KLANKBORDGROEP Terugkoppeling 3 e bijeenkomst, 18 februari 2016

Transcriptie

1 KLANKBORDGROEP Terugkoppeling 3 e bijeenkomst, 18 februari 2016 Opening door Marc Jense Dit is, buiten de rondleiding door het azc in Drachten gerekend, de 3 e bijeenkomst van de klankbord azc Heerenveen. De planning van het hele project ligt nog op koers. Dat betekent bijvoorbeeld dat Argu is gestart (kijk op Hierop kan iedereen vragen inbrengen en met argumenten een idee of oplossing aandragen. Verder is het nieuwe parkeerterrein vorige keer in de klankbordgroep besproken, hiervoor wordt een dezer dagen vergunning aangevraagd. We gaan straks in de vier themagroepen weer aan het werk met het advies aan de gemeente. Hiervoor wordt straks de concept bestuursovereenkomst uitgedeeld om te bespreken in de themagroepen. De overeenkomst is nog in onderhandeling, daarom mogen de papieren niet naar buiten. We nemen ze dus na de bespreking weer in. Zo hebben we dat ook afgesproken met het COA. Onze volgende bijeenkomst is op 9 maart. Het advies dat elke themagroep vandaag beschrijft, wordt gebundeld tot één advies van de klankbordgroep aan de gemeente. Vlak voor 9 maart krijgt u dat toegestuurd. Het college neemt het besluit over de bestuursovereenkomst en betrekt daar het advies van de klankbordgroep bij. Mogelijk wordt niet alles uit het advies overgenomen, dat zal projectleider Haaije Jorritsma tijdens de volgende bijeenkomst toelichten. Als alles volgens planning verloopt, stelt het college van B&W op 22 maart de bestuursovereenkomst en de huurovereenkomst vast. Een week later, op 29 maart willen we een openbare informatiebijeenkomst organiseren. De gemeente zal hier een rol in hebben, maar we willen ook graag dat de klankbordgroep hierin iets doet. Tijdens onze volgende bijeenkomst, op 9 maart, bespreken we dit verder. Voordat we aan het werk gaan, zal eerst Teunis Wagenaar namens de Stuurgroep Onderwijs uitleggen welke keuzes de stuurgroep maakt en waarom. Toelichting onderwijs door Teunis Wagenaar De heer Wagenaar heeft veel bestuurlijke ervaring in zowel het voortgezet als het basisonderwijs. Hij heeft ervaring opgedaan met een Internationale Schakelklas (ISK) en een azc-school. Op dit moment is hij bestuurder van De Basis. Hij is hier vanavond als lid van de Stuurgroep Onderwijs en spreekt dus ook namens Meilân, Bornego College en OSG Sevenwolden. Statushouders Vanaf augustus gaan kinderen van statushouders naar bestaande scholen in de wijken. Dat is goed voor hun integratie, maar het is wel een onderwijskundige uitdaging. Vaak spreken de kinderen niet of nauwelijks Nederlands, hoewel we merken dat vooral Syrische kinderen het Nederlands heel snel onder de knie hebben. De kinderen worden in kleine groepjes verdeeld over vier scholen, die ervaringen met elkaar uitwisselen. De kinderen hebben verschillende achtergronden, niveaus, et cetera. Hierbij krijgen de scholen ook advies van de landelijke adviesorganisatie LOWAN. Een belangrijke vraag is of dit ook zo kan blijven werken, als de instroom van statushouders sterk toeneemt. Azc-school Het is altijd onduidelijk hoelang kinderen in het azc blijven. Zouden ze naar bestaande scholen gaan, dan wordt het erg chaotisch met heel onregelmatige in- en uitstroom. Dat gaat ten koste van het onderwijs. Daarom is er nu voor gekozen om een school op het Pagina 1 van 10

