LEIDRAAD MF omgeving en MFC s

Transcriptie

1 LEIDRAAD MF omgeving en MFC s Leidraad voor ontwikkelingen gericht op een multifunctionele omgeving en multifunctionele centra Besluit college van B&W, 15 november 2010 Gemeente Hoogeveen Strategie, Beleid en Projecten Postbus , 7900 PA Hoogeveen Tel: Fax: E: info@hoogeveen.nl I: Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 1

2 INHOUD 1. INLEIDING 2 2. AFBAKENING 3 3. ROL GEMEENTE EN STATUS NOTITIE 3 4. MAATSCHAPPELIJKE DOELEN 3 5. LEIDRAAD 5 6. BRONNEN INLEIDING Hoogeveen heeft nu een aantal jaren ervaring met een brede school (De Zuiderbreedte) en enkele multifunctionele centra (MFC s Nieuwlande, Tiendeveen en Krakeel). De gemeente Hoogeveen kan deze praktijkervaring gebruiken voor de ontwikkeling van beleid voor een multifunctionele omgeving en multifunctionele centra. Er blijkt bij de betrokken partijen behoefte te zijn aan meer duidelijkheid over zaken als eigendom, financieel kader, beheer, exploitatie en andere randvoorwaarden. Onduidelijkheid over randvoorwaarden heeft in meer of mindere mate geleid tot vertraging van processen en maatschappelijke en politiek-bestuurlijk risico s. Deze notitie is bedoeld als heldere leidraad van de gemeente voor nieuwe ontwikkelingen gericht op clustering van sociaal-maatschappelijke voorzieningen, een clustering in de zin van a. multifunctionele omgeving en b. multifunctionele centra (MFC, ook bekend als MFA met de A van accommodatie). Het doel van de leidraad voor een multifunctionele omgeving en multifunctionele centra is: 1. Efficiënte uitvoeringsprojecten. 2. Heldere verwachtingen bij alle betrokkenen rond de uitvoeringsprojecten over randvoorwaarden en de ruimte voor invloed en meedenken daarbinnen. Met multifunctionele omgeving (hieronder ook MF omgeving genoemd) bedoelt de gemeente dat in een gebied partijen gebruik maken van elkaars accommodaties en samenwerken op de inhoud. De gemeente kan bij voldoende draagvlak hiervoor de accommodaties geschikt maken voor multifunctioneel gebruik. Met een MFC wordt één nieuw gebouw bedoeld. De term brede school is in dit kader ook relevant. Hiermee wordt geen gebouw bedoeld, maar een samenwerkingsverband van diverse partijen gericht op ontwikkelingskansen voor kinderen. Een brede school kan gestalte krijgen binnen zowel een MF omgeving als een MFC. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 2

