BESLUIT OPSCHRIFT. Vergadering van 11 februari Onderwerp Spoorboekje Planning & Control Besluitvormend

Transcriptie

1 BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 11 februari 2014 nummer: 2014_BW_00093 Onderwerp Spoorboekje Planning & Control vormend Beknopte samenvatting In het spoorboekje wordt de planning & control cyclus 2014 op hoofdlijnen beschreven. De cyclus is vergelijkbaar met voorgaande jaren. Aan kwaliteitsverbetering op onderdelen wordt gewerkt (o.a. een webversie van de begroting). Voorgesteld wordt om het spoorboekje vast te stellen en ter informatie aan de auditcommissie te sturen. Bevoegd portefeuillehouder: Leo van der Zon HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): spoorboekje 2014 MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: In het spoorboekje wordt de planning & control cyclus 2014 op hoofdlijnen beschreven. Het doel van het spoorboekje Planning & Control is aan te geven voor het bestuur en de organisatie waarover en wanneer informatie wordt verstrekt in het kader van de P&C cyclus. Door ruim van te voren aan te geven welke informatie wanneer wordt vertstrekt, kan worden voorkomen dat steeds op incidenten moet worden gereageerd. Eventuele voorstellen tot wijzigingen van het beleid kunnen worden aangemeld op tijdstippen die zijn voorzien. Dit bevordert de integrale afweging. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: 1.1 Het spoorboekje van de planning & controlcyclus geeft deels uitvoering aan de financiele beheersverordening (annex artikel 212 Gemeentewet) van de gemeente Teylingen. 11/02/ :43 p 1 van 32

2 In de financiële beheersverordening zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Teylingen opgenomen. Het spoorboekje geeft hier mede uitvoering aan. 1.2 Het spoorboekje biedt het bestuur en de organisatie een praktische handleiding rondom de inhoud en planning van de verschillende P&C documenten. Het spoorboekje dient als naslagwerk over de afspraken wat wanneer van wie verwacht wordt in de planning en controlcyclus Informeren van de auditcommissie. De auditcommissie heeft tot taak de gemeenteraad bij te staan in zijn controlerende taak en toezichthoudende rol en bij de naleving van gestelde regels ten aanzien van het financieel beleid en beheer. De auditcommissie wordt geinformeerd over dit spoorboekje. Beslist het volgende: BESLISSING punt 1: Het spoorboekje Planning & Control 2014 vast te stellen. punt 2: Het spoorboekje Planning & Control 2014 ter kennisname te versturen aan de auditcommissie. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Advies & Ondersteuning Bestuur, Planning & Control en Juridische Zaken Financiële consequenties: Nee, er zijn geen financiele consequenties. BIJLAGE DIE INTEGRAAL DEEL UITMAAKT VAN HET BESLUIT spoorboekje /02/ :43 p 2 van 32

3 Spoorboekje_Planning Control_2014_TEYLINGEN B&W versie.doc Spoorboekje Planning & Control 2014 P&C-cyclus Raadsprogramma / Coalitiefspraken V E R A N T W O O R D I N G Programma rekening Voorjaarsrapporta ge/ najaarsrapportage Evaluatie en bijstelling Uitvoering Kadernota Investeringsplan P&C cyclus (kalender) Middellange termijn planning Programmabegroting Meerjarenraming Interne budgettering K A D E R S T E L L I N G Directieplan/ Afdelingsplannen 1 p 3 van 32

4 Inhoudsopgave 1. Inleiding Structuur planning- en controlcyclus Bevoegdheden raad en college Planning bestuurlijke besluitvorming planning en controlproducten LIAS Financiële uitgangspunten Planning- & controlproducten Workshop raad Programmarekening Kadernota Voorjaarsrapportage Programmabegroting Najaarsrapportage Verbijzonderde Interne Controle Planning...12 Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden organisatie p 4 van 32

