Informatieplan. Inspectie Jeugdzorg. Versie 1.0 Status definitief Datum 31 januari 2011

Transcriptie

1 Informatieplan Inspectie Jeugdzorg Versie 1.0 Status definitief Datum 31 januari 2011 Bezoekadres Contact Postadres Stichting ICTU Stichting ICTU Wilhelmina van Pruisenweg 104 Postbus AN Den Haag AA Den Haag

2 Documenthistorie Versie Datum Auteur Opmerking Status Wendy Kwik Initiële versie concept Wendy Kwik Aanvullingen na workshop d.d concept Wendy Kwik Opmerkingen van Cees Reedijk verwerkt concept Wendy Kwik Informatieplan is goedgekeurd definitief Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Organisatie Visie, missie en doelstellingen Doelgroepen Organisatiestructuur Inrichtingseisen Huidige situatie Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen Informatiesystemen Beheer van informatievoorziening Prioritering van knelpunten en wensen Trends en ontwikkelingen Gewenste Informatievoorziening Documentbeheer Toetsingskader en vraagbeheer Inspectiebeheer Media-analyse (Thuis)werkplek Projectenoverzicht Randvoorwaarden Project Informatiehuishouding op orde, inclusief documentbeheer Project Toetsingskader- en vragenbeheer Project Bezoekinformatie Project Media-analyse Actielijn 3: Aansluiting bouwstenen e-overheid Samenhang projecten Projectenkalender...17 Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

4 1 Inleiding Het doel van dit informatieplan is inzicht te bieden in de projecten en quick wins die kunnen worden uitgevoerd in de periode tussen om tot de gewenste informatievoorziening van de Inspectie jeugdzorg te komen. Op het informatieplan zal periodiek een update plaatsvinden. Het informatieplan is tot stand gekomen door de huidige en de gewenste situatie van Inspectie jeugdzorg te inventariseren. De focus is gelegd op de primaire processen, waarbij eveneens de knelpunten, wensen en voorziene veranderingen in de informatievoorziening en automatisering zijn vastgelegd. Bij de informatieplanning heeft het project Pentagroep Inspecties (PI, voorheen: Synergie Kleine Inspecties (SKI)), onderdeel van het programma e-inspecties een belangrijke rol gespeeld. Vanuit dit project zijn 3 actielijnen uitgezet voor vijf kleine inspecties: Inspectie jeugdzorg (IJZ), Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV), Inspectie Sanctietoepassingen (ISt), Staatstoezicht op de Mijnen (SODM) en Erfgoedinspectie (EI). De actielijnen omvatten in grote lijnen de volgende acties: Actielijn 1: opstellen en/of herijken informatieplannen Het informatieplan dient als basis voor actielijn 2 en 3 en verdere deelname aan het programma e-inspecties. Actielijn 2: overnemen, delen en vormgeven van voorzieningen Een aantal ICT-voorzieningen bij de vijf inspecties kunnen onderling worden uitgewisseld of gezamenlijk worden gebruikt. De te behalen quick wins zijn ICT-voorzieningen van één van de inspecties die vrijwel direct inzetbaar zijn bij een andere inspectie. Deze quick wins vormen een onderdeel van het informatieplan. Actielijn 3: aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen Deze lijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Het informatieplan zal hierin richting geven. De inspecties voeren op verschillende wijze het toezichtsproces uit. Daarbij wordt opgemerkt dat bepaalde elementen overeenkomen. Om de samenwerking tussen de inspecties te kunnen bevorderen en te zoeken naar gezamenlijke oplossingen is het van belang dat de samenhang van de verschillende processen in beeld is. Hiervoor wordt de procesarchitectuur van de nvwa gehanteerd. De subprocessen van deze procesarchitectuur dienen als referentiekader voor het informatieplan. Omdat de inspecties onderdeel zijn van een kerndepartement en daardoor gehouden zijn aan de daar geldende kaders voor ICT-inrichting wordt volstaan met een beknopt en pragmatisch informatieplan. Met dit gegeven is de totstandkoming van het informatieplan gebaseerd op een tweetal interviews en een workshop met betrokken medewerkers van de Inspectie jeugdzorg. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

