De toekomst van de sportdienst in de gemeentelijke organisatie

Transcriptie

1 De toekomst van de sportdienst in de gemeentelijke organisatie De organisatiestructuren van gemeenten zijn in verandering. Diverse bestuurlijke en maatschappelijke tendensen zijn hiervoor aanleiding en worden versterkt door het nieuwe instrumentarium van de Beleids- en Beheerscyclus, met als belangrijk element de integrale meerjarenplanning. Clustering van beleidsdomeinen zorgt voor onrust en leidt tot fundamentele keuzes. Hoe zichtbaar blijft sport? Waar ligt de meerwaarde van samenwerking of integraal beleid binnen vrijetijdsbeleid, sociaal beleid of met het oog op een gezonde gemeente? In deze keuzesessie werden succesfactoren geschetst vanuit de principes van Service Design. Drie praktijkverhalen illustreerden deze ontwikkelingen. In deze praktijken namen we de vrijheid om samenwerking tussen beleidsdomeinen (bv. vrijetijdsbeleid) en/of samenwerking tussen diensten (bv. vrijetijdsdienst) door elkaar te gebruiken. We deden ook geen uitspraak of het één noodzakelijk het andere vereist en in welke volgorde dit tot stand komt. Belangrijk vertrekpunt was echter dat sportbeleid ook steeds belangrijk blijft op zich, in de zin van sport als doel en de burger aanzetten tot sporten en bewegen. Service Design Service Design is een strategisch proces en een methode om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Deze verbeteringen richten zich zowel naar de burgers als naar de medewerkers van de organisatie. Innoveren in diensten is niet nieuw. Elke organisatie die diensten verleent, zo ook een gemeente of stad, denkt op een bepaald ogenblik na over het verbeteren van haar dienstverlening. Hoe kunnen we sportclubs (of andere verenigingen) vanuit de gemeente nog beter en efficiënter ondersteunen bij het organiseren van evenementen? Hoe kunnen we de communicatie rond het vakantieaanbod Service Design is een methode om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren (sportkampen, speelpleinwerking ) voor kinderen in onze gemeente nog slagkrachtiger maken en de inschrijvingen efficiënt laten verlopen? Dit zijn twee vragen die de nood aan innovatie in diensten in gemeenten zeker illustreren. Nieuw is dat deze innovatie vanuit een mensgericht designdenken wordt aangepakt. Bij Service Design vertrekt men vanuit de noden en wensen van de gebruikers en wordt samen met hen en met andere belanghebbenden (bv. personeel) naar oplossingen gezocht. Ideeën worden snel concreet gemaakt door middel van foto s, tekeningen en maquettes en altijd afgetoetst met de gebruikers. In Service Design komen verschillende vakgebieden samen, zoals consumentenonderzoek, productontwikkeling, industrieel ontwerp, marketing, bedrijfsstrategie, maar ook etnografie en interactieontwerp. In de praktijk betekent dit dat men zowel diepgaand onderzoekt met welke vragen de burgers naar de balie van het gemeentehuis komen, maar ook dat ontwerpers nadenken over hoe een balie functioneel ontwikkeld kan worden. Eenvoudig gesteld leidt Service Design tot een efficiëntere dienstverlening (met lagere kosten) en een grotere tevredenheid zowel bij de gebruikers als de medewerkers. De deelnemers van de keuzesessie maakten kennis met Service Design en kregen praktijkverhalen uit enkele gemeenten te horen Bij Service Design zoeken gebruikers en belanghebbenden samen naar oplossingen, met behulp van foto s, tekeningen en maquettes Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N

