Het handboek voor vrijwilligers

Transcriptie

1 Het handboek voor vrijwilligers Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 1

2 INHOUDSTAFEL - Voorwoord - Voorstelling Vlaamse Diabetes Vereniging o Doelstellingen van de vereniging o Structuur van de vereniging o Visie op vrijwilligerswerk - Wat biedt de Vlaamse Diabetes Vereniging haar vrijwilligers? - Wat verwacht de Vlaamse Diabetes Vereniging van haar vrijwilligers? - Overzicht van de vrijwilligerstaken - Contactgegevens - Formulieren en administratie - Bijlagen Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 2

3 VOORWOORD Je hebt ervoor gekozen je te engageren als vrijwilliger bij de Vlaamse Diabetes Vereniging. We willen jou hiervoor van harte bedanken! De werking van de Vlaamse Diabetes Vereniging draait immers op de inzet van vele vrijwilligers die zich net als jij inzetten voor de vereniging en er voor zorgen dat diabetes een gezicht krijgt via de plaatselijke afdelingen en verschillende commissies en werkgroepen. Om jou als nieuwe vrijwilliger kennis te laten maken met het vrijwilligerswerk bij de Vlaamse Diabetes Vereniging ontvang je dit handboek voor vrijwilligers. Hierin vind je heel wat informatie over onze vereniging, de rechten en plichten van de vrijwilliger, praktische afspraken, We hopen dat dit handboek je enthousiast maakt voor het vrijwilligerswerk bij de Vlaamse Diabetes Vereniging. Als lid van de vrijwilligersgroep kan je samen met ons de vereniging mee op de kaart helpen zetten en zo het welzijn van alle mensen die met diabetes geconfronteerd worden helpen te verbeteren. Samen met dit handboek voor vrijwilligers vind je de vrijwilligersovereenkomst van de Vlaamse Diabetes Vereniging. Deze overeenkomst bevestigt jouw engagement als vrijwilliger. Alvast veel succes en vooral veel plezier bij het uitvoeren van het vrijwilligerswerk! Sandrijn Laureys Educatief medewerker-vrijwilligerscoördinator Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 3

4 VOORSTELLING VLAAMSE DIABETES VERENIGING 1. Doelstellingen van de Vlaamse Diabetes Vereniging De Vlaamse Diabetes Vereniging vzw is een dynamische themavereniging die alle aspecten van diabetes behartigt. Wij zijn in Vlaanderen reeds meer dan 65 jaar aanwezig en kunnen met onze meer dan leden en meer dan 500 vrijwilligers overal waar er over diabetes gesproken wordt een krachtige stem laten weerklinken. Tot de leden en de bestuursorganen behoren niet alleen mensen met diabetes, hun ouders of partners, maar ook zorgverleners die op professionele wijze met diabetes begaan zijn. Kortom de vereniging staat open voor iedereen die geïnteresseerd is in diabetes. Deze samenwerking geeft de vereniging extra diepgang en slagkracht. Maar in de eerste plaats willen we iedereen die met diabetes te maken heeft een helpende hand reiken. Daarvoor is er een sterke lokale werking op 26 verschillende plaatsen in Vlaanderen uitgebouwd. Iedereen die interesse heeft, kan lid worden van de Vlaamse Diabetes Vereniging. Het lidgeld bedraagt 25 per kalenderjaar en dit betekent dat: men het tweemaandelijks tijdschrift Diabetes Info ontvangt, waarin alle aspecten van diabetes aan bod komen men verschillende brochures en folders kan verkrijgen die een specifiek aspect van diabetes belichten men de mogelijkheid krijgt om deel te nemen aan alle activiteiten van de vereniging zoals: vakanties, sport, educatieve dagen, voordrachten, uitstappen, sportactiviteiten, Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 4

