Informatieplan Inspectie voor de Sanctietoepassing. Datum 25 januari 2011

Transcriptie

1 Informatieplan Inspectie voor de Sanctietoepassing Datum 25 januari 2011 Status Definitief

2

3 Colofon Afzendgegevens Inspectie voor de Sanctietoepassing Kalvermarkt CB Den Haag Postbus EH Den Haag Contactpersoon M.C.H. Van der Velden Kennismanager Auteurs... T F m.van.der.velden@minjus.n l Pagina 3 van 27

4

5 Inhoud Colofon Inleiding Organisatie Visie, missie en doelstellingen Doelgroepen Organisatiestructuur - 10 Inrichtingseisen Huidige situatie Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen - 11 Programmeren van toezicht Voorbereiden van toezicht Waarneming Oordeelsvorming Interventie Afsluiting Informatiesystemen en ICT middelen Kantoorautomatisering Specifieke toepassingen Beheer van informatievoorziening Trends en ontwikkelingen Gewenste Informatievoorziening Ondersteunde werkwijze ISt Samenwerking met andere inspecties en DJI Presentatie van rapporten Gezonde ICT-relatie met ondersteunende diensten Projecten- en activiteitenoverzicht Project Digitalisering Dossiers Project Digitaliseren aanbevelingen Activiteit Gestructureerde kennisdeling Activiteit Evaluatie gebruik en gebruiksvriendelijkheid ISISt Project Aanpassing TKG Activiteit Delen bezoekinformatie Project Landkaart rapporten op website Activiteit Gezonde ICT-relatie Activiteit ontwikkeling risico-analyse JJI s Project Website ISt in het Engels beschikbaar - 25 Bijlage 1 Checklist nieuwe applicaties GDI - 27 Pagina 5 van 27

6

7 1 Inleiding Het doel van dit informatieplan is inzicht te bieden in de activiteiten en projecten die kunnen worden uitgevoerd in de periode om tot de gewenste informatievoorziening van de Inspectie voor de Sanctietoepassing te komen. Op het informatieplan zal periodiek een update plaatsvinden. Het informatieplan is tot stand gekomen door de huidige en gewenste situatie van de ISt te inventariseren. Inmiddels worden de belangrijkste primaire werkzaamheden van de inspecteurs voldoende ondersteund door ICT voorzieningen. De ICT activiteiten en projecten in dit informatieplan zullen zich voornamelijk richten op kleine verbeteringen aan de bestaande ICT voorzieningen en het implementeren van voorzieningen die de inspectiewerkzaamheden vergemakkelijken en beter borgen. De ISt houdt toezicht op ca. 120 objecten en heeft in zes jaar tijd een ca. 120 rapporten en berichten uitgebracht. Voor een verdere professionaliseringsslag is het noodzakelijk om te komen tot digitale dossiervorming met daarin niet alleen dossiers per object, maar ook dossiers waarin al de aanbevelingen terug te vinden zijn. De ISt neemt deel aan het overleg van de kleine inspecties. De ICT activiteiten van dit overleg worden ondersteund door het programma e-inspecties. Vanuit dit programma zijn drie actielijnen uitgezet voor vijf kleine inspecties: Inspectie voor de Sanctietoepassing, Inspectie jeugdzorg (Ijz), Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV), Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) en Erfgoedinspectie (EI). De actielijnen omvatten in grote lijnen de volgende acties: Actielijn 1: opstellen en/of herijken informatieplannen Het informatieplan dient als basis voor actielijn 2 en 3 en verdere deelname aan het programma e-inspecties. In tegenstelling tot de andere leden van de samenwerkende kleine inspecties werkt de ISt al met een informatieplan. Daarnaast heeft de ISt de basis van haar informatievoorziening voldoende op orde. Om deze reden is besloten dat de ISt in het maken van haar informatieplan geen ondersteuning nodig heeft van het programma e-inspecties, maar dat zij voor de vergelijkbaarheid met de andere leden haar informatieplan wel in dezelfde vorm zal presenteren als de andere informatieplannen. Actielijn 2: overnemen, delen en vormgeven van voorzieningen Een aantal ICT-voorzieningen bij de vijf inspecties kunnen onderling worden uitgewisseld of gezamenlijk worden gebruikt. De te behalen quick wins zijn ICTvoorzieningen van één van de inspecties die vrijwel direct inzetbaar zijn bij een andere inspectie. Twee van de ICT voorzieningen van de ISt, de Toetsingskader generator (TKG) en het bezoekinformatiesysteem (onderdeel van het bredere systeem ISISt), zullen als quick win door andere leden van de kleine inspecties worden overgenomen. Actielijn 3: aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen Deze lijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Het informatieplan zal hierin richting geven. De inspecties voeren op verschillende wijze het toezichtproces uit. Daarbij wordt opgemerkt dat bepaalde elementen overeenkomen. Om de samenwerking tussen de Pagina 7 van 27

