -sociale promotie De Stedelijke cultuurraad stelt zich daarbij eveneens tot doel het bevorderen van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, meer bepaald: - het bevorderen van samenwerking tussen diverse actoren die actief zijn in de socio-culturele sector (verenigingen, stedelijke diensten en raden en culturele instellingen en organisaties, zowel privaat als publiek) - het erkennen van plaatselijke verenigingen en het toekennen van subsidies volgens de voorwaarden van het vigerend subsidiereglement - afgestemde initiatieven nemen naar de hele Breese bevolking wat betreft het bevorderen van coördinatie en overleg tussen diverse actoren die actief zijn in de socio-culturele sector (verenigingen, stedelijke diensten en raden en culturele instellingen en organisaties, zowel privaat als publiek). Artikel 3 Het Stadsbestuur moet geen advies vragen over de opmaak van de gemeentelijke begroting (art 58). 2

3 OPRICHTING EN SAMENSTELLING Artikel 4 De Stedelijke Cultuurraad dient uiterlijk zes maanden volgend op de installatie van de nieuwe Gemeenteraad opnieuw te worden samengesteld. De actoren vermeld in artikel 5 en 6 worden door het Stadsbestuur via verschillende informatiekanalen (schriftelijk) uitgenodigd een aanvraag in te dienen voor lidmaatschap van de Stedelijke Cultuurraad en een afgevaardigde aan te duiden indien de kandidaat een socio-culturele vereniging of een culturele organisatie of instelling die werkt met professionele beroepskrachten vertegenwoordigt. Verkiezing van afgevaardigden vanuit het Platform Cultuur gebeurt op een overlegmoment van het Platform Cultuur. Verkiezing gebeurt bij gewone meerderheid. Voor de verkiezing van tenminste vijf afgevaardigden van de socio-culturele verenigingen heeft elke socio-culturele vereniging recht op één stem. Voor de verkiezing van de overige twee, hetzij afgevaardigden van socio-culturele verenigingen hetzij geïnteresseerde burgers, heeft elke aanwezige recht op één stem. De cultuurprofessionals en deskundigen die lid wensen te worden van de Stedelijke Cultuurraad dienen een schriftelijke aanvraag in bij het Stadsbestuur waarin zij hun deskundigheid en motivatie toelichten. Het Stadsbestuur onderzoekt de aanvraag. Indien het Stadsbestuur oordeelt dat de kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria wordt hij aanvaard als lid van de Stedelijke Cultuurraad. Kandidaten voor lidmaatschap en de voorgedragen afgevaardigden dienen te voldoen aan de voorwaarden zoals vermeld in artikel 9 wat de deskundigen betreft en artikel 10 wat de cultuurprofessionals betreft. Elk kandidaat lid dient zich akkoord te verklaren met de plichten vermeld in artikel 27 die elk lid moet naleven. Artikel 5 Conform het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid dient het stadsbestuur in het adviesorgaan volgende actoren uit te nodigen die het Nederlandstalig culturele leven bevorderen (art 56): Socio-culturele verenigingen en organisaties, zowel publieke als private, die werken met vrijwilligers en hun werking op het grondgebied van Bree ontplooien Culturele organisaties, zowel publieke als private, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van Bree Deskundigen inzake cultuur, woonachtig in Bree Artikel 6 In de Stedelijke Cultuurraad zetelen maximaal twaalf leden. De samenstelling is als volgt: Stemgerechtigde leden: - zeven afgevaardigden vanuit het Platform Cultuur waarvan tenminste vijf afgevaardigd vanuit socio-culturele verenigingen - twee cultuurprofessionals waarvan minimum één afgevaardigd is vanuit een Breese culturele organisatie die werkt met professionele beroepskrachten - drie deskundigen cultuur Leden met raadgevende stem: - schepen van cultuur - cultuurbeleidscoördinator - diensthoofden van stedelijke culturele diensten (bibliotheek en cultuurcentrum) - leden van andere stedelijke adviesraden 3