5 1. Inleiding Hier ligt het spoorboekje Planning & Control In dit boekje wordt de planning en controlcyclus 2014 op hoofdlijnen beschreven. Doel van dit boekje is het management en de budgetbeheerders voor te bereiden op de planning & controlcyclus. Ter informatie verspreiden wij het spoorboekje ook onder de collegeleden. Verdere detaillering vindt plaats door middel van afzonderlijke richtlijnenbrieven gedurende het jaar. De samenwerking in de regio met de bollengemeentes zal ongetwijfeld zijn uitwerking op de inhoud van p&c documenten hebben. Op basis van deze wijzigingen zullen wij de P&C rapportages hierop aanpassen. De doelstelling van het spoorboekje is tweeledig: het bestuur inzicht verschaffen in wat zij kunnen verwachten ten aanzien van de documenten in de planning en controlcyclus en wanneer zij deze documenten kunnen verwachten; de organisatie inzicht geven in wat er verwacht wordt en daarbij aangeven wat de rolverdeling is en wanneer er dient te worden aangeleverd met het oog op een tijdige opstelling en afronding van de P&C documenten. Accenten in 2014 In de planning en controlcyclus 2014 zullen de volgende accenten worden gelegd: 1. College periode In 2014 breekt een nieuwe collegeperiode aan. Het nieuwe college zal een nieuw programma voor de komende vier jaar vastleggen wat zij wil bereiken. Dit vraagt van ons team een vertaalslag naar de P&C documenten en financiële structuren. 2. Kwaliteitsverbetering processen Planning & Control In 2013 hebben wij veel tijd besteed aan het inrichten van LIAS in de P&C Cyclus. In 2014 willen wij de duidelijke focus leggen op het rond maken van de PDCA cyclus. Hierbij hebben wij nadrukkelijk aandacht voor evaluatie en borging van verbeteracties zodat procesverbeteringen direct in de volgende cyclus / product worden geïmplementeerd. 3. Najaarsrapportage De najaarsrapportage is een afwijkingenrapportage op programmaniveau. De focus van deze rapportage ligt op financiële afwijkingen. Indien zich belangrijke beleidsafwijkingen of politieke onderwerpen voordoen worden deze ook opgenomen. De insteek van de verandering is om de informatieve waarde van de rapportage te verhogen. 4. Schrijfstijl rapportages De afdeling is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aangeleverde teksten. Dit jaar zullen wij extra focus leggen op de bestuurlijke schrijfstijl en het SMART formuleren van de doelen en prestaties. Hier ligt een belangrijke rol voor de teamcoördinatoren/afdelingshoofden. P&O zal hierin ondersteuning bieden in de vorm van een workshop. Dit zal met het schrijven van de voorjaarsrapportage onder de aandacht worden gebracht. 5. Doorontwikkeling LIAS 3 p 5 van 32

6 - Opstellen investeringsplan in LIAS. Doelstelling is dat alle investeringen van de gemeente Teylingen op een eenduidige wijze inzichtelijk terug te vinden zijn in Lias en ook gevolgd kunnen worden. De vastleggingen in het investeringsplan in LIAS resulteren ook in een aanpassing in de staat van activa. Deze plannen zijn overigens afhankelijk van de ontwikkelingen van de investeringsmodule in LIAS. De verwachting is dat LIAS komt met de nodige verbeteringen in het eerste kwartaal van Webversie begroting Digitaal beschikbaar maken van de begroting in de vorm van een web versie. Wat pakken wij in 2014 niet op. 1. Prestatie-indicatoren Wij zullen ons niet focussen op het uitbreiden en verbeteren van de prestatieindicatoren. Doordat er nog veel onduidelijkheden zijn over de ontwikkelingen in de regio en een nieuwe collegeperiode zullen wij dit niet oppakken in LIAS Wij zullen in 2014 geen verdere impuls geven aan de dashboard en prestatiemodules. Andere gemeentes die met LIAS werken hebben deze modules ook nog niet volledig in productie genomen. Op dit front willen wij als organisatie geen pionier zijn gezien het afbreukrisico. 3. Het jaarrekeningproces versnellen. Het versneld op leveren van de jaarrekening zullen wij in 2014 niet oppakken. De kwetsbaarheid van het kleine jaarrekeningteam speelt hierbij een grote rol. Daarnaast zijn er ook een aantal gemeenschappelijke regelingen die hun resultaten niet eerder kunnen verantwoorden. Producten De producten uit de planning- & controlcyclus zijn integrale beleidsstukken. Wij kennen de volgende planning- en controlproducten: 1. Raadsprogramma / coalitieakkoord 2. Programmarekening Kadernota Investeringsplan 5. Voorjaarsrapportage Programmabegroting / Productbegroting Directieplan / Afdelingsplannen 8. Najaarsrapportage Verbijzonderde Interne Controle Het raadsprogramma / coalitieakkoord zal na de verkiezingen in maart 2014 worden opgesteld. Dit zal in dit spoorboekje verder niet aan de orde komen. De afdelingsplannen zijn integraal onderdeel van de planning en controlcyclus, maar er wordt in dit spoorboekje niet ingegaan op het proces voor totstandkoming. Wij gaan na de zomer bekijken of wij de directie- en afdelingsplannen in LIAS kunnen maken. Binnen de afdeling Advies & Ondersteuning bekijken wij ook of dit breder kan worden uitgezet. Het is belangrijk dat alle afdelingen een bijdrage leveren aan de inhoud van deze producten. Een goede afstemming tussen de inhoud en het proces is van belang. In bijlage 1 is vastgelegd wat de verwachtingen en verantwoordelijkheden van een ieder zijn. 4 p 6 van 32