2 De uitgangspunten: 1. Door de dienstverlening in haar geheel te bekijken, krijgt men een totaalbeeld, waardoor de verschillende diensten en de onderliggende processen beter op elkaar afgestemd kunnen worden. 2. Door de vernieuwende diensten samen met de medewerkers te analyseren, te visualiseren en te ontwerpen ontstaat er een dynamiek waarbij iedereen zich betrokken voelt. Daardoor verhoogt het draagvlak bij alle betrokkenen en op die manier wordt weerstand voorkomen. 3. Door de dienstverlening, processen en verschillende actoren op een visuele manier voor te stellen, weet iedereen waar het over gaat. Een beeld zegt namelijk meer dan duizend woorden. Thinking combined with doing: thinkering! Kansen en valkuilen voor de sport in samenwerking met vrije tijd, gezondheid of welzijn Aan de hand van drie voorbeelden werden de bestuurlijke en organisatorische veranderingen geïllustreerd die momenteel lopen in vele gemeenten en steden. In eerste instantie wordt vaak gesproken over het ontstaan van vrijetijdsdiensten. Maar vanuit ISB willen we ook doen nadenken over de linken van sport met gezondheidsbeleid en welzijn of sociaal beleid. Dit kan ontgetwijfeld bijdragen tot een nog betere lokale discussie over samenwerking tussen diensten, benoemen van beleidsdomeinen in het kader van de BBC en integrale meerjarenplanning met optimale aandacht voor sportbeleid. Christa Van Rompay, diensthoofd Sport, Jeugd en Welzijn van de stad Diest, Nadine Beirinckx, sportbeleidscoördinator van de stad Sint-Truiden en Francis Meirens, celhoofd Vrije Tijd in Gingelom lieten in hun gedachten kijken en brachten respectievelijk verhalen over samenwerking op vlak van Welzijn/Sociale Zaken, Gezondheid en Vrije Tijd. Specifieke expertise en deskundigheid zijn onmisbaar voor goede dienstverlening Sportbeleid én welzijn in Diest Diest is een klein stadje van inwoners in het Hageland (Vlaams-Brabant) op de grens van Limburg en Antwerpen. Het is een scholenstad en kende in het verleden een niet onopmerkelijke instroom van etnisch-culturele minderheden (o.a. bij de sluiting van de Limburgse mijnen). Christa Van Rompay is diensthoofd Sport, Jeugd en Welzijn en is zodoende naast sport onder andere ook verantwoordelijk voor het lokaal sociaal beleid, de integratiedienst, jeugd en het gelijkekansenonderwijs. Ze startte in 1990 als sportfunctionaris, maar kreeg direct de vraag, ook vanuit haar interesse, om eveneens het nog zeer beperkte sociaal beleid en welzijnsbeleid op te nemen. De dienst evolueerde van twee naar een vijftigtal personeelsleden, met steeds meer specifieke expertise, zoals een medewerker diversiteit en een lokale coördinator kinderopvang. Waarbij volgens Christa specifieke expertise en deskundigheid onmisbaar is met het oog op een goede dienstverlening. Zij verwacht ook niet dat dit zal veranderen naar aanleiding van bepalingen omtrent planlastverminderen, waar Vlaamse diplomarichtlijnen zullen wegvallen. De functiebeschrijvingen van gemeenten zullen naar aanleiding van dit decreet niet onmiddellijk veranderen. Sinds januari 2012 is er ook een horizontaal overleg vrije tijd, voorbereid door de diensthoofden Cultuur en Sport/Jeugd/Welzijn, waarbij alle specifieke ambtenaren, van jeugd tot muziekacademie, betrokken zijn. Het doel is activiteiten te coördineren, samenwerken omtrent activiteiten, kennis uitwisselen (bv. privacywetgeving rond foto s) Een voorbeeld is het betrekken van de dienst Middenstand bij de organisatie van een jogging of het uitgeven van een publicatie van het vakantieaanbod. Daarnaast moet men echter ook waakzaam zijn om niet op alles in te spelen vanuit sport. Welzijn, sociale zaken etc. zijn zeer ruime begrippen, keuzes maken is dus aangewezen. De principes van Service Design: succesfactoren voor slagkrachtige organisatieveranderingen van gemeentediensten In heel wat gemeenten en steden werden onder begeleiding van een designbureau verbeterprojecten gerealiseerd op basis van de principes van Service Design: het ontwikkelen van een vrijetijdsdienst, een betere website, een nieuwe balie voor het Sociaal Huis De principes kunnen echter ook toegepast worden op de dienstverlening van het sportcentrum of het zwembadcomplex. 