Projectplan. Project Verminderen administratieve lasten

Transcriptie

1 Projectplan Project Datum: Versie: 0.6 Auteurs: Monique Geldof-Kommer

2 INHOUDSOPGAVE 1. De aanleiding van het project De uitdaging voor het project Doelstelling van het project Het beoogd projectresultaat De afbakening De effecten De gebruikers van het projectresultaat De randvoorwaarden De relatie met andere projecten binnen de organisatie Inschatting ureninzet Projectorganisatie Communicatie met jeugdhulpaanbieders Projectplanning

3 1. DE AANLEIDING VAN HET PROJECT Sinds de transitie van Jeugdhulp in 2015 wordt de bedrijfsvoering van jeugdhulpaanbieders zwaarder belast. Administratieve en financiële processen zijn arbeidsintensiever geworden en lopen daardoor vaak nog niet goed. Soms komt de continuïteit van zorg zelfs in gevaar. In de praktijk worden er momenteel veel problemen ervaren en zijn er meerdere jeugdhulpaanbieders die in liquiditeitsproblemen terecht zijn gekomen o.a. door de te grote administratieve lasten. Dit wordt onder andere veroorzaakt door een toename in het aantal contractpartners en de daaruit voortvloeiende diversiteit in contracten, productcodelijsten en verantwoordingseisen. Zo heeft bijvoorbeeld de jaarafrekening 2015 veel lasten met zich mee gebracht. Naast de jeugdhulpaanbieders is de administratieve last ook bij n toegenomen. De administratie is ingewikkelder geworden, er is regelmatig uitval in het administratieve proces en er moet nog veel handmatig gebeuren door het nog niet volledig ingeregeld zijn van het berichtenverkeer. Om de toegenomen administratieve lastendruk zowel bij aanbieders als bij n te verminderen is er een landelijk programma gestart, het zogenaamde Informatievoorziening Sociaal Domein (ISD) programma. In dit programma werken zes brancheorganisaties (Actiz, BTN, VGN, GGZ Nederland, Federatie Opvang en Jeugdzorg Nederland) en de VNG samen om administratieve lasten terug te brengen door werkprocessen en administratie bij zorg en ondersteuning te vereenvoudigen. Zo is er de administratieve standaard ijw ontwikkeld (m.i.v. ijw 2.0) en wordt er gebruik gemaakt van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) om met jeugdhulpaanbieders standaardberichten veilig en efficiënt uit te kunnen wisselen. Het is noodzakelijk dat er ook in de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe acties worden ondernomen om de administratieve lasten te verlichten is een overgangsjaar geweest, waarin allerlei problemen boven water zijn gekomen. In het transitiejaar 2015 zijn de n in de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe hier coulant mee omgegaan en zijn er herstelacties uitgevoerd. Aanbieders en n hebben hierdoor de tijd gehad om hun administratie op orde te brengen. Vanuit de wethouders van deze regio is opdracht gegeven om te onderzoeken hoe de administratieve lasten kunnen worden verminderd. Het is daarbij van belang dat er structurele oplossingen komen en dat we aandacht hebben voor uniformiteit, vereenvoudiging en transparantie. Het resultaat van dit project draagt bij aan het strategische doel van het programmaplan Jeugdhulp van de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe: Beter met minder. Het jeugdhulpstelsel moet eenvoudiger, effectiever, efficiënter en klantvriendelijker. Het gaat dan om effecten en kwaliteit van hulp, maar ook om de beheersing van het jeugdhulpbudget en de optimalisering van de bedrijfsvoering. De consequenties van administratieve lasten brengen de continuïteit en kwaliteit van zorg in gevaar. 2. DE UITDAGING VOOR HET PROJECT Gemeenten en jeugdhulpaanbieders vinden dat voor diverse processen (bijvoorbeeld van declaratie) de huidige structuur te gedetailleerd en onnodig complex is. Het is daarom van belang om de processen en de eisen die gesteld worden onder de loep te nemen, om te zien waar overbodige processtappen of eisen zorgen voor onnodige administratieve lasten. Ook is het hierbij belangrijk dat deze processtappen en gestelde eisen binnen de acht n van de regio uniform zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan 3