4 Artikel 7 Bij deze samenstelling dient rekening gehouden te worden met een vertegenwoordiging van 1/3 de van een geslacht en met de bepalingen van het cultuurpact (in het bijzonder artikel 6 en 7). De duur van het mandaat wordt vastgesteld op drie jaar. Lidmaatschap is hernieuwbaar. Lidmaatschappen die worden toegekend na goedkeuring van dit reglement lopen tot ten laatste zes maanden na installatie van een nieuwe Gemeenteraad. Artikel 8 De Stedelijke Cultuurraad kiest een voorzitter, een ondervoorzitter en een penningmeester onder haar stemgerechtigde leden. De verkiezing van de voorzitter, eerste ondervoorzitter en tweede ondervoorzitter gebeurt bij geheime stemming, bij gewone meerderheid en bij aanwezigheid van tenminste de helft van de stemgerechtigde leden. De aanstelling van voorzitter, eerste ondervoorzitter en tweede ondervoorzitter geldt voor een periode van drie jaar (en is hernieuwbaar). Artikel 9 Deskundigen dienen te beantwoorden aan volgend profiel: - woonachtig te Bree - culturele activiteiten ontplooien (niet noodzakelijk in Bree) die direct tot een cultureel domein behoren (zoals de culturele materies omschreven in artikel 2) -vanuit werkervaring en/of engagement in de culturele sector een specifieke aantoonbare deskundigheid bezitten of in het bezit zijn van een diploma in een culturele opleiding - niet reeds een vereniging, organisatie of instelling in de Stedelijke Cultuurraad te vertegenwoordigen - geen politiek mandaat bekleden - minimum leeftijd van 18 jaar - het hebben van een ruime kijk op cultuur - visie op metaniveau kunnen ontwikkelen - bereid zijn volledig afstand te nemen van elke vorm van persoonlijk belang - bereid zijn zich te engageren in de Stedelijke Cultuurraad. Artikel 10 Cultuurprofessionals dienen te beantwoorden aan volgend profiel: - woonachtig te Bree - minimum halftijds beroepsmatig met cultuur bezig in een culturele organisatie of instelling die werkt met professionele beroepskrachten (deze kan zowel publiek als privaat zijn) - niet reeds een vereniging in de Stedelijke Cultuurraad te vertegenwoordigen - geen politiek mandaat bekleden - minimum leeftijd van 18 jaar - het hebben van een ruime kijk op cultuur - visie op metaniveau kunnen ontwikkelen - bereid zijn volledig afstand te nemen van elke vorm van persoonlijk belang of van belangen van de organisatie of instelling die zij vertegenwoordigen - bereid zijn zich te engageren in de Stedelijke Cultuurraad. Artikel 11 Indien de stad beschikt over een gesubsidieerde cultuurbeleidscoördinator wordt deze uitgenodigd. Ook de schepen van cultuur wordt uitgenodigd op alle vergaderingen van de Stedelijke Cultuurraad. De cultuurbeleidscoördinator en de schepen van cultuur zijn aanwezig als waarnemend lid zonder stemrecht (zij hebben m.a.w. enkel een raadgevende stem). Leden van stedelijke culturele diensten en leden van andere stedelijke adviesraden kunnen eveneens uitgenodigd worden als waarnemend lid zonder stemrecht. Leden met raadgevende stem (waarnemende leden) kunnen zelf een plaatsvervanger aanduiden. 4

5 Artikel 12 Politieke mandatarissen kunnen geen deel uitmaken van de Stedelijke Cultuurraad. Artikel 13 Via tijdelijke overlegstructuren en activiteiten zal het stadsbestuur al dan niet door bemiddeling van de adviesraden de ruimere bevolking erbij betrekken. Artikel 14 Voor specifieke projecten of materies of voor onderzoek van bepaalde aspecten van het cultuurbeleid kan de Stedelijke Cultuurraad ad hoc werkgroepen samenstellen. Hierbij kan beroep gedaan worden op personen bevoegd voor de betreffende materie die geen lid zijn van de Stedelijke Cultuurraad (zoals bijvoorbeeld deskundigen, technici ter zake of studiegroepen). Een ad hoc werkgroep heeft een tijdelijk karakter en vergadert afzonderlijk om te beraadslagen over problemen eigen aan de hen toegewezen opdracht. Alle voorstellen en ontworpen adviezen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Stedelijke Cultuurraad. Artikel 15 Alle leden van de Stedelijke Cultuurraad staan zelf in voor de goede werking van dit adviesorgaan. Artikel 16 Aan het mandaat van de leden van de Stedelijke Cultuurraad komt