Onderzoek collegeprogramma Gemeente Son en Breugel

Transcriptie

1 Onderzoek collegeprogramma Gemeente Son en Breugel Rekenkamercommissie de Groene Rand Maart 2010

2 Voorwoord Voor u ligt het rapport naar aanleiding van het onderzoek dat de Rekenkamercommissie uitvoerde naar het bereiken van de doelstellingen en het leveren van de prestaties zoals verwoord in het collegeprogramma Doel van het onderzoek is te achterhalen of en in hoeverre het college de afspraken zoals verwoord in het collegeprogramma is nagekomen. De Rekenkamercommissie maakt als het ware de eindbalans op. Dit gebeurt niet met het oog om af te rekenen. Transparantie en leren staan in dit onderzoek nadrukkelijk voorop. De uitkomst van deze eindbalans kan worden gebruikt bij het opstellen van het nieuwe collegeprogramma voor de periode 2010 tot en met Immers: uit het rapport blijkt duidelijk waar er nog open eindjes zijn die nog afgewerkt moeten worden. Deze open eindjes kunnen in het collegeprogramma van worden meegenomen. Een niet onbelangrijk deel van dit rekenkamerrapport heeft betrekking op de instrumentele aspecten van het collegeprogramma oftewel: hoe dient een adequaat collegeprogramma eruit te zien, wil het de functie kunnen vervullen die ermee wordt beoogd. Dit deel van het rapport heeft vooral ten doel ervan te leren voor de toekomst. In het rapport wordt aangegeven op welke wijze een collegeprogramma tot stand moet komen en hoe het eruit moet zien. Deze ideaalsituatie wordt vervolgens geconfronteerd met de situatie in gemeente Son en Breugel. Wij hopen op deze manier een bijdrage te leveren aan de totstandkoming van het nieuwe collegeprogramma in het voorjaar van De Rekenkamercommissie merkt tot slot op dat onderzoek naar het al dan niet volledig uitvoeren van het collegeprogramma impliceert dat de aandacht alleen uitgaat naar die zaken die in het collegeprogramma in 2006 zijn benoemd. Dit neemt uiteraard niet weg dat er naast dit programma veel meer zaken door het college ten uitvoer zijn gebracht, waar de Raad en de burger ook oog voor moeten hebben. Rekenkamercommissie de Groene Rand Drs. W. Hartmann Drs. J. v.d. Berg Drs. W.J.H.S. Lindelauf RA RO 2

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1. Aanleiding 1.2. Omschrijving van het onderzoek 1.3. Probleemstelling c.q. vraagstelling van het onderzoek 1.4. Onderzoeksvragen 1.5. Reikwijdte 1.6. Onderzoeksaanpak 1.7 Normenkader Hoofdstuk 2: Handreiking voor een goed collegeprogramma 2.1. Inleiding 2.2. Totstandkoming van het collegeprogramma 2.3. Plaatsbepaling ten opzichte van overige sturingsinstrumenten 2.4. Herkenbare strategische koersbepaling 2.5. Toetsbaarheid van het programma 2.6. Volledig beeld van het meerjarig door te voeren beleid 2.7. Meerjarige financiële vertaling 2.8. Monitoring 2.9. Confrontatie van het collegeprogramma van Son en Breugel met de norm Hoofdstuk 3: Realisatie van het collegeprogramma 3.1. Inleiding 3.2. Realisatie 3.3. Het collegeprogramma in één oogopslag Hoofdstuk 4: Goede voorbeelden 4.1. Inleiding 4.2. Landelijke goede voorbeelden Hoofdstuk 5: Conclusies en aanbevelingen Hoofdstuk 6: Reactie College Hoofdstuk 7: Nawoord Rekenkamercommissie Bijlagen 3

4 Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1. Aanleiding Met de naderende gemeenteraadsverkiezingen in maart 2010 loopt de regeerperiode van het huidige college op zijn einde. Hiermee wordt tevens de realisatie van de voornemens uit het collegeprogramma interessant. In dit collegeprogramma zijn deze voornemens van de coalitie neergelegd in (beleids)doelen en beoogde resultaten Nu vier jaar na de opstelling van het collegeprogramma acht de Rekenkamercommissie het relevant te onderzoeken wat er zoal terecht is gekomen van deze (beleids)doelen en beoogde resultaten. Met een rapport over de uitvoering van het collegeprogramma verschaft de Rekenkamercommissie, als onafhankelijk orgaan, de Gemeenteraad en burgers inzicht in hoeverre de destijds gestelde doelen en beoogde resultaten al dan niet gehaald zijn Omschrijving van het onderzoek Met dit onderzoek streeft de Rekenkamercommissie de volgende doelstelling na: het geven van: een oordeel over het al dan niet bereiken van de voornemens voor de collegeperiode Probleemstelling c.q. de vraagstelling van het onderzoek De probleemstelling luidt als volgt: in welke mate komen de in de collegeperiode gerealiseerde doelstellingen en behaalde resultaten overeen met de beoogde doelstellingen en resultaten? In welke mate zijn de doelstellingen en beoogde resultaten SMART geformuleerd en hoe vindt de verantwoording over doelrealisatie plaats? 1.4. Onderzoeksvragen Voor de uitwerking van de probleemstelling moeten de volgende onderzoeksvragen worden beantwoord: 1. In welke mate zijn de doelstellingen en beoogde resultaten zoals geformuleerd in het collegeprogramma gerealiseerd? Met andere woorden: wat is er terecht gekomen van de voornemens van het college? 2. Zijn de doelstellingen en beoogde resultaten voldoende SMART geformuleerd? 3. Op welke wijze legt het college verantwoording af aan de raad over de uitvoering van het collegeprogramma 4