2 terrein van het azc te bouwen, het liefst zowel voor basisonderwijs als voor voortgezet onderwijs. Hier willen we een expertisecentrum van maken, waarbij alle kennis en ervaring van leerkrachten wordt gebundeld. Hierdoor kan de intake van alle leerlingen goed worden gedaan, zodat bijvoorbeeld snel kan worden achterhaald wat nodig is om de taal aan te leren. Kinderen van statushouders gaan na een periode op de azc-school zo snel mogelijk naar scholen in de wijken. Als kinderen langere tijd in het azc Heerenveen blijven wonen en een bepaald niveau (vooral qua taal) hebben, kunnen zij ook naar bestaande scholen doorstromen. Voor- en nadelen school op azc-terrein Tijdens een werkbezoek aan de azc-school in Burgum werden de voor- en nadelen duidelijk. Het is een heel veilige omgeving voor de kinderen. Dat is zowel een positief punt als ook een zwakte. Voor het onderwijs is het de beste keuze: onderdompeling in Nederlandse taal voordat ze zo snel mogelijk naar scholen in de wijken kunnen. De integratie begint hierdoor echter pas later. Wat opvallend was bij de leerlingen, was dat ze ontzettend graag naar school wilden. School geeft hen structuur en vriendjes - zo was het vroeger thuis ook. In Drachten is een azc-school in een reguliere school ondergebracht. Helaas blijkt dat niet te werken: de reguliere school loopt leeg. Dat is ook de ervaring van LOWAN, die adviseert om kinderen eerst op het azc-terrein onderwijs te geven, hen daar onder te dompelen in de Nederlandse taal en hen daarna naar een bestaande school te laten gaan. Financiën Als er meer dan vier leerlingen van asielzoekers of statushouders naar een school gaan, krijgt die school een jaar subsidie voor extra ondersteuning. Daarna gaat de regering er van uit dat de kinderen gewoon kunnen meedoen en krijgt de school geen geld meer. Dat is voor de grote meerderheid niet realistisch. Themagroepen Na het verhaal over het onderwijs, gaat de klankbordgroep uiteen in de themagroepen. Aan het eind van de avond praten ze elkaar kort bij. Hieronder volgen de uitgebreide verslagen van de coördinatoren van de groepen. Pagina 2 van 10

3 Themagroep Inrichting & Omgeving Verslag: Bianca Elbers & Marc Jense Marc begint de vergadering met het verslag van de vorige keer. Dit verslag wordt zonder op of aanmerkingen goedgekeurd. Vervolgens geeft Bianca in een presentatie aan wat de eerder besproken uitgangspunten waren en hoe ze de opmerkingen van de vorige keer heeft verwerkt. Bianca bespreekt de verdere uitwerking van het Inrichtingsplan azc in omgeving aan de hand van de volgende punten: 1. Herinrichting en oversteekbaarheid Weinmakker richting Mc Donalds 2. Randen: ontsluitingsweg, parkzone, Weinmakker en noordwestrand 3. Nieuw parkeerterrein en ontsluiting parkeerterreinen kantoren 4. Aantrekkelijke en veilige loop-/ fietsroute naar azc 5. Fietspad Zonnebloemstraat / Pastorielaan (verkeersveilig, in oude luister herstellen en wateropgave) Ten slotte licht ze de verkaveling toe en de wijzigingen hierin met betrekking tot het inrichtingsvoorstel op het terrein zelf. Naar aanleiding van de presentatie worden de volgende zaken besproken: 1. Rotonde KR Poststraat Zonnebloemstraat. Hier komen alle verkeersstromen samen (fietsen, auto s en voetgangers). Vooral maakt men zich zorgen over de oversteekbaarheid van de wegen voor de voetgangers. Dit punt zal voor de volgende bijeenkomst verder worden uitgewerkt. 2. De verkavelingopzet is hetzelfde als het vorige keer gepresenteerde model 2 (met de school voor op het terrein). Bianca licht toe dat de gebouwen gesitueerd zijn binnen de geluidscontour van 53,5 db. De groene inpassing is wel verbeterd: in het model wordt er voorgesteld meer groen (struweelbeplanting) aan te brengen aan de zuidwest- en noordrand van het terrein. Ook op het terrein zelf worden er meer bomen voorgesteld met enkele zitbanken en picknickbanken. Vanuit de werkgroep was de vraag of de gebouwen toch niet meer gedraaid konden worden, zodat er meer privacy, minder inkijk en hofjes ontstaan voor de bewoners. Het COA heeft expliciet aangegeven meer overzicht te willen vanuit de dienstgebouwen op de entrees van de woongebouwen. Binnen de werkgroep wordt er gesproken over de afstand die nodig is tussen de gebouwen, om inkijk en privacy te kunnen garanderen. Deze afstand blijkt ruim 40 meter te zijn en wordt geaccepteerd als voldoende maat om ruimte en privacy te kunnen borgen op het terrein. Na enige discussie kan de werkgroep ook leven met de huidige indeling van de gebouwen op het terrein. Wel wordt het COA gevraagd voor een nadere uitwerking van het inrichtingsplan van het azc terrein zelf die bijdraagt aan een leefbaarder klimaat voor de toekomstige bewoners. 