5 2 Organisatie 2.1 Visie, missie en doelstellingen De Inspectie jeugdzorg controleert de kwaliteit van de jeugdzorg. De Inspectie jeugdzorg wil graag dat haar werk effect heeft in de samenleving. Zij ziet het als haar taak om betrouwbare informatie te geven over de kwaliteit van de jeugdzorg. De inspectie houdt onafhankelijk toezicht op de kwaliteit van de jeugdzorg, daarbij richt zij zich vooral op de veilige ontwikkeling van het kind. Het belang van het kind is doorslaggevend voor haar handelen. De inspectie signaleert waar de grootste risico's zitten en brengt die onder de aandacht van de instellingen en de overheid. De aanbevelingen zijn niet vrijblijvend. De inspectie volgt actief of haar toezicht tot effect leidt. Kinderen moeten zich veilig kunnen ontwikkelen, zo min mogelijk risico lopen op mishandeling en zich geborgen voelen in hun leefomgeving. Dit is in het belang van de kinderen en van een welvarende en veilige samenleving. Het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind, waarin het kind centraal staat, is voor de inspectie het uitgangspunt. Dit betekent dat als kinderen/gezinnen een beroep doen op zorg: risico's vroeg gesignaleerd worden en gedeeld worden met andere betrokkenen (binnen en buiten de jeugdzorg) instellingen en professionals hun verantwoordelijkheid nemen om de veiligheid van het kind te waarborgen instellingen en professionals elkaar aanspreken op het nakomen van afspraken kinderen en hun ouders zorg op maat krijgen volgens professionele standaarden en met (bewezen) effectieve methoden De inspectie ziet het als haar taak om het werken vanuit deze uitgangspunten te stimuleren. Ook draagt zij bij aan de verdere ontwikkeling van de professionaliteit van de jeugdzorg en de samenwerking in de keten van voorzieningen rond kinderen. Via risico- en kwaliteitsindicatoren wil de inspectie nagaan of de instellingen ervoor zorgen dat de kinderen aan wie zij hulp verlenen zich veilig kunnen ontwikkelen. De inspectie werkt zoveel mogelijk samen met andere inspecties en met maatschappelijke organisaties, zoals brancheorganisaties en beroepsverenigingen. Ook het Integraal toezicht jeugdzaken, waarvan de Inspectie jeugdzorg trekker is, richt zich op verbetering van de situatie van kinderen. De Inspectie jeugdzorg wil haar toezichtstaken zoveel als mogelijk en zinvol door ICTvoorzieningen laten ondersteunen. Dit informatieplan dient als basis om deze doelstelling te realiseren. Daarbij sluit zij zich zoveel mogelijk aan bij bestaande systemen of ontwikkelingen die plaatsvinden binnen de rijksoverheid en binnen het samenwerkingsverband van de Pentagroep Informatievoorziening in het bijzonder. 2.2 Doelgroepen De Inspectie jeugdzorg doet onderzoek naar het werk van onder andere de volgende organisaties: bureaus Jeugdzorg instellingen voor jeugdhulpverlening Raad voor de kinderbescherming justitiële jeugdinrichtingen organisaties voor adoptie uit andere landen opvang en voogdij van alleenstaande minderjarige vreemdelingen Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

6 De inspectie werkt samen met andere inspecties, zoals de Inspectie van het Onderwijs, Inspectie voor de Sanctietoepassing en de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Toezichtsobjecten worden bijvoorbeeld gezamenlijk bezocht. 2.3 Organisatiestructuur De Inspectie jeugdzorg bestaat uit 50 Fte. Alle medewerkers werken vanuit de missie en visie en de kaderstellende visie van het kabinet. De inspectie is voortdurend bezig om de professionaliteit van de medewerkers te vergroten. Onder andere doet zij dit door collectieve en individuele scholing, intercollegiale toetsing en intervisie. In het onderstaande organogram wordt de inrichting van de Inspectie jeugdzorg weergegeven. Er heerst een informele, collegiale en loyale sfeer. Het personele verloop wordt als gemiddeld aangeduid. Organogram Inspectie jeugdzorg 2.4 Inrichtingseisen Inspectie jeugdzorg legt verantwoording af aan de Staatssecretaris van VWS en die van Veiligheid en Justitie, maar ook aan de bestuurders van de provincies en de grootstedelijke regio s Utrecht, Rotterdam en Amsterdam. De Inspectie jeugdzorg is voor wensen en veranderingen in de informatievoorziening afhankelijk van SSO-ICT, de ondersteunende dienst voor het ministerie van VWS. De richtlijnen die deze dienst hanteert is als aparte bijlage bij dit informatieplan gevoegd. Het ICT budget wordt jaarlijks vastgesteld. Voor het jaar 2011 geldt een budget van ,=, waarvoor een bijdrage van ,= aan vaste kosten is gereserveerd en ,= binnen gestelde kaders en richtlijnen vrij besteedbaar is. Deze besteding is voornamelijk voor de aanschaf van hardware. Voor ontwikkeling is deze ruimte er niet. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

