Spoorboekje Planning & Control 2013

Transcriptie

1 Spoorboekje Planning & Control 2013 P&C-cyclus Raadsprogramma / Coalitiefspraken V E R A N T W O O R D I N G Programma rekening Voorjaarsrapporta ge/ najaarsrapportage Evaluatie en bijstelling Uitvoering Kadernota Investeringsplan P&C cyclus (kalender) Middellange termijn planning Programmabegroting Meerjarenraming Interne budgettering K A D E R S T E L L I N G Directieplan/ Afdelingsplannen 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Structuur planning- en controlcyclus Bevoegdheden raad en college Planning bestuurlijke besluitvorming planning en controlproducten LIAS Financiële uitgangspunten Planning- & controlproducten Workshop raad Programmarekening Kadernota Voorjaarsrapportage Programmabegroting Beheersbegroting Najaarsrapportage Planning Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden organisatie

3 1. Inleiding Hier ligt het spoorboekje Planning & Control In dit boekje wordt de planning en controlcyclus 2013 op hoofdlijnen beschreven. Doel van dit boekje is het management en de budgetbeheerders voor te bereiden op de planning & controlcyclus. Ter informatie verspreiden we het spoorboekje ook onder de collegeleden. Verdere detaillering vindt plaats door middel van afzonderlijke richtlijnenbrieven gedurende het jaar. De doelstelling van het spoorboekje is tweeledig: het bestuur inzicht verschaffen in wat zij kunnen verwachten ten aanzien van de documenten in de planning en controlcyclus en wanneer zij deze documenten kunnen verwachten; de organisatie inzicht geven in wat er verwacht wordt en daarbij aangeven wat de rolverdeling is en wanneer er dient te worden aangeleverd met het oog op een tijdige opstelling en afronding van de P&C documenten. In vorige jaren is het spoorboekje altijd beperkt van omvang geweest waarbij de nadruk lag op de planning. Dit jaar is naast de planning meer aandacht besteed aan de opzet. Zo wordt het meer een naslagwerk met afspraken wat wanneer van wie verwacht wordt in de planning en controlcyclus. Het spoorboekje is opgesteld door de afdeling Advies & Ondersteuning. Met behulp van dit spoorboekje willen we het proces en de kwaliteit van de planning- en controlcyclus verder optimaliseren/verbeteren. In de raadsworkshop begin 2013 willen we met de raad in gesprek over hoe de opzet en structuur voldoet en waar aanpassing / verbetering gewenst is. Veranderingen in het proces In de planning en controlcyclus 2013 zullen een aantal in het oog springende veranderingen worden doorgevoerd: 1. Stroomlijnen van het begrotingsproces. Voor deze belangrijkste verbetering gaan we o.a. gebruik maken van het softwareprogramma LIAS. 2. Opstellen integraal investeringsplan. Doelstelling is dat alle investeringen van de gemeente Teylingen op een eenduidige wijze inzichtelijk terug te vinden zijn en ook gevolgd kunnen worden. 3. De voorjaars- en najaarsrapportage meer een afwijkingenrapportage te laten zijn. Hierover willen we in gesprek gaan met de raad. Een afwijkingenrapportage heeft als nadeel dat niet over alle activiteiten gerapporteerd wordt. Het legt echter wel meer de nadruk op de afwijkingen die op dat moment te melden zijn. 4. De financiële analyses in alle P&C documenten worden scherper en duidelijker van opzet maken. Wat pakken we in 2013 niet op 1. Geen centrale activiteiten rond de opzet van de programmabegroting (doelenboom / prestatie indicatoren) op het programma. Dit laat onverlet dat we bij het opstellen van de begroting kritisch zullen kijken of met de bestaande gegevens de informatievoorziening kan worden verbeterd / versimpeld. 3