5 men zelfzorgmateriaal (teststrips, naaldjes, ) kan aankopen aan ledenprijs men er mee voor zorgt dat wij numeriek sterker staan zodat we nog beter kunnen ijveren voor een betere diabeteszorg in Vlaanderen wij de Diabetes Infolijn, waar iedereen gratis terecht kan met zijn vragen over diabetes, verder kunnen uitbouwen wij de vinger aan de pols kunnen blijven houden en overheid en beleidsinstellingen op de hoogte houden van wat er leeft in de samenleving Dankzij de Levenslijnactie werd in 1996 de Diabetes Infolijn opgestart en in 2006 kon zij reeds haar 10-jarig bestaan vieren. Deze gratis infolijn ontsproot uit de nimmer aflatende zoektocht naar meer en toegankelijker middelen om te informeren over diabetes. Via de Infolijn kan een breed publiek correct geïnformeerd worden over deze aandoening. Dankzij dagelijkse contacten weet de Diabetes Infolijn wat er leeft bij de mensen met diabetes, de zorgverleners en het brede publiek. Op die manier heeft ze een unieke ervaring opgebouwd in alle facetten van diabetes. De tandem die de Diabetes Infolijn met de Vlaamse Diabetes Vereniging vzw vormt is onmisbaar gebleken om de doelstellingen van de vereniging te kunnen realiseren. De activiteit van de Diabetes Infolijn neemt nog steeds toe. We mogen dus stellen dat de nood aan een Diabetes Infolijn reëel is en gezien de wereldwijde opmars van diabetes, nog verder zal toenemen. De Diabetes Infolijn kan met haar unieke ervaring in alle facetten van diabetes hierin een belangrijke rol spelen. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 5

6 2. Structuur van de Vlaamse Diabetes Vereniging Algemene Vergadering Raad van Beheer Dagelijks Bestuur Deelgroep Diabeten Deelgroep Professionelen Commissies Werkgroepen Secretariaat - Diabetes Infolijn De Vlaamse Diabetes Vereniging Raad van Beheer (8+8) Dagelijks Bestuur (2+2) Algemene Vergadering (52+52) Deelgroep Diabeten (15) 5 Provinciale Contact Commissies (3 leden per afdeling) Commissies (11) Werkgroepen Deelgroep Professionelen (52) Subgroep artsen / apothekers Subgroep verpleegkundigen diëtisten paramedici 26 plaatselijke afdelingen Diabetes Infolijn Algemeen Secretariaat Diabeteshuis Binnen de Vlaamse Diabetes Vereniging zijn vrijwilligers actief in de verschillende structuren van de vereniging. De vereniging is echter paritair samengesteld, zij bestaat dus uit 2 groepen, namelijk de leken/patiënten en de professionelen. Er wordt in beide groepen gewerkt via een getrapt systeem., Dat wilt zeggen dat bijvoorbeeld een vrijwilliger die lid is van Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 6

7 een Provinciale Contact Commissie (PCC), ook automatisch lid is van één van de plaatselijke afdelingen (PA) die onder deze provincie vallen. Deelgroep diabeten: De Vlaamse Diabetes Vereniging telt 26 plaatselijke afdelingen verspreid over gans Vlaanderen. Per plaatselijke afdeling gaan er 2 vertegenwoordigers naar de Provinciale Contact Commissie. Per PCC gaan er dan nog eens 3 vertegenwoordigers verder naar de Stuurgroep Deelgroep Diabeten (SDD). De SDD heeft dan ook nog eens 6 vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur (RVB). Deelgroep professionelen: De Stuurgroep van de deelgroep artsen / apothekers bestaat uit 10 leden en heeft 6 vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur. De Stuurgroep van de deelgroep verpleegkundigen / diëtisten / paramedici bestaat uit 8 leden en heeft 2 vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur. Commissies/werkgroepen: Vanuit beide deelgroepen kunnen er steeds commissies en werkgroepen samengesteld worden om te werken rond bepaalde items, zoals voeding, jongeren, opleidingen, Bij de samenstelling van commissies wordt rekening gehouden met de instroom van beide groepen. Werkgroepen kunnen eerder een tijdelijk karakter hebben. Algemene vergadering: Is eveneens paritair samengesteld tussen de 2 deelgroepen, nl. 52 leden vanuit de deelgroep diabeten (26 leden vanuit de plaatselijke afdelingen, 15 vanuit SDD en 11 vanuit de commissies) en 52 leden vanuit de deelgroep professionelen (13 uit de subgroep verpleegkundigen/diëtisten/paramedici en 39 uit de subgroep artsen/apothekers) Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 7