8 inspecties te kunnen bevorderen en te zoeken naar gezamenlijke oplossingen is het van belang dat de samenhang van de verschillende processen in beeld is. Hiervoor wordt de procesarchitectuur van de nvwa gehanteerd. De subprocessen van deze procesarchitectuur dienen als referentiekader voor het informatieplan. Omdat de inspecties onderdeel zijn van een kerndepartement en daardoor gehouden zijn aan de daar geldende kaders voor ICT-inrichting wordt volstaan met een beknopt en pragmatisch informatieplan. Pagina 8 van 27

9 2 Organisatie 2.1 Visie, missie en doelstellingen De ISt beoordeelt of justitiële inrichtingen en de reclassering in Nederland zich aan de regels houden en of zij straffen en maatregelen goed uitvoeren. Daarvoor inspecteert de ISt justitiële inrichtingen en reclasseringsinstellingen. Als justitiële inrichtingen en reclasseringsinstellingen zich niet aan de normen houden, dan wijst de ISt ze hier op. De ISt doet ook aanbevelingen over wat er moet veranderen. Hiermee wil de ISt bereiken dat de praktijk verbetert. De ISt komt op basis van het constateren van feiten en het doen van waarnemingen tot oordelen. Voor het verzamelen van feiten gebruikt de ISt verschillende methoden en technieken: onderzoek en analyse van vooraf verstrekte schriftelijke informatie, vragenlijsten, interviews met (groepen) leidinggevenden en medewerkers, justitiabelen en andere betrokkenen, observatie, bestudering van dossiers, protocollen en verslagen, aangekondigde en onaangekondigde inspecties van locaties die betrokken zijn bij de tenuitvoerlegging van sancties. Op basis van de ingewonnen informatie beoordeelt de ISt of en in welke mate de situatie bij een instelling beantwoordt aan de gestelde normen. Welke normen dat zijn, bepaalt de aard van het toezicht dat de ISt houdt, uitvoeringstoezicht of nalevingstoezicht. De ISt is primair een uitvoeringstoezichthouder. De ISt houdt toezicht op de uitvoering van publieke taken in het domein sanctietoepassing. Reclassering en DJI hebben de ruimte voor het uitvoeren van hun taak en dragen zelf de verantwoordelijkheid voor een goed functioneren. Open normen bepalen de handelingsruimte van de instellingen. Het uitvoeringstoezicht van de ISt beoogt bevordering van de maatschappelijke effectiviteit van de sanctietoepassing. Voor het domein sanctietoepassing geldt ook wet- en regelgeving met voorschriften (gesloten normen) voor het gewenste handelingspatroon van de instellingen. Daarmee is de ISt ook een nalevingstoezichthouder. De ISt houdt toezicht op de naleving van wet- en regelgeving in de sanctietoepassing door de beoordeling van de congruentie tussen voorschrift en feitelijk gedrag van de instellingen in de sanctietoepassing. Met haar nalevingstoezicht beoogt de ISt normconform gedrag te stimuleren. Van alle normen, open of gesloten, beschouwt de ISt de overeenkomstige uitvoeringsinstructies (beleid), de handelingspraktijk (de operationaliteit van beleid) en de borging in de handelingspraktijk (borging van beleid). Behalve onderzoek uitvoeren heeft de ISt nog een taak. Het Loket ISt coördineert de afstemming en de samenwerking tussen andere toezichthouders. De ISt is niet de enige die onderzoek doet bij inrichtingen en bij de reclassering. De Inspectie Jeugdzorg en de Erfgoedinspectie voeren bijvoorbeeld ook inspecties uit in inrichtingen en bij de reclassering. De ISt zorgt dat deze inspectiediensten zoveel mogelijk met elkaar samenwerken. En dat de inrichtingen en de reclassering daardoor zo min mogelijk last hebben van alle onderzoeken. 2.2 Doelgroepen De Inspectie voor de Sanctietoepassing houdt toezicht op de volgende organisaties: Penitentiaire inrichtingen Justitiële jeugdinrichtingen Detentiecentra voor vreemdelingen Pagina 9 van 27