een einde door: Ontslag uit de culturele vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd en dit per aangetekend schrijven aan de voorzitter Het intrekken van de opdracht door de betreffende vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd en dit eveneens per aangetekend schrijven aan de voorzitter Niet meer te voldoen aan de vooropgestelde criteria of de plichten van de stemgerechtigde leden niet meer na te leven Drie achtereenvolgende niet gemotiveerde afwezigheden op de vergadering van de Stedelijke Cultuurraad Het aanvaarden van een politiek mandaat Niet meer woonachtig te zijn op het grondgebied van Bree Als de door hem/haar vertegenwoordigde Breese culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooit op het grondgebied van Bree Overlijden of rechtsonbekwaamheid Wanneer aan het mandaat van een stemgerechtigd lid een einde komt, dient het Stadsbestuur ervoor te zorgen dat uiterlijk binnen drie maanden in vervanging voorzien wordt. Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde van een culturele vereniging, organisatie of instelling een einde komt, dient de belanghebbende vereniging, organisatie of instelling binnen de drie maanden in de vervanging te voorzien. Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde van het Platform Cultuur een einde komt, dient het Platform Cultuur ervoor te zorgen dat uiterlijk binnen drie maanden in vervanging wordt voorzien. Indien dit niet gebeurt binnen de voorgestelde termijn, vervalt het lidmaatschap van de betrokken vereniging, organisatie of instelling en kan het alleen terug verkregen worden na het indienen van een nieuwe aanvraag tot lidmaatschap. ORGANISATIE / WERKING Artikel 17 De Stedelijke Cultuurraad vergadert minstens 10 maal per jaar. De vergaderingen van de Stedelijke Cultuurraad gebeuren in gesloten zitting. De Stedelijke Cultuurraad kan derden uitnodigen om hieraan deel te nemen omwille van hun bijzondere bevoegdheid. De vergadering van de Stedelijke Cultuurraad wordt voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. 5

6 Artikel 18 De cultuurdienst fungeert als administratief centrum voor de verdere administratieve afhandeling en verzending. Artikel 19 Oproepingsbrieven worden door de voorzitter en bij diens ontstentenis door de ondervoorzitter ondertekend en samen met de dagorde door de cultuurdienst verstuurd naar alle leden van de Stedelijke Cultuurraad ten laatste zeven kalenderdagen voor de eerstvolgende vergaderdatum. Van elke vergadering van de Stedelijke Cultuurraad wordt een verslag opgesteld dat verstuurd wordt naar alle leden van de Stedelijke Cultuurraad binnen uiterlijk zeven kalenderdagen voor de eerstvolgende vergaderdatum. Op de eerstvolgende vergadering wordt dit verslag ter goedkeuring voorgelegd aan de voorzitter en aan alle leden. Documenten en verslagen van de Stedelijke Cultuurraad liggen steeds ter inzage bij de cultuurdienst. Artikel 20 Over onderwerpen die niet op de dagorde voorkomen kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden. Artikel 21 De Stedelijke Cultuurraad neemt kennis van de binnengekomen briefwisseling en zorgt voor een passend gevolg. De vergadering van de Stedelijke Cultuurraad legt het verslag voor van de vorige vergadering. De agendapunten worden besproken in de volgorde waarin zij op het oproepingsbericht voorkomen. Als een punt op de dagorde niet volledig afgehandeld kan worden, wordt het automatisch verplaatst naar de dagorde van de volgende vergadering en daar als eerste behandeld. Artikel 22 De Stedelijke Cultuurraad neemt een standpunt in ten overstaan van dringende actuele problemen betreffende die culturele materies zoals omschreven in artikel 2. Artikel 23 Op de agenda van de vergadering van de Stedelijke Cultuurraad moet elk punt worden toegevoegd dat ten laatste tien kalenderdagen voor de betreffende vergadering wordt ingediend door een stemgerechtigd lid. Artikel 24 Een buitengewone samenkomst wordt belegd indien één derde van de stemgerechtigde leden hierom