5 1.5. Reikwijdte Het onderzoek heeft betrekking op de gehele collegeperiode ( ). Voor het al dan niet bereiken van het eindresultaat 2010 zal indien nodig tevens gebruik gemaakt worden van prognoses die daarbij op hun plausibiliteit getoetst zullen worden Onderzoeksaanpak Ter bepaling in hoeverre de gestelde beleidsdoelen gehaald zijn worden de doelrealisaties geconfronteerd met de oorspronkelijk gestelde doelen. De Rekenkamercommissie hanteert hierbij de volgende uitkomsten: het beleidsdoel/beoogd resultaat is behaald; het beleidsdoel/ beoogd resultaat is gedeeltelijk behaald; het beleidsdoel/beoogd resultaat is niet behaald; de doelrealisatie is niet vast te stellen; het beleidsdoel/ beoogd resultaat is afgevoerd In het kader van het onderzoek zijn verschillende documenten geraadpleegd, waaronder: collegeprogramma en eventuele aanpassingen daarop programmaverantwoordinge en tussentijds s (P&C cyclus); burgerjaarverslagen; verslagen van formele overleggen van B&W, Raad en (raad)commissie overige relevante ambtelijke en niet-ambtelijke stukken en (beleids)evaluaties; nieuws/informatiebrieven ten behoeve van de Raad eventuele tussenbalansen, tussens brondocumenten Met ambtelijk betrokkenen zijn ter aanvulling van het documentenonderzoek, indien nodig, gesprekken gevoerd Normenkader Norm 1: bereiken doelen/leveren prestaties De vraag die in dit onderzoek centraal staat is of de doelstellingen/beoogde resultaten volgens het collegeprogramma zijn bereikt. De norm die hieraan kan worden gekoppeld is eenvoudig: de doelstelling/beoogd resultaat moet bereikt zijn. Norm 2: SMT Doelstellingen en prestaties worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties of goede voornemens. Om succesvol sturing te kunnen geven aan het bereiken van doelstellingen en leveren van prestaties moet ervoor worden gezorgd dat deze doelstellingen en prestaties SMART geformuleerd worden. SMART staat voor: 5

6 Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Specifiek Omschrijf een doel/prestatie duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is. De betrokken moeten (ook) een duidelijk verband zien tussen de doelstelling enerzijds en de activiteiten die daartoe anderzijds gevraagd worden. Naarmate een doelstelling preciezer geformuleerd is, wordt het makkelijker er invulling aan te geven. Meetbaar Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Wat is er af als het af is? Een SMART-doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Een nulmeting om de startsituatie te kunnen bepalen is hierbij belangrijk. Acceptabel Is er draagvlak voor wat er moet gebeuren? Is het doel c.q. de prestatie in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Realistisch Is het doel haalbaar? Kan de prestatie worden geleverd? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum. De Rekenkamercommissie gaat bij dit onderzoek vooral na of de doelstellingen en prestaties voldoende specifiek, en tijdgebonden zijn. Deze drie facetten van SMART kunnen op eenvoudige wijze, gewoon door de tekst van het collegeprogramma goed te analyseren, beoordeeld worden Om te kunnen bepalen of doelstellingen/beoogde resultaten ten tijde van het opstellen van het collegeprogramma ook voldoende acceptabel en realistisch waren is niet op basis van de tekst van het collegeprogramma als zodanig te beantwoorden. Hiervoor zou een uitgebreid aanvullend onderzoek noodzakelijk zijn. Tevens dragen deze twee facetten een subjectief element in zich. Of sprake is van voldoende acceptatie cq. draagvlak voor een te bereiken doel en of het behalen van een doel realistisch is, is vaak niet objectief te zeggen. Voor de goede orde merkt de Rekenkamercommissie op dat voor wat betreft de toetsing van het aspect tijdgebondenheid de rekenkamer in het rapport alleen ingaat op de vraag of in het collegeprogramma tijdsaspecten zijn genoemd. Nadrukkelijk merkt de rekenkamercommissie op dat in dit onderzoek niet wordt ingegaan op de vraag of het daadwerkelijk realiseren van doelstellingen en prestaties gelijk liep met de planning. De 6

7 rekenkamercommissie beperkt zich in dit onderzoek tot de vraag of een doelstelling of prestatie gerealiseerd is vóór 1 maart Of dit tijdig is gebeurd is niet onderzocht. Norm 3: verantwoording De Rekenkamercommissie is van mening dat nadat het collegeprogramma tot stand is gekomen, sprake moet zijn van een verantwoording over het al dan niet bereiken van de gestelde doelen. Deze verantwoording dient niet alleen tijdig te zijn maar ook juist. Met andere woorden: de verantwoording moet klip-en-klaar antwoord geven op de vraag of het doel is bereikt/ wat de stand van zaken is. Niet om de hete brei heen draaien of een verantwoording geven die niets met het beoogde doel van doen heeft. Tevens moet de verantwoording volledig zijn, dat wil zeggen over alle te bereiken doelstellingen moet verantwoording worden afgelegd. Verantwoording kan plaatsvinden via de reguliere P&C cyclus, via nieuwsbrieven en via het verstrekken van tussenstanden. 7

8 Hoofdstuk 2: Handreiking voor een goed collegeprogramma 2.1. Inleiding In dit hoofdstuk gaat de Rekenkamercommissie in op de vraag aan welke eisen een collegeprogramma zou moeten voldoen. Er bestaan geen wettelijke richtlijnen of aanwijzingen ten aanzien van de indeling en de inhoud van collegeprogramma s. Gemeentebesturen zijn dan ook vrij in de wijze waarop zij een uitwerking kunnen geven van de beleidsmatige koers voor de gehele collegeperiode. Tegelijkertijd lijkt het ontbreken van concrete richtlijnen en aanwijzingen bij sommige gemeenten er toe te leiden dat deze gemeenten worstelen met het opstellen van een collegeprogramma: wat moet erin? Wanneer moet het bij de raad liggen? Hoever ga je bij de uitwerking van speerpunten in meetbare en tijdgebonden prestaties en effecten? Hieronder wordt op de volgende aspecten ingegaan: 1 Totstandkoming van het collegeprogramma Plaatsbepaling ten opzichte van de overige sturingsdocumenten Herkenbare strategische koersbepaling Toetsbaarheid van het programma Volledig beeld van het meerjarige te voeren beleid Gedegen financiële vertaling Monitoring 2.2. Totstandkoming van het collegeprogramma Om te verzekeren dat via een efficiënt proces een collegeprogramma tot stand komt dat voldoet aan de wensen van de raad, verdient het de voorkeur om vroeg in het proces een plan van aanpak op te stellen en deze breed af te stemmen (bijvoorbeeld in het presidium en met het gemeentelijk management). In dit plan van aanpak wordt onder meer aandacht geschonken aan de volgende vragen: Maken we een raadsprogramma of een collegeprogramma of iets anders? Wat wordt de verhouding van het collegeprogramma ten opzichte van de jaarlijkse programmabegroting? Integreren we het collegeprogramma in een regulier planning- en control document of maken we een separaat collegeprogramma? Wordt de ondersteuning bij het opstellen van het collegeprogramma vanuit de griffie geleverd (bijvoorbeeld bij een raadsprogramma) of vanuit de ambtelijke organisatie (eerder bij een collegeprogramma)? Welke eisen stellen we aan het collegeprogramma (programma-indeling, opname prestatie- en effectindicatoren, aangeven financiële dekking)? 1 Handreiking Collegeprogramma, Randstedelijk Rekenkamer, Jacques Necker, CEBEON 8