10 Forensisch psychiatrische centra (fpc s) Landelijke directies van DJI Reclassering Nederland De verslavingsreclassering De reclassering van het Leger des Heils De aan reclassering gelieerde instellingen (DEMO-organisaties) 2.3 Organisatiestructuur De Inspectie voor de Sanctietoepassing bestaat uit 12 Fte. De ISt voldoet aan de zes principes van goed toezicht, en voldoet daarmee ook aan het principe van professionaliteit. De professionaliteit van de ISt komt, naast het formuleren van toezicht- en toetsingskaders, tot uitdrukking door het blijven ontwikkelen van kennis van en vaardigheden in het toezicht houden, kennis van de toezichtdomeinen, de sanctietoepassing, de organisatorische ontwikkelingen binnen de justitiële inrichtingen en de reclasseringsorganisaties. De ISt is een platte organisatie met een informele sfeer. Organogram Inspectie voor de Sanctietoepassing Hoofdinspecteur Kennismanager Bedrijfscoördinator Medewerkers: Inspecteurs Secretaresse 2.4 Inrichtingseisen De Inspectie voor de Sanctietoepassing is voor wensen en verandering in de informatievoorziening afhankelijk van het Gemeenschappelijk Dienstencentrum ICT (GDI), de ondersteunende dienst van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Het GDI hanteert een checklist om nieuwe applicaties te beoordelen. Deze checklist wordt als aparte bijlage bij dit informatieplan gevoegd. De afgelopen jaren heeft deze ondersteuning te wensen over gelaten en tot vertraging en het niet realiseren van een groot aantal ICT activiteiten geleid. De ISt zal in de toekomst haar afhankelijkheid van het GDI moeten reduceren. Het ICT budget wordt per jaar bepaald. Voor 2011 is een ICT budget van ,- gereserveerd. Daarvan is ,- gereserveerd voor vaste kosten, zoals kantoorautomatisering, websites, telefonie en onderhoud van systemen. Voor ontwikkeling is ,- gereserveerd. Pagina 10 van 27