7 3 Huidige situatie De inspecteurs van Inspectie jeugdzorg werken onder andere met accounts. De accounts zijn gebaseerd op een geografische indeling: dit zijn de provincies of grootstedelijke regio s en de daarin gevestigde instellingen. Gemiddeld heeft een inspecteur 5 tot 8 instellingen in zijn account. De inspecteurs werken voornamelijk vanuit huis. De Inspectie jeugdzorg velt een oordeel over de situatie bij een toezichtsobject. Daarbij is er een evenwichtige balans in het aantal toezichtsobjecten en aantal inspecteurs bij de Inspectie jeugdzorg. Door de kleinschaligheid is de inspectie wendbaar en kan snel inspelen op de vraag naar toezicht of onderzoeken. Een kritische succesfactor is een hoge graad van accuratesse ten behoeve van dit oordeel. De informatie waarop een oordeel wordt gebaseerd dient volledig, juist en actueel te zijn. Een tweede kritische succesfactor is de goede relatie met de beleidsdirectie en het bestuursdepartement en het verkregen vertrouwen van het toezichtsveld in de werkwijze en oordelen van de inspectie. 3.1 Bedrijfsprocessen, knelpunten en wensen In deze paragraaf worden de huidige situatie, knelpunten en wensen van het toezichtsproces beschreven. De knelpunten en wensen worden per subproces opgesomd. Echter, sommige knelpunten zullen door het totale proces heen worden ervaren. In de laatste paragraaf worden de vijf meest hinderlijke knelpunten en de meest wenselijke verbeteringen weergegeven. De werkwijze van de Inspectie jeugdzorg is onderverdeeld in de subprocessen van de procesarchitectuur van de nvwa. Deze subprocessen worden onderscheiden in: Programmeren van toezicht Voorbereiden van toezicht Waarneming Oordeelsvorming Interventie Afsluiting Programmeren van toezicht Het risicomodel komt tot stand door analyse op de volgende informatieproducten: financieel jaarverslag, het kwaliteitsjaarverslag en het klachtenjaarverslag van de instellingen, de tweejaarlijkse vragenlijst risico-indicatoren, analyse van klachten en meldingen, voorgevallen calamiteiten en incidenten. Daarnaast zijn de actualiteit en de politiek-bestuurlijke onderwerpen bepalend voor het programma. Aan de hand van deze informatie wordt tevens bepaald of een inspectie al dan niet zal plaatsvinden en welke onderwerpen of thema s onderzoek behoeven. Thematische onderzoeken worden in juli bepaald en in het werkprogramma voor het komende jaar opgenomen. Inspecties die incidenteel plaatsvinden naar aanleidingen van ernstige calamiteiten, worden aangeduid als reactief toezicht. De verschillende wetgeving en voorschriften die van toepassing zijn op de toezichtsobjecten worden vertaald naar normen. Hierdoor ontstaan per onderzoeksproject toetsingskaders die de toezichtsobjecten dienen na te leven. Knelpunten en wensen: De analyse met betrekking tot de actualiteit en politiek-bestuurlijke onderwerpen wordt handmatig uitgevoerd. Het verzamelen van nieuwsberichten is zeer tijdrovend. Daarbij worden niet alle nieuwsberichten gesignaleerd. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