8 Raad van Bestuur: Raad van Bestuur wordt verkozen door de algemene vergadering en is in totaal samengesteld uit 16 leden, 8 van elke deelgroep. Er worden ook enkele personen met adviserende stem uitgenodigd, nl. ere-voorzitters, vertegenwoordigers van elke Vlaamse universiteit, hoofdredacteur en directeur van de vereniging. En indien de functies ingevuld zijn eveneens de commissaris en financiële adviseur. Dagelijks bestuur: De Raad van Bestuur kiest een Dagelijks Bestuur, bestaande uit 4 leden, voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester. Dit Dagelijks Bestuur is eveneens paritair samengesteld. Algemeen secretariaat / Diabetes Infolijn: Het algemeen secretariaat van de Vlaamse Diabetes Vereniging is er als ondersteuning van de werking. Het secretariaat wordt bemand door personeelsleden (betaalde krachten). De Diabetes Infolijn is een gratis infolijn rond diabetes. Zij werken eveneens inhoudelijke dossiers uit voor de verschillende onderdelen van de vereniging. Ook de Diabetes Infolijn wordt bemand door personeelsleden. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 8

9 3. Visie van de Vlaamse Diabetes Vereniging op het vrijwilligerswerk VISIE De Vlaamse Diabetes Vereniging vzw heeft als doel het welzijn van alle mensen die met diabetes geconfronteerd worden te verbeteren. Mensen met diabetes en hun sociale omgeving maar ook zorgverleners die beroepsmatig bij diabetes betrokken zijn, maken samen deel uit van de meer dan leden. De Vlaamse Diabetes Vereniging vzw ijvert voor het voorkomen en genezen van diabetes en het verbeteren van de levenskwaliteit van iedereen die met diabetes geconfronteerd wordt. Door informatie en voorlichting, lotgenotencontact, ondersteuning en advies, belangenbehartiging, wetenschappelijk onderzoek en correcte beeldvorming, bevordert de Vlaamse Diabetes Vereniging de preventie en vroegtijdige diagnose van diabetes, de zelfzorg, de kwaliteit van zorgen en bestrijdt ze sociale hinderpalen. De Vlaamse Diabetes Vereniging koos er nadrukkelijk voor vrijwilligers te betrekken bij de realisatie van de kerntaken. Dankzij de inzet van vrijwilligers is een gedifferentieerd aanbod van activiteiten voor verschillende doelgroepen mogelijk. Zij hebben bovendien een aantoonbare meerwaarde in het realiseren van de verenigingsdoelstellingen. Vrijwilligers geven diabetes een gezicht. Zij vergroten de bekendheid en het imago van de Vlaamse Diabetes Vereniging in de samenleving. Zij hebben op lokaal niveau contacten met verschillende doelgroepen, waaronder patiënten, hulpverleners, pers, politiek en publiek. Vrijwilligers hebben heel wat contacten met de leden, waardoor zij aan de vereniging de noden van deze leden kunnen signaleren. De vrijwilligers zijn het sociale kapitaal van de vereniging, zij vormen een levend netwerk, waardoor alles wat Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 9

10 leeft bij mensen met diabetes teruggekoppeld wordt naar de vereniging. De vrijwilligers van de Vlaamse Diabetes Vereniging zijn onmiddellijk betrokken bij het onderwerp omdat zij zelf, hun partner of kind diabetes hebben of omdat ze professioneel in de diabeteszorg (in de breedste zin) actief zijn. Op deze manier houdt de verenging de vinger aan de pols en dit vanuit de 2 verschillende oogpunten. Haar vrijwilligers vormen met andere woorden een actief netwerk, waardoor op een vanzelfsprekende manier kennis en kunde over wat leeft bij mensen met diabetes of bij degenen die er beroepsmatig bij betrokken zijn, binnen de organisatie komt. De vrijwilligers in de Vlaamse Diabetes Vereniging zijn stuk voor stuk zeer betrokken mensen. Ze geven tijd en zetten hun kwaliteiten en persoonlijke vaardigheden louter op grond van persoonlijke interesse in. Ze worden er immers niet voor betaald. In ruil biedt de Vlaamse Diabetes Vereniging hen een efficiënte organisatie, concrete en haalbare doelen en een ondersteunend en waarderend kader waarbinnen ze hun werk kunnen doen. De Vlaamse Diabetes Vereniging investeert ook in haar werking door het inschakelen van beroepskrachten om hen te ondersteunen. Daarnaast wil de Vlaamse Diabetes Vereniging vrijwilligers de mogelijkheid bieden deel te nemen aan de maatschappij door onder andere - het aanbieden van sociale contacten; - een bijdrage te leveren aan hun persoonlijke ontwikkeling; Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 10