3 2. AFBAKENING Het gaat in deze notitie om multifunctionele centra en omgeving in de sfeer van onderwijs dorps-/buurthuis peuterspeelzaalwerk sport Lokaal (in het betreffende gebied) kunnen ook andere functies in aanmerking komen, bijvoorbeeld zorg, welzijn, kinderopvang en cultuur. De leidraad is van toepassing in het geval de gemeente eigenaar en bouwheer wordt, maar in principe ook bij een andere eigenaar en bouwheer. Dit omdat de gemeente bij alle eigendomsvarianten verantwoordelijkheden heeft voor sociaal-maatschappelijke functies. Overeenstemming over de leidraad is nodig bij een andere partij als eigenaar tussen deze partij en de gemeente. De leidraad is een uitwerking van eerder door de gemeenteraad vastgestelde kaders, te weten: Sociale structuurvisie gemeente Hoogeveen, 2007 Nota Integraal accommodatiebeleid Hoogeveen (IAB), maart ROL GEMEENTE EN STATUS NOTITIE De gemeente stelt zich rond een MF omgeving en MFC s op als een voorwaarden scheppende en sturende partij, wat in deze leidraad tot uiting komt. De leidraad is bedoeld als richtlijn voor de uitvoeringsprojecten in de wijken en dorpen. De leidraad wordt gehanteerd door de projectleider en door hem/haar gecommuniceerd met de betrokkenen. Hiermee zijn belangrijke voorwaarden gecreëerd voor een succesvol verloop en een succesvolle afronding van de uitvoeringsprojecten. De leidraad is leidend, tenzij blijkt dat er alternatieven zijn waarmee de maatschappelijke doelen (zie hieronder) beter gerealiseerd kunnen worden. De leidraad volgen leidt tot vlotte processen. Afwijken van de leidraad betekent dat het college over die afwijkingen zal moeten beslissen. 4. MAATSCHAPPELIJKE DOELEN Een multifunctionele omgeving of een multifunctioneel centrum is geen doel maar een middel. Het maatschappelijk doel is samen te vatten als: Hoogeveners doen mee in de samenleving en hebben kansen zich te ontwikkelen. Dit is de rode draad die loopt door de in de Sociale structuurvisie en het Integraal accommodatiebeleid beschreven doelen: Uit Sociale structuurvisie: 1. Een wijk of dorp is pas echt leefbaar als de noodzakelijke voorzieningen aanwezig, nabij, goed bereikbaar en betaalbaar zijn voor iedereen. 2. Hoe meer op het gebied van openbare voorzieningen inhoudelijk wordt samengewerkt, hoe groter de kans op draagvlak onder een fysieke voorziening. 3. Bij de ontwikkeling van voorzieningen is multifunctioneel gebruik een vaste leidraad. 4. Voorzieningen kunnen onder meer vorm krijgen in multifunctionele centra en brede scholen, als fysieke vertaling van inhoudelijke samenwerking. Zo worden de voorzieningen ingezet Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 3

4 om de leefbaarheid op peil te houden. Uit Nota Integraal accommodatiebeleid Hoogeveen (IAB): 1. De multifunctionele accommodatie en de multifunctionele omgeving zijn laagdrempelig. Het verhoogt de leefbaarheid en het welzijn in de diverse buurten, wijken en dorpen in de gemeente Hoogeveen doordat het een herkenbare en algemeen toegankelijke sociale kern creëert. 2. Realiseren van accommodaties is geen doel maar een middel om a. tot samenhang en afstemming te komen van het aanbod aan bewoners wat onderwijs, sport en wijkgebouw betreft; b. activiteiten te stimuleren die bijdragen aan de ontwikkelingskansen van Hoogeveners. 3. Er zijn twee voorwaarden voor medewerking van de gemeente aan een traject om te komen tot een MFC of aanpassing van individuele accommodaties aan multifunctioneel gebruik. a. Voldoende draagvlak voor samenwerking (eerst de samenwerking, dan de stenen). b. Voldoende middelen (met name geld en capaciteit). Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 4

5 5. LEIDRAAD De leidraad is opgebouwd aan de hand van relevante onderwerpen. Deze zijn: A. Partijen B. Samenwerking C. Prioritering en spreiding D. Eigendom E. Beheer F. Exploitatie G. Investering H. Overeenkomsten I. Programma van eisen J. Projectaanpak K. Betrokkenheid bewoners en partijen L. Locatiekeus M. Inkoop en aanbesteding N. Communicatie Hieronder staan de onderwerpen toegelicht. A. Partijen 1. Als belangrijkste partijen binnen een MFC onderscheiden we: a. Eigenaar/verhuurder: de organisatie die investeert in het gebouw, recht op de waarde heeft, en verantwoordelijk is voor de risico s en plichten die uit eigendom voortvloeien. b. Beheerorganisatie: de organisatie die de afspraken gemaakt over beheer en exploitatie bewaakt en die zorgt voor het goed verlopen van de dagelijkse gang van zaken in het gebouw op technisch, facilitair, financieel en programmagebied. De beheerorganisatie kan zijn: een stichting of vereniging van hoofdgebruikers een professionele organisatie of anders c. Beheerder/exploitant: de uitvoerder van het facilitair beheer en het programmabeheer, zoals opgesteld door de beheerorganisatie. d. Hoofdgebruikers/huurders: de sociaal-maatschappelijke en eventueel commerciële organisaties die elk een deel van het gebouw vast in gebruik hebben. Sociaalmaatschappelijke organisaties kunnen bijvoorbeeld zijn: scholen, peuterspeelzalen, wijk-, buurt- of dorpshuizen, SWW (welzijnswerk). Een commerciële hoofdgebruiker kan bijvoorbeeld zijn een kinderopvang- of zorgorganisatie. Hoofdgebruikers betalen een overeengekomen vaste exploitatiebijdrage. e. Medegebruikers: clubs, verenigingen of derden (al dan niet commercieel) die naast de hoofdgebruikers ook gebruik maken van het MFC. Medegebruikers betalen geen vaste expoitatiebijdrage, zij betalen een vergoeding voor het gebruik van de ruimtes. Onderwijs 2. De gemeente heeft de wettelijke verplichting tot onderwijshuisvesting. Onderwijs is daarom een dragende partij voor een nieuw MFC, maar ook zonder onderwijs kan clustering plaatsvinden. 3. De Leidraad MF omgeving en MFC is gericht op basisonderwijs, speciaal basisonderwijs, speciaal onderwijs en speciaal voortgezet onderwijs. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 5