8 3.1.2 Voorbereiden van toezicht De inspecties worden projectmatig opgepakt en ingepland per groot, middel of klein project. Aan de hand van de onderzoeksopdracht stelt de inspecteur een plan van aanpak op. Door een aankondiging worden de te bezoeken toezichtsobjecten in kennis gesteld van de inspectie/het onderzoek. Op basis van het toetsingskader worden de vragenlijsten opgesteld die in het onderzoek worden uitgezet bij de toezichtsobjecten. De vragenlijsten worden per mail/post verstuurd. Vervolgens worden de resultaten opgenomen in een rapportage. De toezichtsobjecten worden soms ook door andere inspecties bezocht. Om het toezichtsobject zo min mogelijk te belasten, kunnen deze bezoeken worden gecombineerd. Dit wordt zoveel mogelijk voorafgaand aan het jaarwerkprogramma afgestemd met de andere inspecties. Knelpunten en wensen: Het is wenselijk toetsingskaders en vragenlijsten te selecteren die vooraf op basis van (wet- en regelgeving), normering en kaders in een database zijn opgesteld. In deze database bevinden zich alle vragen en eventueel ook alle antwoorden. Momenteel is het opstellen van een toetsingskader en vragenlijsten niet gestandaardiseerd. Het is wenselijk om de onderzoeksresultaten digitaal te kunnen verwerken. Momenteel gebeurt dit handmatig en is zeer tijdrovend. De gegevens met betrekking tot het toezichtsobject zijn niet altijd actueel. Waar gecombineerde bezoeken plaatsvinden, maakt inzage in planning of het signaleren van bezoeken van andere inspecties efficiënter. Het komt voor dat een inspectie die gepland is niet wordt uitgevoerd als blijkt dat een andere inspectie nog niet zo lang daarvoor is geweest Waarneming De inspecteur bezoekt het toezichtsobject en neemt feiten waar. De volgende inspectievormen kunnen plaatsvinden: thematisch onderzoek reactief onderzoek obv klachten of meldingen Oordeelsvorming Op basis van de waarneming vormt de inspecteur zich een oordeel. Aan de hand van dit oordeel worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. De conclusies en bevindingen worden vastgelegd in een conceptrapportage. Nadat de rapportage is vastgesteld wordt deze met een aanbiedingsbrief gezonden aan het toezichtsobject en andere stakeholders. Knelpunten en wensen: Er zijn geen heldere afspraken over een geharmoniseerde structuur voor de informatiehuishouding. Het ontbreken hiervan brengt de volgende knelpunten te weeg: De informatie (rapportage, brieven, intern gespreksverslagen, etc.) is versnipperd opgeslagen. Sommige documenten worden gearchiveerd op de S-schijf. Andere documenten worden op de thuiswerkplek van de inspecteur opgeslagen en gearchiveerd. Er zijn geen afspraken over een eenduidige fysieke en digitale archivering. Er zijn geen afspraken over een eenduidige mappenstructuur. Het is onduidelijk welke gegevens in het BRS moet worden vastgelegd. Het is wenselijk om alle documenten te integreren of te koppelen aan de toezichtsobjecten. Het is wenselijk om gebruik te maken van sjabloonbrieven. Ook zal iedere inspecteur inzage in alle gegevens van elk toezichtsobject moeten hebben. Nu is er een beperkte mate van toegankelijkheid. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

9 De follow up wordt niet altijd op een centrale plek vastgelegd. Het is wenselijk om de voortgang van de conclusies en bevindingen uit het inspectierapport te kunnen bewaken. Het inspectieproces zal in de juiste vorm op de juiste afhandeling op een vooraf bepaald moment worden uitgevoerd, al dan niet geautomatiseerd (ook workflowmanagement) Interventie Afhankelijk van het onderzoeksresultaat wordt bepaald of interventie noodzakelijk is. Een interventie kan inhouden: een schriftelijke aanwijzing of een schriftelijk bevel. Bij het niet naleven van de afspraken hanteert de Inspectie jeugdzorg een escalatiemodel waarbij de mogelijkheid bestaat dat de bewindslieden van VWS of Veilgheid en Justitie als derde partij via de beleidsdirectie wordt geïnformeerd. De Inspectie jeugdzorg beschikt niet over sanctiemiddelen, maar kan wel via de bestuurders de toezichtsobjecten dwingen tot naleving in verschillende vormen: de aanwijzing. In het uiterste geval kan de inspectie een bevel tot sluiting geven voor een beperkte tijd Afsluiting Na evaluatie van het project wordt de rapportage op de website gepubliceerd en naar de Tweede Kamer en/of Minister verstuurd. De rapportage dient als input voor het jaarverslag en het programmeren van eventueel vervolgtoezicht. Knelpunten en wensen: Er gaat veel tijd verloren aan reizen door de inspecteurs, zowel in het kader van woonwerkverkeer als de inspectiebezoeken. De technische ondersteuning (ook voor de thuiswerkplek) biedt onvoldoende functionaliteit: het afspelen van beeld en geluid is niet mogelijk door te weinig bandbreedte en de applicaties kunnen niet buiten het netwerk van Inspectie jeugdzorg worden ontsloten. 3.2 Informatiesystemen De Inspectie jeugdzorg maakt gebruik van een aantal standaardpakketten. Niet alle voorzieningen raken direct het toezichtsproces, maar indirect leveren zij een bijdrage aan de uitvoering van het proces Kantoorautomatisering MS Office communicatie vindt plaats via Outlook. Er zijn geen afspraken over archivering van mail. De algemene correspondentie en de inspectierapporten worden opgesteld in MS Word. Ook worden de vragenlijsten in MS Word opgesteld. Een enkele inspecteur gebruikt MS Excel of MS Project tbv projectplanning en MS Visio voor het tekenen van organogrammen en tijdbalken. Acrobat Reader-Writer Documenten worden met behulp van Acrobat Adobe in PDF opgeslagen en gepubliceerd op de website Specifieke toepassingen SPSS Ruwe data wordt in SPSS geanalyseerd. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

