Releasenotes Talent & Salaris Web Versie

Transcriptie

1 Releasenotes Talent & Salaris Web Versie

2 Inhoud 1 Introductie Nieuwe of gewijzigde functionaliteit App Zoek werknemer Managerscockpit To Do Ziekmeldingen Verlofregistratie Persoonsgegevens Persoonsgegevens: Persoonlijk Persoonsgegevens: HRM - Contract Persoonsgegevens- Salaris - Overig Persoonsgegevens: Overzichten Persoonsgegevens: Onderhoud Elektronisch Dossier Opleidingen Opleidingen: Gewijzigde functionaliteit Opleidingen: Gewijzigde inrichtingsmogelijkheden Opleidingen: Uitbreiding autorisatie Workflow Plus Werving & Selectie Autorisatie Applicatiebeheer Exporten / Importen Systeembeheer Te vervallen functionaliteit in Release

3 1 INTRODUCTIE Uitlevering releases De software van Visma Software wordt niet op DVD uitgeleverd, maar als download beschikbaar gesteld via de servicewebsite (inloggen noodzakelijk). Op deze website kunt u ook de documentatie van de release ophalen, zoals de releasenotes, installatiehandleidingen, infrastructuurmatrix etc. Uitsluitend op verzoek wordt de release op DVD beschikbaar gesteld. Deze kunt u aanvragen via de servicewebsite Volgorde en voorwaarden installatie Volgorde en voorwaarden installatie Talent & Salaris Web versie kan alleen geïnstalleerd worden als: - Talent & Salaris Client versie geïnstalleerd is; - Talent & Salaris Web versie xx geïnstalleerd is Ondersteuning Ondersteuning van Internet Explorer 10 (alleen in compatibility modus). We ondersteunen niet meer lager dan versie Aandachtspunten bij de installatie van Talent & Salaris De beschrijving van de installatie en update zijn aparte documenten. Deze vindt u terug bij de software downloads op de servicesite: - Installatiehandleiding en SetupReleaseNotes Systeem informatie Zowel aan het einde van de installatie als ook los vanuit het menu in de Client (via menuoptie Algemeen Exporteer Systeem informatie) is het mogelijk om gebruiksinformatie naar Visma Software B.V. te sturen. Deze informatie wordt verzameld om beter inzicht te krijgen in de manier waarop klanten de applicatie gebruiken. Hiermee is Visma Software B.V. in staat voor een meer gerichte dienstverlening te zorgen, bijvoorbeeld door u alleen de informatie te sturen die voor u relevant is. De gebruiksinformatie kunt u inzien voordat u besluit om deze te versturen. Let op! Wij vragen u nadrukkelijk om deze gegevens bij ons aan te leveren. Alle contactgegevens kunt u vinden op: Wij stellen het zeer op prijs als u uw wijzigingsverzoeken, probleemrapporten, vragen en opmerkingen aan ons stuurt. Alle contactgegevens kunt u vinden op: 3

4 2 NIEUWE OF GEWIJZIGDE FUNCTIONALITEIT 2.1 APP Sinds begin dit jaar bestaat de T&S App! Met deze App heeft u nu nog eenvoudiger inzicht in uw actuele gegevens. Waar en wanneer u maar wilt! In de App vindt u de volgende zaken terug: Loonstrook en jaaropgaaf Verlof aanvragen Declaratie indienen Beter melden Persoonlijke gegevens zoals telefoonnummer, en foto aanpassen To Do; zoals verlof en declaraties accorderen Tip: We laten u graag persoonlijk de App zien. Vraag hiernaar bij uw projectleider, consultant of accountmanager. Klik HIER voor het filmpje over de app of ga naar onze servicesite en kies voor Software / Hrm Software / App voor meer informatie Uw medewerker heeft altijd zijn/haar loonstrook bij de hand en kan snel en eenvoudig digitaal de gemaakte onkosten declararen. Geen formulieren invullen en bonnetje eraan nieten, dat is nu echt verleden tijd. Wilt u de gebruik maken van App, neem dan contact op met uw accountmanager. 4

5 2.2 ZOEK WERKNEMER Met werknemer zoeken kunt u een werknemer opzoeken in de database. Vanaf deze versie heeft u nog maar één veld ter beschikking om uw zoekopdracht in aan te geven. In dit veld kunt u één of meerdere zoektermen opgegeven. Nadat er een zoekopdracht is ingegeven, wordt de database doorzocht op onderstaande velden: Werknemernummer (exacte nummer) Achternaam Voornaam Roepnaam Partnernaam Naamcode (mits in gebruik) Geboortedatum BSN Afdelingnaam Functienaam Standaard wordt er gezocht naar: werknemers in dienst niet-werknemers toekomstige werknemers. Als u wilt zoeken naar werknemers die niet meer in dienst zijn of niet meer op een bepaalde afdeling werken, kan dit door de optie inclusief historisch aan te vinken. Deze optie is voor gebruikers apart te autoriseren. U kunt dus zelf bepalen wie er wel of niet naar werknemers die niet meer in dienst zijn mogen zoeken. De autorisatie voor deze optie kunt u regelen door binnen de functiegroep in het onderdeel Opties T&S Web PAY en PAY aan of uit te zetten Functionaliteit Geef in het zoekveld één of meerdere termen in waarop u wilt dat er gezocht gaat worden. Iedere zoekterm moet minstens twee tekens lang zijn. Als u meerdere termen gebruikt moeten alle termen in minstens één van de te doorzoeken velden voorkomen. Als de gebruiker geautoriseerd is voor meerdere bedrijven dan kan in al deze bedrijven worden gezocht. Door gebruik te maken van het bedrijfsfilter aan de rechterzijde kunnen de zoekresultaten worden verkleind. 5

6 Voorbeeld: Zoekterm: Zoekresultaten: - an admin - Werknemers met de voornaam Anne (an in de voornaam) en/of - Werknemers met de achternaam Jansen (an in de achternaam) en/of - Werknemers met de functie manager (an in de functiebenaming). én waarbij bovendien admin voorkomt in een van de velden. Bijvoorbeeld omdat ze werken op de afdeling administratie. Zoekresultaten worden weergegeven op basis van de afdelingsautorisatie (DAA). Oftewel de gebruiker krijgt alleen de werknemers te zien op afdelingen waarvoor hij/zij geautoriseerd is. Door te klikken op 1 van de resultaten kan er, met de juiste autorisatie, over bedrijven heen naar de werknemer of gebruiker genavigeerd worden. 6

7 2.2.2 Iconen In de zoekresultaten wordt voor de naam van de werknemer een "poppetje" getoond. De poppetjes zijn gelijk aan de poppetjes in de Afdelingenboom. De betekenis ziet u door met de muisaanwijzer boven het poppetje te zweven, u ziet dan in een tekstballonnetje de omschrijving. Er zijn een drietal wijzigingen doorgevoerd: Een werknemer die (in de toekomst) op hetzelfde contract en op de zelfde afdeling verandert van functie, wordt voortaan met een blauw poppetje weergegeven. Dit werd weergegeven in het geel. Een werknemer die uit dienst is, wordt weergegeven middels een grijs poppetje met een kruis. Dit is een geheel nieuw icoon. Werknemers die manager zijn (van huidige of andere afdeling) worden middels een groen poppetje weergegeven. Voorheen was dit alleen het geval indien de werknemer manager van de huidige afdeling was. Betekenis per poppetje: Werknemer; Toekomstige werknemer, dit kan ook een werknemer van een andere afdeling zijn die in de toekomst op deze afdeling komt werken; Werknemer zonder contract; Ex-werknemer op deze afdeling, maar heeft nog een contract op een andere afdeling; Ex-werknemer; Manager of Manager andere afdeling. 7

8 2.3 MANAGERSCOCKPIT Algemeen Aan de Managerscockpit is een nieuwe pagina toegevoegd waarin een samenvatting van modules beschikbaar is, vooral bedoeld om managers, en medewerkers P&O inzicht te geven in belangrijke HR informatie. De pagina bevat de volgende secties: 1. Vandaag afwezig 2. Gebeurtenissen 3. To Do 4. In- / uitstroom werknemers 5. Verzuimpercentage 6. Ziekmeldingen Met de nieuwe functionaliteit heeft u in een oogopslag inzicht in belangrijke ken- en stuurgetallen. U hoeft voor deze informatie geen rapport te bouwen of te exporteren maar u krijgt hiermee dagelijks de actuele cijfers getoond. Omdat u als gebruiker diverse selecties en filters kun instellen creëert u een cockpit die aansluit op uw specifieke informatiebehoefte. U heeft eenvoudig inzicht in de belangrijke gebeurtenissen, verzuimcijfers, To Do taken die open staan en de huidige bezetting van de afdelingen. Tip! U kunt de Managerscockpit instellen als startpagina via Mijn instellingen. Elke keer als u inlogt ziet u direct alle belangrijke gebeurtenissen en taken in één oogopslag. Autorisatie Om toegang te geven tot deze nieuwe functionaliteit is het van belang om de gebruikers hiervoor te autoriseren. Dit kan door middel van het uitbreiden van het rechtenprofiel in de functiegroepen. Om dit aan te passen navigeert u naar de module Autorisatie. Het rechtenprofiel van de desbetreffende functiegroepen kunt u uitbreiden met de functie PAY onder de sectie Cockpit. 8