6 4. Betrokkenheid van het onderwijs volgt een traject dat geregeld is via de Wet Primair onderwijs en de gemeentelijke Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs. Dat betekent dat het schoolbestuur vroegtijdig een aanvraag indient bij de gemeente om mee te doen aan de eerste projectfasen (zie 5-J). Ook is een aanvraag van het schoolbestuur bij de gemeente nodig voor toestemming tot het aangaan van een overeenkomst voor beheer, exploitatie en ingebruikgeving. Instemming is nodig van een betrokken schoolbestuur over de bouwplannen en de wijze van uitvoering. B. Samenwerking Samenwerking op inhoud 5. Een absolute voorwaarde voor de realisatie van een MF omgeving of MFC, is inhoudelijke samenwerking van de partners. Deze samenwerking heeft als doel de talenten van (met name) kinderen te ontwikkelen en/of de participatie in een wijk te stimuleren. Inhoudelijke samenwerking betekent dat partijen een samenhangend, afgestemd aanbod van activiteiten bieden. Partners in een beoogd(e) MF omgeving of MFC moeten laten zien dat ze hiertoe bereid zijn, vertaald in een gezamenlijke visie. Hierbij kan het gaan om onderwijs, sport, welzijn, buurt en andere functies. Een goed voorbeeld is de samenwerking in MFC Krakeel met een instelling voor mensen met een verstandelijke handicap. Gezamenlijk gebruik van ruimtes 6. Het gezamenlijk gebruik van ruimtes is een voorwaarde voor een investering van de gemeente in een MF omgeving of MFC. Door ruimtes te delen kan efficiënter en creatief gebruik gemaakt worden van ruimtes. Voor de start bouw moet duidelijk zijn welke ruimtes voor multifunctioneel gebruik in aanmerking komen en hoe bij de inrichting rekening wordt gehouden met gebruik door meerdere partijen (zie 5-I). C. Prioritering en spreiding 7. Bij de prioritering van gebieden voor een ontwikkeling (MF omgeving of MFC), weegt de onderwijsbehoefte het zwaarst. Het instrument voor de prioritering is het IHP (integraal huisvestingsplan) van de gemeente. Het IHP wordt jaarlijks geactualiseerd, aan de hand van recente huisvestingsgegevens en eventueel recent huisvestingsbeleid. De besluitvorming vindt plaats volgens de planning- en controlcyclus van de gemeente. 8. De spreiding van investeringen (in MF omgeving of MFC s) wordt in het IHP vastgelegd. D. Eigendom 9. Voor de eigendomskeus zijn diverse varianten denkbaar. De gemeente Hoogeveen kiest voor een professionele organisatie als eigenaar van een MFC. a. Deze organisatie moet ervaren en deskundig zijn op het gebied van vastgoed en tevens continuïteit bieden. b. De gemeente of een woningcorporatie is eigenaar of een andere partij met een vastgoedportefeuille. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 6

