Concept notulen Ledenraadsvergadering

Transcriptie

1 Concept notulen Ledenraadsvergadering Datum/tijdstip: Plaats: Voorzitter: Aanwezig: Afwezig: Gasten: Hoofdbestuur: Afwezig: Bureau: 30 november 2015, 18:00 uur uur KIVI gebouw Den Haag Martin van Pernis Robert van den Berg, Wim de Boom, Gijs Breedveld*, William Buil, Bram Dees, Pieter Dijkshoorn**, Nol Herfkens, Peter Florijn, Rudolf Gerritsma, Gert van den Heuvel**, Peter Hoogkamer, Hans Kardol, Arjan van Krimpen*, Marc Lambriks, Wout Loeve, Jos Meijer, Edwin Miltenburg, Paul van Moerkerken, Veronica van Nederveen, Ben-Jaap Pielage, Jacqueline de Putter, Arie Quik, Johan Riezebos, Ron Schouten, Agnes van Uitert*, Bart van der Velde, Jan Weerts, Jan Wind*, Theo Wolters Fabian Aardoom, Tristan Aarts, Reinier Abdoelrahiman, Jan van Dalen, Jan Joris van Diepen, Oskar Diergaarde, Ronald van Duijvenvoorde, Machiel van Es, Jasper Flapper, Raymond Godderij, Coen Groen**, Arnold Groot, Gerben Hofmeijer, Riette Julemont- Gerssen, Mandy Korff, Ger Kupers, Jan Leen Kloosterman, Cuno Langeveld, Sjoerd Loenen, Gert Jan Luijendijk, Ernst Mak, Rens Melsen, Koos Mulder, Richard Pater, Evert Rietdijk, Thomas Rigterink, Nienke Ris, Ronald Smith, Egbert Teunissen**, Kaj Valk, Wilco Wingelaar, Guus Ydema Job Kruyswijk, Theo Fikke, Nic Gerretsen, Tim Timmermans, Tom van der Velde, Will Willemse, André van de Sande, Barbara Gemen, Liselotte Helleman, Delia Appelman Martin van Pernis (president), Henk Nieboer (vicepresident), Michel Ruesen (penningmeester), Joliene Brouwer, Jeroen Erkamp, Michaël Lansbergen Paul Vermeulen Micaela dos Ramos (directeur), Yvonne Gijseman (notulen) * lid Ledenraadscommissie ** lid Financiële Commissie 1. Opening en mededelingen president De president opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. De jaarlijkse ereledenbijeenkomst is geweest. Het was jammer dat onze ingenieur van het jaar op het laatste moment moest afhaken. Gelukkig hebben we Leon Valkenburg gevonden die de kroonlezing heeft gehouden over een project in Indonesië. Het was een mooie bijeenkomst, waarbij ook Koos van Oord, ons recentste erelid, aanwezig was. De Techniek Troonrede heeft plaatsgevonden in een volle grote zaal. De president kijkt terug op een mooi, geslaagd jaarcongres. Dit jaar waren wij te gast bij Wetsus en Cees Buisman in Leeuwarden. Het jaarthema, Valleys of the Future, is een breed onderwerp dat mooie discussies heeft opgeleverd. Helaas was het aantal deelnemers lager dan normaal, dit heeft waarschijnlijk toch te maken met de afstand. We waren zeer vereerd dat de burgemeester van Leeuwarden en de Commissaris van de Koning aanwezig waren. Opvallend was dat de mensen die er s ochtends vroeg waren, aan het eind van de dag ook nog steeds aanwezig waren. Dit werd bijzonder op prijs gesteld, omdat de speech van de Commissaris van de Koning aan het eind van de dag plaatsvond.