1. Er wordt vertrokken van een integrale kijk op dienstverlening. In plaats van naar een aspect te kijken, bijvoorbeeld de website, een formulier, brochure of de ontvangstbalie wordt de hele dienstverlening van A tot Z bestudeerd en uitgewerkt. Er worden oplossingen over de verschillende diensten heen bedacht. 2. Er wordt uitgegaan van het doel dat de gebruiker/de burger voor ogen heeft: zorgen voor vakantieopvang voor de kinderen, een tornooi organiseren of een aangename vrijetijdsbesteding zoeken Is een burger op zoek naar een sportaanbod omdat hij graag wil sporten of voor een gezondere levensstijl? 3. Tijdens de analyse en ontwerp van de dienst worden de stappen die de gebruikers moeten doorlopen visueel in kaart gebracht. Ook de oplossingen worden gevisualiseerd. 4. Er wordt geluisterd naar de noden en wensen van de medewerkers. Vanuit deze inzichten wordt bekeken wat vandaag goed is, wat beter kan en wat ontbreekt. Er wordt aangegeven welke middelen de dienst ter beschikking stelt waarmee de burger zijn doel kan bereiken. 38

3 CONGRES IN WOORD KEUZESESSIES Sport- én gezondheidsbeleid in Sint-Truiden Sint-Truiden ligt in de Haspengouwse fruitstreek, geroemd om zijn fietstoerisme en bloesemwandelingen. Belangrijk om te vermelden is dat Sint-Truiden omgeven is door vele kleine landelijke gemeenten. Nadine Beirinckx is er sportbeleidscoördinator en stroomlijnt het huidige sportbeleid op basis van de nota Door sporten en bewegen, gezonder door het leven. De sportdienst bestaat uit vier sportfunctionarissen en beheert in eigen beheer een tiental sportcentra. Met zijn 53 medewerkers is het de tweede grootste stadsdienst. De sportdienst valt onder de sector Interne Zaken. Momenteel is er geen sectorcoördinator en wordt er rechtstreeks gerapporteerd aan de gemeentesecretaris. Er is wel samenwerking tussen de vrijetijdsdiensten. Men werkt aan een nieuw organigram, waar sport Door samenwerking met welzijn en de sociale sector kan je kansengroepen toeleiden naar je sportaanbod onder de noemer vrije tijd zal komen. Een nog aan te duiden sectorcoördinator zal de dienst in het managementteam vertegenwoordigen. De op til zijnde besparingsrondes brengen wel gevaren met zich mee. Zo worden mensen die op pensioen gaan niet meer vervangen en daalde het aantal voltijdse equivalenten al naar ongeveer 42. Toezichters van sporthallen verplaatsen zich nu bijvoorbeeld met de fiets tussen enkele hallen en in het zwembad wordt deels gewerkt met interimredders. Een valkuil van een grote dienst is ook dat men overbevraagd wordt door andere diensten: vanuit flankerend onderwijs voor naschools aanbod of vanuit de integratiedienst voor een aanbod in wijken. Door via een presentatie op de commissie sport van de gemeenteraad Diest Er werd een gezondheidsrally georganiseerd met een wandeling vanaf het zwembad voorbij diverse welzijnsvoorzieningen, zodat mensen hiermee konden kennismaken. De activiteit bereikte een 120-tal burgers, waarvan 60 uit kansengroepen. Toeleiding via diverse middenveldorganisaties was een succesfactor om de kansengroepen te bereiken. Via de seniorenraad worden senioren gestimuleerd om een sport- of beweegaanbod aan te bieden aan hun leden of om deel te nemen aan activiteiten van de sportdienst. Er kunnen zo extra punten gekregen worden in een subsidiereglement. Er worden ook lessen leren fietsen georganiseerd voor burgers afkomstig uit culturen waar dit geen evidente vaardigheid is. Kansen Samenwerking en overleg met diensten of organisaties rond kansengroepen verhoogt het bewustzijn om aandacht te hebben voor kansengroepen in sport. Sport krijgt hierdoor