4 2. De voorjaarsrapportage blijft een rapportage over de eerste 4 maanden. De aanlevering aan de cie BFT en raad kan alleen voor de zomer plaatsvinden als dit buiten het aanleverschema van de griffie kan plaatsvinden. Producten De producten uit de planning- & controlcyclus zijn integrale beleidsstukken. We kennen de volgende planning- en controlproducten: 1. Raadsprogramma / coalitieakkoord 2. Programmarekening Kadernota Investeringsplan 5. Voorjaarsrapportage Programmabegroting Beheersbegroting Directieplan / Afdelingsplannen 9. Najaarsrapportage Het raadsprogramma / coalitieakkoord is een gegeven en zal in dit spoorboekje verder niet aan de orde komen. De afdelingsplannen zijn integraal onderdeel van de planning en controlcyclus, maar er wordt in dit spoorboekje niet ingegaan op het proces voor totstandkoming. In het spoorboekje 2014 zal het proces voor de totstandkoming van het directieplan / de afdelingsplannen worden opgenomen alsmede de documenten in het kader van interne beheersing en zo het hele scala aan P&C documenten in het spoorboekje te vervatten. Nieuw in de planning- en controlcyclus is de introductie van een intergaal investeringsplan ten tijde van de behandeling van de kadernota. Het is belangrijk dat alle afdelingen een bijdrage leveren aan de inhoud van deze producten. Een goede afstemming tussen de inhoud en het proces is van belang. In bijlage 1 is vastgelegd wat de verwachtingen en verantwoordelijkheden van een ieder zijn. 2. Structuur planning- en controlcyclus 2.1 Bevoegdheden raad en college De raad en het college hebben ieder hun eigen bevoegdheden. Alle producten in de planning- en controlcyclus worden voorbereid en vastgesteld door het college. De gemeenteraad stelt uiteindelijk alle planning- en controlproducten vast en geeft daarmee invulling aan de sturende en controlerende taak. De inhoud van de stukken en het moment van vaststelling worden voorgeschreven in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten(bbv). In de Financiële beheersverordening gemeente Teylingen 2010 staan aanvullende afspraken over de op te leveren producten en de inhoud (in het vervolg afgekort als Financiële Beheersverordening). 4

5 2.2 Planning bestuurlijke besluitvorming planning en controlproducten 2013 Raad College Plannen en begroten 13 juni 14 mei Kadernota juli 4 juni 4 juli Uiterlijk 15 april wordt de raadsmededeling verstuurd. Programmabegroting 7 november 17 september december Uiterlijk 1 november wordt de 12 november raadsmededeling verstuurd. Op basis van concept raadsagenda ) Aandachtspunt planning Voorjaarsrapportage 2013 Beheersen en sturen Voorjaarsrapportage Verantwoording 21 mei Jaarrekening 2012 Najaarsrapportage 2013 De Voorjaarsrapportage 2013 is conform de Financiële Beheersverordening gebaseerd op ontwikkelingen uit de eerste vier maanden van het jaar. De organisatie heeft één maand nodig om de rapportage op te stellen. Hiermee is de voorjaarsrapportage beschikbaar voor collegebehandeling op 4 juni. De aanlever termijn voor behandeling in de raad van 4 juli is dan al gesloten. Conform de werkwijze in voorgaande jaren wordt voorgesteld de voorjaarsnota vooraf als na te zenden stuk te benoemen voor de raad van 4 juli. Alternatief is in de Financiële Beheersverordening de rapportage termijn naar 3 maanden te verschuiven, zodat dit planningsprobleem zich in de toekomst niet meer voordoet. Gezien het feit dat deze werkwijze in het verleden niet tot problemen heeft geleid handhaven wij deze voor 2013 deze werkwijze. 2.3 LIAS Belangrijke ontwikkeling in 2013 is de implementatie van het softwareprogramma LIAS. LIAS ondersteunt het proces van de planning- controlproducten en geeft de mogelijkheid tot het genereren van managementinformatie. Zowel de uitvraag van informatie als de aanlevering vindt plaats in LIAS, alles wordt direct vastgelegd in één document. De autorisaties voor de aanleveringen zijn vastgelegd binnen LIAS. De budgetbeheerders (teamcoördinatoren + beleidsmedewerkers) leveren de conceptteksten en financiële mutaties aan en de budgethouder (afdelingshoofd) accordeert de aanleveringen en kan eventueel nog wijzigingen aanbrengen. Na accordering kan de aanlevering worden verwerkt in het conceptproduct. Een voordeel is dat iedereen op een uniforme wijze informatie aanlevert. Daarnaast kan iedere gebruiker op elk willekeurig moment een totaalbeeld van het (concept) eindproduct oproepen. Het werken met LIAS levert een verbetering op bij het proces van de totstandkoming van de producten. Eerste stap van de implementatie is de programmabegroting 2013 in LIAS in te brengen en het autorisatiebeheer in te richten. Vervolgens gaan we het format van de Voorjaarsrapportage inbrengen. De Voorjaarsrapportage 2013 is het eerste product dat met behulp van LIAS geproduceerd wordt. De Jaarrekening 2012 gaat nog via de oude wijze van aanlevering. 5