3. Het fietspad langs de Pastorielaan. Dit pad wordt uitgevoerd als een extra breed (3,5 m in plaats van 3 m) tweezijdig fiets/wandelpad zonder apart trottoir. Hier is enige discussie over, maar uiteindelijk kan men zich vinden in deze oplossing. 4. Er wordt een suggestie gedaan voor hergebruik van de oude Cambuurbrug over de KR Poststraat als fiets/wandelpad, met het doel spreiding van looproutes te bewerkstelligen, zodat niet al de voetgangersstromen naar de rotonde worden geleid. Op dit idee zal in de volgende vergadering worden gereageerd. Door de werkgroep worden nog de volgende adviezen mee gegeven: 1. Besteed voldoende aandacht aan een goede inrichting van het azc terrein, die bijdraagt aan een leefbaar klimaat voor de toekomstige bewoners. Nu vindt men de inrichting van het terrein tussen de gebouwen nog wat te minimaal. Suggesties uit de werkgroep zijn: Pagina 3 van 10

4 grote (misschien overplant van bestaande bomen elders) of snel groeiende bomen planten op het middenterrein ruimte voor moestuintjes aan de achterzijde van de woongebouwen (zelfaanplant door bewoners) speelterreintjes (o.a. voor kleintjes met zandbak en wipkip aan de noordzijde, maar ook ruimte voor een trapveldje, specifiek geen basketbalveld (vanwege geluidsoverlast) groenblijvende beplanting, krokussen en het met klimop beplanten van de binnenzijde van het hekwerk voor een aangenaam en groen aanzicht 2. Zorg voor een goede afwikkeling en sturing van voetgangerstromen op de rotonde KR Poststraat. De suggestie wordt gedaan om de voetgangers vooral richting de zuidzijde van de K.R. Poststraat te geleiden, omdat dit de luwe kant is en de zuidzijde van de K.R. Poststraat een betere oversteekbaarheid biedt in het vervolg van de route richting het centrum. Ook kunnen de voetgangers ter plaatse van de rotonde ook kiezen om zuidwaarts richting het centrum te gaan. 3. Voorkom dat er een mogelijke doorgang ontstaat tussen de achterkant van de kantoren en de Zonnebloemstraat ter hoogte van de pompkelder van het bergbezinkbassin (BBB). De suggestie wordt gedaan om een hekwerk te plaatsen of een verhoging in het maaiveld (aarden wal) te maken. 4. Voor de sociale veiligheid en om te voorkomen dat er hangjongeren rondhangen aan de noordrand, wordt verzocht meer maat te geven aan de open ruimte aan de noordrand, als overgang naar het azc-terrein. Losse opmerkingen en vragen vanuit de werkgroep: In de bestuursovereenkomst staat geen tijdspad en termijn hoelang het centrum er blijft. De werkgroep geeft aan zeer ontstemd te zijn over de ruimtelijke kwaliteit en uitstraling van de gebouwen, zoals deze als referentiebeelden in de vorige bijeenkomst zijn gepresenteerd. De gebouwen ogen kil en kaal en detoneren in het na te streven ruimtelijk beeld van Heerenveen. Het COA heeft aangegeven dat deze referentiebeelden onder voorbehoud zijn van de uitvoering en aanbesteding. Afronding Aan de werkgroep is gevraagd wat men van de plannen vindt. Men gaf unaniem aan dat men zich kan vinden in de grote lijnen en opzet van het plan, maar dat men nog wel aandacht vraagt voor de hierboven genoemde details. #################### Pagina 4 van 10