10 Basisregistratiesysteem (BRS) Het BRS is een CRM applicatie die in eerste instantie dient voor het relatiebeheer. Hier worden de gegevens van de toezichtsobjecten onderhouden. Daarnaast biedt het BRS overzicht van de voortgang van een onderzoek en van de afhandeling van klachten en meldingen. In het BRS worden de aanbevelingen opgenomen die voortvloeien uit het onderzoek. Het BRS heeft een logboekfunctie, waarin de follow up staat. De BRS biedt ook ondersteuning van en inzicht in het risicoprofiel van de instellingen waarop de inspectie toeziet. Website/Intranet Op de website/intranet worden de rapportages en relevante onderwerpen omtrent het toezichtsproces gepubliceerd. TIM (Aenova.nl) In deze applicatie vindt de registratie van de uren van de inspecteurs en de projectplanning plaats. Hermes Dit is het departementbrede postregistratiesysteem. Het systeem is sterk verouderd en wordt niet meer onderhouden. Hermes zal in de toekomst worden vervangen door Marjolein, de opvolger van Digidoc. Mavim Dit is een procesmodelleringstool. Op dit moment worden de bestaande beschrijvingen van de primaire toezichtprocessen omgezet naar Mavim. Het DT heeft de ambitie om Mavim te koppelen aan het intranet. Sharepoint Sharepoint wordt in een pilotfase bij Integraal Toezicht Jeugdzaken (ITJ) gebruikt voor kennisdeling. De verwachting is dat na de pilotfase deze een grote rol zal spelen en de S- schijf zal vervangen. IFIS IFIS staat voor Implementatie Financieel Informatie Systeem en is ter ondersteuning van het financieel beheer. 3.3 Beheer van informatievoorziening In het kader van wensen en veranderingen in de informatievoorziening is de Inspectie jeugdzorg afhankelijk van SSO-ICT, de ondersteunende dienst voor het Ministerie van VWS. Bij deze dienst is ook het applicatie- en technisch beheer belegd dan wel via deze dienst uitbesteed. SSO-ICT hanteert kaders, inrichtingseisen, standaarden en richtlijnen voor de inrichting van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening. Deze worden als aparte bijlage van dit informatieplan bijgevoegd. Waar mogelijk en nodig zijn de taken van het functioneel en contentbeheer belegd bij de medewerkers van Inspectie jeugdzorg. De Inspectie jeugdzorg ervaart het soms als lastig om wensen en verbeteringen ten behoeve van het inspectieproces onder de aandacht te krijgen van SSO-ICT. Aanvragen van bedrijfstoepassingen die buiten de kaders en richtlijnen van de dienst vallen, worden zelden gehonoreerd. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

11 3.4 Prioritering van knelpunten en wensen Tijdens de workshop zijn de deelnemers gevraagd een prioritering aan te brengen per knelpunt en per wens. De prioritering is vastgesteld op basis van meeste hinder per knelpunt en het beste voordeel per wens. Gezien het jaarlijks vastgestelde ICT-budget niet toereikend is voor alle verbeteringen en wensen, is uit de prioritering een top 4 afgeleid. De top 4 zal uitmonden in een projectenoverzicht. Top 4 knelpunten en wensen: 1. Gebrek aan structuur en harmonisatie van de informatiehuishouding 2. Creëren van sjabloonbrieven 3. Verwerken van digitale vragenlijsten 4. Verbetering van de (thuis)werkplek. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