ook een ruimere invulling, namelijk sport als bewegen, eens uit het huis komen, even weg van de dagelijkse beslommeringen Door samenwerking met organisaties als Moeders helpen Moeders, voedselbedeling, Huis van het Nederlands kan je veel doeltreffender mensen uit kansengroepen toeleiden naar het sport- en beweegaanbod. Beschikbare financiële middelen (o.a. subsidies) uit sociale sectoren kunnen mee ingezet worden om mensen aan te zetten tot sporten en bewegen. Sint-Truiden Speeractie is de campagne Gezonder Bewegen waar het hele gezondheidsbeleid van de sportdienst aan opgehangen wordt. Zo zijn er de lessenreeksen en cursussen, maar ook de MTB-routes, de Finse piste, een bewegingspark voor 50-plussers In het zwembad worden specifieke uren voorzien voor baantjeszwemmers. Alle info op Diverse start to-cursussen worden gepromoot vanuit gezondheid. Het campagnebeeld hangt aan de sportcentra, komt terug op kledij, in het infoblad Er is een gezondheidswandeling of stappenroute. Kansen en voordelen Gezondheidsbeleid biedt kansen om als een rode draad, als een saus, geïmplementeerd te worden over alle diensten. Het Vlaams gezondheidsbeleid heeft diverse doelstellingen, waarvan die rond voeding en beweging zeer goed gekoppeld kunnen worden aan het aanbod van de sportdienst. Zo kan het start to-aanbod ingezet worden om mensen aan te zetten tot bewegen en kan er tijdens sportkampen aandacht zijn voor gezonde voeding (water i.p.v. frisdrank, fruit i.p.v. een T-shirt als bedanking ). Het sportbeleidsplan heeft de ernst van het sportbeleid zeker verhoogd. De koppeling met gezondheid, sport als gezondheidsbevorderend beleidsdomein, zorgt er voor dat sport gezien wordt als meer dan spel. Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N

4 en bij de fracties een toelichting te geven over wat de sportdienst concreet doet en wat de resultaten zijn, wordt gezorgd dat er beleidsaandacht blijft voor sport. Sportbeleid én vrijetijdsbeleid in Gingelom Gingelom is een kleine landelijke gemeente met inwoners, in de buurt van Sint-Truiden en op de grens met Wallonië en Vlaams-Brabant. Gingelom is uitgestrekt qua oppervlakte en heeft maar liefst elf deelgemeenten tussen de 200 en inwoners. De oorspronkelijke bevolking veroudert sterk, anderzijds is er een grote instroom van jonge gezinnen omwille van de goedkopere grondprijzen en woningen. Francis Meirens behoort als celhoofd Vrije Tijd tot het Gingelomse managementteam. Tot de cel Vrije Tijd, opgericht in 2008, behoren de diensten sport, jeugd, cultuur, voor- en naschoolse kinderopvang op zeven plaatsen, buurtwerking, bibliotheek en ontwikkelingssamenwerking. Tevens heeft de cel Vrije Tijd nog een grafische taak (ontwerp folders, brochures ). De kern van de dienst zijn drie personen (sport, jeugd en cultuur). Er is een sporthal en paar turnzalen van scholen, een tiental voetbalvelden en speelterreintjes. Gingelom De cel Vrije Tijd van Gingelom is op zijn best tijdens het opvangaanbod tijdens de schoolvakanties. Dagelijks is er dan opvang van 7u tot 18u. Kinderen worden automatisch vanuit de opvang naar het speelplein, sportkamp, taalkamp gebracht en omgekeerd. Ook op het speelplein is er een uitgebreid sportaanbod en dit jaar zal het thema bovendien Olympische Spelen zijn. Ook tijdens bijvoorbeeld pedagogische studiedagen van de school zorgt de cel voor een boeiende opvang, bijvoorbeeld met bib en toneelvoorstelling. Dankzij een integraal vrijetijdsbeleid is de dienstverlening voor de burger optimaal Opmerkelijk is dat Francis samenwerkt met drie schepenen (Jeugd - Sport - Cultuur) en zelfs een vierde bevoegd voor onderwijs en kinderopvang. Dit is een voordeel, in die zin dat een grote meerderheid van het college het vrijetijdsbeleid opvolgt. De huidige schepenen