7 10. Bij de optie van de gemeente als eigenaar, is volgens de gemeente het voordeel dat ze dan gemakkelijker en efficiënter grip kan houden op het behalen van maatschappelijk doelen dan als niet-eigenaar. 11. De constructie met een andere partij dan de gemeente als eigenaar, moet meerwaarde hebben voor de gemeente. Deze meerwaarde kan zijn: a. Een maatschappelijke meerwaarde in de vorm van deskundigheid van de betreffende partij rond het bouwproces, ervaring met en kennis over duurzaamheid, en ervaring met en kennis over commerciële ruimtes en functies. b. Een financiële meerwaarde in de vorm van het voor eigen rekening en risico realiseren en exploiteren van commerciële ruimtes en functies, met name op maatschappelijk vlak (bijvoorbeeld kinderopvang) en op het gebied van zorg (bijvoorbeeld huisarts). De gemeente ziet het huisvesten van dergelijke commerciële functies niet als haar kerntaak. (Zie 5-F-20.) 12. De gemeente wil grondpositie behouden, ook in geval een andere partij eigenaar wordt. Reden is het mogelijk blijven maken van sociaal-maatschappelijke voorzieningen, ook na de afschrijving van het gebouw. De overdracht van grond voor de duur van de exploitatieperiode is bespreekbaar. Daarbij horen redelijke afspraken over bijvoorbeeld erfpacht of de teruglevering van gebouw en gronden naar de gemeente na afloop van de exploitatie-/afschrijvingstermijn. 13. De gemeente blijft in geval een andere partij eigenaar wordt, een rol houden als huurder voor sociaal-maatschappelijke functies en als eventueel ingebruikgever voor school- en peuterspeelzaalbestuur. 14. De gemeente kiest voor eigendom door één partij, in verband met een heldere beslisstructuur en korte communicatielijnen. E. Beheer 15. We onderscheiden drie soorten beheer bij een MFC: a. Technisch beheer: groot onderhoud van gebouw en terrein. b. Facilitair beheer: diensten en middelen, van schoonmaak tot afval en klein onderhoud. c. Programmabeheer: activiteiten inroosteren en ruimten verhuren. 16. Wanneer de gemeente eigenaar is, is de voorwaarde dat het dagelijks beheer (facilitair en programmabeheer) professioneel wordt ingevuld, dat wil zeggen: a. Duidelijk moet zijn wie dagelijks aanspreekbaar is voor het beheer. Dat kan één beheerder zijn of meerdere personen. b. De invulling van het dagelijks beheer moet draagvlak hebben bij alle betrokken partijen, kwaliteit hebben (persoon/personen met verstand van zaken) en continuïteit. 17. De hoofdgebruikers maken voordat de bouw start afspraken met elkaar en de eigenaar over de organisatievorm, de verdeling van het technisch, facilitair en programmabeheer, en over het dagelijks beheer. Deze afspraken worden vastgelegd in de overeenkomst voor beheer, exploitatie en ingebruikgeving (zie H-40). Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 7