7 2. Structuur planning- en controlcyclus 2.1 Bevoegdheden raad en college De raad en het college hebben ieder hun eigen bevoegdheden. Alle producten in de planning- en controlcyclus worden voorbereid en vastgesteld door het college. De gemeenteraad stelt uiteindelijk alle planning- en controlproducten vast en geeft daarmee invulling aan de sturende en controlerende taak. De inhoud van de stukken en het moment van vaststelling worden voorgeschreven in het Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten(bbv). In de Financiële beheersverordening gemeente Teylingen 2010 staan aanvullende afspraken over de op te leveren producten en de inhoud (in het vervolg afgekort als Financiële Beheersverordening). 2.2 Planning bestuurlijke besluitvorming planning en controlproducten 2014 Product P&C Cyclus College Raad Kadernota Plannen en begroten 27-mei 26-jun Voorjaarsrapportage 2014 Beheersen en sturen 18-jun 3-jul Uiterlijk Jaarrekening 2013 Verantwoording 20-mei 15 april wordt de raadsmededeling verstuurd. Programmabegroting Plannen en begroten 30-sep 13-nov Naajaarsrapportage 2014 Beheersen en sturen 4-nov Uiterlijk 1 nov wordt de raadsmededeling verstuurd. Op basis van concept raadsagenda 2014 De Voorjaarsrapportage 2014 is conform de Financiële Beheersverordening gebaseerd op ontwikkelingen uit de eerste vier maanden van het jaar. De organisatie heeft één maand nodig om de rapportage op te stellen. Hiermee is de voorjaarsrapportage beschikbaar voor collegebehandeling op 3 juni. De aanlever termijn voor behandeling in de raad van 3 juli is dan al gesloten. Conform de werkwijze in voorgaande jaren wordt voorgesteld de voorjaarsnota vooraf als na te zenden stuk te benoemen voor de raad van 3 juli. Alternatief is in de Financiële Beheersverordening de rapportage termijn naar 3 maanden te verschuiven, zodat dit planningsprobleem zich in de toekomst niet meer voordoet. Gezien het feit dat de huidige werkwijze in het verleden niet tot problemen heeft geleid handhaven wij deze voor 2014 deze werkwijze. 2.3 LIAS In 2013 hebben wij LIAS in gebruik genomen. De voorjaarsrapportage 2013, begroting en de najaarsrapportage 2013 zijn opgesteld in LIAS. Dit is goed bevallen in de organsiatie. Ook in 2014 zullen alle P&C documenten worden opgesteld in LIAS. Het format van de Kadernota is echter (nog) niet eenduidig. Streven is ook de Kadernota via LIAS te produceren. Het team van Planning &Control zal ook dit jaar de benodigde begeleiding blijven geven. In 2014 zullen wij ook andere gedeeltes van het pakket in gebruik nemen. Investeringsplanning, in deze module zullen de investeringen worden opgenomen. Per investering kan de planning, achtergrondinformatie en bijlages, uitgaven en restant budget worden geraadpleegd. Webversie begroting, digitaal beschikbaar maken van de begroting in de vorm van een web versie. Aandachtspunt hierbij is dat de programmabegroting zoals deze nu is opgezet niet helemaal geschikt is voor de leesbaarheid van een webpagina. 5 p 7 van 32