11 3 Huidige situatie De inspecteurs van de Inspectie voor de Sanctietoepassing werken volgens de procedures die zijn vastgelegd in het protocol voor de werkwijze. Elk onderzoek wordt uitgevoerd in wisselende teams van minimaal 2 inspecteurs. Inspecteurs werken flexibel: niet aan regio s gebonden en inzetbaar over het gehele domein van de Sanctietoepassing. In het protocol voor de werkwijze is vastgelegd dat de ISt werkt op basis van vooraf vastgestelde toetsingskaders. Daarnaast worden er in het protocol voor de werkwijze enkele termijnen vastgelegd, o.a. voor de wederhoor termijn voor het rapport. 3.1 Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen In deze paragraaf worden de huidige situatie, knelpunten en wensen van het toezichtproces beschreven. De knelpunten en wensen worden per subproces opgesomd. Echter, sommige knelpunten zullen door het totale proces heen worden ervaren. In de laatste paragraaf worden de meest hinderlijke knelpunten en de meest wenselijke verbeteringen weergegeven. De werkwijze van de Inspectie voor de Sanctietoepassing is onderverdeeld in de subprocessen van de procesarchitectuur van de nvwa. Deze subprocessen worden onderscheiden in: Programmeren van toezicht Voorbereiden van toezicht Waarneming Oordeelsvorming Interventie Afsluiting Programmeren van toezicht De ISt werkt op basis van een Inspectiejaarplan. Het Inspectiejaarplan komt op basis van risicoanalyse tot stand. Daartoe zet de ISt de volgende stappen: Consultatie direct betrokkenen In juni jaar t-1 consulteert de ISt de direct betrokkenen bij het werkterrein van de ISt. De direct betrokkenen zijn: de drie reclasseringsorganisaties (Reclassering Nederland, de reclassering van het Leger des Heils (LdH) en de verslavingsreclassering vertegenwoordigd door de Stichting Verslavingsreclassering GGZ (SVG)), alle onderdelen van DJI, de commissies van toezicht bij de inrichtingen van DJI, de overige rijksinspecties actief in het domein sanctietoepassing, de betrokken beleidsdirecties van het ministerie van Veiligheid en Justitie (Directie Sanctie- en Preventiebeleid en Directie Justitieel Jeugdbeleid), alsmede het OM, de Raad voor de Rechtspraak, de Raad voor de Rechtshandhaving, de Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ) en het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum van Veiligheid en Justitie (WODC). Eigen onderwerpen De ISt houdt een eigen lijst met mogelijke onderwerpen voor themaonderzoek bij op basis van signaleringen van inspecteurs tijdens de lopende onderzoeken. Deze lijst met onderwerpen wordt toegevoegd aan de lijst met thema s uit de consultatieronde. Pagina 11 van 27

12 Selectie thema s In augustus jaar t-1 wordt uit de lijst met mogelijke thema s op een risicogerichte wijze thema s geselecteerd die zich als een inspectievraag laten formuleren, en die zich qua omvang ervoor lenen om als zelfstandig onderzoeksthema benoemd te worden. De ISt kiest de thema s aan de hand van de volgende criteria: relevantie binnen het toezichtkader geen beleidsevaluatieonderzoek actualiteit en risico spreiding over het toezichtdomein Consultatie inspectiejaarplan In september jaar t-1 wordt het inspectiejaarplan in concept voor commentaar gezonden aan de betrokken beleidsdirecties en hoofdkantoren, de Departementale Auditdienst van het ministerie van Veiligheid en Justitie en het WODC. Ook hebben de Commissie integraal toezicht terugkeer (CITT), de RSJ en de RvdRh gelegenheid gekregen te reageren op de conceptversie van het inspectiejaarplan. Vaststelling inspectiejaarplan Elk jaar biedt de hoofdinspecteur het inspectiejaarplan voor 15 november jaar t-1 ter vaststelling aan de staatssecretaris van Veiligheid en Justitie. De selectie van de door te lichten justitiële inrichtingen en reclasseringsvestigingen vindt gedurende het jaar plaats. De ISt verwacht in 2011 een vijftiental doorlichtingen uit te voeren. Een incident kan aanleiding zijn voor een geprioriteerde doorlichting. Bij een doorlichting komen de drie grondslagen uit het toezichtkader van de ISt aan bod: rechtspositie, veiligheid en reïntegratie. Knelpunten en wensen: Informatie over objecten is verspreid en vooral op papier binnen de organisatie beschikbaar. Voor het kiezen van de door te lichten objecten zou het gestructureerd digitaal beschikbaar hebben van de objectinformatie behulpzaam zijn Voorbereiden van toezicht Het Inspectiejaarplan is leidend in het inplannen van de ISt onderzoeken. Elk onderzoek wordt toegewezen aan een team van inspecteurs, waarbij het onderzoek projectmatig wordt opgepakt. De projectleider van het onderzoek is verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak voor het onderzoek. Elk plan van aanpak wordt besproken in het wekelijkse werkoverleg. In het plan van aanpak wordt een aanzet gegeven voor het te ontwikkelen toetsingskader en wordt aangegeven welk object / welke objecten bezocht gaan worden. Te bezoeken objecten worden gecontroleerd in het bezoekinformatiesysteem. Indien blijkt dat andere Rijksinspecties ook een onderzoek bij een object gepland hebben, wordt getracht deze bezoeken gelijktijdig plaats te laten vinden. Na goedkeuring in het werkoverleg van het plan van aanpak worden de toetsingskaders opgesteld. Op basis van het toetsingskader worden de vragenlijsten opgesteld. Het opstellen van toetsingskaders en vragenlijsten wordt ondersteund door de Toetsingskader-generator (TKG). Bij het opstellen van de vragenlijsten wordt er rekening mee gehouden dat vragen door verschillende bronnen beantwoord worden (triangulatie). Op basis van de te bevragen respondenten wordt een inspectieprogramma opgesteld. Uiterlijk zes weken voor het bezoek aan een locatie stuurt de projectleider een aankondigingsbrief aan het object. Uiterlijk twee weken voor het bezoek stuurt de Pagina 12 van 27