9 Let op! Indien bij u de afdelingsautorisatie (DAA) standaard niet aanstaat dan zult u de nieuwe functionaliteit hiervoor wellicht ook afdelingsgevoelig moeten maken zodat alleen de gewenste werknemers worden getoond. U kunt zelf instellen welke secties er worden getoond op de pagina. Hiermee kunt u enkel de voor u belangrijke secties laten weergeven. Als u op het tandwiel klikt kunt u aangeven welke secties op de pagina getoond moeten worden. Het systeem zal dit voor u onthouden. Binnen de verschillende secties heeft u persoonlijk de mogelijkheid om instellingen te wijzigen. Dit kunt u doen door binnen de sectie op het tandwiel te klikken. Afhankelijk van de sectie zijn er diverse filter en weergaveopties in te stellen. Ook kan een selectie van afdelingen gemaakt worden via het Afdelingsfilter. Deze mogelijkheden worden hieronder verder beschreven Sectie: Vandaag Afwezig Deze sectie laat u zien wie er vandaag afwezig zijn als gevolg van Verzuim, Verlof of het volgen van een opleiding. In eerste instantie worden alleen de eerste 9 afwezigen getoond. Indien u klikt op Alles weergeven dan worden alle afwezigen getoond. Tevens is er de optie om de langdurig afwezigen en/of zwangerschap gerelateerd uit te sluiten. Indien een werknemer een opleiding volgt kan deze ook getoond worden bij de afwezigen. Indien het een eendaagse opleiding betreft zal deze altijd getoond worden. Indien een werknemer een opleiding volgt van meerdere dagen dan wordt de werknemer alleen bij de afwezigen getoond als de tijdtabel bij de opleiding gevuld is. Hiermee kunt u opnemen welke exacte dagen de werknemer afwezig is voor de opleiding. Meer informatie over deze optie is terug te vinden in de helptekst bij het registreren van een opleiding. 9

10 2.3.3 Sectie: Gebeurtenissen Binnen uw afdeling of organisatie kunnen verschillende gebeurtenissen plaatsvinden zoals verjaardagen, einde proeftijd en vervallende verlofaanspraken. Deze zijn nu snel inzichtelijk met deze sectie. Via het tandwiel kunt u instellen welke gebeurtenissen er voor u als gebruiker getoond worden. Daarnaast is de periode aan te geven zodat u een week of zelfs een maand vooruit kan kijken. De gebeurtenis OLAP statusinformatie wordt alleen getoond indien u daarvoor geautoriseerd bent vanuit de module Systeembeheer. De OLAP statusinformatie toont de status van de OLAP voor alle bedrijven waarvoor u geautoriseerd bent. De applicatiebeheerder kan hiermee op elk gewenst moment eenvoudig inzien of de OLAP correct draait wat de kans op onjuiste gegevens tot een minimum beperkt Sectie: To Do De To Do sectie toont hier de 5 nieuwste taken vanuit de module To Do. U kunt vanuit deze sectie doorklikken naar de To Do lijst of op een specifieke taak klikken om deze direct in behandeling te nemen. 10

11 2.3.5 Sectie: Werknemers - Instroom / Uitstroom De grafiek toont de in- en uitstroom van het personeel in de afgelopen 12 maanden. Via de instellingen kunt u verschillende soort aanstellingen selecteren of de grafiek op de soort aanstellingen laten sorteren Sectie: Verzuimpercentage Deze sectie laat het verzuimpercentage zien over de afgelopen 12 maanden. In de instellingen zijn langdurig zieken en het zwangerschap gerelateerde verzuim uit te sluiten en/of aan te geven of het verzuim berekend wordt op kalender- of werkdagen (mits dit instelbaar is voor uw organisatie). 11

12 2.3.7 Sectie: Ziekmeldingen Deze sectie toont het aantal ziekmeldingen in de afgelopen 12 maanden per werknemer. Ook hier zijn langdurig zieken en het zwangerschap gerelateerde verzuim wel of niet mee te in de selectie die u via het tandwiel kunt instellen. Dit is op basis van werknemer, niet per contract Gegevens uitsluiten voor Cockpit Voor de gebeurtenissen en afwezigheidssectie kunt u per bedrijf instellen welke gegevens wel of niet getoond mogen worden. Ga hiervoor naar Applicatiebeheer Onderhoud bedrijfsinstellingen. 12

13 2.4 TO DO opties uitgebreid In de module To Do op het tabblad Instellingen zijn twee opties toegevoegd. Voorheen ontving de gebruiker naar wie taken werden gedelegeerd geen s zodra er een gedelegeerde taak op de To Do terecht kwam. Door het toevoegen van de twee onderstaande opties is dit issue verholpen. Deze opties zijn alleen van toepassing voor gebruikers naar wie taken zijn gedelegeerd. U kunt middels deze opties aangegeven of er s verstuurd moeten worden naar de gebruiker zodra deze een gedelegeerde taak op de ToDo-lijst krijgt. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen het hebben van alle rechten en alleen leesrechten. De opties zijn alleen beschikbaar indien: - er bij de gebruiker een adres is opgegeven en - de gebruiker is geautoriseerd voor het menu Instellingen in de module To Do. Het adres kunt u controleren in het menu Gebruikers binnen de module Autorisatie. Gebruikers kunt u autoriseren in de module Autorisatie. Hiervoor zet u een vinkje bij de functie Instellingen (SYS.114). U vindt dit vinkje terug in het onderdeel To Do in de functiegroep waaruit de gebruiker rechten ontleend. 13

14 2.5 ZIEKMELDINGEN Verzuimdashboard Aan het Dashboard en het Dashboard bedrijf is een optie toegevoegd om het dashboard te bekijken over de laatste 12 maanden. Hiermee is het nu mogelijk om over het jaar heen te rapporteren. De huidige periode wordt hierbij ook als maand meegeteld. Voorbeeld: als het 8 augustus 2013 zou zijn en u kiest voor de optie Laatste 12 maanden wordt het dashboard getoond voor de periode 1 september 2012 t/m 8 augustus Zoals hierboven aangegeven kunt u de observatieperiode voor de verzuimmeters kiezen. De standaard waarden bestaan nu uit: Jaar tot heden Kwartaal tot heden Maand tot heden Laatste 12 maanden Indien u op de knop met jaartal en/of maand links en rechts in de balk klikt (zie hier boven) worden onderstaande waarden beschikbaar: Geselecteerd jaar Geselecteerd kwartaal Geselecteerde maand Geselecteerde 12 maanden 14

15 2.5.2 Medewerker verzuimgegevens: nieuw veld Verwachte datum 2 jaar ziek Aan de medewerker verzuimgegevens is het veld Verwachte datum 2 jaar ziek toegevoegd. Dit veld toont de datum waarop de totale duur van de ziekte de 2 jaar heeft bereikt. De berekening is conform de regels van de Wet Verbetering Poortwachter: twee jaar na de koppeldatum plus het aantal dagen dat de werknemer tussentijds hersteld is geweest plus het aantal dagen dat de werknemer heeft verzuimd onder de noemer vangnet. Voor dit nieuwe veld is eveneens een nieuw samenvoegveld gemaakt. Naast het nieuwe veld verwachte datum 2 jaar ziek is ook het veld verwachte datum 1 jaar ziek toegevoegd. U kunt deze samenvoegvelden toevoegen aan de verzuimtaken die u in uw verzuimproces(sen) heeft ingericht (VerzuimPlus), als ook aan verzuimsjablonen. Samenvoegvelden toevoegen aan verzuimtaken doet u in het menu Onderhoud Taken in de module Ziekmeldingen. En samenvoegvelden toevoegen aan een sjabloon kunt u doen zowel in het menu Onderhoud Verzuimsjablonen in de module Ziekmeldingen als in het menu Onderhoud Sjablonen in de module Elektronisch Dossier. 15