8 2.4 Financiële uitgangspunten De planning en controlcyclus is van de hele organisatie, alle budgetbeheerders en het hele management levert een bijdrage aan de planning en controlcyclus waardoor communicatie en afstemming in de organisatie van essentieel belang is. Bij de aanlevering van de informatie voor de diverse P&C-producten komen enkele financiële uitgangspunten steeds terug. Onderstaand zijn de afspraken vastgelegd zoals die gelden voor de verschillende onderwerpen. Dekking autonome ontwikkelingen Uitgangspunt voor de dekking van budget voor autonome ontwikkelingen is dat deze binnen het betreffende programmabudget gevonden moeten worden zoals afgesproken in het raadsprogramma onder de financiële spelregels: Als uitgangspunt voor de komende jaren geldt: de beschikbare budgetten per programma worden bevroren. Hogere kosten (voor bijvoorbeeld de uitbreiding van voorzieningen), moeten binnen hetzelfde programma worden gecompenseerd door ombuigingen. (pag. 20 raadsprogramma ). Incidenteel zal het voorkomen dat er voor autonome ontwikkelingen of nieuw beleid compensatie plaats vindt via het Rijk. Wanneer dit het geval is, kan na goedkeuring van het college de Rijksvergoeding als dekking ingezet worden. Uitgangspunt is dat zoveel mogelijk integrale afweging over de inzet dient plaats te vinden. Daarom heeft het de nadrukkelijke voorkeur deze beslissingen bij P&C documenten te nemen en niet afzonderlijk. Nieuw beleid Uitgangspunt voor de dekking van budget voor nieuw beleid is dat deze binnen het betreffende programmabudget gevonden moeten worden zoals afgesproken in het raadsprogramma. Bij de bepaling van de dekking is het van belang te analyseren of het incidenteel of structureel budget betreft. Indien er geen dekking is, is het moment voor besluitvorming over nieuw beleid de kadernota. Het financiële meerjarenbeeld is op het moment van het schrijven van dit document niet sluitend. Voor dit tekort zal een invulling moeten komen. In het raadsprogramma zal hier een invulling van moeten komen. Bij de kadernota zal hier ook over nagedacht worden. Voordelen Wanneer zich binnen een programma voordelen voordoen dan geldt dat deze ingezet kunnen worden voor tegenvallers binnen het desbetreffende programma, besluitvorming hierover vindt plaats in de P&C documenten. Wanneer een voordeel ingezet gaat worden voor nieuw beleid dan is vooraf goedkeuring van het college en de raad nodig. Hierbij is het van belang na te gaan of de dekking en uitgaven incidenteel of structureel van aard zijn. Ook het aanwenden van een beleidsextensivering (waardoor afgesproken resultaten niet of later gerealiseerd zullen worden) voor een tegenvaller of nieuw beleid kan alleen als vooraf goedkeuring van het college en of raad gegeven is. Budgetoverhevelingen Binnen de gemeentebegroting wordt gewerkt met jaargebonden budgetten. De regel is dat budgetten niet kunnen worden overgeheveld van het ene boekjaar naar het andere boekjaar. Er kunnen redenen zijn om wel tot budgetoverheveling van het restantbudget over te gaan. Hiervoor zijn de volgende criteria vastgelegd: het betreft de overheveling van een incidenteel budget; voor hetzelfde doel is in opvolgend jaar geen budget aanwezig; er is een concrete uitvoeringsplanning voor het volgende jaar; door de overheveling mag het geprognosticeerde rekeningsaldo niet negatief worden; 6 p 8 van 32

9 Er dient voorafgaand aan de overheveling een collegebesluit zijn. Per afdeling dient één collegevoorstel met alle overhevelingen te worden voorgelegd. Aparte besluitvorming kan voorkomen worden door het aanvragen van een budgetoverheveling bij de najaarsrapportage. Bovenstaande geldt niet voor investeringen. Voor zover investeringen nog niet zijn afgerond lopen deze automatisch over de jaren heen. Positief rekeningsaldo Wanneer de jaarrekening afsluit met een positief rekeningsaldo dan wordt dit saldo, conform bestaand beleid, in de vrije Algemene Reserve gestort (zie Nota Reserves en Voorzieningen 2012). Voorzieningen en beheerplannen In de geactualiseerde Nota Reserves en Voorzieningen 2012 is als beleidslijn opgenomen dat nieuwe onderhoudsvoorzieningen alleen ingesteld worden wanneer er een door de raad goedgekeurd beheerplan is vastgesteld. Onderdeel van de vaststelling moet het kwaliteitsniveau van het beheer zijn en de toegekende middelen (dotatie). 7 p 9 van 32