11 Het beleid van de Vlaamse Diabetes Vereniging wordt uitgestippeld en bepaald door de vrijwilligers. De beroepskrachten zijn er ter ondersteuning van dit beleidsmatig denken en werken van de vrijwilligers. DEFINITIE VRIJWILLIGERSWERK Het vrijwilligerswerk binnen de Vlaamse Diabetes Vereniging wordt onverplicht en onbetaald georganiseerd. Onverplicht wil zeggen dat de vrijwilligers zelf kiezen welk engagement ze opnemen. Dit betekent echter niet dat het vrijwilligerswerk vrijblijvend is: een aantal wederzijdse afspraken en engagementen (zie later) zijn richtinggevend. Onbetaald wil zeggen dat er geen materiële beloning of betaling staat tegenover het werk dat de vrijwilliger verricht. Waar er vergoeding voorzien wordt, werkt de vereniging via de reële kostenvergoeding. De Vlaamse Diabetes Vereniging gebruikt verschillende aanduidingen voor haar vrijwilligers. Er zijn vrijwilligers die behoren tot de zuil diabeten. Deze vrijwilligers hebben een persoonlijke link met diabetes: zijzelf, of hun partner of kind, hebben diabetes. De vrijwilligers die behoren tot de zuil professionelen zijn vrijwilligers die beroepsmatig bij diabetes(zorg) betrokken zijn en die hun professionele kennis vrijwillig ten dienste van de vereniging stellen. Elke vrijwilliger moet wel een keuze maken tussen één van beide zuilen, men kan als vrijwilliger nooit tot de 2 zuilen behoren. Vanuit beide zuilen kan men echter wel actief zijn in verschillende structuren van de vereniging. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 11

12 WAT BIEDT DE VLAAMSE DIABETES VERENIGING HAAR VRIJWILLIGERS? - Verzekering: de Vlaamse Diabetes Vereniging voorziet een verzekering georganiseerd vrijwilligerswerk voor elke (geregistreerde) vrijwilliger, deze verzekering houdt in dat de vrijwilligers verzekerd zijn voor Burgerlijke Aansprakelijkheid en Lichamelijke Ongevallen, ter voorbereiding, tijdens en na de activiteit voor de vereniging. De uitgebreide polis kan opgevraagd worden op het secretariaat van de vereniging of is terug te vinden op de vrijwilligerswebsite - Informatie: de Vlaamse Diabetes Vereniging houdt er aan haar vrijwilligers regelmatig te informeren. Deze informatieplicht wordt ingevuld via verschillende kanalen: o elke vrijwilliger ontvangt In Dialoog, het tijdschrift voor en door de vrijwilligers van de vereniging o vrijwilligers die beschikken over een adres ontvangen maandelijks de E-Dialoog, een nieuwsbrief specifiek voor de vrijwilligers o op de website van de vereniging is er een afgeschermd gedeelte, de vrijwilligerswebsite, specifiek voor de vrijwilligers - Onkostenvergoeding: o Km-vergoeding: in sommige gevallen bekomen de vrijwilligers een km-vergoeding voor bepaalde activiteiten en/of voorbereidingen die gedaan werden gekoppeld aan de taak binnen de vereniging o Andere onkosten (buiten km-vergoeding): waar er vergoeding voorzien wordt, werkt de vereniging via de reële kostenvergoeding. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 12

13 - Inspraak: Elke vrijwilliger heeft de mogelijkheid inspraak te hebben in de werking van de vereniging. Daardoor kan elke vrijwilliger zich engageren in de verschillende onderdelen van de structuur. - Invulling taak: De vrijwilliger heeft de mogelijkheid de eigen taken grotendeels zelf in te vullen, uiteraard in overleg met de vrijwilligers waarmee men samenwerkt en rekeninghoudend met de verwachtingen van de vereniging. - Ondersteuning: vrijwilligers kunnen steeds terecht bij het secretariaat/de educatieve medewerker van de vereniging indien er nood is aan ondersteuning. Maar men kan hier eveneens terecht voor vragen, suggesties en/of ideeën - Opleidingen: de werkgroep opleidingen plaatselijke afdelingen organiseert regelmatig opleidingen specifiek voor de vrijwilligers van de vereniging. - Waardering voor de inzet: De Vlaamse Diabetes Vereniging waardeert de inzet van haar vrijwilligers en kan initiatieven nemen om hen te motiveren. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 13