13 inspecteur het gehanteerde toetsingskader en het inspectieprogramma aan het object. Het opstellen van de aankondigingsbrieven en de brief met het toetsingskader en inspectieprogramma wordt ondersteund door het Documentmanagementsysteem. Knelpunten en wensen: Er zijn enkele kleine verbeteringen mogelijk in de TKG. Twee belangrijke verbeteringen: de duidelijkheid van de hoofdpagina van de TKG en de doorzoekbaarheid van de TKG op antwoorden Waarneming De inspecteurs maken bij de waarneming gebruik van de vragenlijsten die door de TKG worden opgeleverd. De vragenlijsten worden op papier meegenomen en tijdens het bezoek ingevuld. Na het bezoek worden de antwoorden in de TKG ingevoerd en is het mogelijk om de antwoorden gestructureerd te presenteren tbv de oordeelsvorming en het schrijven van het rapport. Bij een themaonderzoek worden de gespreksverslagen voorgelegd aan de respondenten. Deze gespreksverslagen kunnen rechtstreeks uit de TKG worden geprint. Het Document management systeem zorgt ervoor dat de wederhoorbrieven van deze gespreksverslagen aan de juiste partij worden gestuurd. Knelpunten en wensen: Er zou efficiencywinst te halen zijn als de antwoorden slechts een maal geregistreerd worden. Nu worden de antwoorden eerst op papier en daarna pas verwerkt in het systeem. Aan het direct digitaal werken of werken met een zgn. digitale pen zitten echter nog grote nadelen. De huidige werkwijze wordt derhalve niet aangepast Oordeelsvorming Het inspectieteam schrijft vervolgens het rapport. De rapporten worden op een uniforme wijze opgebouwd, waarbij de inspecteurs rekening houden met de lessen uit de cursus schrijfvaardigheid. In het rapport wordt de opbouw van het toetsingskader gehanteerd: de aspecten zijn de hoofdstukken en de criteria zijn de paragrafen. Per criterium (paragraaf) wordt eerst het criterium uitgelegd, vervolgens worden de bevindingen opgeschreven, waarna er een oordeel wordt gegeven over het voldoen aan de normen van het criterium. Tot slot kunnen er aanbevelingen worden gegeven. Bij het presenteren van de bevindingen speelt de TKG een belangrijke rol. Bij het komen tot een goede oordeelsvorming maakt de ISt gebruik van de IStmeter. Elk criterium uit de toetsingskaders wordt beoordeeld op een vierpuntsschaal. Eerst moet het hele inspectieteam het eens zijn over de score, vervolgens dient een onafhankelijke, meelezende inspecteur het ook met dit oordeel eens zijn en na de wederhoorfase dient ook de hoofdinspecteur het eens te zijn met dit oordeel. Het conceptrapport wordt ter wederhoor voorgelegd aan het betreffende object (bij een doorlichting en incidentonderzoek) of aan het hoofdkantoor (bij een themaonderzoek). Het Document management systeem zorgt voor een goede adressering van de conceptrapporten. Knelpunten en wensen: Het is wenselijk om inzicht te hebben in al de aanbevelingen die ooit gedaan zijn (naar objecten, sectoren en Ministerie). Pagina 13 van 27