2 De voorbereidingen voor de volgende Prins Friso Ingenieursprijs zijn in volle gang en er kan al genomineerd worden. Wij hebben ook dit jaar een verzoek uitgedaan aan het Koninklijk Huis om hierbij aanwezig te zijn. De Rijksvoorlichtingsdienst zal dit in januari bekend maken. De Dag van de Ingenieur zal plaats gaan vinden bij InHolland op de campus van de TU Delft. De directeur vraagt aandacht dat mutaties en/of andere vragen van de ledenraad graag gestuurd moeten worden naar de mailbox van het secretariaat via Vaststellen agenda De president geeft aan dat er een verzoek is binnengekomen van de ledenraadscommissie om agendapunt 6c voor agendapunt 4 te behandelen. Het hoofdbestuur stemt hiermee in. Tevens is er een verzoek om aan de agenda toe te voegen een toelichting op de algemene voorwaarden. Er is een nieuwe versie van de algemene voorwaarden op de website geplaatst. De algemene voorwaarden moeten op de website geplaatst worden omdat de wet dit voorschrijft omdat er betalingen via de website worden gedaan. Dit thema ligt bij Paul Vermeulen, helaas is hij vandaag afwezig. De president stelt voor om op dit onderwerp terug te komen als Paul Vermeulen er weer is. De ledenraad gaat hiermee akkoord. Op verzoek van Jan Wind wordt er een afspraak gemaakt met Paul Vermeulen en de Directeur om hier verder over te praten. 2. Notulen vergadering Ledenraad 28 mei 2015, ter vaststelling blz. 2 punt 3, tweede alinea: Toch is 17% van de bestuursleden in de derde termijn en 24% van de bestuursleden zelfs over de derde termijn. Dit laatste is statutair niet toegestaan. blz 3 punt 4b5: Toevoegen: Er wordt door Gijs Breedveld gesteld dat de kwaliteit van het technisch hoger onderwijs niet goed is en VNO-NCW daar wel stelling in tegen genomen heeft. De president ziet graag ook een aanpassing in de volgende zin: het hoofdbestuur is het niet eens met de algemene stelling dat het technisch onderwijs niet goed is. De notulen worden met inbegrip van bovenstaande wijzigingen vastgesteld. Jan Wind brengt in mbt blz. 2 punt 2: de notulen zijn wederom niet binnen de afgesproken termijn aan de leden van de ledenraad toegezonden. Dit verzoek wordt niet gehonoreerd. De president merkt op dat er geen termijn is vastgesteld waarbinnen de stukken verzonden moeten worden. Hij benadrukt wel dat we uiteraard ons best doen om dit zo spoedig mogelijk te regelen en die inspanningsverplichting er ligt. blz.4 n.a.v. de motie van Duco Drenth Na een opmerking van Job Kruyswijk over de motie van Duco Drenth volgt een korte discussie. De president geeft aan dat Duco Drenth geen onrecht is aangedaan en dat er uitvoering met hem is gesproken door zowel de president zelf als de vicepresident. Indien gewenst kan Job Kruyswijk hierover na de vergadering nog doorpraten. 3. Schriftelijke mededelingen, ter informatie a. Ledenstand per 1 november 2015 Edwin Miltenburg merkt op dat er verschil zit in de bijlagen over de young professionals. Dit komt door het verschil in leeftijdscategorie die in de loop van het jaar is verruimd. Het ene overzicht is de leeftijd t/m 29 jaar en het andere overzicht is de leeftijd t/m 35 jaar. Gijs Breedveld vraagt waarom bij de collectieve lidmaatschappen soms lage aantallen staan en Jan Wind merkt op dat het aantal hoogleraren erg laag is. In het overzicht staan echter de nieuwe leden per 1 januari, zoals bij het overzicht vermeld staat. Concept notulen Ledenraadsvergadering 30 november 2015 Blz. 2