10 3. Planning- & controlproducten 2014 Voor de aanlevering van de gewenste informatie per product wordt naar de beschrijving van de verschillende planning- en controlproducten verwijzen. Door de doelstelling van het product te koppelen aan de gewenste informatie wordt inzichtelijker welke informatie aangeleverd moet worden. 3.1 Workshop raad Ieder jaar streven wij ernaar over een P&C gerelateerd onderwerp een raadsworkshop te houden. Met een afvaardiging van het presidium is eerder besproken dat de Raad eerder betrokken wil zijn bij de inhoud van de kadernota. Wij zullen na de raadsverkiezingen een workshop organiseren met de raad waarin de mogelijkheden van de besparende maatregelen worden besproken. 3.2 Programmarekening 2013 Met de jaarrekening legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. Het opstellen van de jaarrekening vergt veel ambtelijke capaciteit. Belangrijke randvoorwaarde bij de inrichting van de jaarrekening is dat deze gelijk moet zijn aan de begroting. Het vereenvoudigen van de jaarrekening begint dus bij het opstellen van de begroting. Voor 2014 geldt dat de inrichting van de programmabegroting 2013 aangehouden moet worden. Uitgangspunt is dat alle informatie die niet wettelijk verplicht is niet in de jaarrekening 2013 wordt opgenomen. De jaarrekening legt over de volgende zaken per programma verantwoording af: Wat hebben wij bereikt? -> doelstellingen Wat hebben wij daarvoor gedaan? -> activiteiten Wat mocht het kosten en wat heeft het gekost? -> geld Beslispunten: 1. Vaststellen werkelijke baten en lasten per programma; 2. Vaststellen over te hevelen budgetten; 3. Vaststellen bestemming van het rekeningresultaat (beleidslijn is het saldo te storten of onttrekken uit de Algemene Reserve vrij). 3.3 Kadernota De kadernota legt de basis voor de begroting van het komend jaar. In de kadernota geeft het college aan hoe zij in het volgende jaar invulling zal geven aan de realisatie van de ambities uit het raadsprogramma. Alle autonome en nieuwe beleidsontwikkelingen worden vertaald in het financieel meerjarenperspectief. Door alle beleidsontwikkelingen te verzamelen kan een integrale afweging plaatsvinden. Afhankelijk van het financieel perspectief kan nieuw beleid gestart worden of moeten er juist ombuigingen ingezet worden. Een combinatie is ook mogelijk, ombuigingen realiseren om ruimte te creëren voor nieuw beleid. De discussie in de gemeenteraad over keuze van het in te voeren beleid is richtinggevend bij het opstellen van de programmabegroting. Met de kadernota worden de uitgangspunten voor de begroting vastgesteld. Speciale aandacht bij de uitgangspunten hebben de prognoses voor het aantal woningen en inwoners. Een belangrijke vraag in de kadernota is of de ontwikkeling van de algemene uitkering een nieuwe ombuigingsoperatie noodzakelijk maakt en hoe deze ingestoken wordt. Gemeente 8 Teylingen p 10 van 32

11 Daarnaast speelt de uitwerking van de toekomstige regionale samenwerking hier ook een grote rol. Ook in 2014 zal het investeringsplan bij het opstellen van de kadernota worden geactualiseerd. Dit investeringsplan zal in 2014 voor het eerst digitaal in LIAS plaats vinden. De raadsleden zullen de mogelijkheid krijgen tot het stellen van technische vragen in de vorm van met een vragenuurtje en de mail. De afdeling P&C zal dit afstemmen met de griffie. Met de aankomende verkiezingen valt niet uit te sluiten dat de vertaling hiervan niet in de kadernota maar met een aparte brief zal worden toegelicht. Beslispunten: 1. Vaststellen uitgangspunten begroting Actualisatie meerjarenperspectief 3. Prioriteren en richting geven aan nieuwe ontwikkelingen en nieuw beleid 4. Vaststellen geactualiseerde investeringsplan 5. Vaststellen nieuwe programma s 3.4 Voorjaarsrapportage 2014 De voorjaarsrapportage is een rapportage over de eerste vier maanden van het jaar en informeert de raad over afwijkingen en politiek relevante ontwikkelingen. Afwijkingen moeten tegenover de gestelde doelstelling in de begroting afgezet worden waarmee de voortgang inzichtelijk wordt, zowel beleidsmatig als financieel. De voorjaarsrapportage is volgend aan de inrichting van de begroting. Samenvattingen op hoofdlijnen worden als meerwaarde gezien en blijven onderdeel uitmaken van de rapportages. Uitgangspunt is dekking binnen de programma s. Indien niet aan dit uitgangspunt wordt voldaan wordt de mutatie in de voorjaarsrapportage aan de raad voorgelegd. Financieel gezien maken wij een onderscheid in wijzigingen boven en onder de Onder de en met dekking binnen het programma noemen wij een technische wijziging, die worden geclusterd in een bijlage zonder toelichting. Alle andere mutaties worden toegelicht. Aangegeven wordt of een afwijking incidenteel of structureel is en in welke mate de afwijking kan worden beïnvloed. Belangrijk in de voorjaarsrapportage is de voortgang van de investeringen. De bijgestelde prognoses van de realisatie van een investering leidt tot aanpassing van de kapitaallasten. De voorjaarsrapportage geeft de raad de gelegenheid om (bij) te sturen. Voor tijdige bijsturing is het gewenst de voorjaarsrapportage voor de zomervakantie te behandelen in de raad. In 2014 wordt de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht. De wet vereenvoudigt het stelsel van interbestuurlijk toezicht waarbij ervan wordt uitgegaan dat de Provincie de wettelijke medebewindstaken van de gemeente zoveel als mogelijk zelf controleert. Dit houdt in dat wij in een extra paragraaf in een P&C rapportage hierover zullen rapporteren. In dit eerste jaar zullen wij dit doen in de voorjaarsrapportage. De hierop volgende jaren in de jaarrekening. Beslispunten: 1. Kennis nemen van rapportage (nieuwe ontwikkelingen en verklaringen afwijkingen) 2. Vaststellen van voorgestelde budgetwijzigingen Gemeente 9 Teylingen p 11 van 32