14 3.1.5 Interventie De ISt doet niet aan interventies. Het middel van de ISt is het doen van aanbevelingen en het openbaar maken van haar rapporten. Inmiddels maakt de ISt wel gebruik van tussentijds toezicht. Een jaar na het publiceren van een rapport vergewist de ISt zich van de voortgang die is gemaakt ten aanzien van de gedane aanbevelingen. Indien naar mening van de ISt te weinig voortgang is bereikt gaat de ISt over tot een vervolgonderzoek Afsluiting Uiterlijk zes weken na vaststelling van het rapport door de hoofdinspecteur wordt het rapport openbaar door publicatie op de ISt website. De staatssecretaris kan deze zes weken benutten om het rapport, voorzien van zijn commentaar, aan de Tweede kamer te zenden. In het geval dat het rapport daar aanleiding toe geeft kan meteen besloten worden tot het uitvoeren van een vervolgonderzoek. In andere gevallen vindt er na een jaar tussentijds toezicht plaats en wordt naar aanleiding van die bevindingen besloten tot een eventueel vervolgonderzoek. 3.2 Informatiesystemen en ICT middelen De Inspectie voor de Sanctietoepassing maakt gebruik van een aantal standaard producten die beschikbaar worden gesteld door het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Daarnaast beschikt de ISt over een aantal maatwerk ICT voorzieningen Kantoorautomatisering MS Office De inspecteurs maken voornamelijk gebruik van MS Outlook, Word, Powerpoint en Excel. De zgn. piketmeldingen (meldingen bijzondere voorvallen) komen binnen op een centrale postbus binnen Outlook. K-Schijf De medewerkers maken gebruik van de gezamenlijke k-schijf. Er zijn goede afspraken over de wijze waarop projectdocumentatie op deze schijf geplaatst wordt. Adobe Acrobat De inspecteurs maken gebruik van Acrobat Reader. De kennismanager en de bureaucoördinator hebben ook de beschikking over Acrobat 8 standaard. Dit wordt vooral gebruikt om rapporten en verslagen die ter wederhoor aan objecten worden gestuurd om te zetten in een pdf-bestand. De ISt heeft als beleid om geen Wordbestanden aan objecten te sturen (wegens herleidbaarheid van aanpassingen). Microsoft Silverlight De webapplicatie ISISt (Document management systeem en Bezoekinformatie systeem) draait op het programma Silverlight Specifieke toepassingen Informatiesysteem ISt (ISISt) Het ISISt is een maatwerk ICT voorziening dat speciaal gebouwd is voor de ISt. Het systeem bestaat uit de volgende drie modules: Document Management Systeem Pagina 14 van 27

15 Het Document Management Systeem ondersteunt de werkzaamheden van de inspecteurs en de hoofdinspecteur. Het DMS volgt hierbij de werkwijze van de ISt. Het DMS ondersteunt de volgende werkzaamheden: Het gestructureerd opslaan van stukken gerelateerd aan onderzoeken. Het automatisch genereren van een aantal standaarddocumenten, zoals aankondigingsbrieven, bezoekprogramma s, plannen van aanpak en aanbiedingsbrieven en nota s. daarbij worden de brieven en de nota s automatisch goed geadresseerd aan de juiste ontvangers. Eenvoudig zoeken naar stukken binnen de onderzoeken. Het bewaken van deadlines binnen de onderzoeken. Het automatisch genereren van stuurinformatie voor de hoofdinspecteur. Bezoekinformatiesysteem De ISt is het frontoffice voor het domein van de Sanctietoepassing, genaamd LoketISt. Voor deze coördinerende taak beschikt de ISt over een planningsinstrument: het Bezoekinformatiesysteem ISt. Uit de toezichtlastmeting bleek dat de objecten van onderzoek binnen het domein Sanctietoepassing vooral last hadden van het aantal aan ongecoördineerde onderzoeken door verschillende inspecties. Het bezoekinformatiesysteem beschikt nu over de volgende functionaliteit: Het registreren van inspectiebezoeken aan objecten binnen het domein Sanctietoepassing door de ISt en andere Rijksinspecties Het systeem bewaakt dat een object maximaal twee keer per jaar voor een regulier onderzoek bezocht wordt Uitgebreide zoekfunctionaliteit voor het selecteren van objecten in een onderzoek De andere Rijksinspecties binnen het domein Sanctietoepassing kunnen BISt inzien voor hun selectie van onderzoeksobjecten DJI heeft beheersrechten voor het systeem om eigen onderzoeken, zoals de ESA onderzoeken en onderzoeken medische diensten, te kunnen registreren. Adressenmodule De adressenmodule bevat de informatie van de objecten, koepelorganisaties en ministeries die gebruikt worden in het document management systeem en het Bezoekinformatie systeem. Daarnaast bevat de adressenmodule algemene adresgegevens zoals die van oud medewerkers en bezoekers aan congressen van de ISt. Op basis van deze informatie is het ook mogelijk om adreslijsten voor brieven of s te maken. Toetsingskadergenerator (TKG) De TKG is een maatwerk ICT voorziening die de ISt heeft laten ontwikkelen door een externe partij. De TKG maakt het mogelijk om snel toetsingskaders ten behoeve van een onderzoek te bouwen. Deze toetsingskaders zijn ook te gebruiken in herhaalde onderzoeken zoals doorlichtingen. Het opstellen van een toetsingskader levert ook de vragenlijsten voor een onderzoek op. Na het invoeren van de resultaten is het mogelijk om deze resultaten gestructureerd te presenteren ten behoeve van het schrijven van het rapport of van het genereren van gespreksverslagen. Website ISt Op de website van de ISt worden al de rapporten en berichten van de ISt gepubliceerd. Daarnaast staan al de gebruikte toetsingskaders op de website. Op de website is ook veel informatie over de ISt zelf te vinden, zoals het protocol voor de werkwijze, de regeling ISt en de evaluatie van de ISt door Deloitte. Pagina 15 van 27