3 b. Analyse waardering KIVI Is toegevoegd om middels een bredere blik duidelijker te maken dat er ook andere aspecten van belang zijn die voor KIVI meetellen behalve de ledenaantallen. De groep niet-leden die structureel bereikt wordt en geïnteresseerd is of meedoet schatten we inmiddels op ruim personen, een aantal in dezelfde orde van grootte als het ledenaantal. Dit biedt kansen, ook om nieuwe financiële stromen te genereren. c. In de media Dit is ter informatie. d. Overzicht zittingstermijnen afdelingsbesturen Dit overzicht is opgenomen op verzoek van de ledenraad. Uit dit overzicht blijkt dat er veel bestuursleden zijn waarvan de statutaire zittingstermijn is verstreken. Op verzoek van de ledenraad heeft de notaris duidelijkheid gegeven over de zittingstermijnen. Hieruit blijkt dat de bestuursleden voorbij hun statutaire termijn feitelijk geen mandaat hebben. De president geeft aan dat we met elkaar aan het werk moeten gaan om de besturen te vernieuwen en te verjongen. Het hoofdbestuur wil hier graag bij helpen. Jeroen Erkamp stelt voor om de vacatures binnen de afdelingsbesturen op de website te plaatsen, om op deze manier het eigen bestuur te promoten. e. Jaarkalender Dit is ter informatie. 4. Voortgang Meerjarenplan a. Meerjarenplan De directeur houdt een presentatie over het meerjarenplan , deze is hier te downloaden. De KPI s zijn nog niet in het meerjarenplan 2016 opgenomen vanwege de met de ledenraad afgesproken kalenderregistratie. In de ledenraadsvergadering van mei 2016 wordt hier op terugkomen. De handvatten voor activiteiten voor young professionals worden in de toolbox opgenomen en zijn hier te vinden. Jan Wind vraagt wie er heeft meegetekend aan het advies aan de regering om meer te investeren in innovatie. Onze president heeft meegetekend. Deze zal rondgestuurd worden en in het vervolg zal, naast vermelding in het nieuws, extra aandacht aan dergelijke gebeurtenissen worden besteed. Voor de komende ledenraadsvergadering wordt een budget en mogelijke tijdslijn opgesteld voor de KIVI app. De Ledenraad stemt in met het Meerjarenplan , met onthouding van drie stemmen. b. Voortgang Chartered Engineer project Er is interesse vanuit de afdeling Werktuigbouwkunde om als afdeling mee te doen aan het chartered engineer project. Ook andere afdelingen hebben interesse. Job Kruyswijk geeft aan graag zelf in aanmerking te willen komen om chartered engineer te worden. Vragen hierover kunnen worden gestuurd naar chartered@kivi.nl. c. Website/database De directeur meldt dat fase 1 is afgerond. Intussen is de bouw van de database voorbereid. We gaan nu naar fase 2, waar de database op de voorgrond komt. We stoppen nu met een stukje ontwikkeling van de website, anders gaan we bouwen op de oude database. Fase 2 loopt tot augustus In fase 3 worden website en database aan elkaar gekoppeld. Dat zal rond november 2016 zijn. 5. Financieel a. Begroting 2016 ter vaststelling De penningmeester heeft positief nieuws te melden. De afhandeling van het contract met Veen is goed verlopen. Het contract is definitief per 31 december 2015 beëindigd en heeft minder gekost dan verwacht. De penningmeester maakt hiervoor zijn complimenten aan de directeur. Concept notulen Ledenraadsvergadering 30 november 2015 Blz. 3

4 Bèta Publishers heeft -na tegen KIVI in december 2013 een kort geding te hebben aangespannen dat zij hebben verloren- een bodemprocedure aangespannen, omdat zij menen recht te hebben op een contract met KIVI. Ook deze hebben zij nu verloren, KIVI is opnieuw geheel in het gelijk gesteld. Bèta Publishers kan tegen dit vonnis echter nog in hoger beroep gaan. De penningmeester geeft een korte toelichting op de begroting. Deze is uitvoerig besproken met de Financiële Commissie en vastgelegd in het advies van de Financiële Commissie. KIVI 3.0 wordt afgesloten als project. De vernieuwingen die zijn bedacht moeten in de exploitatie meegenomen worden. Er zal een overzicht worden gemaakt van