schriftelijk verzoekt bij de voorzitter met opgave van de agenda. Die samenkomst dient plaats te vinden binnen de maand na het schriftelijk indienen van het verzoek. STEMMING Artikel 25 Om een geldige stemming te kunnen houden moet ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Voor het opstellen en wijzigen van het huishoudelijk reglement moeten twee derden van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien bij een tweede bijeenroeping niet aan deze voorwaarde voldaan is, beslist de Stedelijke Cultuurraad ongeacht het aantal aanwezigen. Deze tweede bijeenroeping kan maar plaatsvinden ten vroegste zeven kalenderdagen na de eerste vergadering. Artikel 26 Alle beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid (d.i. de helft plus één van de uitgebrachte stemmen waarbij onthoudingen niet als stem worden verrekend). Voor een wijziging van het huishoudelijk reglement is een twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen noodzakelijk (waarbij evenmin onthoudingen als stem worden verrekend). Indien gestemd wordt 6

7 over personen of functies of op verzoek van minstens één derde van de aanwezige leden gebeurt de stemming geheim. Indien de stemming resulteert in een gelijke stemming (evenveel stemmen voor als tegen, onthoudingen niet meegerekend) is de beslissing van de voorzitter (en bij diens ontstentenis de beslissing van de ondervoorzitter) doorslaggevend. Stemming gebeurt bij handopsteking maar als twee leden hierom verzoeken verloopt de stemming geheim. PLICHTEN VAN DE STEMGERECHTIGDE LEDEN Artikel 27 Van de stemgerechtigde leden wordt verwacht dat zij: de doelstellingen van de Stedelijke Cultuurraad onderschrijven en zich ertoe verbinden actief mee te werken aan de realisatie ervan de vergadering bijwonen en indien dit onmogelijk is zich uitdrukkelijk verontschuldigen inhoudelijk meedenken over een toekomst voor cultuur en hieromtrent een duidelijke visie ontwikkelen respecteren dat de Stedelijke Cultuurraad onder geen enkel beding een politiek forum is. BEVOEGDHEDEN EN RELATIE TOT HET STADSBESTUUR Artikel 28 De Stedelijke Cultuurraad fungeert als contactpunt tussen het College van Burgemeester en Schepenen en het cultureel werkveld. Artikel 29 Het Stadsbestuur moet in het kader van de beleidsvoorbereiding en evaluatie advies vragen aan de Stedelijke Cultuurraad. De taak van de Stedelijke Cultuurraad bestaat erin adviezen te formuleren inzake die aangelegenheden waarvoor zij bevoegd is (zie artikel 2). Deze adviezen worden overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen binnen zes weken na ontvangst van de adviesaanvraag. Artikel 30 De Stedelijke Cultuurraad heeft de mogelijkheid om op eigen initiatief over alle beleidsdossiers waarvan zij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn advies uit te brengen aan de Gemeenteraad of aan het College van Burgemeester en Schepenen. Informatie-uitwisseling en overleg: Artikel 31 Om de adviesfunctie van de Stedelijke Cultuurraad mogelijk te maken, zal het College van Burgemeester en Schepenen (op vraag van de Stedelijke Cultuurraad) de agenda van de Gemeenteraad bezorgen. De schepen bevoegd voor cultuur zal aan de Stedelijke Cultuurraad mededeling geven van de agendapunten van de vergaderingen van het College van Burgemeester en Schepenen die te maken hebben met beleidsmateries waarover de Stedelijke Cultuurraad adviesbevoegdheid heeft. Artikel 32 Wanneer het Stadsbestuur de Stedelijke Cultuurraad om advies vraagt, zal bij de adviesvraag alle nodige informatie gevoegd worden. Tevens hebben de leden van de Stedelijke Cultuurraad conform het decreet op de openbaarheid van bestuur het recht op inzage in alle documenten en dossiers die betrekking hebben op de adviesvraag, tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Artikel 33 Wanneer de Stedelijke Cultuurraad op eigen initiatief advies wenst uit te brengen, kan hij steeds informatie opvragen aan het College van Burgemeester en Schepenen dat deze informatie ter beschikking zal stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. 7