12 3.5 Programmabegroting De programmabegroting is een verdere uitwerking van de richtinggevende discussie die bij de kadernota heeft plaatsgevonden. De kwaliteit van de inhoud van de voor- en najaarsrapportage en jaarrekening is in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van de programmabegroting. De inrichting en input van de begroting is bepalend voor de terugkoppeling in de na volgende rapportages. De voorbereidingen voor de programmabegroting 2015 beginnen in april Dit betekent dat formatie, personele gegevens, algemene indicatoren in de begroting gebaseerd zijn op de situatie van 1 april 2013 (peildatum). Latere gegevens zullen tot september verwerkt worden door stelposten die in de voorjaarsrapportage zullen worden verdeeld. De raadsleden zullen de mogelijkheid krijgen tot het stellen van technische vragen in de vorm van met een vragenuurtje en de mail. De afdeling P&C zal dit afstemmen met de griffie. Voor de behandeling van programmabegroting in de raad kunnen er door de fracties tot woensdag 13 november moties en amendementen worden aangeleverd. Van de ambtelijke organisatie wordt verwacht dat zij een bestuurlijke reactie geven aan het college waarin de motie of amendement wordt aangenomen of ontraadden. Het college vraagt hierbij de reactie positief te belichten en niet alle inbreng bij voorbaat af te serveren. De begroting stelt de volgende zaken per programma vast: Inhoud: Wat willen wij bereiken? -> doelstellingen Wat gaan wij daarvoor doen? -> activiteiten Wat mag het kosten? -> geld Beslispunten: 1. Vaststellen baten en lasten per programma 2. Vaststellen dekkingsplan (nieuw beleid en/of ombuigingen) 3. Autoriseren investeringsbudgetten desbetreffende jaar (tot ) Verbeteringen: In het kader van een continue verbeterslag rondom de begroting zullen wij een aantal zaken oppakken in 2014: 1. Opbouw en inrichting programma s Opbouw en inrichting van de programma s bezien. Wij zijn hierbij natuurlijk gehouden aan de drie w vragen. Maar wij hebben gezien dat veel afdelingen bestaand beleid op nemen in Wat gaan wij ervoor doen tussen de nieuwe voornemens. Afdelingen hebben er behoefte aan te beschrijven uit welke taken een programma uit bestaat. Vooral in tijden van bezuinigingen waar niet altijd mogelijkheid is voor nieuw beleid. Wij willen hier een plek voor geven. Maar de focus moet ook vooral komen op de nieuwe voornemens en de verwachting wanneer deze zullen plaats vinden. 2. Prestatie indicatoren In 2013 heeft de raad aangegeven dat zij de prestatie indicatoren een zeer relevante toevoeging vinden aan de begroting. In de programmabegroting zijn drie prestatie indicatoren per programma opgenomen. De meting van de prestatie indicatoren is niet altijd goed geborgd in de organisatie. Hierover zullen wij met de afdelingen over in gesprek gaan. Gemeente 10 Teylingen p 12 van 32