9 2.3. Plaatsbepaling ten opzichte van de overige sturingsinstrumenten Het is van belang dat in het collegeprogramma of in de oplegbrief bij het collegeprogramma een duidelijke plaatsbepaling ervan wordt gegeven. Hiermee wordt bedoeld dat de verhouding met overige planning & control documenten, zoals de kadernota of de programmabegroting, wordt geschetst. In dit kader moet duidelijk worden gemaakt in hoeverre de gemeenteraad jaarlijks in de programmabegrotingen consistente doorvertalingen van het collegeprogramma tegemoet kan zien en hoe is voorzien in tussentijdse monitoring en evaluatie op de in het collegeprogramma opgenomen beleidsvoornemens. Ook is gewenst dat het collegeprogramma (of de oplegbrief) een expliciete aanduiding van de functie(s) van het collegeprogramma bevat. Door een plaatsbepaling te geven van het collegeprogramma ten opzichte van andere planning & control documenten, wordt voor de gemeenteraad inzichtelijk gemaakt wat de exacte functie van het collegeprogramma is in relatie tot overige planning en control documenten. Hierdoor worden de status en functie van het collegeprogramma niet alleen verduidelijkt voor de gemeenteraad, maar ook voor de gemeentelijke organisatie. Vanuit de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad is het van belang dat er door middel van een duidelijke plaatsbepaling inzicht wordt gegeven in de manier waarop de inhoud van het collegeprogramma wordt uitgewerkt in de reguliere jaarlijkse begrotingscyclus en dat wordt aangegeven hoe aan de evaluatie van de gerealiseerde resultaten uit het programma invulling zal worden gegeven. Deze beschrijvingen dragen bij aan een eenduidig verwachtingspatroon binnen de gemeenteraad ten aanzien van de status van het collegeprogramma Herkenbare strategische koersbepaling Het collegeprogramma bevat een herkenbare strategische koersbepaling voor de komende vier jaar. Het nieuwe college geeft in het collegeprogramma blijk van haar strategische visie ten aanzien van het meerjarig te voeren beleid. Uit het collegeprogramma blijkt een duidelijke visie op de staat van de gemeente en de daaruit voortvloeiende speerpunten voor gemeentelijk beleid. Waar richt het gemeentebestuur de komende jaren vooral haar aandacht op? Bij voorkeur worden verschillen met de beleidsmatige koers van het vorige college ook transparant gemaakt. Wat wil dit college anders, meer of minder doen ten opzichte van het vorige college? De samenstelling en kleur van het gemeentelijk bestuur kan na de verkiezingen veranderen. Dat heeft mogelijk ook zijn neerslag op de inhoud van het te voeren beleid. Een collegeprogramma is bij uitstek ook een middel om richting de gemeenteraad op transparante wijze aan te geven waar het nieuwe college voor staat. Voorkomen moet worden dat een collegeprogramma een duidelijke strategische visie mist, waardoor het meer het karakter krijgt van een werkprogramma met een uitgebreide opsomming van actiepunten, zonder kop of staart, zonder dat duidelijk is wat de beleidsmatige prioriteiten in de collegeperiode zijn. 9

10 2.5. Toetsbaarheid van het programma Het collegeprogramma bevat de speerpunten voor het beleid. Deze speerpunten van beleid zijn duidelijk zichtbaar opgenomen en beschrijven op heldere wijze de noodzaak van beleid, de prestatie die de gemeente wil realiseren en het maatschappelijk effect dat de gemeente wil bereiken. Het format van de drie W-vragen is een handzaam format voor een dergelijke uitwerking van deze speerpunten. Het collegeprogramma is toetsbaar wanneer de speerpunten van het beleid (doelen) specifiek, en tijdgebonden zijn geformuleerd 2. Bij voorkeur worden per speerpunt prestatieen/of effectindicatoren geformuleerd, gekoppeld aan jaarschijven. Bij grote projecten kunnen de belangrijkste mijlpalen in de projectplanning tijdgebonden worden opgenomen Volledig beeld van het meerjarig door te voeren beleid Het collegeprogramma is volledig (alle relevante beleidsterreinen worden benoemd). Het collegeprogramma geeft een volledig beeld van het meerjarig te voeren beleid. Ook de terreinen waarop het beleid uit de vorige collegeperiode onveranderd wordt voortgezet en de terreinen waar sprake is van stopzetting of extensivering van beleid, worden kort benoemd. Het collegeprogramma geeft een breed beeld van de gemeentelijke beleidsterreinen. Hiervoor biedt de indeling in programma s van de programmabegroting een geschikte structuur. Een volledig beeld van het meerjarig te voeren beleid wordt ook gegeven door (bij voorkeur per programma) de geldende beleidskaders aan te geven. Door per beleidsterrein aan te geven welke actuele beleidsnotities er zijn, wordt de raad het overzicht geboden van de geldende beleidskaders. Daarnaast kan in een bijlage of per programma worden aangegeven welk lid van het college van B&W per beleidsterrein portefeuillehouder is. Een dergelijk overzicht bevordert dat vanaf het begin duidelijk is wie waarvoor aanspreekbaar is Meerjarige financiële vertaling Het collegeprogramma bevat een financiële vertaling van de speerpunten voor beleid. Om te voorkomen dat een collegeprogramma veel mooie beleidsvoornemens bevat, maar er geen financiële ruimte is om deze voornemens ook in de komende jaren te realiseren, is het gewenst dat in het collegeprogramma indicatief wordt aangegeven wat de geraamde kosten van de nieuwe beleidsvoornemens zijn en waar de financiële dekking is gevonden om het nieuwe beleid te bekostigen. Immers: nieuwe beleidsvoornemens kosten doorgaans geld en het opeenstapelen van voornemens zonder dat wordt aangegeven hoe in de dekking voorzien kan worden, maakt het collegeprogramma minder realistisch in financiële zin. Aangezien een collegeprogramma een programma is voor de volledige collegeperiode, is het wenselijk dat de financiële vertaling ook meerjarig is. 2 Handreiking Collegeprogramma, Randstedelijke Rekenkamer 10