5 Themagroep Veiligheid en Samenleving Verslag: Annie Stelma Aanwezig Reny Akkerman, Andrys de Blaauw, Carina van der Werf (politie), Mieke Hoitingh (politie), Dik van der Korf (participatieraad), Geppie Plantinga, Johannes Tigchelaar, Ellen Akkerman (Caleidoscoop) en Annie Stelma (gemeente). Bestuursovereenkomst Na een leespauze bespreken we de concept bestuursovereenkomst. We hanteren hierbij de bespreekpunten uit het verslag van de vorige keer. Hierbij komen we tot de volgende conclusies: Artikel 12 Overlegcommissie. Het omwonendenoverleg is goed geregeld in artikel 12 van de bestuursovereenkomst, met uitzondering van het voorzitterschap. In de concept bestuursovereenkomst staat dat het COA belast is met het voorzitterschap. Daar is de klankbordgroep het niet mee eens. En wel om de reden dat voorzitterschap door het COA wantrouwen kan wekken bij de gemeenschap, want dan heeft het COA de regie over het overleg. Deze beeldvorming kun je voorkomen door uit te gaan van een onafhankelijk voorzitter. Dat mag iemand zijn van de andere overlegpartners, maar niet het COA. De punten 4 en 5 van artikel 12 passen niet bij Overlegcommissie en horen dus niet thuis in dit artikel van de bestuursovereenkomst. Artikel 11 lid 3. Contactpersoon. Het meldpunt dat in het vorige overleg als wens is genoemd, komt goed tot uiting in artikel 11 lid 3. Daarbij is het van belang dat de politie altijd goed bereikbaar is voor veiligheidszaken en dat er indien nodig voldoende politie kan worden ingezet. Het monitoren en de aanpak van negatieve effecten van het azc, zoals dat in het verslag van het vorige overleg is beschreven, dient in het veiligheidsplan te worden geregeld. Het veiligheidsplan Het veiligheidsplan is een belangrijke bijlage van de bestuursovereenkomst, maar dit plan is nog niet opgesteld. De klankbordgroep wil graag weten wie het veiligheidsplan regisseert/opstelt en de klankbordgroep wil advies kunnen geven over het concept veiligheidsplan, voordat het voor besluitvorming in behandeling wordt genomen. De klankbordgroep is van mening dat het veiligheidsplan beschikbaar moet komen voor omwonenden (en andere belangstellenden). Als de bestuursovereenkomst eerder wordt vastgesteld dan het veiligheidsplan dan gaat de themagroep veiligheid er van uit dat ze weer bij elkaar wordt geroepen als het conceptveiligheidsplan gereed is. #################### Pagina 5 van 10

6 Themagroep Sociaal en Opvang Verslag: Imkje de Goede Agenda Welkom (indien nodig voorstelronde) Verslag vorige keer Terugkoppeling uitgezette acties vorige overleg Bestuurovereenkomst Bespreken voorstel Op verzoek van de heer Wagenaar, aanwezig namens de Stuurgroep Onderwijs, worden eerst vragen aan hem gesteld eerst, omdat hij tot uur aanwezig is. - Op hoeveel kinderen wordt gerekend? Dat hangt af van de samenstelling van de instroom. Gemiddeld 10 % kinderen in de leeftijd van 4 tot 18 jaar op een aantal van 600 bewoners van het azc. - Wordt de realisatie van een school op het terrein meegenomen in de plannen? Ja, er wordt uitgegaan van groepen van ongeveer 15 kinderen per lokaal. Verder wordt er gerekend met een schoolplein en een speellokaal. Voor gymnastiek is er in Sportstad ruimte. - Worden kinderen die kunnen doorstromen alleen bij openbare scholen ondergebracht? Nee, in deze werken de Basis (openbaar basis onderwijs), Meilân (christelijk basis onderwijs), Bornego College (christelijk voortgezet onderwijs) en OSG Sevenwolden (openbaar voorgezet onderwijs) samen. Op dit moment worden de kinderen van statushouders al ondergebracht bij verschillende scholen voor basisonderwijs. Dit om ook te zorgen voor een goede balans in de klassen. - De keuze voor onderwijs op het terrein zorgt ervoor dat integratie minder vanzelfsprekend is. Hoe denken jullie daarmee om te gaan? Dit is zeker een punt van aandacht. Dit kan bijvoorbeeld door samen met reguliere scholen projecten op te pakken. Dit is ook een aandachtspunt voor de werkgroep sociaal en opvang om aandacht voor te hebben in de plannen. - Er is