8 F. Exploitatie Exploitatie is de manier om het gebouw kostenefficient te laten draaien. De exploitatielasten bestaan enerzijds uit lasten voor de hoofdgebruikers en medegebruikers en anderzijds uit lasten voor de eigenaar. 18. De hoofdgebruikers en de eigenaar maken voordat de bouw start afspraken met elkaar over de exploitatie. Deze afspraken worden vastgelegd in de overeenkomst voor beheer, exploitatie en ingebruikgeving (zie H-40). Eigenaarslasten 19. De eigenaarslasten zijn in ieder geval: afschrijving, rente, OZB, heffingen, verzekering, groot onderhoud (binnen- en buitenruimte). 20. Bij een andere partij dan de gemeente als eigenaar, zie onder C, maken gemeente en eigenaar afspraken over de verdeling van de eigenaarslasten. De eigenaar draagt in ieder geval bij naar rato van het grondoppervlak van eventuele commerciële ruimtes. Lasten voor de hoofdgebruikers 21. De lasten voor de hoofdgebruikers zijn de exploitatielasten die niet onder de eigenaarslasten vallen, in ieder geval: energie (gas, water, licht), belastingen, heffingen, verzekeringen (die niet voor de eigenaar zijn), schoonmaken / groenonderhoud / vuilafvoer, bewaking en beveiliging, jaarlijkse afschrijving inrichting, verzekering (inboedel), onderhoudskosten (onder andere vervanging lampen, eigen investeringen) en kosten voor beheer (administratiekosten, personeelskosten). 22. De hoofdgebruikers betalen van hun inkomsten hun deel van de exploitatielasten. In principe worden deze berekend naar rato van de vierkante meters en de gebruiksintensiteit. 23. De verrekening van de exploitatielasten gebeurt rechtstreeks tussen hoofdgebruikers en beheerorganisatie. De gemeente zit hier niet tussen (conform onderwijswetgeving). 24. De huurlasten zijn voor rekening van hoofdgebruikers in het geval het commerciële hoofdgebruikers betreft, tenzij er sprake is van koop van het betreffende gebouwdeel (zie ook F- 29). Lasten voor de medegebruikers 25. De lasten voor de medegebruikers zijn de vergoedingen aan de beheerder voor ruimtegebruik - volgens maatschappelijke en commerciële tarieven - en horecagebruik. 26. De beheerder heeft voor de vaststelling van de tarieven voor ruimtegebruik toestemming van de gemeente nodig. 27. Afspraken over de tarieven voor ruimtegebruik worden vastgelegd in de overeenkomst voor beheer, exploitatie en ingebruikgeving (H-40). 28. De gemeente kan de medegebruikers subsidie verlenen om ruimtegebruik in het MFC mogelijk te maken. Huurlasten 29. De gemeente streeft bij dit onderwerp naar maatschappelijk en bedrijfseconomisch rendement. a. Bij eigendom gemeente rekent de gemeente in principe geen huurprijs voor gebruik van het gebouw door niet-commerciële hoofdgebruikers met een sociaal-maatschappelijke functie. Een uitzondering is de huur voor kleedkamers en sportvelden. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 8

9 b. Bij eigendom van een andere partij vergoedt de gemeente in alle redelijkheid de huurprijzen die de eigenaar rekent voor de niet-commerciële hoofdgebruikers met een sociaalmaatschappelijke functie. Oplevering 30. Als eigenaar levert de gemeente het MFC gebruiksklaar op. Dat wil zeggen een oplevering inclusief: Vloerbedekking, zonwering of gordijnen, verlichting, wandafwerking (in overleg met de hoofdgebruikers) controle en goedkeuring gebouw door of namens de eigenaar eerste schoonmaak in opdracht van de eigenaar Inrichtingskosten 31. De hoofdgebruikers in het MFC nemen elk en waar nodig gezamenlijk de inrichtingskosten voor hun rekening. De gemeente neemt geen inrichtingskosten voor haar rekening, uitgezonderd die voor onderwijs (bij eerste inrichting), peuterspeelzaalwerk (deels bij eerste inrichting) en gymonderwijs. Winst op de exploitatie 32. Een winst op de exploitatie wordt in principe bestemd voor gemeenschappelijk nut in het MFC (binnen- of buitenruimte). Een winst die voortvloeit uit investeringen in de duurzaamheid van het gebouw, is in principe voor de eigenaar. Horeca 33. De gemeente staat in principe open voor een commerciële horeca-uitbater als een van de hoofdgebruikers van het MFC onder deze voorwaarden: a. de leefbaarheid in de buurt is ermee gediend b. er is geen sprake van oneerlijke concurrentie volgens de Drank- en Horecawet 34. Voor het MFC kan een Drank- en Horecawetvergunning worden aangevraagd voor het schenken van alcoholhoudende dranken. De gemeente wil daarbij oneerlijke concurrentie tegengaan en kan daarom aan een eventuele vergunningverlening voorschriften verbinden. Daarvoor is landelijke wetgeving bepalend. G. Investering Onderwijs 35. De gemeente heeft een wettelijke plicht in de huisvesting van scholen (onderwijs en gym) te voorzien. Wat de gemeente aan investeringen voor het onderwijs bekostigt, is gebaseerd op objectieve landelijke normen en staat in de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs van de gemeente Hoogeveen. Voordeel of nadeel aanbesteding 36. Bij uitvoeringsprojecten maakt de gemeente voor de investering onderscheid tussen enerzijds kosten voor de stenen (stichtingskosten of verbouwingskosten) en anderzijds kosten voor andere zaken (locatiekosten en overig). Deze kostensoorten worden in een vroeg stadium in het project inzichtelijk gemaakt. Blijkt er in een latere fase op (een van) beide kostensoorten een aanbestedingsvoordeel of -nadeel, dan is nieuwe besluitvorming nodig over hoe hiermee om te gaan. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 9