8 De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de Stedelijke Cultuurraad zullen binnen de 10 dagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen of door de wettelijke bezwaren tegen informatieverstrekking mee te delen. Advies vragen: Artikel 34 Het Stadsbestuur zal vragen om advies steeds schriftelijk te stellen met: Een duidelijke omschrijving van de concrete vraag De opgaven van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever rekening moet houden De opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het Stadsbestuur. De Stedelijke Cultuurraad wordt minimaal een termijn van zes weken gegeven, te rekenen vanaf de datum van de aankomst van de adviesvraag. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het Stadsbestuur deze termijn inkorten. In onderlinge afspraak kan de termijn ook verlengd worden. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van deze termijn buiten beschouwing gelaten. Advies uitbrengen: Artikel 35 De Stedelijke Cultuurraad zal de adviezen die ze uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan het Stadsbestuur en in de adviezen melding maken van: - De wijze waarop het advies tot stand kwam met een duidelijk opgave van welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden - De argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies - Een duidelijk weergave van het standpunt van de Stedelijke Cultuurraad met vermelding van afwijkende meningen of van minderheidsstandpunten. De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen, het Stadsbestuur of de hogere overheid. Een tekst van de adviezen wordt ook bezorgd aan de fractieleiders van de Gemeenteraad. Indien de Stedelijke Cultuurraad geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn mag het advies als gunstig worden beschouwd. Beantwoorden van adviezen Artikel 36 Het Stadsbestuur zal binnen een termijn van acht weken te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het Stadsbestuur toekwam een schriftelijk gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de Stedelijke Cultuurraad. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het Stadsbestuur binnen de zes weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de Stedelijke Cultuurraad bezorgd zal worden. Artikel 37 Het Stadsbestuur moet bij het nemen van beslissingen afwijkingen op de uitgebrachte adviezen motiveren. De Stedelijke Cultuurraad kan dit advies openbaar maken. ONDERSTEUNING DOOR HET STADSBESTUUR Artikel 38 Het Stadsbestuur zal de Stedelijke Cultuurraad ondersteunen door: in de gemeentelijke begroting jaarlijks een werkingsbudget te voorzien voor de financiering van de werking op te nemen. De controle op de aanwending van dit budget zal gebeuren door het College van Burgemeester en Schepenen 8

9 logistieke ondersteuning en administratieve ondersteuning bij de organisatie van vergaderingen ter dekking van de risico s burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen de nodige verzekeringspolissen af te sluiten voor de leden van de Stedelijke Cultuurraad OVERGANGSMAATREGELEN EN INWERKINGTREDING Artikel 40 Het decreet van 13 juli 2001 voorziet een nieuwe regeling voor de oprichting van een adviesorgaan voor cultuur. De huidige Cultuurraad blijft bestaan tot de nieuwe raad is opgericht en erkend. De oprichting van de nieuwe Stedelijke Cultuurraad impliceert de afschaffing van de oude raad in zijn huidige samenstelling. Artikel 41 Het Stadsbestuur zal de hernieuwing kenbaar maken aan de Breese bevolking en een oproep doen tot een aanvraag voor lidmaatschap via diverse informatiekanalen. Artikel 42 Dit reglement is van kracht vanaf de goedkeuring door de Gemeenteraad van de Stad Bree. WIJZIGING Artikel 43 Aan het organiek reglement en aan de statuten voor de Stedelijke Cultuurraad kunnen wijzigingen aangebracht worden na voorafgaande bespreking met de Stedelijke Cultuurraad die gevraagd moet worden hierover schriftelijk advies uit te brengen. 9