toch ervaring opgedaan met een azc in Heerenveen een aantal jaren terug? Er is toch niet veel veranderd. Klopt, de informatie van toen wordt zeker door de gemeente nu ook gebruikt. Ook aan het COA werden vragen gesteld: - Inburgering voor statushouders kan al een verplichting zijn terwijl mensen nog in het azc wonen. Hoe gaat COA daar mee om? Op dit moment neemt COA docenten NT2 aan om aan deze verplichting te voldoen. De leden van de werkgroep vinden dat de samenwerking hierin gezocht zou moeten worden met organisaties die in Heerenveen inburgering verzorgen. Zoals Vluchtelingenwerk en Friesland College. - Opmerking naar aanleiding van het bezoek aan azc Drachten: we hebben opgemerkt dat dit azc heel intern gericht op ons overkwam. Wij zouden in Heerenveen meer een samenwerking willen met maatschappelijke organisaties. Het azc in Drachten ligt vrij afgelegen en in de loop van de jaren is het regeringsbeleid ook aldoor gewijzigd. Van het ene moment mogen mensen niets tot nu waarin alles/veel mag. COA gaat een plan maken. Corina stuurt ons een aantal voorbeeld plannen toe. En wij willen graag samen plannen maken. Verslag vorige keer Er staan bij jongeren geen fietslessen genoemd. Klopt, dit is een eerste lijstje met mogelijke activiteiten dat zeker nog niet volledig is. Pagina 6 van 10

7 Terugkoppeling acties - Via VluchtelingenWerk is gesproken met een aantal statushouders die in azc s hebben gewoond. Zij willen wel meewerken. Dit kan door individueel in gesprek te gaan, maar misschien is het betrekken bij deze overleggen nog wel zinvoller. (Actie: Vervolg moet nog concreet gemaakt worden een volgende keer.) - Bezoek aan andere azc s. Er is door de beide werkgroepleden een vragenlijst gemaakt die uitgezet wordt naar een aantal azc s. Door de locatiemanager van Drachten, Miranda Bakker, is de lijst ingevuld. Een extra bezoek had geen toegevoegde waarde. Met de vragenlijst als handleiding gaan ze de komende weken onder meer naar Luttelgeest en Burgum. (Actie: Volgende keer verslag van de bevindingen.) Bestuursovereenkomst - De term verstrekkingen wat betekent die? Dat is datgene wat mensen nodig hebben aan dagelijkse levensbehoefte. In de noodopvang krijgen mensen dit in natura bijvoorbeeld: tandpasta en eten. In het azc krijgt men een bedrag per persoon om dit zelf te kopen. - Artikel 9 is goed verwoord. Echter graag toevoegen Humanitas als partij bij Overleg met de overlegcommissie goed regelen. - Zorg ook voor een lijst met belangrijke contactgegevens voor de wijkbewoners. Dus van de betrokken wijkagent maar ook van COA et cetera. Dit is ook een punt voor de werkgroep communicatie. - Verzoek is ook om aan te geven hoe het COA komt tot een jaarplan. Zie ook het voorstel van de werkgroep hoe zij dit naast een overleggroep vorm zouden willen geven. - Er is gevraagd naar hoe de zorg geregeld wordt. Het Gezondheidsentrum Asielzoekers (GCA) zit op het azc en verwijst bij bijvoorbeeld psychische problemen door naar de specialist. - Vraag uit de groep waarop geen antwoord is: Waarom staat er geen periode genoemd in de overeenkomst? - Inburgering is niet genoemd. Dit is iets tussen COA en de regering. Echter de werkgroep zou graag benoemd zien dat COA hiervoor samenwerkt met de lokale aanbieders. Opmerking van alle leden: de inzage tijd is te kort om een goed advies te geven. We worden gevraagd om advies te geven maar krijgen onvoldoende tijd om te inhoud tot ons te nemen om vervolgens een goed advies te kunnen geven. Voorstel Dit is in grote lijnen akkoord. Het wordt meegestuurd met het verslag maar ook als input voor advies voor college. Volgende keer gaan we in op de details van het voorstel. #################### Pagina 7 van 10