4 niet uniforme eisen en formats voor DVO s en facturen, zowel binnen de regio, bovenregionaal als landelijk. Enkele aanbieders hebben wat betreft hun bedrijfsvoering onvoldoende ingespeeld op de decentralisatie, met als gevolg dat er onvolledige of verkeerde factuurformats gehanteerd en worden er onjuiste tarieven of productcodes gebruikt. De standaardisatie van de gegevensuitwisseling, de elektronische informatie-uitwisseling en de uiteindelijke declaratie zijn nog niet overal even goed ingeregeld. Zowel door jeugdhulpaanbieders als n wordt in de uitvoeringsprocessen van zorg en ondersteuning nog veel gegevens handmatig verwerkt. Het verschilt per hoe ver men is met het inrichten van de geautomatiseerde verwerking met berichtenverkeer. Wanneer het berichtenverkeer geheel is ingeregeld bij zowel n als jeugdhulpaanbieders zal dit leiden tot een vermindering van een deel van de administratieve lasten. Een ander aspect dat bijdraagt aan de hogere administratieve lasten heeft te maken met de ingewikkelde uitvoering van het woonplaatsbeginsel. Duidelijkheid over de woonplaats van de gezagsdrager of de jeugdige is een vereiste om een factuur naar de juiste te kunnen sturen, maar het kost soms veel tijd om dit te achterhalen. Dit veroorzaakt problemen bij zowel jeugdhulpaanbieders als n. Er ligt momenteel een voorstel voor wijziging van het woonplaatsbeginsel. Dit voorstel is door de VNG subcommissie Jeugd goedgekeurd, mits er nog onderzocht wordt of de budgetverdeeleffecten gering zijn. Voor de korte termijn moet er gezocht worden naar een tussenoplossing. Het is van belang dat de manier waarop er bij zowel jeugdhulpaanbieders als n omgegaan wordt bij uitval van facturen door foutieve of onvolledige facturen onder de loep te nemen. Momenteel blijft communicatie tussen beide partijen soms uit of verloopt erg moeizaam waardoor facturen lang blijven liggen zonder dat er iets mee gedaan wordt. Naast dit alles blijkt dat informatievoorziening en verantwoording (zoals de accountantscontrole) zorgen voor extra administratieve lasten. Jeugdhulpaanbieders moeten hun financiële productieverantwoording via het IZA protocol finale afrekening doen wat erg arbeidsintensief is. De jeugdhulpaanbieders moeten aan de verplichtingen van diverse n voldoen, maar hebben daarnaast ook te maken met de verantwoordingseisen die in het kader van rechtmatigheid worden opgelegd door de zorgkantoren en zorgverzekeraars. Gemeenten lopen er tegen aan dat bij de financiële verantwoordingen er erg hoge eisen worden gesteld. Dit leidt tot een grote diversiteit aan administratieve lasten. Het is van belang dat er gezorgd wordt voor een vermindering van de administratieve lasten, zodat continuïteit van zorg gewaarborgd kan worden en de focus van de jeugdhulpaanbieders gelegd kan worden op de kwaliteit van zorg. Met andere woorden zodat de beschikbare middelen zo optimaal mogelijk worden ingezet ten behoeve van de cliënt. Daarnaast is het belangrijk dat de n kunnen zorgen voor efficiënte processen, met zo min mogelijk uitval en een zo kort mogelijke doorlooptijd. 3. DOELSTELLING VAN HET PROJECT Jeugdhulp moet beter met minder en moet effectiever, efficiënter en eenvoudiger worden ingericht. Hierop aansluitend is het doel van dit project geformuleerd. Het opleveren van adviezen voor maatregelen die zullen leiden tot een zichtbare vermindering in de administratieve lasten bij zowel jeugdhulpaanbieders als n, vóór 1 juni