10 Zelfwerkzaamheid 37. Een financieel voordeel behaald door zelfwerkzaamheid van hoofdgebruikers moet beloond worden. De voorwaarden zijn: a. Met de aannemer zijn afspraken te maken over zelfwerkzaamheid. b. Met de bewoners zijn afspraken te maken over kwaliteit en tijdpad. c. Omvang van het financieel voordeel wordt bepaald door de besparing van de aannemer op de raming van de eigenaar. d. Het geld wordt ingezet voor een multifunctionele inrichting van het MFC (binnen- of buitenruimte). Subsidies, fondsen en geld niet van investeerder 38. Subsidies en fondsen aangevraagd door de hoofdgebruikers/medegebruikers/beheerorganisatie voor zaken buiten de investeringsbudgetten om, worden ingezet voor gemeenschappelijk nut in het MFC (binnen- of buitenruimte) en leiden niet tot een vermindering van het investeringsbudget. 39. De besteding van subsidies aangevraagd door de gemeente is aan de gemeente, conform de subsidievoorwaarden. 40. Extern geld (van anderen dan gemeente) kan in principe niet tot extra oppervlakte leiden. H. Overeenkomsten 41. De volgende overeenkomsten tussen betrokken partijen zijn van belang voor de voorbereiding op en het gebruik van een MF omgeving of MFC (in de aangegeven volgorde): a. Samenwerkingsvisie - ondertekening door in ieder geval potentiële hoofdgebruikers b. Intentieovereenkomst door in ieder geval hoofdgebruikers, gemeente en (indien anders dan gemeente) de eigenaar, eventueel steunbetuiging door medegebruikers c. Samenwerkingsovereenkomst zie intentieovereenkomst d. Overeenkomst beheer, exploitatie en ingebruikgeving in ieder geval door hoofdgebruikers, de beheerorganisatie, de gemeente en (indien anders dan gemeente) de eigenaar. 42. Zo nodig is er in het geval van niet-commerciële hoofdgebruikers sprake van een intentieverklaring en samenwerkingsverklaring met een inhoud die juridisch niet of minder bindend is. 43. De overeenkomst voor beheer, exploitatie en ingebruikgeving wordt opgesteld voordat de bouw start. In de overeenkomst staan in ieder geval afspraken over: a. De verdeling van de exploitatielasten (inclusief beheerkosten). b. De tarieven voor ruimtegebruik door medegebruikers. c. Inrichting (onder andere ICT). d. Beheer en exploitatie van monofunctionele en multifunctionele ruimtes. e. De rol van de gemeente, zoals ingebruikgever van de ruimte voor het onderwijs (indien hoofdgebruiker). f. Het dagelijks beheer (facilitair beheer en programmabeheer) van het MFC. De hoofdgebruikers kunnen dit verzorgen. De gemeente en hoofdgebruikers kunnen ook onderzoeken of het technisch beheer door de beheerorganisatie gedaan kan worden. De taakverdeling moet tegemoet komen aan de behoefte van de hoofdgebruikers voor zeggenschap in het gebouw enerzijds en de beheersing van (met name financiële) risico s voor de gemeente anderzijds. g. Sleutelbeheer. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 10