13 3. Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarlijks bekijken wij één paragraaf en zullen een aantal verbeteringen maken. In voorgaande jaren waren dit de paragraven weerstandsvermogen en onderhoud kapitaalgoederen. In 2014 zal dit de paragraaf bedrijfsvoering zijn. Dit betekent dat wij op zoek gaan naar best practises bij andere gemeenten en opzet en informatievoorziening van de paragraaf extra kritisch zullen bekijken. Dit laat onverlet dat de paragrafen in de begroting aangepast worden indien dit op basis van centrale BBV richtlijnen noodzakelijk is. 3.6 Najaarsrapportage 2014 De najaarsrapportage zal zich nog meer, dan de voorjaarsrapportage, richten op alleen de afwijkingen en politiek relevante onderwerpen. De focus ligt met name op de financiële afwijkingen. De najaarsrapportage rapporteert over de eerste acht maanden. In deze rapportage wordt een prognose van het jaarrekeningsaldo gegeven. Indien noodzakelijk kunnen incidentele budgetten overgeheveld worden naar het volgend jaar. De voorgestelde overhevelingen zijn een apart beslispunt. De bijstellingen van de grondexploitaties worden verwerkt in de Najaarsrapportage. Beslispunten: 1. Kennis nemen van rapportage (nieuwe ontwikkelingen en verklaringen afwijkingen) 2. Vaststellen van voorgestelde budgetwijzigingen 3. Vaststellen van over te hevelen budgetten. 3.7 Verbijzonderde Interne Controle Onderdeel van het afgeven van de accountantsverklaring bij de jaarrekening betreft hun oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de totstandkoming van de baten en lasten en mutaties van de balansposten. Bij het team BPJ onderzoekt een aantal medewerkers gedurende het jaar alle processen met financieel gezien een materiële omvang op deze getrouwheid en rechtmatigheid. Ze beoordelen daarbij of de opzet van een proces voldoende beheersingsmaatregelen bevat om de getrouwheid en rechtmatigheid te waarborgen, ze kijken of het proces ook als zodanig in de werkelijkheid bestaat en of de maatregelen werken. Drie keer per jaar doen zij verslag over hun bevindingen en aanbevelingen richting MT/Directie, namelijk ten tijde van: 1. de voorjaarsrapportage; 2. de managementletter; en 3. de jaarrekening. Gemeente 11 Teylingen p 13 van 32

14 4. Planning Onderstaand de jaarplanning van alle P&C-producten in Opstellen voorbereiding uitzetten Inleveren bespreken Overleg controller Planning & Control Afdelingen adviseurs / afdelingen/ portefeuille -houders Workshop met raad n.t.b. (volgt na overleg griffie) Raadsmededeling Jaarrekening 2013 Kadernota * 15 feb 1 apr 17 april tussen 21 en 24 april Jaarrekening 2013 December jan 24 jan tussen 3 feb en 7 feb Voorjaarsrapportage 22 apr 4 mei 14 mei 15 en mei Directie Management- Overleg Bespreken / besluitvorming College van B&W Commissie BFT Auditcommissie Gemeenteraad 8 apr vóór 15 apr 15 mei 21 mei 27 mei 26 juni 1 mei 7 mei 20 mei 18 jun n.t.b. 3 juli 22 mei 28 mei 3 juni 18 jun 3 juli Programmabegroting apr Cijfers: 4 mei Tekst: 2 juni Cijfers: 23 mei Tekst: 19 juni Cijfers: 26 en 28 mei Tekst: 23 en 26 juni 11 sep 17 sep 30 sep 13 nov Managementletter nov 12 nov 18 nov n.t.b. Raadsmededeling 21 okt vóór 1 nov Najaarsrapportage 2014 Najaarsrapportage 2014 sep 29 sep 8 okt 9 en 10 okt 23 okt 29 okt 4 nov 3 dec 18 dec Afdelingsplannen okt 3 nov 13 nov 26 nov 16 dec Spoorboekje Planning & Control 2015 november 27 nov 3 dec 9 dec * Kadernota : Met de aankomende verkiezingen en het daaraan verbonden collegeprogramma is het onzeker of de planning van de kadernota kan worden gehaald. Mogelijk kunnen hier nog veranderingen in de planning worden aangebracht. 12 p 14 van 32