de kosten van het project 3.0. De kosten voor het chartered project zullen eveneens apart worden aangegeven. b. Meerjarenbegroting De gepresenteerde begrotingen van 2017 en 2018 zijn ter indicatie, en zijn voor de middellange visie opgesteld. Deze begrotingen zullen echter respectievelijk in 2016 en 2017 definitief worden opgesteld en dan ter goedkeuring worden voorgelegd. c. Advies Financiële Commissie Gert van den Heuvel licht het financiële advies toe. De Financiële Commissie is akkoord met de begroting De Ledenraad stemt in met de begroting d. Beleggingsstatuut De penningmeester meldt dat er een gesprek is geweest tussen de vermogensbeheerder Theodoor Gilissen en de Financiële Commissie. Op grond daarvan is er een beperkt aantal wijzigingen aangebracht in het statuut. Pieter Dijkshoorn licht het financiële advies toe. Veronica van Nederveen merkt op dat het beleggingsstatuut ook een klachtenparagraaf heeft, maar dat deze niet wordt gebruikt. De penningmeester meldt dat onze vermogensbeheerder zich gecommitteerd heeft aan Kifid en dat we de bevoegdheden zullen uitzoeken. De ledenraad stemt in met het beleggingsstatuut. 6. Ledenraadszaken a. Notities Ledenraadscommissie Deze worden niet besproken, omdat er al overleg heeft plaatsgevonden tussen het hoofdbestuur en de ledenraadscommissie. De ledenraadscommissie zal het verslag dat zij heeft gemaakt van deze bijeenkomst en al aan de ledenraadsleden heeft rondgestuurd, aan het hoofdbestuur doen toekomen. In een volgend overleg wordt teruggekomen op de punten die nog openstaan. b. Modernisering KIVI bestuur Joliene Brouwer geeft een toelichting op dit onderwerp. Er is gevraagd om een vernieuwingsslag te maken, meer open, meer laagdrempelig. Het hoofdbestuur kan zich hier goed in vinden. Het voorstel in dat kader is om een nieuwe vergaderstijl uit te proberen. Als LR opsplitsen in kleine groepen waar ruimte is voor discussie en daarnaast een gezamenlijk plenair deel. De HB leden zullen zich verdelen over deze groepen, waardoor er intensiever contact kan ontstaan tussen HB en ledenraadsleden. Ledenraadsleden kunnen die agendapunten kiezen waarin ze de diepte in willen gaan. Personen die wel graag op elk agendapunt input willen leveren kunnen dan shopper worden: rouleren tussen groepen, input leveren en doorgaan naar volgende punt. Dit waarborgt tevens de horizontale lijnen. Het vraagt wel de nodige discipline van shoppers. Een klein groepje zal zich buigen over de evaluatie, wat werkt wel goed, wat werkt niet goed, zodat we naar een vergaderstructuur gaan die goed bij KIVI past. De ledenraad gaat akkoord om het voorstel verder uit te werken. Concept notulen Ledenraadsvergadering 30 november 2015 Blz. 4

5 c. Notitie afdeling Mijnbouw De vicepresident geeft een toelichting op zijn notitie, naar aanleiding van de motie van de afdeling mijnbouw. Hier wordt uitvoerig bij stilgestaan. In mei hebben de president en vicepresident een uitvoerig gesprek gevoerd met Duco Drenth. We hebben als vereniging in 2012 en 2013 KIVI NIRIA 3.0 doorlopen en de Ledenraad heeft aansluitend het Meerjarenplan aangenomen. Hierbij is niet gekozen voor de door Drenth voorgestelde lijn van halvering van contributie en versmalling van de vereniging, maar is ingezet op het creëren van meer waarde voor leden en potentiële leden. Er zijn stappen gemaakt, het proces is nog lang niet af, maar er worden al wel de eerste resultaten bereikt. We moeten de tijd nemen en de ruimte krijgen om het plan ook uit te voeren. In de tussentijd willen we met alle plezier kijken naar wat er beter kan en pakken we de positieve punten uit de notitie. Er ontstaat een discussie over het belang van het creëren van waarde enerzijds, en inzetten