11 h. Overleg en onderlinge communicatie. i. Activiteiten in het MFC. Gebiedsgebonden activiteiten (buurt, wijk, dorp) hebben in principe voorrang in het gebouw boven niet-gebiedsgebonden activiteiten. Er worden in ieder geval laagdrempelige sociaal-culturele activiteiten georganiseerd (conform de nota IAB, zie hoofdstuk 4 Maatschappelijke doelen). j. De duur van de overeenkomst. k. De verhuiskosten (wie neemt welke voor zijn rekening). l. Klachtenregeling. I. Programma van eisen (ruimtelijk en functioneel) 44. Om te komen tot een ruimtelijk en functioneel programma van eisen (zie ook J-48) hanteert de gemeente de volgende uitgangspunten: a. Huisvestingsnormen gemeente (inclusief normen uit Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs) b. Multifunctioneel gebruik: gezamenlijke ruimten en eigen ruimten die ook door andere hoofdgebruikers gebruikt kunnen worden c. Wensen van de hoofdgebruikers over multifunctioneel gebruik d. Leerlingprognoses (in geval van onderwijs) e. Financieel kader van de eigenaar f. Het ruimtelijk programma van eisen gaat over de bruto vloeroppervlakte (bvo) van het gebouw. De bvo is de totale oppervlakte van het gebouw gemeten tot aan de buitenkant van het gebouw en de som van alle bruto vloeroppervlakten van alle vloerniveaus. De netto vloeroppervlakte (nvo) is de bruto vloeroppervlakte min de oppervlakte van buiten- en binnenmuren (wanden) en ruimten die lager zijn dan 1,50 meter. Huisvestingsnormen 45. De huisvestingsnormen zijn bepalend voor het aantal vierkante meters voor zover het de gemeentelijke financiering betreft. Deze normen zijn gebaseerd op landelijke eisen van GGD, Bouwbesluit, Arbo en ISA (instituut voor sportaccommodaties). Flexibel bouwen 46. Wat de leerlingprognoses betreft: gezien de mogelijke fluctuaties door de jaren heen is het in het algemeen belangrijk flexibel te bouwen (dat wil zeggen: zo veel mogelijk gericht op multifunctioneel gebruik) en ruimte om het gebouw te laten. Onderwijs 47. Het gebruik van schoolruimtes voor andere doelen is wettelijk beperkt tot recreatieve, maatschappelijke en culturele doeleinden, alleen ná schooltijd. Inrichting 48. Het programma van eisen is inclusief afspraken over bergruimte en ICT. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 11

12 J. Projectaanpak 49. Bij de voorbereiding en realisatie van een MF omgeving of MFC past de gemeente een projectmatige aanpak toe. Dat wil zeggen een aanpak met onder andere een duidelijke aansturing, opdracht en planning. Het gemeentelijk protocol voor projectmatig werken is van toepassing. 50. De gemeente wijst een projectleider aan en zorgt voor regie tijdens het totale proces. Projectfasering 51. Bij een projectaanpak in dit verband past de hieronder vermelde projectfasering 1, als basis voor een fasering op maat voor elk project. 52. Elke fase wordt voorafgegaan door een beslissing over een plan van aanpak en wordt afgerond door een besluit over een beslisdocument. 53. Elk plan van aanpak is inclusief een risico-analyse en communicatieplan. 54. Na het haalbaarheidsonderzoek (fase 2) is sprake van een concreet plan op basis waarvan een harde planning van het realisatiejaar kan worden gemaakt (in het gemeentelijke investeringsplan binnen de programmabegroting). Fase Activiteit Toelichting Fase 1 Verkenning Inventariseren van partijen Kennismaken met partijen en deze informeren over Leidraad MF omgeving en MFC s Project starten: opstellen plan van aanpak voor (globaal) gehele project en (specifiek) fase 1 Inventariseren samenwerkingsbereidheid en - mogelijkheden Ondertekenen samenwerkingsvisie Leidraad MF omgeving en MFC vergelijken met de uitkomsten van de verkenningsfase Inhoudelijke samenwerking (rond activiteiten) Eventueel betrokken schoolbestuur doet aanvraag bij gemeente voor toestemming mee te doen aan fase 1 en 2 In ieder geval financiën, locatiemogelijkheden en planning 1 Niet te verwarren met de Smederijen-aanpak om te komen tot een ontwikkelplan: Zo n ontwikkelplanproces start met het maken van een basisdocument. Een basisdocument bestaat uit verkenningen onder bewoners en professionals: wat vinden zij belangrijke thema s voor de toekomstige ontwikkelingen in het gebied, thema s die in aanmerking komen voor onderzoek op haalbaarheid in de volgende fase? Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 12