11 2.8. Monitoring Het collegeprogramma dient, nadat het is vastgesteld, consequent gevolgd te worden. Hierbij is het handig als de structuur van het collegeprogramma en de komende programmabegrotingen op elkaar aan sluiten. Ook dient duidelijk te zijn wat de opgaven voor de bedrijfsvoering van de gemeente zijn. Hierbij wordt op hoofdlijnen aangegeven wat op dit vlak wordt beoogd en aangesloten op de paragrafen uit de programmabegroting. De beoogde doelen moeten leidend zijn voor de uitvoering van activiteiten en projecten die het college in de komende collegeperiode oppakt. Met leidend wordt bedoeld dat het controleerbaar is dat deze als richtsnoer zijn gehanteerd bij de prioriteitenstelling van activiteiten en projecten. De beoogde doelen en het daaraan gekoppelde uitvoeringsprogramma (activiteiten en projecten) krijgen hun concrete vertaling in de reguliere beleidscyclus de (meerjaren)begrotingen. De raad maakt gebruik van het collegeprogramma om uitvoering te geven aan zijn kaderstellende rol ten opzichte van het college. Het college maakt de voortgang van de doelen, activiteiten en projecten in onderlinge samenhang inzichtelijk in de daarvoor geëigende verantwoordingsdocumenten van de P&C-cyclus. In de verantwoordingsdocumenten wordt een eenduidige relatie gelegd naar de beoogde doelen en voorgenomen activiteiten en projecten. De voortgangss geven zowel de mate van doelbereik aan, als de realisatie van activiteiten en projecten (geleverde prestaties) in onderlinge samenhang). Op basis van de door het college verstrekte verantwoordingsinformatie kan de raad zich een oordeel vormen over de mate van voortgang van de uitvoering van het collegeprogramma. Als algemene eisen aan deze verantwoordingsinformatie worden gesteld: betrouwbaar, consistent, begrijpelijk en relevant. Voor de monitoring en evaluatie van de uitvoering bestaan verschillende opties, zoals: De monitoring van (speerpunten uit) het collegeprogramma laten verlopen in de jaarlijkse programmaverantwoordingen, waarbij de punten uit het collegeprogramma apart in een bijlage of per programma herkenbaar zijn opgenomen. Tussentijdse (bijvoorbeeld na 2 jaar) en/of aan het eind van de collegeperiode (na vier jaar) een evaluatie van de uitvoering en realisatie van het collegeprogramma. 2.9 Confrontatie van het collegeprogramma van Son en Breugel met de norm. 1. Totstandkoming van het collegeprogramma Aan de eisen te stellen aan de totstandkoming van het collegeprogramma is in de gemeente Son en Breugel grotendeels voldaan. Er is een duidelijk keuze voor een Collegeprogramma met aandacht voor eisen waaraan het document dient te voldoen. Ook wordt aangegeven wat het College met het programma beoogt en de plaats die het krijgt binnen de reguliere planning- en control cyclus. In het coalitieakkoord valt hierover te lezen: 11

12 Het coalitieakkoord beoogt heldere beleidskeuzes weer te geven, over de meest kritische gemeentelijke beleidsdossiers en met een scherp oog voor het belang van de burger. Daarmee wordt een basis gelegd voor noodzakelijke uitwerkingen ervan in een collegeprogramma. In het collegeprogramma zal de onmisbare creatieve inspiratie moeten worden neergelegd, om daadwerkelijk tot uitvoering te komen. Dat betekent een noodzakelijke planning in tijd en geld enerzijds, maar anderzijds vooral een stevige dosis oorspronkelijkheid, gedrevenheid en bindend vermogen om die ook echt tot uitvoering te brengen. Voorts valt in het Collegeprogramma hieromtrent te lezen: Ons College heeft getracht een operationele vertaling op te stellen van de belangrijkste uitgangspunten. Daartoe zijn de items nader geconcretiseerd, in een planning gegoten en zijn de financiële consequenties in beeld gebracht. De thematische indeling van het akkoord is in grote lijnen in tact gebleven, hetgeen zich uit in de thema s: Gemeente en Dienstverlening, Ruimte en Samenleving. De operationele uitwerking wordt vooraf gegaan, door een beknopte verwoording van de strategie die er per thema aan ten grondslag ligt. De financiële consequenties van het collegeprogramma, maken deel uit van de parallel eraan opgestelde kadernota Hierdoor wordt het mogelijk het collegeprogramma te betrekken in een integrale financiële afweging. Het collegeprogramma zal binnen een sluitende meerjarenbegroting worden gerealiseerd. Ons College spreekt graag de hoop uit, dat dit collegeprogramma in de praktijk dé beleidsagenda zal blijken te zijn. Door regelmatig over de voortgang van de uitvoering te rapporteren, hoopt ons college, dat het programma tevens een handzaam verantwoordingsinstrument zal blijken te zijn. Bij de programmarekening zal ons college jaarlijks achteraf over de bereikte resultaten verantwoording afleggen. 2. Plaatsbepaling ten opzichte van de overige sturingsdocumenten Zoals reeds aangegeven wordt in het Collegeprogramma duidelijk aangegeven dat het programma voor wat betreft de financiële consequenties deel uit maakt van de parallel eraan opgestelde kadernota Betreffende de verantwoording over de realisatie van de doelen uit het programma wordt aangegeven dat dit middels de programmarekening zal gebeuren. 3. Herkenbare strategische koersbepaling Het Collegeprogramma geeft blijk van een duidelijke strategische koersbepaling. Het is opgedeeld in 3 thema s, 17 onderwerpen en 61 doelstellingen. Helder aangegeven wordt dat de gemeente het thema dienstverlening aan de burger de hoogste prioriteit toekent. Bij alle thema s wordt de visie van het College gepresenteerd en aangegeven waar de gemeente naar toe wil. De thema s worden verder geoperationaliseerd in de onderwerpen en doelstellingen. 4. Toetsbaarheid van het programma Er moet sprake zijn van een duidelijke samenhang tussen maatschappelijke effecten/doelen enerzijds en prestaties anderzijds. Hiervan is sprake in de gemeente Son en Breugel. Echter: de doelstellingen zijn niet altijd goed geformuleerd. Voor de beoordelingen in detail op de normen specifiek, en tijdgebonden wordt verwezen naar bijlage I. 5. Volledig beeld van het meerjarige te voeren beleid In het Collegeprogramma is niet aangegeven in hoeverre en waar sprake is van nieuw beleid, bestaand beleid en wie bestuurlijk verantwoordelijk is voor welke doelstelling(en). Ook is er voor wat betreft de indeling van het collegeprogramma niet gekozen voor dezelfde indeling 12