5 Indicatoren die na uitvoering van de geadviseerde maatregelen gehanteerd kunnen worden om de zichtbare vermindering in de administratieve lasten te meten: Jeugdhulpaanbieders en n ervaren een administratieve lasten verlichting (op diverse onderdelen die dit project raakt); het uitvalspercentage van aanvragen DVO s (zowel bij toegang als realisatie) en facturen zoveel mogelijk vermindert. 4. HET BEOOGD PROJECTRESULTAAT Het beoogde projectresultaat is dat er adviezen worden opgeleverd om te komen tot vereenvoudigde regionaal uniforme processen voor alle betrokken partijen, per 1 juni Het is van belang om overbodige processtappen of gestelde eisen uit de processen te halen en niet noodzakelijke wachttijden in de processen te verminderen. Bij een uniform proces moeten we echter wel rekening houden met het feit dat voorlopig de middelen (bijvoorbeeld gebruik GGK/Vecozo dan wel ) verschillend kunnen zijn, omdat we afhankelijk zijn van het ICT-landschap van de diverse aanbieders en/of n. Tijdens de projectstart-up is nagedacht over de beoogde projectresultaten en daarvoor benodigde inspanningen. Daaruit kwamen enkele duidelijke clusters van gewenste resultaten naar voren. 1. Een efficiënt en effectief DVO-proces 2. Een efficiënt en effectief facturatieproces 3. Doorontwikkeling gebruik van het Berichtenverkeer De acties en deelresultaten binnen deze clusters zijn uitgewerkt in een plan van aanpak (bijlage). Daarnaast zijn benoemd als gewenste resultaten (deze zijn ook in het plan van aanpak (bijlage) nader toegelicht): Overige onderwerpen: 4. Bevorderen heldere communicatie 5. Vereenvoudiging toetsing woonplaatsbeginsel (rekening houden met voorstel dat er ligt vanuit I-SD) 6. Vereenvoudiging productcodelijst (o.a. zoveel mogelijk aansluiten bij landelijke productcodelijst) 7. Koppeling met WMO (leren van elkaar en eenduidigheid in de oplossingen) Eventueel in een later stadium oppakken: 8. Effectieve en efficiënte monitoring 9. Vereenvoudiging financiële jaarverantwoording 5. DE AFBAKENING Het project richt zich op het creëren van adviezen om de administratieve lasten bij zowel jeugdhulpaanbieders, n en de toegangen te verminderen. De processen spelen zich namelijk af binnen de driehoek; jeugdhulpaanbieder, toegang en lijke backoffice. Het project richt zich niet op de daadwerkelijke implementatie. Dit zal iedere zelf moeten organiseren. Het project kan daarin wel adviseren en ondersteunen. Administratieve lasten komen voor in de diverse processen, zoals die nu ingeregeld zijn voor jeugdhulp binnen de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe. Om het project realistisch af te bakenen en omdat het er op lijkt dat de grootste knelpunten binnen de processen rondom de aanvraag en de processen gedurende de zorg bevinden, is er voor gekozen 5