16 2.5.3 Overzichten Jaarselectie in overzichten In overzichten waar een jaar selectie aanwezig is, worden nu alleen de jaren getoond waarvoor de Olap heeft gedraaid. Dit in plaats van 2000 t/m huidig kalenderjaar. Nieuw filter voor Soort aanstellingen In een aantal verzuimoverzichten is het nu mogelijk om een selectie te maken op basis van Soort aanstelling. Dit geeft de mogelijkheid om bijvoorbeeld stagiaires uit te sluiten van uw verzuimcijfers. Deze selectie is toegevoegd aan onderstaande overzichten: Kengetallen per categorie Kengetallen per duurcategorie Werknemer openstaand verzuim De standaard waarde is Alle soorten aanstellingen. Bij deze waarde wordt over alle werknemers gerapporteerd, ongeacht hun soort aanstelling. Om een selectie te maken vinkt u de optie Selecteren aan en vervolgens klikt u op de zoekknop [ ] om een rapportagegroep soort aanstelling te kiezen. Om een selectie op Soort aanstelling te kunnen maken dient er minimaal één rapportagegroep aanwezig te zijn. Deze groepen kunnen worden aangemaakt in de module Applicatiebeheer. U gaat hier naar Overzichtsinstellingen en kiest vervolgens voor Soort aanstelling groepen. 16

17 Een Rapportagegroep soort aanstelling bevat één of meer soorten aanstellingen. Als er een soort aanstelling groep is geselecteerd dan worden alleen werknemers gerapporteerd met het soort aanstelling en de sector die overeenkomen met de geselecteerde rapportagegroep. Als de juiste groep niet aanwezig is, kan deze door de Applicatiebeheerder worden aangemaakt. Nieuw overzicht Werknemer ziek uit dienst In verband met de Wet Modernisering Ziektewet is het overzicht Werknemer ziek uit dienst toegevoegd aan de standaard verzuimrapportages. Als werkgever wordt u vanaf 1 januari 2013 verantwoordelijk gehouden voor het herstel van onder andere werknemers met een tijdelijk dienstverband die ziek uit dienst treden of alsnog binnen 28 dagen na uitdiensttreding ziek worden. Als werkgever moet u werknemers die niet meer voor u werken dus begeleiden van ziekte naar volledig herstel. Lukt dat niet, dan draait u als werkgever op voor de kosten van deze Ziektewetuitkeringen. Net als bij de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werknemers) worden deze kosten voortaan op de werkgever verhaald middels een premieopslag op de (vaste) Ziektewetpremie (deze opslag wordt ook wel de gedifferentieerde premie genoemd). De wetswijziging gaat echter verder! Stroomt de werknemer met een Ziektewetuitkering na 2 jaar van ziekte de WGA in (uitkering voor gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers) dan gaat ook de gedifferentieerde WGA premie mee omhoog! Dit is binnen de huidige wetgeving niet het geval, dus ook voor deze hogere premiekosten draaien de werkgevers op na 1 januari 2013! Feitelijk worden de werkgevers dus 12 jaar verantwoordelijk gesteld voor werknemers die ziek uit dienst zijn getreden. Met het nieuwe overzicht Werknemer ziek uit dienst kunt u inzichtelijk maken welke medewerkers uit dienst zijn gegaan terwijl ze ziek stonden gemeld. Hieronder kunt u zien welke gegevens er in dit overzicht worden getoond. Indien u dit overzicht wilt vrijgeven aan bepaalde gebruikers, moet u hen hiervoor autoriseren. Selecteer in Autorisatie Groepen Functiegroep de betreffende functiegroep. Op het tabblad Functies vinkt u ID PAY aan in het onderdeel Ziekmeldingen Overzichten. 17

18 Overzicht Trends per afdeling : selectie op rekenwijze toegevoegd Indien u bij het overzicht Trends per afdeling bij het veld Selecteer kengetal kiest voor de optie Ziekmeldingen of Ziekmeldingsfrequentie heeft u nu de optie om een Rekenwijze te kiezen. Eerder werd er alleen gerekend o.b.v. van het contract. Tevens vervalt bij deze twee kengetallen de sectie mogelijkheid voor werk- en kalenderdagen. Deze zijn niet hier niet meer relevant. Als u kiest voor de optie Ziekmeldingen per werknemer wordt het aantal ziekmeldingen in een hoofdafdeling zodanig berekend dat dubbele ziekmeldingen niet worden meegeteld. Dubbele ziekmeldingen ontstaan als een werknemer meerdere contracten op verschillende onderafdelingen heeft. Het aantal ziekmeldingen op een hoofdafdeling kan dan kleiner zijn dan het totaal van de ziekmeldingen in de onderafdelingen. De rekenwijze bij de optie Ziekmeldingen per contract is niet gewijzigd ten opzichte van de rekenwijze zoals in Talent & Salaris Web en eerdere versies: het aantal ziekmeldingen op een hoofdafdeling is gelijk aan het totaal van de ziekmeldingen in de onderafdelingen. Overzicht Werknemer openstaand verzuim : Ex-werknemer optie In dit overzicht worden standaard de werknemers die een dienstverband hebben met een ingevulde datum uit dienst die vóór de peildatum valt, niet getoond. Ook niet als zij nog als ziek geregistreerd staan. Als u de optie Ex-werknemers inschakelt, worden alle zieke werknemers weergegeven ongeacht of hun dienstverband is beëindigd. 18

19 Rapport Werknemer verzuim exportdit nieuwe overzicht geeft de mogelijkheid om verzuimgegevens te exporteren en om deze vervolgens in een ander bedrijf te importeren. Het overzicht toont een lijst van alle gegevens omtrent ziekte, gedeeltelijk herstel en eventueel vervallen verzuim. De lijst kunt u exporteren naar Excel. Het resulterende Excel-bestand is geschikt om te worden geïmporteerd in een ander bedrijf. Voor het importeren van verzuim heeft u de hulp van een consultant nodig. Vraag uw accountmanager op het moment dat u deze functionaliteit wilt gebruiken Sjablonen: nieuwe en gewijzigde sjablonen en samenvoegvelden Er zijn twee nieuwe verzuimsjablonen toegevoegd. Het gaat om de sjablonen - Hersteldmelding ERD en - Ziekteaangifte ERD Herstelmelding ERD Het gaat hier om het officiële UWV formulier Hersteldmelding bij volledig hervatten van eigen werk ERD. Met dit formulier meldt u de datum van herstel van uw (ex-)werknemer die zijn eigen werk weer volledig kan hervatten en onder het eigen risico Ziektewet valt. Deze melding berust op een verplichting in de Ziektewet. Het UWV kan u een boete opleggen als u deze melding niet (tijdig) inzendt. Ziekteaangifte ERD Het gaat hier om het officiële UWV formulier Ziekteaangifte ERD. Met dit formulier doet u de aangifte van ziekte van uw (ex-)werknemer die onder het eigen risico Ziektewet valt. Deze melding berust op een verplichting in de Ziektewet. Het UWV kan u een boete opleggen als u deze melding niet (tijdig) inzendt. De reeds bestaande verzuimsjablonen zijn allemaal vervangen door de nieuwste versie zoals deze door het UWV wordt gehanteerd. Om van deze nieuwe sjablonen en versies gebruik te kunnen maken, dient u de sjablonen te kopiëren. In het menu Onderhoud Set-up in de module Ziekmeldingen kunt u kiezen voor de actie Sjablonen vernieuwen. Afhankelijk van de gekozen opties (Nieuw/Nieuwe versie/gewijzigd/niet gewijzigd) krijgt u een overzicht met sjablonen die vernieuwd kunnen worden. Op de volgende pagina treft u een korte instructie hierover. 19

20 In de set-up voor nieuwe sjablonen worden alle standaard sjablonen van Talent & Salaris getoond. Welke sjablonen u daadwerkelijk ziet hangt af van de gekozen versies. Hieronder staan de vinkjes aan voor nieuwe sjablonen en sjablonen welke nog niet in een vorige versie zijn geüpdatet. Wanneer u kiest voor enkel nieuwe sjablonen. Dan worden de twee nieuwe sjablonen van versie getoond. Dit betreft de ERD sjablonen. Wanneer u klikt op de knop kopieeren, worden de geselecteerde sjablonen vernieuwd in uw database. BELANGRIJK: Indien u zelf wijzigingen heeft doorgevoerd in de verzuimsjablonen, zullen deze wijzigingen bij het uitvoeren van Sjablonen vernieuwen ongedaan worden gemaakt!! Indien u uw wijzigingen wilt behouden adviseren wij u eerst de huidige sjablonen te printen. Op deze manier heeft u inzicht in de door u gemaakte aanpassingen. Na het kopiëren van de sjablonen kunt u dan de gewenste aanpassingen in de nieuwe versies weer doorvoeren. 20

21 2.5.5 Document genereren vanuit ToDo-taak De knoppen om een document te openen om te lezen of te bewerken zijn gewijzigd. De functie van de knoppen is nu meer duidelijk. Oud: Nieuw: Onderhoud Instellingen In Onderhoud Instellingen worden in de modules Ziekmeldingen, Opleidingen en Persoonsgegevens nu dezelfde map tijdelijke documenten gebruikt. 21