op lagere contributie en een lagere overhead anderzijds. Als mogelijkheid wordt nog genoemd om in de toekomst twee scenario s te maken, een voor voortzetting van de huidige koers en een voor de alternatieve koers die Drenth beschrijft. De vicepresident zal na de vergadering een afspraak maken met de afdeling mijnbouw en komt daar in de volgende Ledenraadsvergadering op terug. d. Opheffing afdeling Productietechniek Het bestuur van de afdeling productietechniek heeft laten weten dat zij unaniem hebben besloten om per direct af te treden. De afdeling kent al jaren weinig activiteit. Het bestuur heeft er van alles aan gedaan om de afdeling betekenisvol te laten zijn en ook om nieuwe bestuursleden te vinden, maar dat is niet gelukt. Er waren nog maar twee legitieme bestuursleden. De ledenraad stemt in met het opheffen van de afdeling Productietechniek. Alle leden van de afdeling zullen hierover bericht ontvangen en een uitnodiging om zich bij een of meerdere andere afdelingen aan te sluiten. Er zijn 15 personen alleen lid van de afdeling Productietechniek, deze zullen ook nog apart worden benadert of ze lid willen worden van een andere afdeling en zodoende bij KIVI aangesloten blijven. 7. Wijzigingen Hoofdbestuur en Ledenraad a. Wijzigingen samenstelling Ledenraad De president heet de nieuwe leden in de Ledenraad van harte welkom. Ook de leden die voor een 2 e termijn gaan wenst hij veel succes en dankt hij voor de 1 e termijn. b. Verkiezing nieuw lid van de Financiële Commissie De ledenraad stemt in met de benoeming van Jacqueline de Putter als lid van de Financiële Commissie. 8. Resumeren acties en besluiten Yvonne Gijseman vat de in deze vergadering gemaakte acties en besluiten samen en deze zijn onderaan dit verslag opgenomen. 9. Afscheid scheidende Ledenraadsleden Van alle ledenraadsleden die afscheid nemen is alleen Wout Loeve aanwezig. De president dankt hem voor al het werk wat hij voor KIVI heeft gedaan. Uiteraard worden ook de ledenraadsleden die niet aanwezig zijn bedankt voor alle inspanningen. 10. Rondvraag en sluiting De president dankt iedereen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering. Concept notulen Ledenraadsvergadering 30 november 2015 Blz. 5

6 Actie- en besluitenlijst Ledenraadsvergadering 30 november 2015 ACTIES: Lcie Verslag bijeenkomst 4 november HB met Lcie doorsturen naar HB dec 2015 Directie Handvatten voor activiteiten voor young professionals opnemen in Toolbox dec 2015 Directie Leden afdeling Productietechniek benaderen mbt lidmaatschap andere afdeling dec 2015 Directie Afspraak met Jan Wind, Paul Vermeulen en directeur mbt algemene voorwaarden jan 2016 Directie Advies aan de regering om meer te investeren aan innovatie rondsturen jan 2016 Directie Vacatures binnen de afdelingsbesturen op de website te plaatsen jan 2016 HB Voorstel mbt nieuwe aanpak ledenraadsvergaderingen verder uitwerken mei 2016 Vicevz Rapporteren gesprek afdeling Mijnbouw inzake financiële structuur mei 2016 Directie KPI s benoemen mei 2016 Directie Budget en mogelijke tijdslijn voor de KIVI-app mei 2016 Directie Overzicht van de kosten van het project KIVI 3.0 mei 2016 Directie Kosten van het chartered project inzichtelijk maken mei 2016 Directie Uitzoeken bevoegdheden Kifid mei 2016 BESLUITEN: 1. De notulen van 28 mei 2015 worden met drie wijzigingen vastgesteld. 2. De Ledenraad stemt in met het Meerjarenplan De Ledenraad stemt in met de begroting De Ledenraad stemt in met het beleggingsstatuut. 5. De Ledenraad stemt in met het opheffen van de afdeling Productietechniek. 6. De Ledenraad benoemt Jacqueline de Putter als lid van de Financiële Commissie. Concept notulen Ledenraadsvergadering 30 november 2015 Blz. 6