6 om hierop eerst te focussen. Het betreft dan met name de vier clusters die in de vorige paragraaf zijn benoemd. Dit project richt zich op Zorg in Natura (ZIN) en niet op PGB, Jeugdreclassering en Jeugdbescherming. 6. DE EFFECTEN Positieve effecten: De adviezen vanuit dit project zorgen ervoor dat Jeugdhulpaanbieders en n werkwijzen krijgen aangeboden die nadat ze geïmplementeerd zijn minder administratieve lasten opleveren zowel bij de als de aanbieder. Er komen meer middelen beschikbaar (personeel en financieel) voor de daadwerkelijke zorgverlening, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening hoger kan worden. Mogelijke neveneffecten: De uitvoering van dit project kost tijdsinvestering van medewerkers alle 8 n Dit kan ervoor zorgen dat ad hoc problemen langer moeten blijven liggen. Het is mogelijk dat sommige betrokkenen moeten vertragen, in de onderdelen van het proces die dit project raakt, omdat andere betrokkenen minder ver zijn. Datzelfde geldt voor betrokkenen die moeten versnellen in het proces, omdat anderen al verder zijn. 7. DE GEBRUIKERS VAN HET PROJECTRESULTAAT Het projectresultaat is gericht op: Jeugdhulpaanbieders; Gemeenten; en Toegang (CJG, Wijkteams) 8. DE RANDVOORWAARDEN Om het project succesvol te laten zijn, zullen een aantal randvoorwaarden ingevuld moeten worden. Deze randvoorwaarden zijn: Er is een projectleider beschikbaar die het regioproject bewaakt en verantwoordelijk is voor het overall resultaat; Er is een begeleider voor de projectstart-up (projectmatig creëren); Betrokkenheid, medewerking en ureninzet deelnemers projectstart-up (brainstorm) en projectteam en projectwerkgroepen; Beschikbare tijd voor het opzetten en uitvoeren van het project Commitment van het management Deelnemers moeten kennis van landelijke richtlijnen hebben De beoogde voorstellen vanuit dit project moeten draagvlak hebben bij de professionals. De beoogde voorstellen vanuit dit project moeten zoveel mogelijk aansluiten bij de landelijke richtlijnen. De voorstellen om administratieve lasten te verminderen voor Jeugd mogen niet zorgen voor het creëren van administratieve lasten bij WMO. 6

7 9. DE RELATIE MET ANDERE PROJECTEN/ACTIES BINNEN DE ORGANISATIE De wijze van sturing, bekostiging en zorginkoop heeft grote invloed op de administratieve vereisten. Jeugdhulpaanbieders en n vragen om meer eenduidigheid in de verschillende modellen van sturing, bekostiging en zorginkoop. Het is daarom van belang dat binnen het regioteam MIJ/OV geregeld afstemming plaatsvindt met de actiehouders op deze thema s. Het is belangrijk dat de keuzes die worden gemaakt omtrent sturing, bekostiging en zorginkoop, niet zorgen voor een verhoging van de administratieve lasten. Het projectteam zal kritisch blijven kijken naar andere voorstellen en zal signaleren wanneer de voorstellen administratieve lasten verhogend lijken. 10. INSCHATTING URENINZET Deelnemer Geschatte uren per week Projectleider 8 Trekkers deelprojecten 5 Overige leden projectteam 3 Overige leden werkgroepen deelprojecten PROJECTORGANISATIE E Omschrijving en rollen projectteam Opdrachtgever De opdrachtgever is de Programmamanager Jeugdhulp Regio Midden-IJssel/Oost- Veluwe, Rita Otter. Projectleider De projectleider is de Programmamedewerker Bedrijfsvoering Jeugdhulp Regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe, Monique Geldof-Kommer. Verantwoordelijk voor de projectresultaten; Verbinding leggen met de betrokken belanghebbenden en deze betrekken bij de uitvoering van het projectplan; Deelnemers projectteam en projectwerkgroepen aansturen op de (beoogde) projectresultaten; Organiseren van evaluatie bijeenkomsten; Ontwikkelen en uitschrijven van de acties en resultaten; Rapporteert aan de opdrachtgever; Opstellen van een nieuwsbrief (overdrachtsdocument) met de behaalde resultaten. Deelnemers projectteam 5 personen; Eenmaal per vier weken bijeenkomen; 7