13 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Haalbaarheidsonderzoek Voorbereiding realisatie Realisatie Nazorg Benoemen van de vraag- en knelpunten voor het haalbaarheidsonderzoek (fase 2) Onderzoek naar het financiële kader Onderzoek naar overige vraagen knelpunten Opstellen programma van eisen Ondertekenen intentieovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst Betrekken professionals ontwerp en bouw Eventueel betrokken schoolbestuur doet aanvraag bij gemeente voor toestemming overeenkomst Opstellen en tekenen overeenkomst voor beheer, exploitatie en ingebruikgeving Aanscherpen Programma van eisen met technische eisen Maken ontwerp en bestek Eventueel betrokken schoolbestuur besluit over bouwplan en wijze van uitvoering Van aanbesteden aannemer tot en met oplevering Oplossen van knelpunten In ieder geval: Wat is de opgave: MF omgeving of MFC? Welke locatiemogelijkheden nader onderzoeken? Wat is het financiële kader en wat is de financiële haalbaarheid? Functioneel en ruimtelijk, inclusief afspraken over monoen multifunctioneel gebruik van ruimten Samenwerkingsovereenkomst is de afsluiting van het haalbaarheidsonderzoek Met name technische eisen t.a.v. duurzaamheid, ICT en binnenklimaat Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 13

14 K. Betrokkenheid bewoners en partijen 55. De gemeente betrekt betrokken bewoners en partijen bij de voorbereiding en de realisatie. Dit gebeurt vanaf de start van de eerste fase, op een interactieve manier, op basis van samenwerking. Specifieke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd in het plan van aanpak per fase. 56. Er zijn gebieden waar sprake is van een uitvoeringsproject vanuit een ontwikkelplanproces ( lange klap ) volgens de aanpak van De Smederijen. In dat geval gelden de afspraken voor burgerparticipatie van de samenwerkende partijen binnen De Smederijen, welke worden vastgelegd in het plan van aanpak. Ook in die gevallen blijft de projectleider (aangewezen door de gemeente) resultaat- en procesverantwoordelijk en legt hij verantwoording af aan het gemeentebestuur. L. Locatiekeus 57. Bij de keus voor een locatie voor de realisatie van nieuwbouw, is de voor de gemeente economisch meest voordelige variant in principe leidend. Andere criteria die een rol kunnen spelen zijn a. de maatschappelijke doelen die met een MFC worden nagestreefd; b. wensen van betrokken partijen; c. stedenbouwkundige afweging. M. Inkoop en aanbesteding 58. Bij inkoop en aanbesteding hanteert de gemeente de beleidsregels inkoop en aanbesteding gemeente Hoogeveen. De uitgangspunten hierin zijn: De gemeente Hoogeveen heeft als overheidsorgaan een voorbeeldfunctie en wil zich als betrouwbare partner presenteren. Op het gebied van inkopen streeft de gemeente naar transparantie, non-discriminatie, integriteit en optimale aanwending van financiële middelen. 59. Wat de architect betreft is het van belang afspraken te maken over het recht tot aanpassing van het gebouw na oplevering. 60. Wat duurzaamheid betreft, volgen de uitvoeringsprojecten in dit verband de Milieuvisie van de gemeente en het beleid dat daaruit voortvloeit. N. Communicatie 61. De partijen maken met elkaar bij de projectstart afspraken over communicatie en informatie. De partijen evalueren op initiatief van de projectleider deze afspraken tussentijds (bijvoorbeeld na elke fase) om waar nodig bij te stellen. Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 14

15 6. BRONNEN Sociale structuurvisie, gemeente Hoogeveen, 2007 Integraal accommodatiebeleid (IAB), gemeente Hoogeveen, maart 2009 Gemeentelijke regeling ondersteuning beheerskosten, december 2009 Subsidiebeleidsregels peuterspeelzaalwerk, gemeente Hoogeveen, 2008 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs, gemeente Hoogeveen, juli 2007 Wet Primair onderwijs Huisvestingsnormen gemeente Hoogeveen Gemeentelijk protocol voor projectmatig werken, juni 2006 Milieuvisie, gemeente Hoogeveen, maart 2008 De Smederijen van Hoogeveen - Proces Ontwikkelplannen, versie Leidraad MF omgeving en MFC s - nov pagina 15