13 als de programmabegroting- en rekening (11 programma s). De doelstellingen zoals verwoord in het colllegeprogramma zijn niet expliciet terug te vinden in de programmarekening. 6. Meerjarige financiële vertaling Hiervan is in de gemeente Son en Breugel grotendeels sprake. Aan de financiële middelen wordt in het collegeprogramma in twee afzonderlijke kolommen expliciet aandacht besteed (incidenteel, structureel). Aangegeven wordt welke middelen noodzakelijk zijn. Veelal komen de middelen uit het reguliere budget of uit gevoteerde kredieten. Met andere woorden: het nieuwe college toont zich bewust van het feit dat financiële middelen belangrijk zijn. 7. Monitoring De Rekenkamercommissie heeft in de reguliere P&C-stukken met moeite kunnen nagaan hoe het met de afhandeling van de in het collegeprogramma genoemde items gesteld was. De in het collegeprogramma vermelde doelen komen niet expliciet terug in de programmaverantwoordingen van de jaarstukken. Dit terwijl in het collegeprogramma toch duidelijk was aangeven : Bij de programmarekening zal ons college jaarlijks achteraf over de bereikte resultaten verantwoording afleggen. De verantwoording over de bereikte resultaten vindt vooral plaats in de context. In de jaarstukken is ook geen afzonderlijk schema opgenomen inzake de stand van zaken met betrekking tot de afhandeling van het collegeprogramma. Ook een transitietabel waarmee de doelen van het collegeprogramma verdeeld kunnen worden over de 11 programma s wordt niet gepresenteerd. Pas in 2008 vindt een expliciete tussentijdse verantwoording en monitoring plaats middels de Tussenbalans Collegeprogramma (aangeboden aan de commissie Algemene Zaken op 5 maart 2008). Van deze momentopname, aangevuld met de stand van zaken op 1 september 2009, heeft de rekenkamercommissie gebruik gemaakt bij de uitvoering van dit onderzoek. 13

14 Hoofdstuk 3: Realisatie collegeprogramma 3.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vraag wat het college de afgelopen 4 jaar aan doelen/beoogde resultaten heeft gerealiseerd. Zoals reeds aangegeven is het Collegeprogramma, gelaagd, opgedeeld in 3 thema s (Gemeente en dienstverlening, Ruimte, Samenleving), 17 onderwerpen en 61 doelen/beoogde resultaten. De volgende kolommen worden onderscheiden: Onderwerp; hier is gelaagd aangegeven de speerpunten, doelen/beoogde resultaten die moeten worden gerealiseerd. Planning; in deze kolom wordt ingegaan op de periode waarin de doelstelling/beoogd resultaat gerealiseerd moet zijn. Financiën incidenteel; in deze kolom wordt aangegeven of er incidentele middelen noodzakelijk zijn en waar de middelen vandaan (moeten) komen. Financiën structureel; in deze kolom wordt aangegeven of er structurele middelen noodzakelijk zijn en waar de middelen vandaan (moeten) komen. Ter verduidelijking is in onderstaand figuur het eerste onderdeel van het collegeprogramma weergegeven. Figuur 3.1 collegeprogramma Nr Onderwerp Planning Financiën Incidenteel 1 Publieke dienstverlening A. Visie op publieke dienstverlening ,00 De burger mag van de gemeente commissie AZ verspreid verwachten dat hij via de verschillende van 28 juni 2006). over gehele kanalen (gemeentewinkel, callcenter, e- collegeperiode. mail/post, webwinkel) persoonlijk, integraal, snel en effectief diensten kan afnemen. Die verwachting waarmaken betekent het bundelen van publieke diensten in één loket, het optimaliseren van de verschillende kanalen en het vernieuwen van product- en dienstverlening. Een verruiming van de openstelling wordt gerealiseerd. Financiën Structureel 14