14 WAT VRAAGT DE VLAAMSE DIABETES VERENIGING AAN HAAR VRIJWILLIGERS? - Lid zijn van de Vlaamse Diabetes Vereniging - Een persoonlijke link hebben met diabetes. Deze link kan ruim geïnterpreteerd worden, vb. kan in dichte familie, maar evengoed buurman/vrouw, - Onderschrijven van de standpunten en visie binnen de doelstellingen en afspraken van de vereniging - Kunnen werken in teamverband: Het vrijwilligerswerk voor de Vlaamse Diabetes Vereniging gebeurt steeds in team, ofwel in plaatselijke afdeling of commissies/werkgroepen - Deelnemen aan overleg indien mogelijk voor de uitvoering van de taak Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 14

15 OVERZICHT VAN DE VRIJWILLIGERSTAKEN PLAATSELIJKE AFDELING - Voorzitter o Vervult volgende taken Algemene coördinatie van de plaatselijke afdeling Vertegenwoordiger van de afdeling naar de vereniging, maar eveneens naar externe partners Bestuursvergadering: zit de vergadering voor, maakt de agendapunten op Jaarprogramma: in samenspraak met het bestuur en de medisch adviseurs het jaarprogramma samenstellen Motivatie bij de bestuursleden behouden Zorgen dat er vertegenwoordigers vanuit de afdeling in de verschillende structuren zetelen Coördinatie van het up to date houden van de website van de eigen lokale afdeling o Functie-specifieke eisen Zin voor organisatie Verantwoordelijkheid Leiding geven aan een team van vrijwilligers Werken in teamverband Vergadertechnieken Communicatie-vaardigheden Computervaardigheden/via digitale weg bereikbaar zijn o Tijdsinvestering Voorbereiding bestuursvergaderingen Aanwezigheid bestuursvergaderingen (frequentie is afhankelijk van PA) Opvolging bestuursvergaderingen Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 15

16 Aanwezigheid tijdens activiteiten georganiseerd door de afdeling Aanwezigheid tijdens voorzittersvergadering (1 keer per jaar, deze datum is steeds ruim op voorhand gekend, zodat indien voorzitter niet kan aanwezig zijn, de ondervoorzitter kan afgevaardigd worden) - Ondervoorzitter o Vervult volgende taken Vervanger van de voorzitter Ondersteunt de voorzitter waar nodig o Functie-specifieke eisen Zin voor organisatie Verantwoordelijkheid Leiding geven aan een team van vrijwilligers Werken in teamverband Vergadertechnieken Communicatie-vaardigheden Computervaardigheden/via digitale weg bereikbaar zijn o Tijdsinvestering Voorbereiding bestuursvergaderingen Aanwezigheid bestuursvergaderingen (frequentie is afhankelijk van PA) Opvolging bestuursvergaderingen Aanwezigheid tijdens activiteiten georganiseerd door de afdeling - Secretaris o Vervult volgende taken Administratie (verzenden verslag en uitnodiging bestuursvergadering) Zorgt voor de verslaggeving van de bestuursvergadering Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 16

17 Opmaken jaarlijks activiteitenverslag Aangifte van de activiteiten bij de verzekeringsmaatschappij Logistiek regelen rond vergaderingen o Functie-specifieke eisen Administratief inzicht Computervaardigheden/via digitale weg bereikbaar zijn Werken in teamverband Volgen van interne opleidingen specifiek gekoppeld aan de taken van de secretaris o Tijdsinvestering Aanwezigheid bestuursvergaderingen (frequentie is afhankelijk van PA) Opvolging bestuursvergaderingen Aanwezigheid tijdens activiteiten georganiseerd door de afdeling - Penningmeester o Vervult volgende taken: Boekhouding van de plaatselijke afdeling conform de richtlijnen van de vereniging Maakt de budgetten op Betaalt de facturen Financieel jaarverslag opmaken Rapporteert aan het bestuur over de financiële toestand van de afdeling Beheert de rekening van de plaatselijke afdeling Contacten met de bank/regelt volmachten o Functie-specifieke eisen: Cijfermatig kunnen denken Nauwkeurig werken Computervaardig zijn/ via digitale weg bereikbaar zijn Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 17