8 3 deelnemers die trekker zijn van de projectwerkgroepen, deze zorgen voor een terugkoppeling van de projectwerkgroepen aan het projectteam en de projectleider; Bewaken de voortgang van het project; Bepalen kaders voor het project; Bespreken resultaten van de projectwerkgroepen en eigen behaalde resultaten; Oppakken actiepunten die vallen buiten de scope van de drie projectwerkgroepen; Problemen oplossen/obstakels wegnemen; kritisch kijken naar voorstellen vanuit andere acties binnen de n en signaleren wanneer deze voorstellen administratieve lasten verhogend lijken. Deelnemers projectwerkgroepen (DVO, Facturatie en Berichtenverkeer) Minimaal 3 personen; Elke projectwerkgroep heeft een trekker, die ook deelneemt in het projectteam. Hij/Zij is de verbindende schakel tussen het projectteam en de werkgroep en draagt zorg voor het delen van knelpunten die de werkgroep tegenkomt en niet zelfstandig kan oplossen; Verder uitwerken en oppakken van actiepunten die benoemd zijn tijdens de Projectstart-up, per onderwerp (DVO, Facturatie, Berichtenverkeer); Waar mogelijk mix van n en jeugdhulpaanbieders in werkgroep of jeugdhulpaanbieders in een klankbordgroep voor de werkgroep. Projectwerkgroep DVO is verantwoordelijk voor het opleveren van concrete voorstellen hoe het DVO-proces efficiënter en effectiever kan worden ingericht (zo weinig mogelijk uitval en zo vlot mogelijk proces). Projectwerkgroep Facturatie is verantwoordelijk voor het opleveren van concrete voorstellen hoe het facturatieproces efficiënter en effectiever kan worden ingericht (zo weinig mogelijk uitval en zo vlot mogelijk proces). Projectwerkgroep Berichtenverkeer is verantwoordelijk voor het opleveren van concrete voorstellen hoe het implementeren van het Berichtenverkeer zo spoedig en uniform mogelijk plaats kan vinden, bij de 8 n in de regio en de jeugdhulpaanbieders. Projectstart-up: Projectstart-up Opdrachtgever Projectleider Accountmanager Regioteam Bedrijfskundig adviseur Regioteam Vertegenwoordiging jeugdhulpaanbieders Contractmanagers Gemeenten Vertegenwoordiging Toegang Vertegenwoordiging Backoffice Gemeenten Vertegenwoordiging ICT/Berichtenverkeer 8

9 Projectuitvoering: Opdrachtgever Rita Otter Projectteam Projectleider (Monique Geldof-Kommer) Bedrijfskundig adviseur Trekker werkgroep Facturatie Trekker werkgroep DVO Trekker werkgroep Berichtenverkeer Werkgroep deelproject DVO Trekker: Beleids-ontwikkelaar Contractmanager Vertegenwoordiger aanbieder Vertegenwoordiger aanbieder Vertegenwoordiger aanbieder Medewerker CJG/Wijkteam Medewerker CJG/Wijkteam Werkgroep deelproject Facturatie Trekker: Contractmanager Vertegenwoordiger backoffice Vertegenwoordiger aanbieder Vertegenwoordiger aanbieder Backofficemedewerker facturatie Backofficemedewerker facturatie Werkgroep deelproject Berichtenverkeer Trekker: n.t.b. Contractmanager Informatieadviseur Ketenregisseur Sociaal Domein Backoffice medewerker toekenning en/of facturatie Vertegenwoordiger aanbieder (vanaf een later stadium) 12. COMMUNICATIE MET JEUGDHULPAANBIEDERS De huidige administratieve lasten raken alle jeugdhulpaanbieders. Het is echter niet mogelijk om alle jeugdhulpaanbieders deel te laten nemen aan het project. Het is daarentegen wel van belang om de ideeën en voorstellen wel te toetsen bij jeugdhulpaanbieders die niet deelnemen aan het project. Het (concept) projectplan zal in juli gedeeld worden op de website Jeugdhulpaanbieders krijgen dan drie weken de tijd om te reageren, vragen te stellen en ideeën te opperen. Jeugdhulpaanbieders zullen tweemaandelijks geïnformeerd worden door middel van een nieuwbrief, die ook op de website wordt geplaatst. 9