15 Doelen Zoals reeds aangegeven zijn de doelen en beoogde resultaten beoordeeld op de normen Specifiek, Meetbaar en. De Rekenkamercommissie stelt vast dat met uitzondering van de norm heid de doelen over het algemeen niet voor meerder uitleg vatbaar zijn en voorzien zijn van een tijdpad. Hierbij wordt wel aangetekend dat verondersteld wordt dat raadsleden enigzins bekend zijn met de terminologie zoals gebruikt in de relevante beleidsnotities. Een doelstelling die niet goed scoort op de norm Meetbaarheid betreft Ruimtelijke ordening 2: Herziening bestemmingsplannen. Oude bestemmingsplannen worden herzien, waar mogelijk samengevoegd en alle gedigitaliseerd. Hiermee te voldoen aan de nieuwe WRO. Hieraan voorafgaand gaat een visieontwikkeling op de inbreidingslocaties. Niet duidelijk wordt weergegeven om welke en hoeveel oude bestemminsgplannen het gaat (0-meting en kwantitatief). Vaststellen of de doelstelling uiteindelijk gehaald is, is dan ook niet goed mogelijk. Wel was vast te stellen dat het beleid in uitvoering gericht was op de herziening van bestemmingsplannen. In de verantwoorde resultaten werd overigens wel concreet aangegeven welke herziene bestemmingsplannen in procedure waren. Niet duidelijk is of er nog meer oude bestemmingsplannen herzien moeten worden. Verkeer 2b: Verkeerskundige maatregelen in centrum. Dit op basis van het principe realiseren, evalueren en corrigeren. Niet duidelijk is op welke en hoeveel verkeerskundige maatregelen gedoeld wordt en wat de huidige situatie is. In een van de gepresenteerde resultaten is later wel aangegeven dat in 2007 door de Commissie GZ besloten is tot uitvoering van een aantal concreet genoemde maatregelen. Een voorbeeld van een doelstelling die goed scoort op alle normen (SMT) is: Sport C: Visie op sportcomplex Gentiaan: in samenhang met het vertrek van de golf, de bouw van brandweerkazerne/ werf, sporthal en tennispaviljoen dient een visie op de (her) inrichting van het sportpark plaats te vinden. Aangegeven is waarop de visie betrekking heeft, de visie wordt wel of niet gevormd/verwoord en in de kolom ernaast staat aangegeven wanneer de visie plaatsgevonden moet hebben Realisatie In de bijgewerkte Tussenbalans, Stand van zaken per 1 september 2009 heeft het College in het oorspronkelijke collegeprogramma de laatste twee kolommen vervangen door kolommen met daarin de resultaten tot voorjaar 2008 en de resultaten tot 1 september 2009 met een doorkijk tot 1 maart

16 De bijgewerkte tussenbalans ziet er dan voor het eerste onderdeel van het collegeprogramma als volgt uit. Figuur 3.2 Tussenbalans stand van zaken per Nr Onderwerp Planning Resultaten tot voorjaar Publieke dienstverlening B. Visie op publieke dienstverlening. De burger mag van de gemeente verwachten dat hij via de verschillende kanalen (gemeentewinkel, callcenter, e- mail/post, webwinkel) persoonlijk, integraal, snel en effectief diensten kan afnemen. Die verwachting waarmaken betekent het bundelen van publieke diensten in één loket, het optimaliseren van de verschillende kanalen en het vernieuwen van product- en dienstverlening. Een verruiming van de openstelling wordt gerealiseerd commissie AZ van 28 juni 2006). De visie op publieke dienstverlening is vastgesteld. In 2007 is de pilot verruiming openstelling voorbereid die van start gaat per 1 maart 2008 met 4,5 uur extra openstelling per week. Totale openstelling: 27,5 uur. Hiermede komen we tegemoet aan de wens van de burgers tot een ruimere openstelling. Resultaten tot en doorkijk tot Pilot openstelling is definitief geworden. Het digitale kanaal is verder geoptimaliseerd met de oplevering van de nieuwe website in oktober Met meer informatie, meer producten die digitaal te verkrijgen zijn en voorbereid op de toekomst met het onderdeel Mijn Son en Breugel, de toekomstige persoonlijke internetpagina. Om vast te kunnen stellen of gestelde beleidsdoelen gerealiseerd zijn dienen de verantwoorde resultaten ook aan eisen te voldoen. Zo moeten de verantwoorde resultaten betrouwbaar zijn, niet voor meerdere uitleg vatbaar (begrijpelijk) zijn, naar aard gelijk zijn aan de gestelde doelen (consistent) en relevant (terzake) zijn. De Rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat de verantwoorde resultaten over het algemeen betrouwbaar zijn, goed begrijpelijk zijn weergegeven, consistent en terzake zijn. Betreffende de norm consistentie heeft de Rekenkamercommissie bij de verantwoorde resultaten aangegeven of er sprake is van een verantwoording over resultaten, activiteiten of een combinatie ervan. Als voorbeeld van een verantwoord resultaat wat betrouwbaar, begrijpelijk en naar aard gelijk is aan de doelstelling en terzake is noemt de Rekenkamercommissie: Sport B: Instandhouding Apollo: De sporthal wordt, voor zover noodzakelijk, gerenoveerd en in stand gehouden om op verantwoorde wijze aan bewegingsonderwijs en sportbeoefening te kunnen doen tot dat de nieuwe sporthal is gebouwd. 16

17 Met als verantwoord resultaat: Dakrenovatie 2009 uitgevoerd Collegeprogramma in één oogopslag In deze paragraaf is een schema opgenomen op basis waarvan in één oogopslag kan worden vastgesteld hoeveel doelstellingen uit het collegeprogramma volledig zijn gerealiseerd (groen), hoeveel gedeeltelijk zijn gerealiseerd (oranje), hoeveel niet/onvoldoende zijn gerealiseerd (rood) en van hoeveel doelen niet vast te stellen was of ze gerealiseerd zijn. Figuur 3.3 totaaloverzicht doelrealisatie Thema Kleur RKC Gemeente 1 en 12 Dienstverlening 4 0 totaal 17 Ruimte totaal 19 Samenleving totaal 25 totaal totaal 61 Uit de figuur kan opgemaakt worden dat het College van de 61 doelstellingen 35 doelstellingen volledig heeft geraliseerd (57%) en 22 doelstellingen gedeeltelijk heeft gerealiseerd (36%). Slechts 2 doelstellingen zijn niet geraliseerd (3%). Zoals reeds aangegeven wordt in bijlage 1 een detail beoordeling gegeven van alle in het collegeprogramma gepresenteerde doelstellingen. 17

