Werkinstructie MijnZZ Zakelijk. Versie 2015/1.0

Transcriptie

1 Werkinstructie MijnZZ Zakelijk Versie 2015/1.0

2 Werkinstructie gebruik MijnZZ Zakelijk Inloggen U kunt inloggen via Rechtsboven is de link Inloggen MijnZZ Zakelijk te zien. Welke taken u kunt uitvoeren is afhankelijk van: - met welk eherkenningsniveau u inlogt; - de rollen die voor u zijn ingesteld: administratief medewerker, financieel medewerker en/of accountbeheerder; - de eigenschappen van het gekozen contract. Taken die u kunt eventueel kunt uitvoeren als u met niveau eh1 of eh2+ inlogt: - Bekijken van en zoeken in de lijst met huidige deelnemers; - Afmelden van een huidige deelnemer; - Bekijken van en zoeken in de lijst met oud deelnemers; - Opvragen in- en uitstroomlijsten; - Accountbeheer; - Contract gebruik; - Contract gegevens. Taken die u kunt eventueel extra kunt uitvoeren als u met niveau eh2+ inlogt (niet als u met eh1 inlogt) en afhankelijk van de rol die aan uw inlog is toebedeeld (Administratief- en of Financieel medewerker). - Uploaden van bestand met aan- en afmeldingen; - Aanmelden van een deelnemer; - Bekijken facturen/borderellen; - Inzien verwerkingsverslagen. Dashboard Het dashboard geeft een overzicht van de voor u beschikbare taken en functionaliteiten binnen MijnZZ Zakelijk. Berichten Hieronder vindt u alle berichten over uw deelnemers binnen het collectieve contract. Accountbeheer Indien u de rechten heeft van accountbeheerder, dan vind u via optie Accountbeheer het overzicht van de gebruikers voor uw organisatie. U kunt bestaande gebruikers een ander profiel geven en inactiveren. Door te klikken op de button kunt u nieuwe gebruikers voor uw organisatie toevoegen. Nadat u alle velden heeft ingevuld klikt u op de blauwe knop. Let op: denkt u eraan dat u voor nieuwe medewerkers die inloggen in MijnZZ Zakelijk eerst een eherkenningaccount aanvraagt! Uitloggen Rechts bovenin kunt u op de button Uitloggen klikken. Bij succesvol uitloggen krijgt u de melding: Tot ziens. Contractgegevens Als u ingelogd bent komt u op het Dashboard. U krijgt te zien onder welke organisatie u bent ingelogd. Onder Collectief contract kunt u zien voor welk contract u toegang heeft. Mocht u voor meer contracten toegang hebben, dan kunt u deze bekijken door op Selecteer ander collectief contract te klikken. 2

3 Huidige deelnemers Door het aanklikken van de groene button onder aan het dashboard, kunt u de actuele deelnemers raadplegen die op dit moment ingeschreven staan op uw collectieve contract. Als u één deelnemer specifiek wilt opzoeken, dan kunt u één van de zoekcriteria invullen, namelijk achternaam, BSN of geboortedatum. Hierna klikt u op de knop Zoek deelnemer, waarna de door u gevraagde gegevens gezocht worden. Indien u wenst te zoeken op een gedeelte van een naam, dan vult u bij het zoekcriterium Achternaam een aantal letters van de naam in. Na het klikken op de knop Zoek deelnemer worden alle deelnemers getoond die aan uw zoekvraag voldoen. Tevens is het mogelijk om rechts onderaan in de deelnemerslijst aan te geven hoeveel deelnemers u per pagina getoond wilt hebben. Als u de lijst met deelnemers getoond krijgt, kunt u door te klikken op Volledige naam. Hiermee sorteert u de deelnemers op alfabet (achternaam). Door nog een keer te klikken worden de deelnemers in omgekeerde volgorde (Z t/m A) getoond. Deze functionaliteit werkt ook voor BSN en geboortedatum. Door te klikken op de button Download volledige lijst kunt u kiezen de deelnemerslijst te openen of op te slaan. De deelnemerslijst zal in Excel worden getoond. Daarna kunt u er eventueel voor kiezen het bestand op te slaan op uw eigen harde schijf. Afmelden Door de naam van een cliënt aan te vinken in de checkbox kunt u deze cliënt afmelden. U voert de einddatum in, tot en met wanneer deze cliënt ingeschreven moet blijven, daarna klikt u op de blauwe button waarna uw afmelding wordt doorgegeven. Van deze mutatie ontvangt u een bericht in uw berichten mailbox op het Dashboard. Op het moment dat u een cliënt afmeldt, is deze tot de verwerking in het grijs aangegeven in Huidige deelnemers. Na verwerking in onze verzekerdenadministratie is de afmelding zichtbaar onder de button Oud deelnemers. Van alle mutaties ontvangt u een verwerkingsverslag in uw berichten mailbox op het Dashboard. Bij het aanklikken van de groene button, kunt u de oud deelnemers raadplegen die ooit op uw collectieve contract ingeschreven hebben gestaan. Als u één deelnemer specifiek wilt opzoeken, dan kunt u één van de zoekcriteria invullen, namelijk achternaam, BSN of geboortedatum. Hierna klikt u op de knop Zoek deelnemer waarna de door u gevraagde gegevens gezocht worden. Indien u wenst te zoeken op een gedeelte van een naam, dan vult u bij het zoekcriterium Achternaam een aantal letters van de naam in. Na het klikken op de knop Zoek deelnemer worden vervolgens alle deelnemers getoond die aan uw zoekvraag voldoen. Tevens is het mogelijk om rechts onderaan de oud-deelnemerslijst aan te geven hoeveel deelnemers u per pagina getoond wilt hebben. Als u de lijst met oud-deelnemers getoond krijgt, kunt u door te klikken op Volledige naam. Hiermee sorteert u de oud-deelnemers op alfabet (achternaam). Door nog een keer te klikken worden de ouddeelnemers in omgekeerde volgorde (Z t/m A) getoond. Deze functionaliteit werkt ook voor BSN en geboortedatum. Via deze menuoptie is het mogelijk uw cliënten handmatig aan te melden voor een collectieve zorgverzekering. Nadat u alle velden heeft ingevuld, klikt u op de blauwe knop. Hierna wordt uw aanmelding bij ons ter verwerking aangeboden. Ter bevestiging ontvangt u een mail in uw dashboard mailbox en binnen drie tot vijf werkdagen een verwerkingsverslag van alle aangeboden mutaties. Een melding van de nieuwe beschikbare verwerkingsverslagen worden in de mailbox op het Dashboard aangekondigd. 3