16 Bink Dit is het departementale systeem voor de financiële afwikkeling van bestellingen en opdrachten. Plaats en tijdonafhankelijk werken (Plato) De ISt medewerkers beschikken over een laptop met mobiele internetverbinding. Daarnaast hebben de medewerkers vanaf hun laptop en thuis pc toegang tot het Justitienetwerk om op afstand te kunnen werken. Tevens hebben al de medewerkers de beschikking over een blackberry en zo altijd toegang tot hun en is hun agenda altijd up to date. 3.3 Beheer van informatievoorziening De ISt is afhankelijk van het GDI van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Door het laten herbouwen van het Document management systeem en het Bezoekinformatiesysteem door een externe partij (het nieuwe systeem ISISt) is de afhankelijkheid van het GDI verlaagd. Het nieuwe systeem ISISt en de TKG zijn nog wel in beheer bij het GDI. De ISt zoekt naar mogelijkheden om de afhankelijkheid van het GDI verder te verlagen. Echter voorschriften vanuit het GDI, Directie Informatisering en de Beveiligingsambtenaar maken het moeilijk zo niet onmogelijk (voor een kleine partij als de ISt met beperkte middelen) om tot vergaande uitbesteding van de ICT voorzieningen over te gaan. Pagina 16 van 27

17 4 Trends en ontwikkelingen Er zijn vier belangrijke trends en ontwikkelingen waar de ISt rekening mee moet houden: het nieuwe werken, nieuwe media, samenwerking met de IOOV & overgang naar het nieuwe gebouw en het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP), dienstverlening en e-overheid. De ISt werkt al jaren volgens principes die nu bekend staan als het nieuwe werken. Het nieuwe werken wordt wel gedefinieerd als Het plaats- en tijdonafhankelijk uitvoeren van kantoorwerkzaamheden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van mobiele technologie. De ISt faciliteert het plaats- en tijdonafhankelijk werken door het ter beschikking stellen van laptops met umts-verbinding, externe toegang tot de Veiligheid en Justitiesystemen (JEP2), Blackberry s en beveiligde usb-sticks. Van de medewerkers wordt slechts verwacht dat zij zoveel als mogelijk op maandag op kantoor zijn. Voor de rest is men vrij om de eigen werkzaamheden en vooral de plaats van het verrichten van hun werkzaamheden in te delen. Er zijn nieuwe media beschikbaar, zoals Twitter, LinkedIn, Yammer, Facebook en YouTube. Hier maakt de ISt nog geen gebruik van. Daarnaast zijn er steeds meer interactieve vormen van samenwerking mogelijk via internettoepassingen. Er is een spanningsveld aan het ontstaan tussen de nieuwe mogelijkheden die beschikbaar komen en de strenge beveiligingseisen van Veiligheid en Justitie. Als voorbeeld kan de Blackberry gezien worden. De Beveiligingsambtenaar heeft haar gedoogsteun opgezegd voor dit communicatiemiddel, maar komt niet met alternatieven. V&J zal meer effort moeten steken in het voorlichten en mogelijk maken van nieuwe communicatie-mogelijkheden. Het kortweg afwijzen van allerlei nieuwe ontwikkelingen zal contraproductief werken. In dit jaar vindt besluitvorming plaats over