6 Het format van de Kadernota is (nog) niet eenduidig. Streven is ook de Kadernota via LIAS te produceren. De Najaarsrapportage 2013 en de Begroting 2014 gaan in ieder geval via LIAS. LIAS is een intuïtief, gebruiksvriendelijk softwarepakket. Het uitrollen van LIAS binnen de organisatie met de voorjaarsrapportage zal door coaching on the job en eventueel aanvullende trainingen worden begeleid. Ook op managementniveau zal de doorontwikkeling van LIAS op de agenda komen en de mogelijkheden voor inrichting en doorontwikkeling besproken worden. Aandachtpunten bij de implementatie zijn, het behouden / versterken van een eenduidige schrijfwijze. Doordat meerdere mensen binnen de organisatie direct in het eindproduct werken zal extra aandacht moeten zijn voor instructie en borging. 2.4 Financiële uitgangspunten De planning en controlcyclus is van de hele organisatie, alle budgetbeheerders en het hele management levert een bijdrage aan de planning en controlcyclus waardoor communicatie en afstemming in de organisatie van essentieel belang is. Voor 2013 ligt de focus op het vooraf met elkaar zo duidelijk mogelijk afstemmen wat de bedoeling is en hoe we het proces ingaan, dit spoorboekje draagt daar aan bij. Bij de aanlevering van de informatie voor de diverse P&C-producten komen enkele financiële uitgangspunten steeds terug. Onderstaand zijn de afspraken vastgelegd zoals die gelden voor de verschillende onderwerpen. Dekking autonome ontwikkelingen Uitgangspunt voor de dekking van budget voor autonome ontwikkelingen is dat deze binnen het betreffende programmabudget gevonden moeten worden zoals afgesproken in het raadsprogramma onder de financiële spelregels: Als uitgangspunt voor de komende jaren geldt: de beschikbare budgetten per programma worden bevroren. Hogere kosten (voor bijvoorbeeld de uitbreiding van voorzieningen), moeten binnen hetzelfde programma worden gecompenseerd door ombuigingen. (pag. 20 raadsprogramma ). Incidenteel zal het voorkomen dat er voor autonome ontwikkelingen of nieuw beleid compensatie plaats vindt via het Rijk. Wanneer dit het geval is, kan na goedkeuring van het college de Rijksvergoeding als dekking ingezet worden. Uitgangspunt is dat zoveel mogelijk integrale afweging over de inzet dient plaats te vinden. Daarom heeft het de nadrukkelijke voorkeur deze beslissingen bij P&C documenten te nemen en niet afzonderlijk. Nieuw beleid Uitgangspunt voor de dekking van budget voor autonome ontwikkelingen is dat deze binnen het betreffende programmabudget gevonden moeten worden zoals afgesproken in het raadsprogramma. Bij de bepaling van de dekking is het van belang te analyseren of het incidenteel of structureel budget betreft. Voordelen Wanneer zich binnen een programma voordelen voordoen dan geldt dat deze ingezet kunnen worden voor tegenvallers binnen het desbetreffende programma, besluitvorming hierover vindt plaats in de P&C documenten. Wanneer een voordeel ingezet gaat worden voor nieuw beleid dan is vooraf goedkeuring van het college en de raad nodig. Hierbij is het van belang na te gaan of de dekking en uitgaven incidenteel of structureel van aard zijn. 6