18 Hoofdstuk 4: Goede voorbeelden 4.1. Inleiding In deze paragraaf wordt ingegaan op een aantal goede voorbeelden van collegeprogramma s in Nederland naar aanleiding van open bronnen onderzoek. Voor wat betreft de goede voorbeelden maakt de Rekenkamercommissie gebruik van de die onderzoeksbureau Jacques Necker opstelde naar aanleiding van haar onderzoek bij diverse gemeenten inzake de kwaliteit van de collegeprogramma s Dit onderzoek werd in november 2006 gepubliceerd Landelijke goede voorbeelden Goede voorbeelden plaatsbepaling ten opzichte van overige planning en controldocumenten Raadsprogramma gemeente Dongen In de eerste hoofdstukken van het raadsprogramma Dongen wordt een volledige en duidelijke plaatsbepaling gegeven van het raadsprogramma in de planning- en controlcyclus. De vier beoogde functies van het raadsprogramma worden uiteengezet. Deze kunnen kort worden samengevat als: 1) richting geven aan beleid; 2) tijdsaanduiding beleidsvoornemens; 3) kader voor college ten aanzien van beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering; 4) sturing van de raad op inrichting beleidsproces. Verder worden ook het proces van totstandkoming van het raadsprogramma en de beoogde doorwerking in jaarlijkse programmabegrotingen toegelicht. Hierdoor is duidelijk voor zowel raad als college welke betekenis aan het raadsprogramma moet worden toegekend. Voorjaarsnota 2006 gemeente Castricum De gemeente Castricum heeft ervoor gekozen om de uitwerking van coalitieakkoord direct in de bestaande planning en control cyclus te laten verlopen door deze in de voorjaarsnota op te nemen. Vanuit de doelmatigheid van bedrijfsvoering is deze aanpak goed te verdedigen. De specifieke functie van de voorjaarsnota 2006 wordt in het document zelf aangegeven en er wordt inzicht gegeven in het totstandkomingsproces door onder meer de uitgangspunten te presenteren die bij de voorbereiding van de voorjaarsnota zijn gehanteerd. Het inzicht in deze uitgangspunten kan de raad helpen bij het op de juiste wijze interpreteren van de beleidsvoornemens uit de voorjaarsnota. Voorts wordt ook op meerdere plaatsen in het document aangegeven wat de beoogde doorwerking is van de voorjaarsnota: dit zal primair het kader zijn voor de programmabegroting

19 Goed voorbeeld expliciteren beoogde verantwoordingsystematiek Collegeprogramma Zoetermeer In het collegeprogramma van Zoetermeer wordt richting de raad expliciet aangegeven hoe zij de voortgang op de uitvoering van het collegeprogramma kan monitoren; Elk jaar zal de voortgang van de uitvoering van het collegeprogramma als onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus worden gevolgd. Als omstandigheden veranderen, doelen niet bereikbaar blijken te zijn of instrumenten niet de gewenste effecten hebben, dient bijstelling van het beleid plaats te vinden. In juni 2008 zal bij het bespreken van het jaarverslag 2007 de tussenbalans worden opgemaakt. De raad zal dan de doelen en acties uit dit collegeprogramma opnieuw tegen het licht houden. (collegeprogramma Zoetermeer, pagina 26) Goed voorbeeld herkenbare speerpunten uit collegeprogramma in toekomstige programmabegrotingen Collegeprogramma Rucphen De speerpunten uit het collegeprogramma van Rucphen zijn in toekomstige kadernota s en programmabegrotingen en -verantwoordingen herkenbaar terug te vinden, omdat in deze documenten dezelfde codering voor speerpunten wordt aangehouden als die in het collegeprogramma is gebruikt. Hiermee wordt de raad optimaal in de gelegenheid gesteld om de uitvoering van de speerpunten uit het collegeprogramma te volgen. Zo is speerpunt 42 (herijking woonvisie) uit het collegeprogramma in de kadernota opgenomen als herijking woonvisie (cp 42). Goed voorbeeld expliciteren beleidsmatige prioriteiten Coalitieprogramma Den Helder De paragraaf algemeen beleidskader in het coalitieprogramma van de gemeente Den Helder omvat de belangrijkste strategische keuzen voor de komende collegeperiode; De coalitiepartijen zijn van mening dat de stad op een kantelpunt is aangekomen. Er zijn kansen om de klemmende vicieuze cirkel te doorbreken ( geen werk, geen geld, slechte naam, geen investeringen, geen werk, enz ). En wel door te beginnen met het realiseren van economische groei in de haven en toename van de (afgeleide) werkgelegenheid. Vervolgens door zichtbare resultaten te boeken in Nieuw Den Helder, bij de Stadshartplannen, door verdere integratie van de Oude Rijkswerf Willemsoord in het Stadshart en door het ontwikkelen van een lokaal sociaal beleid op basis van een betrouwbaar en inspirerend gemeentebestuur. (coalitieprogramma Den Helder , pagina 3) 19

20 Collegeprogramma Rucphen Hoewel niet in algemene zin, wordt in het collegeprogramma van Rucphen wel voor afzonderlijke beleidsvoornemens vaak duidelijk aangegeven hoe het toekomstig beleid zich verhoudt tot beleid uit de vorige collegeperiode. Hiermee wordt aan de raad inzichtelijk gemaakt of al dan niet sprake is van een koerswijziging in beleid. Soms zijn koersveranderingen een gevolg van eerder genomen raadsbesluiten, bijvoorbeeld bij punt 28 uit het collegeprogramma: Sociaal-cultureel werk en maatschappelijke dienstverlening. Hier heeft het nieuwe college dan geen hand in gehad. Voor het inhoudelijk sociaal-cultureel werk geldt vanaf 2006 een nieuwe subsidiesystematiek. De raad heeft de nota basisfunctie en de beleidsregel sociaalcultureel werk vastgesteld. Afgesproken is dat deze werkwijze na ongeveer een jaar zal worden geëvalueerd. Soms wordt echter ook duidelijk aangegeven welke koers dit college wil varen ten opzichte van de vorige collegeperiode, bijvoorbeeld bij punt 14: Economische activiteiten. De in de vorige zittingsperioden ondernomen activiteiten om tot uitbreiding van het areaal aan bedrijfsterreinen te komen zullen onverminderd worden voortgezet. Waar nodig zal de hulp van regionale samenwerkingsverbanden als SES en Rewin ten behoeve van de bedrijven worden ingeschakeld Goede voorbeelden toetsbare prestatie- en effectdoelstellingen Collegeprogramma Rheden In het collegeprogramma van Rheden zijn voor verschillende beleidsthema s op effectniveau specifieke en meetbare doelstellingen opgenomen. Hiermee stelt het college van B&W zichzelf maar ook de raad in staat om na verloop van tijd na te gaan of het ingezette beleid bijdraagt aan de beoogde effecten. Voorbeelden van deze effectdoelstellingen zijn; In 2009 moet 75% van onze inwoners vinden dat wij voldoende doen om hen bij gemeentelijke plannen te betrekken. (Dit was 64% in 2005, bron: klanttevredenheidsonderzoek) Papierinzameling moet in 2010 met 10% omhoog, glas met 20% en textiel met 25%; Het rapportcijfer dat de burger geeft voor schone wijk in het klanttevredenheidsonderzoek in 2009 blijft ten minste gelijk aan dat van 2005; Wij zorgen dat uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat hondenpoep in 2009 minder overlast veroorzaakt dan blijkt uit de cijfers van 2005 (collegeprogramma Rheden , pagina s 2 en 11) 20