22 2.6 VERLOFREGISTRATIE Massa-aanvraag Het is nu mogelijk om bij het indienen van een massa-aanvraag gebruik te maken van de nieuwe werknemer zoek functionaliteit. Door de medewerkers aan te vinken in het zoekscherm en vervolgens op Akkoord te klikken kan er een lijst van medewerkers worden toegevoegd. Daarnaast kunnen er direct werknemernummers worden ingevoerd. De verschillende werknemernummers dienen met een ; teken worden gescheiden. Door vervolgens op het + knopje te klikken wordt de werknemerlijst toegevoegd. 22

23 2.7 PERSOONSGEGEVENS Algemeen In deze versie zijn er veel aanpassingen en wijzigingen doorgevoerd in de module Persoonsgegevens. Veel secties zijn muteerbaar geworden. Het voordeel van muteren in T&S Web is dat er decentraal kan worden gemuteerd. Dus niet alleen meer door de salarisadministrateur(s), maar bijvoorbeeld (ook) door de medewerkers Personeelsadministratie of de manager(s). Door het kunnen toevoegen van (verschillende) goedkeuringsstromen aan de mutaties, is het mogelijk om de gemaakte mutaties eerst te laten controleren voordat ze definitief in het systeem worden opgenomen. De relatie tussen Talent & Salaris Client en Talent & Salaris Web is hiermee groter geworden. Gegevens kunnen op meer dan één plek worden aangepast. Het is daarom van belang om te bedenken dat gewijzigde gegevens die, bijvoorbeeld door een HR-medewerker, zijn aangepast in Talent & Salaris Web ook zichtbaar zijn in Talent & Salaris Client voor de salarisadministrateur. Dit terwijl deze gegevens niet door de salarisadministrateur zijn gewijzigd. Dit is een andere relatie dan in vorige releases van Talent & Salaris waar, bijvoorbeeld, alleen in de client een contract kon worden beëindigen. Let er dus op dat er duidelijke afspraken en procedures zijn vastgelegd over het muteren van gegevens Online trainingen In deze releasenotes wordt aangegeven waar u rekening mee moet houden wanneer u deze nieuwe mogelijkheden van de module persoonsgegevens wilt benutten op het gebied van inrichting. Om deze inrichting verder toe te lichten hebben wij voor geïnteresseerden twee online trainingen gepland. De online trainingen voor de module persoonsgegevens worden gegeven op dinsdag 22 oktober en dinsdag 19 november. Voor meer informatie hierover zie de agenda op de servicesite Aandachtspunten bij muteren Persoons- en contractgegevens In dit hoofdstuk wordt veel gesproken over salaris gerelateerde gegevens welke nu muteer baar zijn in het web. Zeer belangrijk om te weten over deze mutaties wanneer deze worden gecombineerd met workflow. Wanneer een dergelijke mutatie nog in de workflow zit, is het niet mogelijk om deze gegevens te wijzigen in de client. Denk aan vaste bedragen, reiskosten, etc. De wijzigingen in de module houden wellicht in dat u bepaalde contractgegevens decentraal wilt gaan muteren. Houdt er rekening mee dat diegenen die contractmutaties gaan invoeren wellicht weinig weten van processen omtrent salarismutaties die voor u gesneden koek zijn. Bijvoorbeeld het werken met terugwerkende krachtmutaties (TWK), met in het bijzonder in een voorgaand jaar. Dit 23

24 onderwerp vergt aandacht in relatie tot het verwerken hiervan en de aangifte bij de belastingdienst. Overleg met uw salarisadministrateur welke regels hieromtrent u als organisatie hanteert. Houd er rekening mee dat u niet altijd alle gegevens kunt inzien, bewerken, verwijderen of toevoegen. In welke mate u gegevens kunt inzien en/of wijzigen hangt af van de bevoegdheden die u van uw applicatiebeheerder heeft gekregen. De autorisatie van Persoonsgegevens wordt geregeld in zowel de Metagegevens als in Autorisatie. Mocht u bij ingebruikname van decentraal muteren twijfelen over de juiste autorisatie, raden wij u ondersteuning door een consultant aan. 2.8 PERSOONSGEGEVENS: PERSOONLIJK Sectie uitbetalingen Vanaf Talent & Salaris Web is binnen de sectie Bankrekeningen een nieuw tabblad toegevoegd. In deze nieuwe sectie is het mogelijk om de betaling en verdeling van het netto salaris van een werknemer in te voeren en te onderhouden. Het netto salaris van een werknemer kan naar één rekeningnummer overgemaakt worden, of naar meerdere rekeningen. Via de nieuwe sectie Uitbetalingen kan worden opgegeven dat van het netto uit te betalen salaris bepaalde bedragen moeten worden overgemaakt naar bepaalde rekeningnummers. Hier kunt u ook aangeven welk rekeningnummer de hoofdrekening van een werknemer is. Hiervoor kiest u voor volgnummer 0 (nul) bij het toevoegen van de rekening in dit scherm. Voor de overige uitbetalingen kiest u een volgnummer groter dan 0. Zodra een bankrekening bij een uitbetaling in gebruik is kan deze bij onderhoud bankrekeningen niet meer worden gewijzigd of verwijderd. U kunt kiezen voor het uitbetalen van een vast bedrag naar een rekeningnummer of voor het uitbetalen van de waarde van een netto looncomponent. Details scherm uitbetalingen voor bedrag 24

25 Details scherm uitbetalingen voor component De volgende componenten kunnen worden gekozen: componentnummers van indicatie loonaangifte = 'Levensloop' componentnummers van netto salariscomponenten (Grondslag SVW = 'Nee' en Grondslag Fiscaal = 'Niet belast') kunnen worden opgegeven Voor u hier een component kunt kiezen, moet u bij het component aangeven dat u het voor uitbetalingen wilt gebruiken. Dit kunt u doen door in T&S cliënt de optie "Uitbetalingsregeling" in "Web interface" aan te vinken. Zodra er een bankrekening bij een uitbetaling in gebruik is, kan deze bij onderhoud bankrekeningen niet meer worden gewijzigd of verwijderd. Let op. Neem in de inrichting van de Actie Nieuwe Medewerker de sectie bankrekeningen/uitbetalingen NIET op, of alleen als optioneel. Overleg deze inrichting met een consultant als u dit wel wilt opnemen. 25

26 2.9 PERSOONSGEGEVENS: HRM - CONTRACT Contract algemeen De sectie contract algemeen is vanaf deze versie grotendeels te muteren. Hiermee is het mogelijk om dus ook de stamgegevens van contracten aan te passen, denk aan: - Uit dienst melden van een werknemer; - Verlengen van het contract van een werknemer; Deze mutaties worden ingevoerd door de einddatum te wijzigen of te verwijderen. De begindatum van een contract is alleen in te voeren bij het invoeren van een werknemer of contract. Tevens is het mogelijk om ook de proeftijd in te voeren in het web. Het muteren van dit veld zal voornamelijk voor komen bij de invoer van een nieuwe werknemer. Houdt er rekening mee dat het proces van invoer hierdoor kan veranderen. 26

27 Verdere wijzigingen in de sectie Contract Algemeen zijn: Het veld Hoofdcontract is toegevoegd. Hiermee kan bij meerdere contracten aangegeven worden welk contract binnen het dienstverband het hoofdcontract is. De wijziging gaat in met ingang van de periode waarin de wijziging definitief is doorgevoerd. D.w.z. wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van een goedkeuringsslag met ingang van de huidige periode. Wanneer er wel een goedkeuringsslag overheen gaat met ingang van de actuele periode op moment van goedkeuren. Het veld Indicatie contract is verplaatst vanuit de sectie contract salaris naar de sectie contract. Met dit veld kan een extra kenmerk worden toegevoegd aan het contract. Het betreft een keuzelijst welke onderhouden kan worden in onderhoud keuzelijsten. Dit veld kan gebruikt worden om aan te duiden of dit het 1 e, 2 e of 3 e contract is van een werknemer. Het veld CAO Code (Ext) is toegevoegd. Hiermee kan de externe CAO code aangegeven worden die door verschillende exporten gebruikt wordt. De wijziging gaat in met ingang van de periode waarin de wijziging definitief is doorgevoerd. D.w.z. wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van een goedkeuringsslag met ingang van de huidige periode. Wanneer er wel een goedkeuringsslag overheen gaat met ingang van de actuele periode op moment van goedkeuren. Het veld Begindatum ervaring hoort meer thuis in de sectie contract salaris en is daarom verplaatst naar de sectie "Contract salaris". Vrij definieerbare velden zijn vanaf heden ook binnen deze sectie beschikbaar. Er kan bij vrije velden gebruik gemaakt worden van vrije invoer dan wel van een keuzelijst Contract Salaris De sectie contract salaris is vanaf deze versie te muteren. Tevens is de sectie te gebruiken bij acties "Nieuwe werknemer" en "Nieuw contract". Om de invoer te vereenvoudigen worden de perioden niet langer als nummer gepresenteerd maar met hun omschrijving. Deze omschrijvingen worden bijgehouden in de cliënt, vraag uw salarisadministrateur hier naar. Het veld "Begindatum ervaring" uit sectie contract algemeen is verplaatst naar deze sectie. Dit veld is muteerbaar voor contracten met een indicatie soort contract: Arbeidscontract, Sollicitatie en Niet actief. 27