7 Ook het aanwenden van een beleidsextensivering (waardoor afgesproken resultaten niet of later gerealiseerd zullen worden) voor een tegenvaller of nieuw beleid kan alleen als vooraf goedkeuring van het college en of raad gegeven is. Het moment voor besluitvorming over nieuw beleid is de kadernota. Budgetoverhevelingen Binnen de gemeentebegroting wordt gewerkt met jaargebonden budgetten. De regel is dat budgetten niet kunnen worden overgeheveld van het ene boekjaar naar het andere boekjaar. Er kunnen redenen zijn om wel tot budgetoverheveling van het restantbudget over te gaan. Hiervoor zijn de volgende criteria vastgelegd: het betreft de overheveling van een incidenteel budget; voor hetzelfde doel is in opvolgend jaar geen budget aanwezig; er is een concrete uitvoeringsplanning voor het volgende jaar; door de overheveling mag het geprognosticeerde rekeningsaldo niet negatief worden; Er dient voorafgaand aan de overheveling een collegebesluit zijn. Per afdeling dient één collegevoorstel met alle overhevelingen te worden voorgelegd. Aparte besluitvorming kan voorkomen worden door het aanvragen van een budgetoverheveling bij de najaarsrapportage. Bovenstaande geldt niet voor investeringen. Voor zover investeringen nog niet zijn afgerond lopen deze automatisch over de jaren heen. Positief rekeningsaldo Wanneer de jaarrekening afsluit met een positief rekeningsaldo dan wordt dit saldo, conform bestaand beleid, in de vrije Algemene Reserve gestort (zie Nota Reserves en Voorzieningen 2012). Voorzieningen en beheerplannen In de geactualiseerde Nota Reserves en Voorzieningen 2012 is als beleidslijn opgenomen dat nieuwe onderhoudsvoorzieningen alleen ingesteld worden wanneer er een door de raad goedgekeurd beheerplan is vastgesteld. Onderdeel van de vaststelling moet het kwaliteitsniveau van het beheer zijn en de toegekende middelen (dotatie). 7

8 3. Planning- & controlproducten 2013 Voor de aanlevering van de gewenste informatie per product wordt naar de beschrijving van de verschillende planning- en controlproducten verwezen. Door de doelstelling van het product te koppelen aan de gewenste informatie wordt inzichtelijker welke informatie aangeleverd moet worden. 3.1 Workshop raad Ieder jaar streven we ernaar over een P&C gerelateerd onderwerp een raadsworkshop te houden. De keuze van het onderwerp wordt samen met de auditcommissie bepaald. Tenminste eenmaal in de raadsperiode gaat deze workshop over de planning- en controlcyclus in zijn totaal. Doelstelling van deze workshop is een evaluatie van de afgelopen jaren en, daar waar gewenst, afspraken te maken over het niveau van de informatiebehoefte en mogelijke kwaliteits- en/of efficiencyverbeteringen. Onderwerpen voor de workshop 2013 zijn dit spoorboekje en de wijze van doorontwikkeling van de prestatie indicatoren, opzet van de begroting en gedetailleerdheid terugkoppeling. 3.2 Programmarekening 2012 Met de jaarrekening legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Het opstellen van de jaarrekening vergt veel ambtelijke capaciteit. Het is de wens de jaarrekening sneller te produceren zodat vóór de behandeling van de kadernota de behaalde doelstellingen en de ingezette middelen van het voorafgaande jaar bekend zijn. Belangrijke randvoorwaarde bij de inrichting van de jaarrekening is dat deze gelijk moet zijn aan de begroting. Het vereenvoudigen van de jaarrekening begint dus bij het opstellen van de begroting. Voor 2012 geldt dat de inrichting van de programmabegroting 2012 aangehouden moet worden. Uitgangspunt is dat alle informatie die niet wettelijk verplicht is niet in de jaarrekening 2012 wordt opgenomen. De jaarrekening legt over de volgende zaken per programma verantwoording af: Wat hebben we bereikt? -> doelstellingen Wat hebben we daarvoor gedaan? -> activiteiten Wat mocht het kosten en wat heeft het gekost? -> geld Beslispunten:. Vaststellen werkelijke baten en lasten per programma;. Vaststellen over te hevelen budgetten; 3. Vaststellen bestemming van het rekeningresultaat (beleidslijn is het saldo te storten of onttrekken uit de Algemene Reserve vrij). 3.3 Kadernota De kadernota legt de basis voor de begroting van het komend jaar. In de kadernota geeft het college aan hoe zij in het volgende jaar invulling zal geven aan de realisatie van de ambities uit het raadsprogramma. Alle autonome en nieuwe beleidsontwikkelingen worden vertaald in het financieel meerjarenperspectief. Door alle beleidsontwikkelingen te verzamelen kan een integrale afweging plaatsvinden. Afhankelijk van het financieel perspectief kan nieuw beleid gestart worden of moeten er juist ombuigingen ingezet worden. Een combinatie is ook mogelijk, ombuigingen realiseren om ruimte te creëren voor nieuw beleid. De discussie in de gemeenteraad over keuze van het in te voeren beleid is richtinggevend bij het opstellen van de programmabegroting. Gemeente 8 Teylingen