21 Collegeprogramma Rotterdam In het collegeprogramma Rotterdam zijn per beleidsthema enkele meetbare en tijdgebonden prestaties en effecten opgenomen. Bij het thema werkloosheidsbestrijding zijn deze als volgt geformuleerd; In 2010 zijn Rotterdammers méér aan het werk: regulier vanuit de WWB, terugkeerbanen, sociale activering, stageplaatsen. Per 31 december 2009 is het aantal cliënten met een bijstandsuitkering gedaald met werknemers in de marktsector zijn in deze collegeperiode opgeleid naar een hoger niveau. De vrijkomende plaatsen worden voor minimaal 50% gevuld door mensen uit de bestanden van SoZaWe. (Collegeprogramma Rotterdam , pagina 11) Goed voorbeeld kengetallen met nulmeting Kadernota 2007 Alkemade In de kadernota 2007 van Alkemade wordt per programma een tabel met kengetallen opgenomen waarin prestatie- en effectindicatoren zijn opgenomen. Soms wordt hierbij ook een nulmeting aangegeven. Door over deze indicatoren periodiek richting de raad te rapporteren, verkrijgt de raad een inzicht in de resultaten van het gemeentelijk beleid. Hieronder is ter illustratie het voorbeeld van het beleidsprogramma Bestuur opgenomen. Goed voorbeeld - tijdsgebonden aanduiding van beleidsprocessen Raadsprogramma Dongen In het raadsprogramma van Dongen is een planningstabel opgenomen waarin de beleidsprocessen in fasen zijn ingedeeld en per beleidsonderwerp en per jaar is weergegeven in welke beleidsfase het beleid zich zal bevinden. Hierbij zijn de volgende afkortingen gebruikt: V = Voorbereiding, B = Besluitvorming, U = Uitvoering en E = Evaluatie. 21

22 Goed voorbeeld evenwichtig beeld nieuw beleid, bestaand beleid en ombuigingen Kadernota Renkum De kadernota van Renkum biedt in opzet een duidelijk onderscheid tussen bestaand beleid, nieuwe beleidvoornemens en ombuigingen door een structuur in drie delen te hanteren. Door dit overzicht in drie delen wordt de raad een breed inzicht verschaft in (ontwikkelingen in) bestaand beleid, de impact van nieuwe beleidvoornemens (meerjarenbeleidsplan) en de noodzakelijke ombuigingen en/of de eventuele aanspraak op de algemene reserve om de nieuwe beleidsvoornemens te realiseren. Goed voorbeeld overzicht bestaande gemeentelijke beleidskaders Kadernota 2007 Alkemade De kadernota 2007 van Alkemade verwijst per programma(doel) naar de relevante kaderstellende gemeentelijke nota s. Daarnaast worden ook nota s in voorbereiding opgenomen waarvan verwacht wordt dat ze in 2007 ter besluitvorming worden aangeboden. Deze beleidsnota s zijn de sturingsinstrumenten waarop de raad het college kan aanspreken bij de realisatie van het ingezette beleid en vormen samen het kader voor gemeentelijk beleid. Goed voorbeeld overzicht portefeuilleverdeling Collegeprogramma Utrecht In het collegeprogramma van de gemeente Utrecht is als bijlage ook een portefeuilleverdeling van de nieuwe collegeleden opgenomen. Hiermee wordt richting de raad vanaf het begin van de rit gecommuniceerd welke collegelid waarvoor verantwoordelijk (en voor de raad aanspreekbaar) is. 22

23 Goed voorbeeld meerjarige financiële vertaling van speerpunten van beleid Collegeprogramma Leeuwarden In bijlagen bij het collegeprogramma van Leeuwarden worden van de in het collegeprogramma genoemde beleidsvoornemens de financiële gevolgen weergegeven. Deze worden weergegeven in een tabel incidenteel en in een tabel structureel. De in deze tabellen opgenomen bedragen zijn meerjarig (tot en met 2010) geraamd. Doordat in de tabellen de omschrijvingen en nummers zijn aangehouden conform de hoofdtekst van het collegeprogramma, is voor alle in het collegeprogramma genoemde punten inzichtelijk of er financiële gevolgen zijn en wat daar de omvang van is (in meerjarig perspectief). 23

24 Goed voorbeeld expliciteren financiële dekking nieuw beleid Collegeprogramma Leeuwarden In een tabel meerjarenperspectief zijn in het collegeprogramma van Leeuwarden de financiële dekking van ontwikkelingen in bestaand beleid én de nieuwe beleidsvoornemens uit het collegeprogramma weergegeven. Hieruit blijkt dat de financiële dekking vooral wordt gevonden door onttrekkingen uit de algemene reserve. Ook de verwachte ontwikkeling van de algemene reserve tot en met 2010 is aangegeven in een aparte tabel (hieronder niet opgenomen). 24