28 Het muteerbaar zijn van het veld "Begindatum ervaring" voor contracten met soort contract "Niet actief" is een verschil met de Talent & Salaris Client. Dit om het veld ook bij het aanmaken van een werknemer/contract via de web module in te kunnen vullen. De volgende specifieke Talent & Salaris Client (verlof) velden zijn uit de sectie verwijderd: Verlofrechten overdragen Verlofaanspraken her berekenen Het veld "Indicatie contract" is verplaatst naar de sectie contract algemeen Positie Aan de sectie positie is het veld "Deskundigheidsniveau" toegevoegd. Het deskundigheidsniveau is, in tegenstelling tot de positie, gebonden aan de salarisperiodes. Dit betekent dat de positie elke dag van de maand kan wijzigen maar het deskundigheidsniveau daarentegen alleen per de eerste dag van een periode. Dit heeft twee neveneffecten. 1) Wanneer een positie wordt toegevoegd met een begindatum ongelijk aan de begindatum van de periode waarin de positie start, dan ontstaat er een informatieve regel welke aangeeft dat het deskundigheidsniveau reeds per eerste dag van de periode ingaat. Met informatieve regel wordt bedoeld dat dit een deskundigheidsniveau is welke niet gelijk loopt aan de positie. 2) Wanneer via Talent & Salaris Client wel het deskundigheidsniveau wordt aangepast maar niet de positie, dan komt ook een extra informatie regel in beeld in de sectie Positie. In beide gevallen is de regel te herkennen doordat deze een groene kleur heeft. Wanneer u een informatieve regel toch wilt wijzigen kunt u dat doen door voor de opgegeven datum een positie toe te voegen. 28

29 2.10 PERSOONSGEGEVENS- SALARIS - OVERIG Algemeen Om het kiezen van een salarisperiode te vergemakkelijken, wordt met ingang van deze versie de omschrijving van de loonperiode getoond in plaats van het loonperiode nummer. De omschrijving van een loonperiode wordt jaarlijks vastgelegd in de kalender van het bedrijf. Talent & Salaris Web zag u Talent & Salaris Web ziet u Sectie vaste bedragen Vanaf nu is het mogelijk om vaste bedragen te muteren. Op het hoofdscherm worden maximaal zes vaste bedragen getoond. Bij doorklikken naar de sectie zelf zijn alle vaste bedragen zichtbaar. Het is mogelijk om de historie van de vaste bedragen te tonen of te verbergen door de optie Historie weergeven aan of uit te vinken. Als deze optie uitstaat, dan worden alle vaste bedragen met een eind periode in het verleden verborgen: Als deze optie uitstaat, dan worden alle vaste bedragen getoond: 29

30 Het is mogelijk geworden om vaste bedragen toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Deze functionaliteit wordt ook ondersteund in de acties Nieuwe werknemer en Nieuw contract. Alle velden kunnen via Metagegevens worden aangestuurd, hierbij zijn ook vrij definieerbare velden beschikbaar. Details scherm vaste bedragen: U kunt alleen componenten kiezen en toevoegen met het soort "Bedrag". Bovendien moet in Onderhoud Salariscomponenten (in Talent & Salaris cliënt) bij het component zijn aangegeven dat dit component bij Vaste Bedragen in het web gebruikt kan worden. Hiervoor dient u in Onderhoud Salariscomponenten, bij het betreffende component, bij de optie Web interface Vaste Bedragen te selecteren. 30

31 Sectie reiskosten Vanaf nu is een nieuwe sectie toegevoegd in Persoonsgegevens- Salaris Overig voor reiskosten. In deze sectie is het mogelijk om de reiskosten woon-werk (ww) en openbaar vervoer (ov) voor een werknemer vast te leggen en te onderhouden. Dit maakt het mogelijk om wijzigingen direct in het web in te voeren. Wanneer iemand van de personeelsadministratie nieuwe werktijden in voert, kan deze ook direct de reiskosten in het web aanpassen zonder tussenkomst van de client. De sectie toont de historie van de reiskosten. Hier is het mogelijk om reiskosten van het lopende jaar te wijzigen of verwijderen. 31

32 Sectie vaste bedragen voor reiskosten In sectie reiskosten ziet u ook een overzicht van uw vaste bedragen voor reiskosten. Dit zijn dus reiskosten welke in de sectie vaste bedragen zijn ingevoerd, maar in de sectie reiskosten zichtbaar zijn. Op deze manier geeft de sectie reiskosten alle vergoedingen en inhoudingen weer die te maken hebben met reiskosten, ongeacht waar ze zijn ingevoerd. U kunt in Talent & Salaris cliënt aangeven welke componenten dit zijn. Dit kan in beheer salariscomponenten, u kunt hier bij componenten met soort "bedrag" het optie "Web interface" zetten op "Reiskosten". Details scherm vaste bedragen voor reiskosten: Het is mogelijk geworden om vaste bedragen toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Deze functionaliteit wordt ook ondersteund in de acties Nieuwe werknemer en Nieuw contract. Alle velden kunnen via Metagegevens worden aangestuurd, hierbij zijn ook vrij definieerbare velden beschikbaar. 32

33 Sectie loonkostenverdeling Vanaf nu is een nieuwe sectie toegevoegd bij Persoonsgegevens- Salaris-overig. Hier is het mogelijk om de loonkostenverdeling voor een werknemer in te voeren en te onderhouden. Voorheen kon dit alleen in de client. Een verdeling kan gemaakt worden op basis van kostenplaats en/of kostendrager. In Talent & Salaris Web worden ook de standaardwaarden getoond. Zodra een verdeling is geëindigd dan worden de standaardwaarden gebruikt voor de verdeling. De standaardwaarde wordt bepaald door de positie van de werknemer en de aan de werknemer zelf gekoppelde kostendrager.details scherm loonkostenverdeling Invoer scherm verdeling: Totaal percentage moet altijd gelijk zijn aan 100% 33

34 Alle velden kunnen via Metagegevens ingericht worden. Let hierbij op dat als u de kostenplaats en/of drager in deze sectie wilt muteren, u dit in de metagegevens zo moet instellen. De basisinstellingen omtrent kostenplaatsen en kostendragers zijn terug te vinden in de Client in Onderhoud - Bedrijf Journalisering. Hier wordt ingesteld of kostenplaatsen en kostendragers uberhaupt gebruikt worden binnen uw administratie Sectie collectieve bedragen Vanaf nu is het mogelijk om collectieve bedragen te muteren. In het overzicht ziet u de huidige stand voor een werknemer. Hier kunt u een collectief bedrag toevoegen of verwijderen voor een werknemer. Deze functionaliteit wordt ook ondersteund in de acties Nieuwe werknemer en Nieuw contract. Alle velden kunnen via Metagegevens worden aangestuurd. Details scherm collectieve bedragen: U kunt uit een lijst selecteren welke collectief component u wilt toevoegen. U kunt collectieve componenten onderhouden in Talent & Salaris Cliënt. 34

35 Sectie TIS Client Vanaf versie is het mogelijk om TIS Client velden in Talent & Salaris web te bekijken en te muteren. Deze codes zijn relevant wanneer u een koppeling heeft met TIS. Indien dit voor u onduidelijk is kunt u dit navragen bij uw applicatiebeheerder. Indien u deze sectie wilt gebruiken dient u deze aan te zetten in de metagegevens. Omdat deze sectie niet door alle klanten wordt gebruikt staat deze standaard op niet in gebruik. Wanneer u geen gebruik maakt van deze koppeling kunt u deze paragraaf overslaan. In het overzicht ziet u de huidige stand voor een werknemer. Hier kunt u een TIS Client code toevoegen of verwijderen voor een werknemer. Deze functionaliteit wordt ook ondersteund in de acties Nieuwe werknemer en Nieuw contract. Alle velden kunnen via Metagegevens worden aangestuurd. 35

36 2.11 PERSOONSGEGEVENS: OVERZICHTEN Vrij definieerbaar overzicht De volgende secties zijn toegevoegd aan het overzicht: Bankrekeningen Bankrekeningen (Uitbetalingen) Vaste bedragen Collectieve bedragen Loonkostenverdeling Reiskosten Reiskosten (vaste bedragen) TIS client Daarnaast zijn de volgende bestaande secties uitgebreid: Opleidingen Filters in het vrij definieerbaar overzicht De volgende filters zijn toegevoegd aan het vrij definieerbaar overzicht: Collectieve bedragen: Met dit filter kan gefilterd worden op één of meerdere salariscomponent Van beide kunnen op één of meerdere waarden worden geselecteerd. Vaste bedragen: Met dit filter kan gefilterd worden op één of meerdere salariscomponenten. Vaste bedragen voor reiskosten: Met dit filter kan gefilterd worden op één of meerdere salariscomponenten. Uitbetalingen: Met dit filter kan gefilterd worden op één of meerdere volgnummers. Daarnaast kan met dit filter worden gefilterd op één of meerdere salariscomponenten. Loonkostenverdeling: Met dit filter kan gefilterd worden op kostenplaats en kostendrager. Werknemer notities en contractnotities: Met dit filter kan gefilterd worden op een notitiecode. Contractnotities: Met dit filter kan gefilterd worden op een notitiecode. Opleidingen: De bestaande filters voor de module opleidingen zijn in het vrij definieerbaar uitgebreid. Zie hoofdstuk opleidingen hiervoor. 36