18 Werken in teamverband o Tijdsinvestering Aanwezigheid bestuursvergaderingen (frequentie is afhankelijk van PA) Opvolging financiële toestand PA Aanwezigheid tijdens activiteiten georganiseerd door de afdeling Volgen van interne opleidingen specifiek voor penningmeesters - Bestuurslid o Vervult volgende taken: Maakt deelt uit van het bestuur Meewerken tijdens bestuursvergaderingen Meewerken aan activiteiten georganiseerd door de plaatselijke afdeling o Functie-specifieke eisen: Werken in teamverband Op de hoogte zijn van wat er leeft binnen de plaatselijke afdeling o Tijdsinvestering: Aanwezigheid bestuursvergaderingen (frequentie is afhankelijk van PA) Aanwezigheid tijdens activiteiten georganiseerd door de afdeling - Hoofdverdeelpunt o Vervult volgende taken: Materiaalverdeling enkel voor leden, thuis bij verdeelpunt of op andere locatie Individueel contact met leden Bestellingen van de verschillende verdeelpunten verzamelen Opvolging van de globale bestelling van de plaatselijke afdeling Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 18

19 Verzamelen van de individuele bestellingen van de verdeelpunten Contact met het secretariaat voor de globale bestelling (plaatsen, ontvangen, opvolgen) Bestelling verdelen onder verdeelpunten van afdelingen Zorgen dat de financiële toestand van de verdeelpunten klopt o Functie-specifieke eisen: Contactvaardig zijn Op de hoogte zijn van het materiaal Ter beschikking zijn op vaste, afgesproken dagen/tijdstippen, zodat leden materiaal kunnen afhalen Kunnen omgaan met geld Zich neutraal opstellen tegenover merken en leveranciers Zich houden aan het beroepsgeheim Op de hoogte zijn van wat leeft binnen de plaatselijke afdeling Nauwkeurig werken o Tijdsinvestering: Verdeelpunt open houden tijdens afgesproken tijdstippen Opvolgen van bestellingen van de individuele verdeelpunten en de globale bestelling Volgen van interne opleidingen specifiek voor verdeelpunten - Verdeelpunt o Vervult volgende taken: Materiaalverdeling enkel voor leden, thuis bij verdeelpunt of op andere locatie Individueel contact met leden Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 19

20 Bestelling plaatsen bij hoofdverdeelpunt Zorgen dat de financiële toestand van het verdeelpunt klopt Hoofdverdeelpunt op de hoogte houden van de financiële toestand o Functie-specifieke eisen: Contactvaardig zijn Op de hoogte zijn van het materiaal Ter beschikking zijn op vaste, afgesproken dagen/tijdstippen, zodat leden materiaal kunnen afhalen Kunnen omgaan met geld Zich neutraal opstellen tegenover merken en leveranciers Zich houden aan het beroepsgeheim Op de hoogte zijn van wat leeft binnen de plaatselijke afdeling o Tijdsinvestering: Verdeelpunt open houden tijdens afgesproken tijdstippen Administratie van het verdeelpunt opvolgen Volgen van interne opleidingen specifiek voor verdeelpunten - Medisch adviseur o Vervult volgende taken: Ondersteuning geven bij de samenstelling van het jaarprogramma Bij andere diabetesgelinkte items eveneens ondersteuning geven Geven van voordracht(en) of helpen zoeken naar een geschikte spreker Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 20

21 o Functie-specifieke eisen: Heeft een medische achtergrond, gelinkt met diabetes (educator, diëtiste, endocrinoloog, podoloog,..) o Tijdsinvestering: Aanwezigheid tijdens bestuursvergadering waarop het jaarprogramma wordt samengesteld - Losse medewerker o Vervult volgende taken: Ondersteunt de plaatselijke afdelingen op praktisch en logistiek gebied o Functie-specifieke eisen: Opdrachten kunnen aanvaarden Handen uit de mouwen willen steken o Tijdsinvestering: Aanwezigheid tijdens de activiteiten waar praktische hulp nodig is (kan voor, tijdens of na activiteiten van de afdeling) Het staat het bestuur van de plaatselijke afdeling vrij om taken op een andere wijze te verdelen dan het standaardvoorstel van hierboven. Het bestuur kiest ook zelf waar en wanneer de bestuursvergaderingen doorgaan. Er wordt uiteraard wel verwacht van alle vrijwilligers dat zij minimaal aanwezig zijn tijdens vergaderingen gekoppeld aan hun functie. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 21