12 4 Trends en ontwikkelingen Nieuwe media, zoals Twitter, LinkedIn, Yammer, Facebook of YouTube, worden steeds meer geïntegreerd in het primaire bedrijfsproces van organisaties. Vooral bij de overheid vindt een ontwikkeling plaats in het gebruik van dergelijke media. Deze ontwikkeling kan voor de Inspectie jeugdzorg ook een rol spelen bij bijvoorbeeld de externe voorlichting: publicaties kunnen naast de website ook via andere media worden gepubliceerd. Het medium YouTube kan worden ingezet voor promotie over de Inspectie jeugdzorg. Het Nationaal Uitvoeringsprogamma dienstverlening en e-overheid (NUP) is een prioriteitenprogramma tussen gemeenten, provincies, waterschappen en het rijk. Het is een lijst van negentien NUP-bouwstenen en zes voorbeeldprojecten. Voor deze bouwstenen geldt dat alle overheidsinstanties vanaf een vastgestelde datum deze bouwstenen verplicht dienen te gebruiken of te handhaven. Deze voorzieningen vormen gezamenlijk de basisinfrastructuur voor de realisatie van de e-overheid. Juist deze voorzieningen zijn gekozen omdat zij de minimaal noodzakelijke randvoorwaarden zijn voor goed elektronisch verkeer tussen overheid, burger en bedrijven. 1 Buiten het NUP is ook een aantal andere bouwstenen of projecten in ontwikkeling ten behoeve van de e-overheid. Voor de Inspectie jeugdzorg spelen enkele bouwstenen een rol of gaan in de nabije toekomst een rol spelen. Op basis van een quick scan is onderstaand overzicht tot stand gekomen. Actielijn 3 van het project Pentagroep Informatievoorziening zal dieper ingaan op de mogelijkheden tot aansluiting bij rijksbrede ontwikkelingen. Deze actielijn is een attenderings- en adviesfunctie voor de kleine inspecties omtrent de bouwstenen die binnen de e-overheid ontwikkeld zijn en/of worden. Het informatieplan zal hierin richting geven. In onderstaande tabel is de selectie van e-bouwstenen die voor de Inspectie jeugdzorg relevant zijn weergegeven. Overzicht quick scan e-overheid bouwstenen Webrichtlijnen NUP: Websites van alle overheidsinstanties dienen eind 2010 aan deze richtlijnen te voldoen NUP NUP NUP NUP E-Herkenning Digikoppeling Digimelding Gemeenschappelijke Ontsluiting Basisregistraties (GOB) BAG NUP: Verplicht gebruik per NHR NUP Diginetwerk Baseline Informatiehuishouding Project e-overheid (ICTU/Kennislab) 1 Bron: ( ) Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

13 5 Gewenste Informatievoorziening In dit hoofdstuk wordt de (ICT-)situatie beschreven die ontstaat als het informatieplan volledig is uitgevoerd. Onderstaande geeft de structuur weer van de toekomstige informatievoorziening van de organisatie afgeleid van de top 4 knelpunten en wensenlijst. Het biedt slechts echter een globaal beeld van de gewenste functionaliteiten. 5.1 Documentbeheer Iedere inspecteur hanteert, raadpleegt, routeert en archiveert vanuit één centrale plek dezelfde gestandaardiseerde documenten. Deze documenten worden vanuit dezelfde plek gegenereerd en gepresenteerd vanuit een sjabloon. Ook gescande documenten, zoals ontvangen post, zijn op deze plek opgeslagen en toegankelijk voor iedereen. Alle documenten bevatten metagegevens ten behoeve van de vindbaarheid en de onderlinge relaties tussen de documenten (dossiervorming). Het toezichtsproces vindt plaats op basis van workflow management. Hiervoor zijn procedureregels geautomatiseerd en geïntegreerd in de processen en kunnen documenten gerouteerd worden. 5.2 Toetsingskader en vraagbeheer Op basis van vooraf opgestelde criteria uit het toetsingskader zijn vragen geformuleerd die aan een toezichtsobject kunnen worden gesteld. Deze vragen zijn opgenomen in een database die na het selecteren van het gewenste toetsingskader vragen genereert behorende bij dat toetsingskader. De vragenlijst is vervolgens binnen dit kader naar wens en vanuit verschillende perspectieven samen te stellen. De antwoorden en metagegevens van het onderzoek worden verwerkt en vastgelegd in dezelfde database. Deze kunnen op diverse wijze verwerkt en gepresenteerd worden. De vragenlijst is zo mogelijk en noodzakelijk opgezet als een webbased survey; een vragenlijst die via het internet ingevuld wordt. 5.3 Inspectiebeheer De inspecteur maakt gebruik van de toepassing van de Inspectie voor de Sanctietoepassingen en heeft inzage in ingeplande en uitgevoerde inspecties van andere inspecties bij dezelfde toezichtsobjecten als de Inspectie OOV. Hiermee wordt het inroosteren van de eigen inspecties ondersteund. 5.4 Media-analyse Op basis van trefwoorden worden politiek-bestuurlijke publicaties en artikelen uit dagbladen en vakliteratuur die betrekking hebben op de Inspectie jeugdzorg digitaal aangeleverd. Op basis hiervan wordt onder andere de risico-analyse voor het jaarwerkprogramma uitgevoerd. 5.5 (Thuis)werkplek De inspecteur kan vanaf zijn (thuis)werkplek digitale beelden en geluid ontvangen. Ook is het mogelijk om op afstand via passende ICT toepassingen te vergaderen zodat reistijd en dergelijke beperkt kan blijven. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