37 Workflow Status Overzicht In de workflow statusoverzicht is de optie "Salaris - Overig" toegevoegd. Hiermee is workflow te vinden die geïnitieerd is vanuit "Salaris - Overig". Als je bijvoorbeeld alleen workflow wilt die gestart zijn voor reiskosten of vaste bedragen dan dient u alleen de optie "Salaris - Overig" aan te vinken Overzicht Mutaties T&S Web Ook in het mutatieoverzicht zijn de nieuwe secties toegevoegd. Reiskosten Reiskosten (vaste bedragen) Loonkostenverdeling TIS client Bankrekeningen (Uitbetaling) 37

38 2.12 PERSOONSGEGEVENS: ONDERHOUD Groepsgewijs bijwerken van arbeidsvoorwaarden vernieuwd Hierin is de functionaliteit gebruiksvriendelijker gemaakt door de volgende wijzigingen: De filters van de te gebruiken dienstverbanden staan standaard uit; De tabbladen zijn verdwenen, u gaat nu naar de volgende stap d.m.v. de knop volgende. Bij de filters is de optie werknemer lijst toegevoegd, hiermee kunnen individuele werknemers gekozen worden in het filter. Bij laatste stap, de werknemerselectie, wordt de pagina niet meer ververst bij het selecteren of deselecteren van een werknemer Onderhoud metagegevens In Onderhoud Instellingen worden in de modules Ziekmeldingen, Opleidingen en Persoonsgegevens nu dezelfde map tijdelijke documenten gebruikt Mutatie positie laten goedkeuren door nieuwe manager Wanneer een positie van een werknemer wordt gewijzigd is het nu mogelijk om er voor te zorgen dat juist de nieuwe manager deze mutatie moet goedkeuren in plaats van de huidige manager. Met huidige manager wordt bedoeld diegene die op dit moment de manager IS. Met nieuwe manager wordt bedoeld diegene die volgens de mutatie de manager van de werknemer WORDT. Deze instelling is mogelijk voor het muteren van de positie via een directe mutatie in de sectie Positie. In de metagegevens is dit aan te geven bij de sectie positie, onder tabblad meer kenmerken. 38

39 LET OP! In de inrichting van de actiedefinitie afdeling wijzigen (zonder salaris en met salaris) werkt dit anders. Hier was het juist al de nieuwe manager die de actie moest goedkeuren. Om deze reden is hier juist de optie toegevoegd om juist de oude (of huidige) manager te laten goedkeuren Aanpassingen Autorisatie en metagegevens Wanneer u gebruik gaat maken van de nieuwe mogelijkheden die de module persoonsgegevens u biedt kan dit betekenen dat u aanpassingen moet doen in zowel de metagegevens van de module als in de module autorisatie. Deze paragraaf omschrijft globaal wat deze aanpassingen inhouden. Het uitvoeren van deze aanpassingen moeten worden gedaan door een applicatiebeheerder met ervaring op het gebied van metagegevens en autorisatie. Indien u hier niet uit komt of twijfelt over de uit te voeren wijzigingen kunt u advies vragen d.m.v. consultancy. In onderstaande voorbeeld wordt de sectie vaste bedragen gebruikt, dit voorbeeld geldt voor alle secties die u in gebruik wilt nemen. Om een sectie in gebruik te nemen gaat u in de module persoonsgegevens naar menu Onderhoud > Metagegevens alle soorten aanstellingen. Kies links in beeld de sectie waar u de metagegevens voor wilt aanpassen. In het hoofdscherm kan vervolgens worden aangegeven of deze sectie zichtbaar en/of wijzig baar is in Talent & Salaris Web. 39

40 Via de tabbladen meer kenmerken en workflow plus kan de workflow die achter de mutaties van deze sectie moet volgen. Via tabblad Velden kan per veld binnen de sectie aangegeven worden of dit veld zichtbaar en te muteren is. Sommige velden zijn voor de sectie verplicht en moeten in gebruik genomen worden. Velden waarvoor dit niet geldt kunnen dus ook uitgezet worden. Wanneer de metagegevens zijn ingericht hebben we alleen nog maar bepaald of een sectie zichtbaar is, of deze te wijzigen is en of hier workflow aan gekoppeld is. Op dit moment is nog niet bepaald welke gebruikers deze sectie kunnen zien of muteren. Dit laatste wordt ingericht in de module autorisatie. 40

41 In onderstaand voorbeeld ziet u hoe de functiegroep voor de personeelsadministratie geautoriseerd wordt voor de sectie Vaste bedragen. Wanneer u de autorisatie bepaald, denk dan aan het volgende: 1. Mogen gebruikers de informatie alleen maar inzien? Of ook wijzigen? 2. Mogen gebruikers reeds ingevoerde informatie wijzigen? Of alleen maar nieuwe informatie toevoegen? 3. Mogen gebruikers daarnaast ook reeds ingevoerd informatie verwijderen? Onderhoud Instellingen In Onderhoud Instellingen worden in de modules Ziekmeldingen, Opleidingen en Persoonsgegevens nu dezelfde tijdelijke map gebruikt. 41

42 2.13 ELEKTRONISCH DOSSIER Peildatum sjabloon Het veld Verzenddatum is veranderd in Peildatum. Dit is gedaan omdat dit veld een ander karakter heeft. Deze datum wordt gebruikt om aan te geven welke datum T&S moet aanhouden om gegevens in het sjabloon te laden. Dit wordt verduidelijkt met de volgende voorbeelden: 1) Werknemer treed in dienst in de toekomst en u wilt vandaag een arbeidsovereenkomst genereren. Voorheen kon het systeem niet alle gegevens in de samenvoegvelden ophalen omdat deze gegevens vandaag nog niet actief zijn. Door de peildatum te zetten op de periode dat de werknemer in dienst is, worden alle gegevens opgehaald. 2) U voert een toekomstmutatie in bij een werknemer, bijvoorbeeld het salaris. Voorheen kon u hier het samenvoegveld voor gebruiken die naar deze toekomstige salarisregel kijkt. Deze optie maakt de sjablonen echter niet flexibel om mee te werken. Door de peildatum op te schuiven binnen de periode waarin u de mutatie heeft ingevoerd, volstaat het om in het sjabloon het samenvoegveld van het huidige salaris te gebruiken. De peildatum staat bij toekomstige werknemers op de ingangsdatum van het dienstverband. 42

43 2.14 OPLEIDINGEN Algemeen De module opleidingen bevat een aantal nieuwe functionaliteiten, daarnaast is er nu ook de mogelijkheid om door middel van metagegevens te bepalen welke velden u als organisatie wilt gebruiken bij het registreren en aanvragen van opleidingen. Hierdoor wordt het gebruik van de module een stuk gebruiksvriendelijker. Tip! Vanaf het najaar van 2013 zal er een online training worden verzorgt voor de module opleidingen. Hiermee kunt u eenvoudig vanaf uw eigen werkplek de nieuwe mogelijkheden ontdekken en leren hoe u deze kunt inrichten. De online trainingen voor de module opleidingen worden gegeven op donderdag 17 oktober en donderdag 14 november OPLEIDINGEN: GEWIJZIGDE FUNCTIONALITEIT Nieuwe lay-out opleidingen Het meest in het oog springend zullen voor u op het eerste gezicht de veranderde lay-out zijn. De lay-out bij het aanvragen en registreren van opleidingen is door u ook nog eens zelf te bepalen. Hierover later in dit hoofdstuk meer. Bij het opleidingsoverzicht van een werknemer is het mogelijk om een periode te selecteren. Dit geeft een extra filtermogelijkheid om overzicht te krijgen indien een werknemer veel opleidingen geregistreerd heeft staan. 43

44 Wanneer u een opleiding aanvraagt of registreert. Kunt u zelf bepalen welke velden u als organisatie inzichtelijk wilt hebben en welke velden u wilt kunnen invoeren. In onderstaande plaatje krijgt u veel informatie te zien en moet u veel informatie toevoegen bij de registratie van een opleiding. Bij onderstaande plaatje zijn veel velden weggelaten. U ziet dat hierdoor het scherm al een stuk overzichtelijker wordt. Door velden die u eigenlijk niet gebruikt uit te schakelen. Wordt het gebruik van de module een stuk vriendelijker. Meer over dit onderwerp vindt u terug in de paragraaf metagegevens. 44