de positionering van de IOOV en de ISt. Hieraan gerelateerd ligt er het vraagstuk van de nieuwe huisvesting. Beide trajecten hebben gevolgen voor de informatiehuishouding en werkprocessen van de ISt. Als de plannen voor de samenwerking duidelijker worden en er duidelijkheid is over de nieuwe huisvesting zal het informatieplan aangepast moeten worden. Het Nationaal Uitvoeringsprogamma dienstverlening en e-overheid (NUP) is een prioriteitenprogramma tussen gemeenten, provincies, waterschappen en het rijk. Het is een lijst van negentien NUP-bouwstenen en zes voorbeeldprojecten. Voor deze bouwstenen geldt dat alle overheidsinstanties vanaf een vastgestelde datum deze bouwstenen verplicht dienen te gebruiken of te handhaven. Deze voorzieningen vormen gezamenlijk de basisinfrastructuur voor de realisatie van de e-overheid. Juist deze voorzieningen zijn gekozen omdat zij de minimaal noodzakelijke randvoorwaarden zijn voor goed elektronisch verkeer tussen overheid, burger en bedrijven. Buiten het NUP is ook een aantal andere bouwstenen of projecten in ontwikkeling ten behoeve van de e-overheid. Voor de Inspectie voor de Sanctietoepassing spelen enkele bouwstenen een rol of gaan in de nabije toekomst een rol spelen. Actielijn 3 zal dieper ingaan op de mogelijkheden tot aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen. Deze actielijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Pagina 17 van 27

18

19 5 Gewenste Informatievoorziening In dit hoofdstuk wordt de (ICT-)situatie beschreven die ontstaat als het informatieplan volledig is uitgevoerd. Het biedt een globaal beeld van de gewenste functionaliteiten. 5.1 Ondersteunde werkwijze ISt De ISt is vergevorderd in haar werkwijze. De ISt-medewerkers voelen zich voldoende ondersteund door processen, procedures en ICT-voorzieningen in hun werkzaamheden. Huidige ondersteunende ICT-voorzieningen worden verbeterd en geborgd in de organisatie. Het mobiel werken wordt verbeterd door het beschikbaar hebben van digitale onderzoeksdocumentatie. Daarnaast is de werkwijze van de ISt verder geborgd in processen en ICT-voorzieningen. 5.2 Samenwerking met andere inspecties en DJI De ISt werkt samen met andere Rijksinspecties binnen haar domein. Binnen het domein Sanctietoepassing worden al de bezoeken met elkaar afgestemd en de andere Rijksinspecties maken hierbij gebruik van het Bezoekinformatiesysteem (onderdeel van ISISt). Ook DJI maakt gebruik van het bezoekinformatiesysteem om al zijn eigen onderzoeken te registreren. 5.3 Presentatie van rapporten Binnen de website van de ISt zijn rapporten vindbaar via een zoekfunctie op een landkaart. Daarnaast is de website beschikbaar in het engels. 5.4 Gezonde ICT-relatie met ondersteunende diensten De ISt heeft een genormaliseerde relatie met het GDI. De afdeling DBOB\Regie speelt in de communicatie en het maken van afspraken een belangrijke rol. Daarnaast zijn door Inspecties gedeelde ICT-voorzieningen, met medewerking van het programma e-inspecties, ondergebracht bij een externe partij. Pagina 19 van 27

20