8 Themagroep Communicatie Verslag: Marion Koens & Fennanda Verweij Aanwezig: Marion, Fennanda, Hans, Hoite, Dimph, Henny, Renie We starten met een tip: graag een mobiel nummer om contact te leggen als iemand van de themagroep bijvoorbeeld later aanschuift tijdens een overleg. Actie: Een mobiel nummer wordt aan alle leden van de themagroep Communicatie g d. Agendapunt: bestuursovereenkomst We starten met het doorlezen van het concept van de bestuursovereenkomst. In de bestuursovereenkomst worden afspraken tussen de gemeente en het COA vastgelegd. De artikelen en onderwerpen die raken aan communicatie, zijn in het document voor het gemak geel gemarkeerd, hierover buigt de themagroep Communicatie zich vandaag. Nadat iedereen de conceptovereenkomst heeft doorgenomen en zijn/haar opmerkingen en vragen heeft genoteerd, inventariseren we over welke artikelen/onderwerpen we verder willen praten om te onderzoeken of we een advies kunnen en willen formuleren. De themagroep kan zich in het overgrote deel van de bestuursovereenkomst vinden. Adviezen Na een korte brainstorm formuleert de themagroep Communicatie drie adviezen aan het college van burgemeester en wethouders, met het verzoek deze over te nemen in de bestuursovereenkomst. 1. Continuïteit van de communicatie waarborgen Naar aanleiding van de artikelen: 3.2: Het COA regisseert de communicatie omtrent het opvangcentrum tijdens de gebruiksperiode. 3.6: De gemeente regisseert de communicatie met de samenleving omtrent het opvangcentrum tot de opening van het opvangcentrum. Communicatie is essentieel voor het draagvlak voor het azc binnen de gemeente Heerenveen. De gemeente zet nu samen met het COA en de klankbordgroep een open, eerlijke, transparante lijn van communicatie in tot aan de ingebruikname van het azc. Advies om op te nemen in de bestuursovereenkomst: Het COA committeert zich na overdracht van de communicatieregie aan continuïteit van de ingezette lijn van proactieve, open, eerlijke en transparante communicatie met de Heerenveense samenleving. Na overdracht van de regie zorgt het COA dat de communicatiemiddelen en -kanalen die onder regie van de gemeente zijn gebruikt worden voortgezet of dat met andere communicatiemiddelen de inwoners van Heerenveen steeds actief worden geïnformeerd en betrokken. 2. Communicatie en participatie Naar aanleiding van de voorwaarden en artikelen: 2.d: het COA en de gemeente een optimaal functioneren van het opvangcentrum in de plaatselijke gemeenschap en in relatie tot de betrokken diensten en instellingen willen bewerkstelligen door het maken van afspraken en het treffen van de nodige voorzieningen; 2.f: partijen in een separate huurovereenkomst (financiële) afspraken maken over de ontwikkeling, bouw en ontmanteling van de locatie en de daarvoor benodigde vergunningen; 9.4: Het COA stelt jaarlijks een activiteitenplan voor dagbesteding en Pagina 8 van 10

9 (arbeids)participatie op in samenwerking met lokale organisaties zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel en in afstemming met de gemeente. Onderdelen die hierin minimaal worden opgenomen zijn Nederlandse taalles voor de bewoners, integratie in de lokale samenleving, lokale normen en waarden en sport (waaronder in ieder geval zwemles) bij plaatselijke verenigingen. 16: Lokaal Terugkeer Overleg (LTO) 17: Inkoop werken en diensten De themagroep Communicatie ziet in bovenstaande punten expliciet mogelijkheden voor communicatie (alle 4 artikelen) en participatie (2.d, 2.f en 9.4). Middels communicatie over cijfers en feiten rondom deze onderwerpen, kan duidelijk worden dat het azc ook positieve invloed op de gemeenschap kan hebben (bijvoorbeeld werkgelegenheid) en kunnen indianenverhalen ontkracht worden. Advies om op te nemen in de bestuursovereenkomst: Een inspanningsverplichting voor het COA om inwoners en lokale organisaties te betrekken bij de plannen, inrichting en activiteiten van het azc, en pro-actief, open, eerlijk en transparant te communiceren over feiten en cijfers, met name die van de onderwerpen in bovengenoemde onderdelen van de bestuursovereenkomst. 