45 Studiepunten Er is een nieuw veld toegevoegd voor studiepunten, dit is per opleiding te registeren. Hiermee heeft u of de werknemer zelf inzicht in het aantal behaalde studiepunten per werknemer. Dit is erg handig als uw werknemers bijvoorbeeld opleidingen volgen waarbij het van belang is om een bepaald aantal punten per jaar te behalen om een bevoegdheid, certificaat of een titel te kunnen behouden. U kunt nu zien welke werknemers voldoende punten hebben en welke werknemers er nog extra punten moeten behalen. Bij individuele opleidingen geregistreerd of aangevraagd is deze te wijzigen. Als er studiepunten worden toegevoegd aan reeds bestaande opleidingen worden deze punten alleen toegekend bij de opleidingen die vanaf dat moment worden geregistreerd. Als de opleiding al was geregistreerd bij een werknemer vanuit het verleden worden de punten daar niet weergegeven. Wanneer u de punten bij Onderhoud > Opleiding registreert, zijn deze beschikbaar bij het registreren van opleidingen. Binnen de module Opleidingen kunt u in de sjablonen het nieuwe veld studiepunten ook gebruiker als Tag of samenvoegveld. Hiermee kunt u bijvoorbeeld het aantal behaalde punten automatisch laten opnemen in een brief / overeenkomst die u voor de werknemer genereerd Documenten Tab toegevoegd Net als in Verzuim en Beoordelingen is ook in opleidingen een Documenten tabblad toegevoegd. Hierin kunnen documenten toegevoegd worden die van belang zijn voor de geregistreerde opleiding. Dit kunnen bijvoorbeeld de opleidingsresultaten, diploma of een studieovereenkomst zijn. Op het tabblad Documenten wordt de map vanuit het Elektronisch dossier getoond die standaard is ingesteld voor de module Opleidingen. Afhankelijk van de ingestelde map worden er wel of niet 45

46 Vrij in te geven opleidingen Voorheen was het voor alle gebruikers die opleidingen konden aanvragen of registreren mogelijk om zelf een opleidingen in te voeren, ook al was deze niet vooraf aangemaakt in onderhoud opleidingen. Vanaf nu kunt u deze optie zelf autoriseren, u bepaalt dus welke gebruikers een vrije opleiding kunnen invoeren en welke gebruikers alleen maar keuze hebben uit door u aangemaakte opleidingen. U kunt bijvoorbeeld werknemers en managers alleen maar laten kiezen uit uw eigen aanbod of opleidingsbibliotheek. De afdeling P&O kan daarentegen wel vrije opleidingen aanmaken wanneer er een opleiding buiten uw standaard aanbod wordt genoten Massa-aanvraag U kunt voor meerdere werknemers tegelijk een opleiding registreren. Als uw werknemers collectief een opleiding, seminar of cursus volgen hoeft u dit niet meerdere malen op te voeren. U kunt hiermee door middel van een paar eenvoudige stappen dezelfde opleiding toekennen aan meerdere werknemers en / of afdelingen. Dit scheelt u veel tijd in het registreren van de opleidingen bij de werknemers. Via menu optie Acties is een massa-aanvraag uit te voeren. U kunt filteren op afdeling of op werknemerlijst. Als u een afdelingsfilter toevoegt kunt u de afdelingen aanvinken waarbij u de opleiding wilt toevoegen bij de werknemers. Indien u kiest voor een werknemer lijst kunt u zoeken naar individuele werknemers en deze toevoegen totdat alle gewenste werknemers in de lijst staan. Indien u daarna op volgende klikt krijgt u alle werknemers te zien die onder de huidige selectie vallen. Hier kunt u nog werknemers uitsluiten van de selectie door deze uit te vinken. 46

47 2.16 OPLEIDINGEN: GEWIJZIGDE INRICHTINGSMOGELIJKHEDEN Metagegevens Om te bepalen welke velden u wilt kunnen zien en wilt kunnen invoeren bij registratie en aanvragen van opleidingen richt u de metagegevens in. Let op, deze inrichting kiest u als organisatie en is dus voor alle gebruikers hetzelfde. De inrichting van de metagegevens vindt u terug in menu Onderhoud van de module opleidingen. Allereerst kunt u per veld aangeven of dit veld zichtbaar is, of verborgen moet zijn. Vervolgens kunt u per veld dat u zichtbaar maakt aangeven wat de standaardwaarde is. In onderstaand voorbeeld is er voor gekozen om standaardwaardes te kiezen voor de begin en eindtijd. Voorheen waren dit lege velden die altijd ingevoerd moesten worden. Door de standaardtijden in te voeren kunt u een opleiding sneller invoeren maar toch de tijden invoeren, uiteraard kunt u altijd afwijken van de standaard. U zou er ook voor kunnen kiezen om de tijden helemaal niet te tonen. Dit maakt het scherm waarin u een opleiding invoert overzichtelijker omdat er minder gegevens getoond worden. In dit geval kunt u niet afwijken van de standaard. 47

48 Instituut aan een opleiding toevoegen In Onderhoud Opleiding is een tabblad toegevoegd voor Instituut, nu kunt u met de zoekoptie gelijk de opleidingsinstituten toevoegen en hoeft u niet steeds bij het aanmaken van nieuwe opleidingen te switchen tussen de opleidingen en instituten Aanpassen bestaande workflow Het koppelen van aangemaakte workflow en het overschrijven van deze workflow is verduidelijkt. Wanneer u workflow koppelt aan een opleiding krijgt u onderstaande scherm te zien. Het vinkje van Vervangen is uitgeschakeld. Wanneer u met deze instelling de workflow aanpast binnen Onderhoud > Workflow, werken deze aanpassingen automatisch door in deze opleiding. 48

49 Zet u het vinkje aan, dan kunt u voor deze specifieke opleiding de workflow laten afwijken van de standaard. Let op! Als u de standaard aanpast, werken deze aanpassingen niet door voor alle opleidingen waar het vinkje bij vervangen aan staat! Let op: Als op het tabblad Workflow een workflowprocedure wordt geselecteerd, dan zal het vinkje Vervangen niet zijn aangevinkt. Desondanks zal toch de workflow getoond worden en kunnen hier aanpassingen in worden gedaan. Deze aanpassingen zullen echter niet worden opgeslagen als het vinkje Vervangen niet is aangevinkt. Om de wijzigingen op te slaan dient u het vinkje Vervangen aan te vinken Import Opleidingen Het is nu mogelijk om opleidingen te importeren. Dit zal vooral van toepassing zijn wanneer u start met de module opleidingen en de opleidingshistorie wilt importeren. Het is raadzaam om in deze situatie een consultant te raadplegen. Voor meer informatie omtrent de module opleidingen en deze import of voor het maken van een afspraak kunt u contact opnemen met het Projectenbureau Onderhoud Instellingen In Onderhoud Instellingen worden in de modules Ziekmeldingen, Opleidingen en Persoonsgegevens nu dezelfde map tijdelijke documenten gebruikt. 49

50 2.17 OPLEIDINGEN: UITBREIDING AUTORISATIE Vrij in te voeren opleidingen In paragraaf werd gesproken over het invoeren van vrije opleidingen of enkel voor gedefinieerde opleidingen. Hieronder ziet u hoe dit per autorisatie geregeld kan worden Massa-aanvraag Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit is het van belang dat u onderstaande functie toebedeeld aan de betreffende gebruikers Import opleidingen Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit is het van belang dat u onderstaande functie toebedeeld aan de betreffende gebruikers. 50

51 2.18 WORKFLOW PLUS Workflow Plus algemeen Veel werkprocessen vinden volgens een vastgestelde routinematige werkwijze plaats. In deze processen kunnen door allerlei oorzaken (papieren in bureauladen, ziekte, uitblijvende goedkeuring etc.) vertragingen optreden of er kan stagnatie ontstaan. Workflow Plus zorgt ervoor dat uw HR-processen digitaal worden begeleid en geoptimaliseerd, waardoor ze betrouwbaar en binnen bepaalde tijdslimieten worden verwerkt en er een hoge mate van kwaliteit wordt bereikt. Workflow Plus vervangt hiermee alle checklisten, doordat u de software het (denk)werk laat doen. U dwingt uniformiteit af, kunt eenvoudig de procesgang monitoren en legt acties in de lijn bij verantwoordelijke managers en medewerkers Nieuw in workflow Plus Vanaf nu biedt de module nieuwe mogelijkheden. In deze release notes benoemen we kort deze mogelijkheden. - Een nieuw taak type waarmee u autorisatie kunt aanpassen van een werknemer. Denk aan een personeelsmutatie die ook een aanpassing van de autorisatie van de werknemer vereist; - Een nieuw taak type om gebruikers te laten vervallen wanneer de bijbehorende werknemer uit dienst treed; - Een nieuw taak type om documenten in te zien. Hierdoor kunnen gebruikers documenten inzien binnen de workflow en hoeven hiervoor niet apart naar het elektronisch dossier; - Nieuwe taaktypes om de module verstrekkingen te integreren binnen uw workflow. U kunt verstrekkingen aanvragen, uitgeven en inzien binnen uw bestaande workflows. Denk aan de uitgifte van een mobiele telefoon wanneer u een werknemer aanneemt met een functie die een telefoon vereist; - De mogelijkheid workflow te koppelen aan geüploade document in het elektronisch dossier; - Makkelijker te herkennen wanneer taken te laat zijn; - En nog veel meer. U kunt de uitgebreide omschrijving van deze mogelijkheden terugvinden in de bijlage. Deze vindt u op de servicesite. Indien u deze nieuwe mogelijkheden wilt benutten, raden wij u aan dit met een consultant in te richten. Een consultant kan u het best adviseren over hoe u deze mogelijkheden het best kunt benutten. 51