14 6 Projectenoverzicht 6.1 Randvoorwaarden Om tot succesvolle projectresultaten te komen, is het onder andere noodzakelijk dat de bedrijfsprocessen en de informatiestromen voor iedere medewerker helder en duidelijk zijn. De aanbeveling hiervoor is om deze processen en informatiestromen te beschrijven voordat de projecten ten uitvoer worden gebracht. Het procesmodelleringstool als MAVIM kan hierin ondersteuning bieden. In de technische fitanalyse uit actielijn 2 is gekeken naar de inpasbaarheid van bestaande applicaties van andere inspecties binnen de technische infrastructuur die wordt beheerd door SSO-ICT. Met deze analyse is geen functionele (fit)analyse uitgevoerd. Deze is noodzakelijk om de eisen en wensen specifiek in beeld te krijgen teneinde de juiste oplossing te kiezen en de mate van impact op de organisatie te kunnen beoordelen. In paragraaf 6.8 gaan we nader in op de samenhang van de verschillende te introduceren systemen. Hieruit volgt dat een eenduidige definitie en codering van objecten die in verschillende systemen voorkomen vastgesteld moet worden. Dit moet vooraf gaan aan de introductie van de individuele systemen. 6.2 Project Informatiehuishouding op orde, inclusief documentbeheer Het doel van dit project is het archief en het documentbeheer te verbeteren. Ook afspraken over het archiveren van is hier onderdeel van. Dit kan bereikt worden door structuur te brengen in de informatiehuishouding door afspraken te maken over aanlevering, protocollen, sjablonen en afstemming over doorlooptijd van activiteiten (workflow). Project Marjolein is het verbeteringstraject van het documentmanagementsysteem, geleid door VWS. De verbeteringen die Inspectie jeugdzorg stelt ten behoeve van documentbeheer zullen in dit project kunnen worden opgenomen. Workflow kan op verschillende wijze en plaatsen worden geautomatiseerd. Zowel een documentmanagementsysteem als een relatiebeheersysteem kunnen zich hiervoor lenen. Besluitvorming hierover is noodzakelijk. Activiteiten Opstellen documentstructuur Opstellen archiefbeleid Inrichten Marjolein Integreren of koppelen Marjolein aan BRS Nazorg (opleiden medewerkers) Verwachte projectkosten Kosten worden verdisconteerd met het jaarlijks budget à ,= Capaciteit Capaciteit van Inspectie jeugdzorg uur Doorlooptijd 3 6 maanden Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

15 6.3 Project Toetsingskader- en vragenbeheer De doelstelling van dit project is om op gestructureerde wijze vragenlijsten en toetsingskaders te kunnen genereren en beheren. Om het genereren van vragenlijsten te kunnen automatiseren is een applicatie nodig dit ondersteunt. Activiteiten Opstellen Programma van Eisen Pakketselectie Implementatie Nazorg (opleiden medewerkers, eventueel beheerafspraken) Verwachte Initiële implementatiekosten tot projectkosten Capaciteit Capaciteit van Inspectie jeugdzorg uur Doorlooptijd 2 3 maanden Relatie met andere inspectie De Inspectie voor de Sanctietoepassing heeft de Toetsingskadergenerator (TKG) in gebruik. Deze webapplicatie zet normen en criteria om in vragenlijsten. Deze vragenlijsten kunnen worden gehanteerd bij inspectiebezoeken. De verkregen antwoorden kunnen in de TKG worden verwerkt. De kosten voor de technische ondersteuning zijn ,= per jaar, indien gekozen wordt voor beheer door de ondersteunende dienst van de Inspectie voor de Sanctietoepassing. 2 De Inspectie Gezondheidszorg biedt haar diensten aan om online vragenlijsten te publiceren op basis van websurvey. Ook de antwoorden kunnen in deze database worden opgenomen. Er zijn verschillende vergelijkingsmogelijkheden tussen de datasets. Ook de levering van antwoorden van vorige vragenlijsten is mogelijk. De kosten van ontwikkeling van een webbased vragenlijst is à ,=. De Erfgoedinspectie heeft de Monitor in gebruik. Deze webapplicatie zet de vragenlijst bij de toezichtsobjecten uit. De antwoorden die hierop komen, worden vertaald naar kleuren. De resultaten worden gegenereerd naar een PDF-rapport. 6.4 Project Bezoekinformatie Dit project komt de behoefte tegemoet om tijdige afstemming te verkrijgen over en inzicht te geven in geplande en uitgevoerde bezoeken van andere inspecties, met name die van Inspectie voor de Sanctietoepassing Relatie met andere inspectie De Inspectie voor de Sanctietoepassing heeft het Bezoekinformatiesysteem (BIST) in gebruik. Deze ondersteunt het LoketISt in het plannen en inroosteren van bezoeken door de Inspectie voor de Sanctietoepassing en andere inspecties binnen het domein Sanctietoepassing. Het systeem bewaakt de afspraak dat Rijksinspecties jaarlijks maximaal twee keer bij één object van toezicht langs mogen gaan voor een regulier bezoek. De kosten voor de technische ondersteuning zijn ,= per jaar, indien gekozen wordt voor beheer door de ondersteunende dienst van de Inspectie voor de Sanctietoepassing. Zie voetnoot 2. 2 Bron: Actielijn 2 Quick Wins Rapportage d.d Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