10 Daarnaast zullen in de loop van het project ook meerdere sessies worden houden waarbij jeugdhulpaanbieders uitgenodigd worden om mee te denken. Dit zal op bepaalde onderwerpen plaatsvinden, bijvoorbeeld (een onderdeel van) het DVO-proces of (een onderdeel van) het facturatieproces. 13. PROJECTPLANNING Fasen project Het project bestaat uit drie fasen. Fase 1: Definitiefase / Projectstart-up In deze fase worden twee bijeenkomsten gepland (op 24 mei en 9 juni ) om gezamenlijk de projectaanpak te creëren, zodat het projectplan opgesteld kan worden en aan de opdrachtgever kan worden voorgelegd. Tijdens deze bijeenkomsten is een vertegenwoordiging van jeugdhulpaanbieders en diverse belanghebbenden vanuit de acht region aanwezig. Tijdens deze bijeenkomsten zal een heldere projectdefinitie (doelen resultaten, afbakening etc.) gecreëerd worden, zullen benodigde inspanningen in kaart gebracht worden, zal een planning gemaakt worden en zal besproken worden wat de benodigde samenstelling van het projectteam zal zijn. Deze fase resulteert in dit projectplan. Fase 2: Projectuitvoeringsfase Tijdens deze fase wordt door het projectteam en de projectwerkgroepen (op delen van het project) concreet gewerkt aan de beoogde projectresultaten. De processen zullen in kaart worden gebracht, waarna vervolgens bekeken kan worden of er overbodige processtappen of wachttijden zijn. Tijdens de projectuitvoeringsfase zal de opdrachtgever tweemaandelijks op de hoogte worden gesteld over de voortgang van het project middels een voortgangsrapportage. In deze fase worden de resultaten ook opgeleverd. Dit zal zowel tussentijds gebeuren (zomer, najaar en begin 2017) als aan het einde van het project, in mei Fase 3: Afrondingsfase Het projectteam ondersteunt de gebruikers van de projectresultaten nog na de formele oplevering. Daarnaast zal in deze fase het project worden geëvalueerd, tijdens een aparte bijeenkomst. De geleerde lessen kunnen gedeeld worden met de andere stakeholders. Ten slotte wordt het project formeel afgesloten. Zie projectplanning volgende pagina. 10

11 Projectplanning Mei Projectstart-up Twee sessies om project in kaart te brengen x x Projectteam Deelproject: Een efficiënt en effectief DVO-proces Deelproject: Een efficiënt en effectief facturatieproces Deelproject: Doorontwikkeling gebruik van het Berichtenverkeer Juni Voorstel regionaal aanvraag DVO-format x x Komen tot (voorstellen voor bevorderen) heldere communicatie x x x x x x Onderzoeken mogelijkheid vereenvoudiging woonplaatsbeginsel x x x x x x Voorstel vereenvoudigen productcodetabel x x x x x x x Onderwerpen effectieve en efficiënte monitoring en vereenvoudiging financiële jaarverantwoording (voorwaarde is dat andere onderwerpen afgerond zijn) x x Inventariseren werkproces per (inclusief werkelijke uitvoering) x x x x x x x Analyse knelpunten + opleveren voorstellen efficiëntere en regionaal uniforme inrichting proces x x x x Komen tot een voorstel voor regionale afspraken voor x x x x x Juli Aug Sept Okt Nov tussentijds declareren en de eindafrekening DBC s Regionaal format factuur x x x x Analyse redenen van uitval facturen + voorstellen acties x x x x Procesafspraken omtrent facturatie doorlichten + opleveren voorstellen efficiëntere en regionaal uniforme inrichting proces x x x x x x x x x Voorstel regionale afspraken frequentie vs. intensivering x x x x Analyse resultaten Quick Scan + voorstellen acties x x x x x Komen tot een voorstel voor regionale afspraken over hoe om x x x x x x te gaan met de diverse berichten Inventariseren stand van zaken bij Jeugdhulpaanbieders x x x x x Evalueren Met gehele groep + vervolg bepalen (1e helft 2017) x Dec Jan 2017 Feb 2017 Mrt 2017 Apr 2017 Mei 2017