52 2.19 WERVING & SELECTIE Met de nieuwe module Werving & Selectie ondersteunt u het gehele proces van het plaatsen van een vacature via solliciteren tot en met de aanname van een nieuwe medewerker. Proces op maat De module Werving & Selectie is gebaseerd op een best practice en wordt daarna aangepast aan uw wensen. Alle stappen die u als organisatie zet worden nauwkeurig gepland en opgevolgd door het systeem. Zo voorkomt u dat u vergeet een kandidaat een afwijzingsbrief te sturen of de manager uit te nodigen voor een gesprek. De module Werving & Selectie ondersteunt uw proces dan ook optimaal. Daar waar mogelijk worden taken automatisch door de module afgehandeld en neemt u zo veel mogelijk operationeel werk uit handen. Geïntegreerd in uw website De vacatures die u aanmaakt in de module Werving & Selectie kunnen automatisch worden gepubliceerd en bijgehouden op uw eigen website. Kandidaten kunnen solliciteren op de vacature op uw website. De module Werving & Selectie neemt deze kandidaten dan automatisch op bij de vacature. U bent dus verlost van de handmatige verwerking van kandidaten. Automatische plaatsing op vacaturesites en social media Als u een vacature creëert in de module Werving & Selectie kunt u kiezen via welke kanalen deze moet worden uitgezet. Hierbij kunt u kiezen uit bekende en minder bekende vacaturesites op nationaal maar ook regionaal niveau. Natuurlijk is er naadloze integratie met diverse Social Media kanalen als LinkedIn en Facebook. Managers worden betrokken in het proces Alle betrokken medewerkers binnen uw organisatie worden opgenomen in uw selectieprocedure. Managers en andere betrokkenen kunt u real-time inzicht geven in de kandidaat-status van de betreffende vacatures. Feedback wordt verwerkt in Werving & Selectie, zo houdt u de input van alle betrokken partijen overzichtelijk en gestructureerd bij elkaar. Decentraal vacatures plaatsen Managers kunnen met Werving & Selectie zelf vacatures plaatsen. Dit uiteraard naast de veelgebruikte centrale aanpak waarbij P&O de vacatures plaatst. Kandidaat wordt medewerker Als u besluit een kandidaat in dienst te nemen dan wordt de medewerker vanuit de module Werving & Selectie als medewerker aangemaakt. Alle historie uit het werving & selectie proces blijft natuurlijk beschikbaar. Dit scheelt u een tweede maal invoeren van gegevens. 52

53 De voordelen van Werving & Selectie op een rij: Kortere doorlooptijd door volledige ondersteuning van het proces Manager direct betrokken Efficiënter door minder handmatige operationele handelingen Volledige integratie met uw website Automatische plaatsing op vacaturesites en Social Media Eenmalige vastlegging gegevens Matchen kandidaten met openstaande vacatures Wilt u meer informatie over deze module? Neem dan contact op met uw accountmanager AUTORISATIE Naamswijziging Autorisatievolgorde De autorisatievolgordes heten voortaan "Lijsten". Wij hebben deze naamswijziging doorgevoerd omdat de huidige naam wel eens voor verwarring zorgt. Het inrichten van een autorisatie is namelijk maar één van de mogelijkheden die deze lijsten bieden. We zetten de mogelijkheden even op een rij: Lijsten als Lijsten als Autorisatievorgorde. Wanneer u een lijst in een workflow koppelt bij de stap goedkeurder. Dan zal deze goedkeuring door alle leden van deze lijst gedaan moeten worden. U kunt bijvoorbeeld een verlofaanvraag laten goedkeuren door zowel de rol manager als de gebruikersgroep P&O. De volgorde waarin u de lijst opbouwt bepaalt de volgorde van goedkeuring. 53

54 2.21 APPLICATIEBEHEER Aanpassing bedrijfsinstellingen Algemene instellingen die betrekking hebben op de managerscockpit kunnen hier ingericht worden. Betreffende de cockpit kan hier gekozen worden of het mogelijk is om beoordelingen, opleidingen en verlof weer te geven. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Managerscockpit EXPORTEN / IMPORTEN Harmony export verzuim Het veld details is verwijderd uit de Harmony export op verzoek van Ortec wegens privacy gevoelige gegevens Export en import werknemergegevens Met de export en import werknemergegevens is het mogelijk om medewerkers vanuit bedrijf X te exporteren en te importeren in bedrijf Y. Hiermee is het niet meer nodig om de medewerkers over te kloppen. Ook kunt u met de import medewerkers importeren. Dit kan van toepassing zijn wanneer een bedrijf of groep medewerkers overneemt van een andere organisatie. Wij adviseren u om de eerste keer de export en import in gebruik te nemen met ondersteuning van een consultant. De consultant zal met u de werking en de aandachtspunten bespreken. 54

55 Export werknemergegevens Daarnaast is de export werknemergegevens in de module Applicatiebeheer aangepast. Bij het aanmaken van een export zijn de tabbladen verwijderd. Hiervoor is een wizard in de plaats gekomen. Middels de knoppen Volgende en Vorige kan er worden genavigeerd en de export kan uiteindelijk met de knop Einde worden gestart Generieke Werknemerexport De generieke werknemerexport exporteert werknemergegevens indien gewenst inclusief verlof en verzuim. De output is een XML of webservice. Het is mogelijk om deze export op meerdere te configureren, zodat u deze voor meerdere partijen kunt gebruiken. De geexporteerde gegevens kunnen worden gebruikt om te importeren in aanpalende pakketten (na activatie wordt deze export zichtbaar in T&S). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw accountmanager Generieke Configuratie-export De generieke configuratie-export exporteert organisatiegegevens zoals afdelingen, functies en schalen. De output is een XML of webservice. Het is mogelijk om deze export op meerdere te configureren, zodat u deze voor meerdere partijen kunt gebruiken. De geëxporteerde gegevens kunnen worden gebruikt om deze te importeren in aanpalende pakketten (na activatie wordt deze export zichtbaar in T&S). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw accountmanager Helios Vanaf patch van Helios kunt u gebruik maken van de nieuwe export werknemers (XML) en de configuratie-export vanuit T&S Web. Vanaf T&S versie (2014) bieden wij geen ondersteuning meer op de oude Helios-koppeling. In overeenstemming met Cegeka zullen de gezamenlijke klanten gefaseerd overgaan op de nieuwe export. Indien u vragen heeft, kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Het exporteren van gegevens uit Helios naar T&S is ongewijzigd gebleven. 55

56 2.23 SYSTEEMBEHEER Vernieuwde Olap service Er is een overzicht toegevoegd over alle bedrijven. Kies dan bij Olap-runs weergeven van: voor Alle bedrijven. Dit overzicht laat zien of de Olap gestopt is, nog bezig is of niet uitgevoerd is. Het huidige bedrijf is dik gedrukt. Naast het vernieuwde status overzicht in Systeembeheer is het statusoverzicht ook toegevoegd in de vernieuwde Managerscockpit module. In de sectie Gebeurtenissen kan via de instellingen knop worden aangegeven dat ook de Olap statusinformatie wordt getoond. 56

57 Vervolgens wordt in de sectie Gebeurtenissen de OLAP statusinformatie getoond. De OLAP statusinformatie is apart te autoriseren via de Autorisatie module. Daarnaast is de informatie voor superusers beschikbaar Olap week schema Voor de Olap is een week schema instelbaar voor het draaien van de Olap. U kunt de tijd opgeven en op welk niveau de run moet zitten. Als de optie Normaal wordt geselecteerd, dan worden de laatste drie maanden van de verzuimgegevens en het gehele huidige kalenderjaar voor de organisatiegegevens berekent. Bij de optie Uitgebreid worden zowel de verzuimgegevens als de organisatiegegevens van het gehele huidige kalenderjaar berekent. De functie stuurt nu ook een bericht als de Olap meer dan 4 uur bezig is. 57