16 Activiteiten Onderzoek aansluiting Inspectie voor de Sanctietoepassing Inrichten applicatie Nazorg (opleiden medewerkers, eventuele beheerafspraken) Verwachte Initiële implementatiekosten tot projectkosten Capaciteit Capaciteit van Inspectie jeugdzorg uur Doorlooptijd 2 4 maanden 6.5 Project Media-analyse Door het uitvoeren van een media-analyse wordt een volledig overzicht van relevante onderwerpen uit de media verkregen. Deze analyse kan geautomatiseerd worden in de vorm van een zoekapplicatie die op basis van trefwoorden in diverse mediabronnen zoekt. Het kerndepartement heeft wellicht een abonnement op een media-analysetool, waar de Inspectie jeugdzorg aan kan deelnemen. Activiteiten Onderzoek mogelijkheden binnen omgeving Onderzoek mogelijkheden buiten omgeving Opstellen trefwoordenlijst Aanvragen abonnement Verwachte Initiële implementatiekosten 0 tot (per jaar) projectkosten Capaciteit Capaciteit van Inspectie jeugdzorg uur Doorlooptijd 2 weken 1 maand 6.6 Actielijn 3: Aansluiting bouwstenen e-overheid Dit project zal in de eerste fase een overzicht van de functionaliteiten van de e-overheid bouwstenen en de operationele status leveren. In de tweede fase wordt een impactanalyse op de rijksinspecties per (groep van) inspectie uitgevoerd. De fysieke aansluiting op de bouwstenen is vooralsnog geen onderdeel van dit project. 6.7 Samenhang projecten Ter voorkoming van dubbele invoer van gegevens en een inefficiënte of zelfs onwerkbare afhandeling van het proces zal besluitvorming moeten plaatsvinden over welke objecten in welke informatievoorziening worden vastgelegd en onderhouden. Een bedrijfsinformatiemodel kan hierin duidelijkheid bieden. Deze biedt een conceptuele structuur van de gewenste informatievoorziening die nodig is voor een goede bedrijfsvoering in samenhang met de daartoe te realiseren informatiesystemen, gegevens, bedrijfsfuncties en projecten. Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17

17 Ter verduidelijking is onderstaand een matrix waarin een vereenvoudigde en niet allesomvattende weergave wordt afgebeeld van de de eventuele informatiesystemen die voortvloeien uit de projecten en de mogelijkheden van vastlegging van objecten. Deze matrix is niet volledig, maar biedt enkel inzicht in het risico van dubbele vastlegging van gegevens. BRS TKG Websurvey/ DMS Planning Monitor Objecten Inspecteur x x x Toezichtsobject x x x x x Document x x x Inspectie x x x Project x x x 6.8 Projectenkalender De planning van de projecten is afhankelijk van de vastgestelde prioriteit, de benodigde capaciteit, doorlooptijd en kosten. Na afstemming en akkoord van de directie van de Inspectie jeugdzorg en afstemming met de overige inspecties ten behoeve van synergie van informatiebehoeften, kunnen de projecten worden ingepland in de tijd. De volledige doorlooptijd om tot de gewenste situatie te komen wordt vooralsnog ingeschat op 3 jaar, vanaf 2011 tot en met Informatieplan Jeugdzorg v1.0 V van 17