9 Met de kadernota worden de uitgangspunten voor de begroting vastgesteld. Speciale aandacht bij de uitgangspunten hebben de prognoses voor het aantal woningen en inwoners. Belangrijke vraag in de kadernota is of de doorvertaling van het regeerakkoord de voorbereiding voor een nieuwe ombuigingsoperatie noodzakelijk maakt en hoe deze ingestoken wordt. Daarnaast speelt een aantal belangrijke ontwikkelingen, die zowel van invloed zijn op de burgers als op de gemeentelijke organisatie, zoals de aanhoudend sombere economische ontwikkelingen en de wijzigingen in het sociaal domein waar in de kadernota door Teylingen een antwoord op moet worden gegeven. Nieuw: In de kadernota wordt het investeringsplan geactualiseerd. In tegenstelling tot voorgaande jaren zal als bijlage het gehele investeringsplan opgenomen worden. De nieuwe investeringen of belangrijke wijzigingen in investeringen worden apart benoemd in de kadernota. Beslispunten: 1. Vaststellen uitgangspunten begroting Actualisatie meerjarenperspectief 3. Prioriteren en richting geven aan nieuwe ontwikkelingen en nieuw beleid 4. vaststellen geactualiseerde investeringsplan 3.4 Voorjaarsrapportage 2013 De voorjaarsrapportage is een rapportage over de eerste vier maanden van het jaar en informeert de raad over afwijkingen en politiek relevante ontwikkelingen. Afwijkingen moeten tegenover de gestelde doelstelling in de begroting afgezet worden waarmee de voortgang inzichtelijk wordt, zowel beleidsmatig als financieel. De voorjaarsrapportage is volgend aan de inrichting van de begroting. Onderdeel van de workshop met de raad (februari 2013) is het bepalen van het niveau waarop de doelstellingen en de terugkoppeling gewenst is. Uitgangspunt is dekking binnen de programma s. Indien niet aan dit uitgangspunt wordt voldaan wordt de mutatie in de voorjaarsrapportage aan de raad voorgelegd. Financieel gezien maken we een onderscheid in wijzigingen boven en onder de Onder de en met dekking binnen het programma noemen we een technische wijziging, die worden geclusterd in een bijlage zonder toelichting. Alle andere mutaties worden toegelicht. Aangegeven wordt of een afwijking incidenteel of structureel is en in welke mate de afwijking kan worden beïnvloed. In 2013 krijgt de terugkoppeling op de paragrafen extra aandacht. Ook hier geldt dat alleen de afwijkingen en politieke relevante ontwikkelingen worden gerapporteerd. Samenvattingen op hoofdlijnen worden als meerwaarde gezien en blijven onderdeel uitmaken van de rapportages. De voorjaarsrapportage geeft de raad de gelegenheid om (bij) te sturen. Voor tijdige bijsturing is het gewenst de voorjaarsrapportage voor de zomervakantie te behandelen in de raad. Beslispunten: 1. Kennis nemen van rapportage (nieuwe ontwikkelingen en verklaringen afwijkingen) 2. Vaststellen van voorgestelde budgetwijzigingen Gemeente 9 Teylingen