kennen de mogelijkheden van de dienst en dat werkt zeer vlot. Francis is wel waakzaam voor een potentieel gevaar na de gemeenteraadsverkiezingen: dat schepenen hun medewerker niet aan zichzelf gaan toe-eigenen waardoor de kracht van de samenwerking zou verminderen, maar dat schepenen ook in hun beleid domeinoverschrijdend of in termen van vrije tijd denken. Francis wees ook op Vlaams niveau op een valkuil. Bij subsidies voor projecten en dergelijke moet spaarzaam omgegaan worden met verplichtingen om lokaal werkgroepen op te richten. In een kleine dienst komt dat immers steeds op dezelfde schouders terecht. Tot slot moet de dienst ook waakzaam zijn voor een gezond evenwicht privé-werk, omdat men altijd met iemand aanwezig is in kinderopvang of op evenementen om alles te coördineren en aanspreekbaar te zijn. Voor meer info kan je terecht bij Design Vlaanderen. Zij promoten design als meerwaarde voor de economie, designers in Vlaanderen en over de grenzen en design als managementinstrument voor bedrijven en overheden. Zij matchen vraag en aanbod door bij opdrachten van bijvoorbeeld openbare besturen de aanbestedingsprocedure te begeleiden. Design Vlaanderen is een onderdeel van het Agentschap Ondernemen en valt onder de bevoegdheid van de Vlaams minister voor economie. Meer info op Voordelen - Kansen Gingelom heeft een integraal aanbod: activiteiten worden niet alleen afgestemd, maar ook samen en complementair aangeboden, zodat kinderen altijd aan iets of alles kunnen deelnemen. De cel Vrije Tijd werkt efficiënter samen met ondersteunende diensten, zoals de technische dienst bij evenementen. Er is een goede doorstroming van bv. het sportkamp naar de kinderopvang. Maar ook kinderen die gewoon inschrijven voor de kinderopvang tijdens vakantie nemen automatisch deel aan een sportkamp of krijgen een aanbod van cultuur. Bovendien is sport door de samenwerking nog meer uitgebouwd en zichtbaar geworden. Zo wordt de Week van de Sportclub ook via jeugd en kinderopvang gecommuniceerd en is er tijdens de speelpleinwerking ook een ruim sportaanbod. Doordat steeds een van de medewerkers aanwezig is, is de kleine dienst zeer zichtbaar en aanspreekbaar. Animatoren van speelpleinen worden ook gemotiveerd om een trainerscursus te volgen of in een sportclub begeleider/trainer te worden. 40

5 CONGRES IN WOORD KEUZESESSIES Toolkit Service Design: doe-het-zelfpakket Yellow Window en Namahn ontwikkelden een toolkit om Service Design toe te passen in lokale besturen en organisaties, en dit in opdracht van VVSG en Service Design Vlaanderen. Het is enerzijds een kennismakingspakket met Service Design en anderzijds een handig doe-het-zelfpakket dat de kosten van een innovatie- en verbetertraject sterk kan reduceren. In de toolkit zit een handleiding, zeven posters met technieken, vier workshop posters, Persona -kaarten en Contactpunt -stickers. De toolkit kan je bestellen via Meer info over de toolkit vind je op VVSG organiseert hieromtrent ook opleidingen. Keuzesessie De toekomst van de sportdienst in de gemeentelijke organisatie Ingrid Vandenhoudt Service Design Vlaanderen Caroline Van Cauwelaert Yellow Window Joep Paemen Namahn Christa Van Rompay diensthoofd Welzijn, Sport en Jeugd Diest Nadine Beirinckx, diensthoofd Sport Sint-Truiden Francis Meirens celhoofd Vrije Tijd Gingelom David Nassen (moderator) directeur ISB David Nassen directeur ISB Trefwoord(en): ISB-Congres, sportdiensten, gemeentebesturen, vrijetijdsbeleid, samenwerking GROEN INFRA WATER SPORT Krinkels, sterk in verfraaiing en verbetering van openbare ruimtes Groenaanleg en onderhoud Infrastructuurwerken, onderhoud tunnels Waterbouwkundige werken, oeverversteviging Aanleg en onderhoud van sportvelden Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N