15 Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden organisatie Voor het verstrekken van volledige en kwalitatieve informatie is een bijdrage van de hele organisatie nodig. Vastlegging van de afspraken en verantwoordelijkheden geeft hierbij duidelijkheid en ondersteuning. Organisatieonderdeel Gemeenteraad Taken en verantwoordelijkheden De gemeenteraad bepaalt en stelt de beleidskaders vast en mandateert het college en de organisatie tot het doen van uitgaven binnen de voorafgestelde kaders. In de begroting de beleidskaders programmagewijs vertaald door aan te geven: Wat willen wij bereiken? Wat gaan wij ervoor doen? Wat mag het kosten? Eventueel kan tussentijds tot bijsturing besloten worden. Tenslotte stelt de gemeenteraad de verantwoording vast van de door het college bereikte resultaten en inzet van middelen. Commissie Bestuur, Financiën en Toerisme Auditcommissie College van burgemeester en wethouders Directie De commissie adviseert de raad na het voeren van een inhoudelijke discussie. Wanneer gewenst kan de commissie technische vragen over de planning- en controlproducten stellen. De auditcommissie is ingesteld om de raad bij te staan in zijn controlerende taak en toezichthoudende rol. De auditcommissie selecteert en begeleidt de accountant. Het college bereidt de planning- en controlproducten voor en legt deze ter vaststelling voor aan de raad. Na vaststelling draagt het college zorg voor de uitvoering. Tussentijds rapporteert het college over nieuwe ontwikkelingen en afwijkingen. Tenslotte legt het college verantwoording af over de bereikte resultaten en de inzet van de middelen. De directie geeft sturing en richting aan de ambtelijke organisatie zodat deze binnen de beleidskaders van de raad functioneert. De directie bepaalt of het uiteindelijke planning- en controlproduct voldoende sturingsmogelijkheden bevat voor college en raad. Organisatieonderdeel Managementteam Controller Taken en verantwoordelijkheden Het managementteam zorgt voor de uitvoering van de raads-, college- en directiebesluiten. Het management toetst de kwaliteit en de beleidsinhoud van de aangeleverde informatie. Vervolgens vindt in het management een integrale afweging plaats van de verzamelde beleidsvoorstellen die in het collegevoorstel worden voorgelegd. De controller beoordeelt of het product de informatie bevat zoals afgesproken met de raad en het college (BBV, verordening 212). De controller adviseert/informeert de directie en het 11/02/2014 Spoorboekje 15:43 Planning & Control p 15 van 32

16 management over de kwaliteitseisen en volledigheid van het product. De controller stemt de kwaliteit van het product af met de medewerkers van Planning & Control (vooraf en achteraf). Afdelingshoofden (budgethouders) Teamcoördinatoren en beleidsmedewerkers (budgetbeheerders) Team Planning & Control Het afdelingshoofd is ambtelijk integraal verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen uit de begroting. Het afdelingshoofd is aangewezen als budgethouder en daardoor eindverantwoordelijk voor de aangeleverde beleidsvoorstellen en budgetaanpassingen. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor tijdige aanlevering van de informatie. Het afdelingshoofd zorgt ervoor dat de aangeleverde informatie vooraf is afgestemd met de verantwoordelijke portefeuillehouder. De teamcoördinatoren en beleidsmedewerkers (budgetbeheerders) voorzien de afdelingshoofden (budgethouders) van de juiste informatie. Wanneer nodig kunnen ze de ondersteuning van de financieel adviseur inroepen. Initiatief hiervoor ligt bij de budgetbeheerder. De budgetbeheerders toetsen of de aangeleverde informatie correct is verwerkt in het concept planning- en controlproduct. Binnen de medewerkers van de cluster Planning & Control wordt een coördinator aangewezen. De coördinator is verantwoordelijk voor: het afstemmen van de planning met de organisatie; afstemming over de kwaliteitsverbetering en aandachtspunten met de controller (afstemming en navolging vastleggen); geeft navolging aan de bevindingen van de accountant in de managementletter en/of het rapport van bevindingen (afstemming en navolging vastleggen); de uitvraag van informatie conform de planning. De uitvraag voor informatie begeleiden met een informatieve brief en/of informatiebijeenkomst; bewaking van de planning; bewaking van volledigheid en kwaliteit van aanleveringen; verwerking van alle bijdragen in een integraal product; verwerking van de besluitvorming uit het managementteam, het college en de Raad; beantwoording raadsvragen; indien nodig, tijdige verzending naar Provincie. Organisatieonderdeel Teamcoördinator BPJ (Bestuur, Planning& Control en Juridische Zaken) Financieel Adviseurs Taken en verantwoordelijkheden De teamcoördinator BPJ bewaakt het financiële meerjarenperspectief en geeft in overleg met het management aan welke financiële sturingsmogelijkheden er zijn. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering van P&C documenten in college en raad en eventuele knelpunten in het proces oplossen en bespreekbaar maken op het daarvoor noodzakelijke managementniveau. De financieel adviseur ondersteunt de budgethouders en 11/02/2014 Spoorboekje 15:43 Planning & Control p 16 van 32

17 budgetbeheerders bij de aanlevering van de gewenste informatie. De financieel adviseur is proactief en adviseert (gevraagd en ongevraagd) over budgettaire afwijkingen. De financieel adviseur toetst de aanleveringen op kwaliteit en volledigheid, dit geldt zowel voor de teksten als de cijfers, gaat hierover het overleg aan met het afdelingshoofd (indien nodig wordt de kwestie opgeschaald). 11/02/2014 Spoorboekje 15:43 Planning & Control p 17 van 32

18 Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 11 februari /02/ :43 p 18 van 32