10 3.5 Programmabegroting De programmabegroting is een verdere uitwerking van de richtinggevende discussie die bij de kadernota heeft plaatsgevonden. Zoals aangegeven is de inrichting van de begroting bepalend voor de terugkoppeling in rapportages en de eindverantwoording in de jaarrekening. De voorbereidingen voor de programmabegroting 2014 beginnen in april Dit betekent dat formatie, personele gegevens, algemene indicatoren in de begroting gebaseerd zijn op de situatie van 1 april 2013 (peildatum). Latere gegevens zullen tot september verwerkt worden door stelposten die in de voorjaarsrapportage zullen worden verdeeld. In het kader van een continue verbeterslag rondom de begroting zullen we jaarlijks één paragraaf specifiek bekijken en noodzaak tot het aanbrengen van verbeteringen bezien. In 2012 is dit de paragraaf weerstandsvermogen geweest. In 2013 zal de Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen opnieuw bezien worden. Dit betekent dat we op zoek gaan naar best practises bij andere gemeenten en opzet en informatievoorziening van de paragraaf extra kritisch zullen bekijken. Dit laat onverlet dat de paragrafen in de begroting aangepast worden indien dit op basis van centrale BBV richtlijnen noodzakelijk is. De begroting stelt de volgende zaken per programma vast: Inhoud: Wat willen we bereiken? -> doelstellingen Wat gaan we daarvoor doen? -> activiteiten Wat mag het kosten? -> geld Beslispunten:. Vaststellen baten en lasten per programma. Vaststellen dekkingsplan (nieuw beleid en/of ombuigingen). Autoriseren investeringsbudgetten desbetreffende jaar (tot ) 3.6 Beheersbegroting 2014 De beheersbegroting is een gedetailleerde uitwerking van de programmabegroting. De budgetten uit de programmabegroting zijn doorvertaald naar de budgetten waarop de budgethouders- en beheerders sturen en verantwoording over afleggen. De beheersbegroting wordt alleen door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. 3.7 Najaarsrapportage 2013 Net als de voorjaarsrapportage rapporteert de najaarsrapportage over de afwijkingen en politiek relevante ontwikkelingen. De najaarsrapportage rapporteert over de eerste acht maanden. In de najaarsrapportage wordt een prognose van het jaarrekeningsaldo gegeven. Indien noodzakelijk kunnen incidentele budgetten overgeheveld worden naar het volgend jaar. De voorgestelde overhevelingen zijn een apart beslispunt. Belangrijk in de Najaarsrapportage is de voortgang van de investeringen. De (bijgestelde) prognoses van de realisatie van een investering leidt tot aanpassing van de kapitaallasten. Ook de bijstellingen van de grondexploitaties worden verwerkt in de Najaarsrapportage. Beslispunten: 1. Kennis nemen van rapportage (nieuwe ontwikkelingen en verklaringen afwijkingen) 2. Vaststellen van voorgestelde budgetwijzigingen 3. Vaststellen van over te hevelen budgetten. Gemeente 10 Teylingen

11 4. Planning Onderstaand de jaarplanning van alle P&C-producten in Opstellen voorbereiding uitzetten bespreken inleveren Bespreken / besluitvorming Overleg controller Planning & Control adviseurs / afdelingen/ portefeuillehouders Afdelingen Directie Management- Overleg College van B&W Commissie BFT Auditcommissie Workshop met raad 7 jan 10 jan 16 jan 22 jan? Raadsmededeling Jaarrekening 2012 Kadernota feb 4-mrt tussen 4 mrt en 1 apr Jaarrekening jan 14 jan tussen 14 en 25 jan Voorjaarsrapportage apr 6 mei tussen 6 en 16 mei Gemeenteraad 9 apr vóór 15 apr 1 apr 18 apr 1 mei 14 mei 13 jun 25 jan 25 apr 8-mei 21 mei 17 jun 18 jun 19 jun 17 mei 23 mei 29 mei 4 juni 17 jun 18 jun 19 jun 28 mei 4 jul 4 juli Programmabegroting apr 3 jun tussen 3 en 28 jun 28 jun 22 aug 4 sep 17 sep 16 okt 7 nov Productenraming apr 6 mei tussen 31 mei 22 aug 4 sep 17 sep 6 en 31 mei Managementletter nov 13 nov 19 nov 25 nov Raadsmededeling Najaarsrapportage 2012 Najaarsrapportage aug 19 aug tussen 19 aug en 4 sep 4 sep 3 okt 16 okt 29 okt 25 nov 26 nov 27 nov Afdelingsplannen okt 4 nov 14 nov 27 nov 17 dec 22 okt vóór 1 nov 12 dec Spoorboekje Planning & Control okt 7 nov 20 nov 3 dec 11