3. Samenstelling overlegcommissie Naar aanleiding van artikel: 12.1 Het COA stelt voorafgaand aan de opening van de opvanglocatie een overlegcommissie in die tot doel heeft de relatie tussen omwonenden en het opvangcentrum goed te laten verlopen. In deze overlegcommissie hebben in ieder geval zitting: - één of meer leden van de door de gemeente ingestelde klankbordgroep - vertegenwoordigers van de gemeente - vertegenwoordigers van de politie - vertegenwoordiger van de door het COA aan te wijzen diensten die in het opvangcentrum werkzaam zijn - het lokale COA-management. De themagroep communicatie mist een aantal partijen die ook in de overlegcommissie zitting moeten hebben: direct betrokkenen, die kunnen bijdragen aan een snelle signalering van successen en problemen, zoals - Afvaardiging van azc-bewoners (na ingebruikname van het azc) - Onderwijs (ook mbo) - Plaatselijk belang - Middenstand Advies: - Bovenstaande partijen bij de overlegcommissie betrekken. - Verslagen van de overlegcommissievergaderingen publiceren, en open, eerlijk en transparant communiceren over ontwikkelingen vanuit de overlegcommissie. Agendapunt: Communicatiekalender De communicatiekalender is in concept opgesteld. Deze vormt voor de themagroep Communicatie een continue leidraad voor de communicatie tot ingebruikname van het azc. In de kalender zijn communicatiemomenten en doelgroepen weergegeven. De beschikbare communicatiemiddelen kunnen hier continu aan worden gekoppeld: Pagina 9 van 10

10 - Nieuwsbrief papier - Nieuwsbrief digitaal - Website gemeente: - Website wijkbelangen - Facebookpagina Opvang vluchtelingen Heerenveen: facebook.com/opvangheerenveen - Argu: - Informatiebijeenkomsten - persberichten - Redactionele samenwerking met (lokale) media - Advertenties In verband met tijdgebrek plannen we het vullen van de communicatiekalender in voor het volgende overleg op 9 maart. Agendapunt: Redactiemodel Nieuwsbrief Op basis van de gemaakte wensen en afspraken over het vorige overleg, is een redactiemodel voor de azc-krant / nieuwsbrief opgesteld. De themagroep geeft aan dat de gemaakte afspraken goed terugkomen in het concept en uit zich positief over het voorstel voor de 1 e editie. De nieuwsbrief in het kort: - Doel: Inwoners zijn op de hoogte van actuele ontwikkelingen rond het azc. De communicatie draagt bij aan hun kennis over asiel en vluchtelingen. - Inhoud: Naast feiten en actualiteiten vanuit gemeente en COA, de themagroepen Sociaal & Opvang, Veiligheid & Samenleving en Inrichting & Omgeving uit de klankbordgroep, maken we met de krant connectie met de inwoners van Heerenveen door persoonlijke verhalen te vertellen (verslag/indruk bezoek azc, ervaringen van iemand die in/naast het vorige azc heeft gewoond etc.). Niet alleen droge feiten, maar de vluchteling een gezicht geven. Bepaalde vaste elementen komen iedere editie terug. - Afzender van de nieuwsbrief is de gemeente Heerenveen in samenwerking met het COA en de klankbordgroep. - Frequentie: regelmatig, bij benadering iedere 6 weken. De eerste editie verschijnt begin maart. - Verspreiding: huis aan huis op papier in de wijken Noord en Centrum, op papier via centrale uitgiftepinten zoals bibliotheek, wijkcentra, verzorgingshuizen etc., digitaal via de website. - De redactie van de krant is belegd binnen de themagroep Communicatie. #################### Terugkoppeling Tijdens de plenaire terugkoppeling aan het einde van de avond vertellen de themagroepen elkaar de belangrijkste punten die zijn besproken. Vervolgafspraken 9 maart 2016, uur, Nordwin College 29 maart 2016, openbare informatiebijeenkomst Pagina 10 van 10