4 U kunt gebruik maken van het Excelsjabloon voor het aan- en afmelden van uw cliënten. Deze heeft u ontvangen in de welkomstmail bij ingang van uw collectieve contract. Nadat u alle velden heeft ingevuld, slaat u het document op uw bureaublad of persoonlijke map op. Vervolgens kiest u de button en klikt op de blauwe knop (kies een bestand). U kiest het bestand wat u ter verwerking aan wil bieden. Door dubbel te klikken selecteert u het bestand. Klik op de button. Bij succesvol uploaden volgt hiervan een bevestiging op uw scherm. Binnen drie tot vijf werkdagen ontvangt u een verwerkingsverslag in uw mailbox op het dashboard. Tevens is het mogelijk uw eerdere verwerkingsverslagen terug te zien onder Overige taken op het Dashboard. Beschrijving Overige taken Overige taak In- en uitstroomlijsten Er zijn twee opties mogelijk. Via het eerste zoekveld kunt u de maand selecteren waarover u de in- en uitstroom in uw contract getoond wil hebben. In het tweede zoekveld kunt kiezen voor: de in- en uitstromers in uw contract (alleen de verwerkte mutaties); alle deelnemers die in de door u gekozen periode ingeschreven hebben gestaan in uw collectieve contract. Door te klikken op de blauwe knop wordt een overzicht getoond van uw zoekactie. Dit overzicht kunt u opnieuw downloaden door te klikken op de blauwe knop. Het overzicht toont uw cliënten met een ingangsdatum (en soms ook een einddatum) en het aantal verzekerde dagen in de opgevraagde periode. Let op: wij rekenen altijd dertig dagen in de maand. Overige taak Borderellen (specificatie van de factuur) Via de optie Overige taken de keuze Borderellen komt u bij de facturen en borderellen. In dit scherm treft u de specificatie aan en de daarbij horende nota in PDF. Deze documenten blijven een kalenderjaar opvraagbaar. Ons advies is om deze op te slaan in uw eigen administratie. Klik op de groene button om uw factuur te downloaden. De specificatie van de factuur kunt u ook downloaden en opslaan op uw eigen harde schijf. In de loop van juni 2015 ontvangt een bericht in uw persoonlijke mailbox en uw mailbox op het Dashboard als de nieuwe borderel en factuur voor u klaarstaan in MijnZZ Zakelijk. Overige taak Verwerkingsverslag mutaties Van alle aangeboden aan- en afmeldbestanden ontvangt u een verwerkingsverslag. In dit verslag wordt per regel aangegeven of de verwerking gelukt is of niet. Indien de verwerking niet gelukt is wordt aangegeven wat hiervan de reden is. Niet verwerkte aan- of afmeldingen moeten worden gecorrigeerd en opnieuw aangeboden worden in een nieuw bestand. Indien u een aanpassing heeft die niet via de reguliere weg kan worden gecorrigeerd, dan kunt u de gevraagde correctie per mail doorgeven aan: bianca.de.boer@zorgenzekerheid. Overige taak Contractgebruik In deze menuoptie kunt u in één oogopslag zien hoeveel cliënten ingeschreven zijn geweest in uw collectieve contract en hoeveel personen in deze periode zijn in- en uitgeschreven. Overige taak Contractgegevens Onder deze optie treft u de contractinstellingen aan zoals datum ingang, de korting en de huidige producten in uw collectieve contract. Tevens is hier mogelijk om de gegevens van de Administratief- of Financieel contactpersoon te wijzigen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld wijzigen gegevens. 4

5 Contactpersonen Naam Telefoonnummer adres Accountmanager Marije Gravemaker marije.gravemaker@zorgenzekerheid.nl Cliënt Sales Support Petra Hortulanus petra.hortulanus@zorgenzekerheid.nl Relatiebeheerder gemeente Bianca de Boer bianca.de.boer@zorgenzekerheid.nl 5