22 Commissies/werkgroepen Binnen de vereniging zijn commissies en werkgroepen actief op verschillende terreinen. - DK&O (diabetische kinderen en ouders) Richten zich vooral tot de kinderen en ouders van kinderen met diabetes. Zij organiseren o.a. de jaarlijkse Gezinsdag - Vakantie, beweging en Sport Staat in voor het vakantie-aanbod van de vereniging - Voeding Deze commissie heeft reeds verschillende publicaties op haar palmares, zoals bijv. het kookboek van de vereniging - Sociale Commissie Is vooral bezig de sociale items zoals verzekeringen, rijbewijs, - Commissie Opleiding Organiseert de jaarlijkse terugkomdagen voor diabeteseducatoren - Werkgroep opleidingen plaatselijke afdelingen Deze werkgroep heeft als hoofddoel de organisatie van opleidingen voor vrijwilligers. Het is de bedoeling dat deze cursussen bijdragen tot efficiënter en effectiever werken van de vrijwilligers binnen de Vlaamse Diabetes Vereniging. - TPE (Therapeutische Patiënten Educatie) Organiseert opleidingen voor zorgverleners specifiek rond therapeutische patiënten educatie Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 22

23 - Jongeren In deze commissie zijn het jongeren zelf die activiteiten voor de jongere leden organiseren - Voet Deze commissie is actief rond de voetproblemen die kunnen ontstaan door diabetes. Zij coördineren het multidisciplinaire netwerk rond de diabetische voet. In deze commissie zetelen o.a. podologen, schoenmakers, - Financiële Deze commissie waakt over de financiële toestand van de vereniging - Redactieraad Diabetes Info Deze redactieraad is verantwoordelijk voor de samenstelling en inhoud van Diabetes Info De commissies bereiden standpunten voor die dan bevestigd worden door de Raad van Bestuur. Elke commissie/werkgroep werkt op het eigen tempo, het is dus afhankelijk van de verschillende commissies en werkgroepen hoe intensief er vergaderd wordt en welke taken er verwacht worden van de vrijwilligers. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 23

24 CONTACTGEGEVENS Vlaamse Diabetes Vereniging vzw Ottergemsesteenweg Gent Tel: 09/ Fax: 09/ Website: Diabetes Infolijn 0800/ (gratis nummer) BTW nr: Rek.nr: Het Diabeteshuis is open voor het publiek elke maandag en donderdag van 9 u tot 12 u en van 14 u tot 17 u Contactpersoon ivm vrijwilligerswerk: Sandrijn Laureys sandrijn.laureys@diabetes.be Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 24

25 FORMULIEREN/ADMINISTRATIE - Vrijwilligersovereenkomst Elke nieuwe vrijwilliger ontvangt een overeenkomst bij de start van het vrijwilligerswerk. Doel van de vrijwilligersovereenkomst is het wederzijds engagement tussen onze vereniging en de vrijwilliger te bevestigen. De overeenkomst biedt eveneens een overzicht van enkele gegevens over de vrijwilligers en het vrijwilligerswerk bij de vereniging. De overeenkomst wordt ondertekend door de vrijwilliger en de educatief medewerker en wordt opgesteld in 2- voud, één ondertekend exemplaar wordt bijgehouden op het secretariaat van de vereniging en ander exemplaar is voor de vrijwilliger zelf. - Formulier RVA De RVA vraagt een toelating voor bruggepensioneerden en werklozen die vrijwilligerswerk willen verrichten. De Vlaamse Diabetes Vereniging ontving van de RVA een algemene toelating met vrijstelling van individuele aangifte (formulier C45F). Indien je als bruggepensioneerde of werkloze actief wordt als vrijwilliger bij de Vlaamse Diabetes Vereniging hoef je dus zelf geen individuele aangifte aan de RVA te bezorgen, het is voldoende op het secretariaat van de vereniging een kopie van de algemene toestemming op te vragen en dit dan te bezorgen aan de RVA. - Formulier aanvraag ziekenfonds Indien je een invaliditeitsuitkering via de mutualiteit ontvangt, moet je vrijwilligerswerk aangevraagd en goedgekeurd worden door de adviserend geneesheer. Een dergelijk aanvraagformulier kan opgevraagd worden op het secretariaat. Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 25

26 BIJLAGEN - Vrijwilligersovereenkomst - Exemplaar van In Dialoog, vrijwilligerstijdschrift - Foldertje Vrijwilliger bij de Vlaamse Diabetes Vereniging Vlaamse Diabetes Vereniging vzw door vrijwilligers gedreven (versie 1/2010) 26