12 Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden organisatie Voor het verstrekken van volledige en kwalitatieve informatie is een bijdrage van de hele organisatie nodig. Vastlegging van de afspraken en verantwoordelijkheden geeft hierbij duidelijkheid en ondersteuning. Organisatieonderdeel Gemeenteraad Taken en verantwoordelijkheden De gemeenteraad bepaalt en stelt de beleidskaders vast en mandateert het college en de organisatie tot het doen van uitgaven binnen de voorafgestelde kaders. In de begroting de beleidskaders programmagewijs vertaald door aan te geven: Wat willen we bereiken? Wat gaan we ervoor doen? Wat mag het kosten? Eventueel kan tussentijds tot bijsturing besloten worden. Tenslotte stelt de gemeenteraad de verantwoording vast van de door het college bereikte resultaten en inzet van middelen. Commissie Bestuur, Financiën en Toerisme Auditcommissie College van burgemeester en wethouders Directie De commissie adviseert de raad na het voeren van een inhoudelijke discussie. Wanneer gewenst kan de commissie technische vragen over de planning- en controlproducten stellen. De auditcommissie is ingesteld om de raad bij te staan in zijn controlerende taak en toezichthoudende rol. De auditcommissie selecteert en begeleidt de accountant. Het college bereidt de planning- en controlproducten voor en legt deze ter vaststelling voor aan de raad. Na vaststelling draagt het college zorg voor de uitvoering. Tussentijds rapporteert het college over nieuwe ontwikkelingen en afwijkingen. Tenslotte legt het college verantwoording af over de bereikte resultaten en de inzet van de middelen. De directie geeft sturing en richting aan de ambtelijke organisatie zodat deze binnen de beleidskaders van de raad functioneert. De directie bepaalt of het uiteindelijke planning- en controlproduct voldoende sturingsmogelijkheden bevat voor college en raad. Organisatieonderdeel Managementteam Controller Taken en verantwoordelijkheden Het managementteam zorgt voor de uitvoering van de raads-, college- en directiebesluiten. Het management toetst de kwaliteit en de beleidsinhoud van de aangeleverde informatie. Vervolgens vindt in het management een integrale afweging plaats van de verzamelde beleidsvoorstellen die in het collegevoorstel worden voorgelegd. De controller beoordeelt of het product de informatie bevat zoals afgesproken met de raad en het college (BBV, verordening 212). De controller adviseert/informeert de directie en het 12

13 management over de kwaliteitseisen en volledigheid van het product. De controller stemt de kwaliteit van het product af met de medewerkers van Planning & Control (vooraf en achteraf). Afdelingshoofden (budgethouders) Teamcoördinatoren en beleidsmedewerkers (budgetbeheerders) Team Planning & Control Het afdelingshoofd is ambtelijk integraal verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen uit de begroting. Het afdelingshoofd is aangewezen als budgethouder en daardoor eindverantwoordelijk voor de aangeleverde beleidsvoorstellen en budgetaanpassingen. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor tijdige aanlevering van de informatie. Het afdelingshoofd zorgt ervoor dat de aangeleverde informatie vooraf is afgestemd met de verantwoordelijke portefeuillehouder. De teamcoördinatoren en beleidsmedewerkers (budgetbeheerders) voorzien de afdelingshoofden (budgethouders) van de juiste informatie. Wanneer nodig kunnen ze de ondersteuning van de financieel adviseur inroepen. Initiatief hiervoor ligt bij de budgetbeheerder. De budgetbeheerders toetsen of de aangeleverde informatie correct is verwerkt in het concept planning- en controlproduct. Binnen de medewerkers van de cluster Planning & Control wordt een coördinator aangewezen. De coördinator is verantwoordelijk voor: het afstemmen van de planning met de organisatie; afstemming over de kwaliteitsverbetering en aandachtspunten met de controller (afstemming en navolging vastleggen); geeft navolging aan de bevindingen van de accountant in de managementletter en/of het rapport van bevindingen (afstemming en navolging vastleggen); de uitvraag van informatie conform de planning. De uitvraag voor informatie begeleiden met een informatieve brief en/of informatiebijeenkomst; bewaking van de planning; bewaking van volledigheid en kwaliteit van aanleveringen; verwerking van alle bijdragen in een integraal product; verwerking van de besluitvorming uit het managementteam, het college en de Raad; beantwoording raadsvragen; indien nodig, tijdige verzending naar Provincie. Organisatieonderdeel Teamcoördinator BPJ (Bestuur, Planning& Control en Juridische Zaken) Financieel Adviseurs Taken en verantwoordelijkheden De teamcoördinator BPJ bewaakt het financiële meerjarenperspectief en geeft in overleg met het management aan welke financiële sturingsmogelijkheden er zijn. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering van P&C documenten in college en raad en eventuele knelpunten in het proces oplossen en bespreekbaar maken op het daarvoor noodzakelijke managementniveau. De financieel adviseur ondersteunt de budgethouders en 13

14 budgetbeheerders bij de aanlevering van de gewenste informatie. De financieel adviseur is proactief en adviseert (gevraagd en ongevraagd) over budgettaire afwijkingen. De financieel adviseur toetst de aanleveringen op kwaliteit en volledigheid, dit geldt zowel voor de teksten als de cijfers, gaat hierover het overleg aan met het afdelingshoofd (indien nodig wordt de kwestie opgeschaald). 14